Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)
Hasta ahora, en esta serie sobre recursos humanos en empresas pequeñas, hemos analizado temas importantes de recursos humanos (abreviado como RRHH) relacionados con la contratación, la capacitación y la comunicación.
Pero también hay algunos requisitos básicos que los propietarios de pequeñas empresas u oficiales de RRHH en empresas deben cumplir. Cuando las personas vienen a trabajar para ti, los requisitos para recursos humanos indican que es tu responsabilidad proveer un lugar de trabajo seguro y saludable, cumplir con las leyes laborales relevantes en tu país, mantener buenos registros, además de pagar salarios y beneficios de manera rápida y efectiva.
En este tutorial, vamos a profundizar en estos temas y te mostraré cómo cumplir con estos importantes requisitos para recursos humanos en tu pequeña empresa. Quizá esto no sea lo más emocionante que tendrás que hacer en tu negocio, pero es fundamental si quieres tener empleados felices y productivos, además de que, siguiendo estas normas de RRHH para empresas, puedes evitar algunos dolores de cabeza organizacionales o legales en el futuro.
Nota: Al leer este tutorial, ten en cuenta que está dirigido a un público global. Las leyes laborales y otras regulaciones varían ampliamente según el país en el que te encuentres, y a veces hay regulaciones locales a tener en cuenta para tu ciudad, estado, provincia, etc. Entonces, si bien en este tutorial sobre requisitos para recursos humanos vamos a revisar algunos ejemplos generales, que se basan principalmente en las regulaciones de los Estados Unidos, asegúrate de verificar tu situación local e, idealmente, deberías conseguir asesoramiento legal profesional para asegurarte de cumplir con todas las leyes relevantes en tu área.
1. Garantiza la seguridad de las personas en tu pequeña empresa
Si piensas que las regulaciones de seguridad ocupacional o de "salud y seguridad" son solo molestas formalidades burocráticas del gobierno, te presento una estadística impactante: en 2015, solo en los Estados Unidos un total de 4,836 empleados murieron por lesiones sufridas en el lugar de trabajo (¿te preguntas qué cantidad de casos no fueron fatales? La cifra asciende a los 2.9 millones).
Piensa en el significado de esta información por un momento.
Al considerar esto, debería quedar claro que tu primera y más importante responsabilidad como propietario u oficial de recursos humanos en empresas pequeñas es mantener a tus empleados seguros. Así que, en esta primera sección, revisaremos algunos principios básicos de la seguridad ocupacional.
Nota: Estoy basando gran parte de esta información en los consejos del excelente Manual de las pequeñas empresas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de los Estados Unidos. El libro en sí entra en mucho más detalle, y puedes leerlo gratuitamente en línea o descargarlo como PDF, por lo que te recomiendo que lo consultes.
Evalúa los riesgos
Con el fin de cumplir con este importante requisito para recursos humanos, comienza por analizar tu lugar de trabajo y los procesos que tus empleados deben seguir. Identifica los peligros potenciales y haz un inventario detallado.
En algunos lugares de trabajo el peligro es más evidente que en otros: en un sitio de producción, donde los trabajadores hacen uso de productos químicos tóxicos y maquinaria pesada, es más fácil ver los riesgos si lo comparas con una oficina, por ejemplo. Pero las cosas pueden salir mal en cualquier lugar de trabajo.
En los Estados Unidos, por ejemplo, cada año mueren 27 personas y más de 10,000 resultan heridas por el uso de los ascensores. Miles de personas se lesionan, a veces de gravedad, al tropezar con cables sueltos, cajones de escritorio abiertos, objetos dejados en los pasillos, entre otras razones. Las estaciones de trabajo y sillas de oficina mal diseñadas pueden causar a los empleados una vulnerabilidad a los dolores de espalda, las lesiones por movimientos repetitivos y otras dolencias graves. Un edificio viejo o carente del mantenimiento adecuado puede crear todo tipo de peligros, desde un cableado defectuoso hasta baldosas sueltas en el techo.
Así que, para cumplir con este requisito de recursos humanos, comienza por elaborar una lista de los peligros potenciales. Quizá puedas invitar a un profesional con experiencia en salud y seguridad a que visite tu lugar de trabajo y realice una inspección gratuita como parte de un programa gubernamental subsidiado. O puedes pagarle a un consultor privado para que haga este trabajo.
Anima a los empleados a alertarte sobre cualquier cosa potencialmente insegura que vean en sus trabajos: ellos son el mejor recurso para ayudarte a compilar el inventario de seguridad inicial y, posteriormente, para mantenerlo actualizado.
Establece las medidas necesarias
Una vez que hayas evaluado los riesgos, intenta eliminar tantos peligros como puedas y, cuando no puedas eliminarlos, al menos intenta controlarlos y reducir su probabilidad.
Por lo general, esto implica establecer procedimientos particulares que cada empleado debe seguir (por ejemplo, al operar una máquina, el trabajador debe usar protección para los ojos y verificar que el seguro funcione correctamente). Luego, asegúrate de que todos conozcan los procedimientos, que estos se encuentren debidamente documentados y que haya letreros o carteles para recordárselos a las personas.
Estos son otros pasos importantes:
- Haz un plan para el mantenimiento regular del edificio y de cualquier equipo usado por los empleados.
- Ten un plan para emergencias médicas y publica los números de emergencia en un lugar visible.
- Capacita a algunos empleados en los procedimientos de primeros auxilios y asegúrate de que las demás personas sepan quiénes son y cómo comunicarse con ellos.
- Establece un método para reportar lesiones y asegúrate de que la gente lo conozca.
- Capacita a todos los empleados en los procedimientos de salud y seguridad para procurar que sepan qué hacer.
- Crea un plan de emergencia y realiza simulacros frecuentes.
El siguiente tutorial puede ser útil:
Demuestra tu compromiso
Identificar los riesgos y establecer controles son excelentes pasos, pero ¿qué pasa si tus empleados aún no siguen los procedimientos adecuados? Es fundamental que todos se tomen en serio la seguridad en el lugar de trabajo, y tú puedes sentar esas pautas a través de tus propias acciones.
Demostrar tu compromiso con la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo alentará a tu personal a tomar el tema seriamente también, y esto puede ayudar a evitar accidentes. Además de eso, estas acciones demuestran que valoras a tus empleados y su bienestar físico, enviando un mensaje poderoso que puede mejorar la felicidad general y satisfacción laboral de tus trabajadores.
Por lo tanto, crea una política clara sobre la seguridad y salud en el entorno de trabajo y exhíbela en un lugar visible, tanto en la oficina como en la intranet o el sitio web de la empresa. Lleva a cabo reuniones para comunicar la política en persona y responsabiliza por su cumplimiento a los gerentes y empleados.
Sigue revisando y actualizando tu política y procedimientos con regularidad, alentando las aportaciones y sugerencias de los empleados. Y si estás pidiendo que las personas hagan trabajo adicional para garantizar que se sigan los procedimientos, asegúrate de que tengan el tiempo y los recursos para hacerlo de manera efectiva.
El seguir todos estos pasos no te volverá inmune a los accidentes en el lugar de trabajo, pero ayudará a reducir su probabilidad y creará un ambiente de trabajo más seguro para todos.
2. Conoce la ley
Las leyes laborales son un componente clave de los requisitos de recursos humanos de las pequeñas empresas y pueden ser muy complejas. Estas leyes también rigen a los pequeños negocios, por lo que debes estar al día y asegurarte de cumplir con todas las regulaciones. Nuevamente vamos a ver algunos ejemplos generales basados en las leyes de EE. UU., pero asegúrate de verificar cuál es la situación de tu propio negocio y obtén asesoramiento legal individual si es posible.
Leyes de igualdad de oportunidades
Uno de los aspectos más comunes de las leyes laborales se ocupa de la cuestión de la igualdad de oportunidades. Esencialmente, si eres propietario de un negocio o parte del equipo de RRHH en empresas, no debes discriminar en tus prácticas de contratación por motivos de género, raza, religión, nacionalidad de origen, edad, discapacidad, etc. Y debes tener políticas claras para proteger contra la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo. También se te puede pedir que coloques avisos en el área laboral para informar a los empleados de sus derechos y tu cumplimiento de las leyes pertinentes.
Estos son algunos ejemplos de las leyes que afectan a este ámbito en los Estados Unidos:
- La Ley de Derechos Civiles
- Las regulaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés)
- La Ley de los Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados (USERRA, por sus siglas en inglés)
- La Ley de Igualdad Salarial
- La Ley para Estadounidenses con Discapacidades
Los derechos de los trabajadores
Los trabajadores de muchos países tienen derecho a organizarse y negociar colectivamente o a afiliarse a un sindicato. A menudo tienen derecho a que se les paguen horas extras si trabajan tiempo suplementario, y a tener un cierto número de pausas laborales durante el día.
Es posible que existan reglas relacionadas con el tiempo de vacaciones u otros beneficios que debes proporcionar, y si concedes vacaciones pagadas y los empleados no las usan, posiblemente tengas que pagarles el equivalente monetario. Y hay muchos derechos más, de diferentes jerarquías, por los que los trabajadores han luchado a lo largo de los años y que han logrado codificar en la ley.
A veces hay excepciones: por ejemplo, en los Estados Unidos, los trabajadores asalariados generalmente están exentos de las leyes sobre horas extras y pausas laborales, y los contratistas independientes están exentos de muchas de las reglas que se aplican a los empleados permanentes. Pero debes tener cuidado con la forma en la que clasificas a las personas, porque también hay reglas al respecto y es fácil infringirlas.
Además, no olvides aspectos como los permisos parentales y las licencias por razones médicas. Debes permitir que los empleados tomen tiempo libre de acuerdo con las leyes de tu país y asegurarte de que su trabajo aún esté disponible para ellos cuando regresen.
Seguridad laboral
En la última sección hemos discutido sobre los principios de seguridad en el lugar de trabajo, pero también puede haber leyes y regulaciones específicas que debes cumplir y carteles que debes mostrar en el entorno laboral. Entonces, además del trabajo que debes realizar para proporcionar un ambiente laboral seguro, asegúrate de seguir también todas las normas aplicables para dar cumplimiento a este importante requisito para recursos humanos.
3. Mantén registros adecuados
La creación de expedientes no es la tarea más emocionante que alguna vez harás, pero es un importante requisito de recursos humanos. La buena noticia es que los requerimientos son bastante simples: solo necesitas mantener un expediente (o expedientes, como veremos en un minuto) para cada empleado, que contenga información importante sobre su empleo. Y, lo más importante, deberás mantener estos expedientes en un lugar muy seguro, ya que contienen información confidencial.
Idealmente, como propietario u oficial de recursos humanos en empresas, tendrás dos expedientes separados para cada empleado: uno para información general de empleo y otro para información médica (y, en algunos países, es posible que también debas mantener registros relacionados con la inmigración). Esto es lo que debe ir en cada uno:
Expediente general del empleado
Este expediente reúne toda la información relacionada con un empleado específico en un solo lugar. Puedes iniciar este expediente en el momento de la contratación, almacenando currículos y cualquier documento o formulario de contratación que los trabajadores hayan firmado.
Luego puedes agregar documentos a medida que avanzas, por ejemplo:
- registros de capacitación
- evaluaciones de desempeño
- cualquier tipo de acción disciplinaria
- formularios de impuesto
- detalles de la nómina
- acuse de recibo del Manual del empleado
- otros contratos o acuerdos que el empleado haya firmado
Expediente médico del empleado
Si un empleado tiene alguna afección médica o una discapacidad que afecte su trabajo, es posible que debas mantener registros médicos, pero siempre debes guardarlos en un expediente separado y en un lugar muy seguro.
Esto se debe a que la información médica es muy personal, y alguien que necesite acceder al expediente general del empleado no debería poder ver sus registros médicos. Por lo tanto, guarda esta información en un expediente separado y establece reglas estrictas con respecto a quién puede acceder a este expediente y por qué.
Registros de inmigración
En algunos países, es posible que debas conservar una prueba de la elegibilidad de un trabajador para laborar en el país. En los EE. UU., por ejemplo, esto se conoce como Formulario I-9. Ya que los funcionarios de inmigración pueden solicitar el poder revisar estos formularios a los oficiales de RRHH en empresas, debes mantenerlos separados de la otra información del empleado, de modo que puedas proporcionarlos al gobierno sin dar acceso a todos los datos personales del trabajador.
4. Proporcionar salarios y prestaciones
Otro requisito básico de recursos humanos en empresas pequeñas es pagar a las personas a tiempo y proporcionar todos los beneficios relevantes. Ya hemos visto cómo determinar los salarios y los beneficios anteriormente en esta serie, pero una vez que hayas hecho eso, debes asegurarte de llevar a cabo los procedimientos de manera correcta.
En primer lugar, eso significa que debes pagar a las personas a tiempo, pase lo que pase. Como descubrimos en mi tutorial de flujo de efectivo, las pequeñas empresas a menudo tienen problemas para mantener un flujo de efectivo suficiente, pero si administras con cuidado y haces pronósticos precisos, puedes asegurarte de tener siempre recursos suficientes a la mano. Y si necesitas retrasar algún pago, los salarios de los empleados no es algo que debas tocar. Si le pagas tarde a alguien, esto le indica que no lo respetas y/o que el negocio está en serios problemas. De cualquier manera, es una forma segura de hacer que los trabajadores actualicen su currículo y busquen un nuevo empleo.
Pero más allá de eso, entre los requisitos para recursos humanos se encuentra el cálculo exacto del salario, el realizar las deducciones fiscales correctas, mantener y proporcionar los registros adecuados, presentar los formularios correctos ante las autoridades fiscales, etc.
También, los dueños u oficiales de RRHH en empresas deben estar al tanto de los beneficios de los trabajadores: debes brindar a los empleados la información correcta, facilítales el acceso a sus beneficios y lleva un seguimiento de, por ejemplo, cuántos días de vacaciones ha tomado cada persona de los días a los que tienen derecho. Cuando los beneficios son proporcionados por un tercero, como una compañía de seguros de salud, debes asegurarte de que todos los empleados que deban estar inscritos de hecho lo estén, que todo funcione sin problemas y que los trabajadores tengan acceso a la ayuda que necesiten.
Para obtener más información sobre cómo ejecutar el cálculo de la nómina de manera efectiva, consulta el siguiente tutorial:
Conclusión
En este tutorial, has aprendido cómo cumplir con importantes requisitos de recursos humanos (RRHH) para tu pequeña empresa. Has aprendido cómo garantizar la seguridad de tus empleados, cómo permanecer al tanto de las leyes y reglamentos laborales, cómo mantener buenos registros y cómo proporcionar salarios y beneficios de manera eficiente.
En el próximo tutorial de esta serie sobre recursos humanos en empresas pequeñas, aprenderás cómo lidiar con ese dilema que ningún propietario de una pequeña empresa quiere enfrentar: cuando un empleado clave quiere renunciar. ¡Hasta pronto!
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