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Cómo Encontrar Tus Contactos de Google Gmail Y Organizarlos Mejor

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Tus contactos de Google Gmail son importantes. Y cómo dueño de pequeño negocio, sabes que tu negocio es sobre la gente. Mantenerse en contacto con la gente con la que haces negocios es una de las claves para el éxito del negocio. Organizando y administrando tus contactos de Gmail, puedes construir y fortalecer tus relaciones de negocio.

Si eres como muchos usuarios de Gmail, no tienes has pensado mucho en tus contactos de Gmail. Lo que necesitas saber es que Gmail incluye herramientas de administración de contactos que te permitirán hacer uso de tus contactos de Gmail en muchas otras herramientas de productividad de Google G Suite, incluyendo Calendar.

En este tutorial, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre contactos de Gmail. Aprenderás como encontrar contactos en Gmail, agregar nuevos contactos de Gmail y maneras prácticas de usar tus grupos de contactos de Gmail.

Nota: Este tutorial funciona con las nuevas características de Google Contact. Si usas la lista clásica de contactos Gmail, cambia a la nueva lista de contactos Gmail antes de continuar.

1. Por Qué Tu Lista de Contactos de Google Es Importante

Te preguntarás por qué organizar tu lista de contactos es importante. Después de todo, Gmail almacena automáticamente contactos a los que mandas emails. ¿Por qué molestarse en organizarlos mejor?

La respuesta es simple. Organizar tus contactos te ahorra tiempo y te ayuda a hacer mejor uso de las características de Google. Recuerda, a través del tiempo, podrías tener cientos de nombres en tu lista de contactos--algunos de los cuales no tienes razón para volver a contactar. ¿No es mejor organizar tus nombres de contactos en grupos que tengan sentido y te ayuden a encontrar y alcanzar aquellos contactos que realmente necesitas más rápidamente?

Tu lista de contactos Gmail es parte de tu cuenta de Google. Esto significa que la lista de contactos Gmail que configures es la misma lista de contacto Google que usas en tus herramientas G-Suite.

Google tiene algunos límites sobre cuántos contactos puedes tener. Actualmente, el límite para el número total de contactos de Google es 25,000 o un límite de almacenamiento de 20 MB (sin contar imágenes). Si envías y recibes muchos emails, podrías exceder ese número antes de darte cuenta.

También, una vez que tus grupos de contactos Google están configurados apropiadamente puedes usar esos grupos para:

  • Compartir objetos de calendarios
  • Enviar emails de grupo
  • Conducir hangaouts de Google

Comencemos con un pequeño resumen general en video de trabajar con contactos de Google Gmail.

Cómo Administrar Tus Contactos de Gmail de Google (Video de Inicio Rápido)

Mira este video rápido para aprender los básicos de cómo agregar, organizar y administrar tus contactos de Gmail de Google:

O recorre los detallados pasos escritos a continuación para más información, comenzando con detalles sobre cómo los contactos entran a tu lista de gmail.

2. Cómo Encontrar y Agregar Contactos a Gmail

El primer paso para organizar tus contactos de Gmail es encontrar y agregar los contactos que necesitas. Incluso si nunca has agregado un contacto de Gmail, Gmail da seguimiento a quién has estado enviando mensajes de email en una lista de Frecuentemente contactados que genera.

Google también genera automáticamente una lista de Todos los contactos que contiene a todos los contactos que agregas o importas. Para mantener tu lista de Todos los contactos administrable, piensa en ella como un espacio de retención temporal para contactos hasta que los muevas a un grupo de contactos.

Comienza desde la ventana principal de Gmail. Para abrir la lista Frecuentemente contactados, selecciona Gmail > Contactos. Tu ventana actual de Contactos Google se muestra.

Google Contacts window
La ventana actual de Contactos Google con lista Frecuentemente contactados.

Esta es una cuenta de Gmail relativamente nueva que creé para estos tutoriales. A pesar de eso, nota que ya tengo tres nombres en la lista de Frecuentemente contactados generada automáticamente.

También, no tengo una cuenta de Google+ asociada con esta cuenta de Gmail, así que Círculos no aparece en la barra lateral. Si tuviera una cuenta de Google+, Círculos aparecería debajo de Grupos en la barra lateral.

Nota: Los nombres de contacto usados en este tutorial no pretenden representar gente real.

Aprendamos como obtener más contactos en mi lista.

Paso 1. Importar Contactos Desde Email

El primer método para tener nombres en tu lista de contactos Gmail es importarlos. Comienza seleccionando Más > Importar en el panel izquierdo de tu ventana de Contactos de Google. La caja Importar contactos desde otras cuentas se muestra.

The Import contacts from other accounts box
Selecciona una opción de importación.

Para los propósitos de este tutorial, digamos que quieres importar contactos desde tu cuenta de correo de Outlook. Haz clic en la opción Outlook.com

Se te pedirá aceptar los Términos de Uso y Póliza de Privacidad. También se te pedirá ingresar tu contraseña. Continua a las siguientes opciones hasta que tus contactos de Outlook hayan sido importados. Google muestra una lista de contactos importados.

List of contacts imported from Outlook
Estos contactos fueron importados desde Outlook.

Los nuevos contactos son colocados en un grupo de contactos Google llamado Impotado Outlook.com [Fecha]. No te preocupes, puedes cambiar el nombre de este grupo después.

Si tienes contactos que quisieras importar desde cualquiera de las otras opciones, selecciona esa opción esta vez. Sigue las instrucciones para importar tus contactos.

Nota: Solo puedes importar 3,000 contactos a la vez. Si necesitas importar más de 3,000 contactos, pon la lista de contactos en formato CSV  y ponlos en listas separadas de menos de 3,000 nombres.

Paso 2. Importa Tus Contactos Desde Redes Sociales

Si eres activo en redes sociales, entiendes lo importante que estas pueden ser para tu pequeño negocio. Puedes agregar contactos profesionales que desarrolles a través de redes sociales a tu perfil de Gmail. Para más información sobre cómo construir un perfil profesional de Google+, revisa este tutorial:

Gmail hace fácil incorporar tus conexiones de Google+ en tus contactos de Gmail ya que tus Círculos de Google+ aparecen en tu barra lateral de Contactos.

Veamos Círculos en la Cuenta de Gmail que he asociado con mi perfil de Google+. Hago clic en mi círculo Colegas de Escritura para ver esos contactos en la ventana de Contactos Google. (Los nombres de tus círculos Google+ serán diferentes así como tus conexiones.)

Contacts in my Writing Colleagues social media circle
Puedes agregar una conexión de Google+ a tu lista de contactos Google.

Decido que quiero agregar a Andrew de mi círculo de Colegas de Escritura a mi lista de contactos. Seleccioné Andrew de la lista. Una tarjeta de contacto aparece con la información del perfil de Google+ de Andrew.

Contact information from a Google profile
Haz clic en el icono Agregar contactos para agregar la conexión Google+ a tus contactos de Gmail.

Para agregar a Andrew a mi lista de contactos de Gmail, hago clic en el icono Agregar a contactos (se ve como una persona) arriba de la foto. El está ahora en mi lista de contactos de Gmail.

Para contactos de otras plataformas de redes sociales, expórtalos a formato CSV primero. También hay algunos complementos que pueden importar contactos desde redes sociales.

Paso 3. Crea un Nuevo Contacto Gmail

Ocasionalmente, podrías querer agregar un contacto que acabas de conocer. Tal vez, alguien te ha dado su tarjeta de presentación en un show de intercambio. Puedes agregar un nuevo contacto en Gmail.

Usa la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana para buscar un contacto para agregar o usa el icono en la parte inferior derecha de la ventana.

Para usar el icono Agregar nuevos contactos, haz clic en el. En la ventana emergente, teclea el nombre del contacto que quieres agregar. El sistema podría sugerir contactos de perfiles de Google+ existentes basados en el nombre que escribas.

Haz clic en el botón Crear. Una tarjeta de contacto en blanco se muestra.

A blank contact card
Teclea la información de contacto en la tarjeta en blanco.

Teclea tanta información como puedas sobre tu nuevo contacto. Agrega una imagen si tienes una. Haz clic en el botón Guardar para guardar la nueva tarjeta de contacto.

Paso 4. Remueve un Contacto de Gmail

Una parte importante de organizar tus contactos de Gmail es remover contactos que ya no necesitas. Tal vez alguien ha dejado la organización o cambiado carreras. Aquí está cómo remover contactos desde tu lista de contactos de Google.

Comienza con la ventana de Contactos abierta. Haz clic en el nombre del contacto que quieres remover. Su tarjeta de contacto de abre. Haz clic en los tres puntos sobre la foto para abrir un sub-menú.

Delete a Gmail contact
Para remover el contacto, haz clic en Borrar.

Haz clic en la opción Borrar para remover el contacto. El contacto es borrado de tus contactos de Gmail y removido de cualquier otro grupo de contactos.

Si das clic a la opción Remover de la lista "Todos los contactos", el contacto es removido de la lista Todos los contactos, pero permanece en cualquier grupo de contactos en donde lo hayas colocado.

Paso 5. Fusiona Contacto Duplicados

Podrías encontrar que tu lista de contactos tiene entradas duplicadas. Esto pasa algunas veces cuando agregas nuevos contactos manualmente, olvidando que ya están en tu lista.

Afortunadamente, Google tiene una herramienta para ayudarte a encontrar y eliminar contactos duplicados. Desde la barra lateral, haz clic en la opción Encontrar duplicados. El sistema muestra posibles duplicados. Tienes la opción para Desechar (Ignorar) o Fusionar los duplicados.

Si seleccionas la opción Fusionar, la información de contacto para los duplicados se combinará en una sola tarjeta de contacto.

3. Construyendo Grupos de Contacto de Gmail

Hasta ahora, hemos visto como agregar contactos de Gmail. Usando la característica de Grupos, puedes organizar tus contactos. Esta característica te permite agrupar contactos.

Podrías querer crear un grupo para clientes prospecto, vendedores, empleados, colegas, clientes actuales y más. Las posibilidades son interminables.

Paso 1. Crea Un Grupo de Contacto de Gmail

Comienza desde la ventana de Contactos. Haz clic en la opción Nuevo grupo en el panel lateral. La ventana emergente Nuevo Grupo se muestra.

Adding a new contact group
Teclea el nombre del nuevo grupo de contacto Google.

Teclea el nombre del grupo que deseas agregar. Haz clic en el botón Crear grupo para crear el grupo de Contacto Gmail.

Paso 2. Agrega Contactos a un Grupo

Ahora tienes un grupo, pero no hay contactos en el. Comienza con el grupo abierto al que quieres agregar contactos. Haz clic en el icono Agregar persona en la parte inferior derecha de la pantalla.

Adding a Gmail contact
Para agregar un nuevo contacto, haz clic en el botón Crear.

Si ves el nombre de la persona, haz clic en este para agregarlo al grupo.

Para agregar un nuevo contacto, haz clic al botón Crear. Una tarjeta de presentación en blanco se muestra.

Escribe la información de contacto de la persona en la tarjeta. Inserta una imagen para la persona si tienes una. Haz clic en el botón Guardar para crear el nuevo contacto y guardarlo en tu grupo de contacto Gmail.

Paso 3. Renombra un Grupo de Contacto

Para renombrar un grupo de contacto Google, comienza con el grupo abierto. Haz clic en el icono Renombrar grupo (se ve como un lápiz). La ventana emergente Renombrar grupo aparece.

Renaming a Gmail group
Teclea el nombre del grupo y da clic en el botón OK.

Teclea el nuevo nombre del grupo en el campo Por favor ingresa un nombre de grupo. Haz clic en el botón OK. El nombre del grupo cambia.

Paso 4. Ordena Contactos de Google

Ordena tus contactos por nombre o nombre de lista. Comienza abriendo un grupo en la ventana principal de Lista de Contacto. Haz clic en el icono de opciones de Ordenar en la parte superior derecha.

Sort based on first name
Contactos de Google ordenados alfabéticamente por primer nombre.

Haz clic en la opción de ordenar alfabéticamente que quieras. Elige entre ordenar por el primer nombre del contacto o por sus apellidos.

Aquí está como se ve un ordenamiento por apellido.

Sort based on last name
Contactos de Google ordenados alfabéticamente por apellido.

Paso 5. Reasignar Contactos a Diferentes Grupos de Gmail

Reasigna uno o más contactos a diferentes grupos de Gmail. Comienza con el grupo abierto. Coloca tu ratón sobre la imagen después del nombre de contacto para ser reasignado. La imagen es reemplazada por una casilla. Marca la casilla para seleccionarlo. Una barra de menú aparece a través de la parte superior de la ventana Contactos. Las casillas también aparecen por todos los nombres en el grupo.

Change groups icon to reassign the contact to another group
Haz clic al icono Cambiar grupos para reasignar el contacto a otro grupo.

Si lo necesitas, mueve más nombres. Haz clic en el icono Cambiar grupos (se ve como gente) en la barra de menú. Un menú desplegable con nombres del grupo actual se muestra.

Current group names drop-down menu
Selecciona un nombre de grupo para asignar a tu contacto.

En este caso, deseo mover a Joe Test Person del grupo Test Group al grupo New Test Group. Hago clic en New Test Group para colocar una marca en ese nombre de grupo. Hago clic en Test Group para remover la marca en ese nombre de grupo.

Haz clic en el espacio blanco. Recibirás una confirmación de que tu [Nombre de Contacto] ha sido movido de un grupo a otro.

Paso 6. Borra un Grupo de Contacto de Google Gmail

De  vez en cuando, podrías necesitar remover grupos enteros. Es fácil de hacer.

Comienza con el grupo abierto que quieres borrar. Haz clic en el icono Borrar grupo (se ve como un basurero).

Deleting a Gmail contact group
Para borrar el grupo, haz clic en el icono Borrar.

Una ventana emergente aparece.

Delete group pop-up
Para borrar el grupo haz clic en Borrar.

Elige uno de los siguientes:

  1. Para guardar los contactos en el grupo y borrar el grupo, selecciona la primer opción y da clic en el botón Borrar.
  2. Para borrar los contactos en el grupo y el grupo, selecciona la segunda opción y da clic en el botón Borrar.
  3. Para mantener el grupo y sus contactos intactos, haz clic en el botón Cancelar.

4. Maneras Pácticas de Usar Tu Lista de Contactos de Google

Una vez que has configurado tu lista de contactos google y grupos en Gmail, hay muchas maneras prácticas de usarlos. Aquí hay solo algunas.

1. Comparte Objetos de Calendarios

Comparte un evento de Google Calendar con un contacto individual o con un grupo entero. Comienza con tu Calendario Google abierto. Ve a https://calendar.google.com para encontrar tu Calendarios Google. Agrega el grupo de contacto Google al evento como lo harías con un individuo. Si la persona que invitas también usa Calendario Google, el evento será agregado a su calendario dentro de media hora.

Nota: Las invitaciones de eventos con más de 200 invitados son sujetas de restricciones especiales.

2. Envía Emails Grupales

Usa grupos de contacto Google para enviar emails grupales. Esto es especialmente útil si trabajas con un equipo y necesitas mantener a los miembros del equipo informados. Envía emails grupales desde tu bandeja de Gmail, o usando la barra de menú encima de tu listado de grupo de contacto. Hay dos métodos para enviar emails de grupo.

Método 1

Desde tu bandeja de Gmail da clic al botón Componer. En el campo Para, teclea el nombre del grupo de contacto. Verás las direcciones de correo individuales en el campo Para cuando presiones la tecla Enter. Termina de teclear tu mensaje y mándalo como de costumbre.

Método 2

Con tu grupo de contacto abierto, coloca tu ratón sobre la imagen a la derecha del nombre de contacto. La imagen es reemplazada por una casilla. Marca las casillas al lado de los nombres de todos los contactos a los que les quieres mandar un email de grupo. Una barra de menú aparece a lo largo de la parte superior de la ventana de Contactos.

Después, haz clic en el icono Más Acciones (se ve como tres puntos verticales) en la derecha de la barra de menú.

Group email from contacts group
Para mandar un email grupal a los contactos seleccionados, haz clic en la opción Email.

Haz clic en la opción Email en el menú desplegable. Un nuevo email se abre. Teclea y manda el mensaje como es usual.

3. Usa Google Hangout

Comienza un Google Hangout con uno o más de tus contactos.

Comienza con un grupo o la lista Todos los contactos abierta. Coloca tu ratón sobre la imagen después del nombre de contacto. Esta imagen es reemplazada por una casilla. Haz clic en una casilla para seleccionar el nombre de contacto. Una barra de menú aparece a lo largo de la parte superior de la ventana de Contactos.

Después, da clic al icono Más Acciones (se ve como tres puntos verticales) a la derecha de la barra de menú. Del menú desplegable Más Acciones, da clic a la opción Hangout. Una ventana emergente aparece pidiéndote enviar una invitación a tu hangout.

Invite contacts to a Google Hangout
Puedes invitar a uno o más contactos a un Google Hangout.

Haz clic en el botón Enviar Invitación. Cuando tus invitados respondan puedes comenzar a chatear.

Nota: si la opción Hangout está en gris, el contacto podría tener Hangouts deshabilitado. O, podría no haber suficiente información el la tarjeta de contacto para enviar una invitación de Hangout.

Para aprender más sobre cómo usar Google Hangouts para tu pequeño negocio, revisa este tutorial:

Conclusión

Aprender cómo encontrar y organizar tus contactos de Gmail es un gran ahorrador de tiempo. También desarrollarás relaciones más sólidas para tu pequeño negocio y harás mejor uso de tus contactos de Gmail.

Aprende más sobre como trabajar con Gmail en nuestra Guía Definitiva Principiante para Usar Gmail. Esta cubre configurar tu cuenta, consejos de organización de bandeja, atajos rápidos de correo electrónico y más.

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