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Was ist eine professionelle Rechnung? Ein komplettes Anfängerhandbuch

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Wilhelm Wolf (you can also view the original English article)

Sie haben also einen client gefunden, hat einige Arbeit, und jetzt ist es Zeit, um bezahlt zu werden. Super!!! Das ist der beste Teil. 

Rechnungsstellung, obwohl, kann eine schwierige Prozess das erste mal. Sie haben eine Reihe von Fragen, die Sie beantwortet, wie: Was macht eine professionelle Rechnung Aussehen? Wie kann man Sie erstellen? Welche Informationen sollten Sie enthalten? 

 So in diesem tutorial werde ich beginnen von Anfang an und führen Sie durch die grundlegenden Schritte zum erstellen einer professionellen Rechnung. Um mit zu beginnen definiere ich eine Rechnung, und dann werde ich gehen durch die wichtigsten Stücke von Informationen, die Sie sollten immer daran denken, zu zählen.  Ich werde fertig stellen, indem Sie darüber reden, wie Ihre Rechnung Aussehen soll, und stellen Ihnen einige hilfreiche Vorlagen und apps, die Sie verwenden können.

 Bevor wir beginnen, das tutorial, wenn Sie suchen eine Rechnung-Vorlage, die alle Komponenten einer professionellen Rechnung gebaut, durchsuchen Sie unsere Sammlung von Rechnungs-Vorlagen finden Sie genau das richtige für Ihre Bedürfnisse.

Jetzt lasst uns loslegen mit dem ersten Teil: Was genau ist eigentlich eine Rechnung? 

1. Was Ist eine Rechnung? 

 Um zu verstehen, was eine Rechnung ist und welchem Zweck es dient, betrachten wir ein Beispiel aus dem Alltag.

 Rechnungsstellung: Eine Grundlegende Definition 

Lassen Sie uns sagen, Sie gehen zum Abendessen in Ihrem lokalen pizzeria. Sie Essen zu Inhalt Ihres Herzens, und am Ende der Mahlzeit, der Kellner bringt Ihnen die Rechnung (oder wenn Sie in den USA, erhalten Sie die check—es ist die gleiche Sache!). 

 Die Rechnung/check-Listen alles, was im restaurant gab Sie, der Preis für jedes Element, und insgesamt von dem, was Sie verdanken.  Wenn der Kellner die Hände, die Sie die Rechnung, es ist eine höfliche Art zu sagen: “Sie gekauft haben, alle diese Dinge von uns. Jetzt ist es Zeit für Sie, um Sie zu bezahlen."

 Eine Rechnung ist genau die gleiche Sache. Sie haben schon einige arbeiten für einen Kunden, und jetzt müssen Sie bezahlt werden. So Listen Sie alles, was Sie getan haben, das detail der Preise, und stellen Sie den Gesamtbetrag, den der Kunde Ihnen schuldet. 

Da bist du wohl nicht die übergabe der Rechnung an einen Kunden direkt und erwarten, dass Bargeld in der hand, eine Rechnung muss auch für andere Informationen, wie die Zahlung zu leisten, wo es zu senden, wenn es zu senden, etc. Wir gehen durch alle, dass in den nächsten Abschnitt.  Aber als eine grundlegende definition, ist es hilfreich, eine Rechnung ist wie eine Rechnung für Dienstleistungen, die Sie bereitgestellt haben. 

Clean - professional invoice template
Saubere, professionelle Rechnung Vorlage von GraphicRiver.  

Die Zwecke einer Rechnung 

 Der Hauptzweck einer Rechnung, dann ist zu Fragen, für Geld, es dient aber auch einige andere Zwecke.

 Für eine Sache, es wirkt wie eine Aufzeichnung der Transaktion für beide Parteien.   Wie ich bereits in meinem Handbuch zu den Grundlagen der Buchführung, werden Sie wollen zu hängen, um Rechnungen, die als Nachweis der Arbeit, die Sie haben und den Betrag, den Sie zahlen—sowohl für steuerliche Zwecke und im Fall, dass der Kunde später kommt wieder mit Anfragen oder Wünsche für die neue Arbeit.   Der Nachweis der Bezahlung ist auch wichtig, aber es ist die Rechnung, bricht die details von dem, was gemacht wurde und wie viel es kostet. Ihre Kunden werden wollen, erhalten eine Rechnung, aus ähnlichen Gründen.

 Eine Rechnung ist auch wichtig bei der Festlegung der Zahlungsbedingungen: wenn Sie erwarten, dass die Zahlung, was passiert, wenn die Zahlung zu spät kommt, und so weiter. Es gibt viele verschiedene Arten von Fragen, für die Zahlung, und ich werde tiefer in diese in meinem nächsten tutorial.  Aber je nachdem, was Zahlungsbedingungen, die Sie wählen, die Rechnung ist wichtig, in die Definition von Anfang an klar (vor allem die auf Grund der Fälligkeit und vermeiden unnötige Verzögerung und Verwirrung.

Und schließlich, eine Aufforderung, gut formatierte Rechnung dient die Tochtergesellschaft Zweck begeistern Sie Ihre Kunden.   Es zeigt, dass Sie sind organisiert, effizient und Professionell. Es macht es wahrscheinlicher, dass Sie sich schnell bezahlt, und der gute Eindruck, den Sie schaffen, kann auch Ihnen helfen, mehr Folgeaufträge von diesem Kunden in der Zukunft.

2. Was Sollte eine Professionelle Rechnung Enthalten? 

 Wenn Sie möchten, zu bekommen, bezahlt, prompt, ist es wichtig, dass Ihre Rechnung enthält alle die richtigen Informationen. Wenn nicht, ist der Kunde Abfragen, und es könnte zu Verzögerungen führen, dass Sie Geld Kosten.  Eine Umfrage ergab, dass 25% der kleinen und mittleren Unternehmen hatte mindestens $5.000 pro Monat, verzögert sich aufgrund der Abrechnung Fehler.

 So in diesem Abschnitt werde ich die Liste alle wichtigen Informationen, die eine professionelle Rechnung enthalten soll. Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten und die Art der Arbeit, die Sie tun, gibt es einige bestimmte Dinge, die Sie brauchen oder wollen hinzufügen, und das ist in Ordnung.  Dies ist eine Checkliste der grundlegenden Elemente, die alle Rechnungen enthalten soll, und Sie können immer fügen Sie zusätzliche Dinge, die basierend auf Ihre besonderen Bedürfnisse.

 Keine Sorge, für jetzt darüber, wo jedes Element sollte gehen—, wird klar werden, wenn wir sprechen über die Formatierung in den nächsten Abschnitt.

Ihr Name und Ihre Kontaktinformationen 

Jede Rechnung sollte auch Ihr business-name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, website und logo. (Und wenn Sie Teil eines größeren Unternehmens, die Möglichkeit, individuelle Daten für den Kontakt der person innerhalb der Firma, denen sollte der Kunde Kontakt mit Fragen.) 

Ihre Kunden Namen und Adresse 

 Vergessen Sie nicht, die Namen Ihrer Kunden! Es mag offensichtlich erscheinen, da Sie senden es zu Ihnen, aber denken Sie daran, dass dies auch eine formale Aufzeichnung der Transaktion, und der client den Namen und die Adresse angezeigt werden soll.

Rechnungsnummer 

 Erstellen Sie eine Referenz-Nummer, so dass die korrekte Rechnung können leicht identifiziert werden, im Falle von Abfragen. Ist es nicht eigentlich egal, was diese Zahl ist—ich gehe oft mir auf das Datum, z.B. 08122015 (8. Dezember 2015). Man könnte auch einfach die Anzahl Ihrer Rechnungen sequentiell, beginnend mit einer Zufallszahl (oder von 0001, wenn Sie nichts dagegen haben, zeigen Sie Ihren Mangel an Erfahrung!). 

 Welche Nummerierung Sie verwenden, so stellen Sie sicher, dass jede Rechnung, die Sie erstellen, eine andere Nummer—wenn Sie erstellen Sie zwei identische zahlen, die durch Unfall, es könnte zu einer Welt der Verwirrung.

Rechnungsdatum 

 Dies ist ein wichtiger baseline—er stellt beim senden der Rechnung, und jeder Zahlungsbedingungen (z.B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen) ab diesem Datum. (Hinweis: Sie können auch irgendwo auf der Rechnung das Datum, wenn Sie tatsächlich die Arbeit gemacht hat, aber stellen Sie sicher, dass das Rechnungsdatum ist mehr prominent, weil es wichtiger ist, den Prozess der Einführung bezahlt.)

Ein Fälligkeitsdatum 

Wie schnell Sie erwarten, zu zahlen? Innerhalb von 30 Tagen ist Recht Häufig, obwohl es kann variieren je nach der Art der Arbeit, Ihre Bedürfnisse und die Erwartungen des Kunden.   Ich werde sprechen mehr über diese in meinem nächsten tutorial, aber für jetzt, das wichtigste ist, um ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung.

Gesamtbetrag 

 Dies ist der wichtige Teil—wie viel Geld schuldet der AUFTRAGGEBER. Es sollte prominent auf der Rechnung. Sie müssen auch eine Aufschlüsselung der Gebühren, wie wir sehen werden, weiter.

Business professional invoice template
Business-Rechnung Vorlage, verfügbar für den Kauf von GraphicRiver.  

Näheres über die Arbeit und die Kosten 

 Jede Rechnung müssen die grundlegenden details der Arbeit, die Sie zur Verfügung gestellt, und wie viel Sie aufladen für jeden Komponente.

 Wie viele Details Sie enthalten, hängt davon ab, wie kompliziert das Projekt war und wie die Zahlung strukturiert war. Wenn es ein einfaches Projekt mit einem einzigen, einmalige Zahlung bei Abschluss, dann könnte es nur eine einzelne Zeile, wie z.B.:

Business card design für XYC Corp: $500 

 Aber wenn Sie abgeschlossen mehrerer Projekte oder eines einzelnen Projektes mit vielen separaten Komponenten oder Meilensteine, dann sollten Sie Liste einzeln und Preis von jeweils. Zum Beispiel:

  •  Business card design: $500
  • Website-design: US $1.000 
  • Logo-design: $500 

 Und wenn Sie aufladen, indem Sie die Stunde, müssen Sie die vollständigen details der Stunden, die Sie arbeitete, Ihren Stundensatz und zeigen Sie Ihre Berechnung der Gesamt -, wie:

Business card design, 10 Stunden @ $50/Stunde: $500 

 Letztlich ist der Zweck ist, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde versteht genau, wie gelangen Sie zu Ihrem Gesamtbetrag, und nicht irgendwelche Fragen haben.

 Es ist wie in der pizzeria: Sie wollen nicht, dass man eine Rechnung, sagen Sie einfach: "$50". Sie wollen sehen, wie viel jede pizza und ein Glas Wein Kosten, so dass Sie können fügen Sie Sie alle auf und Sie fühlen, dass Sie zahlen die richtige Menge.   Auf der anderen Seite, werden Sie nicht wollen oder brauchen ein Gesetz, das bricht alles, was: “wir Machen den Teig, 50 Cent. Hinzufügen Oliven, 75 Cent...." Nur das beinhalten, was der Kunde wissen muss, um zu fühlen, dass Ihre Gebühren sind fair und korrekt.

Steuer & Versand 

 Steuerliche Angaben sehr unterschiedlich für die verschiedenen Teile des Unternehmens und in verschiedenen teilen der Welt, so kann ich nicht auf Einzelheiten hier, aber wenn Sie benötigen, zu berechnen, Mehrwertsteuer oder eine andere form der Steuer, sollte man auf jeden Fall enthalten, dass auf Ihrer Rechnung (müssen Sie möglicherweise eine Steuer-ID-Nummer).

 Und wenn Sie Versand Physischer Produkte, vergessen Sie nicht zu berechnen für die Lieferung als ein separater posten.

Zahlungsmöglichkeiten 

 Wie soll der Kunde bezahlen? Es ist wichtig, dies anzugeben und beinhalten alle Informationen, die der client braucht. Zum Beispiel, die ich normalerweise nicht schreiben, "zahlen Sie Bitte per PayPal" und meine PayPal-ID auf der Rechnung.  Sie könnten auch bieten mehrere Optionen—es gibt viele andere Zahlung Prozessoren gibt, und Banküberweisungen oder sonstige elektronische übertragungen sind auch eine option.

 Nur sicher sein, um zumindest eine option, die ist weit verbreitet: es sei denn, Sie haben eine sehr starke Beziehung mit einem Kunden und viele Geschäfte zusammen, es ist unrealistisch zu erwarten, dass Sie melden Sie sich für eine wenig bekannte Zahlung Prozessor nur zu sparen Sie ein paar Euro an Gebühren.

Zusätzliche Zahlungsbedingungen 

 Dieses Letzte Element ist nicht ein muss, aber es ist oft eine gute Idee, um zusätzliche Bedingungen, die auf Ihrer Rechnung, als eine Art, die frühzeitige Zahlung. Zum Beispiel, Sie könnten, bieten einen Rabatt für Menschen, die zahlen in den ersten 10 Tagen, oder Sie stellen könnte Zinsen oder Strafen für verspätete Zahlungen.

3. Was Sollte eine Professionelle Rechnung Aussehen? 

So, jetzt für die Formatierung. Was sollte Eure Rechnung Aussehen? 

 Zu verstehen, gehen wir zurück zu unserer pizzeria Beispiel. Was bedeutet der Gesetzentwurf in einer pizzeria Aussehen?

In Wahrheit, Sie haben wahrscheinlich gesehen alle Arten. Wenn es eine grundlegende Art der pizzeria, es kann nur eine Liste kritzelte auf den Kellner Editor in unleserlichem Gekritzel, mit der Summe am unteren Rand eingekreist Stift.   Wenn es ein edler Platz, es kommt in der Regel sauber geschrieben oder gedruckt, mit dem restaurant den Namen, das logo und Kontaktinformationen an der Spitze und ein freundliches "Dankeschön" - Meldung am unteren Rand.

 Ich bin sicher, Sie wollen, dass Ihr Unternehmen gesehen werden als Edel, nicht grundlegend, so ignorieren wir die Notizblock kritzelte Idee.  Aber so wie es kein einheitliches format für pizzeria Rechnungen, es gibt kein vorgeschriebenes format für geschäftliche Rechnungen. Es gibt einige gemeinsame layouts, aber es gibt große Unterschiede in den Stilen. Die wichtigsten Punkte sind:

  • Verwenden Sie ein professionelle Vorlage, um einen konsistenten look and feel. 
  •  Wenn Ihr Unternehmen hat ein eigenes logo, branding und Farbgebung, stellen Sie sicher, dass Sie können passen Sie die Vorlage, um diese umfassen.
  • Gehören alle wichtigen Elemente erwähnt. 
  •  Geben Sie alle die Informationen übersichtlich, sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte sind einfach für den Kunden zu finden und zu Lesen.

Im Allgemeinen, Ihren Namen und Kontaktinformationen in der Regel erscheinen rechts oben, mit dem Kunden den Namen und die Adresse drunter, und die Rechnungs-Nr. und Datum in der Nähe. Dann werden die Einzelheiten der Arbeit nehmen sich die meisten von der Seite, mit der Gesamtsumme an der Unterseite, zusammen mit den anderen details wie Steuer, Lieferung, Zahlungsarten, Fälligkeit und anderen Bedingungen. 

 Aber nichts davon ist in Stein gemeißelt. Solange Sie alle wichtigen Informationen klar, Sie können jede Professionell aussehende Rechnung format, das Sie möchten.

Professional Invoice Design Template
Rechnung-Design-Vorlage zur Verfügung, die auf GraphicRiver.  

Sie konnte es losgehen, durch das durchsuchen einer Sammlung von professionellen Rechnung-Vorlagen, um zu sehen, was verfügbar ist. Verfeinern Sie Ihre Suche mit tags wie sauber, moderne, corporate, oder kreativ zu sein, und sehen, wie die designs variieren.  

Eine weitere option ist das erstellen Ihrer Rechnung mit Rechnungs-app wie Ernte-oder Buchhaltungs-software wie QuickBooks oder FreshBooks. Diese apps und software-Pakete wird in der Regel einige gute Formate eingebaut. 

 Fazit

 In diesem tutorial haben Sie gesehen, was eine Rechnung ist, die wichtigsten Elemente es enthalten sollte, und was für eine Rechnung Aussehen sollte. Haben Sie gesehen, eine Sammlung von Vorlagen, die Sie verwenden können, erstellen Sie das gewünschte format für Ihr Unternehmen, je nach Marke.

Erstellen der Rechnung ist nur ein Teil des Prozesses, jedoch. Wenn Sie wissen wollen, wie Sie die Dinge handhaben wie den folgenden auf unbezahlte Rechnungen und den Umgang mit verspäteten Zahlungen, siehe mein guide to immer pünktlich bezahlt.    Und in einem späteren tutorial werde ich mehr ins detail gehen, die Zahlungsbedingungen, die Sie verwenden können, um ermutigen, prompte Bezahlung.

Ressourcen 

Grafik-Kreditkarte: Rechnung, Symbol, entworfen von Alex Auda Samora von the Noun Project. 

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