Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel
Business

วิธีใช้คำสั่ง IF แบบง่ายๆ ใน Excel

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Make and Use Excel Formulas (Beginner Bootcamp).
How to Concatenate in Excel to Combine Text Strings
How to Work With Date and Time Formulas in Excel

Thai (ภาษาไทย) translation by Phongmanus Budsayaprateep (you can also view the original English article)

โปรแกรม Excel นั้นเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและใช้ง่ายที่สุดในการจัดการกับข้อมูล  โดยสเปรดชีต (ตารางจัดการข้อมูล; spreadsheet) นั้นเป็นเครื่องมือเพื่อจัดระบบ คำนวณ และตรวจสอบข้อมูลของคุณได้ดีเยี่ยมเลยครับ

แล้วจะทำอย่างไรหากเราต้องการให้สเปรดชีทของเรามีระบบทางเลือกล่ะ ถึงตรงนี้คำสั่ง IF นี่เองที่มาช่วยเราครับ

ลองจินตนาการว่าเราต้องสร้างตารางจัดการข้อมูลที่มีคะแนนของแต่ละวิชาที่เราเรียน ผมต้องการเตือนตัวเองว่าผมนั้นสอบผ่านหรือตกวิชานั้นด้วยคำง่ายๆ ว่า “ผ่าน” (failing) หรือ “ตก” (passing) ผมใช้สูตร IF เพื่อตรวจเกรดของวิชานั้นได้ครับ จากนั้นก็ให้โปรแกรมแปลงเป็นข้อความว่า “ผ่าน” หรือ “ตก” ตามคะแนนของวิชานั้นๆ

Excel IF statement example
นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆ ของการใช้คำสั่ง IF ที่ตรวจคะแนนในคอลัมน์ B และลองให้โปรแกรมเตือนผมว่าผมสอบผ่านหรือสอบตกด้วยการดูคะแนนจากคอลัมน์ดังกล่าว

สูตร IF ของ Excel นั้นทำให้สเปรดชีตของคุณใช้ง่ายขึ้นเยอะเลย เราทำให้เซลล์นั้นแสดงตัวเลือกขึ้นอยู่กัยเงื่อนไขของเราได้ สูตร IF นั้นทำให้เราสร้างระบบตรรกะในสเปรดชีทของเราได้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าจะใช้คำสั่งดังกล่าวอย่างไรครับ

วิธีใช้คำสั่ง IF ใน Excel (สอนโดยวีดิโอ)

จากภาพหน้าจอ คุณคงเห็นว่าผมใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อให้สเปรดชีตของผมช่วยงานผมได้ดีขึ้น ลองดูวีดิโอนี้เพื่อดูขั้นตอนการสร้างคำสั่ง IF จากนั้นค่อยลองดูคู่มือการใช้งานที่เขียนไว้ด้านล่างนะครับ

ก่อนที่เราจะไปอ่านคู่มือ ผมแนะนำให้ดาวน์โหลดชีทตัวอย่างที่ผมใช้สร้างประกอบการใช้คู่มือ

คำสั่ง IF ของ Excel นั้นทำงานอย่างไร

มีสิ่งสำคัญ 3 ข้อที่ทำให้คำสั่ง IF ที่เราเขียนขึ้นนั้นทำงานได้

  1. สิ่งที่จะให้ตรวจ - หรือพูดง่ายๆ คือเราจะให้คำสั่ง IF นั้นตรวจอะไร ตัวอย่างเช่น เราจะให้ตรวจว่าจำนวนในเซลล์นั้นเท่ากับค่าที่เราต้องการตรวจหรือไม่ หรือว่าในเซลล์มีตัวเลขหรือตัวอักษรที่ตรงกับที่เราต้องการตรวจหรือไม่ 
  2. ถ้าตรวจเจอจะให้แสดงอะไร - ถ้าเซลล์นั้นมีสิ่งที่เราให้ตรวจ แล้วเราจะให้แสดงผลอะไร
  3. ถ้าตรวจไม่เจอจะให้แสดงอะไร - ถ้าเซลล์นั้นไม่มีสิ่งที่ตรงเราให้ตรวจ แล้วเราจะให้แสดงผลอะไร

คำสั่ง IF ใน Excel นั้นเริ่มต้นด้วย =IF( ครับ นี่คือโครงสร้างของคำสั่ง IF ที่มาจากหนังสืออ้างอิงอย่างเป็นทางการของโปรแกรม Excel 

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

หากเราแปลงเป็นภาษาพูดแล้ว คำสั่ง IF ที่ผมใช้นั้นเขียนไว้แบบนี้ครับ

=IF(สิ่งที่จะให้ตรวจ, ถ้าตรวจเจอจะให้แสดงอะไร, ถ้าตรวจไม่เจอจะให้แสดงอะไร) 

ง่ายมากเลยจริงไหมครับ แต่ถ้ามันยังดูงงๆ มาลองดูตัวอย่างแรกที่เราจะทำไปพร้อมกันว่าเราจะใช้คำสั่ง IF อย่างไร แล้วดูว่ามันทำงานอย่างไรกันครับ

สร้างคำสั่ง IF ชุดแรกด้วยคุณเอง

ในตัวอย่างนี้ เลือกไปที่แท็บที่ชื่อ "Check for Blank" ในชีทตัวอย่าง

เราจะสร้างตัวอย่างของคำสั่ง IF ที่เรียบง่ายสุดๆ กัน ในกรณีนี้ เราต้องการแค่จะตรวจดูว่ามีเซลล์ไหนที่เว้นว่าง และแสดงผลการตรวจออกมาให้เห็น

สมมติว่าเรากำลังสร้างรายชื่อคนที่จะมาร่วมปาร์ตี้วันหยุดของบริษัทเรา เราต้องการเขียนสูตรเพื่อเตือนคนที่มาเข้าร่วมว่าให้นำอาหารมาด้วย ในขั้นแรก ข้อมูลของเราเป็นเพียงรายชื่อของพนักงาน และชื่ออาหารที่พวกเขาจะนำมาด้วย

Before Example of If Statement

ถึงแม้ว่าผมจะเห็นอยู่แล้วว่ามีบางเซลล์ที่ว่างอยู่ มาลองเขียนสูตร IF เพื่อให้แสดงผลว่าผมควรจะเตือนใครบ้างในคอลัมน์ D สูตร IF นั้นจะตรวจว่าถ้าหากเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นถูกปล่อยว่าง มันจะขึ้นเตือนว่าคนนั้นยังไม่ได้บอกว่าจะนำอาหารอะไรมา

นี่คือสูตรที่ผมเขียน

=IF(C2="","remind them!","they've already signed up.") 

มาลองแบ่งสูตรนี้กันออกเป็น 4 ส่วนกันครับ

  1. คำสั่ง IF ทุกแบบจะเริ่มต้นด้วย =IF(
  2. ต่อมา ผมต้องการตรวจว่าในคอลัมน์ C นั้นมีช่องไหนที่เว้นว่าง ผมเลยใส่ว่า C2=" ", การใส่เครื่องหมายอัญประกาศ 2 อันคร่อมช่องว่างก็เพื่อตรวจว่ามีเซลล์ไหนบ้างที่เว้นว่างไว้ เครื่องหมายจุลภาคด้านหลังนั้นเป็นสัญลักษณ์ว่าเราจะไปยังส่วนต่อไปของสูตร
  3. ส่วนตัวไปของสูตรนั้นเขียนว่าเราจะได้เห็นอะไร หากสูตรตรวจพบว่ามันตรงตามเงื่อนไข ซึ่งเรากำลังตรวจว่ามีเซลล์ไหนบ้างที่ว่าง เราเลยอยากให้แสดงผลว่า  "remind them!" (เตือนพวกเขาด้วย) ถ้าพบว่าเซลล์นั้นว่าง
  4. ถ้าหากเซลล์ C2 นั้นมีตัวอักษรอยู่ เราจะถือว่าคนนั้นลงรายชื่ออาหารแล้ว

เรียบร้อย นี่คือผลที่ได้จากการเขียนสูตรและลากลงมาให้คลุมในช่องถัดไปด้านล่าง

IF Statement walkthrough
หลังจากที่เขียนคำสั่ง IF และลากลงมาที่เซลล์ถัดไปด้านล่างแล้ว ในแต่ละเซลล์จะแสดงค่าที่ได้จากการตรวจ

เยี่ยมเลย ลองสังเกตดูว่าเมื่อเซลล์ C ที่ติดกันนั้นถูกปล่อยว่าง Excel จะแสดงผลเตือนให้เราเตือนให้พวกเขาลงชื่ออาหารด้วย เราสามารถคัดกรอง (filter) ค่าในคอลัมน์ D จากนั้นก็ส่งคำเตือนไปให้พวกเขาทางอีเมล

นี่เป็นตัวอย่างเรียบง่ายว่าเราจะใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อสร้างตรรกะในสเปรดชีตของเราอย่างไร มาดูตัวอย่างอื่นๆ กันบ้างดีกว่าครับ

ทดสอบค่าต่างๆ

สำหรับแบบฝึกหัดนี้ให้คุณเปิดแท็บที่ชื่อ Test Values ในชีทตัวอย่าง

ถึงตอนนี้เราได้ใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจว่ามีเซลล์ใดบ้างที่ว่างกันไปแล้ว ตอนนี้ มาใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจสอบค่าของตัวเลขกันครับ

ในตัวอย่างแรก เราตรวจว่าเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นมีข้อความที่เจาะจงกับที่เราต้องการตรวจหรือไม่ สังเกตนะครับว่าเราใช้เครื่องหมายเท่ากับเพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นตรงกับสิ่งที่เราระบุคือการเว้นว่าง เราสามารถใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ในการทดสอบค่าได้ ยกตัวอย่างเช่น

  • = - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
  • <> - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าไม่เท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
  • > - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่ามากกว่าค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
  • < - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าน้อยกว่าค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
  • >= - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่
  • <= - เพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นมีค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่เราเจาะจงไว้หรือไม่

สมมติว่าเราต้องการเติมสินค้าในโกดังของเรา เราขายสินค้าของเราทีละ 10 ชิ้น ดังนั้นชุดของสินค้าที่เรามีอยู่ต้องตรงตามตัวเลขนั้นพอดี มาลองเขียนสูตรเพื่อตรวจสินค้ากันครับ

ในข้อมูลด้านล่าง ผมออกไปตรวจจำนวนสินค้าในโกดังของผม ผมต้องการเขียนสูตรในคอลัมน์เพื่อตรวจให้แน่ใจว่าสินค้าแต่ละอย่างนั้นมีจำนวน 10 ชิ้นพอดี เราต้องการข้อความเตือนหากว่าสินค้าประเภทใดนั้นไม่ได้มี 10 ชิ้น

ผลเขียนสูตรที่กล่าวไว้ในคอลัมน์ E ดังนี้ครับ

=IF(D4<>10,"needs attention","")

มาลองดูสูตรนี้กันทีละส่วนนะครับ

  • แรกสุด ผลใช้สัญลักษณ์ <> เพื่อตรวจว่ามีค่าใดบ้างในเซลล์ D4 ที่ไม่เท่ากับ 10 ซึ่งมันระบุถึงปัญหา
  • จากนั้น ผมเขียนข้อความในเครื่องหมายอัญประกาศว่า "needs attention" (ต้องแก้ไข) ซึ่งจะแสดงในทุกๆ เซลล์ที่ติดกันกับเซลล์ที่มีค่าไม่เท่ากับ 10
  • และสุดท้าย ผมใส่เครื่องหมายจุลภาคและเครื่องหมายอัญประกาศที่คร่อมช่องว่างไว้ ดังนั้นหากตรวจแล้วได้เท่ากับ 10 สูตรของผมจะไม่แสดงอะไรในเซลล์นี้
If Statement Value Test
ผลของการตั้งให้ขึ้นเตือน "needs attention"

ในภาพหน้าจอด้านบน คุณจะเห็นว่าผมใช้สูตรในการขึ้นข้อความเตือนในการนับสินค้าทุกๆ ประเภท หากค่าในคอลัมน์ D นั้นไม่เท่ากับ 10 โปรแกรม Excel จะขึ้น  "needs attention" ในคอลัมน์ E

วิธีใช้ IFERROR

มีคำสั่ง IF แบบพิเศษซึ่งมีอยู่ในโปรแกรม Excel เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในสูตรของคุณครับ สูตร IFERROR นั้นคล้ายกับคำสั่ง IF แต่ว่ามันตรวจสอบข้อความที่แสดงความผิดพลาด (error) หลากหลายรูปแบบและแทนที่ด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากกว่าแทน

จากหนังสืออ้างอิงของ Microsoft ข้อความ error ที่คำสั่ง IFERROR ตรวจพบและช่วยแก้ไขให้ได้นั้นได้แก่

  • #N/A
  • #VALUE!
  • #REF!
  • #DIV/0!
  • #NUM!
  • #NAME?
  • #NULL!

ในการใช้  IFERROR ให้เราใช้วงเล็บของ IFERROR คร่อมสูตร และตามด้วยค่าที่เราจะเปลี่ยนไปใช้แทน

IFERROR นั้นใช้ได้ด้วยวิธีนี้ครับ

=IFERROR([สูตรที่คุณใช้],[สิ่งที่จะใส่แทนหากเกิดข้อความ error])

มาลองดูขั้นตอนการใช้ IFERROR ที่แสนจะมีประโยชน์กันครับ

ตัวอย่างการใช้  IFERROR

ให้เราเลือกที่แท็บชื่อ IFERROR ในชีทตัวอย่างสำหรับเนื้อหาด้านล่างนี้

จุดหนึ่งที่เราจะพบข้อความ error คือการใช้สูตร VLOOKUP ครับ หากคุณใช้ VLOOKUP ในการจับคู่ค่าต่างๆ ในเซลล์ ก็มีโอกาสที่ข้อมูลในตารางที่คุณใช้ค้นหา (lookup table) นั้นหาข้อมูลที่ต้องการจับคู่ไม่เจอ และหากเกิดเรื่องแบบนั้นขึ้น โปรแกรมจะขึ้นข้อความ error คือ "N/A" ในสเปรดชีตของคุณแทน

ในสเปรดชีตด้านล่าง ผมได้รวบรวมรายชื่อฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับผม ผมมีรายชื่อบริษัทของพวกเขา และต้องการรู้ว่าฟรีแลนซ์แต่ละคนนั้นทำอะไรบ้าง ผมดึงข้อมูลจากตารางทางด้านขวาเพื่อดึงหน้าที่การงานของพวกเขามาใส่ให้ฟรีแลนซ์แต่ละคนได้เกือบหมด

IFERROR Example Implementation
ในสเปรดชีทนั้นมีข้อความ error "N/A" เพราะว่าสูตรไม่พบข้อมูลที่จับคู่กันได้ในสองตาราง

ผมได้เขียนสูตร VLOOKUP เพื่อดึงบทบาทหน้าที่การงาน โดยใช้บริษัทในคอลัมน์ B มาจับคู่กับตารางที่ใช้ดึงข้อมูลของผมที่อยู่ทางขวา

=VLOOKUP(B2,$E$4:$F$6,2,FALSE)

แล้วผมก็พบปัญหา เพราะว่ามีหลายบริษัทนั้นไม่ได้อยู่ในตารางค้นหาของผม ซึ่งทำให้ผมพบกับข้อความ error ว่า N/A ซึ่งดูไม่ดีเลย ถ้าแบบนั้นมาใส่อย่างอื่นที่ดูดีกว่านี้แทนดีกว่าครับ สูตร IFERROR ที่เราต้องการเขียนลงไปนั้นมีโครงสร้างดังนี้

=IFERROR(สูตรที่ใช้ในปัจจุบัน,สิ่งที่จะใส่แทนหากเกิดข้อความ error)

ในกรณีของผม ผมต้องการแทนที่ข้อความ error ด้วยคำเตือนให้ผมติดต่อผู้จัดการแผนก HR เพื่อให้รู้ว่าฟรีแลนซ์คนนั้นทำงานอะไร สูตรของผมเลยออกมาเป็นแบบนี้ครับ

=IFERROR(VLOOKUP(B3,$E$4:$F$6,2,FALSE),"Contact HR")

สูตรนั้นดูซับซ้อน แต่ก็แค่จำให้ได้ว่า สิ่งที่เราต้องทำคือการใส่วงเล็บคร่อมสูตร VLOOKUP ด้วยค่าที่เราต้องการแทนที่ เราแค่ล้อมรอบสูตรเดิมด้วย IFERROR และใส่ค่าที่ Excel จะใส่แทนค่าเดิมเท่านั้นเอง

IFERROR Implemented Example
ผมแทนที่ของความ error "N/A" ด้วยข้อความที่มีประโยชน์กว่าและมันอ่านแล้วเข้าใจด้วยคือข้อความว่า "Contact HR" (ติดต่อ HR)

สรุปแล้ว IFERROR เป็นคำสั่ง IF แบบพิเศษที่ Microsoft ออกแบบมาเพื่อความสะดวกของพวกเราครับ สูตรดังกล่าวตรวจจับข้อความ error โดยอัตโนมัติและแทนที่มันด้วยค่าอื่นแทน

สรุปและเรียนรู้เพิ่มเติม

คำสั่ง IF เป็นวิธีที่จะเพิ่มเงื่อนไขตรรกะลงในสเปรดชีตของคุณ ในคู่มือการใช้งานนี้ คุณเรียนรู้สูตรและการนำมันไปใช้งานกับสเปรดชีตบางแบบกันไปแล้ว

ไม่ว่าผมจะใช้ Excel มานานแค่ไหน ผมพบว่ายังมีอีกหลายอย่างที่ผมต้องเรียนรู้เพิ่ม หากคุณต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการใช้งานสเปรดชีตว่าทำอะไรได้อีก นี่เป็นคู่มือเพิ่มเติมครับ

  • คู่มือทางการของ Microsoft เป็นแหล่งแรกสุดที่ผมใช้ในการเรียนรู้สูตรใหม่ๆ เสมอ และพวกเขาก็ทำขั้นตอนอย่างละเอียดในเพจเกี่ยวกับคำสั่ง IF เช่นกัน
  • หากคุณคิดที่จะใช้คำสั่ง IF คุณอาจจะเป็นผู้ใช้งาน Excel ที่ต้องการใช้งานมันในเรื่องที่ซับซ้อนมากกว่านี้ ทักษะที่เสริมกันคือการจับคู่ด้วยคำสั่ง VLOOKUP กับสิ่งที่อยู่ในรายการต่างๆ ของคุณ
  • หากคุณต้องการใช้งานแบบที่ซับซ้อนขึ้นอีก ลองอ่านคู่มือการใช้สูตร IF แบบเป็นกลุ่ม (Nested IF) ที่เขียนโดย Exceljet แทนที่จะใช้คำสั่ง IF แบบง่ายๆ ที่มีผลออกมาแค่ 2 รูปแบบ การผสมผสานสูตรเป็นกลุ่มนั้นทำให้คุณมีทางเลือกที่มากขึ้นครับ

หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับคำสั่ง IF ในโปรแกรม Excel ถามผมได้ในคอมเมนต์นะครับ หรือถ้าหากคุณมีไอเดียในการสูตรเหล่านี้ที่อยากแบ่งปันกับผู้อ่านท่านอื่นๆ ก็พิมพ์ในช่องคอมเมนต์ได้เช่นกันครับ

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.