Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

How to Filter & Block Unwanted Emails (Spam) in Gmail

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked
How to Customize Your Gmail Interface Look With Themes

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)


Bạn nhận được hàng tá, có thể hàng trăm các thư email mỗi ngày. Nhưng không phải trong tất cả những thư mà bạn nhận được là có ích và mong muốn. May mắn thay, Gmail có trang bị một hệ thống quản lý thư rác khá tốt. Ngay cả như vậy, thì cũng có những lần bạn nhận được những tin nhắn không mong muốn.

Nó có thể là những thư nằm trong danh sách của một dự án cũ, mặc dù đã yêu cầu loại bỏ. Nó có thể là ai đó mà bạn quen đã gởi các tin nhắn quấy rối cho bạn. Hoặc có thể, bạn vừa mới đăng ký nhận một thư mà bạn không còn muốn nhận nữa. Có thể, những tin nhắn không mong muốn là tin rác - tin nhắn từ một người hoàn toàn xa lạ.

Sẽ không có vấn đề gì, nếu bạn nhận được những thư không mong muốn và bạn có thể sử dụng những bước sau để quản lý hoặc loại trừ những thông điệp không mong muốn này. Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích cách khóa và tạo bộ lọc thư trong Gmail.

Tại sao bạn nhận được những thư không mong muốn

Có hai nguồn cơ bản:

  • danh sách liên hệ bạn biết (hoặc đã biết)
  • danh sách liên hệ mà bạn không biết

Những thông điệp không mong muốn từ những người mà bạn biết (hoặc đã biết) có thể xảy ra khi mà bạn nghỉ việc hoặc tạm dừng một dự án. Thông thường, địa chỉ thư điện tử của bạn nằm trong danh sách được liệt kê được liên kết với công việc hoặc dự án. Ví dụ, sau khi tôi rời khỏi công việc hợp tác thì vẫn nhận được thư có liên quan về công việc đó.

Một năm sau khi rời khỏi công việc, tôi ngạc nhiên khi nhận được một thư mời hội nghị thường niên của họ. Họ không thực sự muốn tôi tham dự, vì tôi đã nghỉ việc những năm trước khi còn là nhân viên. Những người tổ chức hội nghị vẫn còn để tên tôi trên danh sách email của họ.

Thỉnh thoảng, bạn nhận những thư không mong muốn từ những người mà bạn không biết. Những người phát tán tin nhắn rác có thể có được địa chỉ thư điện tử của bạn thông qua nhiều phương pháp. Sau đây là một vài phương pháp:

  • Suy đoán - Họ có thể sử dụng một thuật toán để tạo ra một địa chỉ thư điện tử. Sau đó họ gửi cùng một nội dung đến mỗi địa chỉ thư điện tử được tạo ra.
  • Hacking - Đôi khi danh sách bảo mật bị hack và các chi tiết bị rò rỉ, bao gồm địa chỉ email.
  • Mua địa chỉ mail - Một số công ty bán các danh sách địa chỉ email. Thường những danh sách này được tạo ra khi bạn tham gia một khuyến mãi miễn phí.
  • Scraping - Những người gửi thư rác có thể sử dụng một công cụ để tìm kiếm trên web đối với các địa chỉ email được đăng trực tuyến. Sau đó, họ gửi thư rác đến địa chỉ mà họ đã tìm thấy.

Gmail đã có sẵn một số bộ lọc thư rác khá mạnh mẽ. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các kỹ thuật dưới đây, khả năng nhận một thư không mong muốn càng giảm nhiều hơn. 

Cyberbullying là gì?

Phần này sẽ không hiểu được nếu không có một mô tả ngắn về cyberbullying. Đây là ba bước để thực hiện nếu bạn nhận được một thư đe dọa:

  1. Lưu lại chứng cứ - Nếu bạn nhận được một thư điện tử đe dọa, đừng xóa nó. Bạn cần phải lưu các tin nhắn như là bằng chứng về những gì đang xảy ra. Hãy tạo một thư mục hay nhãn và lưu trữ những tin nhắn đó.
  2. Báo cáo tin nhắn - Việc hăm dọa trên mạng nên được báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến biết. Nếu người gửi sử dụng Gmail, bạn có thể báo cáo chúng qua liên kết của họ. Nếu những mối đe dọa được tạo ra liên quan đến việc vi phạm luật.
  3. Chặn người gửi - Nếu họ đang ở trên danh sách liên lạc của bạn thì nên loại bỏ chúng. Chặn những tin nhắn của họ trong tương lai.

Để tìm hiểu thêm về cyberbullying, nó là gì và làm thế nào để ngăn chặn nó, hãy vào trang Bộ y tế và dịch vụ nhân sinh -Hoa Kỳ, StopBullying.gov.

1. Cách lọc thư từ một người gửi

Không khó khăn để tìm hiểu làm thế nào để tạo bộ lọc hay chặn email trong Gmail. Bạn có thể ngăn không cho một người dùng cụ thể gởi tin nhắn đến bạn. Bạn có thể chặn tin nhắn của họ, hoặc gửi tin nhắn của họ thẳng vào một thư mục. Dưới đây là cách để chặn một địa chỉ email trong Gmail.

Phương pháp 1. Làm thế nào để chặn các thư từ người gửi

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét cách tạo một bộ lọc trong Gmail để chặn tin nhắn từ một người thông qua địa chỉ email. Bắt đầu với một thư được mở từ người gửi bạn muốn chặn. Trong trường hợp này, tôi không còn muốn nhận các báo cáo trạng thái.

Down arrow next to message
Nhấp vào mũi tên để hiển thị các trình đơn thả xuống.

Nhấp vào mũi tên phía trên bên phải của màn hình. Một trình đơn thả xuống hiện ra.

Drop-down menu to Block unwanted emails in Gmail
Chọn Block để chặn địa chỉ email trong Gmail.

Chọn Block "Sender Name". Một tin nhắn xác nhận sẽ hiển thị chỉ ra rằng các thư tương lai từ người gửi này sẽ được đánh dấu là thư rác. Thư rác sẽ được gửi đến thư mục Spam của bạn. Nhấp vào nút Block thông báo xác nhận.

Để bỏ chặn người gửi, mở lại trình đơn thả xuống.

Unblock option
Nhấp vào tùy chọn Unblock để hủy chặn địa chỉ email trong Gmail.

Lần này các tùy chọn trình đơn ghi là Unblock "Sender Name. Chọn Unblock "Sender Name". Một tin nhắn xác nhận sẽ hiển thị chỉ ra rằng các thư tương lai từ người gửi này sẽ xuất hiện trong hộp thư của bạn. Nhấp vào nút unblock trong thông báo xác nhận.

Phương pháp 2. Tự động lọc tin nhắn từ người gửi 

Hãy xem cách tạo bộ lọc email  tự động trong Gmail. Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc để gửi thư từ một người gửi đã chỉ định đến một nhãn nào đó (thư mục). Ví dụ, tôi muốn lọc tất cả các thư từ một cựu nhân viên, do đó chúng sẽ tự động đi đến nhãn đã chỉ định. Dưới đây là cách làm.

Bắt đầu mở Gmail.

Down arrow in search bar in Gmail
Hộp Advanced Search xuất hiện.

Nhấp chọn mũi tên bên phải Gmail search bar để hiển thị hộp Advanced Gmail search.

Advanced search box with Create filter option
Khi hoàn tất, nhấp chọn liên kết Create filter with this search.

Gõ tên của người gửi tin nhắn mà bạn muốn lọc trường From. Bạn có thể tạo ra những đặc tính với bộ lọc của bạn bằng cách xác định nhiều thông tin vào các trường khác. Khi bạn nhập thông tin xong, nhấp chọn liên kết Create filter with this search. Hộp Create filter xuất hiện.

Create filter box
Chọn một tùy chọn và nhấp chọn nút Create filter.

Hộp này sẽ hỏi bạn muốn làm gì với mỗi tin nhắn mà mỗi thư đáp ứng tiêu chí bạn xác định trong hộp Advanced Gmail search.

Lưu ý một số tùy chọn: chẳng hạn như Delete it và Skip the Inbox, sẽ loại bỏ những tin nhắn này ra khỏi hộp thư Gmail của bạn. Tùy chọn Delete it, trong đó, sẽ loại bỏ tin nhắn không mong muốn từ một người gửi kể cả hộp thư đến và thư mục Spam.

Hôm nay chúng tôi sẽ chọn gửi các tin nhắn được chỉ định đến một nhãn tôi tạo ra gọi là Former Employees.

Đánh dấu vào ô bên cạnh tùy chọn Apply the label. Nhấp chọn mũi tên trong hộp Choose label. Một trình đơn thả xuống sẽ hiển thị các nhãn có sẵn.

Choose label drop-down menu
Chọn một nhãn. Nhấp vào nút Create filter để tạo ra một bộ lọc những thư không mong muốn khỏi hộp thư của bạn.

Nhấp vào nhãn mà bạn muốn lưu các tin nhắn từ một người gửi cụ thể, trong này trường hợp là Former Employees. Nhấp Create filter để tạo bộ lọc. Một thông báo hiển thị ở trên cùng của hộp thư của bạn Your Filter was created. Tìm hiểu thêm.

Tất cả tin nhắn từ người gởi đã chỉ định sẽ được dán nhãn và dễ dàng tìm thấy. Sử dụng biểu tượng Move To (giống như một thư mục) để loại bỏ những tin nhắn từ tab Primary, vì vậy bạn không nhìn thấy chúng được.

Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng tiện ích tìm kiếm của Gmail, hãy xem xét hướng dẫn này:

2. Cách chặn nhóm email không mong muốn

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tìm thấy chính mình trên một danh sách email mà bạn không còn muốn hiển thị trên đó nữa. May mắn thay, hầu hết các nước đều có luật chống thư rác, yêu cầu người gửi phải cung cấp một cách cho người nhận để có thể chọn lựa cách nhận mail trong tương lai. Để tìm hiểu thêm quy định về email, hãy xem xét xu hướng 4 trong bài viết này:

Bước 1. Cách tìm các thư đã đăng ký bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm

Có thể khó khăn để tìm những tin nhắn đã đăng ký. Đó là vì nó có khả năng lẫn vào một số thư mục hoặc nhãn. Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm của Gmail để tìm tất cả các thư với các liên kết hủy bỏ đăng ký.

Mở hộp thư Gmail, gõ "unsubscribe" trong hộp tìm kiếm ở trên cùng của màn hình.

Use Gmail Search box to find unsubscribe emails
Gõ "unsubscribe" trong hộp tìm kiếm của Gmail để tìm thư mục đăng ký.

Nhấp vào biểu tượng Search bên cạnh hộp tìm kiếm (hình dạng giống như một kính lúp) để tìm kiếm. Một danh sách tất cả các thư có chứa một liên kết hủy bỏ đăng ký sẽ xuất hiện.

Search Gmail to find email subscriptions
Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm để tìm thư điện tử đăng ký.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu ngừng nhận tin nhắn.

Bước 2. Làm thế nào để hủy đăng ký nhận tin nhắn

Trong Gmail, bạn có một số phương pháp cho ngừng nhận các bản tin và các danh sách thư khác:

  1. Sử dụng liên kết hủy bỏ đăng ký thư -  Bạn có thể di chuyển đến dưới cùng của email và nhấp vào liên kết hủy bỏ đăng ký. (Chức năng này cũng giống như trên nền tảng email khác). Hạn chế của cách này là buộc bạn phải di chuyển qua tin nhắn để tìm các liên kết.
  2. Sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail - Gmail phát hiện khi email có một liên kết hủy bỏ đăng ký. Một liên kết hủy bỏ đăng ký sẽ hiển thị ở trên cùng của Gmail, bên cạnh tên của người gửi.

Cùng kiểm tra những phương pháp này.

Phương pháp 1. Tìm liên kết hủy bỏ đăng ký

Trong hầu hết các liên kết hủy bỏ đăng ký email là ở dưới cùng của email. Đây là liên kết hủy bỏ đăng ký ở dưới cùng của một bản tin email tôi nhận được từ Envato.

Unsubscribe link emal newsletter example
Nhấp vào liên kết hủy bỏ đăng ký để bỏ đăng ký từ email.

Một khi bạn xác định vị trí liên kết hủy bỏ đăng ký vào email bạn muốn chấm dứt, nhấp vào nó và làm theo gợi ý.

Phương pháp 2. Sử dụng tính năng hủy bỏ đăng ký của Gmail

Gmail có thể phát hiện một nút hủy bỏ đăng ký ở dưới cùng của email. Khi điều này xảy ra, nó sẽ hiển thị một liên kết hủy bỏ đăng ký ở trên cùng của thư điện tử bên cạnh địa chỉ email của người gửi. Dưới đây là cách hủy bỏ đăng ký của Gmail của xuất hiện trên email chúng tôi đã xem ở trên.

Unsubscribe link at top of Gmail
Nhấp vào liên kết Unsubscribe để bỏ đăng ký khỏi các email trong Gmail.

Để hủy đăng ký email, nhấp vào liên kết Unsubscribe. Theo các gợi ý, yêu cầu bạn xác nhận quyết yêu cầu bạn xác nhận quyết định của bạn.

3. Cách báo cáo tin nhắn rác

Gmail đã viết các thuật toán phức tạp để chuyển những tin nhắn đến thư mục thư rác. Dưới đây là một số ví dụ về các loại tin nhắn đi trực tiếp vào thư mục thư rác:

  • Các tin nhắn không có nội dung
  • Các tin nhắn xuất hiện mang danh nghĩa các công ty nổi tiếng, nhưng không phải.
  • Các tin nhắn xuất hiện lừa đảo về thông tin cá nhân hoặc tài chính (sẽ nói thêm ở phần sau)

Google có một danh sách đầy đủ các loại email mà chúng được xem là thư rác trên trang hỗ trợ của họ.

Dưới đây là cách chặn thư rác trong Gmail.

Bước 1. Làm thế nào để đánh dấu thư như là thư rác

Bạn có thể đánh dấu thư không mong muốn như là thư rác. Việc làm này giúp Gmail "nắm" những loại email bạn xem là thư rác. Dưới đây là cách để đánh dấu là thư rác.

Bắt đầu mở hộp thư Gmail. Đừng mở thư nghi ngờ là thư rác. Thay vào đó, hãy nhấp vào hộp kiểm bên cạnh thư. Sau đó nhấp vào biểu tượng Report Spam phía trên tin nhắn của bạn.

Report Spam icon in Gmail
Nhấp vào biểu tượng Report Spam để báo cáo một tin nhắn và gửi nó vào thư mục thư rác.

Thư được gửi đến thư mục thư rác của bạn. Hành động của bạn cũng cung cấp phản hồi cho bộ lọc thư rác Gmail.

Bước 2. Truy xuất thư từ thư mục thư rác

Nếu bạn muốn truy xuất thư từ thư mục thư rác mà bạn vô tình gửi đi, đây là cách làm điều đó.

Bắt đầu mở Gmail. Nhấp vào thư mục Spam trong danh sách thư mục ở bên trái.

Spam folder
Để chọn một tin nhắn, hãy nhấp vào hộp kiểm bên cạnh.

Mở thư mục Spam, tìm thư bạn muốn lấy lại. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh thư. Nhấp vào nút Not spam trên các tin nhắn.

Click the not spam button to move a message out of the Spam foloder
Nhấp vào nút Not spam để lấy các thư đã chọn từ thư mục Spam .

Một thông báo hiển thị xác nhận rằng thư đã được bỏ đanh dấu là thư rác và di chuyển trở lại hộp thư đến.

4. Cách báo cáo việc lừa đảo và giả mạo tin nhắn

Đó là một loại đặc biệt của tin nhắn rác mà nó có hại. Đây là những tin nhắn lừa đảo và giả mạo.

Một tin nhắn lừa đảo có nội dung như lời mời nhưng không phải vậy. Một tin nhắn giả mạo thì tinh vi hơn. Nó sử dụng email để thu thập thông tin cá nhân hay tài chính của bạn.

Một ví dụ về thư lừa đảo là một thông điệp rằng tuyên bố bán một sản phẩm. Nếu bạn mua sản phẩm thông qua một liên kết trong thông báo và không bao giờ nhận được nó (hoặc nhận được một cái gì đó khác so với cam kết trước đó) tin nhắn đó có thể là một lừa đảo.

Thư giả mạo thường xuất hiện từ một nguồn có uy tín như là một cơ quan chính phủ hoặc một tổ chức tài chính. Chẳng hạn như là tin nhắn từ ngân hàng của bạn yêu cầu bạn nhấp vào một liên kết và nhập số tài khoản.

Trong hầu hết các quốc gia, email lừa đảo là bất hợp pháp. Đó cũng là một sự vi phạm hầu hết về điều khoản sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp mạng internet và chính  sách của Google. Bạn có thể báo cáo thư lừa đảo đến Gmail bằng cách sử dụng mẫu đơn này.

Bạn cũng nên báo cáo email gian lận đến các cơ quan chức năng. Báo cáo gian lận nhằm ngăn chặn người khác trở thành nạn nhân. Ở Hoa Kỳ, bạn có thể liên hệ với Ủy ban Thương mại liên bang (FTC) bằng cách sử dụng FTC Complaint Assistant. Tại Vương Quốc Anh, sử dụng các liên kết trên trang web này.

Tóm lại

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn không cần phải lo lắng về email không mong muốn.

Bạn có thể làm giảm số lượng thư không mong muốn nhận được bằng cách sử dụng chức năng lọc và ngăn chặn của Gmail. Bạn cũng có thể làm giảm thiểu tình trạng bị lừa đảo và đánh cắp email mà bạn nhận được, nếu bạn biết bạn làm gì.

Biết làm thế nào để ngăn chặn thư rác trong Gmail và làm thế nào để lọc hoặc chặn các tin nhắn không mong muốn khác là một phần quan trọng làm cho Gmail của bạn an toàn hơn. Nó cũng giúp Gmail của bạn sắp xếp hộp thư, vì vậy bạn có thể làm việc có năng suất trong Gmail, chỉ phản hồi lại những email mà bạn muốn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về bảo mật máy tính, hãy xem lại những hướng dẫn:

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách làm việc với Gmail, hãy bắt đầu từ làm quen đến sử dụng hầu hết các tính năng sản phẩm, sau đó tìm đến nhiều phần khác tại Ultimate Beginner Guide to Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.