Cómo Establecer Mensaje Fuera de la Oficina en Outlook (Respuesta Automática de Distancia)

Tiempo libre es un común ofrecido por la mayoría de las empresas. Según las estadísticas del Centro de Investigación Económica y Política el trabajador estadounidense promedio tiene diez días de un año. La cantidad de tiempo libre para los trabajadores en otros países es mucho mayor, sin embargo. Un artículo de USA Today informa que el número promedio de días de descanso en muchos países europeos es de 30 días o mayor, con Austria y Portugal empatado el mayor número de días de descanso (35).

¡Nos encanta nuestro tiempo fuera! Y ¿por qué no nos? Días personales pueden utilizarse para cualquier cosa, desde vacaciones a citas médicas y mucho más. Pero si usted va a tomar tiempo fuera de la oficina, lo profesional es una automática de mensaje de correo electrónico de la oficina. El mensaje permitirá a clientes y colegas saben que eres de carácter y enseñarles qué hacer hasta que regrese.

En este breve tutorial con un video, usted aprenderá cómo configurar fuera del mensaje de la oficina en Microsoft Outlook utilizando al Asistente para reglas de Outlook. Le proporcionaremos instrucciones paso a paso sobre cómo configurar un automático de respuesta de la oficina en Outlook. También compartiremos algunas él también algunas prácticas de correo electrónico de vacaciones.

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Cómo Configurar un Mensaje Fuera de la Oficina en Outlook (Con Vídeo)

How to Set an Out of Office Message in Outlook

En el screencast anterior aprender a configurar rápidamente una respuesta automática en Outlook. O leer las instrucciones escritas ayudar a establecer un mensaje lejos de perspectivas y mejores consejos de práctica a seguir:

Cómo Configurar una Respuesta Automática de Mensajes en MS Outlook

Si no tienes una cuenta de Microsoft Exchange, debe configurar su salida del mensaje de la oficina usando la funcionalidad de las reglas de Outlook. Puede aprender más sobre el uso de reglas de MS Outlook en este tutorial:

• 
  Microsoft Outlook
  Cómo Crear Reglas en Microsoft Outlook a Correos Electrónicos de Tipo de Auto
  Laura Spencer

1. Crear una Plantilla de Mensaje

El primer paso para establecer un pronóstico de la respuesta de la oficina es crear el texto de la salida del mensaje de la oficina y guardar como plantilla. Iniciar en su bandeja de entrada de Outlook:

Haga clic en el icono de Nuevo correo electrónico en la parte superior izquierda. Aparecerá la ventana de Nuevo mensaje:

Nota: Este mensaje utiliza la plantilla de 1000 firmas de correo electrónico de Envato Elements. También puede descargar y personalizar tu propia firma de correo electrónico de GraphicRIver.

Si utiliza imágenes de firma de correo electrónico o cualquier otro tipo de imagen incrustado en su correo electrónico, asegúrese de que el formato del mensaje se establece en HTML. Más información sobre plantillas de firma de correo electrónico en este tutorial:

• 
  Microsoft Outlook
  Cómo Agregar una Firma de Correo Electrónico de Outlook Profesional Rápidamente
  Laura Spencer

Escriba su línea de Asunto y el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. No es necesario llenar el campo Para porque el mensaje se enviará automáticamente a quien le envía un mensaje.

Aquí está un ejemplo:

Una vez que haya completado un borrador del mensaje, usted necesita guardar como una plantilla. Seleccione Archivo > Guardar como. Explorador de Windows aparece el mensaje para que almacenar y guardar su mensaje.

Elija una ubicación de archivo en su computadora para almacenar el mensaje, escriba el nombre del archivo y guarde el archivo en formato de plantilla de Outlook:

2. Crear la Regla y Convertirlo

El siguiente paso en la creación automática de mensaje de la oficina es para crear una regla para enviar el mensaje. Haga clic en Archivo en la bandeja de entrada de Outlook para ir a la pantalla de Información de la Cuenta:

Haga clic en Administrar Reglas y Alertas. Asegúrese de que esté seleccionada la ficha Reglas de Correo Electrónico. Aparece la ventana Reglas y Alertas. Verá una lista de las reglas de correo electrónico actual:

Haga clic en el icono de la Nueva regla por encima de la lista de reglas para mostrar al Asistente para reglas:

En el Inicio de una categoría de regla en blanco, seleccione la opción Regla de aplicar mensajes que recibo. Haga clic en el botón Siguiente. La segunda pantalla del Asistente para Reglas:

Nota: algunos expertos de seguridad recomiendan ahora ese límite usted que reciba su perspectiva de la respuesta de la oficina en lugar de enviarlo a todos los que le envía un mensaje de correo electrónico.

Para determinar quién obtiene la salida de la respuesta de la oficina, marque la casilla junto de Personas o grupo público en el Paso 1. Haga clic en el enlace en el Paso 2 para abrir la libreta de direcciones y elija que recibirá tu mensaje de respuesta automática y haga clic en el botón de. Probablemente usted querrá elegir las direcciones de correo electrónico de compañeros de trabajo que trata a menudo así como los correos electrónicos de clientes importantes. Cuando se selecciona que recibirá el autoresponder, haga clic en Aceptar y haga clic en Siguiente en el Asistente para Reglas.

Si no desea limitar que recibe su salida de la respuesta de la oficina, haga clic en Siguiente sin hacer ninguna selección en esta pantalla del Asistente para Reglas. Su mensaje de respuesta automática se enviará a todos los que le envía un mensaje de correo electrónico.)

De cualquier manera, aparece la tercera pantalla del Asistente para Reglas:

Seleccione la Respuesta mediante una opción de Específicos de la plantilla en el Paso 1. En el Paso 2, haga clic en la Respuesta mediante un enlace de plantilla específica. La selección aparece una ventana de la Plantilla de respuesta:

Seleccione la plantilla que creó anteriormente y haga clic en Abrir. (Si no guarda la plantilla en la ubicación predeterminada, puede que necesite Navegar para encontrarla.)

Haga clic en Siguiente para ir al siguiente Asistente de Reglas, que se pregunta sobre las excepciones. No queremos especificar excepciones. Haga clic en Siguiente y se le pedirá a nombre de la regla:

Escriba el nombre de la regla. Asegúrese de que está la casilla de verificación Activada en esta regla.

Haga clic en el botón Finalizar en el Asistente para reglas. A continuación, haga clic en el botón Aplicar en la ventana Reglas y Alertas y a continuación, haga clic en Aceptar.

Usted acaba de crear un Autoresponder en MS Outlook.

3. Pruebe el Mensaje Lejos de Outlook

Ahora que ha creado su fuera del mensaje de la oficina, es una buena idea a ver si funciona antes de salir de su oficina.

Puede probar el mensaje de respuesta automática enviando un mensaje desde otro correo electrónico que posee, como hemos incluido ese correo electrónico en la regla que se supone que el mensaje de respuesta automática. O, usted puede conseguir la ayuda de un amigo cuyo correo electrónico incluido que ha supuesto para recibir la salida del mensaje de la oficina.

Después de una corta espera (algunos sistemas recuperar entrada mensajes de correo electrónico por lotes), consultar el correo electrónico que envió el mensaje de correo electrónico de prueba de. Si has seguido los pasos correctamente, esa dirección de correo electrónico habrá recibido fuera de oficina Autorresponder.

4. Desactivar el Mensaje Lejos de Outlook

Cuando regrese a la oficina, es tiempo para apagar la salida del mensaje de la oficina. En su bandeja de entrada seleccione Archivo para ir a la pantalla de Información de cuenta.

Haga clic en el icono Administrar Reglas y Alertas. Aparecerá la ventana Reglas y Alertas:

Quitar el check al lado de Contestar fuera de la oficina (o lo que sea que llamó su regla). Haga clic en el botón Aplicar y luego haga clic en Aceptar. Su salida de la respuesta de la oficina se ha apagado.

Para encenderla otra vez, volver a la ventana Reglas y Alertas. Marque la casilla junto a la regla, a continuación, haga clic en Aplicar y Aceptar.

Mejores Prácticas de MS Outlook Mensaje Lejos 

Ya que su mensaje fuera de Outlook será recibido por sus clientes y los clientes así como sus compañeros de trabajo, usted necesita para asegurarse de que es profesional. Aquí están algunas mejores prácticas a seguir para los mensajes ausentes Outlook:

1. Ser Cauteloso Sobre el Uso de Humor

Si sabes exactamente que vas recibiendo mensajes, probablemente entender su sentido del humor. Puede insertar algunas con humor en su salida del mensaje de la oficina, pero tenga cuidado. Qué crees que es gracioso pueden parecer poco profesional a los demás. Si no sabes que va a recibir su mensaje, es probablemente una buena idea para el humor.

CollectiveHub tiene una lista de divertidos de mensajes de correo electrónico de la oficina. Te permitirá decidir cuál crees que son adecuadas.

2. Formatear la Salida del Mensaje de la Oficina Debidamente

Su salida del mensaje de la oficina es un profesional de comunicación, y debe tratarla como tal. Puede ser breve, pero al menos debe incluir los siguientes:

• Línea de Asunto. Esto no tiene que ser detallado, pero debe estar allí.
• Saludo. Mientras que no pueden saludar al destinatario por su nombre, puede incluir un saludo genérico como "Hello".
• Introducción. Este correo electrónico es probable que sea corto. Probablemente va a ser un solo párrafo. Por lo tanto, se trata de un caso donde puede omitir una introducción.
  
• Cuerpo del texto. En general, mantenga su lenguaje profesional. Ya hemos analizado cómo deben tener precaución sobre el uso de humor aquí.
  
• Conclusión. Su conclusión dirá al destinatario qué hacer si necesitan ayuda inmediata.
  
• Firma. Emails profesionales deben incluir una firma para que tu destinatario pueda ver inmediatamente quién eres.
  
• Imagen de la firma (opcional). Incluyendo una imagen de la firma en su correo electrónico profesional es opcional, pero bueno tener. Puede incorporar uno con una plantilla de firma.

Para más detalles sobre cómo dominar el formato de correo electrónico de negocios apropiado, estudiar este tutorial:

• 
  Correo Electrónico
  Cómo Dominar el Formato de Correo Electrónico de Negocios Edecuada - y Evitar el Desastre Profesional
  Laura Spencer

3. Incluir Detalle, Pero No Demasiado

Consejo tradicional para fuera de oficina respuestas tuvo el creador del mensaje indicando cuando lo dejo y cuando vas a volver. También se aconseja el remitente a nombre de un colega que podría ayudar a quienes enviarle por correo electrónico mientras estás desaparecido. Algunos creadores de mensaje incluso incluyen detalles acerca de sus vacaciones, tales como donde iban.

Lamentablemente, los tiempos han cambiado. Muchos expertos ahora consideran que tal detalle de mensajes de la oficina puede poner en riesgo, especialmente si el mensaje se envía a todos los mensajes de correo electrónico, que podría incluir los spammers y delincuentes incluso. Es más seguro que el mensaje general de respuestas de la oficina que ir automáticamente a todos los que los correos te. Otra alternativa es el control que recibe su perspectiva de la respuesta de la oficina, como en el ejemplo que he creado.

4. Incluir una Firma

Si usted sabe que recibirá su perspectiva de la respuesta de la oficina, debe tratar al respondedor automático al igual que cualquier otro profesional mensaje que envíes. Esto significa que usted debe incluir una firma de correo electrónico con este mensaje. (Si usted no sabe quién recibirá el mensaje de ausente, una firma de correo electrónico completa que tenga demasiados detalles).

Si ya tienes una plantilla de firma para tus correos electrónicos, utilizando aquí es una parte importante de su marca. Esto es especialmente cierto si usted es un propietario de pequeña empresa o autónomo.

5. No Check-In Innecesariamente

Si usted está tomando unas vacaciones, usted puede verse tentado para consultar su correo electrónico a menudo. Y nuestros teléfonos celulares y los teléfonos inteligentes hacen check-in tan fácil.

No le dé a esa tentación. A menos que su trabajo requiere realizar check-in, que su descanso sea un verdadero descanso. Estarás en el trabajo muy pronto. Disfrute de su tiempo fuera. Cuando regreses, te sentirás mucho más descansado.

Aprender Más Acerca de cómo Utilizar el Correo Electrónico de Outlook Con Eficacia

Crear una respuesta automática en Outlook es una de las cosas que puede hacer con su sistema de correo. Para obtener más información acerca de cómo utilizar Microsoft Outlook, estudiar estos tutoriales:

• 
  Microsoft Outlook
  Cómo Redactar y Enviar Nuevos Correos Electrónicos Con Microsoft Outlook
  Laura Spencer
• 
  Microsoft Outlook
  Cómo Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada de Correo Electrónico de Outlook
  Laura Spencer
• 
  Microsoft Outlook
  Calendario de MS Outlook: Cómo Agregar, Compartir y Utilizarlo Correctamente
  Laura Spencer

También, tenemos un gran recurso que te ayudarán a organizar su buzón de correo electrónico y obtener el control de su correo electrónico. Se llama: La Guía Definitiva a la Bandeja de Entrada Zero Mastery y es tuyo gratis si te apuntas al boletín Tuts+ Negocio.

Prepárate para las Vacaciones. ¡Crear tu Respuesta Fuera de Oficina en Outlook Hoy!

Sólo has aprendido cómo configurar automático de respuesta fuera de la oficina en Outlook. ¿Por qué no seguir adelante y crear un mensaje de Outlook lejos hoy? También, si no tienes una imagen de la firma de su correo electrónico, puede seguir adelante y descargar uno de Envato Elements o GraphicRiver.