Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

25 быстрых клавиш доступа к Outlook для ускорения работы и экономии времени

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails

Russian (Pусский) translation by Liliya (you can also view the original English article)

Если вы похожи на большинство из нас, электронная почта занимает много вашего времени. Но если вы действительно думаете об этом, вы, вероятно, снова и снова используете многие из одних и тех же задач Outlook. Поиск этих задач в раскрывающемся меню может занять немного времени (особенно если вы не запомнили, где они находятся).

outlook email shortcuts
Вы можете потратить много времени на электронную почту, если не знаете быстрые клавиши быстрого доступа к Outlook. (Источник изображения: Envato Elements)

Есть способ лучше!

Ярлыки быстрого доступа быстрее и проще. Кроме того, в раскрывающихся меню нет поиска. Клавиши быстрого доступа Outlook можно делать прямо с клавиатуры. Есть ярлыки навигации, ярлыки поиска и многое другое. Все, что вам нужно сделать, чтобы начать использовать их, - это изучить несколько десятков горячих клавиш Outlook.

В этом учебном пособии я расскажу о сокращающих срок хранения ярлыках Outlook, которые вам действительно нужно знать. Я открою горячие клавиши Outlook для некоторых наиболее часто используемых задач Outlook.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем идти дальше, узнав, как использовать быстрые клавиши Microsoft Outlook, обязательно возьмите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она укомплектована стратегиями организации входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Ultimate guide to inbox zero

Теперь давайте рассмотрим материал о том, как составить электронное письмо с Outlook.

Экономия времени с помощью этих полезных и простых клавиш быстрого доступа MS Outlook

Согласно исследованию из Carleton университета, средний работник тратит от двух до трех часов на электронную почту каждый день (30% своего времени). Если это похоже на ваш день, и вы не используете ярлыки Outlook, вы можете тратить время. Хотя мы можем говорить только о минуте или две за задание, если вы являетесь большим пользователем электронной почты, эти минуты могли бы вам помочь.

В этой статье мы рассмотрим четыре наиболее распространенных способа использования электронной почты:

  1. Создание/отправка сообщений электронной почты
  2. Управление почтовым ящиком электронной почты
  3. Перемещение по различным разделам электронной почты
  4. Поиск электронной почты для элементов

Давайте посмотрим, как быстрые клавиши Microsoft Outlook Keyboard помогут вам сэкономить время в каждой из этих областей.

1. Как быстро создавать сообщения с помощью горячих клавиш Outlook

Одно из самых распространенных применений для электронной почты связано с созданием отправки сообщений. Однако эта категория включает в себя не только сочинение и новое сообщение. Он также включает в себя создание ответов на сообщения, пересылку сообщений другим и многое другое. Вот семь быстрых ярлыков Outlook, которые будут забирать время с момента создания сообщения:

Действия

Горячие клавиши Outlook

От

Результат

Создайте новое сообщение.

CTRL + Shift + M

Большинство экранов Outlook

Откроется окно New Messages

Ответ на сообщение.

CTRL + R

Outlook Входящие, папка или открытое сообщение электронной почты. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Открывает окна Reply 

Пересылка сообщения.

CTRL + F

Входящие Outlook , папка или открытое сообщение электронной почты. ПримечаниеЭто не будет работать в пустой папке.

Открывает окно Forward 

Ответьте на групповое сообщение, отправив ответ всей группе.

Ctrl + Shift + R

Входящие Outlook, папка или открытое сообщение электронной почты. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Открывает окно Reply 

Дублировать сообщения.

CTRL + C, а затем CTRL + V для создания копии сообщения

Входящие Outlook или папка с выбранным сообщением. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Создает копию выбранного сообщения в папке с исходным сообщением.

Вставка гиперссылки.

CTRL + K

Открытое, неотправленное сообщение электронной почты (включая ответы на сообщения и вперед)

Открывает диалоговое окно Insert Hyperlink.

Проверка орфографии сообщения.

F7

Открытое, неотправленное сообщение электронной почты (включая ответы на сообщения и отправленные)

Программа Microsoft Outlook использует проверку орфографии

Вот пример того, как это работает:

Предположим, вы хотели бы отправить ссылку на статью, которую вы только что прочитали своему боссу.

Обычно, чтобы сделать это, используя систему меню Outlook, вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы будете использовать мышь, чтобы щелкнуть вкладку «Insert». Наконец, вы щелкните значок «Link», чтобы отобразить диалоговое окно «Insert Hyperlink».

Ярлыки быстрого доступа к Outlook могут сэкономить немало времени. Чтобы открыть диалоговое окно Insert Hyperlink, все, что вы делаете, это тип CTRL + K.

Посмотрим на диалоговое окно:

Insert hyperlink dialog box
Используйте CTRL + K, чтобы открыть диалоговое окно Insert Hyperlink.

Чтобы узнать больше о том, как создавать и отправлять сообщения с помощью Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:

2. Как управлять входящей почтой

Другой общей задачей электронной почты является управление сообщениями. Это включает в себя отправку завершенных сообщений, удаление нежелательных сообщений, организацию сообщений в папках, пометку важных сообщений и т. д. Вот некоторые быстрые клавиши Outlook, которые помогут вам эффективно управлять входящими почтовыми ящиками:

Действия

Горячие клавиши Outlook

От

Результат

Отправить или получить сообщения

F9

Большинство экранов Outlook

Вкратце, вы увидите окно Outlook Ход отправки и получения.

Удалить выбранное сообщение.

Для выделения сообщения, нажмите клавишу Delete

 Входящие Outlook или папка. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Сообщение будет удалено.

Создайте папку.

Ctrl + Shift + E

Большинство экранов Outlook

Открывает диалоговое окно Create New Folder

Переместите сообщение.

Ctrl + Shift + V

Входящие Outlook или папка с выбранным сообщением. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Открывает диалоговое окно Move Items.

Перейдите к списку папок.

CTRL + 6

Большинство экранов Outlook

Выдает боковую панель слева от папки Outlook.

Откройте сообщение.

CTRL + O

Входящие Outlook или папка с выбранным сообщением. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Открывает окно с выбранным сообщением в нем.

Пометка сообщения.

CTRL + SHIFT + G

Входящие Outlook или папка с выбранным сообщением. Примечание: Это не будет работать в пустой папке.

Выводит диалоговое окно Custom , которое позволяет прикрепить флаг к выбранному сообщению.

Вот пример того, как это работает:

Допустим, вы только что получили очень важное письмо, которое требует от вас следить за ним. Но вы боитесь, что забудете проследить. Знаки сообщений идеально подходят для этой цели.

Обычно, чтобы отметить сообщение, используя систему меню Outlook, вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы используете мышь, чтобы убедиться, что вы находитесь на вкладке Home. Затем щелкните значок Tags. В раскрывающемся меню выберите Follow Up> Custom ..., чтобы открыть диалоговое окно Custom .

С быстрыми клавишами Outlook вам никогда не придется ложить руки наклавиатуру, чтобы открыть диалоговое окно Insert Hyperlink. Просто нажмите CTRL + Shift + G, и автоматически откроется диалоговое окно Custom:

Custom dialog box
Используйте горячие клавиши CTRL + Shift + G, чтобы открыть диалоговое окно Custom.

Вот учебник, который поможет вам открыть еще больше способов организации почтового ящика MS Outlook:

Если вы хотите узнать больше об общих принципах организации электронной почты, обязательно загрузите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

3. Как быстро перемещаться с помощью клавиш быстрого доступа к Outlook

В Outlook много. Он включает не только ваш почтовый ящик, но также календарь Outlook, список задач, контакты и т. д. Опираясь на систему меню Outlook, чтобы попасть в ту часть Outlook, где вам нужно, вы можете замедлить работу. Попробуйте эти временные клавиши быстрого доступа Outlook:

Действия

Горячие клавиши Outlook

От

Результат

Перейти к новой задачи.

CTRL + Shift + K

Большинство экранов Outlook

Откроется окно New Task.

Переключитесь в представление почты.

CTRL + 1

Большинство экранов Outlook. Примечание: Это не будет работать из открытого сообщения электронной почты.

Откроется окно Просмотр почты.

Перейти к календарю Outlook.

CTRL + 2

Большинство экранов Outlook Примечание: Это не будет работать из открытого сообщения электронной почты.

Откроется календарь Outlook

Перейдите к списку контактов.

CTRL + 3

Большинство экранов Outlook Примечание: Это не будет работать из открытого сообщения электронной почты.

Откроется список контактов.

Переключитесь в окно To-Do-List .

CTRL + 4

Большинство экранов Outlook Примечание: Это не будет работать из открытого сообщения электронной почты.

Откроется окно Outlook To-Do-List

Перейдите в окно Notes.

CTRL + 5

Большинство экранов Outlook Примечание: Это не будет работать из открытого сообщения электронной почты.

Откроется окно Notes.

Закрыть письмо.

ESC

Работы в рамках открытого сообщения

Возвращается представление почты.

Вот пример того, как это работает:

Допустим, вы только что получили сообщение, которое содержит важную задачу в корне письма. Вы хотите немедленно добавить новую задачу, пока сообщение остается открытым до того, как вы забудете. Вы не хотите превращать само сообщение в задание, так как оно содержит другую, несвязанную информацию.

Я не смог найти способ сделать это с помощью системы меню Outlook без предварительного закрытия открытого сообщения. Итак, сначала вы убираете руки с клавиатуры, чтобы вы могли использовать мышь. Затем вы закроете сообщение электронной почты, нажав x в верхнем правом углу. Затем вы должны использовать мышь, чтобы убедиться, что вы находитесь на вкладке Home. Затем щелкните значок New Items. В раскрывающемся меню выберите New Items, чтобы открыть окно New Task.

Вот так! Если это звучит немного сложно, это потому, что это и в правду так!

В отличие от этого, чтобы использовать комбинацию клавиш быстрого доступа Outlook, вы просто нажимаете CTRL + Shift + K. Окно New Task открывается, не закрывая адрес электронной почты, на который вы смотрите:

New task window
Используйте сочетание клавиш CTRL + Shift + K, чтобы открыть окно New Task.

Подробнее об использовании Outlook для управления расписанием и задачами в этом руководстве:

4. Сочетание клавиш, которые помогут вам использовать поиск

Возможности поиска - одна из самых важных функций любого программного инструмента, и MS Outlook ничем не отличается. В электронной почте Outlook инструмент поиска включен в следующие области:

  • Календарь
  • Контакты
  • Примечания
  • Задачи
  • Просмотр почты

Независимо от того, в какой части Outlook вы работаете, ярлыки поиска Outlook могут помочь вам быстро найти то, что вы ищете:

Действия

Горячие клавиши Outlook

От

Результат

Перейти к поиску.

F3

Большинство экранов Outlook

Сразу же перемещает курсор в поле поиска.

Перейти к Advanced Find инструмент

CTRL SHIFT F

Большинство экранов Outlook 

Открывает диалоговое окно Advanced Find.

Найти сообщение

CTRL E

Просмотр почты

Сразу перемещает курсор в поле поиска.

Поиск текста в открытом сообщении электронной почты.

м

Открыть электронную почту

Открывает диалоговое окно Find and Replace.

Развернуть окно поиска, чтобы включить вложенные папки

CTRL Alt Z

Просмотр почты

Курсор перемещается в поле поиска, и появляется раскрывающееся меню, показывающее последние поисковые запросы.

Очистить результаты поиска

Esc

Большинство экранов Outlook после запуска поиска

Результаты поиска удаляются с экрана.

Ниже приведен пример того, как работают ярлыки поиска:

Вы можете использовать Search box для этого.

Обычно для поиска конкретного сообщения вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы будете использовать мышь, чтобы перейти в поле Search и ввести фразу. Затем вы щелкните под окном Search, чтобы открыть раскрывающийся список Advanced Search. В раскрывающемся меню выберите Attachments, чтобы просмотреть список всех сообщений электронной почты с вложением и слово, введенное в поле Search.

С помощью ярлыков поиска Outlook вы можете открыть окно Advanced Find. Просто нажмите CTRL + Shift + F, и диалоговое окно Advanced Find откроется автоматически. Введите любые слова, которые вы хотите найти на вкладке Messages, затем перейдите на вкладку More Choices, чтобы указать «Только элементы с: одним или несколькими вложениями». Когда вы ввели все параметры, нажмите кнопку Find Now. Посмотрите на диалоговое окно Advanced Find:

Advanced find dialog box
Используйте CTRL + Shift + F, чтобы открыть диалоговое окно Advanced Find.

Подробнее об использовании Outlook для поиска сообщений в этом руководстве:

Как добавить сочетание клавиш Outlook в ежедневный установленный порядок

Многие люди запуганы огромным количеством быстрых клавиш, доступных в MS Outlook. В этом учебнике затронуты только некоторые из наиболее распространенных ярлыков.

Если вы не решаетесь использовать горячие клавиши Outlook, потому что боитесь, что не сможете их изучить, помните, что вам не нужно их изучать. Вам просто нужно изучить ярлыки, которые помогут вам больше всего. И вам не нужно изучать их все сразу.

Вот простой способ начать работу с ярлыками. Выберите несколько ярлыков, которые, как вы знаете, сэкономят больше всего времени. Поместите эти ярлыки на бумаге и разместите рядом с вашим компьютером. (Если вам нравится одна из таблиц сочетания клавиш в этом учебнике, вы можете распечатать это и распечатать вместо этого.)

Теперь можно взглянуть на бумагу, чтобы помочь вашей памяти во время работы.

Дополнительные полезные советы и стратегии электронной почты

Не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он укомплектован стратегиями организации входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Free email ebook

Заключение

Вы только что узнали, как вызывать команды Outlook, которые вы чаще всего используете быстро и эффективно, используя быстрые клавиши быстрого доступа к Outlook. Вы можете найти полный список всех сочетаний клавиш в MS Outlook на своем сайте поддержки. Если Outlook является вашим почтовым программным обеспечением, имеет смысл изучить сочетания клавиш Outlook для выполнения часто задаваемых задач. Почему бы не начать использовать горячие клавиши Outlook сегодня?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.