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¿Cuáles son los Requisitos Importantes de Recursos Humanos para los Negocios Pequeños?

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

En esta serie de RH para los negocios pequeños, hemos visto a los temas importantes de recursos humanos, como contratar, entrenar, y comunicación.

Pero hay también requisitos básicos que tienes que completar como un propietario de negocio pequeño o encargado de Recursos Humanos. Cuando las personas vengan a trabajar para ti, es tu responsabilidad proveer un lugar de trabajo seguro y sano, para cumplir con leyes de trabajo relevantes en tu país, para mantener un buen récord, y para pagar salarios y beneficios efectivamente.

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¿Sabes los requisitos de los Recursos Humanos en los negocios pequeños para cuidar a tus empleados? (fuente gráfica)

En este tutorial, vamos a profundizar en estos temas y te mostraré cómo cumplir estos requisitos importantes en tu negocio pequeño. No pueden ser las cosas más emocionantes para hacer en tu negocio pequeño, pero son las más críticas si quieres tener empleados felices y productivos—y evitar algunos dolores de cabeza legales u organizacionales en el camino.

Nota: Cuando leas este tutorial, mantén en mente que está enfocado en una audiencia global. Las leyes de contratación y otras regulaciones varían dependiendo en el país que residas—y a veces hay regulaciones locales de la cuales estar conscientes para tu ciudad, estado, provincia, etc. Así que, aunque veamos algunos ejemplos generales, en gran parte basados en las regulaciones de los Estados Unidos, asegúrate de revisar tu situación local, e idealmente obtener consejo legal y profesional para asegurar que cumples con todas las leyes relevantes en tu área.

1.Mantén a las Personas Seguras

Si piensas que las regulaciones de seguridad y salud son solo formalidades burocráticas, aquí hay una estadística que puede impactarte: En los Estados Unidos, en el 2015 solamente, 4,836 empleados murieron de heridas provocadas en el trabajo. (¿Te preguntas acerca del número de casos que no fueron fatales? Es 2.9 millones.)

Deja que esos números penetren por un poco.

Debe ser claro, entonces, que tu primer y más importante responsabilidad como propietario de negocio pequeño es mantener a tus empleados seguros. Así que, en esta primera sección, repasaremos algunos principios básicos de seguridad ocupacional.

Nota: Estoy basando mucha de esta información en el Manual de Negocios Pequeños de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional de los Estados Unidos. El libro tiene muchos detalles, y es gratuito para leer en línea o descargar como un PDF así que te recomiendo verlo.

Evalúa los Riesgos

Comienza analizando tu lugar de trabajo y los procesos que tus empleados tienen que seguir. Busca por peligros potenciales y haz un inventario comprensivo.

.Algunos lugares de trabajo son más peligrosos que otros—los riesgos en un sitio de manufactura donde los trabajadores lidian con químicos tóxicos y maquinaria pesada son más fáciles de ver que otros en una oficina, por ejemplo. Pero en cualquier lugar de trabajo, las cosas pueden ir mal

Cada año en los Estados Unidos, por ejemplo, 27 personas mueren, y cerca de 10,000 heridas por los elevadores. Miles de personas se lastimas ellas mismas, a veces seriamente, por tropezar en los cables, gavetas de escritorios abiertas, objetos dejados en los pasillos, entre otros. Estaciones de trabajo pobremente diseñadas y sillas en las oficinas pueden dejar a los empleados vulnerables a dolores en la espalda, lesiones de movimiento repetitiva, y otras dolencias serias Un edificio poco mantenido puede crear cualquier número de peligros, desde cables defectuosos hasta cielos falsos sueltos.

Así que comienza a compilar una lista de peligros potenciales. Puedes hacer que un profesional experto en salud y seguridad visite tu lugar de trabajo y conduzca una encuesta como parte de un programa de gobierno subsidiado. O podrías pagar por un consultante privado para hacerlo.

Anima a tus empleados a alertarte de cualquier cosa que ellos vean en sus trabajos que sea potencialmente insegura—son los mejores recursos para ayudarte a compilar el inventario inicial de seguridad y mantenerte actualizado.

Pon los Controles en su Lugar

Una vez que hallas evaluado los riesgos, trata de eliminar la mayoría de peligros que puedas, y donde no puedas eliminarlos, al menos enfócate en controlarlos y reducir su probabilidad.

Usualmente esto envuelve preparar procedimientos particulares que cada empleado debe seguir (por ejemplo, cuando estás operando esta máquina, debes vestir protección en los ojos y revisar que las cuestiones de seguridad estén funcionando apropiadamente). Luego asegúrate de que todos sepan los procedimientos, que estén apropiadamente documentados, y que las señales estén en un lugar que recuerde a las personas.

Aquí hay algunos pasos importantes:

  • Haz un plan de mantenimiento regular del edificio y de cualquier equipo que los empleados usan.
  • Ten un plan para emergencias médicas y pon los números de emergencia prominentemente.
  • Entrena algunos empleados en procedimientos de primeros auxilios y asegúrate de que las personas sepan a quien contactarse y cómo hacerlo.
  • Ten un procedimiento para reportar lesiones y asegúrate de que las personas la sepan.
  • Entrena a todos los empleados en procedimiento de seguridad y salud para asegurar que ellos sepan que hacer.
  • Crea un plan de emergencia y conduce simulacros frecuentes.

El siguiente tutorial puede ser útil:

Muestra Compromiso

Identificar los riesgos y poner los controles en su lugar es bueno, Pero ¿qué si tus empleados aun no siguen los procedimientos correctos? Es crítico que todos tomen la seguridad en el lugar de trabajo seriamente, y puedes preparar el tono por tus propias acciones.

Demostrar tu compromiso a la seguridad de tus empleados animará a tu staff para tomar el tema seriamente, y puede ayudar a evitar accidentes. Encima de todo eso, muestra que valoras su bienestar físico, lo cual envía un mensaje poderoso que puede mejorar su felicidad general y satisfacción de trabajo.

Así que crea una política clara de seguridad y salud en el lugar de trabajo, y ponla prominentemente alrededor de la oficina y la intranet o al sitio web de la compañía. Haz reuniones para comunicar la política en persona, y mantén gerentes y empleados para que estén sujetos a cumplirlas.

Mantén la revisión y actualización de tu política y procedimientos regularmente, animando aportes y sugerencias de los empleados. Y si requieres a otras personas a hacer trabajo extra para asegurar que los procedimientos sean seguidos, asegúrate de que tengan tiempo y recursos para hacerlos efectivamente.

Siguiendo todos estos pasos no te inmunizarán de accidentes en el lugar de trabajo, pero ayudará a reducir la posibilidad de que ocurra y creará un lugar más seguro para todos.

2.Conoce la Ley

Las leyes de trabajo son una parte clave de los recursos humanos de los negocios pequeños, y pueden ser muy complejos. Estas leyes también gobiernas a los negocios pequeños, así que necesitas estar alerta y asegurar de que cumples con todas las regulaciones. De nuevo, vamos a ver algunos ejemplos generales basados en las leyes de Estado Unidos, pero asegúrate de revisar la situación de tu negocio, y solicitar consejo legal individual si es posible.

Leyes de Oportunidades Equitativas

Una de las formas más comunes de leyes de trabajo lidia con el problema de oportunidades equitativas. Escencialmente, no debes discriminar en tu práctica de contratación basado en género, etnia, religión, origen nacional, edad, o discapacidad, etc. Y debes tener las políticas claras para contrarrestar la discriminación y los abusos en el lugar de trabajo. Puede ser que se te requiera colocar notas en el lugar de trabajo para informar a los empleados de sus derechos y la conformidad con las leyes relevantes.

Algunos ejemplos de las leyes que afectan esta área en Estados Unidos.

  • Ley de los Derechos Civiles
  • Regulaciones de la Comisión de Oportunidades de Empleo Equitativas (o conocida por sus siglas en inglés, EEOC)
  • Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de Servicios Uniformados
  • Ley de Pago Equitativo
  • Ley de Estadounidenses con Discapacidades

Leyes de los Trabajadores

Los trabajadores en muchos países tienen el derecho de organizar y negociar colectivamente o unirse a un sindicato. Ellos tienen el derecho de que se les pague el tiempo que trabajan en horas extras, y tienen un cierto número de horas de descanso durante el día.

Puede haber reglas relacionadas al tiempo de vacación u otros beneficios que tienes que proveer—y si provees vacaciones pagadas y los empleados no las usan, tienes que pagarles el equivalente monetario. Y hay muchas más leyes, tanto grandes como pequeñas, por las cuales los trabajadores han peleado alrededor de los años y han logrado codificar en la ley.

A veces hay excepciones—por ejemplo, en los Estados Unidos, los trabajadores asalariados están generalmente exentos de las leyes que cubren el tiempo extra y los descansos en los trabajos, y contratistas independientes están exentos de las muchas reglas que aplican a los empleados permanentes. Pero necesitas ser cuidadoso en cómo clasificar personas, porque hay reglas que lo hacen también, y es fácil encontrarse culpable de una de ellas.

También, no te olvides de las cosas como permisos parentales y permisos de salud. Debes permitir a tus empleados que tomen cuidado de los días de permiso de acuerdo a las leyes en tu país, y asegurarse de que sus trabajos estén aun disponibles cuando ellos regresen.

Seguridad en el Lugar de Trabajo

Hemos cubierto principios de la seguridad en el lugar de trabajo en la última sección, pero hay leyes y regulaciones específicas en las que necesitas cumplir, y las señales que necesitas mostrar en el lugar de trabajo. Así que además del trabajo que provees para proveer un lugar de trabajo seguro, asegúrate de que estás siguiendo todas las reglas relevantes.

3. Mantén un Buen Récord

Rellenar no es la tarea más emocionante que hallas hecho, pero es importante. La buena noticia es que los requisitos son simples—solo necesitas mantener un archivo (o archivos, así como veremos en un minuto) para cada empleado, que contenga información importante de su empleo. Y, lo más importante, necesitarás mantener estos archivos muy seguros, porque contienen información sensible.

Idealmente, tendrás dos archivos separados para cada empleado: uno de información del empleado general, y otro para información médica. (Y en algunos países, necesitarás mantener la información relacionada a inmigración). Aquí es lo que debe ir en cada uno:

Archivo General del Empelado

Este archivo tiene toda la información relacionada a un empleado particular en un lugar. Puedes comenzar cuando los contratas, con sus currículums y cualquier documento de contratación o formas que hayan firmado.

Entonces puedes añadir documentos a medida del camino, como:

  • registros de entrenamiento
  • evaluación de rendimiento
  • cualquier acción disciplinarian
  • formas de impuestos
  • detalles del pago
  • reconocimiento de recibo del manual del empleado
  • otras contrataciones o acuerdos que el empleado ha firmado

Archivo Médico

Si los empleados tienen una condición medica o discapacidad que afecta su trabajo, puedes necesitar mantener un registro médico, pero debes siempre mantenerlo en un archivo separado en un lugar muy seguro.

Eso es porque la información médica es muy personal, y alguien que necesite acceso al archivo general del empleado no debe ver sus registros médicos. Así que mantén esta información en un archivo separado, y se estricto acerca de quién puede acceder a este archivo y el porqué.

Registros de Inmigración

En algunos países, puede necesitar mantener la prueba de que un trabajador puede trabajar legalmente en el país. En los Estados Unidos, por ejemplo, esta es llamada la Forma I-9. Porque los oficiales de inmigración pueden preguntarte de revisar estas formas, debes mantenerlas separadas de la información de otros empleados, para que puedas proveerlas al gobierno sin dar acceso a todos los datos personales del empleado.

4. Proveer Pagos y Beneficios

Otro requisito básico de los Recursos Humanos para cada negocio pequeño es pagar las personas a tiempo y proveer cualquier beneficio relevante. Ya vimos en cómo pagar los salarios y beneficios más temprano en esta serie, pero una vez hecho esto, necesitas asegurarte de que hagas el mecanismo de manera apropiada.

Primeramente, eso significa pagar a las personas a tiempo, sin importar el qué. Así como descubrimos en mi tutorial del flujo del dinero, los negocios pequeños a veces tienen problemas con el flujo de dinero, pero si lo administras cuidadosamente y haces previsiones acertadas, puedes asegurar que siempre tendrás suficiente a la mano. Y si necesitas retrasar cualquier pago, los salarios de los empleados no es algo que se debe tocar. Pagar a alguien tarde quiere decir que no son respetados, y/o que el negocio está en serios problemas. De cualquier manera, es una manera más segura de hacerlos actualizar su currículo y buscar un trabajo nuevo.

Pero más allá de eso, necesitarás calcular la cantidad correcta, hacer las deducciones de impuestos correctas, mantener y proveer los registros correctos, archivar las formas correctas con las autoridades de impuestos, y mucho más.

También necesitarás mantener los beneficios—dar a los empleados la información correcta y facilitarles el acceso a sus beneficios, y hacer seguimiento de ello, por ejemplo, cuantos días de vacaciones cada persona ha tomado de su derecho general. Donde los beneficios son provistos por una tercera parte, como una compañía aseguradora de salud, necesitas asegurarte de que todos estén inscritos, y que todo vaya de acuerdo, y que las personas sean capaces de acceder la ayuda que necesiten.

Para más información en cómo pagar efectivamente, mira el siguiente tutorial:

Conclusión

En este tutorial, hemos visto cómo cumplir con algunos requisitos de Recursos Humanos (RH) para tu negocio pequeño. Has aprendido a cómo mantener a tus empleados seguros, cómo cumplir las leyes y regulaciones, cómo mantener buenos registros, y cómo proveer pagos y beneficios eficientemente.

En el siguiente tutorial en esta serie de Recursos Humanos para negocios pequeños, aprenderás a lidiar con el dilema de lo que ningún propietario de negocio pequeño quiere enfrentar: cuando un empleado clave quiere renunciar. ¡Hasta luego!

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