Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

كيفية عمل نسخة احتياطية من جميع رسائل البريد الإلكتروني مايكروسوفت أوتلوك

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Retrieve Your Deleted or Archived MS Outlook Emails
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)

Arabic (العربية/عربي) translation by mohamed (you can also view the original English article)

إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا ، فأنت تعرف بالفعل مدى أهمية رسائل البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook. إنها طريقة تواصلك مع العملاء وقد تكون أيضًا طريقة تلقي الطلبات. تحتاج إلى التأكد من المعلومات الموجودة في حساب MS Outlook الخاص بك ونسخها احتياطيًا حتى لا تفقد أي معلومات أعمال حيوية. إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook لاحتياجاتك الشخصية ، مثل التواصل مع الأصدقاء وأفراد العائلة أو المدرسة ، فإن رسائل البريد الإلكتروني هذه مهمة أيضًا.

لا يفكر العديد من مستخدمي البريد الإلكتروني ، وحتى متخصصي الأعمال ، في مقدار المعلومات التي يقومون بتخزينها بالفعل في نظام البريد الإلكتروني الخاص بهم. لا يفكرون في كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلا بعد فوات الأوان وقد فقدوا بعض المعلومات بالفعل.

لا يجب أن تكون هكذا من أجلك. إذا كنت بحاجة إلى معرفة كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، فهذا البرنامج التعليمي مخصص لك. ستتعرف على طرق مختلفة للنسخ الاحتياطي في Outlook تتراوح من كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى كيفية حفظ بريد إلكتروني بتنسيق Outlook PST والمزيد. سنناقش أيضًا كيفية عمل نسخة احتياطية من بيانات MS Outlook الأخرى مثل معلومات الاتصال والمزيد. وأخيرًا ، ستتعرف على بعض وظائف MS Outlook الإضافية التي يمكنها مساعدتك على النسخ الاحتياطي لرسائل Outlook الإلكترونية.

دليل Inbox Zero Mister (تنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني)

قبل الذهاب في تعلم كيفية استخدام Microsoft Outlook ، تأكد من الحصول على الكتاب الإلكتروني المجاني: الدليل النهائي لإتقان Inbox Zero. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

Inbox Zero Mastery Free ebook

1. لماذا أنت في حاجة الى النسخ الاحتياطية

قد لا تفكر في النسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني في MS Outlook ، ولكن يجب عليك ذلك. ماذا لو فقدت إمكانية الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني؟ سيتم اختفاء جميع معلومات البريد الإلكتروني المخزنة في حسابك. إذا كنت تستخدم حساب البريد الإلكتروني في Outlook للنشاط التجاري ، فأنت لا تريد حدوث ذلك

الأكثر شيوعًا هو أن الأشخاص يفقدون إمكانية الوصول إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بهم عند نسيان كلمة المرور. بالطبع ، عادة ما تكون هناك خطوات يمكنك اتخاذها لاستعادة الوصول إلى بريدك الإلكتروني ، ولكن يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.

السبب الآخر الذي يفقد الأشخاص حق الوصول إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بهم هو أن حساباتهم قد تم اختراقها. إذا تم اختراق حساب البريد الإلكتروني في Outlook ، فقد يكون من الصعب عليك الوصول مرة أخرى. إذا حدث ذلك وكنت قد حصلت على ملف نسخ احتياطي لبرنامج Outlook ، فعلى الأقل ستحصل على بيانات بريدك الإلكتروني التي قمت بنسخها احتياطيًا.

لا تنس نسخ رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية على حدة. تحتوي بعض رسائل البريد الإلكتروني على معلومات حيوية لنشاطك التجاري: عقد ، أو اقتراح ، أو حتى فاتورة. ستحتاج إلى اتخاذ إجراءات إضافية للتأكد من حصولك على نسخة احتياطية إضافية من أي رسائل إلكترونية تحتوي على مستندات أو مناقشات مهمة. سنوضح لك بالضبط كيفية القيام بذلك في الخطوات التالية.

2. كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook بسرعة (فيديو)

تعلم كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook بسرعة باستخدام ملفات PST في هذا الفيديو القصير:

3. كيفية عمل نسخة احتياطية من البريد الإلكتروني : ستة طرق

الآن بعد أن تعلمت أهمية الاحتفاظ بنسخة احتياطية من معلومات البريد الإلكتروني في Outlook ، فقد حان الوقت لبدء تعلم كيفية القيام بذلك. في هذا القسم ، سأوضح لك ست طرق لعمل نسخة احتياطية من بريد Microsoft Outlook الإلكتروني:

الطريقة 1. كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى تنسيق PST

الطريقة الأولى لعمل نسخة احتياطية من البريد الإلكتروني الخاص بـ MS Outlook هي تصدير رسائل البريد الإلكتروني إلى تنسيق Outlook PST. قبل أن نتعلم كيفية تصدير معلومات Outlook إلى هذا التنسيق ، قد تتساءل: ما هو تنسيق ملف PST في Outlook وكيف يختلف عن تنسيق ملف Outlook OST؟

الملف ذو الامتداد .pst (ملف تنسيق PST) هو ملف معلومات يستخدمه Microsoft Outlook و Microsoft Exchange. تتضمن الأمثلة على أنواع بيانات البريد الإلكتروني في Outlook التي يمكنك حفظها في ملف تنسيق PST:

  • مجلدات البريد الإلكتروني
  • معلومات الاتصال
  • معلومات العنوان
  • معلومات تقويم outlook

يمكنك الوصول إلى ملف Outlook PST من الكمبيوتر أو الخادم حيث يتم حفظ الملف. يمكنك أيضًا نسخ ملف بتنسيق PST إلى موقع آخر.

يختلف ملف PST عن ملف ملحق .ost (ملف OST). يسمح لك تنسيق ملف Outlook OST بالعمل دون اتصال بنسخة من ملف مخزن على حساب Microsoft Exchange الخاص بك. تتم مزامنة الملف عندما تعود إلى الإنترنت.

الخطوة 1. الوصول إلى معالج الاستيراد والتصدير

الآن دعونا نتعلم كيفية إنشاء نسخة احتياطية من ملفات PST في Outlook يدويًا. ابدأ في صندوق الوارد في Outlook ، وانقر على علامة التبويب ملف. تظهر شاشة معلومات الحساب:

Access the Import and Export Wizard
الخطوة الأولى لإنشاء ملف البريد الإلكتروني الاحتياطية هي الوصول إلى معالج الاستيراد والتصدير.

انقر على خيار فتح & تصدير:

The ImportExport Selection opens the wizard
حدد خيار الاستيراد / التصدير.

بعد ذلك ، انقر فوق الزر استيراد / تصدير. يعود النظام إلى علبة الوارد ويعرض معالج الاستيراد والتصدير:

The import and export wizard
يمنحك معالج الاستيراد والتصدير مجموعة متنوعة من خيارات الاستيراد والتصدير.

خطوة. 2. استخدم معالج لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Outlook إلى تنسيق ملف PST

حدد الخيار تصدير إلى ملف ، ثم انقر فوق الزر التالي> في الجزء السفلي من المعالج. يطالبك المعالج بتحديد نوع ملف:

Choose Outlook PST file format
اختر تنسيق ملف PST في Outlook.

اختر الخيار ملف بيانات Outlook (.pst). انقر فوق الزر التالي>. بعد ذلك ، تتم مطالبتك بتحديد مجلد Outlook الذي تريد تصدير البيانات منه:

Select a folder
اختر مجلد Outlook الذي يحتوي على البيانات التي سيتم تصديرها.

استخدم شريط التمرير للانتقال إلى الأعلى والأسفل لمشاهدة كافة مجلدات Outlook الحالية. عندما تحدد مجلدًا ، انقر فوق الزر التالي>.

ملاحظة: يمكنك أيضًا اختيار النسخ الاحتياطي لجهات اتصال Outlook ومعلومات التقويم والملاحظات والمهام من هذه المطالبة.

الخطوة 3. حدد المسار حيث ترغب في تخزين النسخ الاحتياطي الخاص بك PST

Path where your Outlook PST file will be saved
اختيار مكان حفظ الملف الخاص بك.

في الموجه التالي ، قم بالاستعراض للبحث عن مسار لتصدير ملف بيانات Outlook إليه. أو يمكنك حفظ الملف في المسار الافتراضي. إذا قمت بحفظ الملف في المسار الافتراضي ، فستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد السماح بعناصر مكررة. يمكنك أيضًا تغيير اسم الملف في هذا الموجه ، وهي فكرة جيدة ، لأن اسم الملف الافتراضي هو: backup.pst. تذكر اسم الملف وموقع ملف PST Outlook الذي حددته بحيث يمكنك العثور على ملف PST الخاص بك في وقت لاحق.

عند إجراء اختياراتك ، انقر فوق الزر "إنهاء" في الجزء السفلي من المطالبة. ستتم مطالبتك بإنشاء كلمة مرور. هذه خطوة اختيارية ، ولكن قد يكون من المهم إذا كانت البيانات التي تدعمها حساسة وتحتاج إلى الحماية.

بعد تصدير المجلد المحدد إلى ملف PST ، يمكنك التحقق لمعرفة ما إذا كان الملف موجودًا من خلال فتح المجلد في مستكشف الملفات.

الخطوة 4. ابحث عن ملف PST Outlook وقم بنسخه أو نقله إلى موقع جديد

بعد إنشاء ملف البريد الإلكتروني الاحتياطية ، يمكنك فتح مستكشف الملفات والعثور على ملف النسخ الاحتياطي في Outlook الذي قمت بإنشائه للتو. ستتعرف عليه لأن نوع الملف سيكون ملف بيانات Outlook:

Finding an Outlook Backup file
انتقل إلى موقع ملف PST Outlook للبحث عن ملف النسخ الاحتياطي الذي قمت بإنشائه.
  • لنقل ملف ، ما عليك سوى النقر عليه وسحبه إلى المجلد الذي تريد أن يكون عليه.
  • لنسخ ملف ، انقر فوق الملف الذي ترغب في نسخه واضغط على CTRL + C. افتح المجلد الذي تريد أن يكون الملف به واضغط CTRL + V.

في هذه الحالة ، لننقل بعض الملفات إلى مجلد جديد أنشأته للتو باسم اختبار. بعد نقل الملف إلى موقع ملف PST جديد في Outlook ، افتح مستكشف الملفات لمشاهدة ملف النسخ الاحتياطي في Outlook:

Outlook Backup File
نسخ احتياطي ملفات PST النسخ الاحتياطي إلى موقع جديد.

خطوة. 6. الوصول إلى ملف البريد الإلكتروني النسخ الاحتياطي من Outlook

من الرائع أن تكون قادرًا على إنشاء ملفات نسخ احتياطي ، ولكنها لن تكون مفيدة حقًا لك حتى تتمكن من فتحها مرة أخرى في حساب بريدك الإلكتروني. بالنسبة لهذا التمرين ، قمت بإنشاء ملف بريد إلكتروني احتياطي يسمى XYZProject.pst باستخدام حساب البريد الإلكتروني الخاص بآخر في Outlook. سأفتح هذا الملف من حساب البريد الإلكتروني في Outlook في العمل.

للوصول إلى ملف النسخ الاحتياطي في Outlook ، ابدأ من شاشة معلومات حساب Outlook. انقر فوق فتح & تصدير> فتح ملف بيانات Outlook.

Open Outlook Data File

يفتح مستكشف الملفات إلى الموقع الافتراضي. إذا حفظت ملف نسخة احتياطية للنظرة العامة في مكان آخر ، فستحتاج إلى الانتقال إلى الموقع الذي تم فيه تخزين ملف PST الاحتياطي. في هذا المثال ، أحتاج إلى الانتقال إلى مجلد "الاختبار" الذي أنشأته مسبقًا:

Outlook PST File Location in Testing folder
على سبيل المثال ، يوجد موقع ملف PST في Outlook في المجلد Testing.

انقر فوق الملف ، ثم انقر فوق فتح. يعود النظام إلى علبة الوارد الخاصة بك.

Restored backup files at the bottom of the navigation pane
يظهر ملف (ملفات) النسخ الاحتياطي المستعادة في الجزء السفلي من "جزء التنقل".

في لوحة التنقل على اليمين ، سترى فئة جديدة في أسفل اللوحة ، أسفل الأرشيفات: بيانات Outlook. تحتوي هذه الفئة على المعلومات من مجلد النسخ الاحتياطي الذي فتحته للتو. لفتح الملف والوصول إلى بياناتك ، انقر فوق السهم الموجود على يساره. نظرًا لأن المجلد الذي أرشفته كان مجلدًا فرعيًا لمجلد Inbox الخاص بي عند أرشفته ، تم الحفاظ على هذا الهيكل. يجب علي أيضًا النقر فوق السهم الموجود إلى يسار كلمة Inbox.

Restored folder
يمكنك الآن رؤية المجلد المستعاد.

يمكنك الآن فتح المجلد لرؤية رسائل البريد الإلكتروني بالداخل. يمكنك أيضًا سحب الرسائل وإسقاطها في مجلدات البريد الإلكتروني الأخرى.

الأسلوب 2. كيفيه إسقاط وسحب رسائل البريد الكتروني إلى مجلدات مستكشف الملفات

طريقة سريعة وسهلة لعمل نسخة احتياطية من رسالة بريد إلكتروني واحدة هي سحبها من البريد الوارد في Outlook إلى مجلد "مستكشف الملفات".

ابدأ بفتح مجلد Outlook الخاص بك الذي يحتوي على الرسالة التي تريد عمل نسخة احتياطية منها. ثم افتح "مستكشف الملفات" إلى المجلد الذي تريد تخزين رسالة البريد الإلكتروني الاحتياطية فيه:

Drag and Drop email messages to move them
يمكنك سحب رسائل البريد الإلكتروني وإفلاتها لنقلها من Outlook إلى File Explorer.

انقر فوق رسالة البريد الإلكتروني واسحبها إلى File Explorer لإنشاء نسخة بريد إلكتروني احتياطية:

Backup email file
ملف النسخ الاحتياطي في Outlook الذي قمت بإنشائه باستخدام السحب والإفلات هو ملف عنصر Outlook ، وليس ملف بيانات Outlook.

كما ترى ، فإن البريد الإلكتروني الذي نسخته إلى File Explorer أصبح الآن في مجلدي كعنصر Outlook (وليس ملف PST). إذا نقرت نقراً مزدوجاً فوق العنصر من داخل "مستكشف الملفات" ، يتم فتح الرسالة في Outlook.

طريقة 3. كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني في Outlook كملفات HTML أو TXT

هناك طريقة أخرى للنسخ الاحتياطي لرسالة Outlook وهي حفظ البريد الإلكتروني كملف HTML أو TXT. يمكن بعد ذلك تخزين هذا الملف في السحابة. يمكنك حتى إرفاق الملف برسالة بريد إلكتروني ، إذا كنت تريد ذلك.

ابدأ بفتح صندوق الوارد في Outlook ، وانقر فوق رسالة البريد الإلكتروني التي تريد نسخها احتياطياً لفتحها. في المثال أدناه ، أقوم بنسخ بريد إلكتروني عن فاتورة:

Outlook email to be backed up
هنا هو البريد الإلكتروني Outlook لتكون احتياطيا. يجب عمل نسخة احتياطية من المرفق بشكل منفصل.

ملاحظة: لن يتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من مرفق الفاتورة باستخدام هذه الطريقة. لعمل نسخة احتياطية من المرفق ، قم بتنزيله ، ثم قم بعمل نسخة ، ثم أعد تسمية النسخة.

انقر فوق علامة التبويب "ملف" في الجزء العلوي من الشاشة. تعرض الشاشة التالية:

Save an Outlook Email in TXT or HTML format
يمكنك حفظ بريد Outlook بتنسيق HTML أو TXT.

على اليمين ، انقر فوق الخيار "حفظ باسم". يظهر مستكشف الملفات. حدد المسار الذي تريد تخزين رسالة البريد الإلكتروني الاحتياطية الخاصة بك. في الجزء السفلي من الشاشة ، انقر على السهم على يسار حفظ كنوع. سترى القائمة المنسدلة التالية مع خيارات نوع الملف:

Save as options
تتيح لك القائمة المنسدلة اختيار نوع الملف الذي تريد حفظ البريد الإلكتروني به.

حدد نوع الملف الذي تريد حفظ البريد الإلكتروني فيه.

الطريقة 4. كيفية إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى حساب بريد إلكتروني آخر

إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني آخر ، فإن طريقة سريعة وملائمة لإنشاء نسخة احتياطية من رسالة بريد إلكتروني هي إعادة توجيهها إلى عنوان بريدك الإلكتروني الآخر. إحدى مزايا هذه الطريقة هي أنه سيتم أيضًا إعادة توجيه المرفق.

ابدأ بفتح بريد Outlook الإلكتروني الذي تريد عمل نسخة احتياطية منه.

Forward an Outlook email message to back it up
يمكنك إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني في Outlook لعمل نسخة احتياطية منها.

انقر على رمز "الأمام" في الشريط.

Choose the email address where you send the message
اختر بريدًا إلكترونيًا لإعادة توجيه رسالتك إليه.

اكتب عنوان بريد إلكتروني واحد أو أكثر حيث تريد إرسال نسخة البريد الإلكتروني الاحتياطية.

طريقة 5. نسخة احتياطية من البريد الإلكتروني من خلال التقاط الشاشة

إذا كنت قد حصلت على برنامج التقاط الشاشة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فيمكنك التقاط لقطة شاشة كنسخة احتياطية لإظهار أنك تلقيت بريدًا إلكترونيًا محددًا (وماذا قال ذلك البريد الإلكتروني).

يمكن أن تكون طريقة النسخ الاحتياطي هذه مفيدة بشكل خاص عند التعامل مع الدعم الفني إذا كنت تريد الإشارة إلى بريد إلكتروني تلقيته منها.

الطريقة 6. استخدم وظيفة إضافية للنسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني

لقد قدمنا لك الكثير من طرق النسخ الاحتياطي في Outlook. ولكن ، هناك أيضًا الكثير من أدوات البرامج التي يمكنها مساعدتك في النسخ الاحتياطي عبر البريد الإلكتروني في Outlook. فيما يلي وصف لعدد قليل منهم:

  1. وظيفة Dropbox الإضافية. إذا كنت قد قمت بتثبيت الوظيفة الإضافية Dropbox ، فيمكنك مشاركة المرفقات كروابط Dropbox. يمكنك أيضًا حفظ مرفقات البريد الإلكتروني الواردة أو نسخها احتياطيًا إلى Dropbox. نظرًا لأن Dropbox آمن للتخزين في السحاب ، فإن معلوماتك ستكون آمنة حتى إذا حدث شيء ما للكمبيوتر الخاص بك.
  2. الوظيفة الإضافية Evernote. تمكنك الوظيفة الإضافية Evernote من قص أي مؤشر ترابط بريد إلكتروني في Outlook (بما في ذلك المرفقات). هذا يعني أنه يمكنك الوصول إلى تلك الرسائل الإلكترونية على أي جهاز يمكنك من خلاله الوصول إلى Evernote. يمكنك أيضًا استخدام Evernote لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني المخزنة.
  3. مايكروسوفت ون نوت. يمكن أن يساعدك نظام دفتر الملاحظات والملفات الخاص بـ Microsoft ، OneNote أيضًا ، في إدارة رسائل Outlook الخاصة بك. إذا كنت قد قمت بتكاملها مع Outlook ، يمكنك حفظ رسائل البريد الإلكتروني (والمرفقات الخاصة بها) في مجلدات تحتوي على أي ملفات مرتبطة بها.
  4. TechHit MessageSave. تحتوي الوظيفة الإضافية MessageSave لـ Outlook على عدد من ميزات Outlook الاحتياطية المفيدة بما في ذلك القدرة على تلبية المعايير الحكومية للاحتفاظ بالبريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا تخزين رسائل البريد الإلكتروني مع المستندات الأخرى ذات الصلة. تخزين النسخ الاحتياطي رسائل البريد الإلكتروني في Outlook MSG أو تنسيق PDF.

تعلم المزيد حول كيفية استخدام البريد الإلكتروني على نحو فعال

سواء كنت مالكًا لنشاط تجاري أو محترفًا في مجال الأعمال ، فإن البريد الإلكتروني هو أداة اتصال مهمة. من المهم التأكد من أن رسائلك الإلكترونية محترفة قدر الإمكان. يمكن أن تساعد هذه البرامج التعليمية في:

إذا كنت بحاجة إلى أن تصبح أفضل في استخدام برنامج MS Outlook ، فراجع بقية برامج Outlook التعليمية في سلسلة: ما هو برنامج MS Outlook؟ (أداة برمجيات البريد الإلكتروني للمحترفين).

لإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك بشكل أفضل والحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، لا تنسَ الاشتراك في النشرة الإخبارية Tuts + Business وحصد الكتاب الإلكتروني المجاني: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mister. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

Free eBook The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

لماذا لا تدعم نسخة البريد الإلكتروني الهامة في Outlook اليوم؟

الآن بعد أن تعلمت كيفية إنشاء ملفات النسخ الاحتياطي لـ MS Outlook ، تكون مستعدًا لإعداد النظام لعمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. ستتمكن من الوصول إلى بياناتك حتى إذا فقدت الوصول إلى حساب Outlook الخاص بك. لذا ، ما الذي يمنعك من حماية معلومات أعمال Outlook الخاصة بك؟ لماذا لا تقوم بإعداد نسخة احتياطية Outlook الخاصة بك اليوم؟

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.