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So legen Sie eine Abwesenheitsnachricht in Outlook fest (automatische Abwesenheitsantwort)

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly
How to Create a New Outlook.Com Email Account (Quick Start Guide)

German (Deutsch) translation by Wilhelm Wolf (you can also view the original English article)

Zeit off ist eine Allgemeine Zusatzleistung angeboten, die von den meisten Unternehmen. Laut Statistiken des Center for Economic and Policy Research der Durchschnittliche US-Arbeiter dauert zehn Tage im Jahr. Die Höhe der Freistellung für Arbeitnehmer in anderen Ländern ist viel höher, obwohl.  Ein USA Today Artikel berichtet, dass die Durchschnittliche Zahl der Tage, die in vielen europäischen Ländern 30 Tage oder mehr—mit österreich und Portugal gebunden für die höchste Anzahl der Tage (35).

 Wir lieben unsere Zeit aus! Und warum sollten wir das nicht? Persönliche Tage kann für alles verwendet werden von Ferien zu Arzt-Terminen und mehr.  Aber wenn du gehst, um die Zeit nehmen, Weg von dem Büro, die professionelle Sache zu tun ist, richten Sie eine automatische out-of-office-E-Mail-Nachricht.  Die Nachricht wird damit Kunden und Kollegen wissen, dass Sie nicht verfügbar und weisen Sie Sie, was zu tun, bis Sie zurückkehren.

 In diesem kurzen tutorial mit einem video werden Sie lernen, wie Sie eine Abwesenheits-Nachricht in Microsoft Outlook mit den Outlook-Regeln-Assistenten.  Wir werden Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung einer automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook. Wir teilen auch einige Es auch einige Ferien E-Mail best practices.

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 Bevor wir weiter lernen, wie man Microsoft Outlook verwenden, werden Sie sicher, schnappen Sie sich unser Kostenloses E-Book: Der Ultimative Leitfaden für die Inbox-Zero-Meisterschaft. Es ist vollgepackt mit Posteingang, - Organisation, - Strategien und-killer-Tipps für die Verwaltung aller eingehenden E-Mails effizienter zu gestalten.

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 Wie man eine Out-of-Office-Nachricht in Outlook (Mit Video)

 Im screencast oben erfahren Sie, wie schnell eine automatische Antwort in Outlook. Oder, Lesen Sie weiter für schriftliche Anweisungen, die Ihnen helfen, eine Outlook-Abwesenheitsnotiz, best-practice-Tipps zu Folgen, und mehr:

Wie eine Automatische-Responder-Nachricht in MS Outlook

 Wenn Sie nicht über ein Microsoft Exchange-Konto, werden Sie brauchen, um Ihre out-of-office-Nachricht mithilfe von Outlook-Regeln-Funktionalität. Sie können lernen, mehr über die Verwendung von MS Outlook-Regeln in diesem tutorial:

1. Erstellen Sie eine Nachricht Vorlage

 Der erste Schritt zur Einrichtung einer Outlook Abwesenheitsnotiz zu erstellen, die den text von out-of-office-Nachricht, und speichern Sie es als Vorlage. Starten Sie in Ihrem Outlook-Posteingang:

email inbox
 Ihr Erster Schritt bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz ist zu öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.

Klicken Sie auf die Neue E-Mail-Symbol auf der oberen linken Seite. Das Neue Nachrichten-Fenster erscheint:

new message window
 Geben Sie den Text der Outlook-away-Nachricht in die neue E-Mail, die Sie gerade geöffnet haben.

 Hinweis: die Nachricht wird mit 1000 E-Mail-Signaturen Vorlage von Envato Elemente. Sie können auch herunterladen und anpassen, Ihre eigenen E-Mail-Signatur von GraphicRIver.

 Wenn Sie E-Mail Signatur Bilder oder jede andere Art von eingebettetes Bild in Ihrem E-Mail, stellen Sie sicher, dass Ihr Nachrichtenformat HTML. Erfahren Sie mehr über die E-Mail-Signatur-templates in diesem tutorial:

Geben Sie Ihre Betreffzeile und den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht. Sie nicht brauchen, um füllen Sie das Feld, weil die Nachricht wird automatisch gesendet werden, wer Ihnen eine Nachricht sendet.

Hier ein Beispiel:

away message in Outlook
Halten Sie Ihre Outlook-abwesenheitsassistenten, kurz und auf den Punkt.

Sobald Sie abgeschlossen haben einen Entwurf Ihrer Nachricht, die Sie brauchen, um es zu speichern als Vorlage. Wählen Sie "Datei" > "Speichern unter". Ein Windows-Explorer-Eingabeaufforderung angezeigt, sodass Sie speichern und speichern Sie Ihre Nachricht.

 Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem computer zum speichern der Nachricht, geben Sie den Namen der Datei und speichern Sie die Datei in Outlook-template-format:

save an out of office message template
Speichern Sie Ihre out-of-office-Nachricht als eine Vorlage.

2. Erstellen Sie die Regel aus, und Drehen Sie ihn Auf

  Der nächste Schritt bei der Erstellung eine automatische out-of-office-Nachricht so erstellen Sie eine Regel für das senden der Nachricht. Klicken Sie auf Datei auf Ihrem Outlook-Posteingang zu gehen, um den Account-Informationen angezeigt:

account information screen
Sie können den Zugriff auf die Outlook-Regeln aus den Account-Informationen angezeigt.

 Klicken Sie Auf Regeln Verwalten Und Warnungen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Regeln Registerkarte ausgewählt ist. Die Regeln und Benachrichtigungen Fenster wird angezeigt. Sie sehen eine Liste Ihrer aktuellen E-Mail-Regeln:

Rules and Alerts window
 Sie können erstellen Sie eine neue E-Mail in der Regel von den Regeln und Benachrichtigungen Fenster oder eine vorhandene zu ändern.

 Klicken Sie auf die Neue Regel-Symbol oberhalb der Liste Regeln zur Anzeige des Regel-Assistenten:

rules wizard screen 1
 Starten Sie Ihre away-Nachricht mit einer leeren Regel, die werden auf Nachrichten angewendet, die Sie erhalten.

 Unter mit leerer Regel Beginnen Kategorie wählen Sie die Apply Regel auf Nachrichten, die ich erhalten option. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Die zweite Regel-Assistenten Bildschirm wird angezeigt:

rules wizard screen 2
In diesem Fenster definieren Sie die Personen, die erhalten Ihre out-of-office-E-Mail-Adresse.

 Hinweis: einige Sicherheits-Experten empfehlen jetzt, dass Sie einschränken, wer erhält Ihre Outlook out-of-office-Antwort statt dass Sie es um jeden Menschen, sendet Sie eine E-Mail-Nachricht.

 Um zu bestimmen, wer die out-of-office-Antwort, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben von Menschen oder der öffentlichen Gruppe unter Schritt 1. Klicken Sie auf den link unter Schritt 2 öffnen Sie Ihr Adressbuch und wählen Sie, erhalten Sie Ihre autoreply-Nachricht und dann klicken Sie auf die Schaltfläche.  Höchstwahrscheinlich werden Sie wollen, wählen Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, die Sie beschäftigen Häufig ebenso wie die E-Mails von wichtigen Kunden. Wenn Sie ausgewählt haben, erhalten Sie den autoresponder, klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Weiter auf Sie den Regel-Assistenten.

 Wenn Sie nicht wollen, zu beschränken, wer erhält Ihre out-of-office-Antwort, klicken Sie auf Weiter, ohne eine Auswahl auf dieser Regel-Assistenten Bildschirm. Ihre autoreply-Nachricht an jeden Menschen, sendet Sie eine E-Mail-Nachricht.)

So oder so, die Dritte Regel-Assistenten-Bildschirm angezeigt wird:

rules wizard screen 3
 In diesem Bildschirm, wählen Sie die Abwesenheitsnotiz-Vorlage, die Sie zuvor erstellt haben.

 Wählen Sie die Antworten mit einer bestimmten Vorlage-option unter Schritt 1. Unter Schritt 2 klicken Sie auf die Antworten mit einer bestimmten Vorlage-link. Die Wählen Sie eine Antwort-Vorlage-Fenster erscheint:

select a reply template window
Wählen Sie die Vorlage, die enthält Ihre automatische Abwesenheitsnotiz Antwort.

 Wählen Sie die Vorlage, die Sie erstellt haben, und klicken Sie auf Öffnen. (Wenn Sie nicht speichern Sie Ihre Vorlage in der Standard-Speicherort, müssen Sie möglicherweise zu Durchsuchen um es zu finden.)

 Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Regel-Assistenten, das Sie fragt, über Ausnahmen. Wir wollen nicht angeben, keine Ausnahmen. Klicken Sie auf Weiter, und Sie werden aufgefordert, name der Regel:

final rules wizard window
 Die letzten Regel-Assistenten-Fenster, um den Namen der Regel und aktivieren Sie es.

 Geben Sie den Namen der Regel. Stellen Sie sicher, dass die auf diese Regel Aktivieren aktiviert ist.

 Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, auf den Regel-Assistenten. Dann, klicken Sie auf die Schaltfläche " Übernehmen Regeln und Benachrichtigungen Fenster und klicken Sie dann auf OK.

 Sie haben gerade ein Autoresponder in MS Outlook!

 3. Testen Sie den Outlook-abwesenheitsassistenten

 Nun, Sie haben Ihren out-of-office-Nachricht, ist es eine gute Idee, um zu sehen, ob es funktioniert, bevor Sie Ihr Büro verlassen.

Sie können testen Sie die autoreply-Nachricht durch senden einer Nachricht von einem anderen E-Mail, die Sie besitzen—vorausgesetzt, Sie haben enthalten, dass E-Mail in der Regel als eine, die sollen auf die autoreply-Nachricht. Oder, Sie können gewinnen Sie Hilfe von einem Freund, dessen E-Mail, die Sie enthalten, als eine, die angeblich erhalten die out-of-office Nachricht.

  Nach einer kurzen Wartezeit (einige E-Mail-Systeme abrufen, eingehende Nachrichten in batches), überprüfen Sie die E-Mail geschickt Sie die test-E-Mail-Nachricht aus. Wenn Sie die Schritte richtig, dass E-Mail-Adresse erhalten haben, die out-of-office autoreply.

4. Drehen Sie den Outlook-abwesenheitsassistenten Aus

  Wenn Sie zum Büro zurückkommen, ist es Zeit, um die out-of-office-Meldung deaktivieren. Aus Ihrem Posteingang, wählen Sie "Datei", gehen Sie auf die Account-Informationen angezeigt.

account information screen
 Sie müssen zurückkehren zu den Regeln und Benachrichtigungen Fenster zu drehen, die out-of-office-Meldung deaktivieren.

 Klicken Sie auf Regeln Verwalten und Warnungen-Symbol. Die Regeln und Benachrichtigungen Fenster wird angezeigt:

turning off the Outlook out of office message
Verwenden Sie das Kontrollkästchen zum aktivieren der Out-of-Office-Antwort-Regel aus.

 Entfernen Sie das Häkchen aus neben Out-of-Office-Antwort (oder was auch immer Sie Ihren Namen-Regel). Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen und dann auf OK. Out-of-office-Antwort deaktiviert wurde.

 Um es wieder einschalten, kehren Sie zu den Regeln und Benachrichtigungen Fenster. Überprüfen Sie das Kontrollkästchen neben der Regel, klicken Sie dann auf Übernehmen und OK.

MS Outlook-abwesenheitsassistenten Best Practices

 Seit Ihrem Outlook-Abwesenheitsnotiz erhalten werden, die durch Ihre Klienten und Kunden sowie Ihre Mitarbeiter, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass es Professionell. Hier sind einige bewährte Methoden für Outlook entfernte Nachrichten:

1. Seien Sie Vorsichtig Mit Humor

 Wenn Sie genau wissen, wer werde empfangen von Nachrichten, können Sie wahrscheinlich verstehen, Ihren Sinn für humor. Sie können fügen Sie einige geschmackvolle humor in Ihre out-of-office-Nachricht, aber seien Sie vorsichtig.  Was Sie denken, ist lustig, mag unprofessionell zu anderen. Wenn Sie nicht wissen, wer werde Erhalt Ihrer Nachricht, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, um ein überspringen der humor.

 CollectiveHub hat eine Liste der witzige out-of-office-E-Mail-Nachrichten. Ich werde Sie entscheiden lassen, welche Sie denken, angemessen sind.

2. Format Out-of-Office-Nachricht Entsprechend

 Out-of-office-Nachricht ist ein professioneller Kommunikation, und Sie sollte Sie als solche behandeln. Es kann kurz sein, aber Sie sollte zumindest die folgenden:

  • Betreff-Zeile. Dies muss nicht detailliert sein, aber es sollte dort sein.
  •  Anrede. Während Sie können nicht GRÜßEN den Empfänger nach name, können Sie auch einen generischen Gruß wie "Hallo".
  •  Einführung. Diese E-Mail wahrscheinlich zu kurz sein. Die meisten wahrscheinlich, es wird einen einzigen Absatz. So, dies ist ein Fall, wo können Sie überspringen eine Einführung.
  •  Körper text. Im Allgemeinen halten Sie Ihre Sprache Professionell. Wir haben bereits besprochen, wie Sie sollten vorsichtig sein, mit humor hier.
  • Fazit. Ihr Abschluss wird dem Empfänger mitzuteilen, was zu tun ist, wenn Sie Hilfe brauchen sofort.
  •  Unterschrift. Professionelle E-Mails sollte eine Unterschrift, damit der Empfänger sofort erkennen können, wer Sie sind.
  •  Signatur mit Bild (optional). Darunter ein Bild Ihrer Signatur auf Ihre professionelle E-Mail ist optional, aber schön zu haben. Können Sie integrieren, mit einer Signatur-Vorlage.

 Für weitere Informationen zum master-die richtige business-E-Mail-format, studieren Sie diese Anleitung:

3. Gehören Details, Aber Nicht Zu Viel

 Traditionelle Beratung für out-of-office-replys hatte die Meldung Schöpfer, die besagt, wenn Sie verlassen und wenn Sie wieder zurückkehren werden.   Es wird auch oft geraten, den Absender, den Namen eines Kollegen, der jenen helfen könnten, die E-Mail, während Sie Weg sind. Einige message-Schöpfer sogar im Lieferumfang enthalten details über Ihren Urlaub, wie, wohin Sie gingen.

 Leider haben sich die Zeiten geändert. Viele Experten sind jetzt der Meinung, dass eine solche detaillierte out-of-office-Meldungen können Sie an das Risiko—vor allem, wenn Sie Ihre Nachricht gesendet wird, an alle, die E-Mails die Sie, die könnte auch Spammer und sogar kriminelle.   Es ist sicherer, halten Sie Ihre Nachricht allgemein für die out-of-office-Antworten gehen automatisch an alle, die E-Mails die Sie. Eine andere alternative ist es, zu kontrollieren, wer erhält Ihre Outlook out-of-office-Antwort, wie ich im Beispiel, das ich erstellt.

4. Signatur

 Wenn Sie wissen, erhalten Sie Ihre Outlook-out-of-office-Antwort, Sie sollten behandeln Sie die automatische responder, genau wie jede andere professionelle Nachricht, die Sie senden.  Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail-Signatur mit dieser Nachricht. (Wenn Sie nicht wissen, wer ll erhalten die away Nachricht, eine vollständige E-Mail-Signatur kann zu viel detail.)

 Wenn Sie haben eine Signatur-Vorlage für Ihre E-Mails, hier ist ein wichtiger Teil Ihres branding. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Kleinunternehmer oder Freiberufler.

5. Prüfen Sie nicht-Unnötig

 Wenn Sie die Einnahme einen Urlaub sind, können Sie versucht sein, um Ihre E-Mail oft. Und unsere Handys und Smartphones machen Check-in so einfach.

 Geben Sie nicht in Versuchung. Es sei denn Ihr job erfordert, dass Sie zum check-in, lassen Sie Ihre Pause ein wahres brechen. Werden Sie wieder bei der Arbeit bald genug. Genießen Sie Ihre Zeit ausgeschaltet. Wenn Sie kommen zurück Sie fühlen sich viel ausgeruht.

Erfahren Sie Mehr Darüber, Wie Sie Outlook-E-Mail Effektiv

 Erstellen Sie eine automatische Antwort in Outlook ist nur eines der Dinge, die Sie tun können, mit Ihrer E-Mail-system. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Microsoft Outlook verwenden, studieren diese tutorials:

Außerdem haben wir eine große Ressource, die helfen, organisieren Sie Ihre E-Mail-Posteingang und die Kontrolle über Ihre E-Mail. Es heißt: Der Ultimative Leitfaden für die Inbox-Zero-Meisterschaft und es ist für Euch kostenlos, wenn Sie sich für die Tuts+ Business newsletter.

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Seien Sie Bereit für den Urlaub. Erstellen Sie Ihre Outlook Out-of-Office-Antwort von Heute!

Sie haben gerade gelernt, wie man eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook. Warum nicht gehen Sie voran und erstellen Sie eine Outlook-Abwesenheitsnotiz heute? Auch, wenn Sie nicht bereits ein Bild Ihrer Signatur für Ihre E-Mail -, können Sie voran gehen und laden Sie eine von Envato Elemente oder GraphicRiver.

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