Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.

Если вы знаете, как обращаться со списком контактов MS Outlook, вы сможете многое. Можно обмениваться ими с другими пользователями электронной почты, отправлять групповые сообщения. Пользуйтесь возможностями Outlook для организации своей работы.

В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.

Важность ваших контактов из Microsoft Outlook  

Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.

Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.

Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:

Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.

Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:

Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:

• Место работы
• Адрес веб-страниц
• IM адреса
• Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
• Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
  

Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.

Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:

• Microsoft Outlook
  How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
  Laura Spencer
• Microsoft Outlook
  How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently
  Laura Spencer
• Gmail
  Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) Email Service?
  Laura Spencer

Полезные советы для работы с Email 

Прежде чем мы поговорим о работе в MS Outlook, не забудьте подписаться на рассылку Tuts + Business и получить нашу бесплатную eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. В книге описаны принципы организации входящих сообщений и даны подсказки по управлению ими.

Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:

1. Занесение нового контакта в MS Outlook

Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:

1. из адресной книги
2. из электронной почты

Разберём каждый из них.

Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги

Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в  почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.

Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:

Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:

Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.

Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать  информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:

Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.

Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email

Получив письмо от нового контакта, информацию о нём легко сохранить в адресной книге MS Outlook. Начните с сообщения, которое содержит контактную информацию:

По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:

Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.

Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.

Шаг 3. Как добавить изображение  

Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:

Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:

Шаг 4. Как удалить контакт

Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.

К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Выберите Delete. Система запросит подтверждения:

После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.

3. Создание группы контактов

Если вам нужно отправить сообщение нескольким людям, контактная группа сэкономит время для отправки письма всем членам вашей группы. Используя контактную группу, вы можете быть уверены, что все получили одну и ту же информацию. Исключается риск забыть отправить электронное письмо, если отправлять его каждому по отдельности.

(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)

Рассмотрим эту возможность внимательнее.

Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook

Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:

Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:

Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:

Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.

Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook

В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:

Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.

При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.

Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:

Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.

После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.

По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.

Шаг 3. Как использовать контактную группу

Для отправки сообщения членам вашей контактной группы введите её имя в поле To. Нажмите кнопку Send. Сообщение будет отправлено всем, кто указан в списке:

Шаг 4. Как переименовать группу

Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.

Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:

Появится окно Contacts:

Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:

Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.

Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook

Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.

Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group. Вы можете указать новые адреса или  удалить ненужные. Откройте Contact Group window:

Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook,  адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.

Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)

После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.

Шаг 6. Как удалить контактную группу

Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.

Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.

Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.

4. Поделиться контактной информацией и контактными группами

В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.

OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:

• Office
  Getting Started with Microsoft OneNote
  Matthew Guay

Шаг 1. Как отправить контактную информацию в OneNote

Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:

Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:

Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.

Шаг 2. Как отправить контакт или группу контактов в Outlook

Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.

Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.

Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:

Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.

Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:

Введите адрес человека, которому вы хотите отправить информацию. Также неплохо написать текст сообщения, чтобы ваше послание не попало в папку спама. Когда всё будет готово, нажмите кнопку Send.

Практика использования ваших контактных групп

После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:

1. Новости проекта. Если вам нужно отправить информацию всем участникам, контактные группы - отличный инструмент. Убедитесь, что все члены команды указаны на нужной странице.
2. Встречи. Наряду с другими способами, отправка уведомления о встрече по электронной почте через контактную группу позволяет добавлять вложения и другие данные.
3. Объявления. Если по работе требуется делать объявления в масштабе всей компании, групповое электронное письмо, отправленное с использованием списка контактов, будет прочитано.
4. Уведомления и предупреждения. Если вам необходимо предупредить клиентов об обновлении программного обеспечения или других системных изменениях, список контактов гарантирует, что ваше сообщение достигнет нужных людей.
5. Общественные мероприятия. Контактные группы помогают в организации общественных мероприятий: вечеринок, встреч, спортивных турниров.

Использование группы для отправки сообщения нескольким лицам практично и рационально. Как только вы научитесь пользоваться контактными группами, то сможете подумать о своих собственных уникальных целях.

Организуйте свою электронную почту с Inbox Management

Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.

Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.