25 быстрых клавиш доступа к Outlook для ускорения работы и экономии времени

Если вы похожи на большинство из нас, электронная почта занимает много вашего времени. Но если вы действительно думаете об этом, вы, вероятно, снова и снова используете многие из одних и тех же задач Outlook. Поиск этих задач в раскрывающемся меню может занять немного времени (особенно если вы не запомнили, где они находятся).

Есть способ лучше!

Ярлыки быстрого доступа быстрее и проще. Кроме того, в раскрывающихся меню нет поиска. Клавиши быстрого доступа Outlook можно делать прямо с клавиатуры. Есть ярлыки навигации, ярлыки поиска и многое другое. Все, что вам нужно сделать, чтобы начать использовать их, - это изучить несколько десятков горячих клавиш Outlook.

В этом учебном пособии я расскажу о сокращающих срок хранения ярлыках Outlook, которые вам действительно нужно знать. Я открою горячие клавиши Outlook для некоторых наиболее часто используемых задач Outlook.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем идти дальше, узнав, как использовать быстрые клавиши Microsoft Outlook, обязательно возьмите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она укомплектована стратегиями организации входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Теперь давайте рассмотрим материал о том, как составить электронное письмо с Outlook.

Экономия времени с помощью этих полезных и простых клавиш быстрого доступа MS Outlook

Согласно исследованию из Carleton университета, средний работник тратит от двух до трех часов на электронную почту каждый день (30% своего времени). Если это похоже на ваш день, и вы не используете ярлыки Outlook, вы можете тратить время. Хотя мы можем говорить только о минуте или две за задание, если вы являетесь большим пользователем электронной почты, эти минуты могли бы вам помочь.

В этой статье мы рассмотрим четыре наиболее распространенных способа использования электронной почты:

1. Создание/отправка сообщений электронной почты
2. Управление почтовым ящиком электронной почты
3. Перемещение по различным разделам электронной почты
4. Поиск электронной почты для элементов
   

Давайте посмотрим, как быстрые клавиши Microsoft Outlook Keyboard помогут вам сэкономить время в каждой из этих областей.

1. Как быстро создавать сообщения с помощью горячих клавиш Outlook

Одно из самых распространенных применений для электронной почты связано с созданием отправки сообщений. Однако эта категория включает в себя не только сочинение и новое сообщение. Он также включает в себя создание ответов на сообщения, пересылку сообщений другим и многое другое. Вот семь быстрых ярлыков Outlook, которые будут забирать время с момента создания сообщения:

Вот пример того, как это работает:

Предположим, вы хотели бы отправить ссылку на статью, которую вы только что прочитали своему боссу.

Обычно, чтобы сделать это, используя систему меню Outlook, вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы будете использовать мышь, чтобы щелкнуть вкладку «Insert». Наконец, вы щелкните значок «Link», чтобы отобразить диалоговое окно «Insert Hyperlink».

Ярлыки быстрого доступа к Outlook могут сэкономить немало времени. Чтобы открыть диалоговое окно Insert Hyperlink, все, что вы делаете, это тип CTRL + K.

Посмотрим на диалоговое окно:

Чтобы узнать больше о том, как создавать и отправлять сообщения с помощью Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:

• 
  Microsoft Outlook
  Как составлять и отправлять новые сообщения электронной почты с Microsoft Outlook
  Laura Spencer

2. Как управлять входящей почтой

Другой общей задачей электронной почты является управление сообщениями. Это включает в себя отправку завершенных сообщений, удаление нежелательных сообщений, организацию сообщений в папках, пометку важных сообщений и т. д. Вот некоторые быстрые клавиши Outlook, которые помогут вам эффективно управлять входящими почтовыми ящиками:

Вот пример того, как это работает:

Допустим, вы только что получили очень важное письмо, которое требует от вас следить за ним. Но вы боитесь, что забудете проследить. Знаки сообщений идеально подходят для этой цели.

Обычно, чтобы отметить сообщение, используя систему меню Outlook, вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы используете мышь, чтобы убедиться, что вы находитесь на вкладке Home. Затем щелкните значок Tags. В раскрывающемся меню выберите Follow Up> Custom ..., чтобы открыть диалоговое окно Custom .

С быстрыми клавишами Outlook вам никогда не придется ложить руки наклавиатуру, чтобы открыть диалоговое окно Insert Hyperlink. Просто нажмите CTRL + Shift + G, и автоматически откроется диалоговое окно Custom:

Вот учебник, который поможет вам открыть еще больше способов организации почтового ящика MS Outlook:

• 
  Microsoft Outlook
  Как эффективно организовать ваш почтовый ящик Outlook
  Laura Spencer

Если вы хотите узнать больше об общих принципах организации электронной почты, обязательно загрузите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

3. Как быстро перемещаться с помощью клавиш быстрого доступа к Outlook

В Outlook много. Он включает не только ваш почтовый ящик, но также календарь Outlook, список задач, контакты и т. д. Опираясь на систему меню Outlook, чтобы попасть в ту часть Outlook, где вам нужно, вы можете замедлить работу. Попробуйте эти временные клавиши быстрого доступа Outlook:

Вот пример того, как это работает:

Допустим, вы только что получили сообщение, которое содержит важную задачу в корне письма. Вы хотите немедленно добавить новую задачу, пока сообщение остается открытым до того, как вы забудете. Вы не хотите превращать само сообщение в задание, так как оно содержит другую, несвязанную информацию.

Я не смог найти способ сделать это с помощью системы меню Outlook без предварительного закрытия открытого сообщения. Итак, сначала вы убираете руки с клавиатуры, чтобы вы могли использовать мышь. Затем вы закроете сообщение электронной почты, нажав x в верхнем правом углу. Затем вы должны использовать мышь, чтобы убедиться, что вы находитесь на вкладке Home. Затем щелкните значок New Items. В раскрывающемся меню выберите New Items, чтобы открыть окно New Task.

Вот так! Если это звучит немного сложно, это потому, что это и в правду так!

В отличие от этого, чтобы использовать комбинацию клавиш быстрого доступа Outlook, вы просто нажимаете CTRL + Shift + K. Окно New Task открывается, не закрывая адрес электронной почты, на который вы смотрите:

Подробнее об использовании Outlook для управления расписанием и задачами в этом руководстве:

• 
  Microsoft Outlook
  Календарь MS Outlook: как добавить, поделиться и использовать его правильно
  Laura Spencer

4. Сочетание клавиш, которые помогут вам использовать поиск

Возможности поиска - одна из самых важных функций любого программного инструмента, и MS Outlook ничем не отличается. В электронной почте Outlook инструмент поиска включен в следующие области:

• Календарь
• Контакты
• Примечания
• Задачи
• Просмотр почты
  

Независимо от того, в какой части Outlook вы работаете, ярлыки поиска Outlook могут помочь вам быстро найти то, что вы ищете:

Ниже приведен пример того, как работают ярлыки поиска:

Вы можете использовать Search box для этого.

Обычно для поиска конкретного сообщения вы сначала убираете руки с клавиатуры. Затем вы будете использовать мышь, чтобы перейти в поле Search и ввести фразу. Затем вы щелкните под окном Search, чтобы открыть раскрывающийся список Advanced Search. В раскрывающемся меню выберите Attachments, чтобы просмотреть список всех сообщений электронной почты с вложением и слово, введенное в поле Search.

С помощью ярлыков поиска Outlook вы можете открыть окно Advanced Find. Просто нажмите CTRL + Shift + F, и диалоговое окно Advanced Find откроется автоматически. Введите любые слова, которые вы хотите найти на вкладке Messages, затем перейдите на вкладку More Choices, чтобы указать «Только элементы с: одним или несколькими вложениями». Когда вы ввели все параметры, нажмите кнопку Find Now. Посмотрите на диалоговое окно Advanced Find:

Подробнее об использовании Outlook для поиска сообщений в этом руководстве:

• 
  Email
  Как найти отсутствующие электронные письма в MS Outlook (где моя электронная почта?)
  Laura Spencer

Как добавить сочетание клавиш Outlook в ежедневный установленный порядок

Многие люди запуганы огромным количеством быстрых клавиш, доступных в MS Outlook. В этом учебнике затронуты только некоторые из наиболее распространенных ярлыков.

Если вы не решаетесь использовать горячие клавиши Outlook, потому что боитесь, что не сможете их изучить, помните, что вам не нужно их изучать. Вам просто нужно изучить ярлыки, которые помогут вам больше всего. И вам не нужно изучать их все сразу.

Вот простой способ начать работу с ярлыками. Выберите несколько ярлыков, которые, как вы знаете, сэкономят больше всего времени. Поместите эти ярлыки на бумаге и разместите рядом с вашим компьютером. (Если вам нравится одна из таблиц сочетания клавиш в этом учебнике, вы можете распечатать это и распечатать вместо этого.)

Теперь можно взглянуть на бумагу, чтобы помочь вашей памяти во время работы.

Дополнительные полезные советы и стратегии электронной почты

Не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он укомплектован стратегиями организации входящих сообщений и подсказками для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Заключение

Вы только что узнали, как вызывать команды Outlook, которые вы чаще всего используете быстро и эффективно, используя быстрые клавиши быстрого доступа к Outlook. Вы можете найти полный список всех сочетаний клавиш в MS Outlook на своем сайте поддержки. Если Outlook является вашим почтовым программным обеспечением, имеет смысл изучить сочетания клавиш Outlook для выполнения часто задаваемых задач. Почему бы не начать использовать горячие клавиши Outlook сегодня?