Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Careers
Business

Làm thế nào để tạo thêm giá trị cho công ty và đóng góp cho đội nhóm của bạn

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Giang Nam (you can also view the original English article)

Ai cũng muốn được tăng lương hay thăng chức, nhưng hiếm có nhân viên tự hỏi, “Tôi có thể mang đến cho công ty điều gì?” Điều họ không biết là, biết cách tạo thêm giá trị cho công ty là bước đầu tiên để được tăng lương hay thăng chức.

Các công ty thành công là vì họ thuê, đào tạo; và giữ lại những nhân viên tài năng tạo thêm giá trị cho tổ chức, và những người mà họ phục vụ.

how to add value
Biết cách để tạo thêm giá trị cho công ty là bước đầu tiên để được tăng lương hay thăng chức. (Nguồn ảnh: Envato Elements)

Thậm chí nếu mô tả công việc của bạn nhìn như một danh sách việc phải làm đơn thuần, các nhiệm vụ có ở đó là để đạt được một kết quả đầu ra cụ thể. Cách thực hiện những nhiệm vụ đó ảnh hưởng mức sinh lời (ROI) của nhà tuyển dụng trong quyết định thuê bạn.

Các nhân viên biết cách để tạo thêm giá trị cho công việc của mình có xu hướng được nhận mức lương cao hơn, những dự án thú vị hơn, và cơ hội việc làm tốt hơn. Những công ty yêu quý các tài năng như vậy tới mức họ sẽ làm mọi điều có thể để giữ chân người đó, thậm chí trong cả các đợt suy thoái, sa thải hoặc sáp nhập.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm tạo thêm giá trị cho công ty. Tôi sẽ xác định 7 cách khác nhau để bạn có thể tạo thêm giá trị cho công ty mình. Thêm nữa, tôi sẽ đưa thêm vài ví dụ ngành nghề cụ thể trong việc tạo thêm giá trị với các lời khuyên sát với cuộc sống.

Lật tẩy huyền thoại về việc tạo thêm giá trị cho công ty

Tôi làm việc ở vị trí thầy dạy khoa học và toán part-time cho học sinh phổ thông trong trường. Vì tôi chỉ có thể dạy khoảng 1 đến 2 giờ ngày thường, tôi dạy thêm vào cuối tuần và mùa hè để kiếm thêm thu nhập.

Đó là hiểu biết đầu tiên của tôi về cái giá phải trả để kiếm thêm trong thế giới doanh nghiệp: làm thêm giờ, thêm tiền.

Tôi áp dụng khái niệm tương tự khi tôi bắt đầu làm chăm sóc khách hàng. Nhưng rồi tôi tự hỏi, cần có gì để đi từ nhân viên chăm sóc khách hàng cấp độ nhập môn cho tới vị trí trainer, quản lý nhóm, hay giám đốc điều hành? Một vài đồng nghiệm của tôi đã ở tại vị trí như vậy trong nhiều năm, vì vậy rất rõ ràng, cách tiếp cận tương tự sẽ không hiệu quả nếu tôi muốn thăng cấp.

Nhiều nhân viên nghĩ rằng cuộc đời chuyên môn của họ bằng với số năm họ làm việc, và tương đương với giá trị họ tạo ra. Thế giới doanh nghiệp không vận hành như thế đâu.

Ví dụ, một quản lý văn phòng có thể tốn 2 năm làm tốt việc đặt hàng văn phòng phẩm để hàng tồn kho không bị thiếu. Hoặc cũng chính người quản lý đó có thể tìm các cách khác nhau để giúp nhà tuyển dụng của mình bằng cách thương lượng các khoản giảm giá với nhà cung cấp, mua số lượng lớn để tiết kiệm chi phí, hoặc tạo ra một chương trình chia sẻ giữa các đội nhóm để văn phòng phẩm không bị dồn cục ở một khu vực, trong khi khu vực khác lại thiếu.

Các chiến lược kiểu đó có thể không nằm trong mô tả công việc của người quản lý. Bạn cần phải chủ động và sáng tạo để nghĩ ra những ý tưởng đó. Nhưng chỉ một chút tiến bộ cũng giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm cả ngàn đô chi phí mỗi năm. Đó là cách để tạo thêm giá trị cho một công ty.

Giờ thì bạn có thể nói làm những thứ như vậy vượt quá ranh giới của mình. Có thể có có thể không, tùy thuộc vào văn hóa tổ chức của bạn. Mặc dù vậy, nếu bạn mang đến kết quả tốt, chả ai phàn nàn gì đâu.

Đạt được sự kỳ vọng, tiền đề để tạo thêm giá trị cho một công ty

Câu hỏi đầu tiên bạn có thể hỏi là, “Tôi có thể mang lại điều gì cho công ty?” Trong thực tế, có vài câu hỏi khác bạn nên hỏi trước:

Bạn có đạt đến mức mong đợi hay yêu cầu tối thiểu cho vị trí của mình không?

Một bài thăm dò ý kiến của Gallup cho thấy gần 50% nhân viên không biết quản lý của mình mong đợi điều gì ở họ. Và, một vài công ty có mô tả công việc hạn chế hoặc thậm chí không có mô tả. Rồi có những vai trò mà hầu hết các mục trong mô tả công việc đều đã lỗi thời, trong khi công việc bạn chịu trách nhiệm thậm chí không có trong danh sách. Tự nhận ra điều này có thể làm bạn khá bối rối.

Nếu bạn không chắc 100% về những gì mình được mong đợi, bạn nên nói chuyện với quản lý trước khi quyết định vác thêm việc vào mình. Yêu cầu sếp bạn liệt kê những nhiệm vụ cụ thể bạn cần hoàn thành thường xuyên và các nhiệm vụ thêm, và cách mà các nhiệm vụ này ảnh hưởng đến công ty.

Nếu quản lý của bạn cũng bối rối hay chả có manh mối gì về vai trò của bạn, vậy thì làm rõ mọi chuyện thậm chí còn quan trọng hơn. Cùng nhau, bạn có thể xác định các nhiệm vụ chủ yếu và các kết quả liên quan đến công việc của mình, cũng như các chỉ số năng suất bạn cần đạt để đánh giá một cách khách quan xem bạn đã đạt hay vượt quá sự mong đợi chưa.

7 cách khác nhau để nhân viên có thể thêm giá trị cho tổ chức của mình

Chuyện tạo thêm giá trị cho công ty thật ra không khó lắm nếu bạn biết phải làm gì. Đây là 7 hành vi cụ thể bạn có thể làm bất kể vị trí hiện tại của mình là gì:

1. Dịch vụ khách hàng tốt

Khách hàng là những sinh vật sống dựa vào thói quen. Họ mua cùng một loại dầu gội đầu, ăn cùng một loại thực phẩm, và dùng cùng một sản phẩm hay dịch vụ mà họ yêu thích – cho đến khi một doanh nghiệp khác nhảy vào và cung cấp cho họ thứ gì đó tốt hơn.

Dịch vụ khách hàng tốt vào lúc này không chỉ là phục vụ các nhu cầu của khách hàng. Bạn nên đảm bảo khách hàng siêu hài lòng với chất lượng dịch vụ bạn cung cấp đến mức họ chẳng thèm bận tâm đến một nhãn hàng nào khác.

2. Mang đến nhiều tiền hơn

Thêm vài ngàn hoặc một con số không vào thu nhập của nhà tuyển dụng là một trong những cách tốt nhất và rõ ràng nhất để tạo thêm giá trị cho công ty.

Điều này khá dễ cho những người làm trong phòng kinh doanh và marketing, nhưng nếu bạn là người hỗ trợ kỹ thuật, hành chính, đào tạo, hay chăm sóc khách hàng thì sao? Bạn có thể đóng góp gì cho đội nhóm?

Đầu tiên, xác định ảnh hưởng của bạn đến thu nhập bằng cách chia doanh thu của công ty cho tổng số nhân viên. Để tăng mức đóng góp trung bình của bạn, các nhân viên không bán hàng có thể:

  • Nhân viên chăm sóc khách hàng – tăng giá trị đơn hàng của khách hàng hiện hữu
  • Đào tạo – huấn luyện nhân viên chăm sóc để cải thiện trải nghiệm khác hàng, và huấn luyện nhân viên bán lẻ các kỹ thuật bán hàng mới.
  • Hành chính văn phòng – đảm bảo mọi người có đầy đủ giấy tờ, sản phẩm mẫu, và các vật dụng marketing khác họ cần để tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng.

3. Tăng hiệu quả của một giao thức hay quy trình

Chỉ vì thứ gì đó không hiệu quả, không có nghĩa là nó không thể được cải thiện. Điều này áp dụng cho hầu hết các công việc tẻ nhạt, lặp lại hàng ngày mà bạn làm.

Ví dụ:

  • Báo cáo tháng
  • Thuyết trình khách hàng
  • Biên bản họp
  • Báo giá
  • Hợp đồng
  • Hóa đơn và phiếu thu
  • Quản lý tồn kho

Bất cứ thứ gì có thể được sắp xếp thành một loạt các nhiệm vụ cụ thể đều có thể được tự động hóa. Thậm chí cả các nhiệm vụ hàng năm cũng có thể được sắp xếp nếu bạn nghiên cứu kỹ quy trình, và xóa bỏ các bước không cần thiết.

Cẩn thận đừng tự động hóa hay đi tắt ở những nơi không cần thiết. Bạn không muốn đi tắt để rồi nhận lại nhiều vấn đề hơn trong tương lai chứ hả?

4. Tiết kiệm tài nguyên

Như vị trí hành chính văn phòng mô tả phía trên, giúp nhà tuyển dụng của bạn tiết kiệm tiền biến bạn trở thành một nhân viên giá trị.

Nó không chỉ là về tiền đâu. Hoàn thành công việc đúng giờ, để bạn không phải làm việc ngoài giờ cũng được tính là tiết kiệm đấy.

5. Được thừa nhận là “Chuyên gia” trong một lĩnh vực cụ thể

Bạn có bao giờ nhận ra các công ty thường có một “anh chàng Excel”, “anh chàng IT” hay “Chuyên gia Facebook Ads”? Có đôi khi chuyên môn của họ không phải công việc chính, nhưng họ là những người được tìm đến khi ai đó cần giúp đỡ trong những công việc họ biết làm.

Trở thành chuyên gia trong một công việc có thể tăng sự đóng góp của bạn cho công ty, còn tuyệt hơn nữa nếu bạn giúp mọi người trong công việc của họ. Nếu bạn giúp đỡ mọi người, họ sẽ lan truyền tiếng tốt về bạn và sự đóng góp của bạn không còn giới hạn trong những việc bạn làm, mà mở ra một vùng rộng lớn những người bạn đã hỗ trợ.

Ví dụ, là copywriter gạo cội của công ty, nghệ thuật ngôn ngữ của bạn có thể giúp phòng HR viết ra những quảng cáo tuyển dụng tốt hơn, hoặc giúp phòng hành chính viết các ghi chú công ty hấp dẫn và rõ ràng hơn. Giúp đỡ nhân viên phòng ban khác cũng giúp phát triển mạng lưới của bạn, để bạn có thể tin cậy họ khi bạn cần sự giúp đỡ của họ trong tương lai.

Ví dụ về một vài kỹ năng bạn có thể học, hữu dụng trong nhiều vai trò khác nhau:

  • Excel có thể giúp ích trong mọi thứ từ việc tạo một hệ thống tính tiền tốt hơn cho tới quản lý sản phẩm tồn kho tốt hơn.
  • Photoshop có thể giúp nhà tuyển dụng thiết kế brochure và các tài liệu marketing đẹp hơn.
  • Thiết kế web rất tuyệt cho những người làm việc tại các công ty nhỏ, không có đủ ngân sách để thuê ngoài việc này, hoặc thuê một nhân viên phát triển web toàn thời gian. Bạn không cần phải học lập trình để tạo ra một trang web đẹp lộng lẫy.
  • Mạng xã hội, đừng để nhà tuyển dụng của bạn bị qua mặt về mạng xã hội. Tạo các tài khoản trực tuyến cho họ nếu họ chưa có, hoặc đề nghị cập nhật chiến lược mạng xã hội của họ nếu họ chưa có đủ động lực.

Bạn cần thêm trợ giúp với các kỹ năng được liệt kê phía trên? Hãy xem qua các hướng dẫn này:

6. Giảm căng thẳng và khối lượng công việc cho quản lý của bạn

Bạn không làm điều này để xu nịnh. Bạn làm điều này để nhận được những dự án “trên mức thu nhập” hấp dẫn, và cho thấy rằng mình đủ khả năng để xử lý nhiều công việc hơn, chứng minh bạn đã sẵn sàng cho một trách nhiệm như vậy.

Tự nguyện làm nhiều việc hơn, thậm chí cả những việc ở mức kỹ năng hiện tại cũng đóng góp cho công ty.

Vì sao? Vì nó giải phóng quản lý của bạn để họ có thể hoàn thành nhiều công việc cấp cao hơn mà trước đây họ không thể, vì bị nhấn chìm trong những vấn đề thiếu quan trọng, nhưng gấp gáp hơn. Đôi khi, những nhiệm vụ này bao gồm việc điền giấy tờ xin nghỉ, nhận phúc lợi, và nhận lương. Lúc khác, nó có thể phức tạp hơn chút, như tìm hiểu thông tin cho một buổi thuyết trình mà họ phải hoàn thành trong tuần. Cho dù nó có là gì, sếp của bạn sẽ biết ơn bạn lắm khi giúp họ dỡ bỏ bớt gánh nặng công việc.

Những điều tốt này sẽ trở nên hữu dụng khi kỳ đánh giá năng lực hàng năm đến gần.

7. Giải quyết vấn đề

Chả ai thích mấy kẻ phàn nàn. Chuyện chỉ trích một sản phẩm hay dịch vụ mới thì quá dễ, chuyện phàn nàn về tài nguyên hay giao thức của bạn trong cong việc còn dễ hơn. Tuy nhiên, chỉ một vài nhân viên dành thời gian để tìm hiểu xem liệu có thể làm gì để cải thiện tình hình.

Lần tới gặp vấn đề, hãy dành thời gian nghiên cứu 2 đến 3 giải pháp khả thi rồi tạo ra một kế hoạch hành động cụ thể cho mỗi giải pháp đó, để bạn có thể trình bày chúng cho sếp nghe. Bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của quản lý và giải quyết một vấn đề cho đội nhóm, thậm chí nếu chỉ một trong số ý tưởng đạt hiệu quả.

Nếu điều này xảy ra nhiều lần, bạn sẽ được nhìn nhận như người giải quyết vấn đề cho nhóm, và sớm thôi, sếp của bạn sẽ muốn có ý kiến cũng như sự giúp đỡ của bạn trong các dự án lớn hơn.

5 Ví dụ về việc tạo thêm giá trị trong những công việc khác nhau

1. Chuyên gia IT và tư vấn

Các công ty IT và tư vấn thường có quá nhiều giấy tờ vì họ xử lý nhiều dự án khác nhau cùng lúc. Thậm chí cả các giấy tờ dự án đã hoàn thành cả năm trước cũng cần được lưu trữ phòng khi có vấn đề - hoặc nếu một đoạn mã hay tính năng trong đó trở nên hữu dụng trong một dự án tương lai tương tự. Đôi khi một quy trình được cập nhật nhưng giấy tờ thì không.

Tất cả những thông tin này khiến nhân viên mới hoặc nhân viên ngoài kỹ thuật khó tìm thấy thứ họ cần. Để tránh điều này, bạn có thể tạo một hướng dẫn nhanh hay danh sách chủ về giấy tờ chung quanh một sản phẩm, khách hàng hay công việc cụ thể. Bạn thậm chí không cần liệt kê tất cả thông tin trong hướng dẫn mình tạo ra. Chỉ cần viết một mô tả ngắn cho mỗi quy trình, và thêm đường link dẫn đến giấy tờ đó trong database là đủ.

Thậm chí nếu công ty của bạn không có quá nhiều giấy tờ, bạn vẫn có thể tạo thêm giá trị bằng cách giữ các dự án, ghi chú họp, hướng dẫn sãn phẩm và mô tả công việc sắp xếp ngăn nắp với sự giúp đỡ của các công cụ này:

  • Slack – giữ tất cả các cuộc hội thoại nhóm trong cùng một địa điểm.
  • Zipline – giao tiếp trung ương hóa, và theo dõi danh sách phải làm cho doanh nghiệp bán lẻ
  • Trello – công cụ hoàn hảo nếu bạn dùng phương thức Kanban
  • PracticePanther – một phần mềm quản lý chuyên dụng cho luật sư, nơi họ có thể xem các vụ việc đang diễn ra, tính tiền cho thân chủ, và phân quyền các công việc trong một mạng lưới bảo mật
  • Basecamp – tập trung hóa tất cả các đoạn hội thoại, dự án, danh sách việc cần làm, deadline và file của nhóm.

2. Viết và sáng tạo

Belinda Weaver ở Copywrite Matters khuyến khích dùng một khung nội dung cho mọi dự án. Nó là một bản mẫu có chứa mọi thứ mà khách hàng có thể cần đến cho bản nội dung bạn đã nộp, và được thiết kế để giúp bản nội dung của bạn dễ đọc, dễ chỉnh sửa và dễ áp dụng hơn. Nó cũng khiến bạn nhìn chuyên nghiệp hơn nữa.

Những thứ có trong một khung nội dung điển hình:

  • Tên khách hàng
  • Tên dự án, danh mục cụ thể (ví dụ: nội dung website, trang chủ)
  • Người liên hệ
  • Ngày nộp và số phiên bản (ví dụ: 10/01/17 v1)
  • Ghi chú
  • Hướng dẫn chỉnh sửa
  • Bản chính thức

Là một copywriter, công ty thuê bạn ở kỹ năng tinh chỉnh ngôn ngữ, vì vậy, có đôi khi một câu trông đơn giản có thể khiến bạn tốn cả ngày suy nghĩ. Dùng phần ghi chú để giải thích lý do bạn dùng các câu như thế trong nội dung, và để nhắc nhở khách hàng rằng họ không chỉ trả tiền cho bạn vì những lời lẽ hoa mỹ.

Một vấn đề nữa mà một khung nội dung tốt giúp giải quyết là quy trình phản hồi. Một vài khách hàng chỉ nói “tôi không thích,” mà chẳng buồn cho bạn biết lý do. Là copywriter, hay bất cứ thể loại sáng tạo nào khác, kiểu phản hồi này chả có ích gì cho bạn cả.

Bạn phải cho khách hàng một framework để phản hồi. Các câu hỏi phía trên có thể giúp khách hàng nói rõ điều gì họ thực sự không thích trong nội dung của bạn. Nó cũng làm rõ rằng quy trình viết nội dung là một con đường 2 chiều cần những phản hồi được suy nghĩ kỹ.

Khung nội dung có thể được tùy chỉnh cho các công việc sáng tạo khác, như biên tập video hay thiết kế đồ họa. Thay vì nhúng các gạch đầu dòng và quy trình chỉnh sửa vào ảnh hay video mà bạn nộp, bạn có thể đính kèm nó vào mail của mình hay nộp một file độc lập với các thông tin này.

Gợi ý phản hồi mẫu cho người thiết kế:

  • Chủ đề màu sắc thế nào?
  • Kích cỡ hình ảnh thế nào? Tâm điểm của bức ảnh có được tập trung đủ không hay các yếu tố khác rời rạc so với nó?
  • Lợi ích của sản phẩm có được trình bày rõ ràng không?

3. Các công việc dịch vụ tuyến đầu

Ví dụ này áp dụng cho bất kỳ nhân viên nào đang làm việc trong các vai trò gặp mặt trực tiếp khách hàng về bán lẻ, du lịch và ngành dịch vụ ăn uống.

“Tạo ra trải nghiệm đúng” hay tuyệt vời, như một vài người thích gọi như thế, không dễ dàng chút nào. Nó không đơn giản như chuyện bật đúng loại nhạc hay chọn đúng loại ghế và bộ đồ ăn. Bạn cần thấu hiểu khách hàng.

Trong quyển sách The Shopping Revelation, giáo sư Barbara Khan của đại học Pennsylvania ca ngợi Costco và TJ Maxx, 2 nhà bán lẻ đã tạo ra một trải nghiệm mua sắm độc nhất vô nhị mà khách hàng của họ yêu mến.

Để nhấn mạnh khát vọng đó, TJ Maxx và Costco tạo ra một trải nghiệm kiểu “đi tìm kho báu” trong các cửa hàng của họ, khách hàng phải ghé qua thường xuyên vì các khuyến mãi thay đổi luôn. Khách hàng khao khát cảm giác hồi hộp tìm kiếm những khuyến mãi này trước khi sản phẩm được bán ra hay khuyến mãi lại thay đổi lần nữa.

Giờ thì có thể bạn không có đầu óc bán lẻ như của Costco, nhưng là một nhân viên tuyến đầu bạn có thể đề nghị một phiên bản quy mô nhỏ của ý tưởng này cho quản lý của bạn. Trong thực tế, chiến lược phía trên chỉ là một phiên bản diêm dúa hơn của “mua X tặng thêm quà” hay “mua X giảm giá 50%, số lượng có hạn” mà nhiều cửa hàng và nhà hàng thường làm.

4. Chuyên viên bán hàng

Một cuộc khảo sát năm 2017 của Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia cho biết rằng hơn một phần 3 người mua sắm thừa nhận rằng sự phóng khoáng cuối tuần của họ bị ảnh hưởng nhiều bởi các khuyến mãi.

Một trong những cách để tận dụng lợi thế này là báo cho khách hàng trước về các đợt khuyến mãi sắp tới để họ trở lại đúng ngày.

Là nhân viên bán hàng, bạn xây dựng lòng trung thành của khách hàng bằng cách giúp họ đạt được giá trị cao nhất với số tiền chi ra. Tin hay không cũng được, điều này bao gồm cả việc báo trước cho họ rằng sản phẩm họ thích sẽ giảm giá vào tuần sau, vì vậy họ có thể chờ để mua nó thay vì trả đủ giá bán lẻ ngay bây giờ. Cửa hàng có thể mất vài đô trước mắt nhưng bạn sẽ lấy lại nhanh chóng khi khách hàng đó nói với bạn bè về đợt khuyến mãi, và tiếp tục mua sắm ở cửa hàng của bạn trong một tương lai đã định trước vì họ biết bạn không cố chặt chém họ.

5. Kỹ sư phần mềm

Hãy viết và duy trì những dòng mã theo mô đun. Đừng khiến cho mã lệnh của bạn phức tạp. Kỹ sư phần mềm Engineer Ian Peter Campbell đăng câu trả lời này cho một câu hỏi trên Quora về việc kỹ sư phần mềm có thể tạo thêm giá trị bằng cách nào.

“Càng dễ trích xuất các đoạn mã để dùng ở đâu đó khác trong các ứng dụng hay công cụ khác của công ty, hoặc càng dễ kéo ra một đoạn mã cũ để thay thế nó với thứ gì đó hot hơn, bạn càng tạo ra nhiều giá trị.”

Mã lệnh phức tạp, anh nói thêm, sẽ chẳng có ích cho kỹ sư tiếp theo làm việc trên chương trình của bạn. Mã lệnh của bạn có thể ngốn hàng đống tiền của công ty vì nó cần thời gian để tìm hiểu.

Việc tuyển dụng của bạn là một mối quan hệ thương mại

Là một nhân viên, bạn là nhà cung cấp dịch vụ và nhà tuyển dụng là khách hàng của bạn. Người cung cấp dịch vụ thành công luôn tìm kiếm nhiều cách để mang thêm giá trị cho khách hàng của họ. Họ cố gắng nâng cấp bán hàng, bán hàng chéo, và thêm giá trị bất kỳ khi nào có thể, có nghĩa là họ bước ra khỏi vị trí của mình để chịu nhiều trách nhiệm hơn, vì họ biết đó là cách tốt nhất để giữ khách hàng.

Nếu bạn muốn được thăng chức, tăng lương, hoặc thậm chí là một dự án mới để làm đẹp lý lịch, bạn cần phải bước ra. Hãy khởi đầu bằng cách học hỏi cách thức để tạo thêm giá trị cho công ty của bạn ngay hôm nay.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.