Как эффективно организовать почтовый ящик электронной почты Outlook

Russian (Pусский) translation by Nikita Dryabzhinskiy (you can also view the original English article)

Если ваш почтовый ящик Microsoft Outlook захламлен и заполнен сообщениями, скорее всего, вы пропустите важное сообщение. Как владелец бизнеса, отсутствие сообщения может привести к катастрофическим последствиям. Это может означать потерянный бизнес. И даже если у вас нет собственного бизнеса, то никто не хочет пропустить важное письмо.

Вы можете узнать, как организовать Outlook, чтобы он был более эффективным. Microsoft Outlook включает несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы сделать ваш почтовый ящик более организованным. Если вы только начинаете работать с Outlook, вы можете не использовать все его функции в полном объеме.

В этом уроке мы покажем вам, как настроить электронную почту Outlook. Мы объясним, как работают папки и категории. Мы кратко коснемся средства Focused Inbox . Наконец, вы узнаете, как настроить электронную почту в Outlook, используя функции «Архивации и удаления» .

^{Изучайте полезные советы по настройке электронной почты и стратегии}

Прежде чем мы поговорим о том, как настроить Outlook, не забудьте подписаться на информационный дайджест Tuts + Business и получить нашу бесплатную электронную книгу : The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он укомплектован правилами настройки входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Теперь перейдем к изучению папок и категорий в MS Outlook:

Как настроить почтовый ящик электронной почты Outlook с папками (видео)

Просмотрите это пособие по скринкастам, чтобы узнать, как быстро использовать папки в Outlook

Чтобы просмотреть дополнительную информацию о том, как настроить почтовый ящик Outlook, выполните описанные ниже шаги.

Что вам нужно знать о папках и категориях

Если вы хотите узнать, как настроить электронную почту в Outlook, вам нужно понимание о папках и категориях, которые будут использоваться. Это основные инструменты, которые вы будете использовать для управления входящей почтой.

Папки Microsoft Outlook

Папки отображаются слева от папки «Входящие» под вашим адресом электронной почты (это также называется областью навигации ). Существует два типа папок:

Папки по умолчанию. Папки по умолчанию являются стандартными для вашего программного обеспечения MS Outlook. Папки по умолчанию включают черновики , отправленную почту , удаленные элементы , корзину , спам и т. д. В некоторых версиях Outlook также может быть папка Несортированные.
Личные папки . Это дополнительные папки, которые вы создаете, чтобы назначать приоритеты своим сообщениям. Важно быть осторожным, чтобы не создавать слишком много папок, так как вы можете запутаться в какой папке что находится.

Для примеров каждого типа папок см. версию почтового ящика MS Outlook:

MS Outlook Ribbon — **Лента** Microsoft Outlook появляется над почтовым ящиком.

Важно: Microsoft имеет несколько текущих версий Outlook. Внешний вид и функциональность вашего экрана могут быть очень незначительными в зависимости от того, какую версию вы используете и как она настроена. Большая часть этого руководства основана на последней версии Outlook, установленной на моем рабочем столе. Однако мы рассмотрим Outlook.com, чтобы выделить некоторые функции.

Обратите внимание на папку с именем My Boss. Это не папка по умолчанию . Скорее это личная папка, которую я добавил для этого примера.

Категории Microsoft Outlook

Вы можете использовать категории для цветового кода ваших сообщений. Например, вы можете применить категорию красного цвета к сообщениям, которые являются неотложными, категория зеленого цвета к сообщениям, к которым вы готовы приступать, фиолетовая категория цвета для встреч и т. д. Вы захотите придумать свою собственную систему.

Категоризация вашего почтового ящика с категориями цветовой кодировкой позволяет быстро проверять ваш почтовый ящик, чтобы решить, что делать с каждым сообщением.

Вы можете использовать значок категоризировать, чтобы настроить и использовать категории. Значок категоризировать появляется в середине ленты:

Microsoft Outlook Categorize icon — Значок « **Категоризация**» позволяет вам кодировать ваши сообщения.

Заметка: Значек «Категоризация» доступна только для пользователей Microsoft почты с помощью настройки электронной почты Pop или Exchange. Если вы используете настройку IMAP, эта опция недоступна.

1. Как использовать папки

Папки в Outlook довольно просты в использовании, если вы знаете, для чего они нужны. Вот некоторые из основ использования папок:

Шаг 1. Создайте новую папку

Чтобы создать папку в MS Outlook, откройте вкладку « Папка » на ленте . Затем щелкните значок « Новая папка» . Диалоговое окно « Создать новую папку » отображает:

Create New Folder dialog box — Используйте диалоговое окно « **Создать новую папку** », чтобы добавлять папки и настраивать электронную почту.

Введите имя новой папки в поле « Имя» . Щелкните папку, в которую вы хотите поместить новую папку, и нажмите «ОК», когда закончите.

В этом примере я создал папку под названием Memos и поместил ее в папку From My Boss. Вот как выглядят папки:

Outlook inbox showing new added folder — Вы можете добавить подпапку под существующей папкой.

Шаг 2. Переименование папки

Вы можете изменить имя папки после ее создания. Выберите папку, которую вы хотите переименовать, щелкнув по ней. Нажмите на значок «Переименовать папку» на вкладке «Папка». Вы заметите, что вокруг имени папки появляется поле:

Rename an existing folder in Microsoft Outlook — Используйте значок «**Переименовать папку**», чтобы переименовать существующую папку в MS Outlook.

Введите новое имя папки в поле. Когда вы закончите печатать, нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Ваше новое имя папки будет сохранено.

Шаг 3. Перемещение сообщения в папку

После того, как вы создали несколько папок, вы готовы перемещать в них сообщения.Вернитесь к основному почтовому ящику для просмотра сообщений:

Email ready to organize in Outlook — Вот как настроить почту в Outlook, перемещая сообщения в папки.

Нажмите на сообщение, чтобы выбрать его, и просто перетащите сообщение в папку по вашему выбору. В приведенном ниже примере я перетащил электронную почту «Оценки проектов» в папку «Заметки»:

Open folder showing a message inside — Как вы можете видеть, сообщение «Оценки проекта» теперь находится в папке «Заметки».

Шаг 4. Удаление папки

Иногда вы можете обнаружить, что вам не нужна папка, которую вы создали. Когда это произойдет, вы можете легко удалить папку.

Нажмите на папку, которую вы хотите удалить, на панели навигации (слева):

You can delete a folder from Outlook — Вот как организовать почтовый ящик электронной почты Outlook, удалив ненужные папки.

Нажмите значок «Удалить» в ленте. (Он похож на X.) Папка удалена.

Внимание: если вы удаляете папку, сообщения в ней также будут удалены.

2. Как использовать категории для удобства в Outlook

Давайте подробнее рассмотрим, как настраивать и использовать категории для организации входящих сообщений.

Шаг 1. Переименуйте категорию

По умолчанию категории называются цветом. Чтобы переименовать категорию, нажмите стрелку снизу справа от значка категории . В раскрывающемся меню выберите «Все категории» . Появится диалоговое окно «Цветные категории »:

The Color Categories dialog box in Outlook — Вы можете раскрасить код своих сообщений в Outlook, чтобы настроить их.

Установите флажок рядом с цветом, который вы хотите переименовать, и нажмите кнопку «Переименовать» . Введите по умолчанию название категории, чтобы переименовать ее. Нажмите кнопку «ОК» , когда переименуете категории.

Ниже приведен пример некоторых переименованных категорий:

Renaming color categories in Outlook — Назовите каждую категорию цветов, чтобы настроить почтовый ящик Outlook

Ваши собственные пользовательские категории могут отличаться.

Шаг 2. Удаление категории

После того как вы настроили свои категории, вы можите обнаружить, что не используете их все. Если так случится, вы можете удалить неиспользуемую категорию.

Чтобы удалить категорию, нажмите кнопку «Все категории» в раскрывающемся меню «Категории» . Откроется диалоговое окно « Цветные категории»:

How to delete an unused message category in Outlook — Вы можете удалить категории цвета, которые вы не используете.

Установите флажок рядом с цветом, который вы хотите удалить. В приведенном выше примере я удаляю категорию Orange, потому что я ее не использую. Нажмите кнопку « Удалить» .

Когда появится уведомление с просьбой подтвердить удаление, нажмите «Да» . Когда вы закончите внесение изменений в категории, нажмите «ОК» Категория «Оранжевый» больше не отображается в раскрывающемся меню « Категоризация» , и вы не сможете применить ее к сообщению электронной почты.

Шаг 3. Примените категорию к сообщению

После того, как вы настроили свои категории, вы готовы начать применять их к сообщениям в вашем почтовом ящике. Чтобы применить категорию к сообщению, нажмите на сообщение, для его выбора. Нажмите на значок категории в раскрывающемся меню «Категоризация» :

The Categorize drop-down menu — В раскрывающемся меню «Категоризация» используйте категории для отправки писем и настройки своего почтового ящик.

Нажмите категорию, которую вы хотите применить к выбранному сообщению. Категория относится к сообщению. Вы увидите цвет категории как квадрат справа от сообщения в своем почтовом ящике. В теле самого сообщения оно появляется под именем отправителя.

Ниже приведен пример входящей почты с категориями, применяемыми ко всем сообщениям:

Microsoft Outlook inbox organized with categories — С категориями, применяемыми к вашим сообщениям, вы можете сразу сказать, что делать с каждым электронным письмом.

Сообщение может иметь более чем одну категорию. Чтобы применить дополнительную категорию к сообщению, выберите сообщение и нажмите на другую категорию в раскрывающемся меню « Категоризация» .

Шаг 4. Как удалить категорию из сообщения или изменить его

Со временем категория сообщения может измениться. Вы можете удалить категорию из сообщения или изменить ее. Вот что нужно делать.

Чтобы удалить категорию из сообщения, нажмите на сообщение в своем почтовом ящике, чтобы выбрать его. Нажмите значок « Категории» . В раскрывающемся меню выберите категорию, которая в настоящее время применяется к электронной почте, и удалить ее:

Removing a Category from an email in Outlook — Вы можете удалить назначенную категорию из электронной почты.

Вы можете применить новую категорию к сообщению в раскрывающемся меню «Категоризация» или оставить ее не классифицированной.

Чтобы сразу удалить все категории из сообщения электронной почты с более чем одной категорией, выберите сообщение и выберите пункт «Очистить все категории» в раскрывающемся меню «Категоризация» :

Clearing the categories from an email with more than one category — Используйте параметр «**Очистить все категории**», чтобы удалить все категории из электронной почты с более чем одной назначенной категорией.

3. Как использовать выделенную папку «Входящие»

Microsoft запускает новую функцию, называемую Focused Inbox, для пользователей Outlook. Независимо от того, есть ли у вас доступ к Focused Inbox, это зависит от версии используемого вами Microsoft Office .

Если ваша версия Outlook использовала папку "Несортированные" для сортировки несущественных сообщений, эта функция была перенесена в новую папку Focused Inbox . Ваша существующая папка "Несортированные" станет обычной папкой, когда ваша система будет обновлена до функции «Фокусированная функция Входящие» .

Microsoft Outlook Focused Inbox предназначен для автоматической организации входящих почтовых ящиков. Когда он активирован, ваш почтовый ящик делится на две вкладки

Фокусированная вкладка . Электронные письма, отсортированные по этой вкладке, являются наиболее важными и требуют более быстрых ответов.
Другая вкладка . Другая электронная почта сортируется на эту вкладку, чтобы вы могли прочитать ее, когда у вас появился время

В настоящее время у меня нет функции Focused Inbox, доступной на рабочем столе для ПК. Тем не менее, он доступен во многих веб-версиях MS Outlook. Данная функция есть в бесплатной версии электронной почты Outlook, которую я получил от Outlook.com . Посмотрите на Фокусированную папку «Входящие» с вкладкой « Фокусировка »

Focused tab on Outlookcom — В Outlook.com теперь **доступна функция « Входящие»** .

Чтобы перейти на вкладку « Другие» на вкладке « Фокусировка », просто нажмите на нее:

Other tab on Outlookcom — Легко переключить вкладки « **Входящие**» .

Как вы можете видеть, в этом примере вкладка «Фокусировка» содержит уведомления о расписании из моего календаря Outlook, а на вкладке « Другие » - менее важные объявления о текущем продукте. Функция Focused Inbox автоматически помещает эти сообщения в соответствующую папку без необходимости решать, какое сообщение отправляется туда.

Outlook.com - это бесплатный веб-сервис электронной почты от Microsoft. Чтобы узнать больше о Outlook.com , просмотрите это пособие, где он сравнивается с Gmail:

Gmail

Gmail vs Outlook: какая самая лучшая (бесплатная) служба электронной почты?

Лаура Спенсер

4. Как архивировать или удалять старые сообщения и очищать почтовый ящик

Большинство из нас сохраняют слишком много писем, и это может привести к беспорядку в почте. Другой способ настроить почтовый ящик Outlook - это архивация или удаление старых сообщений.

Хотя как архивирование, так и удаление сообщений электронной почты удаляют сообщения из вашего почтового ящика, но важно понимать разницу:

Архивация. Отправляет сообщение в папку Архив. Папка «Архив» предназначена для старых сообщений, которые вы не собираетесь удалять. Когда вы архивируете электронное письмо, вы можете легко просмотреть в будущем.
Удаление. Отправляет сообщение в папку «Удаленные» (это похоже на корзину). Если папка «Удаленные» была отчищена, может быть сложно получить сообщение. Удаление обычно зарезервировано для писем, которые вы не ожидаете в будущем.

MS Outlook также имеет средство очистки . Вероятно, вы получали одно из этих сообщений, где куча предыдущих сообщений копируется вверху. У каждого из вас может быть подобное письмо, которое включает в себя предыдущие сообщения. Когда вы применяете средство очистки к беседе, к папке или подпапкам, инструмент удаляет эти повторяющиеся сообщения.

Удаляя сообщения, вы можете освободить место в вашем почтовом ящике. Чтобы правильно настроить свой почтовый ящик, важно знать, как использовать каждый из этих инструментов:

Шаг 1. Удаление старых сообщений

Легко удалить старую электронную почту. Просто нажмите на электронное письмо, чтобы выбрать его:

Deleting an old message in MS Outlook — Вот как настроить почтовый ящик электронной почты Outlook, удалив старые сообщения.

Нажмите значок «Удалить» в ленте (это выглядит как X). Сообщение перемещается в папку Удаленные.

Чтобы навсегда удалить сообщение из вашего электронного ящика, щелкните папку « Удаленные». (Папка находится в области навигации слева и выглядит как мусорный контейнер). Нажмите сообщение еще раз, чтобы выбрать его. Нажмите значок «Удалить», чтобы окончательно удалить выбранное сообщение.

Внимание: Некоторые удаленные сообщения могут быть восстановлены с сервера, если они все еще находятся в папке «Удаленные», но возможно, что после его удаления вы не сможете восстановить электронное письмо .

Шаг 2. Архивация сообщений вручную

Безопасный способ удаления старых писем из вашего почтового ящика - это их архивирование. Чтобы архивировать электронное письмо, нажмите на сообщение, чтобы выбрать его. Нажмите значок «Архив» на ленте рядом с значком «Удалить» :

Archive icon in Outlook — Использование значка «**Архив**» - это еще один способ сохранить старые сообщения не удаляя их.

Если раньше вы не использовали функцию Outlook Archive , вам предлагается создать папку архива. Нажмите кнопку «Создать папку архива» . Outlook создает новую папку под названием «Архив» и отправляет вам электронное письмо:

Archive folder in Outlook — Храните старые письма в папке « **Архив** », чтобы настроить входящие письма

В будущем, когда вы заархивируете электронное письмо, оно попадет в эту папку.

Шаг 3. Настройка параметров архива

Вы также можете изменить настройки автоматического архивирования MS Outlook. Нажмите «Файл»> «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Outlook» :

Setting up the AutoArchive feature in Outlook — Вы можете настроить Outlook для автоматического архивирования сообщений.

Нажмите кнопку «Дополнительно» в панели «Навигация» слева. Затем нажмите кнопку «Настройки автоархивации» . Появится диалоговое окно автоархивации:

Defining automatic archive parameters — Используйте диалоговое окно автоархивации для определения параметров архивации в Outlook.

Установите флажки, чтобы выбрать параметры архива. Нажмите OK в диалоговом окне автоархивации, когда закончите. Затем нажмите «ОК» в окне «Параметры Outlook».

Шаг 4. Используйте средство очистки Outlook

Письма стали объемными. К примеру, вы приняли участие в беседе по электронной почте, где вы задаете вопрос, получатель отвечает и так далее, я думаю вы понимаете о чем я. Когда вы отвечаете на письмо, ваш ответ появляется над исходными сообщениями и всеми более ранними ответами. К сожалению, все эти ответы могут заполнить ваши папки, что затрудняет поиск необходимых вам сообщений.

Outlook имеет решение с помощью средства очистки. Этот инструмент удаляет избыточные сообщения, он удаляет более ранние сообщения, которые не содержат последний ответ. Вы не потеряли никакой информации, потому что все ваши предыдущие сообщения включены в последнее сообщение.

Давайте посмотрим, как это работает. В папке From My Boss ниже у меня есть два сообщения, которые являются частью одного и того же разговора. В первом сообщении есть строка темы «Новая работа». В последнем сообщении есть строка темы «Re: RE: RE: Новая работа:»

Example of a conversation in Outlook — Ответы на сообщения могут занимать место в папке «Входящие» Outlook.

Вы можете использовать средство очистки для очистки беседы, папки или подпапок. В этом случае мы будем использовать его для очистки папки From My Boss.

Щелкните папку, чтобы выбрать ее. Нажмите стрелку вниз на значке «Очистить инструмент» . (Он находится на вкладке «Главная» слева от значка «Удалить» .) Вы увидите раскрывающееся меню «Очистка» :

Cleanup drop-down menu — Выберите опцию «**Очистить папку**», чтобы удалить избыточные сообщения в папке.

В раскрывающемся меню выберите опцию «Очистить папку» . Появится уведомление о том, что избыточные сообщения будут удалены. Нажмите кнопку «Очистить папку» в уведомлении. Исходное сообщение удаляется:

Redundant message removed from folder — Настройка удаления избыточных сообщений в Outlook.

Исходное сообщение удаляется, так как оно содержится в последнем сообщении. Это особенно полезно, если у вас много бесед по электронной почте в папке "Входящие".

Примечание: Сообщения электронной почты, содержащие другой элемент - возможно, ответ от другого получателя или вложения - не будут удалены, потому что они не отвечают требованиям избыточности.

5. Настройте свою электронную почту с улучшенным управлением

У вас будет меньше шансов иметь переполненный почтовый ящик MS Outlook, если вы следуете хорошим методам управления электронной почтой. Узнайте, как уменьшить беспорядок в почтовом ящике электронной почты с помощью нашей бесплатной книги:

Вывод

Теперь, когда вы узнали, как настроить Outlook, ваш почтовый ящик не должен быть переполненным. Вы также изучили основы использования категорий Microsoft Outlook и теперь понимаете отличия архивирования от удаления сообщений.

Как деловой человек, вы будете благодарны, что сможете использовать свой почтовый ящик Outlook более эффективно, потому что он настроен. А что лучше всего - вам не придется беспокоиться о том что пропустите важное сообщения.