Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

كيف تصمم فاتورة في Word: باستخدام قالب احترافي

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Mohammad Al Tahan (you can also view the original English article)

Final product image
What You'll Be Creating

هل الفاتورة الخاصة بك هي آخر ما تفكر فيه؟ إذا كان الأمر كذلك، فإنك ترتكب خطأً كبيراً.

كرب عملٍ صغير، يجب أن تعرف أن فاتورتك هي جزءٌ من علامتك التجارية وتسويقك لها. يجب أن تبدو جيدة لأنها تمثل عملك.

يجب أن تكون فاتورتك واضحةً أيضاً. لا يجب أن تترك المستلم محتاراً حول مقدار المال الذي تطلبه لقاء عملك أو كيف يجب أن يدفع لك.

الفاتورة غير الواضحة ستسبب تأخيراً غير ضروري في عملية الدفع. يمكن أيضاً أن تضيع وقتك بسبب محاولة العميل الاتصال بك للاستفسار عن بعض الأمور.

في هذا الدرس، ستتعلم كيف تصمم فاتورة احترافية باستخدام قالب فاتورة لـ Word. سأبدأ بتعداد مكونات الفاتورة الجيدة. وبعد ذلك، سأريك عملية تصميم فاتورة في Word خطوة بخطوة. أخيراً، سأشاركك بعض المصادر التي ستجد عليها قالب Word للفواتير الخاص بك.

مكونات الفاتورة الجيدة

تصميم فاتورة هو مضيعة للوقت ما لم تقدم الفاتورة المعلومات المفيدة والكافية. في الواقع، الفاتورة غير الاحترافية يمكن أن تكون سيئة أكثر من كونها غير مفيدة. يمكن أن تسبب الإرباك أو الإزعاج للعميل خاصتك. إليك بعض العناصر المهمة التي يجب أن تتوافر في الفواتير الجيدة. يجب على فاتورتك:

  • أن تحتوي على المعلومات الصحيحة
  • أن تمتلك مظهراً احترافياً
  • أن يتم إرسالها في الوقت الصحيح

يمكنك أن تتعلم المزيد حول أساسيات تصميم فاتورة في هذه المقالة:

دعنا نلقي نظرة أقرب على كل عنصرٍ من هذه العناصر.

1. الفاتورة الجيدة يجب أن تكون غنية بالمعلومات

من دون المعلومات الصحيحة، قد لا يعرف العميل خاصتك ما هي هذه الفاتورة ولماذا تم إرسالها. قد لا يعرف حتى كم يجب أن يدفع وإلى أين يجب أن يرسل لك المبلغ.

إليك المعلومات الأساسية التي يجب أن تحتويها كل الفواتير:

  • اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك
  • شعارك
  • اسم العميل وعنوانه
  • رقم الفاتورة
  • تاريخ الفاتورة
  • موعد الدفع
  • المقدار الكلي المستحق
  • وصف للعمل أو البضائع المباعة
  • خيارات ووسائل الدفع
  • شروط الدفع

لتجنب أي إرباك أو لبس، تأكد من احتواء فواتيرك على المعلومات الصحيحة.

شروط الدفع الخاصة بك مهمة بشكلٍ خاص. يمكن للشروط الصحيحة أن تشجع العميل على الدفع مباشرةً. لكي تعرف أكثر عن أفضل شروط الدفع التي يمكنك استعمالها، راجع هذا الدرس:

2. الفاتورة الجيدة تمتلك مظهراً احترافياً

مظهر فاتورتك أمرٌ مهم. يجب أن ترى فاتورتك كجزء من الجهود التسويقية والترويجية الخاصة بك. مثل الورق الخاص بك، بطاقات العمل، والوثائق الأخرى التي تحمل شعارك واسمك--إنها تمثل شركتك.

تجنب أخطاء تصميم الفواتير الشائعة

  • أخطاء كتابية عشوائية - تجنب استعمال فاتورة غير رسمية بشكلٍ مبالغٍ فيه كمحتوى لرسالة البريد الخاصة بك. بشكلٍ مشابه، لا ترغب باستعمال فاتورة غير متقنة وتحتوي على أخطاء قواعدية وكتابية.
  • الكثير من الألوان - أيضاً، اختر ألواناً وخطوطاً مناسبةً لعملك. الكثير من الألوان المشعة والبراقة التي لا تتماشى مع علامتك التجارية سيجعل فاتورتك تبدو بمظهرٍ سيء. بشكلٍ مشابه، استعمال الكثير من الخطوط غالباً ما يكون أمراً غير احترافيٍ البتة.
  • الكثير من الفوضى - المقدار الصحيح من المساحات البيضاء مهم وسيجعل من السهل قراءة فاتورتك. تذكر: الفاتورة الفوضوية والمحشوة بالعناصر هي فاتورة مربكة.
  • قلة التركيز - الفاتورة غير المركزة ستسبب لك خسارة المال. أنت تريد من الأجزاء الرئيسية لفاتورتك، كتاريخ الدفع، أن تبرز مباشرةً في الفاتورة. الترتيب الهرمي مهم لجذب عين الناظر إلى هذه التفاصيل، بحيث يتمكن عميلك من معرفة ما، متى، أين، وكيف يجب أن يدفع لك.

غالباً ما سيحتفظ العميل بفاتورتك في سجلاته. في المرة القادمة التي يحتاج فيها إلى طلب خدماتٍ مشابه، فإنه قد يستعمل فاتورتك للحصول على معلومات الاتصال الخاصة بك. لذا، الانطباع الذي تتركه فاتورتك يمكن أن يكون انطباعاً دائماً. يجب على فاتورتك أن تبدو مركزة واحترافية.

استعمل قالب فاتورة احترافي

قد لا تكون قادراً على تحمل تكلفة تعيين مصمم رسوميات لتصميم فاتورة خاصة بك، لكن قالب الفاتورة الجيد سيكون رخيص الثمن (بين 5 دولارات إلى9 دولارات) ويمكن أن يساعدك على الحصول على فاتورة احترافية المظهر خلال دقائق.

يمكنك أن تجد قوالب فواتير احترافية في متجر Envato (أي GraphicRiver) أو أن تتصفح مجموعةً منتقاة من تصاميم الفواتير البسيطة والأنيقة الخاصة بـ Word في هذه المقالة:

قوالب الفواتير هذه تمتلك تصاميم واضحة، مع القدرة على تخصيصها بسرعة لكي تناسب علامتك التجارية، ولكي ترسلها إلى عملائك وتجمع المال بشكلٍ احترافي.

3. الفاتورة الجيدة يجب أن تُرسَلَ في الموعد الصحيح

متى يجب أن ترسل الفاتورة لعميلك؟

الإجابة قد تبدو واضحة. في معظم الحالات، أرسل الفاتورة عند الانتهاء من العمل. لكن انتبه إلى أي اتفاقيات مسبقة بينك وبين العميل. مثلاً، إذا اتفقت على إرسال الفاتورة إلى العميل مرة كل شهر، فيجب عليك أن تتقيد بهذا الاتفاق.

بشكلٍ مفاجئ، بعض أرباب الأعمال الصغيرة يترددون في إرسال الفواتير. قد يرسلون فواتيرهم بعد أيام أو حتى أسابيع من انتهاء المشروع.

لا تقم بذلك. الفواتير المتأخرة تعني عمليات دفعٍ متأخرة. يتوقع العميل منك أن ترسل فاتورةً بالخدمات التي قدمتها لهم. لذا، ارسل لهم الفواتير على الوقت.

دعنا الآن نلقي نظرة على تصميم فاتورتك الخاصة.

كيف تصمم فاتورة في Word

يمكنك استعمال قالب لتصميم فاتورة احترافية المظهر في Word. إليك دليلاً خطوة بخطوة لمساعدتك على تصميم فواتيرك الخاصة:

خطوة 1. اجمع المعلومات خاصتك

للتأكد من عدم نسيانك لأي شيء، قم بتجهيز قائمة بالمعلومات التي تود تضمينها في الفاتورة. إليك بعض الأماكن التي يجب أن تبحث فيها عن معلومات الفاتورة:

  • الطلب المقدم للعميل - يجب أن يتضمن وصفاً للعمل، المقدار الواجب دفعه، والشروط.
  • بطاقة العمل الخاصة بالعميل - بطاقة العمل الخاصة بالعميل ستحتوي على معلومات الاتصال الخاصة به.
  • بطاقة العمل الخاصة بك - الفاتورة هي جزء من علامتك التجارية ويجب أن تتماشى مع المواد الترويجية الأخرى الخاصة بك.
  • فواتيرك السابقة - فاتورتك السابقة ستتضمن أحدث رقم فاتورة. فاتورتك التالية يجب أن تليها.

حالما جمعت معلومات الفاتورة خاصتك، فإنك جاهزٌ لكي تبدأ.

في هذا المثال، سأستعمل قالب Word لتصميم فاتورة لشركة Anytown Consulting، الشركة التي تعرفنا عليها في هذا الدرس:

في هذا المثال الجديد، قامت Anytown Consulting بتصميم غلاف كتابٍ إلكتروني لجاين دو (Jane Doe). الفاتورة البسيطة التي سنقوم بتصميمها هل لتصميم غلافٍ كتابٍ إلكتروني ولوقت لقاءٍ معين. يمكن اتباع هذه العملية نفسها لتصميم الفواتير الخاصة بعملائك.

خطوة 2. قم بتحميل أفضل قالب فاتورة احترافية تحتاجه

حالما عرفت ما الذي ستقوم بتضمينه في فاتورتك، اختر قالب Word الصحيح للفاتورة. استعملت أنا قالب الفاتورة هذا من متجر Envato لأنه يمتلك مظهراً أنيقاً وعالي الجودة. يمكنك أن تختار قالب الفاتورة الذي يناسب احتياجات عملك.

بعد تحمل الفاتورة، افتح مستكشف الملفات الخاص بويندوز وانقر مرتين على ملف قالب الفاتورة لفتحه. سيكون للملف صيغة .zip:

Open Invoice Word Template Zip File
فتح ملف قالب الفاتورة بصيغة zip.

اضغط على المجلد الفرعي، main files (الملفات الرئيسية). ومن ثم اختر اللون الذي يتماشى مع شعارك، انقر مرتين على المجلد الذي يمثل اللون الذي ترغب باستعماله. القالب الذي اخترته يوفر خمس مخططات ألوان:

Choose the Word invoice template file that fits your color scheme
اختيار ملف قالب الفاتورة الذي يتلاءم مع مخطط الألوان خاصتك بأفضل شكل.

كل مخطط ألوان له مجلدٌ خاصٌ به. سأختار مخطط الألوان الأزرق لأنه مناسبٌ جداً لشعاري. انقر مرتين على المجلد لفتحه وستظهر ملفات القالب الخاصة بمخطط الألوان هذا:

Open the blue Word invoice template
افتح قالب الفاتورة الأزرق.

لفتح قالب Word، انقر مرتين على الملف بلاحقة .docx. سيظهر قالب الفاتورة بطريقة عرض محمية (Protected View):

The Word invoice template opened in Protected View
قالب الفاتورة مفتوح بطريقة عرض محمية.

في طريقة العرض المحمية، معظم خيارات التعديل ستكون معطلة. نرغب بتخصيص القالب لكي يناسب عملنا الصغير، لذا سنحتاج إلى أدوات التعديل. لذا، سنقوم بتعطيل طريقة العرض المحمية.

لتفعيل خيارات التعديل العادية وتعطيل طريقة العرض المحمية، اضغط على زر تمكين التحرير (Enable Editing) على يسار الشريط الأصفر في أعلى النافذة. أنت الآن جاهزٌ لبدء تخصيص القالب.

خطوة 3. قم بتخصيص فاتورتك

حال تحميلك للقالب، فإن عليك جعله القالب الخاص بك عن طريق تخصيصه. قبل البدء، من الجيد أن تحفظ ملف القالب باسمٍ مختلف بحيث يمكنك العودة للقالب الأصلي في حال وددت استعماله مجدداً.

الآن أصبحت جاهزاً لتخصيص فاتورتك. ابدأ باستبدال الشعار.

1. استبدال الشعار

لاستبدال الشعار، اضغط على المربع على يسار القالب والذي يحوي عبارةLogo place here (مكان الشعار هنا). سترى مقابض حول المربع:

Select the Logo Place here box
قم بتحديد مربع "Logo place here".

إذا كان ضرورياً، استعمل المقابض حول العنصر النائب الخاص بالشعار لتغيير حجم المساحة المخصصة للشعار. (ملاحظة: المقابض تبدو كنقاط مجوفة.)

اضغط على خيار إدراج (Insert) من القائمة في أعلى النافذة. الآن اضغط على أيقونة الصور (Pictures) لتحديد ملف الشعار من حاسوبك الشخصي. ستبدو شاشتك مشابهةً لما يلي:

Click the Pictures icon and select your logo file
اضغط على أيقونة الصورة (Pictures) واختر ملف الشعار.

اضغط على ملف الشعار الذي ترغب بإضافته إلى فاتورتك. اضغط على زر إدراج على يسار نافذة مستعرض الملفات. تمت إضافة الشعار إلى فاتورتك:

Insert your logo into your invoice
إدراج شعارك في الفاتورة.

إذا كان ضرورياً، استعمل المقابض الموجودة في زوايا الشعار لتغيير حجم الشعار بشكلٍ يجعله يتسع ضمن الفاتورة. (ملاحظة: إذا استعملت المقابض الأخرى، ستقوم بتشويه شعارك.)

الآن يمكنك أن تقوم بمسح العنصر النائب عن طريق تغيير لون التعبئة إلى الأبيض. للقيام بذلك، قم بتحديد العنصر النائب. انقر بالزر الأيمن للفأرة لكي تظهر لك قائمة منبثقة:

Bring up the logo placeholder menu
إظهار قائمة العنصر النائب الخاص بالشعار.

اضغط على خيار تنسيق الشكل (Format Shape). ستظهر قائمة الشريط الجانبي "تنسيق الشكل". اضغط على خيار التعبئة "Fill":

Click the Format Shape and then Fill option
اضغط على تنسيق الشكل ومن ثم خيار التعبئة.

تأكد من تفعيلك لخيار تعبئة خالصة (Solid Fill). اضغط على أيقونة اللون (Color) في وسط شريط "تنسيق الشكل" الجانبي لعرض لوحة "الوان النسق":

Display the Theme Colors palette
عرض لوحة ألوان النسق.

اضغط على المربع الأبيض في أعلى يمين لوحة الألوان لكي تجعل لون العنصر النائب أبيضاً. ستبدو فاتورتك مشابهةً لما يلي:

Apply the white color to the placeholder box
قم بتطبيق اللون الأبيض على العنصر النائب.

نحن الآن جاهزون للبدء بإضافة معلوماتنا، بدءاً بالعنوان.

2. تخصيص المعلومات النصية

لتغيير عنوان المرسل (Return Address) في القالب، اضغط على حقل عنوان المرسل. ستظهر المقابض حول النص:

Click on the return address field
اضغط على حقل عنوان المرسل.

قم بتحديد النص الذي ترغب بتغييره. ستبدو شاشتك مشابهةً لما يلي:

Highlight the text
قم بتحديد النص.

اكتب فوق المعلومات المحددة عنوان شركتك الحالي، رقم الهاتف وموقع الويب.

قم بتكرار العملية لتغيير النص الخاص بمعلومات العميل وأي معلوماتٍ نصيةٍ أخرى ترغب بتغييرها.

في هذا القالب كل المعلومات التالية هي حقول نصية:

  • عنوان الشركة
  • عنوان العميل
  • وصف المشروع
  • رقم الفاتورة
  • تاريخ الفاتورة
  • رقم الحساب
  • تاريخ صحيح
  • معلومات الدفع
  • الشروط والأحكام
  • سطر التوقيع

يمكن تغيير جميع هذه الحقول باستخدام العملية الموصوفة في الأعلى. يمكنك أيضاً أن تحذف النص الذي لا تريده عن طريق النقر بالزر الأيمن على النص المحدد واختيار خيار Cut من القائمة المنسدلة.

عند الانتهاء، ستبدو فاتورتك مشابهةً لما يلي:

Word invoice template with customized text applied
فاتورة Word بعد تخصيص النص.

3. تغيير معلومات الجدول

لقد ناقشنا كيفية تخصيص الجزء الأكبر من الفاتورة، لكن نص قائمة ما يجب دفعه هو بصيغة جدول ويتطلب منا معاملةً خاصة.

من أجل هذه الفاتورة البسيطة، فأنني أريد مالاً مقابل خدمتين:

  1. وقت اللقاء
  2. تصميم غلاف كتاب إلكتروني

هذا يعني أن جدول تكلفة كل خدمة يحتوي على الكثير من الصفوف الزائدة. يجب علينا حذف هذه الصفوف الإضافية.

ابدأ باختيار كل صفوف الجدول عدا اثنين عن طريق تحديدهم. انقر بالزر الأيمن لعرض القائمة المنسدلة:

Select the table rows and right-click
اختيار صفوف الجدول والنقر بالزر الأيمن عليهم.

اضغط على حذف خلايا (Delete Cells) لحذف الصفوف غير المرغوبة. اختر حذف صف كامل (Delete entire row) واضغط على موافق. ستبدو فاتورتك مشابهةً لما يلي:

Now delete unwanted rows
حذف الصفوف التي لا تريدها.

غير النص في كل خليه عن طريق تحديده (أي جعله معلماً بلونٍ مختلف) والكتابة فوقه. كن حذراً ولا تختر عدة خلايا بنفس الوقت.

الأرقام تحت عمود Time Price وعمود التكلفة (Cost) هي نصوص أيضاً. يمكنك أيضاً أن تغيرهم بالكتابة فوقهم.

لا تنسى أن تغير أرقام الإجمالي الجزئي (Subtotal)، الضريبة (Tax)، والإجمالي (Total). لا يتم حساب هذه الأرقام بشكلٍ تلقائي في Word في هذا القالب.

في هذا المثال، لا يوجد خصمٌ للعميل (Client Discount)، لذا سأقوم بحذف صف الجدول هذا باستخدام العملية التي ذكرتها سابقاً.

4. أضف اللمسات الختامية على فاتورتك

يجب أن تبدو فاتورتك جميلة إلى حدٍ كبيرٍ الآن. توقف للحظة وتأكد من أن كل الحقول صحيحة. لا تنسى أن تغير الرقم الخاص بإجمالي ما تم شراؤه (Total Purchase) في أعلى يمين الفاتورة. هذا حقلٌ نصي.

من الجيد أن تقرأ كامل الفاتورة الآن بحثاً عن أي أخطاء. ابحث عن أخطاء في تهجئة اسم العميل أو عنوانه أو أي أخطاء مشابهة.

إذا قمت بالكثير من التغييرات على الفاتورة، فإنك قد تحتاج أيضاً إلى تغيير مواقع بعض الحقول النصية. للقيام بذلك، اختر الحقل النصي (يجب أن ترى المقابض) واسحبه إلى المكان الذي ترغب أن يتواجد فيه.

ستبدو فاتورتك النهائية مشابهةً لما يلي:

Final customized MS Word invoice design
تصميم الفاتورة المخصص بشكله النهائي.

ملاحظة: استعملت نسخة Word التي تأتي مع Office 365 لتصميم هذه الفاتورة. إذا كنت تمتلك نسخةً أقدم من Word، فإن الخطوات قد تكون مختلفةً قليلاً.

صمم فاتورتك الاحترافية اليوم

الفواتير خاصتك مهمة لعملك الصغير. الفاتورة الاحترافية ستعطي انطباعاً جيداً أمامك عملائك وستساعدك على الحصول على المال بسرعة. الفاتورة غير الاحترافية يمكن أن تسبب اللغط والإرباك وستؤخر عملية الدفع.

الفاتورة الجيدة يجب:

  • أن تحتوي على المعلومات الصحيحة
  • أن تكون مصممةً باحترافية
  • وأن يتم إرسالها بسرعة

يمكنك تصميم فاتورتك الخاصة باستخدام قالب فاتورة في Word. ابدأ بإيجاد قالب الفاتورة الصحيح المناسب لك على متجر Envato.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.