কিভাবে অসুস্থতার জন্য ছুটি পেয়ে ইমেইল করবেন ( উদাহরণ সহ )

ধরেন এক সকালে উঠে দেখলেন শরীর খারাপ। আজকে কাজে যাওয়া সম্ভব না।

বসকে ব্যাপারটা জানানো সব সময়ই অস্বস্তিকর, অফিস যদি খুবই লেইড ব্যাক হয়, তবুও।

এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখব কিভাবে একটি প্রফেশনাল ছুটির দরখাস্ত বা ইমেইল লিখতে হয়।

১। কোম্পানি প্রোটোকল ফলো করুন

অনুপস্থিতির জন্য এমপ্লয়ি হ্যান্ডবুকের নিয়ম ফলো করুন। বা নিজের ম্যানেজারের কাছ থেকে জেনে নিন কিভাবে নোটিশ দিতে হবে। কিছু কোম্পানি ইমেল গ্রহণ করে না, বরং সরাসরি কল করতে বলে থাকে। অনেক সময় সহকর্মীদেরও জানাতে হয় যে আপনি অনুপস্থিত থাকবেন।

কিছু অফিসে ৩দিনের বেশি অনুপস্থিতির জন্য ডাক্তারের প্রেসক্রিপশন দেখাতে হয়। এমন হলে, অবশ্যই ডাক্তারের নোট সংগ্রহ করুন। শিওর না হলে প্রেসক্রিপশন জমা দেয়ার কথা আপনার এমপ্লয়মেন্ট কন্ট্রাক্টে আছে কিনা তা আপনার ম্যানেজারকে চেক করে দেখতে বলুন।

২। আগে আগে করুন

একেবারে লাস্ট মোমেন্ট পর্যন্ত অপেক্ষা না করে, কিছু সময় হাতে রেখেই ইমেইল বা কল করুন। আর গুরুতর অবস্থা হলে কাজের কথা কারো মনে না থাকাও অস্বাভাবিক না। তবে, আপনার দায়িত্ব হচ্ছে ম্যানেজারকে ইনফর্ম করা। আপনার কোন খবরই যদি তারা না জানে, সেটা আনপ্রফেশনাল হবে।

৩। ইমেইলে কি লিখবেন

ইমেইল ক্লিয়ার ও টু দা পয়েন্ট রাখার চেষ্টা করুনঃ

1. অনুপস্থিতির কারণ। এই কারণটি পরিস্কারভাবে লিখুন, কিন্তু খুব বেশি ডিটেইলে যাওয়ার দরকার নেই।
2. অনুপস্থিতির মেয়াদ। রোগ কতটুকু গুরুতর, তা বিবেচনা করা আনুমানিক কতদিন অনুপস্থিত থাকবেন, সেটা ইমেইলে উল্লেখ করুন।
3. কমিউনিকেশন এভেইলেবেলিটি। ইমেইলের মাধ্যমে বা ফোনে আপনার সাথে যোগাযোগ করা যাবে কিনা তা আপনার ম্যানেজারকে জানান। আর যদি অসুস্থতার জন্য ইমেইলের রিপ্লাই দিতে না পারেন এই সময়, তাও পরিস্কার ভাবে লিখুন, যেন কেউ আপনাকে ডিস্টার্ব না করে।
4. এই সময় কাজ করবেন কিনা। এই সময় ভিডিও চ্যাট, টেলিকমিউট বা ইমেইলের মাধ্যমে কাজ করবেন কিনা জানান। না করলে তা লিখুন। কারণ পুরো বেড রেস্টে না থাকলে আপনার ম্যানেজার আপনাকে আপনার টিমের সাথে টেলিকমিউট করে কাজ করতে রিকোয়েস্ট করতে পারে।
5. ডাক্তারের প্রেসক্রিপশন ও অন্যান্য। ডাক্তারের প্রেসক্রিপশন অন্যান্য ডকুমেন্ট থাকলে তাও এই মেইলে উল্লেখ করুন।
6. এই সময় আপনার কাজ কে করবে তার নাম উল্লেখ করুন। আপনি ছুটিতে থাকাকালীন কে আপনার কাজের খেয়াল রাখবে, এমন কেউ থাকলে তার নাম উল্লেখ করুন। এভাবে লিখতে পারেন, " জসীম আমার আজ দুপুরের ক্লায়েন্ট মিটিংগুলো হ্যান্ডেল করবে, ও অমুক ক্লায়েন্টের সাথে আমার কাজের ব্যাপারে আপটুডেট রয়েছে।"
7. প্রফেশনাল ক্লোজিং। সিম্পল ক্লোজিং ও নাম দিয়ে ইমেইল শেষ করুন। 

এই ইমেইলের একটা সংক্ষিপ্ত ভার্শন আপনার টিমকেও পাঠাতে পারেন। সেখানে প্রেসক্রিপশন বা ডকুমেন্ট পাঠাতে হবেনা।

টিমের জন্য ইমেইলের স্যাম্পল

Hi Team,

Sorry, but I can’t make it to work today. I've got a (flu/cold/stomach ache, etc.), so I’m going to take the day off. I’ll be available to (answer emails/work remotely)."

অফিসের সবাইকে ইনফর্মড রাখার জন্য এটা ভালো প্র্যাকটিস।

৪। অসুস্থতার জন্য ছুটির ইমেইল টেমপ্লেট

এখানে কয়েকটি ভিন্ন রকমের টেমপ্লেট দেয়া হল যা আপনি ফলো করতে পারেনঃ

১। সিম্পল ইমেইল স্যাম্পল

একদিন ছুটির জন্য এই টেমপ্লেট ব্যবহার করা যায়। একদিনের ছুটির জন্য ৫ পেজের ইমেইল লেখার কোন মানে হয়না।

“Hi (Manager’s Name),

I’m emailing to inform you that I can’t make it to work today, (Date), as I’ve come down with a (your illness). I'll be available to answer emails if you need urgent help, but (Co-worker’s Name) will handle my workload today to ensure all deadlines are met.

Thank you for understanding,

(Your Name)”

“urgent help” এর মানে হচ্ছে যে চেকিং ও ইমেইলের রিপ্লাই দেয়ার জন্য আপনাকে সারাদিন পাওয়্যা যাবে না। এটা ইঙ্গিত দিয়ে বোঝানো যে আপনার রেস্ট দরকার। আর যদি অফিস ইমেইলের রিপ্লাই দিতে চান তাহলে “urgent help” লেখার দরকার নেই।

২। পেইড লিভ ডে ব্যবহার করে অসুস্থতার জন্য ছুটি চেয়ে ইমেইল

সিক লিভ ডে ব্যবহার করে ছুটি চাইলে এই টেমপ্লেটটি দেখুন।

“Dear (Your Manager’s Name),

I won’t be able to report to work today because I’m under the weather and have a (symptoms you’re experiencing). I went to the emergency room last night and the doctor confirmed that I've got (doctor’s diagnosis).

The doctor prescribed (X days off from work) as I (need to rest, am contagious), so I asked (Co-worker’s Name) to take over my meeting with (Client’s Name) this afternoon. They'll also handle my pending tasks while I'm away. I'll be available via email for your urgent needs.

I’ve also attached the doctor’s note to this email. I'd appreciate it if you would forward this email with the attachment to HR so they can process my sick leave. Thank you for your help.

Regards,

(Your Name)”

হাসপাতালে না গিয়ে থাকলে হাসপাতালের কথা লেখা দরকার নেই। বরং লিখুন “visited the doctor”, যদি ডাক্তার দেখিয়ে থাকেন, তাহলে।

ইউএস ফেডারেল ল তে কোন কোম্পানির জন্য পেইড লিভ অফার করা বাধ্যতামুলক না। অনেক কোম্পানিতে তা নাও থাকতে পারে।

তাই পেইড লিভ চাওয়ার আগে আপনার ইমপ্লয়মেন্ট কন্ট্রাক্টে কি লেখা আছে তা চেক করে নিন।

৩। অনির্দিষ্টকালের অন্য ছুটি চেয়ে ইমেইল টেমপ্লেট

যদি শিওর না থাকেন, কয়দিনের ছুটি দরকার। তাহলে এই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।

“Dear (Manager’s Name),

I’m writing this to let you know that I can’t come to the office today. I’ve been feeling (sick, light headed, etc.) since (last night, yesterday, etc.), and only saw a doctor yesterday.

They diagnosed me with (your illness) and prescribed medication that will last for (X days). I feel a bit better now that the first dose of medication has taken effect, but I was advised to stay home because it will take time for me to fully recover.

I'll do my best to inform you if I can’t make it to work tomorrow, so that we can make some temporary arrangements for my workload. In the meantime, (Colleague’s Name) has agreed to look after my tasks for the day."

প্রফেশনাল ইমেইল লিখার জেনারেল ইনফরমেশন জানার জন্য পড়তে পারেন এই টিউটোরিয়ালগুলোঃ

• 
  Writing
  How to Write Clear and Professional Emails
  David Masters

৫। যে আপনার কাজ কভার করবে নির্বাচণ করুন

আপনার অনুপস্থিতিতে আপনার কাজ কে করবে তা ঠিক করুন। তার করা ইমেইলে উল্লেখ করুন। এবং সে কেন এই কাজের জন্য যোগ্য তা উল্লেখ করতে পারেন। বড় পরিসরের ব্যবসায় এই ইনফরমেশন কাজে আসে অনেক।

ছোট কোম্পানি হলে এটা অফিশিয়ালি উল্লেখ না করলেও হবে। যাকে এই কাজ দেবেন, সে যেন আপনার কাজের ব্যাপারে হালনাগাদ হয়। নইলে আবার হিতে বিপরীত হতে পারে।

আপনি নিজেও তাকে এই ব্যাপারে সংক্ষিপ্ত ধারণা দিতে পারেন। যেমনঃ

• কি রিপোর্ট লিখতে হবে। কি রিপোর্ট ডিউ আছে।
• কোন কাজের ডেডলাইন কি। কোন ডেডলাইন আগে মিট করতে হবে।
• পেন্ডিং প্রজেক্টে কাকে কাকে ইনভলভড করতে হবে।
• কোন কাজ কিভাবে করতে হবে সেটার ইন্সট্রাকশন, যদি লাগে।
• দরকারি সোর্স, ওয়েবসাইট, বই, মানুষ ইত্যাদি।

৬। আউট অফ অফিস মেসেজ সেট করা

ইমেইলে অটো রিপ্লাই সেট করুন। আপনি অফিসে নেই, সেটা একটা টেমপ্লেট মেইল পেয়ে মানুষ বুঝতে পারে যে এখন আপনাকে পাওয়া সম্ভব না।

এখানে আপনার ছুটির কারণ উল্লেখ করার দরকার নেই। এটা মানুষকে ইনফর্ম করার জন্য মাত্র।

নিচে এমন একটা টেমপ্লেট দেয়া হল।

“(Greeting),

I'll be out of the office from (start date) until (end date).

Please contact (Name) at (email address) or (phone number) for your urgent concerns. Otherwise, I'll attend to your emails upon my return. Thank you.”

৭। স্পেশাল কেসঃ বিশেষ অসুস্থতার জন্য, বা পুরানো বা স্থায়ী রোগের জন্য ছুটি

কয়েক বছর আগে আমি ছুটি চেয়ে অফিসে কল করার পর, যে কল রিসিভ করেছে, সে চিল্লাচিল্লি শুরু করে দিয়েছিল এই বলে যে আমি একই কারণে গত ছয় মাসে ৩ বার ছুটি নিয়েছি। অনেক রোগের জন্যই এমন হতে পারে।

যে রোগের রেগুলার চিকিৎসা করতে হয়। আবার এই রোগের জন্য প্রায় সময় ছুটি দরকার হতে পারে।

এটিকেট কনসাল্টেন্ট জুলিয়া এস্টিভ বয়েডের মতে,

"দীর্ঘমেয়াদী অসুস্থতা সমস্যাজনক, কিন্তু ইমপ্লয়ারদের বুঝিয়ে বললে তারা এই ব্যাপারে ঝামেলা করে না প্রায় সময়ই।"

কিন্তু অহেতুক এইচআরের ঝামেলা থেকে বাঁচতে তাদের কিছু বলার আগে কোম্পানি পলিসি খতিয়ে দেখুন, যে এই ব্যাপারে কি উল্লেখ রয়েছে। যদি আপনার কন্ট্রাক্টে বা কোম্পানি পলিসিতে কিছু না পান, তবে সহকর্মীদের সাথে কথা বলুন। দেখুন তাদের অভিজ্ঞতা কি। তাদের জিজ্ঞেস করুন যে এমন ব্যাপারে এই কোম্পানির সাথে ডিল করায় তাদের অভিজ্ঞতা কেমন।

এভা ডয়েল, ২০ বছরের এক্সপিরিয়েন্স সহ এক ম্যানেজার যিনি, তিনি সাজেস্ট করেন যে এমন রোগের জন্য ছুটি নেয়ার আগেই এই ব্যাপারটা ম্যানেজারের সাথে ডিসকাস করে রাখা ভালো। তিনি বলেনঃ

"এই রোগ আপনি কিভাবে ম্যানেজ করবেন, আর এতে আপনার কাজে কেমন প্রভাব পড়বে, তা আগে থেকেই আলোচনা করে রাখুন।"

এতে করে আপনার অসুস্থতার সময় আপনি আপনার বসের সহায়তা পাবেন। এবং এতে অযাচিত কোন সারপ্রাইজও আপনার অফিস এক্সপেক্ট করবে না।

যদিও কিছু রোগের ব্যাপারে কথা বলা অস্বস্তিকর, কিন্তু বয়েড ও ডলেয়ের মতে, এই আলোচনা আগেভাগেই সেরে রাখা ভালো। আপনি আগে থেকেই বলতে পারেন, কিভাবে আপনার কন্ডিশনের কারণে মাঝেমধ্যে আপনার কাজ করতে সমস্যা হতে পারে। যেমন, মাইগ্রেইন, জ্বর ইত্যাদি। ক্ষুদ্র সকল ডিটেইল শেয়ার করা দরকার নেই। সে আপনার বসের না জানলেও হবে।

ইউএস লেবার ল অনুযায়ী আমেরিকায় একজন ১২ সপ্তাহ পর্যন্ত আনপেইড ছুটি নিতে পারেন, সিরিয়াস মেডিক্যাল কন্ডিশনের জন্য। পরিবারের কোন সদস্য অসুস্থ হলেও আপনি এই ছুটি ব্যবহার করতে পারেন। এটা জাতীয় আইনের মধ্যে আপনার অধিকার হিসেবে অন্তর্ভুক্ত, তাই আপনার বস এই ছুটি দিতে না চাইলেও এটা নেয়ার অধিকার আপনার আছে।

শেষের কথাঃ সঠিকভাবে ইমেইল করা

এই টিউটোরিয়ালে বলা সব পয়েন্ট হয়ত আপনার মনে থাকবে না, যখন আপনি আসলেই এমন একটা ইমেইল লিখতে বসবেন। যদি দরকার হয়, তাহলে এই আর্টিকেলটি বুকমার্ক করে রাখতে পারেন। পরে কাজে আসলেও আসতে পারে!

সবার শেষ কথা হচ্ছে, আপনার কোম্পানির সিক ডে পলিসি নেমে কাজ করার চেষ্টা করুন। এমন যেন না হয় যেন জ্বরে ভোগার পরদিনই অফিসে গিয়ে বসের চ্যাঁচামেচি শুনতে হয়!