Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing
Business

ما هي الفاتورة الإحترافية؟ دليلٌ شامل للمبتدئين

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Mohammad Al Tahan (you can also view the original English article)

إذا استطعت أن تجد عميلاً، أتممت بعض العمل، والآن حان الوقت لكي يتم الدفع لك. رائع! هذا أفضل جزءٍ من العمل.

بالرغم من ذلك، يمكن لإرسال الفاتورة أن تكون عمليةً مخيفةً لأول مرة. قد يكون لديك عدد من الأسئلة التي لم تحتاج إلى إجابة عنها، مثل: كيف تبدو الفاتورة الاحترافية؟ كيف يمكنك أن تصمم واحدة؟ ما المعلومات التي يجب أن تضمنها فيها؟

لذا في هذا الدرس، سأبدأ من الصفر وسأطلعك على الخطوات الأساسية لتصميم فاتورةٍ إحترافية. في البداية سنقوم بتعريف ما هي الفاتورة، ومن ثم سنطلع على المعلومات الأساسية التي يجب أن تتذكر دوماً إضافتها للفاتورة.  ثم سأنهي بالتحدث عن مظهر الفاتورة، وسأقدم لك بعض القوالب والتطبيقات المفيدة التي يمكنك استعمالها.

قبل البدء بالدرس، إذا كنت تبحث عن قالب فاتورة يحتوي على جميع مكونات الفاتورة الإحترافي مضمنةً فيه، فقم بتصفح مجموعتنا من قوالب الفواتير لكي تجد القالب الصحيح المناسب لما يحتاجه عملك.

لنبدأ الآن بالقسم الأول: ما هي الفاتورة بالضبط؟

1. ما هي الفاتورة؟

لكي تفهم ما هي الفاتورة وما الغرض الذي تخدم، لنلقي نظرةً على مثالٍ من الحياة اليومية.

إرسال الفاتورة: تعريفٌ بسيط

لنقل أنك ذهبت لتناول العشاء في مطعم بيتزا. أكلت بالقدر الذي تشاؤه، وفي نهاية الوجبة، جلب النادل لك فاتورة (أو إذا كنت في الولايات المتحدة فإنك ستحصل على الشيك -- إنه نفس الفاتورة!).

تقوم الفاتورة بذكر كل شيءٍ أعطاك إياه المطعم، سعر كل عنصر، والمجموع الكلي لما عليك دفعه. عندما يعطيك النادل الفاتورة في يدك، فإن ذلك يكون بمثابة طريقةٍ مهذبة لكي يقول: "لقد اشتريت جميع هذه الأشياء منا. حان الوقت الآن لكي تدفع سعرها."

الأمر نفسه يحدث في عملك. تقوم بإنجاز بعض العمل لعميل، والآن يجب أن يتم الدفع لك. لذا تقوم بذكر كل شيءٍ قمت به، تذكر بشكلٍ مفصل الأسعار، وتوفر المقدار الكلي لما يجب أن يدفعه العميل لك.

غالباً لن تسلم الفاتورة للعميل في يده بشكلٍ مباشر ولن تقبض المال مباشرةً، وبسبب ذلك فإن عليك تضمين معلوماتٍ أخرى، مثل كيف سيتم الدفع، أين يجب أن يتم إرسال المبلغ، متى يجب أن يرسل، إلخ. سنناقش كل هذا في القسم التالي. لكن كتعريف بسيط، يمكن أن تعتبر الفاتورة قائمة بالخدمات التي قدمتها مع سعر كل خدمة.

Clean - professional invoice template
Clean، قالب فاتورة إحترافي على GraphicRiver.

الغرض من الفاتورة

الغرض الأساسي من الفاتورة، إذا، هو أن تطلب المال، لكنها تخدم أغراضاً أخرى.

فالفاتورة هي بمثابة سجل للعمليات التجارية كالبيع والشراء بين كلا الطرفين. كما ذكرت في دليلي حول أساسيات إدارة الحسابات، سترغب في الاحتفاظ بالفواتير كدليلٍ على العمل الذي قمت به ومقدار المال الذي طلبته مقابلها -- من أجل الأمور التي تخص الضرائب وفي حال عاد العميل لاحقاً بطلبات أو استعلامات عن عملٍ جديد. دليل البيع (الذي يتم تقديمه من المصرف) هو أمرٌ هامٌ أيضاً، لكن الفاتورة تفصل في العمل الذي تم تنفيذه وكم كانت تكلفته. سيرغب العميل الخاص بك باستلام فاتورة منك للأسباب المذكورة نفسها.

الفاتورة مهمةٌ أيضاً في تحديد شروط الدفع: عندما تتوقع أن يتم الدفع لك، ماذا سيحدث إذا تم التأخر في الدفع، إلخ. هناك الكثير من الطرق المختلفة لطلب الدفع، وسأغوص فيها بعمق في درسي القادم. لكن مهما كانت شروط الدفع التي اخترتها، فإن الفاتورة تلعب دوراً مهماً في تحديدهم بوضوح من البداية (أهم شرط هو تاريخ الدفع)، وفي تجنب التأخير والارتباك غير الضروري.

وأخيراً، الفاتورة المصاغة بشكل جيد والتي ترسل في وقتها ستلعب دوراً ثانوياً ألا وهو إثارة إعجاب العميل. ستظهر الفاتورة أنك منظم، كفء ومحترف. وستزيد على الأغلب من احتمال دفعهم بسرعة، والانطباع الجيد الذي تركته قد يساعد حتى على تكرار العمل مع هذا العميل مستقبلاً.

2. ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة الإحترافية؟

إذا أردت أن يتم الدفع لك على الوقت، فمن المهم جداً أن تتضمن الفاتورة كامل المعلومات الصحيحة. إذا لم تكن كذلك، فإن العميل سيضطر إلى الاستعلام عنها، وقد يؤدي هذا إلى تأخير مما قد يكلف المزيد من المال. وجدت دراسة أن 25% من الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم كانت تمتلك على الأقل مبلغ 5000 دولار غير مدفوع نتيجةً لأخطاء عملية إرسال الفواتير ودفعها.

لذا في هذا القسم، سأقوم بذكر كل المعلومات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الإحترافية. بالاعتماد على الصناعة التي تعمل فيها ونوع العمل الذي تقوم به، فقد يكون هنالك بعض الأمور المعينة التي تحتاج إليها أو ترغب بإضافتها، وهذا أمر مقبول. هذه قائمة بالعناصر الأساسية التي يجب أن تكون موجودةً في جميع الفواتير، ويمكن دوماً أن تضع أشياء إضافية بناءً على ما تحتاجه بشكلٍ خاص.

لا تقلق حول موقع كل عنصر في الفاتورة -- سيصبح هذا الأمر واضحاً عندما نتكلم عن تنسيق وترتيب الفاتورة في القسم التالي.

اسمك ومعلومات العقد

يجب على أي فاتورة أن تتضمن اسم العمل، عنوانه، رقم هاتف العمل، بريده الإلكتروني، موقعه الإلكتروني، وشعاره. (وإذا كنت جزءاً من شركةٍ أكبر، فقم بوضع تفاصيل معينة حول الشخص ضمن الشركة الذي يجب أن يتواصل العميل معه في حال كان هنالك أي استفسارات.)

اسم عميلك وعنوانه

لا تنسى اسم عميلك! قد يبدو هذا واضحاً طالما أنك ترسلها إليه، لكن تذكر أن هذا هو تسجيل رسمي لعمليةٍ تجارية، وأن اسم العميل وعنوانه يجب أن يظهرا عليها.

رقم الفاتورة

صمم رقماً مرجعياً، بحيث يمكن تحديد الفاتورة الصحيحة بسهولة في حال وجود أي استعلامات. لا يهم حقاً ما هو هذا الرقم -- غالباً ما تعتمد أرقامي على التاريخ، مثلاً 08122915 (8 ديسمبر أو كانون الأول 2015). يمكنك أيضاً ببساطة أن ترقم الفواتير بشكلٍ متتالي، بدءاً من عددٍ عشوائي (أو من 0001 إذا كنت لا تكترث بإظهار عدم خبرتك!).

مهما كان نظام الترقيم الذي تستعمله، فقط تأكد أن كل فاتورة لها رقمٌ مختلف -- إذا قمت بعمل فاتورتين برقمين متطابقين بالصدفة، فإن ذلك قد يؤدي إلى عالمٍ من الفوضى.

تاريخ الفاتورة

يعتبر هذا بمثابة خط أساسٍ هام -- فهو يحدد متى أرسلت الفاتورة، وأي شروط دفع (مثلاً ضمن ثلاثين يوم) ستبدأ من هذا التاريخ. (لاحظ: قد تضمن في مكان ما أيضاً داخل فاتورتك التاريخ الذي أنهيت فيه العمل، لكن تأكد أن تاريخ الفاتورة بارزٌ أكثر، لأنه أكثر أهمية لعملية الدفع.)

تاريخ الاستحقاق

كم هي السرعة التي تتوقع أن يتم الدفع لك بها؟ خلال 30 يوم هي فترةٌ شائعة، بالرغم من أنها قد تختلف بشكلٍ كبير بناءً على نوع العمل، حاجاتك الخاصة وتوقعات عميلك. سأتكلم أكثر عن هذا الموضوع في درسي القادم، لكن في الوقت الحالي، الشيء المهم هو أن تتذكر إضافة تاريخ استحقاق على فاتورتك.

المقدار الكلي لما يجب دفعه

هذا أهم قسم -- ما هو مقدار المال الذي يدينه لك العميل. يجب أن يكون بارزاً في الفاتورة. تحتاج أيضاً إلى تفصيل الأسعار، كما سنرى الآن.

Business professional invoice template
قالب فاتورة عمل، متوفرٌ للشراء على GraphicRiver.

تفاصيل العمل والتكاليف

يجب على أي فاتورة أن تتضمن تفاصيل أساسية حول العمل الذي تم تقديمه وتكلفة كل جزءٍ منه.

مقدار التفاصيل الذي تود تضمينه يعتمد على مدى تعقيد المشروع وعلى الطريقة التي تمت بها هيكلة عملية الدفع. إذا كان المشروع بسيطاً، مع مبلغ يدفع مرةً واحدة عند الإتمام، فإن الأمر قد لا يتطلب أكثر من سطرٍ واحد، مثل:

تصميم بطاقة عمل لشركة أ.ب.ج: 500 دولار

لكن إذا أتممت عدة مشاريع، أو مشروعاً واحداً مكوناً من عدة مكونات أو مراحل، فعندها يجب أن تذكر كلاً منها بشكلٍ منفصل وبجانب كل واحدة تكلفتها. على سبيل المثال:

  • تصميم بطاقة عمل: 500 دولار
  • تصميم موقع ويب: 1000 دولار
  • تصميم شعار: 500 دولار

وإذا كنت تسعر وفقاً للساعة، فإنك تحتاج لتقديم كامل التفاصيل حول الساعات التي عملتها، سعرك الساعي، ومع إظهار العملية الحسابية لحساب كامل المبلغ، مثل:

تصميم بطاقة عمل، 10 ساعات مع 50 دولار للساعة: 500 دولار

في نهاية الأمر، الهدف هو أن تتأكد أن يفهم عميلك تماماً كيف وصلت إلى هذا المقدار الكلي، وأن لا يكون لديه أي أسئلة.

الأمر مشابه لمطعم البيتزا: لا ترغب في أن تحصل على فاتورة مكتوبٌ عليها فقط: "50 دولار". أنت ترغب بمعرفة كم كلفت كل بيتزا وكل كأسٍ من النبيذ، بحيث يكون بإمكانك جمعهم والشعور بالراحة لأنك تعرف أنك تدفع المقدار الصحيح من المال.  من ناحية أخرى، لا ترغب أو تحتاج إلى فاتورة تفصل كل شيء: "تحضير العجينة، 50 سنت. إضافة الزيتون، 75 سنت..." فقط قم بتضمين ما يحتاج العميل إلى معرفته لكي يشعر أن الأسعار عادلة ودقيقة.

الضرائب والتوصيل

تفاصيل الضرائب تختلف بشكل واسع لأجزاء مختلفة من العمل وفي أقسامٍ مختلفة من العمل، لذا لا يمكنني أن أغطي كامل التفاصيل هنا، لكن إذا كنت بحاجة لأخذ ضرائب على المبيعات أو شكلٍ آخر من الضرائب، فإن عليك بالتأكيدأن تضمن هذا في فاتورتك (قد تكون بحاجة إلى إضافة رقم تعريف ضريبي أيضاً).

وإذا كنت تشجن منتجاتٍ فيزيائية، لا تنسى أن تضع تكلفة الشحن والتوصيل في سطرٍ منفصل.

خيارات الدفع

كم يجب أن يدفع العميل لك؟ من المهم أن تحدد هذا، وأن تضيف المعلومات التي يحتاجها العميل. على سبيل المثال، أنا أكتب بشكل طبيعي، "الرجاء الدفع عن طريق PayPal" ومن ثم أضع رقم تعريف PayPal الخاص بي على الفاتورة. يمكنك أيضاً توفير خياراتٍ متعددة -- هناك الكثير من شركات الدفع حالياً، والتحويلات المصرفية أو التحويلات الإلكترونية الأخرى هي خيار مناسب أيضاً.

تأكد فقط من توفيرك لخيارٍ واحدٍ على الأقل شائع الاستخدام: إلا إذا كنت على علاقة قويةٍ جداً مع عميل وتقوم بالكثير من الأعمال معه، فمن غير الواقعي أن تتوقع منه التسجيل في شركة دفع غير معروفةٍ كثيراً فقط ليوفر عليك بعض الدولارات في الرسوم.

شروط دفعٍ إضافية

العنصر الأخير ليس إلزامياً، لكن غالباً ما يكون تضمين شروط وأحكام إضافية لفاتورتك فكرة جيدة، كوسيلة لتشجيع الناس على الدفع مبكراً. على سبيل المثال، يمكن أن توفر حسماً للناس الذين يدفعون في أول عشرة أيام، أو يمكنك أن تفرض فائدةً أو غرامةً على عمليات الدفع المتأخرة.

3. كيف يجب أن تبدو الفاتورة الإحترافية؟

الآن جاء وقت تنسيق وترتيب الفاتورة. كيف يجب أن تبدو فاتورتك.

لكي تفهم ذلك، لنعد إلى مثال مطعم البيتزا. كيف تبدو الفاتور في مطعم بيتزا؟

في الحقيقة، على الأغلب أنك رأيت الكثير من الأنماط المختلفة. إذا كان مطعم بيتزا بسيط، فإن الفاتورة قد تكون مجرد قائمةٍ على دفتر ملاحظات النادل مكتوبةً بدون ترتيب وبشكلٍ يصعب قراءته، مع المقدار الكلي في أسفلها ومحاطٌ بدائرة. إذا كان المكان أكثر رقياً، فغالباً ما ستأتي الفاتورة مكتوبةً بشكل أنيق أو مطبوعة، مع اسم المطعم، شعاره وتفاصيل التواصل معه في أعلاها مع عبارة "شكراً لك" ودودة في الأسفل.

أنا متأكدٌ أنك تريد التؤكد من أن يبدو عملك راقياً، وليس عادياً، لذا سنتجاهل فكرة دفتر الملاحظات غير المرتب. لكن كما أنه لا يوجد تنيسقٌ محدد لفواتير مطاعم البيتزا، فإنه لا يوجد تنسيقٌ محدد لفواتير العمل أيضاً. هناك بعض المخططات الشائعة، لكن هنالك اختلافٌ كبير في الأنماط والأشكال. النقاط الهامة هي:

  • استعمل قالباً بمظهرٍ إحترافي للتأكد من مظهر وشعور ثابت.
  • إذا كان عملك يمتلك شعاراً، علامة تجارية ومخطط ألوان خاصة به، فتأكد أن تكيف القالب بحيث يتضمن كل هذه العناصر.
  • قم بتضمين جميع العناصر الرئيسية المذكورة في الأعلى.
  • ضع كل المعلومات بشكلٍ واضح، بحيث تتأكد أن العميل بإمكانه إيجاد وقراءة النقاط الهامة بسهولة.

بشكل عامٍ، يظهر اسمك والمعلومات الخاصة بالتواصل معك تماماً في أعلى الفاتورة، مع اسم العميل وعنوانه تحتهم، وبجانبهم رقم الفاتورة وتاريخها. ومن ثم ستستهلك تفاصيل العمل معظم الصفحة، مع المقدار الكلي في أسفل الصفحة، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى مثل الضرائب، التوصيل، خيارات الدفع، تاريخ الاستحقاق والعناصر الأخرى.

لكن جميع هذه التفاصيل ليست محفورةً في الصخر. طالما أنك تقوم بتضمين كل المعلومات الهامة بشكلٍ واضح، فإن بإمكانك أن تستعمل أي تنسيق فاتورة إحترافي المظهر.

Professional Invoice Design Template
قالب تصميم فاتورة، متوافر على GraphicRiver.

يمكنك البدء بتصفح مجموعة من قوالب الفواتير إحترافية المظهر لكي ترى ما هو متوافر. يمكنك تحسين البحث الخاص بك مع أوسمة مثل مرتب (Clean)، حديث (Modern)، للشركات (Corporate)، أو مبتكر (Creative)، ولاحظ كيف تتغير التصاميم.

لديك خيارٌ آخر وهو تصميم الفاتورة الخاصة بك مع تطبيق مثل Harvest، أو برنامج محاسبة مثل QuickBooks أو FreshBooks. هذه التطبيقات وحزم البرامج عادةً ما تحتوي على بعض الصيغ والتنسيقات الجيدة مضمنةً فيها.

خاتمة

في هذا الدرس، تعرفنا على الفاتورة، العناصر الرئيسية التي يجب أن تتضمنها، وكيف يجب أن تبدو الفاتورة. لقد اطلعت على مجموعةٍ من القوالب التي يمكنك استعمالها لتصميم التنسيق الذي ترغب أن يمتلكه عملك، اعتماداً على علامتك التجارية.

لكن، تصميم الفاتورة هي مجرد جزءٌ واحد من العملية. إذا أردت أن تعرف كيف تتعامل مع أمورٍ مثل كيف يجب أن تتصرف مع الفواتير التي لم يتم دفعها أو الفواتير المتأخرة، فاطلع على دليلي حول كيف تجعل الزبائن يدفعون لك على الوقت. وفي درس مستقبلي، سأفصل أكثر في شروط الدفع التي يمكنك استخدامها لحث الناس على الدفع على الوقت.

مصادر

الرسوم: أيقونة Invoice مصممة من قبل أليكس أودا سامورا (Alex Auda Samora) من Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.