Jak zálohovat všechny vaše E-maily aplikace Microsoft Outlook

Czech (Čeština) translation by Jakub Dokoupil (you can also view the original English article)

Pokud vlastníte firmu, už víte, jak důležité jsou vaše e-maily aplikace Microsoft Outlook. Jsou to, jak budete komunikovat s klienty a mohou být také jak si rozkazy. Chcete Ujistěte se, že a zálohovat informace v MS Outlook účet abyste neztratili žádné životně důležité obchodní informace. Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook pro vaše osobní potřeby, jako například komunikovat s přáteli a členy rodiny nebo pro školy, tyto e-maily jsou také důležité.

Mnoho uživatelů e-mailu, dokonce i profesionálům, nemysli si, o kolik informací skutečně ukládají v jejich e-mailového systému. Nepřemýšlí o jak ušetřit Outlook e-maily, dokud není příliš pozdě a že už ztratili nějaké informace.

Nemusí to být pro vás. Pokud je třeba se naučit jak zálohovat Outlook e-maily, tento kurz je pro vás. Budete se učit různé metody zálohování aplikace Outlook, které se od jak exportovat e-maily z aplikace Outlook k ukládání e-mailu v aplikaci Outlook PST formát a další. Budeme také diskutovat jak zálohovat ostatní MS Outlook dat, jako jsou kontaktní informace a další. Konečně se dozvíte o pár doplňky MS Outlook, které vám mohou pomoci zálohování Outlook e-maily.

Průvodce do schránky nulové Mastery (zdarma eBook ke stažení)

Než budete pokračovat v učení, jak používat aplikaci Microsoft Outlook, nezapomeňte se chytit naši bezplatnou eBook: The Ultimate průvodce k ovládnutí Zero Inbox. Je plná strategie organizace složky Doručená pošta a killer tipy pro správu všech příchozích zpráv mnohem efektivněji.

1. Proč je třeba aplikaci Outlook zálohování

O zálohování MS Outlook e-mailové zprávy nemusí přemýšlet, ale měli byste. Co když jste ztratili přístup k účtu elektronické pošty? Všechny e-mailové informace uložené na vašem účtu by pryč. Pokud používáte e-mailový účet aplikace Outlook pro podnikání, nechcete, aby se to stalo

Nejčastěji lidé ztratit přístup k jejich e-mailové účty, když zapomenete heslo. Samozřejmě obvykle existují kroky, kterými můžete získat přístup k e-mailu, ale ti může být časově náročné.

Důvod, proč lidé ztratí přístup k jejich e-mailové účty proto jejich účet byl hacknutý. Je-li váš Outlook e-mailový účet byl hacknut, může být obtížné pro vás znovu získat přístup. Pokud se tak stane a ty máš aktuální záložní soubor aplikace Outlook, alespoň budete mít vaše data e-mailu, který jste zálohovali.

Nezapomeňte zálohovat vaše nejdůležitější e-maily odděleně. Některé e-maily obsahují informace, které jsou životně důležité vaše podnikání: smlouva, návrh nebo dokonce i fakturu. Budete chtít přijmout zvláštní opatření k Ujistěte se, že máš navíc zálohu veškerých e-mailů s zásadní obchodní dokumenty nebo diskuse. Ukážeme vám, jak přesně to udělat kroky, které následují.

2. jak rychle zálohovat E-maily aplikace Outlook (Video)

Přečtěte si, jak zálohovat Outlook E-maily rychle pomocí PST souborů v tomto krátkém videu:

3. jak zálohovat Outlook E-mail: šest metod

Nyní, když jste se naučili význam zálohování informací e-mailu aplikace Outlook, je čas začít se učit jak na to. V této části vám ukážu šest metody zálohování e-mailu aplikace Microsoft Outlook:

Metoda 1. Jak exportovat E-maily z aplikace Outlook do PST formát

První způsob zálohování e-MS Outlook je export e-mailových zpráv do aplikace Outlook PST formát. Předtím, než jsme se dozvěděli jak export informací aplikace Outlook do tohoto formátu, možná se divíte: co je formát souboru PST aplikace Outlook a jak se liší od formátu souboru aplikace Outlook OST?

Soubor s příponou PST (soubor formátu PST) je informační soubor používaný aplikací Microsoft Outlook a Microsoft Exchange. Příklady typů dat e-mailu aplikace Outlook, si můžete uložit do formátu souboru PST:

E-mailové složky
Kontaktní informace
Informace o adrese
Informace z kalendáře aplikace Outlook

Přístup k souboru PST aplikace Outlook z počítače nebo serveru, kde je soubor uložen. Soubor ve formátu PST můžete také kopírovat do jiného umístění.

PST soubor se liší od přípony souboru OST (soubor OST). Formát souboru OST aplikace Outlook umožňuje pracovat v režimu offline s kopií souboru uloženého na vašem účtu Microsoft Exchange. Soubor je synched až při návratu do režimu online.

Krok 1. Přístup Import a Průvodce exportem

Teď pojďme naučit vytvářet záložní soubory PST aplikace Outlook ručně. Začít v Doručená pošta aplikace Outlook a klikněte na kartu soubor. Zobrazí se obrazovka informací o účtu:

Access the Import and Export Wizard — Prvním krokem k vytvoření souboru zálohování e-mailu, je přístup Průvodce importem a exportem.

Klepněte na možnost otevřít & exportu:

The ImportExport Selection opens the wizard — Vyberte možnost importu a exportu.

Poté klikněte na tlačítko Import/Export. Systém vrátí do složky Doručená pošta a zobrazí Průvodce importem a exportem:

The import and export wizard — Průvodci importem a exportem vám dává řadu dovozní a vývozní možnosti.

Krok. 2. použijte Průvodce exportovat E-maily z aplikace Outlook do formátu PST souborů

Vyberte Exportovat do souboru možnost a klepněte na tlačítko Další video tlačítko v dolní části průvodce. Průvodce vás vyzve k vyberte typ souboru:

Choose Outlook PST file format — Zvolte formát souboru PST aplikace Outlook.

Zvolte možnost datový soubor aplikace Outlook (PST). Klepněte na další video tlačítko. Dále budete vyzváni k výběru složky aplikace Outlook, které chcete exportovat data:

Select a folder — Zvolte složku aplikace Outlook, která obsahuje data, která mají být exportovány.

Pomocí posuvníku přesuňte nahoru nebo dolů zobrazíte všechny aktuální složky aplikace Outlook. Pokud jste vybrali složku, klepněte na tlačítko Další video tlačítko.

Poznámka: Můžete také zvolit zálohování kontaktů aplikace Outlook, informace z kalendáře, poznámky a úkoly z tohoto řádku.

Krok 3. Vyberte cestu, kam chcete ukládat své zálohy PST

Path where your Outlook PST file will be saved — Zvolte, kam chcete soubor uložit.

Na dalším řádku vyhledejte cestu pro export datového souboru aplikace Outlook. Nebo soubor můžete uložit ve výchozí cestě. Pokud uložíte souboru v výchozí cestu, budete muset určit, zda chcete povolit duplicitní položky. Můžete také změnit název souboru na tomto řádku, což je dobrý nápad, protože je výchozí název souboru: backup.pst. Pamatujte, název souboru a umístění souboru aplikace Outlook PST, který jste vybrali tak, aby později nalezli soubor PST aplikace Outlook.

Po provedení výběru klepněte na tlačítko Dokončit tlačítko v dolní části řádku. Budete vyzváni k vytvoření hesla. Tento krok je volitelný, ale to by mohlo být důležité, Pokud zálohujete data je citlivý a musí být chráněn.

Po exportu vybrané složky do souboru PST, můžete zjistit, zda soubor existuje otevřením složky v Průzkumníku souborů.

Krok 4. Najděte aplikace Outlook PST soubor a zkopírovat nebo přesunout do nového umístění

Po vytvoření záložní email soubor můžete otevřít Průzkumník souborů a vyhledat záložní soubor aplikace Outlook, který jste právě vytvořili. Poznáte to, protože datový soubor aplikace Outlook bude soubor typu:

Finding an Outlook Backup file — Přejděte do umístění souboru PST aplikace Outlook Vyhledejte záložní soubor, který jste vytvořili.

Chcete-li přesunout soubor, jednoduše klikněte na něj a přetáhněte jej do složky, kde chcete být.

Chcete-li zkopírovat soubor, klepněte na soubor, který chcete kopírovat a stiskněte kombinaci kláves CTRL + C. Otevřete složku, do které soubor a stiskněte CTRL + V.

V tomto případě musíme přesunout některé soubory do nové složky, které jsem právě vytvořili nazývá testování. Po soubor jste přesunuli do nového umístění souboru PST aplikace Outlook, otevřete Průzkumník souborů zobrazíte záložní soubor aplikace Outlook:

Outlook Backup File — Záložní soubory PST aplikace Outlook zkopírován do nového umístění.

Krok. 6. přístup k zálohování e-mailových souborů z aplikace Outlook

Je to skvělé být schopen vytvářet záložní soubory, ale oni nebudou skutečně užitečné pro vás, dokud můžete je znovu otevřít ve vašem e-mailový účet. U tohoto cvičení jsem vytvořil záložní e-mail soubor s názvem XYZProject.pst pomocí mé další e-mailového účtu aplikace Outlook. Jdu otevřít tento soubor z mé práce Outlook e-mailový účet.

Chcete-li získat přístup k souboru záložní aplikace Outlook, začněte na obrazovce informace o účtu aplikace Outlook. Klepněte na tlačítko otevřít & exportovat video otevřít datový soubor aplikace Outlook.

Otevře se Průzkumník souborů do výchozího umístění. Pokud jste uložili soubor aplikace outlook zálohování jinde, budete muset přejít do umístění, kde je uložena záložní soubor PST. V tomto příkladu potřebuji přejít do složky testování, které jsem vytvořili dříve:

Outlook PST File Location in Testing folder — V tomto příkladu je umístění souboru PST aplikace Outlook ve složce testování.

Klepněte na soubor a klepněte na tlačítko otevřít. Systém vrátí do vaší schránky.

Restored backup files at the bottom of the navigation pane — Obnovené soubory, které zálohování se zobrazí v dolní části navigačního podokna.

V navigačním panelu na levé straně, zobrazí se vám nové kategorie v dolní části panelu, pod archivy: Data aplikace Outlook. Tato kategorie obsahuje informace ze záložní složky, které jste právě otevřeli. Chcete-li otevřít soubor a přístup k vašim datům, klikněte na šipku nalevo od něj. Vzhledem k tomu, složky, archivovanými byl podsložkou složky Doručená pošta, když jsem archivovány, že struktura byla zachována. Musím také klepnutím na šipku vlevo od slova Doručená pošta.

Restored folder — Nyní můžete vidět obnovená složka.

Nyní můžete otevřít složku a zobrazit e-maily uvnitř. Můžete také přetáhnout a přetažení zprávy do jiné e-mailové složky.

Metoda 2. Jak přetažení a přetáhněte E-maily do souboru Průzkumník složky

Rychlý a snadný způsob, jak zálohovat jednu e-mailovou zprávu, je přetáhnout jej z doručené pošty aplikace Outlook do složky Průzkumník souborů.

Začněte otevřením složky aplikace Outlook, která obsahuje zprávy, které chcete zálohovat. Otevřete Průzkumník souborů do složky, kam chcete uložit záložní e-mailovou zprávu:

Drag and Drop email messages to move them — Můžete drag-and-drop e-mailových zpráv přesunout z aplikace Outlook do Průzkumníka souborů.

Klepněte na e-mailové zprávě a přetáhněte jej do File Explorer k vytvoření kopie zálohování e-mailu:

Backup email file — Záložní soubor aplikace Outlook, který jste vytvořili pomocí drag-and-drop je soubor položka aplikace Outlook, nikoli Outlook datový soubor.

Jak vidíte, e-mailu, který jsme zkopírovali do File Explorer je nyní v mé složce jako položka aplikace Outlook (nikoliv souboru PST). Pokud poklepete na položku z v rámci Průzkumník souborů, otevře se zprávy v aplikaci Outlook.

Metoda 3. Jak ušetřit Outlook E-maily jako HTML nebo TXT soubory

Dalším způsobem zálohování zprávy aplikace Outlook, je uložení e-mailu ve formátu HTML nebo TXT. Tento soubor lze poté uložena v cloudu. Můžete dokonce připojit soubor k e-mailové zprávy, pokud chcete.

Začněte otevřením Doručená pošta aplikace Outlook, klepněte na e-mailové zprávy, které chcete zálohovat jej otevřít. V následujícím příkladu zálohování e-mail o fakturu:

Outlook email to be backed up — Tady je email Outlook zálohování. Příloha by měl zálohovat zvlášť.

Poznámka: Příloha faktury nebudou zálohovány pomocí této metody. Chcete-li zálohovat na přílohu, stáhnout, vytvořit kopii a kopii přejmenujte.

Klikněte na kartu soubor v horní části obrazovky. Zobrazí se následující obrazovka:

Save an Outlook Email in TXT or HTML format — E-mail aplikace Outlook můžete uložit ve formátu HTML nebo TXT.

Na levé straně klepněte na možnost Uložit jako. Zobrazí se Průzkumník souborů. Vyberte cestu, kam chcete ukládat záložní e-mailovou zprávu. V dolní části obrazovky, klepněte na šipku napravo od Uložit jako typ. Zobrazí se vám následující drop-down menu s možností typ souboru:

Save as options — Drop-down menu umožňuje zvolit typ souboru, který chcete uložit e-mailu jako.

Vyberte typ souboru, který chcete uložit e-mailu v.

Metoda 4. Způsob předávání pošty na jiný e-mailový účet

Pokud máte jiný e-mailový účet, je rychlý a pohodlný způsob, jak vytvořit záložní kopii e-mailu předat vaši e-mailovou adresu. Jednou z výhod této metody je, že přílohy budou předány.

Začněte otevřením e-mailu aplikace Outlook, kterou chcete zálohovat.

Forward an Outlook email message to back it up — Můžete předat dál e-mailové zprávy aplikace Outlook jej zálohovat.

Klepněte na ikonu vpřed v pásu karet.

Choose the email address where you send the message — Zvolte e-mail poslat vaši zprávu.

Zadejte jednu nebo několik e-mailové adresy, kam chcete poslat kopie zálohování e-mailu.

Metoda 5. Zálohování e-mailu aplikace Outlook pomocí digitalizace obrazovky

Pokud máte software pro digitalizaci obrazovky načten v počítači, můžete udělat snímek jako záložní Ukázat, že jste obdrželi konkrétní e-mail (a co to řekl, e-mailu).

Tato metoda email zpět nahoru může být zvláště užitečné při jednání s technickou podporou, pokud chcete odkazovat na e-mail, který jste obdrželi od nich.

Metoda 6. Pomocí e-mailu zálohování doplněk

Dali jsme vám spoustu metod zálohování e-mailu aplikace Outlook. Existují ale také mnoho softwarových nástrojů, které vám mohou pomoci s Outlook e-mailových zálohy. Zde je popis několika z nich:

Dropbox Add-in. Pokud máte nainstalován doplněk odkládací schránky, můžete sdílet přílohy jako odkládací schránky odkazy. Můžete také uložit nebo zálohovat příchozích e-mailových příloh do Dropboxu. Vzhledem k tomu, Dropbox je bezpečné cloudové úložiště, bude vaše informace zabezpečené i v případě, že se stane něco do vašeho počítače.
Evernote Add-in. V Evernote umožňuje oříznout jakékoli vlákno e-mailu aplikace Outlook (včetně příloh). To znamená, že můžete přistupovat tyto e-maily na jakémkoli zařízení, kde lze získat přístup k Evernote. Evernote můžete také uspořádat uložené e-maily.
Microsoft OneNote. Notebook od společnosti Microsoft a systém souborů, aplikace OneNote, může také pomoci vám spravovat vaše zprávy aplikace Outlook. Pokud máš to integrovaná s aplikací Outlook, můžete uložit e-maily (a jejich příloh) ve složkách s přidružené soubory.
TechHit MessageSave. MessageSave-doplněk pro aplikaci Outlook má mnoho funkcí užitečné aplikace Outlook zálohování včetně schopnosti plnit vládní normy pro e-mailové uchování. Můžete také ukládat e-mailové zprávy s další související dokumenty. Ukládat záložní aplikace Outlook e-maily ve formátu MSG nebo PDF.

Další informace o jak efektivně využívat e-mailu aplikace Outlook

Ať už jste majitelem firmy nebo obchodní profesionály, email je důležitý komunikační nástroj. Je důležité zajistit, že vaše e-maily jsou tak profesionální, jak je to možné. Tyto kurzy mohou pomoci:

Pokud potřebujete lépe při použití MS Outlook, podívejte se na zbytek naší praktické kurzy Outlook série: co je MS Outlook? (Softwarový nástroj pro E-mail).

Lépe spravovat své e-mailové schránky a udržet své příchozí e-maily, které organizoval, nezapomeňte se přihlásit se k newsletter Tuts + Business a chytit naši bezplatnou eBook: The Ultimate průvodce k ovládnutí Zero Inbox. Je plná strategie organizace složky Doručená pošta a killer tipy pro správu všech příchozích zpráv mnohem efektivněji.

Proč ne zálohovat vaše důležité Outlook E-maily dnes?

Nyní, když jste se naučili, jak vytvořit záložní soubory MS Outlook, budete chtít vytvořit svůj systém zálohovat Outlook e-maily. Budete moci přistupovat k vašim datům, i v případě, že ztratíte přístup k účtu aplikace Outlook. Tak co vám brání ochrana obchodních informací aplikace Outlook? Proč ne nastavit zálohování aplikace Outlook Dnes?