Cara Menulis Surat Rekomendasi yang Bagus (+ Template)

Surat rekomendasi (atau surat referensi) ditulis oleh seorang manajer (atau rekan kerja) untuk menyoroti keterampilan dan prestasi seorang karyawan selama mereka bekerja sama. Ini juga berisi informasi tentang sikap karyawan di tempat kerja untuk memberi kesempatan kepada atasan yang potensial tentang bagaimana rasanya bekerja dengan mereka.

Perusahaan sering meminta surat rekomendasi saat melakukan pemeriksaan latar belakang sebelum mengajukan tawaran pekerjaan kepada pemohon. Dalam beberapa kasus, mereka meminta pelamar untuk mengirimnya beberapa minggu setelah mengirimkan resume mereka.

Siswa juga menggunakan surat rekomendasi saat mendaftar masuk sekolah, hibah beasiswa, dan hibah penelitian.

Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan cara menulis surat rekomendasi profesional, jadi Anda tahu apa yang harus dilakukan bila seorang rekan kerja atau mantan karyawan meminta satu dari Anda.

Mengapa Membuat Upaya Menulis Surat Rekomendasi Bagus?

Saya tahu apa yang Anda pikirkan. Anda bukan orang yang mendapatkan pekerjaan, jadi mengapa repot-repot menulis surat yang bagus?

Berikut adalah tiga alasan mengapa perlu menulis surat rekomendasi yang bagus.

1. Sumber potensial rujukan: Bagaimana jika dengan sedikit ketidakpastian, Anda harus menerapkan di mana orang yang Anda rekomendasikan sekarang bekerja? Jika Anda membantu mereka sebelumnya, mereka akan lebih cenderung untuk membalasnya.
2. Ini adalah perbuatan profesional yang baik, dan senang mengetahui bahwa apa yang Anda tulis membantu seseorang mendapatkan pekerjaan.
3. Jika orang yang mengajukan permintaan adalah seorang karyawan model, Anda harus menyerahkan surat rekomendasi untuk semua usaha dan pengorbanan yang mereka lakukan saat bekerja dengan Anda.

Cara Menulis Surat Rekomendasi + Contoh dan Template

Berikut adalah rincian dari berbagai bagian dari sebuah surat rekomendasi, ditambah contoh untuk memberi gambaran tentang apa yang masing-masing termasuk bagian. Anda juga bisa mendownload file template surat rekomendasi GRATIS kami, yang menyertakan surat untuk karyawan yang diberhentikan.

1. Mulailah dengan Inside Address and Salutation

Gunakan kop surat perusahaan untuk membuat surat rekomendasi Anda terlihat formal. Letakkan tanggal saat Anda menulis surat di baris pertama, lalu tulis nama penerima, posisi, dan alamat bisnis di bawahnya.

Inilah Contoh untuk Ikuti

22 Oktober 2017

John Smith

Chief Marketing Officer, ABC Startup

123 Main St. Northeast Harbor, ME 04662

Karena ini adalah surat resmi, mulailah salam dengan "Yang Terhormat" diikuti dengan salam yang benar untuk penerimanya, tulislah baik "Tuan", "Ibu", atau sebutan profesional mereka, seperti "Profesor" atau "Dr. "Untuk dokter

Penggunaan salam informal seperti "Hai" atau "Halo" mungkin tidak disukai di industri tertentu di mana perekrut dan pengambil keputusan sangat ketat mengenai formalitas profesional semacam itu, jadi keliru di sisi kehati-hatian.

2. Buka Surat Rekomendasi Anda dengan Benar

Mari kita lihat bagaimana memulai sebuah surat rekomendasi. Paragraf pertama atau pembukaan surat rekomendasi mudah ditulis karena yang harus Anda lakukan adalah menyebutkan rincian hubungan kerja Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan.

Termasuk:

• Jabatan anda
• Nama orang yang Anda rekomendasikan
• Jabatan mereka
• Hubungan kerja Anda: atasan atau rekan kerja
• Lama waktu Anda bekerja sama

Contoh

"Sebagai Manajer Proyek Spectrum Finance, saya adalah supervisor langsung Kevin dari tahun 2010 sampai 2013. Kami bekerja sama dalam beberapa peluncuran produk, dan saya senang melihatnya tumbuh sebagai analis bisnis di tim kami."

3. Tulislah Surat Bagus

Badan surat memiliki dua sampai tiga paragraf yang mencakup rincian keterampilan, pengetahuan, dan prestasi orang yang Anda rekomendasikan.

Untuk menjaga agar surat tetap ringkas, mulailah dengan daftar bidang keahlian orang tersebut, dan kemudian cobalah mengingat situasi di mana Anda menyaksikan kekuatan tersebut seperti proyek sebelumnya atau masalah yang mereka selesaikan di tempat kerja.

Begitu Anda memiliki daftar ini, pilih dua atau tiga item yang paling mewakili nilai kandidat kepada calon majikan. Anda juga bisa menggunakan format Challenge-Action-Result untuk menulis sebuah cerita pendek namun menarik tentang kandidat tersebut.

Tuliskan pemikiran Anda tentang soft skill kandidat atau sikap sebagai karyawan di paragraf terakhir dari tubuh. Pengusaha tidak mempekerjakan pelamar berdasarkan keterampilan teknis saja, jadi sebutkan atribut positif seperti keteguhan, inisiatif, dan kejujuran juga. Jika Anda merasa seperti deskriptor tersebut tidak sesuai dengan orang yang Anda rekomendasikan, cobalah:

• Komunikasi yang baik
• Kepemimpinan
• Kreativitas
• Pemikiran analitis
• Kerjasama tim

Contoh:

"Pengetahuan Cassie tentang pemasaran dan keahlian dalam hubungan masyarakat merupakan keuntungan besar bagi bisnis kami. Dia menggunakan keahliannya dalam pemasaran influencer dan menulis untuk mendapatkan merek kecil kami yang diperhatikan oleh publikasi terkemuka seperti Marie Claire dan Cosmopolitan.

Dia juga menyelesaikan tugasnya dengan pengawasan minimal, oleh karena itu saya yakin bisa memberikan proyek yang lebih penting untuk ditangani. Meski jadwalnya padat, dia selalu bersikap baik dengan rekan-rekannya dan tim lainnya. "

4. Kuku Surat Perintah Penutupan Ayat

Tulislah bahwa Anda bersedia mempekerjakan orang itu lagi, tapi hanya jika Anda dapat dengan jujur mengatakan ini. Jika tidak, Anda bisa mengakhiri surat rekomendasi dengan catatan positif dengan menekankan betapa berharganya kontribusi orang tersebut terhadap perusahaan, atau menekankan bagaimana kemampuan orang tersebut menjadi aset bagi siapa pun yang mempekerjakan mereka di masa depan. Akhiri paragraf dengan undangan untuk menghubungi Anda jika penerima memiliki pertanyaan lanjutan.

Contoh

"Untuk semua alasan yang saya tulis di atas, saya memberi Mark rekomendasi terkuat saya untuk posisi Senior Web Developer. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan. "

"Kwak adalah tipe karyawan yang akan saya sewa lagi tanpa ragu. Saya tahu dia akan membuat perancang grafis yang hebat dan aset berharga bagi tim Anda. Silakan email saya jika Anda memiliki pertanyaan. "

5. Tutup Dengan Tanda Tangan Profesional

Jangan hanya menulis "Hormat kami" diikuti dengan nama Anda dan berhenti begitu saja. Sertakan judul pekerjaan, alamat email kantor, dan nomor telepon kantor di bawah tanda tangan Anda untuk menunjukkan kepada penerima bahwa Anda adalah sumber rekomendasi yang sah-bukan palsu yang diberikan untuk memberikan rekomendasi yang bagus.

Itu adalah bagian dasar dari surat rekomendasi. Jika Anda menginginkan lebih banyak contoh, lihat template isi-di-kosong di bawah ini dan unduh lampiran PDF GRATIS untuk tutorial ini.

Tanggal

Nama Lengkap Penerima

Judul Tugas Penerima

Alamat Kantor Penerima

Dear Mr./Ms. Nama keluarga,

Dengan senang hati saya merekomendasikan mantan bawahan / rekan kerja, nama, untuk Nama Jabatan di perusahaan Anda.

Nama bekerja dengan saya sebagai Judul Pekerjaan Sebelumnya di Nama Perusahaan Anda hampir selama bertahun-tahun. Selama masa itu, saya terkesan dengan penampilannya secara keseluruhan, terutama dalam pengetahuannya dalam Skill. Dia secara konsisten bekerja keras untuk mencapai hasil bagi tim kami.

Nama adalah Judul Pekerjaan yang andal dan sukacita untuk bekerja sama dengan siapa yang tidak segan membantu rekan kerjanya. Dia juga seorang komunikator yang sangat baik dan Soft Skill, karena itulah dia tidak mengalami kesulitan untuk menjaga hubungan positif dengan klien kami. Saya yakin nama akan menjadi aset besar bagi tim Anda, sama seperti dia berada di rumah kami.

Silahkan hubungi saya jika Anda ingin mendiskusikan pengalaman profesional Name lebih lanjut.

Dengan Hormat,

Nama dan jabatan anda

Alamat email

Nomor telepon kantor

3 Tip Cepat untuk Menulis Surat Rekomendasi yang Lebih Baik

Tip 1. Jaga agar tetap pendek

Penerima surat itu bisa menjadi perekrut pihak ketiga, perusahaan disewa untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, atau manajer masa depan dari orang yang Anda rekomendasikan. Siapa pun itu, orang itu akan sibuk dengan barang-barang lain dalam daftar tugas mereka. Mereka tidak punya waktu untuk membaca surat panjang dan bertele-tele, jadi pertahankan surat rekomendasi Anda secara ringkas. Batasi ke tiga sampai lima paragraf dan tidak lebih dari satu halaman.

Tip 2. Kirimkan Menggunakan Format Kanan

Jika perusahaan yang melakukan pemeriksaan latar belakang mengirim permintaan tersebut, Anda dapat mengirim surat tersebut dengan menggunakan metode yang sama dengan yang mereka gunakan, kecuali jika instruksinya mengatakan sebaliknya. Jika permintaan tersebut berasal dari mantan karyawan atau rekan kerja, tanyakan kepada mereka bagaimana mereka ingin Anda mengirimkannya.

Dalam kebanyakan kasus, atasan lebih suka mengirimkan surat rekomendasi melalui email dengan menempelkan isi surat di isi email, dan melampirkannya dalam format PDF dan MS Word.

Tip 3. Hindari Deskripsi Generik

Kata sifat hambar seperti pekerja keras, berdedikasi, dan ramah, tidak membantu siapapun. Kata-kata ini tidak akan menambah nilai penerapan orang yang Anda rekomendasikan, dan juga tidak akan membantu penerima memutuskan kandidat cocok. Kata sifat ini hanyalah janji kosong yang tidak menunjukkan bagaimana orang tersebut mencontohkan mereka.

Ganti kata sifat ini dengan kombinasi kata kerja kuat dan contoh spesifik. Jadi, alih-alih menulis bahwa rekan kerja Anda berdedikasi pada keahlian mereka, bicarakan keinginan mereka untuk belajar keterampilan baru dan mengerjakan proyek yang berbeda.

Bagaimana Jika Anda Tidak Bisa Menulis Rekomendasi Positif?

Tolak permintaan. Saya tahu ini tidak sesederhana kedengarannya, tapi itulah yang terbaik yang dapat Anda lakukan tanpa berbohong kepada diri sendiri dan orang yang akan membaca surat itu.

Ini juga lebih baik untuk kandidat jika Anda mengatakan tidak. Jika Anda menulis sebuah rekomendasi suam-suam kuku dan calon majikan mereka membacanya, mereka mungkin memutuskan untuk tidak melanjutkan tawaran pekerjaan tersebut.

Mungkin akan terasa ganjil untuk menolak permintaan tersebut jika Anda tidak dapat memberikan alasan yang baik untuk mengatakan tidak. Katakan saja Anda tidak nyaman menulis surat rekomendasi dan surat dari orang lain mungkin bisa membantu mereka dengan lebih baik.

Jika Anda benar-benar tidak dapat mundur karena itu adalah kebijakan perusahaan bagi Anda untuk memberikan referensi, cukup tuliskan surat singkat yang mencantumkan jabatan dan tanggung jawab orang tersebut. Alison Green dari Ask a Manager memiliki lebih banyak tip mengenai artikel ini di artikelnya di Inc.