Advertisement
  1. Business
  2. Small Business
Business

ما هي متطلبات الموارد البشرية الهامة للشركات الصغيرة؟

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

Arabic (العربية/عربي) translation by Ayman Amar (you can also view the original English article)

حتى الآن في هذه السلسلة حول الموارد البشرية للشركات الصغيرة، لقد بحثنا في موضوعات الموارد البشرية الهامة مثل التوظيف، التدريب، والاتصالات.

ولكن هناك أيضا بعض المتطلبات الأساسية التي عليك اتمامها كمالك لأعمال تجارية صغيرة أو موظف الموارد البشرية. عندما يأتي الناس للعمل من أجلك، تقع على عاتقك مسؤولية توفير مكان عمل آمن وصحي، والامتثال لقوانين التوظيف ذات الصلة في بلدك، والاحتفاظ بسجلات جيدة، ودفع الرواتب والمزايا بسرعة وفعالية.

Small business team human resources
هل تعرف متطلبات الموارد البشرية للأعمال الصغيرة لرعاية موظفيك بشكل صحيح؟ (مصدر الصورة)

في هذا البرنامج التعليمي، سنغوص في هذه المواضيع ونوضح لك كيفية الالتزام بهذه المتطلبات من الموارد البشرية المهمة في نشاطك التجاري الصغير. قد لا تكون أكثر الأشياء إثارة عليك القيام بها في الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك، ولكنها حاسمة إذا كنت تريد أن يكون الموظفين سعداء و منتجين، وتجنب بعض الصداع التنظيمي أو القانوني على الطريق.

ملاحظة: عندما تقرأ هذا البرنامج التعليمي، ضع في اعتبارك أنه يهدف إلى جمهور عالمي. تختلف قوانين العمل واللوائح الأخرى اختلافا كبيرا تبعا للبلد الذي تقيم فيه، وفي بعض الأحيان هناك لوائح محلية لتكون على دراية بالمدينة أو الولاية أو المقاطعة وما إلى ذلك. إذا على الرغم من أننا سنخوض بعض الأمثلة العامة هنا، ومعظمها يستند إلى اللوائح الأمريكية، تأكد من التحقق من الوضع المحلي الخاص، والحصول على المشورة القانونية المهنية المثالية للتأكد من أنك ممتثل لجميع القوانين ذات الصلة في منطقتك.

1. الحفاظ على سلامة الناس

إذا كنت تعتقد أن لوائح السلامة المهنية أو "الصحة والسلامة" تتعلق فقط بالرقيب الحكومي المزعج، فهناك إحصائية مثيرة ستصدمك: ففي الولايات المتحدة فقط في عام 2015 وحده، توفي 4،836 موظفا جراء الإصابات التي لحقت بهم في مكان العمل. (تتساءل عن عدد الحالات غير المميتة؟ انها 2.9 مليون).

اسمح لتلك الأرقام أن تغرق لفترة من الوقت.

يجب أن يكون واضحا، بعد ذلك، أن أول وأهم مسؤولية كمالك الأعمال الصغيرة هو الحفاظ على سلامة موظفيك. لذلك في هذا القسم الأول، سوف نبدأ من خلال بعض المبادئ الأساسية للسلامة المهنية.

ملاحظة: أنا أستند الكثير من هذه المعلومات على المشورة في الولايات المتحدة الأمريكية للسلامة والصحة المهنية دليل أعمال صغيرة ممتاز. الكتاب بنفسه يذهب إلى مزيد من التفاصيل، وهو مجاني للقراءة على الانترنت أو تحميل كملف PDF، لذلك أود أن أوصي بالاطلاع عليه.

تقييم المخاطر

ابدأ بتحليل مكان عملك والعمليات التي يجب على موظفيك اتباعها. ابحث عن المخاطر المحتملة وقم بجرد شامل.

بعض أماكن العمل أكثر خطورة من غيرها بشكل واضح - المخاطر في موقع التصنيع حيث العمال يتعاملون مع المواد الكيميائية السامة والآلات الثقيلة هي أسهل للرؤية من تلك الموجودة في المكتب، على سبيل المثال. ولكن في أي مكان عمل، يمكن أن تسوء الأمور.

ففي كل عام في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يموت 27 شخصا ويصاب أكثر من 10 آلاف بالرافعات. الآلاف من الناس يصيبون أنفسهم، في بعض الأحيان على محمل الجد، عن طريق التعثر على أسلاك فضفاضة، درج مكتب مفتوح، والأشياء التي تركت في الممرات، وما إلى ذالك. يمكن لمحطات العمل المصممة بشكل ضعيف وكراسي المكتب أن تترك الموظفين عرضة لآلام الظهر، إصابات الحركة المتكررة، وغيرها من الأمراض الخطيرة. مبنى قديم أو سيء الصيانة يمكن أن يخلق أي عدد من المخاطر، من الأسلاك الخاطئة إلى بلاط السقف الفضفاض.

لذا ابدأ بتجميع قائمة المخاطر المحتملة. قد تكون قادرا على زيارة أخصائي الصحة والسلامة من ذوي الخبرة لزيارة مكان عملك وإجراء مسح مجاني كجزء من برنامج حكومي مدعوم. أو يمكنك أن تدفع لمستشار خاص للقيام بذلك.

تشجيع الموظفين لتنبيهك بأي شيء يرون في وظائفهم يحتمل أن يكون غير آمن - فهي أفضل مورد لمساعدتك على تجميع مخزون السلامة الأولية ومن ثم الحفاظ على تحديثه.

وضع الضوابط في المكان

بمجرد تقييم المخاطر، حاول القضاء على أكبر قدر ممكن منها، وحين لا يمكنك القضاء عليها، على الأقل إهدف إلى السيطرة عليها والحد من احتمالاتها.

عادة ما ينطوي ذلك على وضع إجراءات معينة يجب على كل موظف اتباعها (على سبيل المثال عند تشغيل هذا الجهاز، يجب عليك ارتداء حماية العين والتحقق من أن ملتقط الآمان يعمل بشكل صحيح). ثم تأكد من أن الجميع يعرف الإجراءات، وأنهم موثقون بشكل صحيح، وأن علامات أو الملصقات في المكان لتذكير الناس.

إليك بعض الخطوات الهامة الأخرى:

  • وضع خطة لصيانة منتظمة للمبنى وأي معدات يستخدمها الموظفون.
  • إمتلك خطة للطوارئ الطبية وأرقام الطوارئ الخاصة.
  • تدريب بعض الموظفين على إجراءات الإسعافات الأولية وتأكد من أن الناس يعرفون من هم وكيفية الوصول إليهم.
  • إمتلك إجراء للإبلاغ عن الإصابات وتأكد من أن الناس يعرفون ذلك.
  • تدريب جميع الموظفين على إجراءات الصحة والسلامة لضمان أنهم يعرفون ما يجب القيام به.
  • إنشاء خطة الطوارئ وإجراء تدريبات مستمرة.

قد يكون البرنامج التعليمي التالي مفيدا:

اظهر الالتزام الخاص بك

تحديد المخاطر ووضع الضوابط في مكان كبير، ولكن ماذا لو موظفيك لا يزالون لا يتبعون الإجراءات الصحيحة؟ من الأهمية بالمكان أن يأخذ الجميع سلامة مكان العمل على محمل الجد، ويمكنك تعيين ذالك الإيقاع من خلال الإجراءات الخاصة بك.

إن إثبات التزامك بسلامة الموظفين في مكان العمل سيشجع موظفيك على تناول الموضوع بجدية، وقد يساعد على تجنب الحوادث. وعلاوة على ذلك، فإنه يدل على أنك تدرك قيمتهم وأجسادهم جيدا، لذلك يرسل رسالة قوية من شأنها أن تحسن السعادة العامة والرضا الوظيفي.

لذلك أنشئ سياسة واضحة بشأن السلامة والصحة في مكان العمل، وانشرها بشكل بارز في جميع أنحاء المكتب وعلى الإنترانت أو موقع الشركة. اعقد اجتماعات لتوصيل السياسة شخصيا، واجعل المديرين والموظفين ممثتلين لها.

استمر في مراجعة وتحديث سياستك وإجراءاتك بانتظام، وتشجيع التدخلات والاقتراحات من الموظفين. وإذا كنت تطلب من الناس القيام بعمل إضافي لضمان اتباع الإجراءات، تأكد من أن لديهم الوقت والموارد للقيام بذلك على نحو فعال.

اتباع كل هذه الخطوات لن يحصنكم نهائيا من حوادث مكان العمل، ولكنها سوف تساعد على تقليل احتمالها وخلق بيئة عمل أكثر أمانا للجميع.

2. معرفة القانون

تشكل قوانين الموضفين جزءا رئيسيا من متطلبات الموارد البشرية للاعمال الصغيرة ويمكن أن تكون معقدة للغاية. هذه القوانين تحكم الشركات الصغيرة أيضا، لذلك عليك و بسرعة التأكد من أنك تمتثل جميع القوانين. مرة أخرى، سننظر في بعض الأمثلة العامة هنا استنادا إلى قوانين الولايات المتحدة، ولكن تأكد من التحقق من حالة نشاطك التجاري، والحصول على مشورة قانونية فردية إن أمكن.

قوانين تكافؤ الفرص

يتناول أحد أكثر أشكال قانون العمل شيوعا مسألة تكافؤ الفرص. اساسا، يجب عدم التمييز في ممارسات الموضفين الخاصين بك على أساس الجنس أو العرق أو الدين أو الأصل القومي أو العمر أو الإعاقة، وما إلى ذلك. ويجب أن يكون لديك سياسات واضحة للحماية من التمييز والتحرش في مكان العمل. قد يطلب منك أيضا تقديم إخطارات في مكان العمل لإعلام الموظفين بحقوقهم وامتثالك للقوانين ذات الصلة.

بعض الأمثلة على القوانين التي تؤثر على هذا المجال في الولايات المتحدة:

  • قانون الحقوق المدنية
  • لجنة قوانين تكافؤ الفرص (EEOC)
  • قانون خدمات التوظيف وإعادة التوظيف الموحد
  • قانون المساواة في الأجور
  • قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة

حقوق العمال

للعمال في العديد من البلدان الحق في التنظيم والمفاوضة الجماعية أو الانضمام إلى اتحاد. وكثيرا ما يكون لهم الحق في أن يحصلو على اجر إضافي إذا كانوا يعملون ساعات إضافية، وأن يكون لديهم عدد معين من فترات الراحة أثناء النهار.

قد تكون هناك قواعد حول مقدار وقت الإجازات أو المزايا الأخرى التي يجب تقديمها، وإذا قدمت إجازة مدفوعة الأجر ولم يستخدمها الموظفون، فقد تضطر إلى دفع مكافئتهم النقدية. وهناك الكثير من الحقوق، الكبيرة منها والصغيرة على السواء، التي خاضها العمال على مر السنين، وقد تم تدوينها في القانون.

في بعض الأحيان هناك استثناءات - على سبيل المثال، في الولايات المتحدة، عادة ما يعفى العمال المأجورين من القوانين المتعلقة بالعمل الإضافي وفترات العمل، والمتعاقدين المستقلين معفيين من العديد من القواعد التي تنطبق على الموظفين الدائمين. ولكن عليك أن تكون حذرا حول كيفية تصنيف الناس، لأن هناك قواعد حول ذلك أيضا، وأنه من السهل أن يكرهونك.

أيضا، لا ننسى أشياء مثل الإجازة الابوية والإجازة الطبية. يجب أن تسمح للموظفين بأخذ الوقت وفقا للقوانين في بلدكم، والتأكد من أن وظيفتهم لا تزال متاحة لهم عند عودتهم.

السلامة في مكان العمل

لقد غطينا مبادئ السلامة في مكان العمل في القسم الأخير، ولكن قد تكون هناك أيضا قوانين ولوائح محددة تحتاج إلى الامتثال والملصقات التي تحتاج إلى عرضها في مكان العمل. لذا، بالإضافة إلى العمل الذي تقوم به لتوفير مكان عمل آمن، تأكد من اتباع جميع القواعد ذات الصلة أيضا.

3. الاحتفاظ بسجلات جيدة

الإيداع ليست المهمة الأكثر إثارة التي عليك أن القيام بها، ولكن من المهم. والخبر السار هو أن المتطلبات هي بسيطة جدا، تحتاج فقط للحفاظ على ملف (أو الملفات، كما سنرى بعد لحظات) لكل موظف، تحتوي على معلومات هامة حول توظيفهم. والأهم من ذلك، سوف تحتاج إلى الحفاظ على هذه الملفات آمنة جدا، لأنها تحتوي على معلومات حساسة.

من الناحية المثالية، سيكون لديك ملفين منفصلين لكل موظف: واحد للحصول على معلومات عامة عن العمل، والآخر للحصول على معلومات طبية. (وفي بعض البلدان، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالهجرة أيضا.) وهنا يجب أن تقوم ب:

ملف الموظف العام

يجمع هذا الملف جميع المعلومات المتعلقة بموظف معين في مكان واحد. يمكنك أن تبدأ عند استئجارهم، من خلال الدخول في سيرتهم الذاتية وأي وثائق التوظيف أو نماذج وقعو عليها.

ثم يمكنك إضافة المستندات، مثل:

  • سجلات التدريب
  • استعراضات الأداء
  • أي إجراء تأديبي
  • استمارات الضرائب
  • تفاصيل الأجر
  • إقرار استلام دليل الموظف
  • العقود أو الاتفاقات الأخرى التي وقعها الموظف

الملف الطبي للموظف

إذا كان الموظف لديه حالة طبية أو إعاقة تؤثر على عملهم، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات طبية، ولكن يجب دائما الاحتفاظ بها في ملف منفصل في مكان آمن جدا.

وذلك لأن المعلومات الطبية شخصية جدا، والشخص الذي قد يحتاج إلى الوصول إلى الملف العام الموظف لا ينبغي أن يرى السجلات الطبية الخاصة به. لذا حافظ على هذه المعلومات في ملف منفصل، ويكون صارم جدا الوصول إلى هذا الملف ولماذا.

سجلات الهجرة

في بعض البلدان، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بدليل على أهلية العامل للعمل في البلاد. في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يسمى النموذج I-9. ولأن مسؤولين الهجرة يمكنهم أن يطلبوا التحقق من هذه الاستمارات، يجب أن تبقى منفصلة عن المعلومات الأخرى للموظف، بحيث يمكنك تقديمها فقط للحكومة دون إتاحة الوصول إلى باقي البيانات الشخصية للموظف.

4. توفير الدفع والمزايا

هناك شرط أساسي آخر للموارد البشرية لكل عمل صغير هو الدفع للناس في الوقت المحدد وتقديم أي فوائد ذات صلة. لقد نظرنا بالفعل في كيفية تحديد معدلات الأجور والفوائد في وقت سابق من هذه السلسلة، ولكن بمجرد القيام بذلك، تحتاج إلى التأكد من القيام بآليات ذلك بشكل صحيح.

أولا، هذا يعني الدفع للناس في الوقت المحدد، بغض النظر عن أي شيء. كما اكتشفنا في البرنامج التعليمي الخاص بي التدفق المالي، الشركات الصغيرة في كثير من الأحيان في نضال مع التدفق المالي الكافي، ولكن إذا كنت تديره بعناية والقيام بتوقعات دقيقة، يمكنك التأكد من أن يكون لديك دائما ما يكفي في متناول اليد. وإذا كنت بحاجة إلى تأخير أي مدفوعات، لا يجب أن تكون رواتب الموظفين. الدفع لشخص ما في وقت متأخر يعني لهم انهك لا تحترمهم، و/أو أن الأعمال في ورطة خطيرة. في كلتا الحالتين، انها وسيلة مؤكدة لجعلهم يحدثون السيرة الذاتية الخاصة بهم باحثين عن وظيفة جديدة.

ولكن بعد ذلك، تحتاج أيضا للتأكد من حساب المبلغ المناسب، وجعل الخصومات الضريبية الصحيحة، والحفاظ على وتوفير السجلات الصحيحة، ملف النماذج الصحيحة مع السلطات الضريبية، وما إلى ذالك.

تحتاج أيضا إلى الحفاظ على أعلى من الفوائد - إعطاء الموظفين المعلومات الصحيحة وتسهيل حصولهم على فوائدها، و المواصلة، على سبيل المثال، أيام عطلة كل شخص كم أخذت من أجرهم. عندما يتم تقديم المنافع من قبل طرف ثالث، مثل شركة التأمين الصحي، تحتاج إلى التأكد من أن الجميع المسجلين يجب أن يكونوا مسجلين، وأن كل شيء يعمل بسلاسة والناس قادرون على الوصول إلى المساعدة التي يحتاجونها.

لمزيد من المعلومات حول تسيير كشف الأجر بشكل فعال، راجع البرنامج التعليمي التالي:

استنتاج

في هذا البرنامج التعليمي، كنت قد رأيت كيفية الامتثال لبعض متطلبات الموارد البشرية الهامة (HR) للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك. لقد تعلمت كيفية الحفاظ على سلامة موظفيك، وكيفية الحفاظ على أهم القوانين واللوائح المتعلقة بالعمل، وكيفية الاحتفاظ بسجلات جيدة، وكيفية توفير الأجور والاستحقاقات بكفاءة.

في البرنامج التعليمي المقبل في هذه السلسلة على الموارد البشرية للشركات الصغيرة، سوف تتعلم كيفية التعامل مع تلك المعضلة لا يريد صاحب الأعمال الصغيرة مواجهة: عندما يريد الموظف الرئيسي الخروج. اراك قريبا!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.