Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني احترافية عند المرض (مع أمثلة)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

قد تستيقظ وأنت تشعر بالانزعاج و تدرك أنك لا يمكن أن تقدم تقريرا للعمل اليوم.

إن إخبار رئيسك بأنك لا تستطيع الحضور إلى العمل أمر مخيف، حتى لو كان لدى مكتبك سياسة غير صارمة عن الغياب. أنت لا تريد أن يظن رئيسك في أنك متكاسل، ولكنك لا تريد أيضا الكشف عن الكثير من المعلومات في المحادثة بحيث تصبح محرجة.

Sick Day Email
عندما لا يمكنك أن تأتي إلى العمل تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني للاجازة المرضية. (مصدر الصورة)

هذا البرنامج التعليمي يغطي كل ما تحتاجه لكتابة البريد الإلكتروني لاجازة مرضية  مهنية، بالإضافة إلى قوالب سهلة التحرير. ستجد أيضا نصائح لكتابة بريد إلكتروني للاجازة المرضية للأمراض المتكررة أو غير المرئية.

1. اتبع بروتوكول الشركة

اتبع بروتوكول الغياب في كتيب صاحب العمل الخاص بك أو اتبع طريقة الاتصال المفضلة لمديرك. بالنسبة إلى بعض الأشخاص، فهذا يعني أنك مطالب بإبلاغ مديرك قبل ساعتين على الأقل من التحول. قد تطلب منك بعض الشركات الاتصال في حالة المرض بدلا من إرسال بريد إلكتروني أو نص. قد تحتاج أيضا إلى إبلاغ زملائك والعملاء بأنك خارج المكتب. قد تطلب منك بعض الشركات الاتصال في حالة المرض بدلا من إرسال بريد إلكتروني أو نص. قد تحتاج أيضا إلى إبلاغ زملائك والعملاء بأنك خارج المكتب.

بعض أصحاب العمل بحاجة إلى مذكرة الطبيب للغياب الذي سوف يستمر لفترة أطول من ثلاثة أيام. ولكن هناك أيضا شركات صارمة حيث تحتاج إلى تقديم مذكرة الطبيب حتى لو كنت ستغيب ليوم واحد فقط. اسأل مديرك أو تحقق من عقد العمل الخاص بك إذا لم تكن متأكدا من أين يطلب صاحب العمل ملاحظات الطبيب.

2. افعل ذلك في وقت مبكر

ارسل البريد الإلكتروني أو قم بالاتصال في وقت مبكر في حالةالمرض، حالما تدرك أنك لا يمكن أن تأتي الى العمل. مرض مفاجئ والانتقال إلى غرفة الاسعاف يمكن أن ينسيك العمل.  ولكنك لا تزال تتحمل مسؤولية الاتصال بمديرك في أقرب وقت ممكن. إنك لا تريد أن تتركه جاهلاً بمكان وجودك.

3. ما الذي يجب تضمينه في البريد الإلكتروني حول اجازتك المرضية

يجب أن يكون بريدك الإلكتروني واضحاً وموجزاً. وفيما يلي قائمة بما تحتاج إلى تضمينه عند الاتصال أو ارسال بريد إلكتروني في حالة المرض:

  1. سبب غيابك. يجب إبقاء هذا الجزء واضحاً دون الذهاب إلى الكثير من التفاصيل. اكتب المرض المحدد والأعراض الرئيسية التي تمنعك من الحضور إلى المكتب. ليس عليك جدولة كل شيء.
  2. كم المدة التي  ستغيبها عن العمل. هذا يمكن التنبؤ به في كثير من الأمراض، مثل الانفلونزا أو البرد، حيث الأسوأ قد ينتهي  في يوم أو يومين. إذا لم تكن متأكدا من الوقت الذي ستعود فيه، اسأل طبيبك عن المدة التي قد تستغرقها حتى تتعافى.
  3. العنوان الذي تتواجد فيه من أجل التواصل. أبلغ رئيسك حول ما إذا كان يمكنك الإجابة على الأسئلة عبر البريد الإلكتروني. يمكنك أيضا تضمين رقم هاتف الطوارئ في حالة الحاجة للوصول إليك. إذا كنت مريضا جدا للرد على رسائل البريد الإلكتروني، كن صادقا ووضح أنه لن يكون ممكناً التواصل معك خلال غيابك.
  4. قم بتوضيح ما إذا كنت ستعمل أم لا. وينطبق ذلك على الذين يعملون في المنزل  أو عن بعد أو من كبار الموظفين المتوقع أن يواصلوا العمل حتى أثناء وجودهم في إجازة. قد يسمح لك مشرفك الاتصال عن بعد إذا كان مرضك معديا، ولكنك لست مريضا جدا وتقضي استراحة سرير كاملة.
  5. مذكرة الطبيب وغيرها من الوثائق. أذكر أي مذكرة طبيب أو وصفة طبية أو شهادة طبية يمكنك تقديمها لدعم طلب الإجازة المرضية.
  6. سمي الشخص الذي تعينه بدلاً عنك. أذكر من الذي سيتولى المشاريع الحالية والاجتماعات الخاصة بك،بحيث  يعرف مديرك من يسأل حول المهام الخاصة بك. يمكنك ببساطة الكتابة، "بن سيتولى اجتماعات عميلي بعد ظهر هذا اليوم، وانه أيضا حتى الآن على اطلاع بمشاريعي مع العميل X."
  7. الإنهاء بمهنية. أنهي رسالة البريد الإلكتروني لطلب يوم مرضي مع إنهاء بسيط واسمك.

يمكنك أيضا إرسال بريد إلكتروني إلى فريقك مع نسخة مختصرة من هذه الرسالة الإلكترونية التي لا تتضمن تفاصيل عن حالتك وملاحظة الطبيب.

عينة عن رسالة بريد إلكتروني ليوم مرضي لفريقك

مرحباً بالفريق،

عذرا، ولكن لا يمكنني جعل هذا اليوم للعمل. لدي (انفلونزا / نزلة برد / آلام في المعدة، وما إلى ذلك)، لذلك أنا سآخذ يوم عطلة. سوف أكون متاحاً (للإجابة على رسائل البريد الإلكتروني / العمل عن بعد). "

ومن المفيد أيضا إنشاء بريد إلكتروني لخارج المكتب لإعلام كل شخص آخر تعمل معه.

4. قوالب البريد الإلكتروني للإجازات المرضية

في ما يلي نماذج مختلفة تظهر لك كيفية إرسال رسائل إلكترونية عند المرض، وذلك حسب ظروفك:

1. عينة بريد إلكتروني بسيط ليوم مرض

استخدم هذا النموذج عندما تكون ستغيب لمدة يوم واحد فقط. انها قصيرة ولا تتضمن الكثير من التفاصيل لأن غياب يوم واحد لا يحتاج خمس فقرات للشرح.

"مرحبا (اسم المدير)،

أنا ارسل هذه الرسالة لأبلغكم أنني لا يمكن أن أعمل  اليوم، (التاريخ)، حيث تعرضت اليوم لـ (مرضك). سوف أكون موجوداً للرد على رسائل البريد الإلكتروني إذا كنتم بحاجة إلى مساعدة عاجلة، ولكن (اسم زملاء العمل) سوف يعالجون كل أعباء العمل اليوم لضمان تلبية جميع المواعيد النهائية.

شكرا لتفهمك،

(اسمك)"

عبارة "مساعدة عاجلة" هناك لتقترح أنك لن تتحقق وترد على رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم. فكر في ذلك كطريقة خفية للقول بأنك تحتاج إلى وقت للراحة، ولكن عليك أيضا احترام التزاماتك وسوف تكون متاحاً للتدخل في حال نشوء حالة أنت فقط يمكنك إصلاحها. قم بإزالة عبارة "مساعدة عاجلة" إذا كنت تخطط للرد على رسائل البريد الإلكتروني كما لو كنت في يوم عادي في المكتب.

2. عينة البريد الإلكتروني ليوم مرض مع طلب استخدام إجازة مدفوعة الأجر

استخدم هذا النموذج إذا كنت قد حصلت على مذكرة الطبيب وإذا كنت سوف تستخدم إجازتك المرضية لتغطية الغياب.

"عزيزي (اسم مديرك)،

لن أكون قادرا على تقديم تقرير للعمل اليوم لأنني متوعك صحياً ولدي (أعراض تعاني منها). ذهبت إلى غرفة الطوارئ الليلة الماضية وأكد الطبيب أن لدي (تشخيص الطبيب).

وصف الطبيب (X أيام استراحة من العمل) وأنا (أحتاج للراحة، ومرضي معد)، لذلك سألت (اسم زميل العمل) لتولي اجتماعاتي مع (اسم العميل) بعد ظهر هذا اليوم. كما أنهم سيتعاملون مع مهامي المعلقة بينما أكون بعيدا. سوف أكون متاحاً عبر البريد الإلكتروني لتلبية الاحتياجات الملحة لديك.

لقد أرفقت أيضا مذكرة الطبيب بهذه الرسالة الإلكترونية. سأكون ممتنا لو تفضلتم بإعادة توجيه هذه الرسالة الإلكترونية مع المرفق الى الموارد البشرية حتى يتمكنوا من معالجة إجازتي المرضية. شكرا لك على مساعدتك.

مع تحياتي،

(اسمك)"

قم بإزالة العبارة عن الذهاب إلى غرفة الطوارئ إذا لم تقم بذلك، أو فقط قم  بتبديلها إلى "زيارة الطبيب" إذا ذهبت إلى الطبيب بعد العودة من العمل إلى المنزل.

تجدر الإشارة إلى أن القانون الاتحادي في الولايات المتحدة لا يتطلب من الشركات تقديم إجازة مرضية مدفوعة الأجر وفقا لإدارة العمل. وقد يكون لدى بلدان أخرى قوانين عمل خاصة بها تتعلق بالإجازات المرضية. تحقق من عقد العمل قبل استخدام هذا النموذج.

الموارد البشرية (إتش آر) ليست مسؤولة دائما عن الموافقة على الإجازات المرضية. أحيانا يكون لمديرك الكلمة النهائية، لذا قد تحتاج إلى تعديل هذا الجزء من النموذج وفقا لسياسة صاحب العمل.

3. قالب رسالة البريد الإلكتروني لمرض يخرجك من العمل بإجازة إلى أجل غير مسمى

استخدم هذا النموذج إذا لم تكن متأكدا متى يمكنك االعودة الى العمل.

"عزيزي (اسم المدير)،

أنا أكتب هذا لإعلامك أنني لا يمكن أن آتي إلى المكتب اليوم. لقد شعرت (بأني مريض، مصاب بدوار في رأسي، وما إلى ذلك) منذ (الليلة الماضية، أمس، وما إلى ذلك)، ورأيت الطبيب فقط في الأمس.

قاموا بتشخيص (مرضك) ووصف الدواء الذي سيستمر لمدة (X أيام). أشعر أنني أفضل قليلا الآن لأن الجرعة الأولى من الدواء قد اخذت مفعولها، ولكن نصحت أن أبقى في المنزل لأنه سوف يستغرق وقتا طويلا بالنسبة لي للشفاء تماما.

سأبذل قصارى جهدي لإبلاغكم إذا لم أستطع العمل غدا، حتى نتمكن من اتخاذ بعض الترتيبات المؤقتة حول عبء العمل لدي. وفي الوقت نفسه، وافق (اسم الزميل) على رعاية مهامي لهذا اليوم. "

لمزيد من المعلومات العامة حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية، راجع البرنامج التعليمي التالي:

5. الترتيب مع شخص ما للتغطية بدلاً عنك

هل لاحظت أن جميع نماذج البريد الإلكتروني أعلاه تتضمن تسليم مهامك إلى زميل موثوق به؟ يجب أن يكون لديك بالفعل طريقة ترتيب محدد سلفا مع هذا الزميل قبل أن تحتاج إلى أن تكون غائباً، حتى تتمكن من الطلب منه فقط أن يساندك عندما تكون في حاجة إليه.

عجز زميلك عن مراعاتك ليس السبب الوحيد للترتيب المحدد سلفا. يحتاج زميلك إلى معرفة كيفية القيام بعملك، متى يعتني ببعض الملفات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وماهي  جهات الاتصال الخاصة بك مع العملاء أو البائعين. وإلا فإنه سوف يبدو جاهلاً أثناء ملء مكانك.

لا تحتاج إلى إعداد كتاب مدرسي قيم من المعلومات عن عملك. مجرد تجميع بعض الملاحظات على المهام الخاصة بك، مثل:

  • التقارير التي تكتبها وعندما يحين موعدها، حيث يمكن لزميلك القيام بها في حالة تزامن إجازتك المرضية مع الموعد النهائي
  • الاتصالات مع الإدارات والشركات الأخرى التي تعمل معها، بما في ذلك أسمائهم والبريد الإلكتروني والعنوان الوظيفي لهم
  • إطلاق قائمة المشاريع المعلقة والأشخاص المشاركين في كل منها
  • تعليمات حول كيفية التعامل مع المهام التي يمكنك أنت فقط القيام بها ، بحيث شخص آخر يمكن أن تفعل ذلك إذا كنت مريضا جدا للعمل من المنزل
  • المصادر ذات الصلة، مثل مواقع الويب أو الكتب أو الأشخاص

6. إعداد رسالة خارج المكتب

إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، فقم بإعداد رسالة خارج المكتب لإعلام الأشخاص بأنك لست في العمل ولا تستطيع الرد على رسائل البريد الإلكتروني. تحتاج فقط لتنشيط هذه الرسالة إذا قمت بالابلاغ عن مرضك وأبلغت أيضا رئيسك أنك لن تكون قادراً على الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني في المنزل.

على كل حال هذه ليست مثل رسالة البريد الإلكتروني ليوم المرض الذي كتبه لرئيسك وزملائك في العمل. ليس مطلوبا إبلاغ الناس خارج فريقك عن مرضك، وأقل بكثير عن الأعراض لديك. وربما هم أيضا لا يريدون سماع التفاصيل.

في ما يلي رسالة بسيطة لخارج المكتب يمكنك إعدادها على غميل، أو أوتلوك، أو مزود بريد إلكتروني آخر.

"(تحية)،

سأكون خارج المكتب من (تاريخ البدء) حتى (تاريخ الانتهاء).

يرجى الاتصال (الاسم) في (عنوان البريد الإلكتروني) أو (رقم الهاتف) لمخاوفك العاجلة. وإلا، سأعتني برسائل البريد الإلكتروني عند عودتي. شكرا لكم."

7. حالات خاصة: رسائل البريد الإلكتروني ليوم مرض للأمراض المتكررة وغير مرئية

قبل بضع سنوات، اتصلت بالخط الساخن للقوة العاملة للاعلام عن مرضي، وهو إجراء معياري لمهمتي في ذلك الوقت. بعد شرح السبب في أنني لم أستطع جعله للعمل، فإن الشخص على الطرف الآخر للخط أزعجني لأن هذه هي المرة الثالثة في ستة أشهر التي اتصل بها في مرض لنفس السبب. كان السبب هو مرض غير مرئي - واحد من العديد من الأمراض حيث يبدو الشخص على ما يرام ما لم ترى الوصفة الطبية لكل الأدوية التي يأخذها.

هناك الكثير من الأمراض غير المرئية والمتكررة موجودة، وبعضها يمكن السيطرة عليها بما فيه الكفاية بحيث يكون من الممكن الحصول على وظيفة. بناء على بحثي، يبدو أنني لست الشخص الوحيد الذي يشعر بالذنب والخوف من إجراء محادثة محرجا عند الاتصال في حالة المرض. هذا القسم هو للأشخاص الذين يبحثون عن المشورة حول كيفية التعامل مع هذا الوضع في العمل.

تقول جوليا إستيف بويد، وهي استشارية آداب مع خلفية دولية في آداب الشركات،

"الأمراض المتكررة هي مشكلة، ولكن معظم أرباب العمل يفهمون عندما يعرفون كل الحقائق الهامة".

الكشف عن مرضك المتكرر أو غير المرئي في العمل قد يؤدي إلى مزيد من التدقيق من رئيسك أو الموارد البشرية. هذا هو السبب في أنه من مصلحتكم الفضلى البحث في سياسات صاحب العمل بشأن الغياب قبل أن تطرح هذا الموضوع. إذا لم یکن ھناك أي شيء في دلیل عقدك أو دلیل الموظف عن الغیاب المتکرر، فاسال زملاء العمل إذا کانوا یعرفون شخصا ما لديه وضع مشابه داخل الشرکة. ثم تحدث إلى هذا الشخص لترى كيف تعاملوا مع طلبات الإجازة المرضية السابقة، وكيفية التعامل مع رئيسه و الموارد البشرية. سوف تعطيك خبراتهم فكرة حول ما يمكن أن تتوقعه.

إيفا دويل، مدير مع أكثر من 20 عاما من الخبرة، وتنصح الموظفين الذين يعانون من مرض متكرر التحدث مع مديرهم عن حالتهم قبل أن يحتاجوا إلى أخذ يوم مرض. هي تكمل،

"تعال وانت مستعد لمناقشة خطتك لإدارة حالتك وتأثيرها على عملك".

القيام بذلك يسمح لك أن تتعاون مع رئيسك في وضع خطة طوارئ للمهام الخاصة بك، والتقليل من المفاجآت السيئة، مثل إذا كنت ترسل بريداً الكترونياً حول مرضك عدة مرات في شهر واحد.

أما بالنسبة للمحادثات المحرجة المحتملة بشأن المرض والأعراض لديك، يتفق بويد ودويل على حد سواء على أنه عليك أن تكشف فقط التفاصيل الهامة لحالتك. يمكنك الكشف عن ما هو مرضك وشرح عام لكيفية منعك من العمل، مثل الصداع النصفي، الألم، أو الحمى. اترك التفاصيل الدقيقة حول ما تمر به. رئيسك سوف يكون أكثر سعادة عندما لا يعرف عنها.

يوفر قانون الإجازة الأسرية والطبية لموظفي أرباب العمل المغطاة في الولايات المتحدة ما يصل إلى 12أسبوعا من الإجازة المرضية غير مدفوعة الأجر لحالات طبية محددة يمكنهم استخدامها لأنفسهم أو لأعضاء أسرهم المباشرين. تحقق مما إذا كان رب العمل مشمولا بقانون الإجازة الأسرية والطبية لموظفي أرباب العمل المغطاة حتى تتمكن من استخدام هذه الإعانة إذا كنت بحاجة إلى إجازة مرضية حتى إذا كان مديرك مترددا في إعطائك إجازة.

الخاتمة: رسالة البريد الإلكتروني في المرض هي الطريق الصحيح

ربما مثل الكثيرين لن تتذكر كل شيء في هذا البرنامج التعليمي عندما يأتي الوقت الذي تحتاج فيه لارسال بريد إلكتروني عن مرضك. حسنا. إذا كنت تعتقد أنك قد تحتاج إلى هذه المعلومات، ضع إشارة على هذه المقالة حتى يمكنك الرجوع إليها لاحقا.

على الرغم من ذلك شيء واحد يجب أن تتذكره هو اتباع سياسة يوم المرض لديك. اتباع التعليمات يضمن لك أن يوم مرضك لن يسبب لك التأنيب في اليوم التالي الذي تذهب فيه للعمل.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.