كيفية تعيين رسالة أنك خارج المكتب في Outlook (الرد التلقائي)

الإجازة هي ميزة شائعة تقدمها معظم الشركات. ووفقًا للإحصاءات الصادرة عن مركز الأبحاث الاقتصادية والسياسية ، فإن متوسط عامل الولايات المتحدة يأخذ عشرة أيام في السنة. لكن مقدار الوقت المخصص للعمال في البلدان الأخرى أعلى من ذلك بكثير. ذكرت مقالة يو اس ايه توداي أن متوسط عدد أيام العطلة في العديد من الدول الأوروبية هو 30 يومًا أو أكثر - مع ارتباط النمسا والبرتغال بأعلى عدد من أيام العطلة (35).

نحن نحب وقتنا! ولماذا لا نفعل؟ يمكن استخدام الأيام الشخصية لأي شيء بدءًا من العطلات وحتى مواعيد الطبيب وأكثر من ذلك. ولكن إذا كنت ستأخذ وقتًا بعيدًا عن المكتب ، فإن الشيء المحترف الذي يجب عمله هو إعداد رسالة تلقائية تلقائية خارج المكتب. ستتيح الرسالة للعملاء والزملاء معرفة أنك غير متاح وتوجيههم إلى ما يجب فعله حتى تعود.

في هذا البرنامج التعليمي القصير مع فيديو ، ستتعلم كيفية إعداد رسالة خارج المكتب في Microsoft Outlook باستخدام معالج قواعد Outlook. سنقدم إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إعداد الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook. سوف نشارك بعض أيضا بعض الممارسات أفضل البريد الإلكتروني عطلة.

دليل لجعل البريد الوارد بدون رسائل (تنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني)

قبل الذهاب في تعلم كيفية استخدام Microsoft Outlook ، تأكد من الحصول على الكتاب الإلكتروني المجاني: الدليل النهائي لجعل صندوق الوارد بدون رسائل. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

كيفية إعداد رسالة خارج المكتب في Outlook (مع الفيديو)

في screencast أعلاه ، تعرف على كيفية إعداد الرد التلقائي بسرعة في Outlook. أو ، تابع القراءة للحصول على تعليمات مكتوبة لمساعدتك في إعداد رسالة Outlook بعيدًا ، ونصائح حول أفضل الممارسات للمتابعة ، وأكثر من ذلك:

كيفية إعداد مستجيب الرسائل التلقائية في مايكروسوفت أوتلوك

إذا لم يكن لديك حساب Microsoft Exchange ، فستحتاج إلى إعداد رسالة خارج المكتب باستخدام وظيفة قواعد Outlook. يمكنك معرفة المزيد حول استخدام قواعد MS Outlook في هذا البرنامج التعليمي:

• Microsoft Outlook
  كيفية إنشاء القواعد في مايكروسوفت Outlook لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني
  Laura Spencer

1. إنشاء قالب الرسالة

الخطوة الأولى لإعداد رد Outlook خارج المكتب هي إنشاء نص رسالة خارج المكتب وحفظه كنموذج. ابدأ في صندوق الوارد في Outlook:

انقر على أيقونة بريد إلكتروني جديد في الجانب الأيسر العلوي. تظهر نافذة رسالة جديدة:

ملاحظة: تستخدم هذه الرسالة 1000 قالب بريد إلكتروني من Envato Elements. يمكنك أيضًا تنزيل وتخصيص توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك من GraphicRIver.

إذا كنت تستخدم صور توقيع البريد الإلكتروني أو أي نوع آخر من الصور المضمنة في بريدك الإلكتروني ، فتأكد من تعيين تنسيق الرسالة على HTML. تعرف على المزيد حول قوالب توقيع البريد الإلكتروني في هذا البرنامج التعليمي:

• Microsoft Outlook
  كيفية إضافة توقيع بريد إلكتروني إحترافي بسرعة
  Laura Spencer

اكتب سطر الموضوع ونص رسالة البريد الإلكتروني. لست بحاجة إلى ملء حقل "إلى" نظرًا لأنه سيتم إرسال الرسالة تلقائيًا إلى الشخص الذي يرسل إليك رسالة.

إليك مثال على ذلك:

بمجرد الانتهاء من مسودة رسالتك ، يجب عليك حفظها كقالب. حدد ملف> حفظ باسم. تظهر مطالبة Windows Explorer بحيث تقوم بتخزين الرسالة وحفظها.

اختر موقعًا للملف على الكمبيوتر لتخزين الرسالة ، واكتب اسم الملف واحفظ الملف بتنسيق قالب Outlook:

2. قم بإنشاء القاعدة وتشغيلها

الخطوة التالية في إنشاء رسالة تلقائية خارج المكتب هي إنشاء قاعدة لإرسال الرسالة. انقر فوق ملف في صندوق الوارد في Outlook للانتقال إلى شاشة معلومات الحساب:

انقر على إدارة القواعد والتنبيهات. تأكد من تحديد علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني. تظهر نافذة القواعد والتنبيهات. سترى قائمة بقواعد بريدك الإلكتروني الحالية:

انقر فوق رمز القاعدة الجديدة أعلى قائمة القواعد لعرض معالج القواعد:

تحت إبدأ بقاعدة فارغة ، حدد الخيار تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها. انقر فوق زر التالي. تظهر شاشة معالج القواعد الثاني:

ملاحظة: يوصي بعض خبراء الأمان الآن بالحد من الذين يتلقى رد Outlook خارج المكتب الخاص بك بدلاً من إرساله إلى كل من يرسل إليك رسالة بريد إلكتروني.

لتحديد من يحصل على رد خارج المكتب ، حدد المربع المجاور لـ أشخاص أو مجموعة عامة ضمن الخطوة 1. انقر فوق الارتباط الموجود أسفل الخطوة 2 لفتح دفتر العناوين الخاص بك واختر من سيستلم رسالة الرد التلقائي ومن ثم انقر فوق الزر "من" . على الأرجح أنك ستختار عناوين البريد الإلكتروني لزملاء العمل الذين تتعامل معهم غالبًا وكذلك رسائل البريد الإلكتروني للعملاء المهمين. عند تحديد الأشخاص الذين سيحصلون على الرد الآلي ، انقر على موافق ، ثم انقر على التالي في معالج القواعد.

إذا كنت لا تريد تحديد من يتلقى الرد خارج المكتب ، فانقر على التالي دون إجراء أي اختيارات على شاشة معالج القواعد هذه. سيتم إرسال الرسالة التلقائية الخاصة بك إلى كل من يرسل لك رسالة بريد إلكتروني.)

في كلتا الحالتين ، تظهر شاشة "معالج القواعد" الثالثة:

حدد الرد باستخدام قالب محدد ضمن الخطوة 1. تحت الخطوة 2 انقر فوق الرد باستخدام ارتباط قالب محدد. تظهر نافذة تحديد قالب الرد:

حدد القالب الذي قمت بإنشائه في وقت سابق وانقر فوق فتح. (إذا لم تحفظ القالب في الموقع الافتراضي ، فقد تحتاج إلى التصفح للعثور عليه.)

انقر فوق "التالي" للانتقال إلى "معالج القواعد" التالي ، الذي يسألك عن الاستثناءات. لا نريد تحديد أي استثناءات. انقر على التالي وستتم مطالبتك بتسمية القاعدة:

اكتب اسم القاعدة. تأكد من تحديد مربع الاختيار تشغيل هذه القاعدة.

انقر فوق الزر "إنهاء" في "معالج القواعد". ثم ، انقر فوق الزر "تطبيق" في الإطار "قواعد وتنبيهات" ، ثم انقر فوق "موافق".

لقد قمت للتو بإنشاء مستجيب تلقائي في مايكروسوفت Outlook!

3. اختبار رسالة Outlook 

الآن وبعد أن أنشأت رسالتك خارج المكتب ، من المفيد معرفة ما إذا كانت تعمل قبل مغادرة مكتبك.

يمكنك اختبار رسالة الرد التلقائي عن طريق إرسال رسالة من بريد إلكتروني آخر تملكه - طالما أنك ضمّنت ذلك البريد الإلكتروني في القاعدة على أنه من المفترض أن يتلقى رسالة رد تلقائي. أو يمكنك طلب مساعدة صديق له تم تضمين بريده الإلكتروني كأحد الأصدقاء المفترض أن يتلقى رسالة خارج المكتب.

بعد انتظار قصير (تسترد بعض أنظمة البريد الإلكتروني الرسائل الواردة على دفعات) ، تحقق من البريد الإلكتروني الذي أرسلت إليه رسالة البريد الإلكتروني التجريبي. إذا اتبعت الخطوات بشكل صحيح ، فسيكون عنوان البريد الإلكتروني هذا قد تلقى رد تلقائيًّا خارج المكتب.

4. قم بإيقاف تشغيل رسالة Outlook Outway 

عندما تعود إلى المكتب ، حان الوقت لإيقاف تشغيل رسالة خارج المكتب. من صندوق الوارد اختر "ملف" للانتقال إلى شاشة معلومات الحساب.

انقر على أيقونة إدارة القواعد والتنبيهات. تظهر نافذة القواعد والتنبيهات:

قم بإزالة علامة الاختيار الموجودة بجوار بجوار الرد خارج المكتب (أو ما سميت القاعدة الخاصة بك). انقر فوق الزر "تطبيق" ، ثم انقر فوق "موافق". تم إيقاف ردك خارج المكتب.

لإعادة تشغيله مرة أخرى ، ارجع إلى نافذة القواعد والتنبيهات. حدد المربع المجاور للقاعدة ، ثم انقر على "تطبيق" و "موافق".

مايكروسوفت Outlook بعيدا عن أفضل الممارسات

نظرًا لأنه سيتم استلام رسالتك Outlook away من قبل عملائك وزملائك في العمل ، فعليك التأكد من أنه محترف. في ما يلي بعض أفضل الممارسات لمتابعة رسائل Outlook:

1. كن حذرا حول استخدام الفكاهة

إذا كنت تعرف بالضبط من سيتلقى رسائلك ، فمن المحتمل أنك تفهم حس الفكاهة. يمكنك إدراج بعض الفكاهة اللذيذة في رسالتك خارج المكتب - لكن كن حذرًا. قد يكون ما تظنه مضحكًا غير محترم للآخرين. إذا كنت لا تعرف من سيتلقى رسالتك ، فمن المحتمل أن تكون فكرة تخطي النكتة فكرة جيدة .

CollectiveHub لديه قائمة رسائل بريد إلكتروني خارج المكتب طريفة . سأترك لك أن تقرر أي منها تظن أنها مناسبة.

2. نسق الرسالة الخاصة بك خارج المكتب بشكل مناسب

رسالتك خارج المكتب هي اتصال مهني ، ويجب عليك معاملتها على هذا النحو. يمكن أن يكون موجزًا ، ولكن يجب على الأقل تضمين ما يلي:

• سطر الموضوع. هذا ليس بالضرورة أن يكون مفصلاً ، ولكن يجب أن يكون موجود.
• تحية. بينما لا يمكنك تحية المستلم بالاسم ، يمكنك تضمين تحية عامة مثل "مرحبا".
• المقدمة. من المحتمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني قصيرًا. على الأرجح سيكون فقرة واحدة. إذن ، هذه حالة واحدة حيث يمكنك تخطي مقدمة.
  
• نص أساسي. بشكل عام ، حافظ على لغتك المهنية. لقد ناقشنا بالفعل كيف يجب عليك توخي الحذر بشأن استخدام الفكاهة هنا.
  
• استنتاج. سوف يخبر الاستنتاج الخاص بك ما يجب القيام به إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة على الفور.
  
• التوقيع. يجب أن تتضمن رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية توقيعًا حتى يتمكن المتلقي من رؤية شخصيتك على الفور.
  
• صورة التوقيع (اختياري). بما في ذلك صورة التوقيع على البريد الإلكتروني الخاص بك المهنية هو اختياري ، ولكن من الجيد أن يكون. يمكنك دمج واحد مع قالب توقيع.

لمزيد من التفاصيل حول كيفية إتقان تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للنشاط التجاري ، قم بدراسة هذا البرنامج التعليمي:

• بريد إلكتروني
  كيفية عمل تنسيق بريد إلكتروني صحيح للأعمال - وتجنب الكوارث الفنية
  لمزيد من التفاصيل حول كيفية إتقان تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للنشاط التجاري ، قم بدراسة هذا البرنامج التعليمي:

3. إكتب التفاصيل ، ولكن ليس كثيرا

كانت النصيحة التقليدية لردود خارج المكتب قد استنبطت الرسالة عندما يخرجون ومتى سيعودون. غالبًا ما ينصح المرسل بتسمية زميل يمكنه مساعدة أولئك الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا أثناء رحلتك. حتى أن بعض منشئي الرسائل قاموا بتضمين تفاصيل حول إجازتهم ، مثل أين كانوا ذاهبين.

لسوء الحظ ، لقد تغير الزمن. يشعر العديد من الخبراء الآن أن هذه الرسائل المفصّلة خارج المكتب قد تعرّضك للخطر - خاصةً إذا تم إرسال رسالتك إلى كل من يرسل إليك رسائل بريد إلكتروني ، والتي قد تتضمن مرسلي الرسائل المزعجة وحتى المجرمين. من الأسلم الحفاظ على رسالتك العامة لردود خارج المكتب التي تذهب تلقائيًا إلى كل من يرسل إليك رسائل إلكترونية. هناك بديل آخر هو التحكم في من يستقبل رد Outlook خارج المكتب ، كما فعلت في المثال الذي قمت بإنشائه.

4. تضمين التوقيع

إذا كنت تعرف من سيتلقى رد Outlook الخاص بك خارج المكتب ، فيجب أن تعامل المستجيب التلقائي تمامًا مثل أي رسالة مهنية أخرى ترسلها. هذا يعني أنه يجب عليك تضمين توقيع البريد الإلكتروني مع هذه الرسالة. (إذا كنت لا تعرف من سيتلقى الرسالة ، قد يكون توقيع البريد الإلكتروني الكامل يحتوي على الكثير من التفاصيل.)

إذا كان لديك قالب توقيع تم إعداده لرسائل البريد الإلكتروني ، فإن استخدامه هنا جزء مهم من علامتك التجارية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت صاحب شركة صغيرة أو عمل حر.

5. لا تخوض في تفاصيل دون داع

إذا كنت فى إجازة ، فقد تميل إلى التحقق من بريدك الإلكتروني في كثير من الأحيان. وهواتفنا الخلوية والهواتف الذكية تجعل عملية التحقق سهلة للغاية.

لا تساير هذا الإغراء ما لم تتطلب وظيفتك تسجيل الدخول ، دع عطلة نهاية الأسبوع تكون استراحة حقيقية. ستعود للعمل قريبًا بما فيه الكفاية. استمتع بوقتك. عندما تعود ستشعر أكثر راحة.

تعلم المزيد حول كيفية استخدام البريد الإلكتروني على نحو فعال

يعد إنشاء رد تلقائي في Outlook أحد الأمور التي يمكنك القيام بها في نظام البريد الإلكتروني الخاص بك. لمعرفة المزيد حول كيفية استخدام Microsoft Outlook ، قم بدراسة هذه البرامج التعليمية:

• مايكروسوفت Outlook
  كيفية إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الجديدة مع مايكروسوفت Outlook
  Laura Spencer
• مايكروسوفت Outlook
  كيفية تنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك على Outlook بكفاءة
  Laura Spencer
• مايكروسوفت Outlook
  تقويم مايكروسوفت Outlook : كيفية إضافته ومشاركته واستخدامه بشكل صحيح
  Laura Spencer

أيضًا ، لدينا مورد رائعة ستساعدك على تنظيم صندوق بريدك الإلكتروني والتحكم في بريدك الإلكتروني. يطلق عليه: الدليل المثالي لصندوق وارد خالي من الرسائل وهو مجاني لك عند الاشتراك في النشرة الإخبارية Tuts + Business.

كن مستعدًا لقضاء عطلة. قم بإنشاء Outlook خارج المكتب رد اليوم!

لقد تعلمت للتو كيفية إعداد الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook. لماذا لا تمضي قدما وتقوم بعمل رسالة Outlook بعيدا اليوم؟ أيضًا ، إذا لم يكن لديك بالفعل صورة توقيع لبريدك الإلكتروني ، فيمكنك الانتقال وتنزيل أحدها من Envato Elements أو GraphicRiver.