Advertisement
  1. Business
  2. Careers

Hướng dẫn chuẩn bị cho Phỏng vấn trên điện thoại

by
Read Time:10 minsLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Domin Vo (you can also view the original English article)

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc gần đây, có thể bạn đã biết rằng hình thức phỏng vấn qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. Những gì bạn có thể chưa biết là làm thế nào để chuẩn bị đúng cách cho một cuộc phỏng vấn điện thoại.

Trong hầu hết các cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn không thể thấy người phỏng vấn của bạn và họ cũng không thể nhìn thấy bạn. (Mặc dù các cuộc phỏng vấn qua FaceTime và Skype ngày càng phổ biến) Nhưng ngay cả khi không gặp trực tiếp với họ, bạn vẫn có thể tạo tác phong chuyên nghiệp với người phỏng vấn.

Phone InterviewPhone InterviewPhone Interview
Chuẩn bị chu đáo cho một buổi phỏng vấn qua điện thoại (Nguồn ảnh)

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại rất giống với chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn trực tiếp, nhưng có một số khác biệt quan trọng. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn cách chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Chúng tôi cũng sẽ đi qua các bước chuẩn khi phỏng vấn qua điện thoại và cung cấp một số mẹo phỏng vấn qua điện thoại khác mà bạn có thể sử dụng trước, trong và sau cuộc phỏng vấn.

Tại sao các công ty lại phỏng vấn qua điện thoại?

Bạn có thể tự hỏi tại sao các công ty sử dụng điện thoại phỏng vấn. Có một vài lý do khiến doanh nghiệp có thể sử dụng cuộc phỏng vấn qua điện thoại thay vì cuộc phỏng vấn mặt đối mặt. Dưới đây là ba lý do có thể:

  1. Để phỏng vấn sơ bộ. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phỏng vấn trên điện thoại để sàng lọc các ứng viên. Nếu mục đích của cuộc phỏng vấn là để thu hẹp số lượng ứng viên được xem xét, bạn sẽ được hỏi một số câu hỏi cơ bản. Based on your answers, the company will eliminate you from their pool of prospective candidates or pass you on to the next round of interviewing.
  2. Do khoảng cách. Làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến. Ngay cả đối với các vị trí nội bộ, công ty có thể muốn xem xét tuyển các ứng cử viên ở ngoài khu vực địa lý của họ, những người buộc sẽ phải di dời nếu được nhận vào. Phỏng vấn qua điện thoại là một cách lý tưởng để phỏng vấn những ứng cử viên tiềm năng ở xa. Thêm vào đó, phỏng vấn bằng điện thoại mở rộng số lượng ứng viên có thể được xem xét.
  3. Để kiểm tra kỹ năng trò chuyện trên điện thoại của bạn. Nhiều vị trí yêu cầu liên lạc với khách hàng qua điện thoại. Nếu vị trí bạn đang được cân nhắc là một trong số đó, nhà tuyển dụng có thể muốn tiến hành cuộc phỏng vấn qua điện thoại để đảm bảo rằng kỹ năng nói chuyện trên điện thoại của bạn là phù hợp với công việc. Những ứng cử viên không có kỹ năng trò chuyện trên điện thoại tốt hoặc không chuyên nghiệp có thể nhanh chóng bị loại.

Cho dù lý do của cuộc phỏng vấn qua điện thoại này là gì, điều quan trọng là rằng bạn phải thật nghiêm túc. Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể quyết định bạn có được thuê hay không.

Bây giờ, hãy tìm hiểu sâu hơn về những thứ giúp bạn tăng cơ hội nhận được công việc.

Trước cuộc phỏng vấn: Cách chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại

Bạn nên chuẩn bị một cách cẩn thận cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại này như là phỏng vấn trực tiếp. Để giúp bạn thành công hơn, tôi có vài mẹo nho nhỏ sau đây:

1. Có một bản lý lịch thật chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm việc, một bản sơ yếu lí lịch rõ ràng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giành được ấn tượng tích cực từ người tuyển dụng. Nó có thể giúp bạn nhận được cuộc phỏng vấn qua điện thoại và các cuộc gặp mặt khác. Làm một CV xin việc bắt mắt không phải là quá khó nếu bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ đúng cách. Tìm hiểu làm thế nào để cá nhân hoá một bản mẫu sơ yếu lý lịch theo hướng dẫn này:

Tại Envato ElemetsGraphicRiver, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều các mẫu sơ yếu lý lịch mẫu có thể tuỳ chỉnh theo ý muốn cá nhânc. Hãy tham khảo tại bài viết này vài ý tưởng hay ho nhé.

2. Tìm hiểu kỹ càng về công ty bạn sắp được phỏng vấn

Bạn không nên tham gia cuộc phỏng vấn trong khi ban không biết bất kì điều gì về công ty đó cả. Và phỏng vấn qua điện thoại cũng không ngoại lệ.

Tìm hiểu tất cả mọi thứ bạn có thể về công ty trước khi phỏng vấn. Dưới đây là một số bước tìm hiểu bạn nên làm:

  • Truy cập vào trang web của công ty. Đọc tất cả bài viết blog gần đây. Xem những sản phẩm đang được bán trên trang web (nếu có). Hãy tham khảo phần giới thiệu trang để biết thêm về công ty.
  • Kiểm tra trên LinkedIn. Giám đốc điều hành tại hầu hết các công ty quy mô lớn đều có thể được tìm thấy trên LinkedIn. Nhìn vào hồ sơ của những người đang quản lý các doanh nghiệp để tìm hiểu thêm về văn hóa của công ty.
  • Nói chuyện, tham khảo ý kiến với những người có trong danh bạ của bạn. Trong khi bạn đang trên LinkedIn, hãy kiểm tra xem nếu có người nào đó có trong danh bạ của bạn, đang làm việc tại công ty, hoặc đã từng làm ở đó. Nghe ý kiến của người đã từng làm và đang làm tại công ty đó giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan về công ty đó.
  • Tham khảo trên mạng xã hội. Hầu hết các công ty lớn đều phương tiện truyền thông xã hội. Xem qua các tài khoản truyền thông xã hội của họ sẽ giúp bạn tìm hiểu nhiều hơn về công ty và cách họ tương tác với công chúng.
  • Tìm kiếm tin tức. Nếu như gần đây công ty đó có xuất hiện trên một bản tin, thì bạn - một nhân viên tiềm năng, bạn nên biết lý do tại sao. Sử dụng công cụ tìm kiếm, các bộ lọc để tìm các bài báo gần đây hoặc xa hơn của công ty.

Bạn càng tìm hiểu công ty, bạn sẽ hiểu hơn về cách vận hành, văn hoá công ty, bạn sẽ có sự chuẩn bị chu đáo và nghiêm túc.

3. Luyện tập những câu hỏi dự đoán trước.

Nếu bạn không chắc những câu hỏi sẽ được hỏi, thì bạn hãy tham khảo những câu hỏi thông dụng. Hãy hỏi bạn bè, người quen, để chuẩn bị và tập dợt trước buổi phỏng vấn qua điện thoại.

Dưới đây là danh sách những câu hỏi thường gặp và câu trả lời khi tham gia phỏng vấn:

4. Hãy chắc chắn rằng bạn đang có thời gian để nói chuyện

Khi nhà tuyển dụng đặt lịch cho cuộc phỏng vấn của bạn, hãy chắc chắn rằng bạn đang có thể tham gia. Nếu bạn sử dụng điện thoại di động, hãy chắc chắn rằng pin đã được sạc và bật chuông để bạn không bỏ lỡ cuộc gọi. Nếu bạn đang làm việc khác, bạn nên đặt lời nhắc về cuộc phỏng vấn qua điện thoại ngay cả trong ngày nghỉ hoặc đi chơi của bạn.

Bạn sẽ cần một nơi yên tĩnh, thoải mái để trả lời điện thoại. Lý tưởng nhất, bạn nên thực hiện buổi phỏng vấn qua điện thoại khi bạn đang ở nhà. Nhưng tôi biết có những người vượt qua vòng phỏng vấn qua điện thoại khi họ đang đỗ xe bên đường. (Đừng bao giờ cố thực hiện cuộc phỏng vấn khi đang lái xe nhé)

5. Nói với mọi người bạn đang chờ một cuộc phỏng vấn

Nếu như bạn dự định thực hiện cuộc phỏng vấn đó ở nhà, hãy nói với mọi người trong gia đình, hoặc bạn cùng phòng của bạn rằng bạn đang chờ một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Nói với họ đừng mở nhạc quá lớn, hoặc gây tiếng ồn khi cuộc phỏng vấn đang diễn ra. Họ sẽ tránh làm gián đoạn cuộc gọi của bạn.

Ngoài ra, bạn nên tự mình trả lời khi tham gia phỏng vấn. Đừng nhờ vả ai đó trả lời giúp bạn.

6. Tin nhắn điện thoại của bạn phải thật chuyên nghệp

Khi bạn tìm việc, tin nhắn điện thoại phải chuyên nghiệp, nghiêm túc, cần nói rõ bạn là ai, trước khi cuộc điện thoại gọi tới. Đừng sử dụng những thứ mang tính hài hước hoặc gây khó chịu.

Trong khi tham gia phỏng vấn: Những mẹo cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại

Giờ thì bạn đã thực hiện xong một số thứ chuẩn bị cần thiết. Đã đến lúc dành thời gian cho buổi phỏng vấn. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng:

1. Hãy bắt máy một cách chuyên nghiệp, nghiêm túc

Cách bạn bắt máy cuộc gọi là điều rất quan trọng, vì đó là ấn tượng đầu tiên của người phỏng vấn về bạn. Hãy tạo cho mình một thói quen trả lời điện thoại nghiêm túc khi bạn đang tìm kiếm việc làm.

Buổi phỏng vấn qua điện thoại được xếp lịch trước, nhưng đôi khi các nhà tuyển dụng lại gọi một cách bất ngờ. Họ cũng có thể gọi vào những lúc không có lịch hẹn phỏng vấn để xác nhận hoặc thay đổi giờ hẹn phỏng vấn.

2. Hãy lịch sự 

Có một số quy tắc đặc biệt quan trọng cần bạn lưu ý khi tham gia cuộc phỏng vấn qua điện thoại, sau đây là danh sách vài quy tắc xử sự thông dụng mà bạn cần biết: 

  • Bắt máy một cách nhanh chóng. Cố gắng bắt máy trong vòng ba tiếng chuông reo trước khi người gọi trở nên mất kiên nhẫn. Khi cuộc phỏng vấn được lên lịch, hãy giữ điện thoại trong tay để bạn không lãng phí thời gian tìm kiếm nó.
  • Giới thiệu bản thân khi bạn trả lời. Người phỏng vấn cần biết họ có gọi đúng người hay không. Nếu như người gọi chưa giới thiệu bản thân là ai, bạn hãy hỏi họ để biết tên của họ.
  • Hãy tỏ ra thân thiện khi nói chuyên. Khi được phỏng vấn, bạn thường hay lo lắng và điều đó có thể biểu lộ qua giọng nói của bạn. Mẹo dành cho giọng bạn trở nên trong hơn, tự nhiên hơn là hãy cười khi bạn trả lời cuộc gọi.
  • Ghi lại chính xác tên người phỏng vấn bạn. Hãy lắng nghe khi họ giới thiệu bản thân. Chú ý tên họ phát âm như thế nào. Hãy gọi tên họ vài lần trong khi nói chuyện.
  • Hãy bình tĩnh. Nếu bạn không biến trả lời câu hỏi đó như thế nào, thì cũng đừng hoảng lên. Hãy trả lời kiểu như: " Tôi chưa sẵn sàng cho câu trả lời này, tôi có thể trả lời anh/chị sau được không?". Khi bạn nghĩ ra được câu trả lời phù hợp rồi, hãy quay lại nhé.
  • Cố gắng không để người phỏng vấn phải chờ bạn. Tránh làm gián đoạn cuộc phỏng vấn. Nếu bạn thực sự có việc và đành phải để người gọi chờ bạn, hãy xin lỗi và xin sự chấp nhận của họ. Và gọi lại cho người phỏng vấn nhanh nhất có thể nhé. 

Cách hành xử tốt lúc nào cũng để lại ấn tượng tích cực và giúp bạn vượt xa những ứng cử viên khác. 

3. Lắng nghe cẩn thận 

Khi người phỏng vấn nói, hãy lắng nghe thật kỹ. Cũng đừng ngắt lời người khác dù bạn biết họ định nói gì.

Bạn có thể dừng lại để suy nghĩ câu trả lời cho họ, nhưng đừng để họ đợi quá lâu. Nếu bạn chưa chắc chắn cho câu trả lời, hãy thừa nhận. Nói vài thứ như: "Tôi chưa bao giờ nghĩ về những điều này trước đây, nhưng đây là câu hỏi hay, tôi sẽ suy nghĩ kỹ hơn về nó."

4. Hãy nói rõ ràng, mạch lạc

Nói cả câu rõ ràng. Đừng vội vàng. Cũng đừng sử sụng quá nhiều từ lóng, từ địa phương. Người phỏng vấn bạn có thể ở vùng khác nhau trên thế giới, và không hiểu được từ địa phương bạn nói đâu.

Nhớ là họ đang phỏng vấn bạn qua điện thoại nên không thể thấy bạn đâu, họ không thể biết được khi bạn đồng ý bằng cách gật đầu như khi phỏng vấn trực tiếp. Họ cũng không đọc được những ngôn ngữ cơ thể của bạn.

5. Để sơ yếu lích lịch kế bên bạn

Người phỏng vấn có thể thắc mắc những điều trong CV- sơ yếu lý lịch của bạn. Nên hãy để nó kế bên để tiện việc theo dõi chúng. Làm một danh sách về những thông tin bạn có thể cần chúng, và để nó cạnh bạn khi được phỏng vấn. Đừng viết nó thành nhiều trang quá, sẽ không tiện cho bạn khi tìm kiếm thông tin.

6. Hãy hỏi họ về những điều bạn muốn biết

Quá trình phỏng vấn diễn ra theo hai hướng. Nó cũng là cơ hội cho bạn tìm hiểu thêm rằng thực sự công việc đó có thích hợp với bạn không. Vậy nên, đừng e ngại việc đặt câu hỏi cho họ. Hãy tham khảo những hướng dẫn này, biết đâu nó có thể truyền cảm hứng cho bạn nảy ra những câu hỏi thú vị cho người phỏng vấn. 

Sau cuộc phỏng vấn: Bạn nên làm gì khi cuộc phỏng vấn kết thúc? 

Dù cuộc phỏng vấn trên điện thoại của bạn đã qua rồi, nhưng nó vẫn chưa kết thúc đâu. Vẫn còn vài thứ nữa có thể giúp bạn được nhận vào làm việc. Dưới đây là hai việc nên làm: 

1. Gửi một tin nhắn cảm ơn

Một tin nhắn cảm ơn có thể giúp bạn bỏ xa những ứng cử việc khác. Mặc dù đây chỉ là việc đơn giản dễ làm, những có nhiều người họ không bận tâm tới, không coi trọng việc gửi một tin nhắn cảm ơn.

Bạn có thể gửi tin nhắn cảm ơn đó qua email, hoặc nếu bạn có địa chỉ của người phỏng vấn bạn, hãy gửi thư tay thật trang trọng. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn biết cách viết và gửi một email cảm ơn: 

2. Đừng Quên Gửi Mail Follow-up

Sẽ rất hay nếu bạn gửi một bức email follow-up sau cuộc phỏng vấn để hỏi xem bạn có được tuyển hay không. Vậy chờ bao lâu thì nên gửi email follow-up?

Giữ tập trung trong suốt cuộc phỏng vấn. Thông thường, người phỏng vấn sẽ cung cấp cho bạn một biết khi nào sẽ có kết quả tuyển dụng. Ví dụ như họ sẽ nói rằng: "Chúng tôi sẽ đưa ra quyết định vào cuối tuần này."

Nếu bạn đã có một thời gian cho các quyết định tuyển dụng, hãy cho họ một vài ngày thêm dù đã quá thời hạn đã thoả thuận trước khi bạn liên hệ với họ. Những quyết định hiếm khi đúng theo lịch trình và nó thường xuyên bị trì hoãn. Nếu bạn chưa có thời gian rảnh cho tới khi công ty tuyển xong người, nhiều chuyên gia khuyên rằng bạn nên chờ khoảng 2 tuần kể từ ngày phỏng vấn rồi mới gửi email follow-up.

Kết luận

Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn trên điện thoại sẽ vô cùng dễ dàng nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn đã sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn điện thoại và vận dụng tốt những quy tắc trên, bạn chắc chắn sẽ trúng tuyển. 

Ngay cả khi cuộc phỏng vấn trên điện thoại đã kết thúc, vẫn còn nhiều bước bạn cần phải làm để có thể trúng tuyển thành công. Chúc bạn may mắn tìm được việc làm mới!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.