كيفية العثور على جهات اتصال Google Gmail وتنظيمها بشكل افضل

() translation by (you can also view the original English article)

جهات اتصالك في Google Gmail مهمة. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فأنت تعلم أن نشاطك التجاري يتعلق بالأشخاص. يعد البقاء على اتصال مع الأشخاص الذين تتعامل معهم أحد مفاتيح نجاح الأعمال. من خلال تنظيم وإدارة جهات اتصال Gmail ، يمكنك بناء علاقات العمل وتعزيزها.

إذا كنت مثل العديد من مستخدمي Gmail ، فإنك لم تفكر كثيرًا في جهات اتصالك في Gmail. ما تحتاج إلى معرفته هو أن Gmail تتضمن أدوات إدارة جهات الاتصال التي تتيح لك الاستفادة من جهات اتصال Gmail في العديد من أدوات إنتاج G Suite الأخرى من Google ، بما في ذلك التقويم.

في هذا البرنامج التعليمي ، ستتعرف على كل ما تحتاج إلى معرفته حول جهات اتصال Gmail ستتعلم كيفية العثور على جهات اتصال على Gmail ، وإضافة جهات اتصال Gmail جديدة ، وطرق عملية لاستخدام مجموعات جهات اتصال Gmail

ملاحظة: يعمل هذا البرنامج التعليمي مع ميزات جهات اتصال Google الجديدة. إذا كنت تستخدم قائمة جهات اتصال Gmail التقليدية ، فانتقل إلى قائمة جهات اتصال Gmail الجديدة قبل المتابعة.

1. لماذا تعد قائمة جهات اتصال Google هامة

قد تتسائل لماذا يعد ذلك مهما. لى كل حال ، يقوم Gmail تلقائيًا بتخزين جهات الاتصال التي ترسل إليها رسائل البريد الإلكتروني. لماذا تحتاج الى ترتيبهم بشكل افضل؟

الاجابة بسيطة يساعد تنظيم جهات اتصالك على توفير الوقت ويساعدك على الاستفادة بشكل أفضل من ميزات Google. تذكر ، بمرور الوقت ، قد تحصل على مئات الأسماء في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك - وبعضهم ليس لديك سبب يدعو إلى الاتصال مرة أخرى. أليس من الأفضل تنظيم أسماء جهات الاتصال الخاصة بك في مجموعات منطقية وتساعدك على العثور على جهات الاتصال التي تحتاج إليها بسرعة؟

تعد قائمة جهات اتصال Gmail جزءًا من حساب Google الخاص بك. وهذا يعني أن قائمة جهات اتصال Gmail التي أعددتها هي نفسها قائمة جهات اتصال Google التي تستخدمها مع أدوات G-Suite.

تفرض Google بعض القيود على عدد جهات الاتصال التي يمكنك امتلاكها. حاليًا ، يبلغ الحد الأقصى لعدد جهات اتصال Google 25000 أو حد التخزين البالغ 20 ميغابايت (بدون حساب صور الصور). إذا أرسلت واستلمت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد تتجاوز هذا الرقم قبل أن تدركه.

أيضًا ، بعد إعداد مجموعات جهات اتصال Google بشكل صحيح ، يمكنك استخدام هذه المجموعات في:

مشاركة عناصر التقويم
ارسال رسائل البريد الالكتروني للمجموعة
اجراء اتصال Hangouts من جوجل

لنبدأ بمشاهدة فيديو سريع حول العمل مع جهات اتصال Google Gmail.

كيفية إدارة جهات اتصال Google Gmail (فيديو سريع)

شاهد هذا التسجيل السريع للشبكة لمعرفة أساسيات كيفية إضافة جهات اتصال Google Gmail وتنظيمها وإدارتها:

أو يمكنك من خلال الخطوات المكتوبة المفصلة أدناه للحصول على مزيد من المعلومات ، بدءًا من التفاصيل حول كيفية وصول جهات الاتصال إلى قائمة gmail.

2. كيفية البحث عن جهات الاتصال وإضافتها إلى Gmail

تتمثل الخطوة الأولى لتنظيم جهات اتصال Gmail في العثور على جهات الاتصال التي تريدها وإضافتها. حتى إذا لم تضف أبدًا جهة اتصال في Gmail ، فإن Gmail يتتبع من تقوم بإرسال رسائل بريد إلكتروني إليه في قائمة الاتصالات المتكررة.

تقوم Google أيضًا تلقائيًا بإنشاء قائمة "كافة جهات الاتصال" التي تحتوي على كافة جهات الاتصال التي تقوم بإضافتها أو استيرادها. للاحتفاظ بقائمة جميع جهات الاتصال لديك قابلة للتنفيذ ، فكر فيها كمساحة مؤقتة لاتصالات جهات الاتصال حتى تقوم بنقلها إلى مجموعة جهات اتصال.

ابدأ من نافذة الجيميل الرئيسية. لفتح القائمة "الاتصال المتكرر" ، حدد Gmail> جهات الاتصال. يتم عرض نافذة جهات اتصال Google الحالية الخاصة بك.

Google Contacts window — نافذة جهات اتصال Google الحالية مع قائمة الاتصال المتكررة.

ذا حساب Gmail جديد نسبيًا قمت بإنشائه لهذه البرامج التعليمية. على الرغم من ذلك ، لاحظ أن لدي ثلاثة أسماء بالفعل على قائمة الاتصال المتكرر.

أيضًا ، ليس لدي حساب على + Google مرتبط بحساب Gmail هذا ، لذا لا تظهر الدوائر في الشريط الجانبي. إذا كان لدي حساب على + Google ، فستظهر الدوائر أسفل المجموعات في الشريط الجانبي.

ملاحظة: لا يُقصد من أسماء جهات الاتصال المستخدمة في هذا البرنامج التعليمي تمثيل أشخاص حقيقيين.

هيا نتعلم كيفية اضافة جهات اتصال جديدة لقائمتي.

الخطوة1: استيراد جهات الاتصال من الايميل

تتمثل الطريقة الأولى للحصول على الأسماء في قائمة جهات اتصال Gmail في استيرادها. ابدأ بتحديد المزيد> استيراد في اللوحة اليمنى في نافذة جهات اتصال Google. يتم عرض مربع الحوار استيراد جهات الاتصال من حسابات أخرى.

The Import contacts from other accounts box — اختر خيار الاستيراد

لغرض هذا البرنامج التعليمي ، لنفترض أنك تريد استيراد جهات اتصال من حساب البريد الإلكتروني في Outlook. انقر فوق الخيار Outlook.com.

سيُطلب منك الموافقة على شروط الاستخدام وسياسة الخصوصية. ستتم مطالبتك أيضًا بإدخال كلمة المرور الخاصة بك. استمر بإتباع الاوامر حتى يتم استيراد جهات اتصال Outlook الخاصة بك. ستعرض جوجل قائمة بجهات الاتصالات المستوردة.

List of contacts imported from Outlook — جهات الاتصال هذه تم استيرادها من Outlook.

تم وضع جهات الاتصال الجديدة في مجموعة جهات اتصال Google تسمى [Imported Outlook.com [Date. لكن لا تقلق,يمكنك تغيير اسم هذه المجموعة لاحقاً.

إذا كانت لديك جهات اتصال تريد استيرادها من أيٍّ من الخيارات الأخرى ، فحدد هذا الخيار في هذا الوقت. اتبع المطالبات لاستيراد جهات الاتصال الخاصة بك.

ملاحظة: لا يمكنك استيراد سوى 3000 جهة اتصال في المرة الواحدة. إذا كنت بحاجة إلى استيراد أكثر من 3000 جهة اتصال ، فضع قائمة جهات الاتصال بتنسيق CSV وقم بتقسيمها إلى قوائم منفصلة تحتوي على أقل من 3000 اسم.

الخطوة 2. استيراد جهات الاتصال الخاصة بك من وسائل الإعلام

إذا كنت ناشطة على وسائل التواصل الاجتماعي ، فأنت تفهم مدى أهمية الشبكات الاجتماعية التي يمكن أن تكون لشركتك الصغيرة. يمكنك إضافة جهات اتصال مهنية تقوم بتطويرها من خلال الشبكات الاجتماعية إلى ملفك الشخصي في Gmail. لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء ملف شخصي على + Google ، راجع هذا البرنامج التعليمي:

وسائل التواصل الاجتماعي

ايجاد عملاء من على جوجل بلس

دايفيد ماسترز

يجعل Gmail من السهل دمج جهات اتصال + Google في جهات اتصال Gmail بمجرد ظهور دوائر + Google في الشريط الجانبي لجهات الاتصال.

لنلق نظرة على الدوائر على حساب Gmail التي قمت بربطها بملفي الشخصي في + Google. أنقر على دائرة زملاء الكتابة لأجد جهات الاتصال هذه في نافذة جهات اتصال Google. (ستكون أسماء دوائرك على + Google مختلفة كما ستكون جهات اتصالك).

Contacts in my Writing Colleagues social media circle — مكنك إضافة جهة اتصال + Google إلى قائمة جهات اتصال Google الخاصة بك.

أقرر أنني أريد إضافة أندرو من دائرة زملائي في الكتابة إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بي. اخترت اندرو من القائمة. تظهر بطاقة جهة الاتصال مع المعلومات الواردة من الملف الشخصي على + Google.

انقر على رمز إضافة جهات اتصال لإضافة جهة اتصال + Google إلى جهات اتصال Gmail.

لإضافة أندرو إلى قائمة جهات اتصال Gmail الخاصة بي ، انقر فوق أيقونة إضافة إلى جهات الاتصال (تبدو وكأنها شخص) فوق الصورة. هو الآن في قائمة جهات اتصال Gmail.

بالنسبة إلى جهات الاتصال من المواقع الاجتماعية الأخرى ، قم بتصديرها إلى تنسيق CSV أولاً. هناك أيضًا بعض المكونات الإضافية التي يمكنها استيراد جهات الاتصال من الشبكات الاجتماعية.

الخطوة 3. إنشاء جهة اتصال Gmail جديدة

من حين لآخر ، قد ترغب في إضافة جهة اتصال قد اجتمعت بها للتو. ربما قام شخص ما بتسليمك بطاقة العمل الخاصة بهم في معرض تجاري. يمكنك إضافة جهة اتصال جديدة في Gmail.

استخدم شريط البحث في أعلى النافذة للبحث عن جهة اتصال لإضافة أو استخدام الرمز في أسفل يمين النافذة.

لاستخدام رمز إضافة جهات اتصال جديدة ، انقر فوقها. في الموجه ، اكتب اسم جهة الاتصال التي تريد إضافتها. قد يقترح النظام جهات اتصال من ملفات + Google الحالية استنادًا إلى الاسم الذي تكتبه.

انقر فوق الزر "إنشاء". يتم عرض بطاقة جهة اتصال فارغة.

A blank contact card — اكتب معلومات جهة الاتصال على البطاقة الفارغة.

اكتب أكبر قدر ممكن من المعلومات حول جهة الاتصال الجديدة. أضف صورة إذا كان لديك واحدة. انقر فوق الزر حفظ لحفظ بطاقة جهة الاتصال الجديدة.

الخطوة 4. إزالة جهة اتصال Gmail

جزء مهم من تنظيم جهات اتصالك في Gmail هو إزالة جهات الاتصال التي لم تعد بحاجة إليها. ربما يكون شخص ما قد غادر منظمة أو غير وظائفه. في ما يلي كيفية إزالة جهات الاتصال من قائمة جهات اتصال Google.

ابدأ بفتح نافذة جهات الاتصال. انقر فوق اسم جهة الاتصال التي تريد إزالتها. ستفتح بطاقة الاتصال الخاصة بهم. انقر على النقاط الثلاث أعلى الصورة لفتح قائمة فرعية.

Delete a Gmail contact — لإزالة جهة الاتصال ، انقر فوق حذف.

انقر فوق الخيار Delete لإزالة جهة الاتصال. يتم حذف جهة الاتصال من جهات اتصال Gmail وإزالتها من أية مجموعات اتصال.

إذا قمت بالنقر فوق الخيار إزالة من قائمة "كافة جهات الاتصال" ، فستتم إزالة جهة الاتصال من قائمة كافة جهات الاتصال ، ولكنها تبقى في أي مجموعات جهات اتصال تضعها فيها.

الخطوة 5. دمج جهات الاتصال المكررة

قد تجد أن قائمة جهات الاتصال تحتوي على إدخالات مكررة. يحدث هذا أحيانًا عند إضافة جهات اتصال جديدة يدويًا ، مع نسيان أنها موجودة بالفعل في قائمتك.

لحسن الحظ ، لدى Google أداة لمساعدتك في العثور على جهات الاتصال المكررة وإزالتها. من الشريط الجانبي ، انقر على خيار البحث عن التكرارات. سيعرض النظام التكرارات المحتملة. لديك خيار رفض (تجاهل) أو دمج التكرارات.

إذا حددت خيار الدمج ، فسيتم ضم معلومات الاتصال الخاصة بالنسخ المكررة إلى بطاقة جهة اتصال واحدة.

3. بناء مجموعات اتصال Gmail

حتى الآن ، انتقلنا إلى كيفية إضافة جهات اتصال Gmail. باستخدام ميزة المجموعات ، يمكنك تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك. تتيح لك هذه الميزة تجميع جهات الاتصال معًا.

قد ترغب في إنشاء مجموعة للعملاء المحتملين والبائعين والموظفين والزملاء والعملاء الحاليين وغير ذلك. الاحتمالات لا حصر لها.

الخطوة 1. إنشاء مجموعة اتصال Gmail

ابدأ من نافذة جهات الاتصال. انقر فوق خيار المجموعة الجديدة في اللوحة الجانبية. سيتم عرض منبثق المجموعة الجديدة.

Adding a new contact group — اكتب اسم مجموعة جهات اتصال Google الجديدة.

اكتب اسم المجموعة التي ترغب في إضافتها. انقر فوق الزر "إنشاء مجموعة" لإنشاء مجموعة جهات اتصال Gmail.

الخطوة 2. إضافة جهات الاتصال إلى مجموعة

لديك الآن مجموعة ، لكن لا توجد جهات اتصال فيها. ابدأ بالمجموعة المفتوحة التي تريد إضافة جهات اتصال إليها. انقر فوق رمز "إضافة شخص" في أسفل يمين الشاشة.

Adding a Gmail contact — لإضافة جهة اتصال جديدة ، انقر فوق الزر "إنشاء".

إذا رأيت اسم الشخص ، فانقر عليه لإضافته إلى المجموعة.

لإضافة جهة اتصال جديدة ، انقر فوق الزر "إنشاء". سيتم عرض بطاقة جهة اتصال فارغة.

اكتب معلومات اتصال الشخص في البطاقة. أدرج صورة للشخص إذا كانت لديك واحدة. انقر على زر حفظ لإنشاء جهة الاتصال الجديدة وحفظها في مجموعة جهات اتصال Gmail.

الخطوة 3. إعادة تسمية مجموعة الاتصال

لإعادة تسمية مجموعة جهات اتصال Google ، ابدأ بالمجموعة المفتوحة. انقر فوق رمز إعادة تسمية المجموعة (يبدو مثل قلم رصاص). ستظهر النافذة المنبثقة لإعادة تسمية المجموعة.

Renaming a Gmail group — اكتب اسم المجموعة وانقر على زر موافق.

اكتب الاسم الجديد للمجموعة في حقل (الرجاء إدخال اسم مجموعة). اضغط OK. سيتغير اسم المجموعة.

الخطوة 4. فرز جهات اتصال Google

فرز جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق الاسم الأول أو القائمة. ابدأ بفتح مجموعة أو نافذة جهات الاتصال الرئيسية. انقر فوق الرمز Sort options في أعلى اليمين.

Sort based on first name — فرز جهات اتصال Google أبجديًا حسب الاسم الأول.

انقر فوق خيار الترتيب الأبجدي الذي تريده. اختر ما بين الفرز حسب الاسم الأول لجهة الاتصال أو حسب اسم العائلة.

هذا ما يبدو عليه فرز اسم العائلة.

Sort based on last name — فرز جهات اتصال Google أبجديًا حسب اسم العائلة.

الخطوة 5. إعادة تعيين جهات الاتصال إلى مجموعة Gmail مختلفة

إعادة تعيين جهة اتصال واحدة أو أكثر إلى مجموعة Gmail مختلفة. ابدأ بالمجموعة المفتوحة. ضع مؤشر الماوس فوق الصورة بجانب اسم جهة الاتصال لإعادة تعيينها. سيتم استبدال الصورة بمربع اختيار. انقر على مربع الاختيار لتحديده. يظهر شريط القوائم أعلى نافذة جهات الاتصال. تظهر مربعات الاختيار أيضًا بجميع الأسماء في المجموعة.

Change groups icon to reassign the contact to another group — انقر فوق رمز تغيير المجموعات لإعادة تعيين جهة الاتصال لمجموعة أخرى.

عند الحاجة,حدد المزيد من الأسماء. انقر فوق رمز تغيير المجموعات (تبدو كأشخاص) في شريط القوائم. يتم عرض قائمة منسدلة تتضمن أسماء المجموعات الحالية.

Current group names drop-down menu — حدد اسم مجموعة لتخصيصه لجهة الاتصال الخاصة بك.

في هذه الحالة ، أرغب في نقل Joe Test Person من مجموعة اختبار إلى مجموعة اختبار جديدة. أنقر على مجموعة اختبار جديدة لوضع علامة بجانب اسم المجموعة. انقر فوق مجموعة الاختبار لإزالة العلامة التي بجانب اسم المجموعة هذا.

انقر في المساحة البيضاء. ستتلقى رسالة تخبرك بنقل [Contact Name] من مجموعة إلى أخرى.

الخطوة 6. حذف مجموعة جهات اتصال Google Gmail

من وقت لآخر ، قد تحتاج إلى إزالة مجموعات بأكملها. من السهل القيام بذلك.

ابدأ بفتح بالمجموعة التي تريد حذفها. انقر على رمز حذف المجموعة (يبدو مثل سلة المهملات).

Deleting a Gmail contact group — لحذف المجموعة ، انقر على أيقونة حذف.

تظهر نافذة منبثقة.

Delete group pop-up — لحذف المجموعة ، انقر فوق حذف.

اختر واحد من ما يلي:

لحفظ جهات الاتصال في المجموعة وحذف المجموعة ، حدد الخيار الأول وانقر فوق الزر Delete.
لحذف جهات الاتصال في المجموعة والمجموعة ، حدد الخيار الثاني وانقر فوق الزر Delete.
للحفاظ على المجموعة وسلامة جهات الاتصال الخاصة بها ، انقر فوق الزر Cancel.

4. طرق عملية لاستخدام قائمة جهات اتصال Google الخاصة بك

بمجرد إعداد قائمة جهات اتصال Google والمجموعات في Gmail ، هناك العديد من الطرق العملية لاستخدامها. اليك بعض الطرق.

1. مشاركة عناصر التقويم

مشاركة حدث تقويم Google مع جهة اتصال فردية أو مجموعة كاملة. ابدأ بفتح تقويم Google الخاص بك. انتقل إلى https://calendar.google.com للعثور على تقويم Google الخاص بك. أضف مجموعة جهات اتصال Gmail إلى الحدث كما تفعل مع فرد. إذا كان الشخص الذي تدعوه يستخدم أيضًا تقويم Google ، فسيتم إضافة الحدث إلى تقويمه في غضون نصف ساعة.

ملاحظة: تخضع دعوات الحدث التي تضم أكثر من 200 ضيف لقيود خاصة.

2. إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة

استخدم مجموعات جهات اتصال Google لإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تعمل مع فريق وتحتاج إلى إبقاء أعضاء الفريق على اطلاع. أرسل رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة من البريد الوارد في Gmail ، أو باستخدام شريط القوائم أعلى قائمة جهات الاتصال. هناك طريقتان لإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمجموعة.

طريقة 1

من البريد الوارد في Gmail ، انقر على الزر "إنشاء". في الحقل (إلى) ، اكتب اسم مجموعة جهات الاتصال. سترى عناوين البريد الإلكتروني الفردية في الحقل "إلى" عند الضغط على مفتاح Enter. انهِ كتابة رسالتك وارسلها كالمعتاد.

طريقة 2

ضع مؤشر الماوس فوق الصورة على يسار اسم جهة الاتصال. سيتم استبدال الصورة بمربع اختيار. انقر على مربعات الاختيار بجوار أسماء جميع جهات الاتصال التي تريد إرسال بريد إلكتروني للمجموعة إليها. يظهر شريط القوائم أعلى نافذة جهات الاتصال.

بعد ذلك ، انقر على رمز المزيد من الإجراءات (يبدو مثل ثلاث نقاط رأسية) على يمين شريط القوائم.

Group email from contacts group — لإرسال بريد إلكتروني للمجموعة إلى جهات الاتصال المحددة ، انقر فوق خيار البريد الإلكتروني.

انقر على خيار البريد الإلكتروني في القائمة المنسدلة. سيتم فتح بريد إلكتروني جديد. اكتب وأرسل الرسالة كالمعتاد.

3. استخدم Google Hangout

ابدأ Google Hangout مع واحد أو أكثر من جهات اتصالك.

ابدأ بمجموعة أو قائمة جميع جهات الاتصال المفتوحة. ضع مؤشر الماوس فوق الصورة بجانب اسم جهة الاتصال. سيتم استبدال الصورة بمربع اختيار. انقر فوق خانة اختيار لتحديد اسم جهة الاتصال. سيظهر شريط القوائم أعلى نافذة جهات الاتصال.

بعد ذلك ، انقر على رمز المزيد من الإجراءات (يبدو مثل ثلاث نقاط رأسية) على يمين شريط القوائم. من القائمة المنسدلة مزيد من الإجراءات ، انقر على خيار Hangout. ستظهر نافذة منبثقة تطلب منك إرسال دعوة إلى جلسة Hangout.

Invite contacts to a Google Hangout — يمكنك دعوة جهة اتصال واحدة أو أكثر إلى Google Hangout.

انقر فوق زر إرسال دعوة. عندما يرد المدعوون ، يمكنك بدء الدردشة.

ملاحظة: إذا كان خيار Hangout غير نشط ، فقد يكون الاتصال معطلاً في Hangouts. أو قد لا تتوفر معلومات كافية على بطاقة جهة الاتصال لإرسال دعوة Hangout.

لمعرفة المزيد حول كيفية استخدام Google Hangouts لمؤسستك الصغيرة ، راجع هذا البرنامج التعليمي:

الاتصالات

استخدام Google Hangouts كأداة للأعمال

ديفيد ماسترز

خاتمة

تَعلُم كيفية العثور على جهات اتصال Gmail وتنظيمها سيوفر وقتاً كبيراً. ستتمكن أيضًا من تطوير علاقات أقوى تفيد نشاطك التجاري الصغير أثناء الاستفادة بشكل أفضل من جهات اتصال Gmail.

تعرف على المزيد حول كيفية العمل مع Gmail في دليل Ultimate Beginner لاستخدام Gmail. ويشمل ذلك إعداد حسابك ، ونصائح لتنظيم البريد الوارد ، واختصارات البريد الإلكتروني السريعة ، والمزيد.