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Cómo buscar los contactos en Gmail y organizarlos mejor

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Read Time: 17 mins
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

Tus contactos de Gmail, que es el correo electrónico de Google, son importantes. Como propietario de una pequeña empresa, tú sabes que tu negocio depende de tu relación con la gente. Mantenerte en contacto con las personas con las que haces negocios es una de las claves del éxito empresarial. Al organizar y administrar contactos en Gmail, puedes construir y fortalecer tus relaciones comerciales.

Si eres como muchos usuarios de este servicio de correo, no has prestado gran atención a tus contactos Gmail. Lo que debes saber es que este servicio incluye herramientas de administración que te permitirán hacer uso de tus contactos de Gmail en muchas de las otras herramientas de productividad de la G Suite de Google, entre ellas la aplicación Calendario de Google.

En este tutorial de Gmail, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre tus contactos. Aprenderás cómo buscar los contactos en Gmail, cómo agregar contactos nuevos, además de formas prácticas de usar tus grupos de contactos de Gmail.

Antes de profundizar en este tutorial de Gmail, descarga nuestro nuevo libro electrónico (GRATIS): La guía definitiva para el dominio de una bandeja de entrada en cero. Está repleto de distintas estrategias profesionales de organización de correo electrónico que puedes poner en práctica rápidamente.

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Nota: Este tutorial de Gmail hace uso de las nuevas herramientas de la aplicación Contactos de Google. Si usas la versión clásica de la lista de contactos en Gmail, cambia a la nueva lista antes de continuar.

1. Por qué es importante tu lista de contactos en Gmail de Google

Quizá te preguntes por qué es importante organizar contactos Gmail. Después de todo, Gmail almacena automáticamente a los contactos a quienes envías correos electrónicos. ¿Por qué deberías molestarte en organizarlos mejor?

La respuesta es simple. Organizar contactos Gmail te ahorra tiempo y te ayuda a hacer un mejor uso de las funciones de Google. Recuerda que, con el tiempo, puedes llegar a tener cientos de nombres en tu libreta de direcciones Gmail, algunos de los cuales no tienes motivos para volver a contactar. ¿No es mejor ver contactos en Gmail organizados en grupos que tengan sentido y te ayuden a encontrar y a comunicarte rápidamente con los contactos que realmente necesitas?

Tu lista de contactos en Gmail forma parte de tu cuenta de Google. Eso significa que la lista de contactos que tienes configurada en Gmail es la misma que la lista de contactos de Google que usas con las herramientas de la G Suite.

Google tiene algunos límites con respecto a la cantidad de contactos que puedes tener. Actualmente, el límite para la cantidad total de contactos de Google que puedes guardar es de 25,000, el equivalente a un límite de almacenamiento de 20 MB (sin contar las imágenes fotográficas). Si envías y recibes muchos correos electrónicos, es posible que excedas esa cantidad antes de darte cuenta.

Además, una vez que tus grupos de contactos de Google estén configurados correctamente, puedes usar esos grupos para:

  • Compartir elementos del calendario
  • Enviar correos electrónicos grupales
  • Realizar Hangouts de Google

Comencemos este tutorial de Gmail con un resumen rápido en video sobre cómo trabajar con los contactos de Gmail, el correo de Google.

Cómo administrar contactos en Gmail, el correo de Google (video rápido de inicio)

Echa un vistazo a este breve screencast para aprender conceptos básicos sobre cómo agregar, organizar y administrar contactos en Gmail, el correo electrónico de Google: 

O bien, si quieres obtener más información, consulta los detallados pasos por escrito mostrados a continuación, comenzando con la manera en la que los contactos llegan a tu lista de Gmail.

2. Cómo buscar los contactos en Gmail y cómo agregarlos

El primer paso para organizar contactos Gmail es encontrar y agregar aquellos que necesitas. Incluso si nunca has agregado un contacto de Gmail, esta aplicación realiza un seguimiento, generando una lista de Contactos frecuentes de las personas a las que has estado enviando mensajes de correo.

Google también genera automáticamente una lista Todos los contactos que, como su nombre lo indica, contiene todos los contactos que agregues o importes. Para facilitar la administración de tu lista Todos los contactos, piensa en ella como un espacio de almacenamiento temporal para los contactos hasta que los muevas a un grupo.

Comienza desde la ventana principal de Gmail. Para abrir la lista Contactos frecuentes y ver tus contactos en Gmail, selecciona Gmail > Contactos. Aparecerá la ventana de tus Contactos actuales de Google.

La ventana de contactos de GoogleLa ventana de contactos de GoogleLa ventana de contactos de Google
La ventana de Contactos actuales de Google con la lista de Contactos frecuentes.

Esta es una cuenta relativamente nueva que creé para este tutorial de Gmail. A pesar de eso, observa que, al ver los contactos en Gmail, ya tengo tres nombres en la lista de Contactos frecuentes generada automáticamente.

Además, no tengo una cuenta de la red social Google+ asociada con esta cuenta de Gmail, por lo que la opción Círculos no aparece en la barra lateral. Si tuviera una cuenta de Google+, Círculos aparecería debajo de Grupos en la barra lateral.

Nota: Los nombres de contacto utilizados en este tutorial de Gmail no tienen por objetivo representar a personas reales.

Aprendamos cómo agregar más contactos a mi lista.

Paso 1. Importa contactos del correo electrónico

El primer método para agregar nombres a tu lista de contactos en Gmail es importarlos. Comienza seleccionando Más > Importar en el panel izquierdo de la ventana Contactos de Google. Aparecerá el cuadro Importar contactos de otras cuentas.

El cuadro Importar contactos de otras cuentasEl cuadro Importar contactos de otras cuentasEl cuadro Importar contactos de otras cuentas
Selecciona una opción para importar.

Para los fines de este tutorial de Gmail, supongamos que quieres importar contactos de tu cuenta de correo electrónico de Outlook. Haz clic en la opción Outlook.com.

Se te pedirá que aceptes los Términos de uso y la Política de privacidad. También se te pedirá que escribas tu contraseña. Sigue las indicaciones hasta que tus contactos de Outlook hayan sido importados. Google muestra una lista de contactos importados.

Lista de contactos importados de OutlookLista de contactos importados de OutlookLista de contactos importados de Outlook
Estos contactos se importaron de Outlook.

Los nuevos contactos se colocan en un grupo de contactos de Google llamado Importados de Outlook.com [Fecha]. Pero no te preocupes, puedes cambiar el nombre de este grupo más adelante.

Si tienes contactos que deseas importar de cualquiera de las otras opciones, selecciona esa opción en este momento. Sigue las indicaciones para realizar la importación.

Nota: Solo puedes importar 3,000 contactos a la vez. Si necesitas importar más de 3,000, almacena la lista de contactos en formato CSV y divídela en listas separadas de menos de 3,000 nombres.

Paso 2. Importa tus contactos de redes sociales

Si eres activo en redes sociales, entonces comprendes lo importantes que estas pueden ser para tu pequeña empresa. Puedes agregar a tu libreta de direcciones Gmail los contactos profesionales que desarrollas a través de las redes sociales. Para obtener más información sobre cómo crear un perfil profesional de Google+, consulta este tutorial:

    Gmail facilita la incorporación de tus conexiones de Google+ a tus contactos de Gmail, ya que Círculos de Google+ aparece en la barra lateral de tus Contactos.

    Echemos un vistazo a Círculos en la cuenta de Gmail que he asociado con mi perfil de Google+. Hago clic en mi círculo de Colegas escritores para ver esos contactos en la ventana Contactos de Google (los nombres de tus círculos de Google+ serán diferentes, al igual que tus conexiones).

    Los contactos de mi círculo de redes sociales Colegas escritoresLos contactos de mi círculo de redes sociales Colegas escritoresLos contactos de mi círculo de redes sociales Colegas escritores
    Puedes añadir una conexión de Google+ a tu lista de contactos en Google.

    He decidido que quiero agregar a Andrew de mi círculo de Colegas escritores a mi lista de contactos. Comienzo seleccionando a Andrew de la lista. A continuación, aparece una tarjeta de contacto con la información del perfil de Google+ de Andrew.

    Información de contacto de un perfil de GoogleInformación de contacto de un perfil de GoogleInformación de contacto de un perfil de Google
    Haz clic en el ícono Añadir contactos para añadir la conexión de Google+ a tu libreta de direcciones Gmail.

    Para agregar a Andrew a mi lista de contactos en Gmail, hago clic en el ícono Agregar a contactos (parece una persona) arriba de la foto. Ahora Andrew está en mi lista de contactos en Gmail.

    Para guardar contactos de otras plataformas de redes sociales, expórtalos primero a formato CSV. También hay algunos plugins que pueden importar contactos de redes sociales.

    Paso 3. Crea un nuevo contacto de Gmail

    Ocasionalmente, es posible que quieras agregar un contacto que acabas de conocer. Tal vez alguien te haya dado su tarjeta de presentación en una feria comercial. En esos casos, puedes añadir un nuevo contacto a tu libreta de direcciones Gmail.

    Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana para ver contactos en Gmail que puedas agregar, o usa el ícono en la parte inferior derecha de la ventana.

    Para usar el ícono Agregar nuevos contactos, haz clic en él. Cuando se te solicite, escribe el nombre del contacto que quieras agregar. El sistema puede sugerir contactos de perfiles de Google+ existentes que coincidan con el nombre que hayas escrito.

    Haz clic en el botón Crear. A continuación aparece una tarjeta de contacto en blanco.

    Una tarjeta de contacto en blancoUna tarjeta de contacto en blancoUna tarjeta de contacto en blanco
    Escribe la información de contacto en la tarjeta en blanco.

    Escribe toda la información que puedas sobre tu nuevo contacto. Agrega una imagen, si tienes una. Haz clic en el botón Guardar para guardar la nueva tarjeta de contacto.

    Paso 4. Elimina un contacto de tu libreta de direcciones Gmail

    Un aspecto importante al administrar contactos en Gmail es eliminar aquellos contactos que ya no necesitas. Quizás alguien haya dejado una organización o haya cambiado de carrera. A continuación puedes ver el procedimiento para eliminar elementos de tu lista de contactos de Google.

    Comienza con la ventana Contactos abierta. Haz clic en el nombre del contacto que quieras eliminar. Su tarjeta de contacto se abrirá. Haz clic en los tres puntos que aparecen arriba de la foto para abrir un submenú.

    Elimina un contacto de GmailElimina un contacto de GmailElimina un contacto de Gmail
    Para borrar el contacto, haz clic en Eliminar.

    Haz clic en la opción Eliminar para borrar el contacto. Ese elemento se eliminará de tus contactos de Gmail y de cualquier grupo de contactos.

    Si haces clic en la opción Eliminar de la lista "Todos los contactos", el contacto será eliminado de la lista Todos los contactos, pero permanecerá en los grupos de contactos donde lo hayas almacenado.

    Paso 5. Combina contactos duplicados

    Al administrar contactos en Gmail, es posible que descubras que tu lista de contactos tiene entradas duplicadas. Esto sucede en ocasiones cuando agregas nuevos contactos manualmente y olvidas ver los contactos en Gmail para revisar si ya están en tu lista.

    Afortunadamente, Google tiene una herramienta para ayudarte a encontrar y eliminar contactos duplicados. En la barra lateral, haz clic en la opción Buscar duplicados. El sistema muestra los posibles duplicados. Tienes la opción de Omitir (ignorar) o Combinar los duplicados.

    Si seleccionas la opción Combinar, la información de contacto de los duplicados se combinará en una sola tarjeta de contacto.

    3. Cómo crear grupos de contactos de Gmail

    Hasta ahora, hemos analizado cómo buscar los contactos en Gmail y cómo agregarlos. Puedes organizar contactos Gmail mediante el uso de la función Grupos. Esta herramienta te permite agrupar tus contactos.

    Quizá quieras crear un grupo para organizar contactos Gmail de posibles clientes, proveedores, empleados, colegas, clientes actuales y más. Las posibilidades son infinitas.

    Paso 1. Crea un grupo de contactos de Gmail

    Comienza desde la ventana Contactos. Haz clic en la opción Nuevo grupo en el panel lateral. Aparecerá la ventana emergente Nuevo grupo.

    Agrega un nuevo grupo de contactosAgrega un nuevo grupo de contactosAgrega un nuevo grupo de contactos
    Escribe el nombre del nuevo grupo de contactos de Google.

    Escribe el nombre del grupo que quieras agregar. Haz clic en el botón Crear grupo para crear el grupo de contactos de Gmail.

    Paso 2. Agrega contactos a un grupo

    Ahora cuentas con un grupo, pero este no tiene contactos. Comienza abriendo el grupo en el que quieras agregar los contactos. Haz clic en el ícono Agregar persona en la esquina inferior derecha de la pantalla.

    Agrega un contacto de GmailAgrega un contacto de GmailAgrega un contacto de Gmail
    Para agregar un nuevo contacto, haz clic en el botón Crear.

    Si ves el nombre de la persona, haz clic en él para agregarla al grupo.

    Para agregar un nuevo contacto, haz clic en el botón Crear. Aparece una tarjeta de contacto en blanco.

    Escribe la información de contacto de la persona en la tarjeta. Inserta una imagen de la persona, si tienes una. Haz clic en el botón Guardar para crear el nuevo contacto y guardarlo en tu grupo de contactos de Gmail.

    Paso 3. Cambia el nombre de un grupo de contactos

    Para cambiar el nombre de un grupo de contactos de Google, comienza con el grupo abierto. Haz clic en el ícono Cambiar nombre de grupo (parece un lápiz). A continuación aparecerá la ventana emergente Cambiar nombre de grupo.

    Cambia el nombre de un grupo de GmailCambia el nombre de un grupo de GmailCambia el nombre de un grupo de Gmail
    Escribe el nombre del grupo y haz clic en el botón OK.

    Escribe el nuevo nombre del grupo en el campo Por favor escribe un nombre de grupo. Haz clic en el botón OK. Una vez hecho lo anterior, el nombre del grupo será cambiado.

    Paso 4. Ordena los contactos de Google

    Ordena tus contactos por nombre o por nombre de lista. Comienza abriendo un grupo o la ventana principal de la lista de contactos. Haz clic en el ícono de opciones Ordenar en la parte superior derecha.

    Ordena en base al nombreOrdena en base al nombreOrdena en base al nombre
    Contactos de Google ordenados alfabéticamente por nombre.

    Haz clic en la opción que quieras usar para ordenar alfabéticamente. Elige entre ordenar por el nombre del contacto o por su apellido.

    Así es como se ven los contactos al ordenarlos por apellido.

    Ordena en base al apellidoOrdena en base al apellidoOrdena en base al apellido
    Contactos de Google ordenados alfabéticamente por apellido.

    Paso 5. Reasigna contactos a un grupo de Gmail diferente

    Reasigna uno o más contactos a un grupo de Gmail diferente. Comienza abriendo el grupo. Coloca el ratón sobre la imagen junto al nombre del contacto que quieras reasignar. La imagen será reemplazada por una casilla de verificación. Haz clic en esa casilla para marcarla. A continuación, aparecerá una barra de menú en la parte superior de la ventana Contactos. Las casillas de verificación también aparecen junto a todos los nombres contenidos en el grupo.

    Haz clic en el ícono de grupos para reasignar el contacto a otro grupoHaz clic en el ícono de grupos para reasignar el contacto a otro grupoHaz clic en el ícono de grupos para reasignar el contacto a otro grupo
    Haz clic en el ícono Cambiar grupos para reasignar el contacto a otro grupo.

    Si es necesario, selecciona más nombres. Haz clic en el ícono Cambiar grupos (se ve como un grupo de personas) en la barra de menú. Aparecerá un menú desplegable con los nombres de los grupos actuales.

    Menú desplegable de los nombres de grupos actualesMenú desplegable de los nombres de grupos actualesMenú desplegable de los nombres de grupos actuales
    Selecciona el nombre de un grupo para asignarlo a tu contacto.

    En este caso, quiero mover a Joe Test Person del grupo Test Group al grupo New Test Group. Primero hago clic en New Test Group para marcar la casilla de verificación junto a ese nombre de grupo. Luego hago clic en Test Group para desmarcar la casilla de verificación junto a ese grupo.

    A continuación, haz clic en el espacio en blanco. Recibirás un aviso indicando que tu [Nombre de contacto] se ha movido de un grupo a otro.

    Paso 6. Elimina un grupo de contactos de Gmail

    De vez en cuando, es posible que debas eliminar grupos completos. Esto es fácil de lograr.

    Comienza abriendo el grupo que quieras eliminar. Haz clic en el ícono Eliminar grupo (se ve como una papelera).

    Borra un grupo de contactos de GmailBorra un grupo de contactos de GmailBorra un grupo de contactos de Gmail
    Para borrar el grupo, haz clic en el ícono Eliminar.

    Aparecerá una ventana emergente.

    Ventana emergente de eliminación de gruposVentana emergente de eliminación de gruposVentana emergente de eliminación de grupos
    Para borrar el grupo, haz clic en Eliminar.

    Elige una de las siguientes alternativas:

    1. Para guardar los contactos del grupo y eliminar este último, selecciona la primera opción y haz clic en el botón Eliminar.
    2. Para eliminar los contactos del grupo, y este último también, selecciona la segunda opción y haz clic en el botón Eliminar.
    3. Para mantener el grupo y sus contactos intactos, haz clic en el botón Cancelar.

    4. Formas prácticas de usar tu lista de contactos de Google

    Una vez que hayas configurado tu lista de contactos de Google y tus grupos en Gmail, hay muchas maneras prácticas de usarlos. A continuación puedes ver algunas.

    1. Comparte elementos del calendario

    Comparte un evento del Calendario de Google con un contacto individual o con un grupo completo. Comienza abriendo tu Calendario de Google. Ve a https://calendar.google.com para encontrar tu Calendario de Google. Agrega el grupo de contactos de Gmail al evento, como lo harías con un individuo. Si la persona a la que estás invitando también usa el Calendario de Google, el evento se agregará a su calendario en media hora.

    Nota: Las invitaciones a eventos con más de 200 invitados están sujetas a restricciones especiales.

    2. Envía correos electrónicos grupales

    Usa los grupos de contactos de Google para enviar correos electrónicos grupales. Esto es especialmente útil si trabajas en un equipo y necesitas mantener informados a los miembros del mismo. Envía correos electrónicos grupales desde tu bandeja de entrada de Gmail, o usa la barra de menú en la parte superior de la lista de tu grupo de contactos. Hay dos métodos para enviar correos electrónicos grupales.

    Método 1

    Haz clic en el botón Redactar desde tu bandeja de entrada de Gmail. En el campo Para, escribe el nombre del grupo de contactos. Cuando presiones la tecla Intro, verás las direcciones de correo electrónico individuales en el campo Para. Termina de escribir tu mensaje y envíalo como de costumbre.

    Método 2

    Abre tu grupo de contactos y coloca tu ratón sobre la imagen a la izquierda del nombre de un contacto. La imagen será reemplazada por una casilla de verificación. Haz clic en las casillas de verificación junto a los nombres de todos los contactos a los que quieras enviar un correo electrónico grupal. A continuación, aparecerá una barra de menú en la parte superior de la ventana Contactos.

    Luego haz clic en el ícono Más acciones (se ve como tres puntos verticales) a la derecha de la barra de menú.

    Correo electrónico grupal a partir de un grupo de contactosCorreo electrónico grupal a partir de un grupo de contactosCorreo electrónico grupal a partir de un grupo de contactos
    Para enviar un correo electrónico grupal a los contactos que hayas seleccionado, haz clic en la opción Correo electrónico.

    Haz clic en la opción Correo electrónico en el menú desplegable. A continuación se abrirá un nuevo correo electrónico. Escribe y envía el mensaje como de costumbre.

    3. Usa Hangouts de Google

    Inicia una conversación en Hangouts de Google con uno o más de tus contactos.

    Comienza abriendo un grupo o la lista Todos los contactos. Coloca tu ratón sobre la imagen junto al nombre de un contacto. La imagen será reemplazada por una casilla de verificación. Haz clic en una casilla de verificación para seleccionar el nombre del contacto. A continuación, aparecerá una barra de menú en la parte superior de la ventana Contactos.

    Luego haz clic en el ícono Más acciones (se ve como tres puntos verticales) a la derecha de la barra de menú. En el menú desplegable Más acciones, haz clic en la opción Hangouts. Aparecerá una ventana emergente que te pide que envíes una invitación a tu reunión de Hangouts.

    Invita contactos a una reunión de Hangouts de GoogleInvita contactos a una reunión de Hangouts de GoogleInvita contactos a una reunión de Hangouts de Google
    Puedes invitar a uno o más contactos a una reunión de Hangouts de Google.

    Haz clic en el botón Enviar invitación. Podrás comenzar a chatear cuando tus invitados respondan.

    Nota: Si la opción Hangouts está deshabilitada, es posible que el contacto tenga Hangouts deshabilitado. O bien, es posible que no haya suficiente información en la tarjeta de contacto para enviar una invitación de Hangouts.

    Para obtener más información sobre cómo usar Hangouts de Google para tu pequeña empresa, consulta este tutorial:

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      Ten en cuenta que es importante organizar contactos Gmail, pero también lo es organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico. No dejes que tu bandeja de entrada se convierta en un desordenado desastre.

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      Conclusión

      Aprender cómo buscar los contactos en Gmail y cómo organizarlos puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo. También desarrollarás relaciones más sólidas para tu pequeña empresa al hacer un mejor uso de tus contactos de Gmail.

      Obtén más información sobre cómo trabajar con Gmail en nuestra Guía definitiva sobre el uso de Gmail para principiantes, que consta de varias partes. Esta guía contiene información sobre cómo configurar tu cuenta, sugerencias para la organización de la bandeja de entrada, atajos rápidos de correo electrónico y más.

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