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Cómo Hacer una Copia de Todos Tus Correos de Microsoft Outlook

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Retrieve Your Deleted or Archived MS Outlook Emails
How to Filter Emails in Outlook to Specific Folders (With Rules)

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Si tienes un negocio, ya sabrás cuán importantes son tus correos de Microsoft Outlook. Son la manera de comunicarte con tus clientes y también la manera de obtener órdenes. Querrás asegurarte de salvaguardar la información en tu cuenta de MS Outlook para que no pierdas cualquier información vital del negocio. Si usas Microsoft Outlook para tus necesidades personales, como comunicarte con tus amigos y miembros de la familia o para el colegio, esos emails también son importantes.

Muchos usuarios de correo, incluso profesionales de negocios, no piensan en cuánta información realmente almacenan en su sistema de correo. No piensan en cómo guardar sus correos de Outlook hasta que es demasiado tarde y ya han perdido algo de la información.

No tiene que ser así para ti. Si necesitas aprender cómo hacer una copia de esos correos de Outlook, este tutorial es para ti. Aprenderás diferentes métodos de copias de Outlook con un rango desde cómo exportar correos de Outlook hasta cómo guardar un correo en formato PST de Outlook y más. También discutiremos cómo hacer una copia de otros datos de MS Outlook tal como información de contacto y más. Finalmente, aprenderás sobre añadiduras de MS Outlook que te pueden ayudar a hacer copias de tus correos.

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1.       Por Qué Necesitas Copias de Outlook

Podrías no pensar sobre hacer una copia de los mensajes de tu correo de MS Outlook, pero deberías. ¿Y qué si pierdes acceso a tu cuenta de correo? Toda la información del correo almacenada en tu cuenta se iría. Si usas una cuenta de correo de Outlook para negocios, no querrás que eso suceda.

Comúnmente, las personas pierden acceso a sus cuentas de correo cuando olvidan su contraseña. Por supuesto, existen usualmente pasos que puedes tomar para retomar el acceso a tu correo, pero esos pueden consumir tiempo.

La otra razón por la que las personas pierden acceso a sus cuentas de correo es porque su cuenta ha sido hackeada. Si tu cuenta de correo de Outlook ha sido hackeada, podría ser difícil para ti obtener acceso de nuevo. Si esto sucede y tienes un archivo de copia de Outlook actual, por lo menos tendrás todos tus datos de correo que has almacenado.

No te olvides de hacer una copia de tus correos más importantes por separado. Algunos correos contienen información que es vital para tu negocio: un contrato, una propuesta, e incluso un recibo de pago. Querrás tomar medidas adicionales para asegurarte que tienes una copia extra de cualquier correo con documentos de negocios cruciales o discusiones. Te mostraremos exactamente cómo hacerlo en los pasos que siguen.

1.       Cómo Hacer una Copia de tus Correos de Outlook Rápidamente (Video)

Aprende cómo hacer una copia de tus correos de Outlook rápidamente usando Archivos PST en este corto video:

3. Cómo Hacer una Copia de tu Correo de Outlook: Seis Métodos

Ahora que has aprendido la importancia de hacer una copia de tu información de correo, es tiempo de empezar a aprender cómo hacerlo. En esta sección te mostraré seis diferentes métodos de hacer una copia de tu correo de Microsoft Outlook:

Método 1: Cómo Exportar Correos desde Outlook a formato PST

La primera manera de hacer una copia de tu correo de MS Outlook es al exportar los mensajes del correo a un formato Outlook PST. Antes de que aprendamos cómo exportar la información de Outlook a este formato, podrías preguntarte: ¿qué es el formato de archivo de Outlook PST y cómo es diferente al formato de archivo de Outlook OST?

Un archivo con una extensión .pst (formato de archivo PST) es un archivo de información usado por Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Ejemplos de los tipos de datos de correo Outlook te que puedes guardar en formato de archivo PST incluyen:

  • Carpetas de correos
  • Información de contacto
  • Información de dirección
  • Información de Calendario de Outlook

Puedes acceder a un archivo Outlook PST desde la computadora o servidor donde esté guardado el archivo. También puedes copiar un archivo de formato PST a otra locación.

Un archivo PST es diferente de un archivo de extensión .ost (archivo OST). El archivo Outlook OST te permite trabajar fuera de línea con una copia de un archivo archivado en tu cuenta de Microsoft Exchange. El archivo se sincroniza cuando vuelves a estar en línea.

Paso 1: Accede al Mago de Importación y Exportación

Ahora aprendamos cómo crear una copia de archivos de Outlook PST manualmente. Empieza con tu buzón de entrada de Outlook, y haz clic en la pestaña de Archivo. La pantalla de la Información de la Cuenta aparece:

Access the Import and Export Wizard
El primer paso es crear un archivo de copia de correo para acceder al Mago de la Importación y Exportación.

Haz clic en la opción de Abrir & Exportar:

The ImportExport Selection opens the wizard
Selecciona la opción de Importar/Exportar

Después, haz clic en el botón de Importar/Exportar. El sistema te devuelve a tu buzón de entrada y el Mago de Importación y Exportación muestra:

The import and export wizard
El Mago de Importación y Exportación te da una variedad de opciones de importación y exportación.

Paso 2. Usa el Mago para Exportar Correos Desde Outlook a Formato de Archivo PST.

Selecciona la opción de Exportar a un archivo y después haz clic en el botón de Siguiente> al final del mago. El mago te ordena que selecciones un tipo de archivo:

Choose Outlook PST file format
Escoge el formato de Archivo PST de Outlook.

Escoge la opción de Archivo de Datos Outlook (.pst). Haz clic en el botón de Siguiente>. A continuación, se te ordenará seleccionar una carpeta de Outlook desde la que esperas exportar los datos:

Select a folder
Escoge la carpeta de Outlook que contenga los datos a ser exportados.

Usa la barra deslizadora para moverte arriba y abajo para ver tus carpetas de Outlook actuales. Cuando hayas seleccionado una carpeta, haz clic en el botón de Siguiente>.

Nota: También puedes escoger hacer una copia de tus contactos de Outlook, información del calendario. notas y tareas desde aquí.

Paso 3: Selecciona el Lugar Donde Desees Almacenar tu Copia PST.

Path where your Outlook PST file will be saved
Escoge dónde guardar tu archivo.

En el siguiente lugar, busca para encontrar una parte donde exportar tu archivo de datos Outlook. O, puedes guardar el archivo en el lugar predeterminado. Si guardas el archivo en el lugar predeterminado, necesitarás especificar si quieres permitir duplicar los ítems. También puedes cambiar el nombre del archivo en este lugar, lo cual es una buena idea, porque el nombre del archivo es: backup.pst. Recuerda el nombre del archivo y la locación del archivo Outlook PST que seleccionaste para que puedas encontrar ese archivo de Outlook PST más tarde.

Cuando hayas hecho tus seleccionas, haz clic en el botón de Terminar al final de allí. Se te pedirá que crees una contraseña. Esto es un paso opcional, pero podría ser importante si los datos que estás copiando son sensibles y necesitan ser protegidos.

Después que hayas exportado tu carpeta seleccionada a un archivo PST, podrás chequear para ver si el archivo está allí al abrir la carpeta en Explorador de Archivo.

Paso 4: Encuentra el Archivo Outlook PST y Cópialo o Muévelo a una Nueva Locación.

Después de que hayas creado tu archivo de correo de copia, puedes abrir el Explorador de Archivo y encontrar el archivo de copia de Outlook que recién hayas hecho. Lo reconocerás porque el Tipo de archivo será Archivo de Datos Outlook:

Finding an Outlook Backup file
Ve a la locación del archivo Outlook PST para encontrar el archivo copia que has creado.
  • Para mover un archivo, simplemente haz clic en él y arrástralo a la carpeta donde quieras que esté.
  • Para copiar un archivo, haz clic en el archivo que deseas copiar y presiona CTRL + C. Abre la carpeta donde quieres que esté el archivo y presiona CTRL + V.

En este caso, movamos algunos archivos a una nueva carpeta que he creado llamada Prueba. Después de que hayas movido el archivo a una nueva locación de archivo Outlook PST, abre el Explorador de Archivo para ver tu archivo copia de Outlook:

Outlook Backup File
Los Archivos de Copia de Outlook PST copiados a una nueva locación.

Paso 6. Accede a tu Archivo de Copia de Correo desde Outlook

Es increíble ser capaz de crear archivos de copia, pero no serán realmente de ayuda hasta que los puedas abrir de nuevo en tu cuenta de correo. Para este ejercicio, he creado un archivo de correo de copia llamado XYZProject.pst usando mi otra cuenta de correo Outlook. Abriré ese archivo desde mi cuenta de correo de trabajo Outlook.

Para acceder a tu archivo de copia de Outlook, empieza desde la pantalla de Información de Cuenta de Outlook. Haz clic en Abrir & Exportar > Abrir Archivo de Datos Outlook.

Open Outlook Data File

El Explorador de Archivo se abrirá en la locación predeterminada. Si has guardado tu archivo de copia de Outlook en otra parte, necesitarás navegar a la locación donde está almacenado tu archivo de copia PST. Para este ejemplo, necesitaré navegar a la carpeta de Prueba que creé anteriormente:

Outlook PST File Location in Testing folder
Para este ejemplo, necesitaré navegar a la carpeta de Prueba.

Haz clic en el archivo, después haz clic en Abrir. El sistema te devolverá a tu buzón de entrada.

Restored backup files at the bottom of the navigation pane
Los archivos de copia restaurados aparecerán al final del Panel de Navegación.

En el panel de navegación a la izquierda, verás una nueva categoría al final del panel, bajo los archivos: Datos de Outlook. Esta categoría contiene la información de una carpeta de copia que recién has abierto. Para abrir el archivo y acceder a tus datos, haz clic en la flecha a la izquierda de él. Ya que la carpeta que archivé era una sub carpeta de mi carpeta de Buzón de Entrada cuando la archivé, esa estructura fue preservada. También tengo que hacer clic en la flecha a la izquierda de la palabra Buzón de Entrada.

Restored folder
Ahora podrás ver la carpeta restaurada.

Ahora podrás abrir la carpeta para ver los correos dentro. También podrás arrastrar y dejar caer los mensajes en otras carpetas de correos.

Método 2. Cómo Dejar Caer y Arrastrar Correos a las Carpetas de Explorador de Archivos.

Una fácil y rápida manera de hacer una copia de un solo mensaje de correo es arrastrarlo desde tu buzón de entrada de Outlook a la carpeta de Explorador de Archivo.

Empieza al abrir tu carpeta de Outlook que contenga el mensaje del que quieras hacer una copia. Después abre el Explorador de Archivo a la carpeta donde quieres almacenar la copia de ese mensaje de correo:

Drag and Drop email messages to move them
Puedes arrastrar y dejar caer los mensajes de correo para moverlos desde Outlook al Explorador de Archivo.

Haz clic en el mensaje de correo y arrástralo en el Explorador de Archivo para crear una copia de correo:

Backup email file
El archivo de copia de Outlook que has crear con un arrastra y deja caer es un archivo de Ítem de Outlook, no un archivo de Datos de Outlook.

Como puedes ver, el correo que copiamos en el Explorador de Archivo ahora está en mi carpeta como un ítem de Outlook (no un archivo PST). Si haces doble clic en el ítem dentro del Explorador de Archivo, el mensaje se abre en Outlook.

Método 3. Cómo Guardar los Correos de Outlook como Archivos HTML o TXT

Otro método de hacer una copia de un mensaje de Outlook es guardar el correo como un archivo HTML o TXT. Este archivo puede entonces ser guardado en la nube. Incluso puedes adjuntar el archivo a un mensaje de correo, si quieres.

Empieza al abrir tu buzón de entrada de Outlook, haz clic en el mensaje de correo que quieras hacer una copia para abrirla. En el ejemplo de abajo, estoy haciendo una copia de un correo sobre un recibo de pago:

Outlook email to be backed up
Aquí hay un correo de Outlook a ser copiado. El adjunto debería ser hecho una copia separada.

Nota: El adjunto de recibo de pago no se hará copia usando este método. Para hacer una copia del adjunto, descárgalo, haz una copia y renombra la copia.

Haz clic en la pestaña de Archivo arriba de la pantalla. La siguiente pantalla se mostrará:

Save an Outlook Email in TXT or HTML format
Puedes guardar un correo de Outlook en HTML o formato TXT.

A la izquierda, haz clic en la opción de Guardar Como. El Explorador de Archivo aparecerá. Selecciona el lugar donde quieras almacenar tu mensaje de correo de copia. Al final de la pantalla, haz clic en la flecha a la derecha de Guardar como tipo. Verás el siguiente menú desplegable con opción de tipo de archivo:

Save as options
El menú desplegable te permite escoger el tipo de archivo que quieras guardar como correo.

Selecciona el tipo de archivo en el que quieras guardar el correo.

Método 4. Cómo Reenviar un Correo a Otra Cuenta de Correo

Si tienes otra cuenta de correo, una manera rápida y conveniente de crear una copia de un correo es reenviarla a otra dirección de correo. Una ventaja de este método es que el adjunto será reenviado.

Empieza al abrir tu correo de Outlook del que quieras hacer copia.

Forward an Outlook email message to back it up
Ahora puedes reenviar un mensaje de correo Outlook para hacer una copia.

Haz clic en el ícono de Reenviar en el Lazo.

Choose the email address where you send the message
Escoge un correo al que quieras reenviar tu mensaje.

Tipea una o varias direcciones de correo donde quieras enviar tu copia de correo.

Método 5. Haz Una Copia de tu Correo Outlook por Captura de Pantalla

Si tienes descargado un software de captura de pantalla en tu computadora, puedes tomar una captura de pantalla como copia para mostrar que has recibido un correo en particular (y lo que decía ese correo).

Este método de copia de correo puede ser particularmente de ayuda cuando se trata con soporte técnico si quieres referenciar un correo que hayas recibido de ellos.

Método 6. Usa una Añadidura de Copia de Correo

Te hemos dado muchos métodos de copia de Outlook. Pero también hay muchas herramientas de software que te pueden ayudar con tu copia de correo de Outlook. Aquí hay una descripción de solo algunos de ellos:

  1. Añadidura Dropbox. Si tienes una añadidura de Dropbox instalada, puedes compartir los adjuntos como enlaces de Dropbox. También puedes guardar o hacer una copia de los adjuntos de correo entrantes a Dropbox. Ya que Dropbox es un método de almacenamiento de nube seguro, tu información será segura incluso si algo le pasa a tu computadora.
  2. Añadidura Evernote. La añadidura Evernote te permite adjuntar cualquier lista de correo Outlook (incluyendo adjuntos). Esto significa que puedes acceder a esos correos en cualquier dispositivo donde puedas acceder a Evernote. También puedes usar Evernote para organizar tus correos almacenados.
  3. Microsoft OneNote. El cuaderno de Microsoft y el sistema de archivo, OneNote, también te puede ayudar a gestionar tus mensajes de Outlook. Si lo tienes integrado con Outlook, puedes guardar los correos (y sus adjuntos) en carpetas con cualquier archivo asociado.
  4. TechHit MessageSave. La añadidura MessageSave para Outlook tiene un número de características de copia de ayuda de Outlook incluyendo la habilidad de cooperar con los estándares del gobierno para la retención de correos. También puedes almacenar los mensajes de correo con otros documentos relacionados. Almacena los correos de Outlook en formato MSG o PDF.

Aprende Más Sobre Cómo Usar un Correo de Outlook Efectivamente

Seas un dueño de negocio o un profesional de negocios, el correo es una herramienta de comunicación importante. Es importante asegurarte que tus correos sean tan profesionales como pueden ser. Estos tutoriales pueden ayudar:

Si necesitas mejorar al usar MS Outlook, chequea el resto de los útiles Tutoriales de Outlook en las series: ¿Qué es MS Outlook? (Herramienta de Software Pro Correo)

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¿Por Qué No Hacer Una Copia de tus Correos de Outlook Importantes Hoy?

Ahora que has aprendido cómo crear archivos de copia de MS Outlook, estás listo para establecer tu sistema de copia en tus correos de Outlook. Serás capaz de acceder a tus datos incluso si pierdes acceso a tu cuenta de Outlook. Así que, ¿qué te detiene de proteger tu información de negocios de Outlook? ¿Por qué no establecer una copia de Outlook hoy?

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