Cara Menulis Email Izin Sakit yang Profesional (Dengan Contoh)

Anda terbangun dengan perasaan tidak enak dan Anda sadar bahwa Anda tidak bisa melapor untuk bekerja hari ini.

Memberitahu atasan Anda bahwa Anda tidak dapat datang untuk bekerja adalah menakutkan, bahkan jika kantor Anda memiliki kebijakan longgar karena tidak hadir. Anda tidak ingin atasan Anda menganggap Anda mengendur, tapi Anda juga tidak ingin mengungkapkan banyak informasi sehingga percakapan menjadi canggung.

Tutorial ini mencakup semua yang anda butuhkan untuk menulis email hari sakit yang profesional, plus template yang mudah diedit. Anda juga akan menemukan tip untuk menulis email hari sakit karena penyakit yang berulang atau tidak terlihat.

1. Ikuti Protokol Perusahaan

Ikuti protokol untuk absen dalam buku pegangan atasan Anda atau ikuti metode komunikasi pilihan manajer Anda. Bagi beberapa orang, ini berarti Anda diminta memberi tahu manajer Anda setidaknya dua jam sebelum giliran Anda. Beberapa perusahaan mungkin meminta Anda untuk memanggil orang sakit daripada mengirim email atau teks. Anda mungkin juga perlu memberi tahu rekan kerja dan klien Anda bahwa Anda berada di luar kantor.

Beberapa majikan membutuhkan catatan dokter untuk daun yang akan bertahan lebih lama dari tiga hari. Tapi ada juga perusahaan ketat di mana Anda perlu mengirimkan catatan dokter bahkan jika Anda hanya akan absen untuk satu hari. Tanyakan kepada manajer Anda atau periksa kontrak kerja Anda jika Anda tidak yakin di mana atasan Anda berada di atas catatan dokter.

2. Lakukan Secepatnya

Email sakit atau telepon sebelumnya, segera setelah Anda sadar bahwa Anda tidak bisa masuk kerja. Tiba-tiba penyakit dan perjalanan ke ruang gawat darurat bisa mengeluarkan pekerjaan dari pikiran Anda. Tapi tetaplah tanggung jawab Anda untuk menghubungi manajer Anda sesegera mungkin. Anda tidak ingin membiarkan mereka tahu apa-apa tentang keberadaan Anda.

3. Apa yang harus disertakan dalam Email Hari Sakit Anda

Jaga agar email Anda tetap bersih dan ringkas. Berikut adalah daftar dari apa yang Anda butuhkan untuk disertakan saat Anda menelepon atau mengirim email sakit:

1. Alasan ketidakhadiranmu. Jauhkan bagian ini tanpa terlalu banyak detail. Tuliskan penyakit spesifik dan gejala utama yang mencegah Anda datang ke kantor. Anda tidak perlu mencantumkan semuanya.
2. Berapa lama Anda akan absen dari pekerjaan. Hal ini dapat diprediksi untuk banyak penyakit, seperti flu atau flu, di mana yang terburuk berakhir dalam satu atau dua hari. Jika Anda tidak yakin kapan Anda akan kembali, tanyakan kepada dokter Anda berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk pulih.
3. Alamatkan ketersediaan Anda untuk berkomunikasi. Informasikan atasan Anda tentang apakah Anda bisa menjawab pertanyaan melalui email. Anda mungkin juga menyertakan nomor telepon darurat jika mereka perlu menghubungi Anda. Jika Anda terlalu sakit untuk menanggapi email, jujur dan jelaskan bahwa Anda tidak akan terjangkau saat Anda tidak hadir.
4. Memperjelas apakah Anda akan bekerja atau tidak. Hal ini berlaku untuk karyawan telecommute, remote, atau senior yang diharapkan dapat terus bekerja bahkan saat cuti. Atasan Anda mengizinkan Anda melakukan telecommuting jika Anda menular, tapi tidak terlalu sakit untuk istirahat di tempat tidur penuh.
5. Catatan dokter dan dokumentasi lainnya. Sebutkan catatan dokter, resep, atau sertifikat dokter yang dapat Anda berikan untuk mendukung permintaan cuti sakit Anda.
6. Tunjuk pengganti Anda. Sebutkan siapa yang akan mengambil alih proyek dan rapat Anda saat ini, jadi manajer Anda akan tahu siapa yang harus didekati untuk pertanyaan tentang tugas Anda. Anda bisa menulis, "Ben akan mengambil alih rapat klien saya siang ini, dan dia juga selalu mengetahui proyek saya dengan Klien X."
7. Penutupan Profesional. Akhiri email hari sakit Anda dengan penutup sederhana dan nama Anda.

Anda juga bisa mengirim email kepada tim Anda dengan versi singkat dari email ini yang tidak menyertakan rincian tentang penyakit Anda dan catatan dokter.

Sampel Email Izin Sakit untuk Tim Anda

Hi Team,

Maaf, tapi aku tidak bisa membuatnya bekerja hari ini. Aku sakit (sakit flu / dingin / perut, dll.), Jadi aku akan libur. Saya akan siap untuk (menjawab email / kerja jarak jauh). "

Ini juga merupakan ide bagus untuk membuat email di luar kantor agar semua orang lain bekerja sama dengan Anda.

4. Template Email Izin Sakit

Berikut adalah beberapa template yang berbeda untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana mengirim email kepada orang sakit, tergantung pada keadaan Anda:

1. Sampel Email Izin Sakit Sederhana

Gunakan template ini bila Anda hanya akan absen selama sehari. Ini singkat dan tidak termasuk banyak rincian karena ketidakhadiran satu hari tidak memerlukan lima paragraf untuk dijelaskan.

"Hai (Nama Manajer),

Saya mengirim email untuk memberi tahu Anda bahwa saya tidak dapat membuatnya bekerja hari ini, (Tanggal), saat saya turun dengan (penyakit Anda). Saya akan siap menjawab email jika Anda memerlukan bantuan segera, namun (Nama Co-worker's) akan menangani beban kerja saya hari ini untuk memastikan semua tenggat waktu terpenuhi.

Terima kasih atas pengertian Anda,

(Nama Anda)"

Ungkapan "bantuan mendesak" ada di sana untuk menyarankan agar Anda tidak memeriksa dan membalas email sepanjang hari. Anggap ini sebagai cara halus untuk mengatakan bahwa Anda memerlukan waktu untuk beristirahat, tapi Anda juga menghormati kewajiban Anda dan akan siap melangkah jika ada situasi yang hanya bisa Anda perbaiki. Hapus ungkapan "bantuan mendesak" jika Anda berencana untuk menjawab email seperti Anda pada hari biasa di kantor.

2. Contoh Email izin sakit dengan permintaan untuk menggunakan cuti

Gunakan template ini jika Anda mendapat catatan dokter dan jika Anda menggunakan cuti sakit untuk menutupi ketidakhadiran.

"Dear (Nama Manajer Anda),

Saya tidak akan bisa melapor untuk bekerja hari ini karena saya berada di bawah cuaca dan memiliki (gejala yang Anda alami). Saya pergi ke ruang gawat darurat tadi malam dan dokter memastikan bahwa saya menderita (diagnosis dokter).

Dokter yang diresepkan (X hari libur kerja) karena saya (perlu istirahat, menular), jadi saya meminta (nama rekan kerja) untuk mengambil alih pertemuan saya dengan (nama klien) siang ini. Mereka juga akan menangani tugas saya yang tertunda saat saya pergi. Saya akan tersedia melalui email untuk kebutuhan mendesak Anda.

Saya juga telah melampirkan catatan dokter ke email ini. Saya akan sangat menghargai jika Anda meneruskan email ini dengan lampiran HR sehingga mereka dapat memproses cuti sakit saya. Terima kasih untuk bantuannya.

Salam,

(Nama Anda)"

Hapus ungkapan tentang pergi ke ruang gawat darurat jika Anda tidak melakukannya, atau cukup beralih ke "mengunjungi dokter" jika Anda pergi ke dokter setelah pulang kerja.

Perhatikan bahwa undang-undang Federal A.S. tidak mewajibkan perusahaan untuk menawarkan cuti sakit yang dibayar sesuai dengan Departemen Tenaga Kerja. Negara lain mungkin memiliki undang-undang ketenagakerjaan sendiri terkait cuti sakit. Periksa kontrak kerja Anda sebelum menggunakan template ini.

Sumber Daya Manusia (SDM) tidak selalu bertanggung jawab untuk menyetujui daun sakit. Terkadang manajer Anda memiliki kata akhir, jadi Anda mungkin ingin men-tweak bagian template itu sesuai dengan kebijakan atasan Anda.

3. Email Template izin sakit  untuk cuti tak terbatas

Gunakan template ini jika Anda tidak yakin kapan Anda dapat melaporkannya kembali bekerja.

"Dear (Nama Manajer),

Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya tidak bisa datang ke kantor hari ini. Saya sudah merasa (sakit, pusing, dll) sejak (tadi malam, kemarin, dll), dan baru melihat dokter kemarin.

Mereka mendiagnosis saya dengan (penyakit Anda) dan resep obat yang akan bertahan untuk (X hari). Saya merasa sedikit lebih baik sekarang bahwa dosis pertama obat telah mulai berlaku, namun saya disarankan untuk tinggal di rumah karena akan membutuhkan waktu bagi saya untuk pulih sepenuhnya.

Saya akan melakukan yang terbaik untuk memberi tahu Anda jika saya tidak dapat membuatnya bekerja besok, sehingga kami dapat membuat beberapa pengaturan sementara untuk beban kerja saya. Sementara itu, (Nama Rekan) telah sepakat untuk mengurus tugas saya hari ini. "

Untuk informasi lebih umum tentang cara menulis email profesional, simak tutorial berikut ini:

• 
  Menulis
  Cara Menulis Email yang Jelas dan Profesional
  David Master

5. Atur Seseorang untuk Menggantikan Anda

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa semua contoh email di atas mencakup hand-off tugas Anda kepada kolega yang terpercaya? Anda seharusnya sudah memiliki pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya dengan cara rekan kerja sebelum Anda perlu absen, jadi Anda bisa langsung menghubungi yang Anda inginkan saat Anda membutuhkannya.

Kurangnya pertimbangan rekan kerja Anda bukanlah satu-satunya alasan untuk pengaturan yang telah ditentukan. Rekan Anda perlu mengetahui bagaimana melakukan pekerjaan Anda, di mana mencari file tertentu di komputer Anda, dan siapa kontak Anda dengan klien atau vendor. Jika tidak, mereka akan terlihat tidak mengerti saat mengisi untuk Anda.

Anda tidak perlu menyiapkan buku teks tentang pekerjaan Anda. Cukup kompilasi beberapa catatan tentang tugas Anda, seperti:

• laporan yang Anda tulis dan kapan waktunya jatuh tempo, jadi kolega Anda dapat melakukannya jika cuti sakit Anda bertepatan dengan tenggat waktu
• kontak di departemen lain dan perusahaan tempat Anda bekerja, termasuk nama, email dan jabatan mereka
• menjalankan daftar proyek yang tertunda dan orang-orang yang terlibat dalam masing-masing proyek
• petunjuk bagaimana menangani tugas yang hanya bisa Anda lakukan, agar orang lain bisa melakukannya jika Anda terlalu sakit untuk bekerja dari rumah
• sumber yang relevan, seperti situs web, buku, atau orang

6. Mengatur Pesan di Luar Kantor

Jika Anda belum melakukannya, siapkan pesan di luar kantor untuk memberi tahu orang bahwa Anda tidak sedang bekerja dan tidak dapat menjawab email. Anda hanya perlu mengaktifkan pesan ini jika Anda menelepon sakit dan juga memberitahu atasan Anda bahwa Anda tidak akan bisa menjawab email di rumah.

Ini tidak seperti email hari sakit yang Anda tulis untuk atasan dan rekan kerja Anda sekalipun. Anda tidak diharuskan memberi tahu orang-orang di luar tim tentang penyakit Anda, apalagi gejala Anda. Mereka mungkin juga tidak ingin mendengar detilnya.

Berikut adalah pesan sederhana di luar kantor yang dapat Anda set-up di Gmail, Outlook, atau penyedia email lainnya.

"(Salam),

Saya akan keluar dari kantor dari (tanggal mulai) sampai (tanggal akhir).

Silahkan hubungi (Nama) di (alamat email) atau (nomor telepon) untuk masalah mendesak Anda. Jika tidak, saya akan menghubungi email Anda saat saya kembali. Terima kasih."

7. Kasus Khusus: Email Izin Sakit untuk Penyakit yang Berulang & Tak Terlihat

Beberapa tahun yang lalu, saya menghubungi hotline tenaga kerja untuk memanggil orang sakit, sebuah prosedur standar untuk pekerjaan saya saat itu. Setelah menjelaskan mengapa saya tidak dapat membuatnya bekerja, orang di pihak lain memarahi saya karena ini adalah kali ketiga dalam enam bulan yang saya panggil sakit karena alasan yang sama. Alasan saya adalah penyakit tak terlihat - salah satu dari banyak penyakit di mana orang tersebut terlihat baik kecuali jika Anda melihat semua obat resep yang mereka minum.

Banyak penyakit tak kasat mata dan berulang ada, beberapa di antaranya cukup terkendali sehingga mungkin memiliki pekerjaan. Berdasarkan penelitian saya, sepertinya saya bukan satu-satunya yang merasa bersalah dan takut akan percakapan canggung saat memanggil orang sakit. Bagian ini untuk orang-orang yang mencari saran bagaimana menangani situasi ini di tempat kerja.

Julia Esteve Boyd, Konsultan Etiket dengan latar belakang internasional dalam etiket perusahaan, mengatakan,

"Penyakit yang berulang itu bermasalah, tapi kebanyakan majikan mengerti kapan mereka mengetahui semua fakta penting."

Mengungkapkan penyakit berulang atau tak terlihat Anda di tempat kerja dapat memicu pengamatan lebih lanjut dari atasan atau SDM Anda. Itulah mengapa Anda berminat untuk meneliti kebijakan atasan Anda mengenai ketidakhadiran sebelum Anda membicarakan topik ini. Jika tidak ada dalam manual kontrak atau karyawan tentang absen berulang, mintalah rekan kerja Anda jika mereka mengenal seseorang dengan situasi serupa di dalam perusahaan. Kemudian bicaralah dengan orang itu untuk melihat bagaimana mereka menangani permintaan cuti sakit sebelumnya, dan bagaimana atasan dan atasan mereka menanganinya. Pengalaman mereka akan memberi petunjuk tentang apa yang bisa Anda harapkan.

Eva Doyle, seorang manajer dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, menasihati karyawan dengan penyakit berulang untuk berbicara dengan manajer mereka mengenai kondisi mereka sebelum mereka harus mengambil hari sakit. Dia melanjutkan,

"Ayo bersiap untuk mendiskusikan rencanamu untuk mengatur kondisimu dan pengaruhnya terhadap pekerjaanmu."

Melakukan hal ini memungkinkan Anda berkolaborasi dengan atasan Anda untuk membuat rencana kontinjensi untuk tugas Anda, sekaligus meminimalkan kejutan yang buruk, seperti jika Anda berkali-kali mengalami sakit beberapa kali dalam satu bulan.

Mengenai percakapan canggung yang mungkin terjadi mengenai penyakit dan gejala Anda, Boyd dan Doyle sepakat bahwa Anda hanya mengungkapkan rincian penting dari kondisi Anda. Anda dapat mengungkapkan apa penyakit Anda dan penjelasan umum tentang bagaimana mencegah Anda bekerja, seperti migrain, nyeri, atau demam. Tinggalkan rincian yang lebih baik tentang apa yang Anda alami. Bos Anda akan lebih senang tidak mengetahui tentang mereka.

Family and Medical Leave Act (FMLA) memberi karyawan perusahaan yang berpendidikan tinggi di AS berdasarkan cuti sakit selama 12 minggu untuk kondisi medis tertentu, yang dapat mereka gunakan untuk diri mereka sendiri atau anggota keluarga dekat mereka. Periksa apakah atasan Anda dilindungi oleh tindakan FMLA, jadi Anda dapat menggunakan manfaat ini jika Anda memerlukan cuti sakit bahkan jika atasan Anda enggan memberikannya kepada Anda.

Ringkasan: Cara yang benar membuat Email Izin Sakit

Anda banyak yang tidak mengingat semuanya di tutorial ini ketika saatnya tiba yang Anda butuhkan untuk mengirim email sakit. Tidak apa-apa. Jika Anda pikir Anda mungkin memerlukan informasi ini, tandai artikel ini agar Anda dapat melihatnya nanti.

Satu hal yang harus Anda ingat adalah mengikuti kebijakan hari sakit perusahaan Anda. Mengikuti petunjuk memastikan hari sakit Anda tidak memberi Anda cacian keesokan harinya Anda melapor untuk bekerja.