Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство)

Никогда еще не было так важно создавать резервные копии писем Gmail. Так как хакеры постоянно ищут слабые места аккаунта, возможно, что Ваша учетная запись электронной почты может стать скомпрометированной Сообщения могут быть потеряны. Вы даже можете потерять доступ к своей учетной записи Gmail. Если это произойдет, Вы захотите иметь хорошую резервную копию Gmail.

Многие из нас хранят конфиденциальную информацию в наших почтовых аккаунтах Gmail. Потеря этой информации может быть весьма дорогостоящей. Вот почему важно удостовериться, что данные не будут потеряны.

Существует несколько способов резервного копирования почтовых сообщений Gmail, но многие пользователи Gmail не знают об этом. В этом уроке Вы узнаете, как создать резервную копию Gmail. Мы объясним, как использовать утилиту резервного копирования Google (Google Takeout) для резервного копирования Вашего Gmail. Также обсудим некоторые сторонние утилиты резервного копирования Gmail.

Узнайте полезные советы и стратегии электронной почты

Прежде чем мы займемся резервными копиями Gmail, не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Это свод стратегий для эффективного управления всеми входящими сообщениями.

1. Зачем нужны резервные копии Gmail

Ваш Gmail содержит важную деловую информацию. Клиенты и будущие клиенты используют его для связи с Вами. Он может даже содержать конфиденциальную информацию о проекте.

Но что, если Ваши сообщения электронной почты были потеряны или скомпрометированы?

Правда в том, что учетные записи электронной почты и другие онлайн-аккаунты постоянно взламывают. Новости заполнены с учетом нарушений данных и других сбоев в безопасности. Если кто-то еще имел доступ к Вашей учетной записи электронной почты, это возможно, что Вы можете потерять некоторые из этих важных деловых контактов.

При создании сложных паролей Gmail можно уменьшить вероятность того, что хакер взломает Ваш адрес электронной почты, а система не будет защищенной. В худшем случае Вам может понадобиться удалить свою учетную запись Gmail, если она будет скомпрометирована. Чтобы узнать, как это сделать, выполните действия, описанные в этом руководстве:

• 
  Gmail
  Как быстро удалить свою учетную запись Gmail
  Лаура Спенсер

И, конечно, есть ошибки пользователя. Никто не любит думать об этом, но данные часто теряется, когда пользователь случайно удаляет сообщение Gmail. Если действовать быстро, Вы можете восстановить удаленные сообщения. Но если прошло какое-то время и у вас нет системы резервного копирования Gmail, Вы можете потерять это сообщение навсегда. Инструкции по извлечению удаленных Gmails просмотрите учебное пособие "Как получить удаленные (или архивные) письма в Gmail".

Наличие обновленных резервных копий Gmail позволяет восстановить потерянные электронные письма, если что-либо произойдет с Вашей учетной записью Gmail. Существует несколько способов резервного копирования Вашей учетной записи Gmail.

2. Как сделать резервную копию писем Gmail с помощью Google Takeout

Google Takeout создает копию всей учетной записи Google, включая данные Gmail. Чтобы использовать его, вот что делать:

1. Начните с ввода https://takeout.google.com/settings/takeout в поле Адрес Вашего браузера. Если Вы не вошли в свою учетную запись Google, Вы должны это сделать, прежде чем сможете использовать эту утилиту. Если Вы вошли в систему, появится экран Google Takeout:

2. С помощью полосы прокрутки в правой части экрана просмотрите список данных, которые Вы можете создать с помощью утилиты:

Вы увидите все различные типы данных, которые Вы можете получить с помощью своей учетной записи Google.

3. Сдвиньте ползунок Gmail (в правой части экрана) вправо для резервного копирования учетной записи Gmail. Если нажмете стрелку вниз слева от ползунка, экран развернется, и Вы сможете уточнить, какие части Вашего Gmail Вы хотите создать резервную копию:

Выберите один из следующих вариантов:

• Нажмите на переключатель далее, чтобы включить всю почту для резервного копирования всех Ваших Gmail.
• Нажмите кнопку «Переключить» рядом с «Выбрать ярлыки», чтобы открыть экран, который позволяет Вам выбирать, какие метки (папки) Вы хотите создать резервную копию.

4. Когда вы закончите выбор типов данных для резервного копирования, нажмите кнопку «Далее» в левом нижнем углу экрана. На экране «Настроить формат архива» отображается:

Используйте этот экран, чтобы определить следующие характеристики Вашего архива:

• Тип файла. Тип файла по умолчанию для Вашего архивного файла - .zip. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать тип файла .tgz. (Открытие этого типа файла может вызывать некоторые трудности у большинства пользователей.)

• Размер архива. Максимальный размер архива составляет 50 ГБ. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать один из следующих форматов файла: 1GB, 2GB, 4 ГБ, 10 ГБ, 50 ГБ.

• Способ доставки. Как получить свои архивные данные? Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать способ получения ссылки для загрузки электронной почты, файл на Google Диске, файл в Dropbox или файл в OneDrive.

Внимание: Архивы, хранящиеся на Google Диске, учитываются в квоте хранилища Google. Если Ваш архив особенно велик, Вы можете выбрать другой способ его получения.

5. Когда вы закончите выбирать параметры формата архива, нажмите кнопку «Создать архив» в левом нижнем углу.

На следующем экране Вы увидите уведомление о том, что Ваш архив готовится. (Процесс архивирования не мгновен.) Когда архив будет готов, Вы будете уведомлены о местонахождении архива по электронной почте. Вот что может выглядеть по электронной почте:

Примечание: Ваше электронное письмо может отличаться в зависимости от выбранного Вами способа доставки.

6. Следуйте инструкциям в письме, чтобы получить доступ к архиву Gmail. (В приведенном выше примере я бы нажал кнопку «Загрузить архив»).

3. Другие способы создания резервной копии Gmail

Хотя утилита Google Backup довольно проста, Вам нужно запомнить архив Gmail. Более автоматизированным способом резервного копирования электронной почты Gmail является использование настольного клиента, такого как Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) или Apple Mail.

Примечание. В этом примере я буду использовать Outlook. Если Ваш настольный клиент отличается, действия, которые Вы выполняете, могут несколько отличаться.

Установите клиент рабочего стола так, чтобы он получал сообщения из Gmail на Ваш компьютер через протокол IMAP. Для настройки необходимо:

Шаг 1. Включите доступ к IMAP

1. Перейдите в «Настройки»> «Настройки»> «Пересылка» и «POP / IMAP» в Gmail, чтобы убедиться, что IMAP включен. Ваш экран должен выглядеть так:

Если IMAP не включен, щелкните переключатель Включить IMAP.

2. Google считает, что большинство настольных приложений электронной почты менее безопасны. Таким образом, Вам придется изменить настройки безопасности в своей учетной записи Google, чтобы он предоставил Вам доступ к почтовому клиенту рабочего стола для Вашей учетной записи Gmail. Для начала перейдите на страницу https://myaccount.google.com/. Вы увидите экран «Моя учетная запись»:

3. Выберите Приложения с доступом к учетной записи. Появится экран входа и защиты. Прокрутите вниз экран «Войти в систему» и «Безопасность» в «Разрешить менее безопасные приложения»: опция:

Сдвиньте переключатель вправо, чтобы клиент электронной почты Вашего рабочего стола мог получить доступ к Вашей учетной записи Gmail.

Шаг 2. Добавьте свою учетную запись Gmail на свой почтовый клиент.

Следующим шагом будет добавление учетной записи Gmail на Ваш почтовый клиент. Точный процесс, который Вы будете использовать для этого, зависит от Вашего почтового клиента.

1. В MS-Outlook нажмите «Файл». Когда появится экран «Информация об учетной записи», нажмите кнопку «Добавить учетную запись»:

2. Вам будет предложено ввести учетную запись Gmail и пароль, которые Вы хотите добавить в Outlook. Введите информацию и нажмите кнопку «Подключить». Появится следующее приглашение:

3. Нажмите «ОК», чтобы завершить подключение учетной записи Gmail к учетной записи Вашего рабочего стола. Ваши учетные записи подключены.

Вы получите электронное сообщение с темой : Тестовое сообщение Microsoft Outlook в папке «Входящие» Outlook. В вашем почтовом ящике Gmail также отобразится данное сообщение.

С этого момента сообщения, отправленные на Ваш адрес Gmail, также будут отправлены в MS Outlook. Даже если Вы потеряете доступ к своей учетной записи Gmail, Вы все равно сможете получать доступ к своим сообщениям Gmail через Outlook. Помните, что если Вы удалите сообщение из своей учетной записи Gmail, оно также будет удалено из почтового ящика Outlook.

Внимание. Фильтры и другие организационные инструменты, которые Вы применяете в папке «Входящие» Gmail, не могут переноситься в систему электронной почты Вашего рабочего стола.

4. Утилиты резервного копирования сторонних Gmail

Еще одним способом резервного копирования сообщений Gmail является использование сторонней утилиты резервного копирования. Вот четыре популярных варианта:

1. UpSafe

UpSafe - бесплатная и простая в использовании резервная копия Windows Gmail, которая позволяет быстро создавать резервные копии файлов Gmail на жестком диске. Хорошей функцией безопасности этой утилиты является то, что приложение не имеет доступа к Вашим учетным данным для входа в Google. Резервные копии, однако, не  создаются автоматическими. Таким образом, Вы должны помнить, что необходимо регулярно создавать резервные копии своей учетной записи Gmail.

2. Gmvault Backup

Используйте GMvault для Windows, Mac, OSX или Linux. Это популярное приложение с открытым исходным кодом позволяет планировать резервное копирование для автоматического запуска, что очень удобно, так как не нужно беспокоиться о том, что Вы забыли создать резервную копию своего Gmail. Это хороший инструмент для перемещения электронной почты с одной учетной записи на другую. Это командная строка, то есть графический интерфейс отсутствует. Но Вы можете многое сделать, изучив несколько простых команд.

3. Spinbackup

Spinbackup сочетает в себе облачные функции резервного копирования и функции кибербезопасности в одном пакете. Если Вашему бизнесу нужны оба варианта, этот инструмент может быть хорошим выбором. Он позволяет настраивать автоматическое резервное копирование не только Ваших сообщений Gmail, но и любых данных на Google Диске, включая контакты и календарь. Цены варьируются в зависимости от Ваших потребностей и количества пользователей.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools предлагает широкий спектр утилит резервного копирования и восстановления данных, включая утилиты облачного резервного копирования для Gmail и Google Apps. Доступны как Windows, так и Mac версия утилиты Gmail Backup. В зависимости от используемой операционной системы ваши сообщения могут быть сохранены в различных форматах. Вы также можете применить фильтр, чтобы выбрать, какие сообщения будут скопированы.

5. Сделайте резервные копии Gmail частью рабочего процесса.

Потеря сообщений Gmail может быть дорогостоящей. Ваши резервные копии Gmail должны быть регулярной частью Вашего рабочего процесса. Вот несколько лучших рекомендаций Gmail Backup, которые помогут вам:

1. Продолжайте следовать правилам безопасности Gmail. Хотя наличие системы резервного копирования Gmail на месте может гарантировать, что Вы не потеряете важные сообщения электронной почты, цель по-прежнему заключается в том, чтобы Ваша учетная запись была как можно более безопасной. Убедитесь, что пароли Gmail, которые вы используете, являются безопасными и также используют другие меры безопасности в Интернете Gmail.
2. Автоматическое резервное копирование и резервное копирование вручную. Хотя некоторые утилиты резервного копирования Gmail позволяют запланировать регулярное автоматическое резервное копирование, другие - нет. В зависимости от объема получаемой электронной почты частота резервного копирования может варьироваться - чем больше сообщений Вы получаете, тем чаще необходимо создать резервную копию своего Gmail. Изучите систему резервного копирования, которую Вы используете. Если ваша утилита не позволяет планировать рутинные резервные копии, отложите обычное время для резервного копирования сообщений Gmail вручную.
3. Регулярно проверяйте резервные файлы. Даже если Ваша утилита резервного копирования запускается автоматически, Вы должны время от времени просматривать файлы резервных копий, чтобы убедиться, что утилита работает правильно. Если Вы заметили, что резервных файлов там нет или что файлы резервных копий имеют размер 0 байт, перечитайте инструкцию по резервному копированию или обратитесь в группу поддержки программного обеспечения резервного копирования, чтобы решить проблему.
4. Контролируйте резервное хранилище. Следите за объемом памяти для Ваших резервных папок. Если Вы видите, что близки к превышению лимита хранения, рассмотрите возможность хранения старых файлов резервных копий в другом месте или их удаления. (Внимание: если Вы удалите старые файлы резервных копий, возможно, Вы не сможете их восстановить, если они Вам понадобятся позже.)

Вывод

Если Вы не регулярно копируете электронные письма Gmail, Вы рискуете потерять свою информацию. Теперь, когда Вы знаете, как создать резервную копию Gmail, Вы можете уменьшить вероятность потери данных, поддерживая Gmail.

Для использования резервного копирования Gmail используйте шаги, которые мы только что показали.