Cómo Hacer una Factura en Word: Desde una Plantilla Profesional

¿Es tu factura una idea que dejas para el último momento? Si lo es, estás cometiendo un error.

Como propietario de un pequeño negocio, deberías saber que tu factura es parte de tu marca. Necesita verse bien porque representa a tu negocio.

Tu factura también necesita ser clara. No debería haber duda sobre cuánto vas a facturar o cómo debería pagarte tu cliente.

Una factura confusa podría crear retrasos de pago innecesarios. También puede hacerte perder tiempo mientras el cliente trata de contactarte para formularte preguntas.

En éste tutorial, aprenderás cómo hacer una factura profesional usando una plantilla de factura de MS Word. Comenzaré por listar los elementos de una buena factura. Luego, te llevaré paso por paso por el proceso de cómo hacer una factura en Word. Finalmente, compartiré alguno recursos donde puedes encontrar tus propias plantillas de facturas en Word.

Elementos de una Buena Factura

Crear una factura es algo inútil si la factura no es informativa y provechosa. De hecho, una factura no profesional puede resultar peor que inútil. Pudiera confundir o molestar a tu cliente. Aquí están algunos elementos importantes de buenas facturas. Tu factura debería:

• contener la información correcta
• tener una apariencia profesional
• ser enviada oportunamente

Puedes aprender más sobre las bases de cómo crear una factura en éste artículo:

• 
  Facturación
  ¿Qué es una Factura Profesional? Una Guía Completa Para el Principiante
  Andrew Blackman

Veamos más a fondo cada elemento de la factura.

1. Una Buena Factura es Informativa

Sin la información correcta, tu cliente pudiera no saber para que es la factura. Puede que incluso no sepan cuánto pagarte o dónde enviarte el pago.

Aquí está la información básica que toda factura debe contener:

• tu nombre e información de contacto
• tu logo
• el nombre y dirección de tu cliente
• el número de factura
• la fecha de la factura
• la fecha de vencimiento
• cantidad total a pagar
• descripción del trabajo o la mercancía vendida
  
• opciones de pago
• términos de pago

Para evitar cualquier confusión, asegúrate que tus facturas contengan la información correcta.

Tus términos de pago son especialmente importantes. Los términos correctos pueden alentar a tu cliente a pagarte pronto. Para saber más sobre los mejores términos de pago a utilizar, revisa éste tutorial:

• 
  Facturación
  Los Mejores Términos de Pago en la Factura para Evitar Facturas Vencidas
  Andrew Blackman

2. Una Buena Factura Tiene Una Apariencia Profesional

Cómo se ve tu factura también es importante. Deberías considerar tu factura que sea parte de tu esfuerzo de marca. Como tus artículos de papelería, tarjetas de presentación, y otros documentos que lleven tu marca, representa a tu compañía.

Evita Errores Comunes en el Diseño de Facturas

• Errores Casuales - Evitar utilizar una factura que es demasiado casual como el cuerpo de un correo electrónico o un trozo de papel. Asimismo, no quieres usar una factura desprolija con errores ortográficos y otras equivocaciones.
• Demasiados Colores - También, elegir colores y fuentes que son apropiados para tu negocio. Demasiados colores brillantes que no concuerdan con tu marca harán que tu factura tenga mal aspecto. También, usar demasiadas fuentes es con frecuencia una elección poco profesional.
• Amontonamiento - La candidad correcta de espacio en blanco es importante y hara que tu factura sea más legible. Recuerda: Una factura con el contenido amontonado es una factura confusa.
• Falta de Atención - Una factura a la que no se le presta mucha atención te hace perder dinero. Quieres que las partes críticas de tu factura, como la fecha de vencimiento de pago, destaquen inmediatamente en tu factura. La jerarquía es importante para llamar la atención en éstos detalles, así tus clientes saben, qué, cuándo, dónde y cómo pagarte.

Es probable que tu cliente guarde tu factura en sus archivos. La próxima vez que necesiten ordenar servicios similares, pueden utilizar tu factura para tener tu información de contacto. Así pues, la impresión que causa tu factura puede ser duradera. Tu factura necesita verse clara y profesional.

Usa un Diseño Profesional de Plantilla de Factura

Podrías no tener los recursos para pagarle a un diseñador gráfico para hacer una factura personalizada, pero una buena plantilla de factura es económica (entre $5 y $9) y puede ayudarte a crear una factura de apariencia profesional en minutos.

Puedes encontrar plantillas de facturas profesionales en Envato Market o navegar por una fina selección de estilo minimalista de diseños de factura en MS Word en éste artículo:

• 
  Facturación
  15 Plantillas Sencillas de Facturas: Hechas por Microsoft Word
  Marc Schenker

Éstas plantillas de facturas tienen diseños claros, la capacidad de personalizarlas rápidamente con la marca de tu pequeño negocio, y entregarlas a tus clientes y recibir pagos profesionalmente.

3. Una Buena Factura es Oportuna

¿Cuándo deberías facturar a tu cliente?

La respuesta podría parecer obvia. En la mayoría de los casos, se factura cuando el trabajo es terminado. Pero presta atención a cualquier acuerdo previo que hiciste con el cliente. Por ejemplo, si has acordado facturar al cliente una vez al mes, entonces debes cumplir con éste acuerdo.

Sorprendentemente, algunos propietarios de pequeños negocios dudan en enviar facturas. Pueden enviar su factura días o incluso semanas despues de que se terminó el proyecto.

Evita hacer eso. Facturas tardías significan pagos tardíos. Los clientes esperan que les envíes facturas por servicios concluídos. Así pues, envía tus facturas de manera oportuna.

Ahora veamos cómo hacer tu propia factura.

Cómo Hacer una Factura con MS Word

Puedes usar una plantilla para crear una factura de apariencia profesional con Word. Aquí está una guía paso a paso que te ayudará a crear tus propias facturas:

Paso 1. Recaba Tu Información

Para asegurarte que no dejarás nada afuera de tu factura, haz una lista de que información quieres incluir. Aquí están algunos sitios para buscar información sobre facturas:

• Propuesta al Cliente - La propuesta al cliente incluye una descripción del trabajo, la cantidad a pagar y los términos.
• La Tarjeta de Presentación del Cliente - la tarjeta de presentación del cliente tiene su información de contacto.
• Tu Tarjeta de Presentación - La factura es parte de tu marca y debería coincidir con tus otros materiales de marca.
• Tus Facturas Previas - Tus facturas previas incluyen el número de factura más reciente. Tu próxima factura debería seguir la numeración secuencialmente.

Una vez que hayas recabado la información de tu factura, estás listo para iniciar.

En éste ejemplo, usaré una plantilla de Word para crear una factura para Anytown Consulting, la firma que vimos primero en éste tutorial:

• 
  Tarjetas de Presentación
  Cómo Hacer Tus Propias Tarjetas de Presentación en Word
  Laura Spencer

En éste ejemplo, Anytown Consulting ha creado el diseño de la portada de un libro electrónico para Jane Dow. La factura sencilla que crearemos es para el diseño de la portada de un libro electrónico y algún tiempo de reunión. Puedes seguir éste mismo proceso para crear facturas para tus clientes.

Paso 2. Descarga la Mejor Plantilla de Factura Profesional para Tus Necesidades

Una vez que sepas lo que tu factura necesita incluir, selecciona la correcta plantilla de factura de Word. Yo utilicé ésta plantilla de factura de Envato Market porque proyecta limpieza y profesionalismo. Deberías elegir la plantilla de factura que es adecuada para las necesidades de tu negocio.

Después de que descargues la factura, abre el Explorador de Archivos de Windows y haz doble click en el archivo de la plantilla de factura para abrirlo. El archivo tiene una extensión .zip:

Haz click en la subcarpeta, main files (archivos principales). Para elegir el color que va con tu logo, haz doble click en el directorio para el color que quieres utilizar. La plantilla que elegí viene con cinco esquemas de colores:

Cada esquema de color está en su propio directorio. Yo escojo el esquema de color azul para la factura porque va mejor con mi logo. Haz doble click en el directorio para abrirlo y los archivos de la plantilla para ese esquema de color se visualizan:

Para abrir la plantilla de Word, haz doble click en el archivo con extensión .docx. La plantilla de la factura aparece en Vista Protegida:

En Vista Protegida, la mayoría de las características de edición están deshabilitadas. Queremos personalizar la plantilla para nuestro pequeño negocio, asi que necesitamos las funciones de edición disponibles. Así, vamos a deshabilitar la Vista Protegida.

Para permitir las características de edición normales y deshabilitar la Vista Protegida, haz click en el botón Habilitar Edición a la derecha de la barra amarilla en la parte superior de la ventana. Ahora estás listo para comenzar a personalizar la plantilla.

Paso 3. Personaliza Tu Plantilla

Una vez que hayas descargado la plantilla, hazla tuya personalizándola. Antes de empezar, es buena idea guardar el archivo de la plantilla con un nombre diferente para que puedas regresar a la plantilla original si alguna vez quieres usarla de nuevo.

Ahora estás listo para personalizar tu plantilla. Comienza con remplazar el logo.

1. Remplazar el Logo

Para remplazar el logo, haz click en el cuadro de la izquierda de la plantilla que dice "Colocar logo aquí". Verás manejadores alrededor del cuadro:

Si es necesario, usa los manejadores alrededor del marcador de posición del logo para redimensionar el espacio para el logo. (Nota: Los manejadodres se ven como puntos huecos.)

Haz click en la opción Insertar del menú en la parte superior de la ventana. Ahora haz click en el ícono Imágenes para seleccionar el archivo de tu logo en tu computadora. Tu pantalla debería verse así:

Selecciona el archivo del logo que quieres agregar a tu factura. Haz click en el botón Insertar en la parte inferior derecha de la ventana Explorador de Archivos. El logo se añade a tu factura:

Si es necesario, usa los manejadores en las esquinas del logo para redimensionar la imagen para que encaje en la factura. (Nota: si usas los otros manejadores, distorsionarás tu logo.)

Ahora puedes también borrar el marcador de posición al cambiar el color de relleno a blanco. Para hacer ésto, selecciona el marcador de posición. Haz click con el botón derecho del mouse para que aparezca un menú en una ventana emergente:

Haz click en la opción Formato de Autoforma. Aparece a un costado el menú de Formato de Autoforma. Haz click en la opción Relleno:

Asegúrate de que esté seleccionado el botón de selección de la opción Relleno Sólido. Haz click en el ícono Color en el centro de la barra lateral Formato de Autoforma para visualizar la paleta Colores del Tema:

Haz click en el cuadro blanco en la parte superior izquierda de la paleta de colores para aplicar el color blanco al marcador de posición. La factura debería verse así:

Ahora estamos preparados para empezar a agregar nuestra información, comenzando con la información de la dirección.

2. Personaliza la Información de Texto

Para cambiar tu dirección en la plantilla, haz click en el campo dirección. Manejadores aparecerán alrededor del texto:

Resalta el texto que deseas cambiar para seleccionarlo. Tu pantalla debería verse así:

Escribe sobre la información resaltada la dirección, número telefónico y sitio web de tu compañía.

Repite el proceso para cambiar el texto para la información del cliente y cualquier otra información de texto que quieras cambiar.

En ésta plantilla lo siguiente son todos los campos de texto:

• dirección de la compañía
• dirección del cliente
• descripción del proyecto
• número de factura
  
• fecha de la factura
• número de cuenta
  
• día hábil
• información de pago
• términos y condiciones
• línea para la firma

Todos éstos campos pueden cambiarse usando el proceso descrito arriba. También puedes borrar texto que no quieres al dar click derecho en el texto seleccionado y elegir la opción Cortar del menú desplegable.

Cuando termines, tu factura debería verse así:

3. Cambiar la Información de la Tabla

Hemos discutido cómo personalizar la mayor parte de la factura, pero el texto de los elementos de la facatura está en formato de tabla y necesita manejo especial.

Para mi ejemplo de factura, sólo quiero facturar por dos servicios:

1. tiempo de reunión
2. diseño de portada de libro electrónico
   

Eso significa que mi tabla de elementos de facturación tiene muchas filas extras. Necesitamos remover esas filas extras.

Comienza por seleccionar todo menos dos filas de la tabla al resaltarlas. Luego, haz click derecho para visualizar el menú desplegable:

Haz click en la opción Eliminar Celdas para remover las filas de la tabla que no deseamos. Seleccionar la opción Eliminar toda la fila y haz click en OK. Tu factura debería verse así:

Cambia el texto en cada celda al seleccionarlo (es decir resaltándolo) y escribiendo sobre él. Ten cuidado de no seleccionar múltiples celdas al mismo tiempo.

Las cifras de dolares bajo la columna Time Price (Precio del Tiempo) y la columna Cost (Costo) también son texto. Puedes cambiarlos al escribir sobre ellos también.

No olvides cambiar las cifras de Subtotal, Tax (Impuesto), y Total. Son automáticamente calculadas en ésta plantilla de factura de Word.

En éste ejemplo, no hay descuento para el cliente, así que borré esa fila de la tabla usando el proceso descrito anteriormente.

4. Finaliza Tu Factura

Tu factura debería verse así ahora. Tómate un momento para asegurarte que todos los campos estén correctos. No olvides cambiar la cifra Total Purchase (Compra Total) en la parte superior derecha de la factura. Éste es un campo de texto.

Es una buena idea revisar toda tu factura ésta vez. Busca errores ortográficos en el nombre o dirección del cliente u otro tipo de erratas.

Si has cambiado mucho la factura, también pudieras necesitar reponer algunos de los campos de texto. Para hacer ésto, selecciona el campo de texto (deberías ver los manejadores) y arrastrarlo a donde quieres que esté.

Tu factura terminada debería verse así:

Nota: Usé la versión de Word de Office 365 para crear ésta factura. Si tienes una versión más antigua de word, tus pasos podrían ser un poco diferentes.

Haz Hoy Tu Propia Factura Profesional

Tus facturas son importantes para tu pequeño negocio. Una factura profesional proyecta una buena impresión con tus clientes y te ayuda a que recibas el pago pronto. Una factura no profesional puede causar confusión y demorar el pago.

Una buena factura debería:

• incluir la información correcta
• ser diseñada profesionalmente
• ser enviada rápidamente

Puedes crear tu propia factura al usar una plantilla de factura para Word. Comienza por encontrar la plantilla de factura adecuada para tí en Envato Market.