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So schreibt man eine professionelle Krankmeldung (mit Beispielen)

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Read Time: 12 mins

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Sie wachen mit einem schlechten Gefühl auf und stellen fest, dass Sie heute nicht zur Arbeit erscheinen können.

Ihrem Chef zu sagen, dass Sie nicht zur Arbeit kommen können, ist beängstigend, selbst wenn Ihr Büro eine lockere Regelung für Abwesenheiten hat. Sie wollen nicht, dass Ihr Chef denkt, Sie würden faulenzen, aber Sie wollen auch nicht so viele Informationen preisgeben, dass das Gespräch unangenehm wird.

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Wenn Sie nicht zur Arbeit kommen können, müssen Sie eine Krankmeldung schreiben. (Bildquelle)

In diesem Tutorial erfahren Sie alles, was Sie für das Schreiben einer professionellen Krankmeldung benötigen, sowie einfach zu bearbeitende Vorlagen. Außerdem finden Sie Tipps für das Verfassen einer Krankmeldung bei wiederkehrenden oder unsichtbaren Krankheiten.

1. Befolgen Sie das Firmenprotokoll

Befolgen Sie das Protokoll für Abwesenheiten im Handbuch Ihres Arbeitgebers oder verwenden Sie die von Ihrem Vorgesetzten bevorzugte Kommunikationsmethode. Für manche bedeutet dies, dass Sie Ihren Vorgesetzten mindestens zwei Stunden vor Ihrer Arbeitszeit informieren müssen. Manche Unternehmen verlangen, dass Sie sich telefonisch krank melden, anstatt eine E-Mail oder SMS zu schicken. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Kollegen und Kunden darüber informieren, dass Sie nicht im Büro sind.

Einige Arbeitgeber benötigen ein ärztliches Attest für Abwesenheiten, die länger als drei Tage dauern. Es gibt aber auch strenge Unternehmen, bei denen Sie ein ärztliches Attest vorlegen müssen, auch wenn Sie nur einen Tag abwesend sein werden. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder sehen Sie in Ihrem Arbeitsvertrag nach, wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihr Arbeitgeber zu ärztlichen Attesten steht.

2. Melden Sie sich frühzeitig

Melden Sie sich per E-Mail, dass Sie krank sind, oder rufen Sie rechtzeitig an, sobald Sie merken, dass Sie nicht zur Arbeit kommen können. Plötzliche Krankheiten und Fahrten in die Notaufnahme können die Arbeit aus dem Gedächtnis verdrängen. Aber es liegt trotzdem in Ihrer Verantwortung, Ihren Vorgesetzten anzurufen, sobald es Ihnen möglich ist. Sie wollen ihn nicht im Unklaren darüber lassen, wo Sie sich aufhalten.

3. Was Sie in Ihrer Krankmeldung schreiben sollten

Halten Sie Ihre E-Mail klar und prägnant. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den wichtigsten Informationen, die Sie in Ihrer Krankmeldung angeben müssen:

  1. Grund für Ihre Abwesenheit. Halten Sie diesen Teil übersichtlich, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Schreiben Sie die spezifische Krankheit und die wichtigsten Symptome auf, die Sie daran hindern, ins Büro zu kommen. Sie müssen nicht alles auflisten.
  2. Wie lange Sie von der Arbeit abwesend sein werden. Bei vielen Krankheiten, wie z. B. einer Grippe oder einer Erkältung, ist das Schlimmste nach ein oder zwei Tagen vorbei. Wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie wieder zurück sind, fragen Sie Ihren Arzt, wie lange Sie für die Genesung brauchen werden.
  3. Sprechen Sie Ihre Kommunikationsbereitschaft an. Informieren Sie Ihren Chef darüber, ob Sie Fragen per E-Mail beantworten können. Sie können auch eine Notfall-Telefonnummer angeben, falls man Sie erreichen muss. Wenn Sie zu krank sind, um auf E-Mails zu antworten, seien Sie ehrlich und machen Sie deutlich, dass Sie während Ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sein werden.
  4. Klären Sie, ob Sie arbeiten werden oder nicht. Dies gilt für Telearbeiter, Außenstellenmitarbeiter, oder langjährige Mitarbeiter, die von denen erwartet wird, dass sie auch während der Abwesen­heit weiterarbeiten. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen Telearbeit erlauben, wenn Sie ansteckend, aber nicht zu krank für eine vollständige Bettruhe sind.
  5. Ärztliches Attest und andere Unterlagen. Erwähnen Sie alle Arztbriefe, Rezepte oder ärztlichen Bescheinigungen, die Sie vorlegen können, um Ihren Antrag auf Krankschreibung zu begründen.
  6. Nennen Sie Ihrem Stellvertreter. Erwähnen Sie, wer Ihre aktuellen Projekte und Meetings übernehmen wird, damit Ihr Manager weiß, an wen er sich bei Fragen zu Ihren Aufgaben wenden kann. Sie können einfach schreiben: "Ben wird heute Nachmittag meine Kundenmeetings übernehmen, und er ist auch auf dem Laufenden über meine Projekte mit Kunde X."
  7. Professioneller Schlusswort. Beenden Sie Ihre Krankmeldung per E-Mail mit einem einfachen Schlusswort und Ihrem Namen.

Sie können Ihrem Team auch eine gekürzte Version dieser E-Mail schicken, die keine Details über Ihre Erkrankung und das ärztliche Attest enthält.

Muster für eine E-Mail an Ihr Team bei Krankheit

Hallo Zusammen,

leider kann ich heute nicht zur Arbeit kommen. Ich habe eine (Grippe/Erkältung/Magenschmerzen, etc.), also werde ich mir den Tag freinehmen. Ich werde verfügbar sein, um (E-Mails zu beantworten/von zu Hause aus zu arbeiten)."

Es ist auch eine gute Idee, eine Out-of-Office-E-Mail einzurichten, um alle anderen Mitarbeiter zu informieren.

4. E-Mail-Vorlagen für Krankheitsurlaub

Hier finden Sie verschiedene Vorlagen, die Ihnen zeigen, wie Sie sich je nach Situation per E-Mail krankmelden können:

1. Einfache Krankmeldung für einen Krankheitstag

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie nur einen Tag abwesend sein werden. Sie ist kurz und enthält nicht viele Details, da eine eintägige Abwesenheit nicht in fünf Absätzen erklärt werden muss.

"Hallo (Name des Vorgesetzten ),

Ich schicke Ihnen eine E-Mail, um Sie darüber zu informieren, dass ich heute,(Datum), nicht zur Arbeit kommen kann, da ich an (Ihre Krankheit) erkrankt bin. Ich werde E-Mails beantworten, wenn Sie dringend Hilfe benötigen, aber (Name des Mitarbeiters) wird heute mein Arbeitsbelastung übernehmen, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis,

(Ihr Name)"

Die Formulierung "dringende Hilfe" soll andeuten, dass Sie nicht den ganzen Tag über E-Mails prüfen und beantworten werden. Sehen Sie es als eine subtile Art zu sagen, dass Sie Zeit zum Ausruhen brauchen, aber auch Ihre Verpflichtungen anerkennen und zur Verfügung stehen, wenn eine Situation auftritt, die nur Sie lösen können. Entfernen Sie die Formulierung "dringende Hilfe", wenn Sie planen, E-Mails wie an einem normalen Tag im Büro zu beantworten.

2. Muster einer Krankmeldung für einen Krankheitstag mit der Aufforderung, bezahlten Urlaub zu nehmen

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie ein ärztliches Attest haben und wenn Sie Ihren Krankheitsurlaub nutzen, um die Abwesenheit zu decken.

"Sehr geehrte(r) (Name Ihres Vorgesetzten),

Ich kann heute nicht zur Arbeit kommen, weil ich mich nicht wohl fühle und (Symptome, die Sie haben) habe. Ich war gestern Abend in der Notaufnahme und der Arzt hat bestätigt, dass ich (Diagnose des Arztes) habe.

Der Arzt hat mir (X Tage Urlaub von der Arbeit) verordnet, da ich (muss mich ausruhen, bin ansteckend), also habe ich (Name des Mitarbeiters) gebeten, mein Meeting mit (Name des Kunden) heute Nachmittag zu übernehmen. Sie werden sich auch um meine anstehenden Aufgaben kümmern, während ich weg bin. Für dringende Anfragen bin ich per E-Mail erreichbar.

Ich habe im Anhang auch das Attest des Arztes beigefügt. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie diese E-Mail mit dem Anhang an die Personalabteilung weiterleiten würden, damit diese meine Krankmeldung bearbeiten kann. Ich danke Ihnen für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name)"

Entfernen Sie den Satz, dass Sie in die Notaufnahme gegangen sind, wenn Sie das nicht getan haben, oder ändern Sie ihn einfach in "den Arzt besuchte", wenn Sie zum Arzt gegangen sind, nachdem Sie von der Arbeit nach Hause kamen.

Beachten Sie, dass das US-Bundesgesetz nach Angaben des Arbeitsministeriums nicht vorschreibt, dass Unternehmen einen bezahlten Krankenurlaub anbieten müssen. Andere Länder haben möglicherweise ihre eigenen Arbeitsgesetze in Bezug auf Krankheitsurlaub. Überprüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag, bevor Sie diese Vorlage verwenden.

Die Personalabteilung (HR) ist nicht immer für die Genehmigung von Krankmeldungen zuständig. Manchmal hat Ihr Vorgesetzter das letzte Wort, so dass Sie diesen Teil der Vorlage entsprechend den Richtlinien Ihres Arbeitgebers anpassen sollten.

3. Krankmeldung-Vorlage für unbefristeten Urlaub

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie sich wieder zur Arbeit melden können.

"Sehr geehrter (Name des Vorgesetzten),

ich schreibe Ihnen, um Sie wissen zu lassen, dass ich heute nicht ins Büro kommen kann. Ich fühle mich seit (letzte Nacht, gestern, etc.) (krank, schwindelig, etc.) und war erst gestern bei einem Arzt.

Sie haben bei mir (Ihre Krankheit) diagnostiziert und mir Medikamente verschrieben, die für (X Tage) reichen werden. Ich fühle mich jetzt etwas besser, nachdem die erste Dosis des Medikaments gewirkt hat, aber mir wurde geraten, zu Hause zu bleiben, weil es einige Zeit dauern wird, bis ich mich vollständig erholt habe.

Ich werde mein Bestes tun, um Sie zu informieren, wenn ich morgen nicht zur Arbeit kommen kann, damit wir eine vorläufige Regelung für mein Arbeitspensum treffen können. In der Zwischenzeit hat sich (Name des Kollegen) bereit erklärt, meine Aufgaben für den Tag zu übernehmen."

Weitere allgemeine Informationen zum Schreiben professioneller E-Mails finden Sie in der folgenden Anleitung:

5. Vereinbaren Sie, dass jemand Sie vertritt

Ist Ihnen aufgefallen, dass alle obigen E-Mail-Beispiele eine Übergabe Ihrer Aufgaben an einen vertrauenswürdigen Kollegen beinhalten? Mit diesem Kollegen sollten Sie schon lange vor Ihrer Abwesenheit eine Absprache getroffen haben, damit Sie ihn bei Bedarf einfach in Anspruch nehmen können.

Die mangelnde Rücksichtnahme Ihres Kollegen ist nicht der einzige Grund für eine feste Absprache. Ihr Kollege muss wissen, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, wo Sie bestimmte Dateien in Ihrem Computer finden und wer Ihre Ansprechpartner bei Kunden oder Lieferanten sind. Sonst ist er ahnungslos, wenn er für Sie einspringt.

Sie müssen nicht ein ganzes Lehrbuch an Informationen über Ihre Arbeit vorbereiten. Stellen Sie einfach ein paar Notizen zu Ihren Aufgaben zusammen, wie beispielsweise:

  • Berichte, die Sie schreiben, und wann sie fällig sind, damit Ihr Kollege sie erledigen kann, falls Ihr Krankheitsausfall mit einer Frist zusammenfällt
  • Kontakte in anderen Abteilungen und Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, einschließlich ihrer Namen, E-Mails und Berufsbezeichnungen
  • Liste der anstehenden Projekte und der an jedem Projekt beteiligten Personen durchgehen
  • Anweisungen, wie Sie Aufgaben erledigen können, die nur Sie erledigen können, so dass jemand anderes sie erledigen kann, wenn Sie zu krank sind, um von zu Hause aus zu arbeiten
  • Relevante Quellen, z. B. Websites, Bücher oder Personen

6. Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht ein

Falls Sie es noch nicht getan haben, richten Sie eine Abwesenheitsnachricht ein, um andere darüber zu informieren, dass Sie nicht bei der Arbeit sind und keine E-Mails beantworten können. Diese Nachricht müssen Sie nur dann aktivieren, wenn Sie sich krank gemeldet und auch Ihren Chef informiert haben, dass Sie von zu Hause keine E-Mails beantworten können.

Dies ist allerdings nicht wie die Krankmeldung, die Sie für Ihren Chef und Ihre Kollegen geschrieben haben. Sie sind nicht verpflichtet, Menschen außerhalb Ihres Teams über Ihre Krankheit zu informieren, noch weniger über Ihre Symptome. Wahrscheinlich wollen sie die Details auch nicht hören.

Im Folgenden finden Sie eine einfache Abwesenheitsnachricht, die Sie in Ihrem Gmail, Outlook oder einem anderen E-Mail-Anbieter einrichten können.

"(Begrüßung),

Ich werde von (Startdatum) bis (Enddatum) nicht im Büro sein.

Bitte kontaktieren Sie (Name) unter (E-Mail-Adresse) oder (Telefonnummer) für Ihre dringenden Anliegen. Ansonsten kümmere ich mich nach meiner Rückkehr um Ihre Mails. Vielen Dank."

7. Besondere Fälle: Krankmeldungen bei wiederkehrenden & unsichtbaren Krankheiten

Vor ein paar Jahren rief ich bei der Arbeitnehmerschaft-Hotline an, um mich krank zu melden, eine Standardprozedur in meinem Job damals. Nachdem ich erklärt hatte, warum ich nicht zur Arbeit kommen konnte, schimpfte die Person am anderen Ende der Leitung mit mir, weil dies das dritte Mal innerhalb von sechs Monaten war, dass ich mich aus dem gleichen Grund krank meldete. Mein Grund war eine unsichtbare Krankheit--eines der vielen Leiden, bei denen es der Person gut zu gehen scheint, solange man nicht all die verschreibungspflichtigen Medikamente sieht, die sie einnimmt.

Es gibt viele unsichtbare und wiederkehrende Krankheiten, von denen einige so kontrollierbar sind, dass es möglich ist, einen Job zu haben. Nach meinen Recherchen bin ich anscheinend nicht der Einzige, der sich schuldig fühlt und Angst vor unangenehmen Gesprächen hat, wenn er sich krank meldet. Dieser Abschnitt ist für Menschen, die nach Ratschlägen suchen, wie sie mit dieser Situation am Arbeitsplatz umgehen können.

Julia Esteve Boyd, Etikette-Beraterin mit internationalem Hintergrund in Unternehmens-Etikette, sagt,

"Wiederkehrende Krankheiten sind problematisch, aber die meisten Arbeitgeber sind verständnisvoll, wenn sie alle wichtigen Fakten kennen."

Wenn Sie Ihre wiederkehrende oder unsichtbare Krankheit bei der Arbeit offenlegen, kann das weitere Nachforschungen Ihres Chefs oder der Personalabteilung auslösen. Deshalb ist es in Ihrem besten Interesse, sich über die Richtlinien Ihres Arbeitgebers in Bezug auf Abwesenheiten zu informieren, bevor Sie dieses Thema ansprechen. Wenn in Ihrem Vertrag oder Ihrem Mitarbeiterhandbuch nichts über wiederkehrende Krankheiten steht, fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie jemanden mit einer ähnlichen Situation im Unternehmen kennen. Sprechen Sie dann mit dieser Person, um herauszufinden, wie sie frühere Krankmeldungen gehandhabt hat und wie ihr Chef und die Personalabteilung damit umgegangen sind. Deren Erfahrungen werden Ihnen einen Anhaltspunkt dafür geben, was Sie erwarten können.

Eva Doyle, eine Managerin mit mehr als 20 Jahren Erfahrung, rät Mitarbeitern mit wiederkehrenden Krankheiten, mit ihrem Vorgesetzten über ihren Zustand zu sprechen, bevor sie einen Krankheitstag nehmen müssen. Sie fährt fort,

"Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Plan zum Umgang mit Ihrer Erkrankung und deren Auswirkungen auf Ihre Arbeit zu besprechen."

Auf diese Weise können Sie mit Ihrem Chef zusammenarbeiten, um einen Notfallplan für Ihre Aufgaben zu erstellen und gleichzeitig böse Überraschungen zu minimieren, z. B. wenn Sie sich mehrmals in einem Monat krank melden.

Was möglicherweise unangenehme Gespräche über Ihre Krankheit und Symptome angeht, sind sich Boyd und Doyle einig, dass Sie nur die wichtigen Details Ihres Zustands offenlegen sollten. Sie können angeben, um welche Krankheit es sich handelt und eine allgemeine Erklärung abgeben, wie sie Sie am Arbeiten hindert, z. B. Migräne, Schmerzen oder Fieber. Lassen Sie die feineren Details darüber weg, was Sie gerade durchmachen. Ihr Chef wird glücklicher sein, wenn er nichts davon erfährt.

Das Family and Medical Leave Act (FMLA) bietet Angestellten von ansässigen Arbeitgebern in den USA bis zu 12 Wochen unbezahlten Krankheitsurlaub für bestimmte Krankheiten, den sie für sich selbst oder ein Mitglied ihrer Familien nutzen können. Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber unter das FMLA-Gesetz fällt, damit Sie diese Leistung in Anspruch nehmen können, wenn Sie eine krankheitsbedingte Auszeit benötigen, auch wenn Ihr Chef sich weigert, Ihnen eine zu gewähren.

Zusammenfassen: Krankmeldung richtig schreiben

Es kann sein, dass Sie sich nicht mehr an alles in diesem Tutorial erinnern, wenn der Zeitpunkt kommt, an dem Sie sich krankschreiben lassen müssen. Das ist in Ordnung. Wenn Sie denken, dass Sie diese Informationen brauchen könnten, setzen Sie ein Lesezeichen für diesen Artikel, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Eine Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens für Krankheitstage befolgen müssen. Das Befolgen der Anweisungen stellt sicher, dass Ihr Krankheitstag Ihnen keine Schelte am nächsten Tag einbringt, wenn Sie zur Arbeit erscheinen.

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Redaktionelle Anmerkung: Dieser Inhalt wurde ursprünglich am 12. Januar 2018 veröffentlicht. Wir teilen ihn erneut, weil unsere Redakteure festgestellt haben, dass diese Informationen immer noch korrekt und relevant sind.

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