Cara Mengatur Pesan di Luar Kantor pada Outlook (Balasan Otomatis)

() translation by (you can also view the original English article)

Waktu istirahat adalah kesenangan umum yang ditawarkan oleh sebagian besar bisnis. Menurut statistik dari Pusat Penelitian Ekonomi dan Kebijakan, rata-rata pekerja AS membutuhkan waktu sepuluh hari setahun. Jumlah waktu istirahat bagi pekerja di negara lain jauh lebih tinggi. Artikel USA Today melaporkan bahwa jumlah hari libur rata-rata di banyak negara Eropa adalah 30 hari atau lebih besar—dengan Austria dan Portugal terikat untuk jumlah hari libur tertinggi (35).

Kami menyukai waktu libur kami! Dan mengapa kita tidak? Hari-hari pribadi dapat digunakan untuk apa pun mulai dari perjanjian liburan ke dokter dan banyak lagi. Tetapi jika Anda akan mengambil waktu jauh dari kantor, hal profesional yang harus dilakukan adalah mengatur pesan email di luar kantor otomatis. Pesan tersebut akan memberi tahu klien dan kolega bahwa Anda tidak tersedia dan memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan sampai Anda kembali.

Dalam tutorial singkat ini dengan video, Anda akan belajar cara mengatur pesan di luar kantor di Microsoft Outlook menggunakan Outlook Rules Wizard. Kami akan memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menyiapkan balasan otomatis di luar kantor di Outlook. Kami juga akan berbagi beberapa Ini juga beberapa praktik terbaik email liburan.

Panduan untuk Inbox Zero Mastery (Unduh eBuku Gratis)

Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk mengambil e-book Gratis kami: Panduan Utama untuk Penguasaan Names Inbox. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat-kiat untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Cara Mengatur Pesan di Luar Kantor pada Outlook (Dengan Video)

Dalam screencast di atas, pelajari cara cepat mengatur balasan otomatis di Outlook. Atau, baca terus untuk instruksi tertulis untuk membantu Anda menyiapkan pesan jauh Outlook, kiat praktik terbaik untuk diikuti, dan banyak lagi:

Cara Mengatur Responder Pesan Otomatis di MS Outlook

Jika Anda tidak memiliki akun Microsoft Exchange, Anda perlu menyiapkan pesan di luar kantor Anda menggunakan fungsi aturan Outlook. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan aturan MS Outlook dalam tutorial ini:

Microsoft Outlook

Cara Membuat Aturan di MS Outlook ke Email Urutkan Otomatis

Laura Spencer

1. Buat Template Pesan

Langkah pertama untuk menyiapkan Outlook di luar kantor adalah dengan membuat teks pesan di luar kantor Anda dan menyimpannya sebagai templat. Mulai di kotak masuk Outlook Anda:

email inbox — Langkah pertama Anda dalam membuat pesan tandang adalah membuka pesan email baru.

Klik ikon New Email di kiri atas. Jendela New Message muncul:

new message window — Ketik badan pesan jauh Outlook di email baru yang baru saja Anda buka.

Catatan: Pesan ini menggunakan 1000 Email Signatures template dari Envato Elements. Anda juga dapat mengunduh dan menyesuaikan tanda tangan email Anda sendiri dari GraphicRIver.

Jika Anda menggunakan gambar tanda tangan email atau jenis gambar tersemat lainnya di email Anda, pastikan format pesan Anda diatur ke HTML. Pelajari lebih lanjut tentang template tanda tangan email dalam tutorial ini:

Microsoft Outlook

Cara Menambahkan Tanda Tangan Email Outlook Profesional dengan Cepat

Laura Spencer

Ketik baris Subject Anda dan isi pesan email Anda. Anda tidak perlu mengisi field To karena pesan secara otomatis akan dikirim kepada siapa pun yang mengirimi Anda pesan.

Berikut contohnya:

away message in Outlook — Jauhkan pesan singkat Outlook Anda dan langsung ke intinya.

Setelah Anda menyelesaikan draf pesan Anda, Anda harus menyimpannya sebagai templat. Pilih File > Save as. Penjelajah Windows Explorer muncul sehingga Anda menyimpan dan menyimpan pesan Anda.

Pilih lokasi file di komputer Anda untuk menyimpan pesan, ketik nama file dan simpan file dalam format template Outlook:

save an out of office message template — Simpan pesan keluar kantor Anda sebagai template.

2. Buat Aturan dan Hidupkan

Langkah selanjutnya dalam membuat pesan keluar kantor otomatis adalah membuat aturan untuk mengirim pesan. Klik File di kotak masuk Outlook Anda untuk masuk ke layar Account Information:

account information screen — Anda dapat mengakses Aturan Outlook dari layar **Account Information**.

Klik Manage Rules & Alerts. Pastikan bahwa tab Email Rules dipilih. Jendela Rules and Alerts muncul. Anda akan melihat daftar aturan email Anda saat ini:

Rules and Alerts window — Anda dapat membuat aturan email baru dari jendela **Rules and Alerts** atau modifikasi yang sudah ada.

Klik ikon New Rule di atas daftar aturan untuk menampilkan Rules Wizard:

rules wizard screen 1 — Mulai pesan Anda pergi dengan aturan kosong yang akan diterapkan ke pesan yang Anda terima.

Di bawah Start from a blank rule pilih kategori opsi Apply rule on messages I receive. Klik tombol Next. Kedua menampilkan layar Rules Wizard:

rules wizard screen 2 — Di layar ini, tentukan orang-orang yang akan menerima alamat email keluar dari kantor Anda.

Catatan: beberapa pakar keamanan sekarang menyarankan Anda membatasi siapa yang menerima Outlook Anda dari balasan kantor daripada mengirimnya ke semua orang yang mengirimi Anda pesan email.

Untuk menentukan siapa yang mendapat balasan di luar kantor, centang kotak di sebelah to from people or public group pada Step 1. Klik tautan di bawah Step 2 untuk membuka buku alamat Anda dan pilih siapa yang akan menerima pesan otomatis Anda dan kemudian klik tombol From. Kemungkinan besar Anda akan ingin memilih alamat email rekan kerja yang sering Anda tangani serta email dari klien penting. Saat Anda memilih siapa yang akan menerima autoresponder, klik OK dan kemudian klik Next di Rules Wizard.

Jika Anda tidak ingin membatasi siapa yang menerima balasan Anda di luar kantor, klik Next tanpa membuat pilihan apa pun di layar Rules Wizard ini. Pesan autoreply Anda akan dikirim ke semua orang yang mengirimi Anda pesan email.)

Bagaimanapun, layar Rules Wizard ketiga muncul:

rules wizard screen 3 — Di layar ini, pilih template pesan jauh yang Anda buat sebelumnya.

Pilih opsi reply using a specific template di bawah Step 1. Di bawah Step 2, klik tautan reply using a specific template. Jendela Select a Reply Template muncul:

select a reply template window — Pilih template yang berisi balasan pesan pergi otomatis Anda.

Pilih template yang Anda buat sebelumnya dan klik Open. (Jika Anda tidak menyimpan template Anda di lokasi default, Anda mungkin perlu Browse untuk menemukannya.)

Klik Next untuk pergi ke Rules Wizard berikutnya, yang menanyakan tentang pengecualian. Kami tidak ingin menentukan pengecualian apa pun. Klik Next dan Anda akan diminta untuk menamai aturan:

final rules wizard window — Gunakan jendela **Rules Wizard** terakhir untuk memberi nama aturan dan aktifkan.

Ketik nama aturannya. Pastikan kotak centang dicentang Turn on this rule.

Klik tombol Finish pada the Rules Wizard. Kemudian, klik tombol Apply pada jendela Rules and Alerts dan kemudian klik OK.

Anda baru saja membuat Autoresponder di MS Outlook!

3. Uji Pesan Outlook Away

Setelah Anda membuat pesan kantor, ada baiknya untuk melihat apakah berfungsi sebelum Anda meninggalkan kantor.

Anda dapat menguji pesan peringatan otomatis dengan mengirimkan pesan dari email lain yang Anda miliki—selama Anda memasukkan email itu dalam aturan sebagai email yang seharusnya menerima pesan peringatan otomatis. Atau, Anda dapat meminta bantuan seorang teman yang emailnya Anda masukkan sebagai email yang seharusnya menerima pesan di luar kantor.

Setelah menunggu sebentar (beberapa sistem email mengambil pesan yang masuk dalam batch), periksa email yang Anda kirimkan dari pesan email percobaan. Jika Anda mengikuti langkah-langkah dengan benar, alamat email tersebut akan menerima pemberhentian secara otomatis dari kantor.

4. Matikan Outlook Away Message Off

Ketika Anda kembali ke kantor, saatnya untuk mematikan pesan kantor. Dari inbox Anda pilih File untuk masuk ke layar Account information.

Klik pada ikon Manage Rules & Alerts. Jendela Rules and Alerts muncul:

turning off the Outlook out of office message — Gunakan kotak centang untuk mematikan aturan **Out of Office Reply**.

Hapus cek dari samping Out of Office Reply (atau apa pun yang Anda beri nama aturan Anda). Klik tombol Apply dan kemudian klik OK. Balasan di luar kantor Anda telah dimatikan.

Untuk mengaktifkannya kembali, kembali ke jendela Rules and Alerts. Centang kotak di samping aturan Anda, lalu klik Apply dan OK.

Praktik Terbaik Pesan MS Outlook Away

Karena pesan pergi Outlook Anda akan diterima oleh klien dan pelanggan Anda serta rekan kerja Anda, Anda perlu memastikan itu profesional. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang harus diikuti untuk pesan pergi Outlook:

1. Bersikap Hati-hati Tentang Menggunakan Humor

Jika Anda tahu persis siapa yang akan menerima pesan Anda, Anda mungkin memahami selera humor mereka. Anda dapat memasukkan beberapa humor berselera tinggi ke luar pesan kantor Anda—tetapi berhati-hatilah. Apa yang Anda pikir lucu mungkin tampak tidak profesional untuk orang lain. Jika Anda tidak tahu siapa yang akan menerima pesan Anda, itu mungkin ide yang baik untuk melewatkan humor.

CollectiveHub memiliki daftar pesan email lucu di luar kantor. Saya akan membiarkan Anda memutuskan mana yang menurut Anda tepat.

2. Format Pesan di Luar Kantor Anda dengan Tepat

Pesan di luar kantor Anda adalah komunikasi profesional, dan Anda harus memperlakukannya seperti itu. Ini bisa singkat, tetapi Anda setidaknya harus menyertakan yang berikut:

Subject line. Ini tidak harus detail, tetapi harus ada di sana.
Salam. Meskipun Anda tidak dapat menyapa penerima berdasarkan nama, Anda dapat menyertakan ucapan umum seperti "Hello."
Introduction. Email ini cenderung pendek. Kemungkinan besar itu akan menjadi satu paragraf. Jadi, ini adalah satu kasus di mana Anda dapat melewati pengantar.
Teks isi. Secara umum, jagalah profesional bahasa Anda. Kami sudah membahas bagaimana Anda harus berhati-hati menggunakan humor di sini.
Kesimpulan. Kesimpulan Anda akan memberi tahu penerima apa yang harus dilakukan jika mereka butuh bantuan segera.
Tanda tangan. Email profesional harus menyertakan tanda tangan sehingga penerima Anda dapat segera melihat siapa Anda.
Gambar tanda tangan (opsional). Menyertakan gambar tanda tangan di email profesional Anda adalah opsional, tetapi menyenangkan untuk dimiliki. Anda dapat menggabungkan satu dengan template tanda tangan.

Untuk detail lebih lanjut tentang cara menguasai format email bisnis yang tepat, pelajari tutorial ini:

Email

Cara Menguasai Format Email Bisnis yang Tepat - dan Menghindari Bencana Profesional

Laura Spencer

3. Termasuk Detail, Tapi Tidak Terlalu Banyak

Saran tradisional untuk balasan di luar kantor memiliki pencipta pesan yang menyatakan kapan mereka akan pergi dan kapan mereka akan kembali. Ini juga sering menyarankan pengirim untuk menamai rekan kerja yang dapat membantu mereka yang mengirim email kepada Anda saat Anda pergi. Beberapa pembuat pesan bahkan memasukkan detail tentang liburan mereka, seperti ke mana mereka pergi.

Sayangnya, waktu telah berubah. Banyak pakar sekarang merasa bahwa pesan kantor yang begitu mendetail dapat membahayakan Anda—terutama jika pesan Anda dikirimkan kepada semua orang yang mengirim email kepada Anda, yang dapat mencakup pengirim spam dan bahkan penjahat. Lebih aman untuk menjaga pesan umum Anda untuk balasan di luar kantor yang secara otomatis masuk ke semua orang yang mengirim email kepada Anda. Alternatif lain adalah mengontrol siapa yang menerima Outlook Anda dari balasan kantor, seperti yang saya lakukan dalam contoh yang saya buat.

4. Sertakan Tanda Tangan

Jika Anda tahu siapa yang akan menerima Outlook Anda dari balasan kantor, Anda harus memperlakukan responden otomatis sama seperti pesan profesional lainnya yang Anda kirim. Itu berarti Anda harus menyertakan tanda tangan email dengan pesan ini. (Jika Anda tidak tahu siapa yang akan menerima pesan tandang, tanda tangan surel lengkap mungkin memiliki terlalu banyak detail.)

Jika Anda memiliki template tanda tangan yang disiapkan untuk email Anda, menggunakannya di sini adalah bagian penting dari pencitraan merek Anda. Ini terutama berlaku jika Anda adalah pemilik usaha kecil atau freelancer.

5. Jangan Melakukan Check-In Secara Tidak Pasti

Jika Anda sedang berlibur, Anda mungkin tergoda untuk sering memeriksa email. Dan telepon seluler dan ponsel pintar kami membuat pengecekan jadi sangat mudah.

Jangan menyerah pada godaan itu. Kecuali jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk check in, biarkan istirahat Anda menjadi jeda yang sesungguhnya. Anda akan segera kembali bekerja. Nikmati waktu libur Anda. Ketika Anda kembali, Anda akan merasa jauh lebih tenang.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Cara Menggunakan Email Outlook Secara Efektif

Membuat balasan otomatis di Outlook hanyalah salah satu hal yang dapat Anda lakukan dengan sistem email Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan Microsoft Outlook, pelajari tutorial ini:

Selain itu, kami memiliki sumber daya yang hebat yang akan membantu Anda mengatur kotak masuk email dan mengontrol email Anda. Ini disebut: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery dan milik Anda gratis ketika Anda mendaftar untuk newsletter Tuts+ Bisnis.

Bersiaplah untuk Liburan. Buat Outlook Anda Out of Office Balas Hari Ini!

Anda baru saja belajar cara mengatur balasan otomatis di luar kantor di Outlook. Mengapa tidak pergi ke depan dan membuat pesan pergi Outlook hari ini? Juga, jika Anda belum memiliki gambar tanda tangan untuk email Anda, Anda dapat melanjutkan dan mengunduh satu dari Envato Elements atau GraphicRiver.