Bagaimana Membuat Invoice Dengan Word: Dari Templat Profesional

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Kurniawan Sugi Purwanto (you can also view the original English article)

Final product image — What You'll Be Creating

Apakah faktur Anda hasil suatu perenungan? Jika demikian, Anda telah melakukan kesalahan.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus tahu bahwa faktur Anda adalah bagian dari branding. Faktur harus terlihat bagus karena merepresentasikan bisnis Anda.

Faktur Anda juga harus jelas. Tidak boleh ada pertanyaan berapa banyak yang Anda tagihkan atau berapa banyak klien harus membayar Anda.

Faktur yang tidak jelas bisa mengakibatkan penundaan pembayaran yang tidak penting. Selain itu juga membuang waktu karena klien berupaya menghubungi Anda untuk bertanya.

Dalam tutorial ini, Anda akan belajar bagaimana membuat faktur profesional dengan menggunakan templat faktur MS Word. Saya akan mulai dengan menyebutkan elemen-elemen faktur yang bagus. Berikutnya, saya akan membawa Anda melalui proses langkah demi langkah cara membuat faktur di Word. Terakhir, saya akan membagikan sejumlah sumber daya agar Anda bisa menemukan tempat faktur Word Anda sendiri.

Elemen-Elemen Faktur yang Bagus

Membuat faktur tidak ada manfaatnya jika tidak informatif dan membantu. Pada kenyataannya, faktur yang tidak profesional bisa lebih buruk daripada sekedar tidak bermanfaat. Klien bisa dibuat kebingungan atau kesal. Berikut adalah beberapa elemen penting faktur yang bagus. Faktur Anda harus:

mengandung informasi yang benar
memiliki tampilan yang profesional
dikirim tepat waktu

Anda bisa belajar lebih banyak tentang dasar-dasar membuat faktur dalam kiriman ini:

Faktur

Apa Itu Faktur Profesional? Panduan Lengkap untuk Pemula

Andrew Blackman

Mari melihat lebih dekat ke masing-masing elemen faktur.

1. Faktur yang Baik Bersifat Informatif

Tanpa informasi yang benar, klien Anda mungkin tidak tahu untuk apa faktur itu. Bahkan mereka mungkin tidak tahu berapa banyak akan membayar Anda atau ke mana mengirim pembayarannya.

Berikut adalah informasi dasar yang harus ada pada semua faktur:

nama dan informasi kontak Anda
logo Anda
nama dan alamat klien
nomor faktur
tanggal faktur
tanggal jatuh tempo
jumlah tagihan total
keterangan pekerjaan yang dilakukan atau barang yang dijual
pilihan cara pembayaran
ketentuan-ketentuan pembayaran

Untuk menghindari kebingungan, pastikan faktur Anda berisi informasi yang benar.

Terutama ketentuan pembayaran Anda sangat penting. Ketentuan yang benar bisa mendorong klien Anda untuk membayar dengan cepat. Untuk belajar lebih lanjut tentang ketentuan pembayaran yang akan digunakan, silakan meninjau tutorial berikut:

Faktur

Ketentuan Pembayaran Faktur Terbaik untuk Menghindari Faktur Terlambat Bayar

Andrew Blackman

2. Faktur yang Bagus Tampil Secara Profesional

Penampilan faktur Anda juga penting. Anda harus mempertimbangkan faktur Anda sebagai bagian upaya branding. Seperti surat menyurat, kartu nama, dan dokumen lainnya yang branded—faktur merepresentasikan perusahaan Anda.

Hindari Kesalahan Umum Desain Faktur

Salah Ketik yang Serampangan - Hindari menggunakan faktur yang terlalu sederhana seperti badan email atau secarik kertas. Demikian pula, Anda tidak akan mau menggunakan faktur yang tidak rapi dengan banyak salah ketik serta salah-salah lainnya.
Terlalu Banyak Warna - Pilih warna dan fon yang sesuai dengan bisnis Anda. Terlalu banyak warna cerah yang tidak cocok dengan branding Anda akan menjadikan faktur terlihat buruk. Menggunakan terlalu banyak fon seringkali juga merupakan pilihan yang tidak profesional.
Spasi yang Berantakan - penting untuk memastikan jumlah ruang berwarna putih yang tepat agar faktur Anda lebih mudah dibaca. Ingat: Faktur yang berantakan akan menjadikannya membingungkan.
Kurang Fokus - Faktur yang tidak fokus akan membuat Anda kehilangan uang. Bagian-bagian kritis faktur Anda, seperti tanggal jatuh tempo, semestinya tampil beda secara langsung di faktur Anda. Hirarki itu penting untuk menarik perhatian mata ke detail-detail tersebut, jadi para klien Anda tahu apa, kapan, di mana, dan bagaimana membayar Anda.

Klien Anda kemungkinan akan menyimpan faktur Anda dalam berkas-berkas mereka. Lain waktu mereka butuh untuk memesan layanan yang serupa, mungkin mereka akan menggunakan faktur Anda untuk mendapatkan informasi kontak. Jadi, kesan yang dibawa oleh faktur Anda bisa bertahan lama. Faktur Anda harus terlihat tajam dan profesional.

Gunakan Desain Templat Faktur yang Profesional

Mungkin Anda tidak mampu menyewa desainer grafis untuk membuat faktur sesuaian, tetapi templat faktur yang bagus tidaklah mahal (antara USD 5 sampai USD 9) dan bisa membantu Anda membuat faktur yang terlihat profesional dalam beberapa menit.

Anda bisa menemukan templat faktur profesional di Envato Market (GraphicRiver) atau telusuri seleksi terpilih bergaya minimalis untuk desain faktur MS Word di artikel berikut:

Faktur

15 Templat Faktur Sederhana: Dibuat untuk MIcrosoft Word

Marc Schenker

Templat-templat faktur tersebut memiliki desain yang jernih, kemampuan untuk diubahsuai dengan cepat bagi brand usaha kecil Anda, dan disampaikan ke klien Anda serta mengumpulkan pembayaran secara profesional.

3. Faktur yang Bagus Itu Tepat Waktu

Kapan Anda harus mengirim tagihan dengan faktur ke klien Anda?

Jawabannya mungkin sudah jelas. Dalam banyak hal, faktur dikirimkan ketika pekerjaan sudah tuntas. Namun demikian perhatikan kesepakatan apa saja yang dibuat sebelumnya dengan klien. Sebagai contoh, jika Anda bersepakat untuk mengirim tagihan kepada klien sekali dalam sebulan, ikuti kesepakatan tersebut.

Yang mengejutkan adalah, beberapa pemikik usaha kecil ragu-ragu untuk mengirim penagihan dengan faktur. Mereka mungkin mengirim fakturnya berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu setelah proyeknya selesai.

Hindari melakukan itu. Faktur yang terlambat berarti pembayarannya terlambat. Para klien mengekspektasikan Anda menagih mereka untuk layanan yang diberikan. Maka dari itu, kirimkan faktur Anda tepat pada waktunya.

Sekarang mari kita lihat cara membuat faktur Anda sendiri.

Bagaimana Membuat Faktur Dengan MS Word

Anda bisa menggunakan templat untuk membuat faktur yang terlihat profesional dengan Word. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat faktur Anda sendiri:

Langkah 1. Kumpulkan Informasinya

Untuk memastikan bahwa Anda tidak akan melewatkan apapaun di faktur Anda, buat daftar informasi yang akan disertakan. Berikut adalah sejumlah tempat untuk menggali informasi bagi faktur:

Proposal Klien - Proposal klien mencakup deskripsi pekerjaan, jumlah dan ketentuan pembayaran.
Kartu Nama Klien - Kartu nama klien berisi informasi kontaknya.
Kartu Nama Anda - Faktur adalah bagian dari branding dan harus sesuai dengan bahan-bahan lain yang telah dibranding.
Faktur-Faktur Sebelumnya - Faktur sebelumnya berisi nomor faktur yang paling baru. Faktur yang selanjutnya harus mengikuti penomoran tersebut secara berurutan.

Begitu Anda selesai mengumpulkan informasi tentang faktur, Anda siap untuk memulai.

Dalam contoh ini, saya akan menggunakan templat Word untuk membuat faktur bagi Anytown Consulting, perusahaan yang kita lihat pertama kali di tutorial ini.

Kartu Nama

Bagaimana Membuat Kartu Nama Anda Sendiri di Word

Laura Spencer

Dalam contoh baru ini, Anytown Consulting telah membuat desain sampul ebook untuk Jane Doe. Faktur sederhana yang akan kita buat adalah untuk desain sampul ebook dan beberapa waktu rapat. Anda bisa mengikuti proses yang sama untuk membuat faktur bagi para klien Anda.

Langkah 2. Undung Templat Faktur Profesional Terbaik Bagi Kebutuhan Anda

Sekalinya Anda tahu apa kebutuhan yang harus dimasukkan ke faktur, pilih templat faktur Word yang tepat. Saya menggunakan templat faktur ini dari Envato Market karena memiliki rasa yang bersih dan profesional. Anda harus memilih templat faktur yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.

Setelah Anda mengunduh templat fakturnya, buka Windows File Explorer dan klik dua kali templat faktur untuk membukanya. File ini memiliki ekstensi .zip.

Open Invoice Word Template Zip File — Buka file Zip templat faktur Wordnya.

Klik subfolder, main files. Untuk memilih warna yang sesuai dengan logo Anda, klik dua kali foldernya untuk warna yang Anda ingin gunakan. Templat yang saya pilih memiliki lima skema warna:

Choose the Word invoice template file that fits your color scheme — Pilih file templat faktur yang paling sesuai dengan skema warna Anda.

Tiap skema warna yang ada berada dalam foldernya sendiri. Saya memilih skema warna biru untuk faktur karena itu paling cocok dengan logo saya. Klik dua kali foldernya untuk membukanya dan file-file templat untuk tampilan skema warna tersebut:

Open the blue Word invoice template — Buka templat faktur Word biru

Untuk membuka templat Word, klik dua kali filenya dengan ekstensi .docx. Templat faktur tampil dalam Protected View:

The Word invoice template opened in Protected View — Templat faktur dibuka dalam Word Protected View.

Di Protected View, hampir semua fitur penyuntingan dimatikan. Kita akan mengubahsuai templatnya untuk usaha kecil kita, jadi fitur-fitur penyuntingannya harus ada. Jadi, kita akan menonaktifkan Protected View.

Untuk mengaktifkan fitur penyuntingan normal dan menonaktifkan Protected View, klik tombol Enable Editing di sebelah kanan bilah kuning di jendela bagian atas. Sekarang Anda siap mengubahsuai templatnya.

Langkah 3. Personalisasi Faktur Anda

Begitu Anda selesai mengunduh templat, jadikan seperti yang Anda inginkan dengan mengubahsuainya. Sebelum memulai, sebaiknya simpan dulu file templat dengan nama yang berbeda supaya Anda bisa kembali ke templat yang asli jika ingin menggunakannya lagi.

Sekarang Anda siap mempersonalisasi faktur Anda. Mulailah dengan mengganti logonya.

1. Ganti Logonya

Untuk mengganti logonya, klik kotak di sebelah kiri templat yang bertuliskan "Logo place here." Anda akan melihat gagang di sekitar kotak:

Pilih kotak "Logo Place here".

Jika diperlukan, gunakan gagang di sekitar tempat logo untuk mengubah ukuran ruang bagi logonya. (Catatan: Gagangnya terlihat seperti titik-titik lubang.)

Klik opsi Insert dari menu di bagian atas jendela. Sekarang klik ikon Pictures untuk memilih file logo Anda dari komputer. Yang semestinya tampak di layar adalah seperti ini:

Klik ikon Pictures dan pilih file logo Anda.

Pilih file logo yang Anda ingin tambahkan ke faktur Anda. Klik tombol Insert di kanan bawah jendela File Explorer. Logonya ditambahkan ke faktur Anda:

Masukkan logo Anda ke dalam fakturnya.

Jika diperlukan, gunakan gagang di sudut logo untuk mengubah ukuran gambar logo agar sesuai dengan fakturnya. (Catatan: Jika Anda menggunakan gagang yang lain, logonya akan terdistorsi).

Sekarang Anda juga bisa menghapus tempat logo dengan mengubah warna isian jadi putih. Untuk melakukan ini, pilih tempat logonya. Klik kanan untuk menampilkan menu pop-up:

Mengeluarkan menu di tempat logo.

Klik pilihan Format Shape. Menu bilah samping Format Shape akan muncul. Klik pillihan Fill:

Click the Format Shape and then Fill option — Klik Format Shape kemudian pilih Fill.

Pastikan untuk mengaktifkan tombol dengan memilih Solid Fill. Klik ikon Color di tengah bilah samping Format Shape untuk menampilkan palet Theme Colors.

Display the Theme Colors palette — Tampilkan palet Theme Colors.

Klik kotak putih di kiri atas palet warna untuk menerapkan warna putih ke tempat logo. Fakturnya akan terlihat seperti ini:

Apply the white color to the placeholder box — Terapkan warna putih ke kotak tempat logo.

Sekarang kita siap menambahkan informasi, mulai dengan informasi alamat.

2. Ubahsuai Informasi Teks

Untuk mengubah alamat retur di templat, klik isian return address. Gagang akan muncul di sekitar teks:

Click on the return address field — Klik isian return address.

Sorot teks yang Anda ingin ubah dengan memilihnya. Layar Anda akan tampak seperti ini:

Ketikkan pada informasi yang disorot alamat perusahaan, nomor telepon, dan situs web.

Ulangi prosesnya untuk mengubah teks dengan informasi klien dan informasi teks lainnya yang Anda ingin mengubahnya.

Dalam templat ini yang berikut semuanya adalah isian teks:

alamat perusahaan
alamat klien
deskripsi proyek
nomor faktur
tanggal faktur
nomor rekening
hari yang valid
informasi pembayaran
syarat dan ketentuan
garis tanda tangan

Semua isian ini bisa diubah dengan menggunakan proses yang dijelaskan di atas. Anda juga bisa menghapus teks yang Anda tidak inginkan dengan klik kanan teks yang dipilih dan mengklik Cut dari menu drop-down.

Apabila Anda selesai, fakturnya akan terlihat seperti ini:

Word invoice template with customized text applied — Templat faktur Word dengan penerapan teks yang telah dimodifikasi.

3. Ubah Informasi Tabel

Kita telah membahas cara personalisasi sebagian besar fakturnya, tetapi teks perincian tagihan ada dalam format tabel dan butuh penanganan tersendiri.

Untuk contoh faktur saya, hanya dua layanan yang akan saya tagihkan:

waktu rapat
desain sampul e-book

Artinya tabel perincian saya memiliki banyak baris ekstra. Baris-baris ekstra tersebut harus dihapus.

Mulailah dengan memilih semua baris kecuali dua saja dengan cara menyorotnya. Berikutnya, klik kanan untuk menampilkan menu drop down.

Select the table rows and right-click — Pilih baris tabel dan klik kanan.

Klik pilihan Delete Cells untuk menghapus baris tabel yang tidak diinginkan. Pilih Delete entire row dan klik OK. Faktur Anda akan terlihat sebagaimana berikut:

Now delete unwanted rows — Hapus baris yang tidak diinginkan.

Ubah teks di tiap sel dengan memilihnya (menyorotnya) dan ketik di situ. Berhati-hatilah untuk tidak memilih banyak sel pada saat yang sama.

Angka dolar di bawah kolom Time Price dan Cost juga berbentuk teks. Anda bisa mengubahnya dengan mengetikkannya juga di sana.

Jangan lupa untuk juga mengubah angka Subtotal, Pajak (Tax), dan Total. Angka-angka itu tidak akan dihitung secara otomatis dalam templat faktur di Word ini.

Dalam contoh ini, tidak ada diskon bagi klien, jadi saya menghapus baris tabel itu dengan proses yang telah dijelaskan sebelumnya.

4. Finalisasi Faktur Anda

Sekarang faktur Anda akan terlihat cukup cantik. Luangkan waktu sejenak untuk memastikan semua isian sudah benar. Jangan lupa mengganti angka Total Purchase di bagian kanan atas faktur. Ini adalah isian teks.

Sebaiknya sekarang Anda mengoreksi keseluruhan faktur Anda. Cari apakah ada kesalahan ejaan nama atau alamat klien dan salah ketik lainnya.

Jika Anda banyak mengubah faktur, mungkin Anda harus mengubah posisi beberapa isian teks. Untuk melakukan ini, pilih isian teks (Anda akan melihat munculnya gagang) dan seret ke mana saja Anda inginkan.

Faktur Anda yang sudah tuntas seharusnya akan terlihat seperti ini:

Final customized MS Word invoice design — Desain faktur MS Word sesuaian akhir.

Catatan: Saya menggunakan versi Word dari Office 365 untuk membuat faktur ini. Jika Anda memiliki versi Word yang lebih awal, mungkin langkah-langkahnya sedikit berbeda.

Buat Faktur Profesional Anda Hari Ini

Faktur Anda penting bagi usaha kecil Anda. Faktur yang profesional akan menciptakan kesan yang bagus bagi para pelanggan Anda dan membantu Anda untuk dibayar dengan cepat. Faktur yang tidak profesional bisa mengakibatkan kebingungan dan pembayaran yang terlambat.

Faktur yang bagus harus:

berisi informasi yang tepat
didesain secara profesional
dikirimkan dengan cepat

Anda bisa membuat faktur Anda sendiri dengan menggunakan templat faktur untuk Word. Mulailah dengan menemukan templat faktur yang tepat bagi Anda di Envato Market.