() translation by (you can also view the original English article)
আমি বহু বছর ধরে ই-মেইল ঠিকানা সংগ্রহ করেছি, যার তালিকা অনেক দীর্ঘ। আমি কিশোরী থাকাবস্থায় প্রায় দুই অথবা তিনটি ইমেইল তৈরি করেছি, hotgirl13@aol.com এই ধরনের ইউজারনেম ব্যবহার করে, যদিও আমি বড় হতে হতে সেইসব ইউজারনেমগুলো বাদ দিয়েছি অথবা নতুন ইমেইল সেবা চালু হলে পরখ করে দেখতেও অনেক সময় আগের ইমেইল বাদ দিয়েছি।
যদিও আগের ইমেইলগুলো আমার খুব একটা প্রয়োজন নেই, কিন্তু অল্প ব্যবহৃত ওইসব অ্যাকাউন্ট গুলোতে আমি এখনও বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পেয়ে থাকি, যেগুলো আমি মিস করতে চাই না। সারাদিনে চার-পাঁচ টা ইমেইল একাউন্ট চেক করা আমার পক্ষে সম্ভব নয়। এবং এতগুলো ইমেইলে একের পর এক লগিন করা সহজ নয়, আর একারণেই আমি বেশিরভাগ সময়ে দিন শেষে এগুলো চেক করতে ভুলে যাই।
তাহলে, সমাধান হতে পারে, এমন একটি একক ও সমন্বিত ইমেইল তৈরি করা যেটা আমার সব ইমেইলসমূহ এক জায়গায় জমা করবে। আমার সব ইমেইলগুলো একটি একাউন্টে জমা হবে, এবং আমি এগুলোর উত্তর যেকোন ইমেইল ব্যবহার করেই দিতে পারবো। একটি সমন্বিত ইনবক্স তৈরি করা, যেটা আপনার সমস্ত ইমেইল সংগ্রহ করবে, সেটা শুনতে যতটা কঠিন মনে হয়, বাস্তবে কিন্তু ততটা নয়। আমি আপনাকে দেখাচ্ছি, এমন একটা ইমেইল অ্যাকাউণ্ট কিভাবে তৈরি করবেন।
এই গাইডে আপনি দেখবেন, কিভাবে আপনার সবগুলো জিমেইল একাউন্ট একটি একাউন্টে সন্নিবেশিত করবেন। প্রথমে দেখা যাক, কেন জিমেইল একাউন্টগুলো একত্রীকরণ করলে আপনার সময় বাঁচবে।
কিভাবে ইমেইল একত্রীকরণ আপনার সময় সাশ্রয় করবে
একজন ছোট ব্যবসায়ী হিসেবে, আপনার হাতে হয়তো ইমেইল চালাচালির জন্য অতিরিক্ত সময় থাকে না। আপনার আরও অন্যান্য কাজ থাকে যেগুলো করতে হয়।
যদিও, সমীক্ষায় দেখা যায় ইমেইল বেশির ভাগ ব্যবসায়ীর দিনের বিরাট অংশ জুড়ে থাকে। এবং আপনার যত বেশি ইমেইল থাকবে, ততবেশী সময় এগুলোর ব্যবস্থাপনার পেছনে নষ্ট হবে।
সবগুলো ইমেইল একাউন্ট একটি জিমেইলে এনে নিলে অনেক সময় সাশ্রয় হবে। কিভাবে তা হবে:
- একটি ইমেইল একাউন্টে একবার লগিন করেই (আপনার জিমেইল একাউন্ট) সব ইমেইল ম্যাসেজগুলো একবারে পেয়ে যাবেন। একাধিক একাউন্টে প্রবেশ করা ও বাহির হওয়ার প্রয়োজন হবে না।
- ভুলে যাওয়া পাসওয়ার্ড ঠিক করতে যেই সময় নষ্ট হয় তা থেকে বাঁচা যাবে। আপনাকে শুধুমাত্র একটি পাসওয়ার্ড মনে রাখলেই হবে--আপনার জিমেইল একাউন্টের পাসওয়ার্ড।
- এমনকি আপনি যদি অন্য ইমেইল থেকে ম্যাসেজ পাঠাতে চান, তবুও আপনার লগ আউট করার প্রয়োজন হবে না। জিমেইল থেকেই আপনি আপনার পছন্দমত ইমেইল একাউণ্ট ব্যবহার করে ম্যাসেজ পাঠাতে পারবেন।
- এজন্য আপনার অন্যান্য মেইলবক্সগুলো জিমেইলে সংগঠিত করে রাখুন। একটি জিমেইল ফিল্টার ব্যবহার করে কোন বার্তা কোন ইমেইলে যাবে, তা দেখতে পাবেন।
একজন পেশাদারের কার্যক্ষমতা বাড়ানোর জন্য Envato Tuts+ এ অসংখ্য টিউটোরিয়াল আছে। এই টিউটোরিয়ালটি তেমনি একটি, যেটা দিয়ে জিমেইলে কাজ করার সময় আপনি অনেক সময় সাশ্রয় করতে পারবেন।
চলুন এখন দেখতে চেষ্টা করি কিভাবে ইমেইল ফোরোয়ার্ড করা যায় এবং জিমেইল একাউণ্টে সমন্বিত করা যায়
১। জিমেইল ব্যবহার করে ইমেইল ফরোয়ার্ড করা
জিমেইল একাউন্টসমূহ সমন্বয় করার প্রথম ধাপ হচ্ছে ইমেইল ফরোয়ার্ড সেট আপ করা।
আপনার কাঙ্ক্ষিত জিমেইল একাউণ্টে প্রবেশ করুন যেটাতে আপনি ইমেইল ফরোয়ার্ড করতে চান। হতে পারে, এটা আপনার দ্বিতীয় ইমেইল যা আপনি খুব কমই ব্যবহার করেন। যেহেতু আপনি আপনার প্রাথমিক ইমেইলটি প্রায়শই চেক করে থাকেন, তাই এই ইমেইলটি অন্যান্য় ইমেইল একাউণ্টের ফানেল হিসেবে ব্যবহার করুন।
দ্রষ্টব্য: এই টিউটোরিয়ালে, আমি একটি জিমেইল থেকে আরেকটিতে ইমেইল ফরোয়ার্ড করছি, কিন্তু জিমেইল অ্যাকাউন্ট অন্য যেকোনও ইমেইল সার্ভিসে ফরোয়ার্ড হতে পারে। আপনি শিখবেন কিভাবে দুটি জিমেইল একাউণ্ট একটি ইনবক্সে সমন্বয় বা মার্জ করতে হয়।
ধাপ ১
দ্বিতীয় জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে, ডানপাশের গিয়ার আইকনটি ক্লিক করুন এবং সেটিংস (Settings) সিলেক্ট করুন।
ধাপ ২
Forwarding and POP/IMAP ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Forwarding সেটিংস ঠিক করুন।
ধাপ ৩
Add a Forwarding Address-এ ক্লিক করুন। Add a Forwarding Address পপ-আপ দেখাবে:
ধাপ ৪
নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানা প্রবেশ করান যেটা আপনার ফরোয়ার্ড করা ইমেইল গ্রহণ করবে। অব্যাহত রাখতে Next ক্লিক করুন। ফরোয়ার্ড করার ঠিকানা নিশ্চিত করুন। Confirm forwarding address পপআপটি দেখাবে।
ধাপ ৫
একটি পপআপ দেখাবে যেটা আপনাকে আপনার ফরোয়ার্ডিং জিমেইল একাউন্ট ভেরিফাই বা যাচাই করানোর কথা মনে করিয়ে দিবে।
OK/ঠিক আছে ক্লিক করুন। জিমেইল আপনার দেয়া প্রাথমিক ইমেইল অ্যাড্রেসে একটি ভেরিফিকেশন বা যাচাইকরণ ইমেইল পাঠাবে।
টিপ: আপনার প্রাথমিক ইমেইল ঠিকানাটিও যদি একটি জিমেইল অ্যাকাউণ্ট হয়, তাহলে ডানপাশের উপরের দিকের ব্যবহারকারীর ছবির মধ্যে ক্লিক করে "অ্যাকাউন্ট জুড়ুন বা Add Account" পছন্দ করুন। এই ভাবে দুটি অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করলে আপনি লগইন বা লগ ইন না করেই নিশ্চিতকরণ প্রক্রিয়ার সময় অ্যাকাউন্টগুলি দ্রুততার সঙ্গে চেক করতে পারবেন।
ধাপ ৬
নিশ্চিতকরণ ইমেইলের মাধ্যমে, আপনি একটি নিশ্চিতকরণ কোড এবং নিশ্চিতকরণ লিঙ্ক পাবেন।
.jpg)
.jpg)
.jpg)
ধাপ ৭
দ্বিতীয় ইমেইলের Forwarding and POP/IMAP ট্যাবে নিশ্চিতকরণ কোডটি প্রবেশ করান, অথবা ইমেইলের ভিতরে থাকা নিশ্চিতকরণ লিঙ্কটিতে ক্লিক করুন।
জিমেইল পপ-আপ প্রদর্শন করে এই ইমেইলটি যে ফরোয়ার্ড করা হয়েছে সে ব্যপারে আপনাকে নিশ্চিত করতে অনুরোধ করবে।
নিশ্চিত করুন/Confirm ক্লিক করুন। এবং তারপর আপনি চূড়ান্তভাবে "নিশ্চিতকরণ সফল হয়েছে" এই মর্মে একটি ইমেইল পাবেন যা আপনাকে ফরোয়ার্ডটি সঠিকভাবে সেটআপ করা হয়েছে কিনা তা জানাবে। দ্বিতীয় জিমেইল একাউন্টটি এখন প্রাথমিক ইমেইল ঠিকানায় ফরোয়ার্ড হবে।
২। অন্য অ্যাকাউন্ট হিসাবে ইমেইল পাঠান
একটি ফরোয়ার্ডিং ঠিকানা সেট করা ভাল, কিন্তু এটার ফলে আরও ভালো ও মসৃণ ব্যবহার অভিজ্ঞতা হবে যদি জিমেইল থেকেই এমনভাবে ইমেইল পাঠানো সম্ভব হয়, যা দেখলে মনে হবে দ্বিতীয় অ্যাকাউন্ট থেকেই ইমেইলটি এসেছে। আমি আপনাকে দেখাবো কিভাবে জিমেইলের মাধ্যমে অন্য ইমেইল সেবা প্রদানকারী থেকে ইমেইল পাঠাতে হয়।
ধাপ ১
জিমেইলে গিয়ে ডানদিক থেকে গিয়ার আইকনটিতে ক্লিক করুন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন। অ্যাকাউন্ট এবং আমদানি (Accounts and Import) ট্যাব নির্বাচন করুন।
ধাপ ২
এই রূপে মেইল পাঠান/Send Mail As থেকে আরেকটি ইমেল ঠিকানা যোগ করুন/Add Another Email Address You Own-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৩
সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানাটি লিখুন। কোন নামটি প্রদর্শিত হবে তা সম্পাদনা করতে পারেন এবং একটি ভিন্ন উত্তর দেওয়ার ঠিকানা উল্লেখ করতে পারেন। সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানা নিশ্চিত করার জন্য জিমেইল আপনাকে একটি অনুরোধ জানাবে।
যখন জিমেইল অনুরোধ জানাবে, তখন সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানায় নিশ্চিতকরণ বার্তাটি পাঠান।
ধাপ ৪
যাচাইকরণ ইমেলটিতে, আপনি একটি নিশ্চিতকরণ কোড এবং নিশ্চিতকরণ লিঙ্ক পাবেন।
জিমেইলে যাচাইকরণ উইন্ডোতে নিশ্চিতকরণ কোডটি লিখুন, অথবা ইমেইলের নিশ্চিতকরণ লিঙ্কটি ক্লিক করুন। জিমেইল আরেকটি পপআপ প্রদর্শন করে প্রক্রিয়াটি নিশ্চিত করবে।
প্রক্রিয়াটি চালিয়ে যেতে নিশ্চিত করুন/Confirm ক্লিক করুন। আপনার নিশ্চিতকরণ সফল হয়েছে এই মর্মে একটি পপআপ প্রদর্শিত হতে দেখবেন।
জিমেইল একাউন্টটি এখন দ্বিতীয় ইমেইল অ্যাকাউন্ট হিসেবে ইমেইল পাঠাতে পারবে। জিমেইলে যেই ইমেইল ঠিকানাগুলি ব্যবহার করতে চান সেগুলির জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ ৫
যখন সম্পন্ন হবে, তখন Compose New Message উইন্ডোতে একটি নতুন From ড্রপ-ডাউন মেনু থাকবে।
ড্রপ-ডাউন থেকে নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানা নির্বাচন করুন, যেখান থেকে আপনি ইমেইল পাঠাতে চান।
৩। সচরাচর ইমেইল পাঠাতে একটি ডিফল্ট ঠিকানা সেট করুন।
যখন আপনি মেইল পাঠানোর জন্য Compose New Message উইণ্ডোতে একাধিক ইমেইল ঠিকানা সেট করবেন, তখন হতে পারে আপনি বেশীরভাগ সময়ই আপনার আউটলুক অথবা অন্যান্য ইমেইল ঠিকানা জিমেইলের চেয়ে বেশী ব্যবহার করে থাকেন।
এই ক্ষেত্রে, জিমেইলের পরিবর্তে অন্য ইমেইল ঠিকানাটি ডিফল্ট Send Mail As ঠিকানা হিসেবে জিমেইলে সেট করতে হবে। এখানে দেখানো হলো সেটা কিভাবে করবেন।
ধাপ ১
আবার, জিমেইল উইন্ডোর ডানপাশ থেকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন। অ্যাকাউন্টস এবং আমদানি/Accounts and Import ট্যাব নির্বাচন করুন। এখানে সমস্ত ইমেইল ঠিকানা যেগুলো দিয়ে আপনি জিমেইলের মাধ্যমে ইমেইল পাঠাতে পারেন সেগুলো প্রদর্শিত হবে।
ইমেইল পাঠানোর জন্য আপনি সবচেয়ে বেশি বার যেই ইমেইল ঠিকানাটি ব্যবহার করেন সেটির পাশে Make Default-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ২
পরবর্তীতে আপনি যখন কোন নতুন ইমেইল কম্পোজ করেন, তখন ডিফল্ট Send Mail As ঠিকানাটি স্বয়ংক্রিয় ভাবে প্রেরক/From ঠিকানায় নির্বাচিত হয়ে থাকবে।
.jpg)
.jpg)
.jpg)
৪। বিভিন্ন ঠিকানায় প্রেরিত ইমেইল সংগঠিত করা
একটি ইনবক্সের ত্রিশটি বার্তার মধ্যে, কোনটি গুরুত্বপূর্ণ ও কোনটি নয় এবং কোন ইমেইলটি কোন ঠিকানা থেকে এসেছে সেটা নির্দিষ্ট নাও হতে পারে। জিমেইল ফিল্টার এবং লেবেল দিয়ে কোনটি কোন ইমেইল ঠিকানা থেকে এসেছে তা আপনার ইনবক্সে চিহ্নিত করতে পারবেন।
ধাপ ১
আবার, জিমেইল উইন্ডোর ডানপাশ থেকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন। এইবার, ফিল্টার এবং ব্লক ঠিকানাসমূহ/Filters and Blocked Addresses এই ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
উইন্ডোর নিচ থেকে Create a New Filter/নতুন ফিল্টার তৈরি করুন নির্বাচন করুন।
ধাপ ২
ফিল্টারের জন্য এখানে অনেকগুলো অপশন পাবেন, কিন্তু এই টিউটোরিয়ালের জন্য আপনাকে শুধুমাত্র একটি শূন্যস্থান পূরণ করতে হবে। To লেখা শুন্যস্থানের জায়গায়, একটি সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানা লিখুন যেটা আপনার প্রাথমিক জিমেইল অ্যাকাউন্টে ফরোয়ার্ড করা হবে। Create Filter with this search লেখাটিতে ক্লিক করুন।
ধাপ ৩
জিমেইলে ফিল্টার করা মেসেজ দিয়ে অনেক কিছুই করা সম্ভব, এবং আপনি কিভাবে আপনার ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলো গ্রহণ করতে চান, সে ব্যাপারে নিজে নিজে সিদ্ধান্ত নেয়াই ভালো। আপনি কি এই সবগুলোকেই পঠিত এবং সংরক্ষিত হিসাবে চিহ্নিত করতে চান, নাকি এগুলোকে গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে তারকা চিহ্নিত করা উচিত?
আমি জিমেইলকে ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলো স্বাভাবিকভাবেই পরিচালনা করতে দিচ্ছি। কিন্তু একইসাথে আমি একটি লেবেল লাগাতে চাই যাতে বুঝতে পারি, কোন একাউন্ট থেকে বার্তাটি পাঠাতে হবে। Apply the Label চেকবক্সে ক্লিক করুন। Choose label-এর পাশে উপরের এবং নিচের তীর চিহ্নটিতে ক্লিক করুন।
যদি আপনি এখনও সেকেন্ডারী ইমেল ঠিকানা থেকে ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলিকে পরিচালনা করার জন্য একটি লেবেল তৈরি না করে থাকেন, তবে নতুন লেবেল/New Label নির্বাচন করুন। নতুন লেবেলের পপআপটি দেখতে এমন দেখাবে।
আপনার লেবেলের জন্য একটি নাম লিখুন এবং Create ক্লিক করুন।
যদি ইতিপূর্বে প্রাপ্ত বার্তাগুলো ফিল্টারের মানদণ্ডের সাথে মিলে যায়, তাহলে আপনি সেই বার্তাগুলোতেও ফিল্টারটি প্রয়োগ করতে পারবেন।
হয়ে গেলে Create Filter-এ ক্লিক করুন। সেকেন্ডারী ইমেইল ঠিকানা থেকে পাঠানো সমস্ত বার্তা এখন থেকে নতুন লেবেল পাবে।
পরিশিষ্ট
যদিও আপনার মনে হয় যে, পুরনো ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলো পরিত্যাগ করবেন অথবা অন্যান্য অ্যাকাউন্টগুলো ব্যবহার করার জন্য রীতিমত সময় নির্ধারণ করতে হবে, তাহলে সামান্য প্রচেষ্টার মাধ্যমে, আপনি আপনার সমস্ত ইমেইলগুলোকে একটি জিমেইল ইনবক্সে মার্জ করে নিতে পারেন। যদি আপনার জিমেইলে ইমেইল একাউন্টগুলো একত্র করতে কোনও সমস্যা হয়, তাহলে নিচে একটি মন্তব্য করুন এবং আমরা আপনাকে এটা সফলভাবে করতে সাহায্য করবো।
আপনার যদি ইমেইল পরিচালনার জন্য সাহায্যের প্রয়োজন হয়, তবে আপনি এনভেটো মার্কেটে উপলব্ধ বেশ কিছু ইমেইল-সম্পর্কিত অ্যাপ্লিকেশন, প্লাগইন এবং অ্যাড-অনগুলো পরীক্ষা করে দেখতে পারেন। অথবা যদি আপনার অনেক গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠাতে হয়, তাহলে এনভেটো স্টুডিও থেকে ইমেইল ডিজাইন সার্ভিস নিতে পারেন।
সম্পাদকের নোট: এই পোস্টটি মূলত ২০১৪ সালে প্রকাশিত হয়েছিল। এটি আমাদের স্টাফদের দ্বারা কিছুদিন আগে বর্তমান প্রেক্ষাপটে সঠিক এবং হাল-নাগাদ করার জন্য ব্যাপকভাবে সংশোধিত হয়েছে- লরা স্পেন্সার এক্ষেত্রে বিশেষভাবে সহায়তা করেছেন।
