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¿Qué es Zapier? Cómo Automatizar Mejor tus Tareas de Negocio

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

En los años anteriores el número de herramientas disponibles para negocios se ha disparado. Los días de "Nadie es despedido nunca por elegir IBM" han quedado realmente atrás. Ahora, en lugar de pagar enormes cantidades por una solucón general mediocre, los negocios pueden invertir cuidadosamente en productos espcializados y apps que encajan perfectamente en lo que están tratando de hacer. Por ejemplo, en Tuts+ usamos Trello como nuestra app de administración de proyectos. Este lleva registro de cada tutorial sobre el que alguien está trabajando. El conjunto de características de Trello es justo lo que necesitamos. Otros negocios que tienen un flujo de trabajo diferente, sin embargo, podrían encontrar Trello muy limitado y en vez de eso necesitar algo como Basecamp que es un poco más tradicional.

El problema de tener todas estas herramientas disponibles es que están hechas en su mayoría por pequeñas compañías diferentes. Todos los productos de Microsoft trabajan de manera conjunta pero lo mismo no puede decirse de una colección aleatoria de herramientas para pequeños desarrolladores. Podrías estar usando Slack para administrar tu equipo, Shopify para vender tu producto, Zendesk para manejar soporte y una docena de otras herramientas cada una haciendo algo esencial. Conectar todas estas herramientas dispares y hacer que funcionen bien juntas es donde entra Zapier.

En este tutorial, voy a ver cómo y por qué usar Zapier en tu negocio para una mejor automatización de tareas. Comenzaré por explorar qué es Zapier para qué es usado, después delinear cómo puede beneficiarte y mostrarte cómo puedes configurarlo.

Presentando Zapier

La mayoría de las apps web tienen una API (Application Program Interface) la cuál pueden usar desarrolladores terceros para interactuar con ellas. Pueden hacer cosas como subir información, descargar información almacenada y de otro modo engancharse a la app. Si no fuera por la app de Twitter, estaríamos todos restringidos a sus clientes oficiales.

¿Qué es Zapier?

Lo que hace Zapier es tomar dos servicios y actuar como un intermediario para sus APIs. Es una herramienta para conectar todas las diferentes apps que usas.

sample Zap
Un Zap de muestra.

Digamos que quieres descargar automáticamente cualquier adjunto de correo enviado a tu cuenta de Gmail a una carpeta específica de Dropbox. Ya que ambos Gmail y Dropbox tienen APIs, con Zapier puedes hacerlo. Cada nuevo adjunto de correo que recibas disparará Zapier a descargar el archivo y subirlo a tu Dropbox. Zapier llama a estas acciones-disparador Zaps.

Zapier tiene más de 500 apps conectadas a su servicio. Para cada app tiene un par de disparadores y acciones. Puedes incluso hacer que un disparador desate múltimples acciones. Esto significa que hay esencialmente Zaps únicos ilimitados para hacer, lo cuál tu negocio puede usar para una mejor automatización de tareas.

Por Qué Deberías Automatizar tu Negocio con Zapier

Los beneficios clave que Zapier trae a los flujos de trabajo de tu negocio son velocidad, consistencia y visibilidad.

1. Velocidad

Primero, Zapier puede acelerar tareas de negocio comunes. Imagina su política de subir todos los archivos de clientes a una carpta dedicada de Dropbox. Puedes hacer un Zap que descargue todos los archivos que un cliente envíe a tu cuenta de Gmail y subirlos a un folder específico. Cada cliente necesitará su propio Zap, pero puede trabajar en el fondo y ahorrárte a tí o tus empleados la molestia de hacerlo de manera manual. Hay probablemente docenas de estas pequeñas tareas que haces todos los días que porían ser automatizadas. Combinadas, estas ahorran bastante tiempo.

2. Consistencia

Continuando el ejemplo anterior, consideremos la consistencia. La gente no es perfecta. Ellos olvidan cosas, cometen errores y generalmente solo estropean ocasionalmente. Las computadoras son mucho mejores desempeñando tareas de negocio simples de manera confiable. Si quieres asegurarte de que cada archivo que un cliente te envía termine en su carpeta de Dropbox dedicada, un Zap es la mejor forma de hacerlo. Un correo importante no se filtrará solo porque se envío a las cinco en punto en una tarde de viernes. Cualquier momento que tengas un protocolo o fórmula específicos que necesite ser seguido cuando se mueve información entre diferentes apps, deberías considerar usar Zapier.

3. Visibilidad

Zapier también es una gran manera de agregar visibilidad a tus flujos de trabajo. Ya sea que uses Slack o email para administrar todo, puedes hacer que Zapier te avise cada nez que un empleado (o un Zap) haga algo importante. Usando el ejemplo del correo nuevamente, podrías crear un Zap multi-pasos que publique un anuncio de que un archivo de cliente se ha agregado a Dropbox en tu canal principal de Slack. Esto significa que todos pueden ver qué está pasando.

Usar un Zap para agregar visibilidad a algo es exactamente lo que te mostraré cómo hacer en la siguiente sección.

Creando un Zap Simple

Comencemos haciendo un Zap simple. Voy a crear uno que conecte mi cuenta de Twitter a Slack. Mira el screencast debajo o continúa leyendo para la versión escrita de este tutorial rápido.

Quiere que todas las menciones de tweet que me menciona se envíen al canal #tweets de Slack. Este es el tipo de cosa que podría ser útil para una compañía pequeña que quiera que todos vean la retroalimentación de sus clientes en Twitter.

Para seguir a la par, necesitas una cuenta de Twitter y un canal de Slack. Ambos son gratuitos por lo que si no los tienes, registrate antes de continuar.

1. Configurando el Disparador de App

Dirígete al sitio web de Zapier y regístrate con una cuenta gratuita. Una vez que has configurado una cuenta, haz clic en el botón ¡Hacer un Zap! para comenzar.

Primero, debes seleccionar el Disparador de App. Para nosotros, va a ser Twitter. Usa la barra de búsqueda para encontrarlo y seleccionarlo.

trigger app in Zapier
Zapier tiene más de 500 disparadores de apps.

Twitter tiene ocho disparadores diferentes pero el que nos interesa es Búsqueda de Mención. Seleccionalo y da clic en Guadar + Continuar.

Después necesitas conectar tu cuenta de Twitter con Zapier. Da clic en Conectar una Nueva Cuenta y después inicia sesión y dale a Zapier todos los permisos relevantes. Una vez que termines, da clic en Guardar + Continuar de otra vez.

Para el Término de Búsqueda, quiero usar mi usuario de Twitter, @harryguinness. De esta manera cualquier tweet que me mencione accionará Zapier. Dependiendo de qué haga tu negocio, podrías querer usar términos más generales como el nombre de tu producto. Ingresa lo que quieras y da clic en Continuar.

setting up the mention in Zapier
Configurando el accionador de mención.

Para terminar de configurar el accionar, Zapier te ofrecerá probarlo trayendo el resultado más reciente para el término de búsqueda. Da clic en Traer & Continuar ára asegurate de que está ejecutándose adecuadamente. Con eso hecho, el disparador está configurado y listo para usar.

2. Configurando la Acción de App

Con el accionador listo, es tiempo de configurar Zapier para que el tweet se envíe a Slack. Usa la barra de búsqueda para encontrar Slack y seleccionarlo.

Slack tiene bastantes acciones diferentes de donde elegir. Para este Zap, selecciona Enviar Mensaje de Canal y después Guardar + Continuar.

slack actions in Zapier
Slack tiene batsantes acciones de donde elegir.

Como con Twitter, necesitas iniciar sesión y darle a Zapier permiso para accesar a todo. Haz eso y después da clic en Guardar + Continuar.

Después, es tiempo de configurar como aparecerá el mensaje en Slack. Selecciona el Canal que quieres usar del menú desplegable relevante.

setting up slack message in Zapier
Tienes mucho control sobre cómo lo mensajes aparecen en Salck.

La sección más importante es el Texto del Mensaje. Da clic en el icono + en la esquina superior derecha de la caja y Zapier jalará toda la información del tweet de prueba. Puedes seleccionar cualquiera de estos valores y se llenaran dinámicamente cada vez que Zapier se ejecute.

Zapier message set up
Configurando cómo aparecerán los tweets.

Configuré el mío de manera que el mensaje de Slack incluya el username del remitente, el Texto de su mensaje y la URL que enlaza a este. Para este Zap, puedes dejar el resto de los valores por defecto de Zapier como están y dar clic en Continuar.

Ahora es tiempo de probar la acción. Da clic en Crear & Continuar, espera unos momentos y después revisa si el tweet se ha publicado en Slack. Si lo ha hecho, todo está bien. Da clic en Terminar, nombra tu Zap y después habilitalo. Ahora siempre que alguíen te tuitee algo, esto aparecerá en tu canal de Slack.

Planes de Costos

Zapier tiene una variedad de diferentes planes para adaptarse a cualquier negocio. El plan gratuito que usamos en este tutorial está bien si solo necesitas ejecutar un par de Zaps frecuentemente: estás limitado a 5 Zaps y pueden ejecutarse solo 100 veces al mes. También hay un pequeño número de apps Premium que no puedes usar. También puedes crear Zaps Multi-Paso con un plan gratuito, el cuá tenga más de una acción.

zapier pricing
Plan de precios de Zapier.

Si alcanzas cualquier de esos límites, necesitarás mejorar a uno de sus niveles pagados. Por $20 dólares al mes, el plan Básico te da 20 Zaps y 3000 ejecuciones. Los planes suben en precio y Zaps a partir de aquí. Si ninguno de los planes funciona para tí, Zapier está contento de ofrecerte una solución personalizada.

Concluyendo

Zapier es una herramienta poderosa para conectar diferentes apps. Mientras los pequeños negocios se han mudado de paquetes de software monolíticos a app pequeñas más específicas, hay una necesidad de herramientas que las enlacen. Si vas a usar tres o cuatro herramientas diferentes, quieres que funcionen bien.

En este tutorial, te mostré como crear un Zap simple. Puedes adentrarte mucho más en Zapier y crear Zaps que sean personalizados para tu negocio y las herramientas que usas. Te recomiendo experimentar con el plan gratuito de Zapier, ver que accionadores y acciones están disponibles para las apps que usas y averiguar en donde podrían ayudar a tu negocio.

Si solo usas una o dos herramientas--como hacemos en Envato Tuts+--tal vez no lo encuentres útil, pero si administras tareas a través de una docena diferente de servicios podría mejorar dramáticamente tu negocio.

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