كيف تكتب رسالة شكر بعد مقابلة عمل

متى كانت آخر مرة شكرت فيها موظِفاً أو مدير توظيف بعد مقابلة توظيف؟

إذا لم تستطع التذكر، فإنك تفوت فرصة كبيرة في عملية التقدم لوظيفة.

وفقاً لإحصائية من Accountemps شملت أكثر من 500 مدير موارد بشرية في شركات قوامها 20 موظفاً أو أكثر، 91% بالمئة منهم وجدوا رسائل المقابلات ’مفيدة‘ بعد المقابلة.

إرسال رسالة بريد إلكتروني تشكر فيها الشخص على المقابلة تظهر امتنانك لهذه الفرصة -- شيءٌ ينساه الكثير من المتقدمين. عدم إرسالة واحدة يجعل مدراء التوفين يظنون أنك تفتقد "القدرة على متابعة الأمور حتى النهاية"، وفقاً لإحصائية من CareerBuilder.

رسالة شكراً لك مكتوبةٌ بشكلٍ جيد ستذكر المقابل بمؤهلاتك، وستزيد من فرصة حصولك على العرض الوظيفي.

إليك كيف تكتب رسالة شكراً لك بعد المقابلة دون أن تبدو فاقداً للأمل أو يائساً.

التحضير: حال انتهاء مقابلة العمل ومباشرةً عند الوصول إلى المنزل

حالما تنتهي المقابلة، تأكد من عدم نسيانك لما يلي:

• أن تشكر المقابِل
• أن تحصل على بطاقة العمل الخاصة بكل شخصٍ تكلمت معه، خصوصاً إذا قمت بمقابلة جماعية أو بعدة مقابلات
• قم بإعادة إظهار حماسك للشركة وللوظيفة التي تتقدم إليها
• اسأل عن الخطوات التالية ضمن عملية التوظيف
• متى تتوقع أن تسمع الرد، وأفضل طريقة للمتابعة

المعلومات هذه ستعطيك فكرة عن طول فترة الإنتظار، المسمى الوظيفي الصحيح للمقابِل ومعلومات الاتصال الخاصة به، كما أنها أقل الطرق تطفليةً لكي توصل من خلالها رسالة الشكر.

اكتب كل شيء يمكنك تذكره من مقابلتك أو مقابلاتك حالما تعود إلى المنزل:

• إجاباتك أو تعليقاتك التي أحبوها
• إجاباتك التي جعلت المقابِل يعبر عن قلقه أو ارتباكه
• أسئلة المتابعة التي نسيت طرحها
• نقاط الإهتمام المشتركة، وليس من الضروري أن تكون متعلقة بالعمل

لا تعتمد على ذاكرتك. تذكر ما قاله كل مقابِل أو ما ركز عليه لكي تجعل رسالة شكراً لك الخاصة بك بارزة ومميزة.

الوقت الصحيح لكي ترسل رسالة شكراً لك

"فكر بوقت اسديت فيه معروفاً لأحدهم، ربما قمت بإهدائه هدية أو ساعدته في مشكلة. تمر عدة أيام، ولا يتم شكرك على ذلك. هل سيشكرونك في يومٍ ما؟ كيف تشعرك قلة الامتنان هذه؟ حسناً، مدراء التوظيف ليسوا مختلفين"، تقول شارون شفايتزر (Sharon Schweitzer)، خبيرة في آداب التصرف في الأعمال ومؤسسة Protocol and Etiquette Worldwide.

المقابِل منحك فرصة خلال اللقاء -- فرصة كان بإمكانه منحها لشخصٍ آخر. قم بشكره خلال 24 إلى 48 ساعة، لا تتجاوز هذه المدة. "وإلا، سيبدو أن لديك أمور أفضل بكثير لكي تقوم بها في وقتك، وهذا ليس انطباعاً جيداً لتركه عندما تبحث عن وظيفة"، تتابع شفايتزر.

إرسال رسالة تقليدية مكتوبة باليد عن طريق البريد العادي؟  هذا مقبول في حال تسلمها المقابل بعد 3 إلى 7 أيام من تاريخ المقابلة.

بنية تقريبية لرسالة شكراً لك

1. الموضوع (لكي تستعمله في رسالة البريد الإلكتروني)

ابقه محدداً وبسيطاً.

• شكراً لك، (اسم)
• شكراً على الفرصة، (اسم)
• كان من دواعي سروري أن أعرف أكثر عن (اسم الشركة)
• اقدر الوقت الذي ناقشت فيه (اسم الوظيفة) معي

2. الافتتاحية

أنت تكتب هذه الرسالة لكي تقول شكراً لك، لذا اذكر ذلك في المقدمة. اشكرهم على وقتهم، وعلى الافكار التي قدموها لك حول الشركة والوظيفة.

3. النقاط الأساسية في المقابلة

ركز على كونك الأكثر ملائمة لهذا الموقع، بناءً على جزءٍ معين من المقابلة. على سبيل المثال، قد يكون المقابل استجاب بشكلٍ جيد عندما تحدثت عن مهاراتك التحليلية، أو معرفتك بـ PhP. متى أمكن، اذكر مثالاً آخر حول كيفية استعمالك لهذه المهارات في وظيفتك السابقة.

4. إختياري: الإنجازات أو المهارات التي لم تتم تغطيتها خلال المقابلة

المقابلات نادراً ما تقوم بتغطية كل شيٍ يرغب المتقدم بمناقشته. استعمل رسالة الشكر لكي تسلط الضوء بشكلٍ مختصر على الإنجازات الهامة التي لم تقم بتغطيتها خلال حديثك معه. يمكنك أيضاً أن تذكر الارتباط المتبادل أو الاهتمامات المشتركة.

5. الخاتمة

اشكر المقابلِ مجدداً على الفرصة التي منحك إياها. اكتب كيف تتطلعاً قدماً لسماع رده، وأنك تأمل أن يجدوا الشخص الأكثر ملائمةً لهذا الموقع. في هذه المرحلة، لن تقول بأنك الشخص الأكثر ملائمة -- بشكلٍ مباشر أو غير مباشر -- فقط أنك تأمل أن تأمل فقط أن تختار الشركة أفضل مرشح، حتى لو لم يكن هذا المرشح هو أنت.

أمثلة رسائل شكراً لك لحالاتٍ مختلفة

إليك بضع الأمثلة مع نصوص مفيدة لإرسال رسالة بريد إلكتروني أو رسالة مكتوبة بعد المقابلة تشكر فيها المقابِل:

1. رسالة شكراً لك بعد مقابلةٍ عبر الهاتف

الناس الذين تتكلم إليهم في مقابلة عبر الهاتف وفي مقابلة شخصية قد يكونون مختلفين. المقابلات الهاتفية غالباً ما تتم عن طريق المساعدين في قسم الموارد البشرية لكي يقوموا بفحص مبدئي للمتقدمين، وتقليدياً تغطي هذه المقابلات أسئلة عامة أكثر مثل إهتمامك في الوظيفة، توقعاتك حول المرتب، والتواجد. لهذا السبب، لا بأس في إرسال رسالة شكراً لك قصيرة عن طريق البريد الإلكتروني.

الرسالة المكتوبة يدوياً قد تكون مبالغةً، في هذه الحالة، لأن هذه المقابلة هي مقدمة للأمر الفعلي. غالباً ما يكون من الأفضل أن ترسل فقط رسالة شكر إلكترونية بعد مقابلة عبر الهاتف.

في الأسفل مثال تلقته خبيرة الموارد البشرية والتوظيف ريبيكا بارنز-هوج (Rebecca Barnes-Hogg)، بعد مقابلة عبر الهاتف.

"أشكركِ كثيراً على تخصيصك الوقت للتكلم معي عن وظيفة متخصص في الاتصالات التسويقية في [شركة]. أشعر أن خلفيتي حول استراتيجية المحتوى الرقمي، مع طموحي لتقديم المزيد من دعم الاتصالات التقليدية، سيجعلني مرشحاً مثالياً لهذه الوظيفة. ستجدين نماذج عن كتاباتي مرفقة بهذا البريد.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الإطلاع على على صفحة جمع الأموال على الإنترنت هذه والتي قمت بكتابة المحتوى الخاص بها وصممت مخططها بنفسي."

2. مقابلة شخصية

المقابلة الشخصية عادة ما تأخذ ساعة أو أكثر لأن هنالك المزيد من التفاصيل لتغطيتها. يمكنك أن تكتب رسالة شكر مفصلة تناقش نقطة أو نقطتان من نقاط المقابلة.

إليك مثال على رسالة شكر على المقابلة عبر البريد الإلكتروني

"عزيزي (السيد\السيدة الاسم الأخير)،

أشكرك على المحادثة الرائعة حول (اسم الوظيفية) في (التاريخ). أعلم أن المقابلات يمكن أن تكون مجهدة، خصوصاً إذا قمت بعدة مقابلات خلال اليوم، لذا أشكرك جداً على مساعدتك واستيعابك لي خلال المقابلة.

وكما ناقشنا سابقاً، أمتلك (المهارات، الإنجازات، أو أي مؤهلات أخرى ركز المقابِل عليها خلال المقابلة)، والتي ستتلائم تماماً مع مجموعة مهارات فريقك الحالي. إجاباتك العميقة على أسئلتي حول المهام اليومية الخاصة بالوظيفة أقنعتني أن هذه هي الوظيفة التي سأستمتع بها. وظيفة يمكنني أن أنمو فيها وأن أضيف قيمة إلى (اسم القسم) الخاص بكم.

رجاءً لا تتردد في التواصل معي إذا كان لديك أي أسئلة. كان من دواعي سروري أن التقي بك وبالفريق خلال المقابلة. أشكرك مجدداً على وقتك وعلى دراستك المتأنية.

بإخلاص،

(اسمك)"

في الفقرة الأولى، هذه الرسالة تقوم بأفضل مما هو متوقع عن طريق مدح المقابِل على شيءٍ محدد. كما أنها تلمس بشكلٍ مختصر مناسبة المقابل لثقافة الشركة ورغبته بأن ينمو، وهو أمران يتطلع إليهما الموظِفون في أي مقابلة.

استعمل هذا المثال إذا كان هنالك اهتمام أو ارتباط مشترك

"عزيزي (السيد\السيدة الاسم الأخير)،

أنا ممتن للوقت السخي الذي قضيته في إخباري عن (اسم الوظيفة) في (اسم الشركة) في (التاريخ).

في نهاية المحادثة، ذكرت كم أنا متحمس لـ (إنشاء\مساعدة أو فعل آخر) (مشروع حالي، أو سبب يدفعهم للتوظيف). مع خلفيتي في (مجال العمل) والمهارات في (المهارات المتعلقة بالوظيفة، المهارات الشهصية أو الأدوات المناسبة لهذه الوظيفة)، فإنني متأكد من أنني سأكون مساهماً جيداً في فريقك وبسرعة.

كما استمتعت بلقاء (خريج\خريجة\موظف سابق) من (اسم الجامعة أو اسم الشركة).

أشكرك مجدداً على الفرصة التي منحتني إياها، وأتطلع قدماً إلى السماع منك في (التاريخ الذي تم تقديمه في مقابلة العمل). رجاءً لا تتردد في التواصل معي إذا كان هنالك أي معلومات يمكنني تقديمها.

بإخلاص،

(اسمك)

(رابط موقعك أو حسابك على LinkedIn)"

3. شكر موظِف خارجي

لمذا قد تشكر الموظِف الخارجي*؟ لأنه في حال لم تقم الشركة التي تم تحويلها إليك أولاً بتوظيفك، فإن القرار يعود إلى الموظِف ليقرر ما إذا كنت ستتحول إلى شركة أخرى من أجل مقابلة أخرى، أو ستتم إزالتك من قائمة المرشحين بشكلٍ كامل. ستستفيد من كونك لبقاً ومتعاوناً معه.    (*المترجم: الموظفون الخارجيون أو External Recruiters، هم موظفون لدى شركات توظيف خاصة وليس لدى الشركة التي تقوم بالمقابلة فيها، وغالباً ما يساعدون الموظفين على إيجاد شركات موظِفة.)

في الأسفل مزيج ما بين رسالة شكر على المقابلة ورسالة متابعة يمكنك إرسالها إلى موظِف خارجي. وبما أن الكثير من الموظِفين الخارجيين يتم الدفع لهم عندما يتم توظيف متقدم ما، فإنهم سيقدرون منك إعلامهم بآخر التطورات الخاصة بعملية توظيفك.

مثال على رسالة شكر لموظِف خارجي

"موضوع الرسالة: الشكر على تحويلك لي إلى (اسم الشركة) من أجل (اسم الوظيفة).

عزيزي (السيد\السيدة الاسم الأخير للموظِف)،

أشكرك كثيراً على تحويلي إلى مقابلة في (اسم الشركة). لقد تمت المقابلة في (تاريخ)، وأظن أنها جرت بشكلٍ جيد.

لقد تحدثت مع (اسم المقابِل)، (مسماه الوظيفي) و(اسم المقابل الثاني)، (مسماه الوظيفي). أشكرك على نصائحك، لقد نجحت بكامل عملية المقابلة؛ لا أعتقد أنني كنت لأنجح في كل هذه المقابلات دون التحضير المسبق.

(اسم الوظيفة) في (اسم الشركة) يبدو ملائماً جداً لمهاراتي الحالية وخبرتي في العمل.  أحب العمل مع شركة مثل هذه لأنها (اذكر سبباً معيناً جعلك تحب الشركة، مثل الثقافة السائدة فيها أو سلوك المدير). سأكون سعيداً بإجراء مقابلات مع شركات مشابهة تبحث عن مرشحين بنفس مهاراتي.

عندما يكون ذلك ممكناً، سأقدر وبشدة أن تعلمني بحالة الطلب الخاص بي. شكراً لك على كل المساعدة.

مع تحياتي،

(اسمك)"

في الفقرة الثانية، لاحظ كل أسماء الأشخاص الذين تكلمت معهم ووظائفهم. إذا قمت بمقابلة واحدة، فقم بذكر ذلك. إذا قام الموظِف بتنبيهك إلى شيءٍ ما، بأي طريقة، يتعلق بعملية المقابلة، فاذكر ذلك أيضاً.

لكن مدير التوظيف بروس هورويتز لديه رأي مختلف حول هذا الموضوع:

"لا أنصح بإرسال رسالة شكر. يجب أن تتصل بالموظِف مباشرة بعد المقابلة لكي تعلمه بآخر التطورات. يتذمر الموظِفون غالباً من أن المرشحين لا يشركونهم في الأمور المهمة. لا ترتكب هذا الخطأ"، يقول.

4. مقابلة ثانية

المقابلات الثانية غالباً ما يتم تنفيذها من قبل شخصٍ أعلى مرتبة في السلم الوظيفي، خصوصاً إذا كنت تقابل من أجل موقع إداري. إذا لم يكن كذلك الأمر، فإن المقابلة الثانية غالباً ما تتم من قبل عضوٍ آخر في الفريق. أرسل هذه الرسالة فقط إذا تكلمت مع شخصٍ آخر.

المثال في الأسفل يفترض أنك ناقشت مسؤوليات الوظيفة، العمل أو المشاريع الحالية، وأهداف الفريق المستقبلية. هذا نقاش أعمق مقارنةً بالمحادثة التقليدية من نمط ’هل تمتلك المهارات التي نحتاجها‘ والتي تحدث عادةً في المقابل الأولى.

مثال على رسالة شكر على المقابلة الثانية

"أشكرك على تخصيص بعض الوقت من جدول أعمالك الممتلئ لكي تتحدث معي. العمل مع فريقك على (مشروع أو مبادرة عمل) يبدو رائعاً. فرصة إحداث تأثير على نجاح (اسم الشركة)، والعمل مع فريق من (الوظيفة) الموهوبين والمتعاونين سيكون معلماً هاماً في مسيرتي المهنية.

في الواقع، جائتني العديد من الأفكار بعد نقاشنا. أرفقت مع هذه الرسالة مقترحاً تقريبياً لأفكاري. سواءً أكانت هذه الأفكار شيئاً أخذتموه بعين الاعتبار، أو تنوون القيام به قريباً، فإنني أحب أن أحصل على فرصة مناقشته معكم عندما انضم إلى الفريق.

أرجو أن تعلمني بأي خطب متعلقٍ بطلبي. أشكرك على وقتك وأتطلع قدماً إلى السماع منك.

مع تحياتي،

(اسمك)"

الرسالة في الأعلى تذكر ’العديد من الأفكار‘ و’مقترحاً تقريبياً‘، وهذه الأمور لن تحصل عليها إلا إذا أعطيت انتباهك بشكل كافي للمقابِل خلال المقابلة وإذا سألته عن مبادرات الفريق الحالية.  لذا لا تنسى القيام بهذا. فكر بما يمكنك القيام به خلال أول 90 يوما من العمل لكي تحدث أثراً مباشراً على مشروعهم.

ما الذي يجب ألا تضمنه في رسالة الشكر الخاصة بك

1. الطلبات والخدمات

طلب مقابلة ثانية، أو أي خدمة أخرى ستقلل من قيمة رسالة الشكر الخاصة بك. هذا سيجعلك تظهر يائساً أو ملحاً بشكلٍ مزعج.

2. الأخطاء والتبريرات الخاصة بمقابلة سيئة

"حافظ على أسلوب إيجابي في رسالتك، ولا تستعملها لتبرير ما حدث في مقابلة سيئة أو لكي ترسم صورةً حسنة لك"، يقول سكوت ليدبوري (Scott Ledbury)، شريك مؤسس لـ Slinky Productions.

بدلاً من تكرار إجاباتك السيئة والمحرجة، يقترح ليدبوري، "أن تستعمل هذه الفرصة لكي تملئ أي ثغرات في المقابلة، مثل إضافة المزيد من التفاصيل إلى إجابة أدركت لاحقاً أن هنالك إجابة أفضل منها."

3. الإطراءات العامة

هل كان المقابل لطيفاً؟  سريع الإجابة؟ هذه الإطراءات مبهمة ولن تجعلهم يأخذون فكرةً جيداً عنك. قم بمدح شيء محدد -- مثل نصيحة أعطاك إياها، أو جانباً من المحادثة استمتعت به.

4. توقعات مالية وتوقعات حول المرتب

لقد انهيت المقابلة للتو. أنت لست متأكداً بعد ما إذا كانت الوظيفة لك، لذا لا تستعمل رسالة الشكر لكي تتحدث عن توقعات المرتب. لا تذكر أيضاً موضوع الإجازات أو أسئلة حول حزمة الرعاية الصحية.

5. اعتذار عن قلة المهارات أو الشهادات

هل ذكر إعلان الوظيفة مهارة أو شهادة لا تمتلكها؟ هل تحدث المقابِل معك عن هذا الموضوع؟ لا بأس، لقد قمت بالمقابلة على أي حال. سواءً اعتبروا هذا أمراً سيئاً أو لا، فإن الموضوع خارج سيطرتك. أفضل ما يمكنك القيام به هو تجنب تذكيرهم بهذا الموضوع.

القوة التي ستقوم بتوظيفك في وسط المنافسة

كيف يقوم الموظِفون، مدراء التوظيف، مالكو الأعمال، مؤسسو الشركات الناشئة، وتقريباً جميع من يعمل في مجال التوظيف بالاختيار من بين مرشحين يبدو عليهم جميعاً علامات النجاح؟

أحياناً، الأمر يتمحور بملائمة المرشح لثقافة الشركة، وأحياناً أخرى تصبح الشخصية هي العامل الأساسي. لكن ماذا لو كان المرشحون جميعهم لطفاء ويتلائمون بشكلٍ ممتاز مع الفريق؟

هذا الوقت الذي تصنع فيه رسالة الشكر كل الفارق. ليزلي سول (Leslie Saul)، مالكة Leslie Saul and Associates، شركة التصميم والعمارة، شاركت هذه القصة:

"في مرةٍ ما، لم يتمكن فريقي من اختيار مرشح من بين ثلاثة مرشحين جيدين. التقيت بالمرشحين جميعهم، ورأيت أن أي واحدٍ منهم سيكون إضافة رائعة إلى الفريق.

يومان بعد ذلك، تلقيت رسالة شكر مكتوبة باليد من واحدٍ من المرشحين. كما كتب أيضاً رسالة إلى الطاقم الذي قام بعمل مقابلة معه. المرشح الثاني أرسل رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني، بينما الثالث لم يتواصل مع أيٍ منا. في النهاية، قمت بتوظيف الرجل صاحب الرسالة المكتوبة باليد. ولقد تبين أنه كان شخصاً رائعاً لكي نوظفه!"

الآن وبعد أن عرفت كيف تكتب رسالة شكر بعد المقابلة، فإن الوقت قد حان لكي تستعمل الأمثلة والنقاط المذكورة في الأعلى لأمر جيد -- مساعدتك على تأمين وظيفة جديدة.

الرسوم

أيقونة رسالة بريد إلكتروني مصممة من قبل Chameleon Design، من Noun Project.