Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Backups
Business

Jak nejlépe zorganizovat vaše počítačové soubory, složky & dokumenty.

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Czech (Čeština) translation by Jan Stastny (you can also view the original English article)

Pokud čtete tento článek, existuje tu dobrá šance, že váš počítač je v pěkném nepořádku. Máte soubory všude po ploše, složka stahování je přecpaná dva roky starými aplikačními instalátory a kdo ví kde je soubor, který Jason potřeboval včera před fakturováním. Pojďme se podívat na to jak to napravit.

Ještě před ponořením se do problému, potřebuje si určit největší problém s organizováním systému:  vás. Nemá cenu nastavovat komplikovaný souborový systém, kde každá složka má jinou barvu, jiný štítek a vzájemné vztahy s každou jinou složkou. To vydrží asi tři minuty.

Vaše první priorita, poté, naimplementovat systém kterého se budete držet. Chci jít a podívat se vám do skříně jestli je vše úhledně organizováno, skvělé, můžete začít pokročilejší věcí. Na druhé straně, jestli nemůžete mít naskládaná třička na ponožkách, měli byste spíš začít s něčím opravdu jednoduchým a čeho se budete držet.  Pamatujte, jako s každým cílem - máme celého průvodce nastavení cílů, kterého byste měli shlédnout - konzistence je nejdůležitější  věc. Později můžete přidat víc složitostí.

Jste připraveni se naučit organizovat své složky? Pojďme na to.

Jak organizovat počítačové soubory: Rozhodnout strukturu

Existují tři hlavní způsoby jak můžete strukturovat váš souborový systém: projektově, na zadavateli, nebo podle typu souboru. Jsou tu pro i proti pro každou metodu organizování složek a vy můžete použít kombinaci, například seskupování podle projektu ale v projektu seskupovat věci podle typu souboru, nebo vše podle roku, ale v každém roce seskupovat podle klienta.

Pojďme se podívat na každý způsob organizace počítačových souborů. Měli byste si vybrat metodu, která se zdá, že bude vyhovovat vaší práci nejlépe a držet se jí. 

1. Projekt či na základě zadavatele organizační systém

a project based file structure

Projekt či dle zadavatele struktufa je možná nejjednodušší se jí držet. Každýprojekt či zadavatel - jak rozdělujete věci opravdu záleží na to jakou práci dělát - vytvořte si vlastní složku. V každém projektu či zadavatelské složce mějte relevantní soubory a dokumenty.

Co dělá projektové či klienské nastavení tak dobřé je že je hloupě jednoduché.  Pokud soubor A má něco dočinění s Klientem X, přijde do složky X. Pokud soubor B má něco dočinění s klientem Y, skandálně přijde do složky Y.

Pokud máte vícero projektů pro stejné zadavatele, můžete buď každému projektu dát složku či můžete mít jednotlivé projektové složky pro každého klienta.

Tam kde je systém založený na projektu či na zadavateli, systém se začne hroutit při práci s mnoha soubory, které budete muset zpracovat pro několi projektů či pro organizaci jako celku. Můžete oholit "Obecnou" složku projektu, ale to záhy vytvoří víc problémů než řešení. Podobně duplikace souborů nikdy není řešením.

Jindy můžete narazit na problém s projektovým či klientským nastavení když máte hodně odlišných souborů a každá složky je uplně v nepořádku. Řešením zde je použití jednoho či dvou nastavení ve vaší projektových či zadavatelských složkách.

0becně bych doporučil defautlně pracovat s projektovým či zadavatelským nastavením. Je tak jednoduché se ho držet a dodáte svému počítači trošku potřebné organizace. Přesto že každdý projektová či zadavatelská složka bude trošku nepořádná, vše bude lepší než bylo předtím.

2. Na datech založený organizační systém

a date based structure

Se strukturou podle dat, máte normálně složky pro každý dok a podsložku pro každý měsíc. Záleže na to s kolika soubory pracujete, ale můžete mít i další podsložky pro každý týden, což už by, ale bylo moc.

Hezká věc na struktuře, podle dat je že je jednoduché najít soubory určité určitého časového úseku, napříkad hledání financí minulého roku z měsíce ledna.

Struktura podle dat je nejlepší, když děláte několik stejných úkolů či když pravidelně pracujete s podobnými soubory. Když máte týdenní finanční plán či prodejní zprávy což je vlastně stejnáý dokument jen s jinými čísly tak je to ideální. Nemůžete seskupovat tento druh souborů podle projektu budete mít zanedlouho 200 zpráv v každé složce. - všechno je vlastně stejný projekt -

Problémy struktury podle dat jsou spojené se svými silnými stránkami. Pokud nemáte  velké množství podobných souborů, nebudete se obtěžovat s touto strukturou. Také nefunguje velmi dobře, když pracujete na stejném souboru pro delší dobu.Necháváte obchodní prezentaceive složce po dobu měsíce od jejího vytvoření? Měsíc od jejího dokončení? měsíc od jejího posledního použití?

Rozmyslete se jakou práci děláte. Možná se ukáže zřejmé, že  používání systému založeném na datech je pro vás ten pravý či ne.

3. Systém založený na typu souboru

Systém založený na typu souboru seskupuje vše no složek založených na typech souborů.  Nemusí to být striktně počítačový soubor, místo toho místo toho lze použít jména složek jako:

  • marketing
  • prezentace
  • finance
  • a podobné

Do každé složky dáte soubory stejného rázu

Souborová struktura nefunguje jako ta nejlepší struktura, pokud pracujete jen pro jednu společnost či sám na sebe a nemáte příliš mnoho souborů, se kterými se musíte vypořádat.

Pro většinu lidí na datech založená struktura funguje nejvíc, když jde o jednoho klienta, nebo projekt či data. Když vaše klientské složky stávají nepřehledné, přidání podsložky založené na datech je dobrý způsob jak situaci vyřešit.

Znovu, myslete na druh práce kterou vykonáváte. Pokud jde jen o několik repetetivních věcí, poté metodata založená na typu souborů v organizování věcí může být ta pravá. Jinak se jí držte pro podsložky.

Jedna je nic a dvě je jedna : Zálohy

Nyní kdy jste se rozhodli jak budete organiizovat vaše soubory a složky, musíme si promluvit o něčem důležitém : o zálohách. Pevné disky mohou pomoci a pomáhají, ale selhávají. Můžete přicházat každé ráno do vaší kanceláře, slyšet divné zvuky a chroptění z vašeho počítače, a už se k vašim souborům nikdy nedostanete. Či můžete mít notebook, který vám byl odcizen ve vlaku, zrovna když jste dávali ranní kávu. Prostě mí vaše data dobře organizovaná není vše, je potřeba je také mít v bezpečí.

Máme celého průvodce jak si vytvořit blbzvzdourný zálohovací plán jako jednotlivé články o zálohování na vašem PC či Macovi, užitím Time Machine, mrkněte na články se specifickými instruckemi. Já tu jen dávám obecný přehled.

Když přijde na dobré zálohování, budete potřebovat několik druhů zabezpečení. Je to vše dobré pro váš počítač jako třeba mít extení pevný disk, ale co když vám vyhoří dům s vaší zálohou? Všechna vaše data jsou ztracena. Proto přicházejí na řadu zálohy, cloudové zálohy a offfsite zálohy

Můj oblíbený a preferovaný systémm zálohování  souborů je Dropbox - ačkoli můžete použít také Google Disk či Microsoft  OneDrive. Takže jak si uložíta data, uložít se na cloud.  Není to pravá  záloha, ale jako první stupěň zálohování postačí.  Pokud máte rychlé internetové připojení, a nepracujete zrova s Terabyty dat, využívání cloudových služeb pro váš zní jako dobrý způsob jak udržet svá data v bezpečí. Je to také dobrý způsob jak, mít svá data přístupná odkudkoli.

Stejně jako Dropboxu k bezpečné záloze dat, také používám specializovanou zálohovací službu. Doporučil bych mrknout se na Backbblaze Nejen že to znamená, že mám dvě kopie offsite všech mých dokumentů, ale mám i možnost obnovit dřívější verze, i obnovit vše pokud je potřeba.

Nakonec když dělám něco, kde je šance, že bych mohl i ztratit data - jako třeba updatování počítače - vytvořím si lokální zálohu, takže můžu rychle obnovit vše aniž bych musel čekat až se vše stáhne z internetu.

Nemáte věrnou kopii mojí mého zálohovacího plánu, ale měli byste mít jednu offsite, automatická záloha všech důležitých dokumentů, protože když jí nemáte riskujete ztrátu všech dat.

Nejlepší praktiky pro organizování počítačových dat

Jak už jsem zvýraznil v horní částí totoho článku, nejdůležitější  v organizaci vašich douborů je držet s struktury, kterou jste si vybrali. Zde je několik nejlepších praktik a také nějaká nová nastavení organizování. 

  • Vynechte plochu.  Nikdy neukládejte soubory na vaší plochu. Jen vypadá nepořádně. Je v pořádku si soubor přetáhnout z USB klíčenky na plochu, ale hned by měl být odstraněn.
  • Přeskočte Stahování. Nenchávejte soubory jen ta ležet ve složce Stahování. Mějte soubory tam kam patří, nebo je vymažte. 
  • Hned umísťujte sobory. Když to necháte na později, vymkne se toz ruky. Hned jak vytvoříte či přijmente soubor, uložte ho na řádné místo.
  • Dělejte si pořádek jednou týdně. Každé pondělí či pátek odpoledne, mrkněte na soubory na kterých jste pracovali ten týden a ujistěte se, že jsou uloženy na správném místě. Poklidit soubory, vymazat nepotřebné soubory, obecně přestaňte mít ve věcech nepořádek dokud je ještě čas. Pokud používáte platformu Mac, zde jsou aplikace jako hazel které vám práci zautomatizují.
  • Používejte popisné názvy. Když pojmenováváte své soubory, dejte jim popisná jména "Obchodní plán" ja špatně "obchodní plán - zákazník X leden" je omoc lepší.
  • Vyhledávejte adekvátně.  Vyhledcí fíčura je s moderní operačním systémem velmi silná. Pokud nemůžete najít soubor sami, zkuste vyhledávání. Pokud jste nazvali soubory a složky správně, bude jednoduché je najít.
  • Nepoužívejte příliž mnoho složek. Mít přílož mnoho složek se stane otravné. Každá složka  by měla mít minimálně kolem 10 souborů. Pokud máte v každé složce 2-3 soubory, měli byste přehodnotit strukturu.
  • Držte se jí. Nevzdávejte to po několika dnech. Vždy to zabere trochu času, než se něco nového přizpůsobíte.Zavažte se používánní soborové struktury po několik týdnů než od ní opustíte.
  • Stále vylaďujte.  Nejhorší systémy jsou hloupé výjmečně fungují.   Začněte s jednou ze struktur, kterou jsem doporučil a vylaďujte ji za pochodu. Přizpůsobte ji vašemu workflow místo toho, aby jste násilím přizpůsobovali vaše workflow rigidní souborové struktuře.

Zabalení

Organizovaný počítač je mnohem příjemnější používat. Když víte, kde se každý soubor nachází, už to není noční můra, když někdo přijde a zapterá se na to a na či ono  na soubor dva roky starý.  Nachází se ve složce zvané 2016 > obchodní materiály atd.

Když už máte svou strukturu souborů, není tak těžké se jí držet. Zabere jen několik hodin či odpoledne jí nastavit a můžete jí vesele používat.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.