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Ein Freelancer-Handbuch, um rechtzeitig bezahlt zu werden

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Basic Bookkeeping
A Freelancer's Guide to Planning for Retirement

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Als Freelancer mögen wir natürlich unsere Arbeit, aber wir mögen auch, dass unsere Arbeit rechtzeitig bezahlt ist.

Pünktlich bezahlt sein, kann jedoch ein Problem sein. In einer Umfrage der Freelancers Union in den USA gaben 77% der Mitglieder an, dass sie Probleme haben, für ihre Arbeit bezahlt zu werden.

In diesem Tutorial gebe ich Ihnen einige Strategien, die Sie verwenden können, um schneller Bezahlung bekommen. Ich werde zunächst die richtigen Kunden auswählen, klare Zahlungsregeln festlegen, effektiv fakturieren und Probleme lösen.

Kein Tutorial kann Sie natürlich zu 100% vor schlechten Clients schützen. Sie können all diese Schritte befolgen und immer noch unglücklich genug sein, um auf einen Scamster, einen unehrlichen Kunden oder einen Kunden zu treffen, der einfach nicht bezahlen kann.  Aber wenn Sie diese Strategien einsetzen, werden Sie viel bessere Chancen haben, das Schicksal der 77% zu vermeiden, und stattdessen den 23% der Freiberufler beitreten, die pünktlich und stressfrei bezahlt werden.

1. Wählen Sie Ihre Kunden

Es scheint wie ein seltsamer Ort zum Starten, aber nach meiner Erfahrung ist es der wichtigste Schritt. Als Freelancer sind wir immer auf der Suche nach Arbeit, und wir wollen keinen potenziellen neuen Kunden ablehnen. Aber manchmal muss man einfach "Nein" sagen.

Es gibt keine festen Regeln dafür, welche Kunden pünktlich bezahlen und welche nicht. Aber ein wenig Forschung kann einen langen Weg gehen.

Informieren Sie sich über den Hintergrund und den Ruf des Unternehmens. Ist es schon lange da? Ist es groß oder klein? Hat es ein richtiges Büro, oder existiert es nur in den Leitungen des World Wide Web?

Wenn Sie für eine Person arbeiten, versuchen Sie, ihren Hintergrund in ähnlicher Weise zu erforschen. Für welche Unternehmen haben sie gearbeitet, und haben sie zuvor Freiberufler eingestellt? Haben sie eine starke Online-Präsenz?  Sie können viel vom LinkedIn-Profil oder von der Website einer Person ableiten - und Leute, die online aktiv sind, neigen auch dazu, sensibler für ihre Online-Reputation zu sein, was dazu führt, dass sie weniger ablehnen, Sie zu bezahlen und in sozialen Medien angegriffen werden.

Sie können auch in Foren suchen, andere Freelancer fragen, die Sie kennen, oder etwas so einfaches tun, wie den Namen des Kunden in Google eingeben, begleitet von Wörtern wie "Betrug", "unzuverlässig", "schlechter Kunde" oder irgendetwas anderes, was Ihnen einfällt. Manchmal erscheinen die Beschwerden oder Warnungen eines anderen Freelancers in einem Forum oder Blogeintrag.

Natürlich können Sie niemals mit absoluter Genauigkeit feststellen, ob ein Client zuverlässig ist oder nicht. Aber einige sorgfältige Nachforschungen werden Ihre Chancen verbessern. Niemals Angst haben, "Nein" zu einem Angebot zu sagen, das sich nicht richtig anfühlt.

2. Richte klare Regeln ein

Sobald Sie Ihre Kunden ausgewählt haben, müssen Sie einige Regeln festlegen.

Wählen Sie Ihre Zahlungsbedingungen

Wie und wann erwarten Sie, dass Sie bezahlt werden? Dies ist das erste, was Sie feststellen müssen.

Sie haben wahrscheinlich einige allgemeine Zahlungsbedingungen und dann einige, die für bestimmte Kunden oder Projekte spezifisch sind. Zum Beispiel könnten Sie die Zahlung normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Fertigstellung erwarten, aber bei einem sehr großen Projekt erwarten Sie, dass Sie einen dritten vorziehen, ein weiteres Drittel bei der Lieferung eines bestimmten Meilensteins und der Rest bei Projektabschluss.

Wählen Sie, was für jedes Projekt und jeden Kunden richtig ist. Verstehen Sie, dass einige Kunden ihre eigenen Standardprozesse und -begriffe haben, aber auch, was für Sie funktioniert. 

Die von Ihnen gewählte Zahlungsmethode hängt vom Bankensystem und den Normen in Ihrem Land ab, aber das allgemeine Ziel besteht darin, eine weit verbreitete Methode zu finden, die sowohl für Sie als auch für den Kunden einfach zu verwenden ist und die Gebühren minimiert.

PayPal und ähnliche Online-Zahlungsdienste sind weit verbreitet, insbesondere für internationale Zahlungen. Banküberweisungen und Schecks können auch für Sie arbeiten, insbesondere für Inlandsgeschäfte. 

Überprüfen Sie die Situation in Ihrem Land. Finden Sie heraus, welche Lösung die niedrigsten Gebühren, die größte Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz bei den Kunden bietet. Es macht keinen Sinn, die Zahlung mit dem niedrigsten Service zu verlangen, wenn keiner Ihrer Kunden es nutzt.

Kommunizieren Sie von Anfang an

Es gibt eine Zeit, um mit dem Kunden über Ihre Zahlungsbedingungen zu sprechen, und zwar nicht, wenn Sie Ihre Rechnung versenden.

Als ich zuerst als Freiberufler anfing, habe ich einige Arbeiten für einen Kunden in Übersee abgeschlossen und meine Rechnung mit meinen PayPal-Kontodetails geschickt verschickt. Großer Fehler.

"Wir benutzen PayPal nicht", wurde mir gesagt.

Ich habe angeboten, stattdessen meine Bankverbindung anzugeben, aber sie haben auch keine Banküberweisungen gemacht. Sie konnten mir nur einen Scheck schicken. Die Einzahlung dieses US-Schecks in meinem UK-Konto kostete mich viel Zeit, eine Menge Gebühren und ein schmerzendes Handgelenk von allen Formen, die ich ausfüllen musste.

Die Moral der Geschichte? Sprechen Sie immer zuerst über die Zahlungsbedingungen, bevor Sie mit den Arbeiten am Projekt beginnen. Es ist gut, eine Reihe von Optionen anzubieten, aber es ist wichtig, insbesondere bei internationalen Kunden sicherzustellen, dass der Kunde Sie so bezahlen kann, wie Sie es annehmen können.

Sie sollten auch Ihre anderen Zahlungsbedingungen angeben, z. B. den Zeitrahmen, innerhalb dessen Sie voraussichtlich bezahlt werden, sowie alle Zahlungen, die vor oder während des Projekts fällig werden. Am besten festigen Sie dies alles in einem schriftlichen Vertrag (siehe mein früheres Tutorial für mehr Hilfe zu Verträgen).

In den meisten Fällen ist die Vereinbarung von Details zu den Zahlungsbedingungen kein echtes Problem, aber wenn es Konflikte gibt, ist es am besten, sie frühzeitig zu beseitigen. Auf diese Weise ist es Aufgabe des Kunden, herauszufinden, wie Sie Ihre Bedingungen erfüllen können, wenn Sie die Arbeit erledigen möchten. Überlasse es dem Ende, und die Dynamik kehrt sich um - jetzt liegt es an Ihnen, die Bedingungen des Kunden zu akzeptieren, wenn Sie bezahlt werden wollen.

3. Rechnung klar und deutlich

Wenn Sie sofort bezahlt werden möchten, müssen Sie sofort eine Rechnung stellen. Sobald Sie die Arbeit abgeschlossen haben oder den vereinbarten Meilenstein erreicht haben, senden Sie Ihre Rechnung sofort.

Stellen Sie vor allem sicher, dass die Rechnung alle notwendigen Zutaten enthält:

  • Ihr Name, Firmenname, wenn es anders ist, und vollständige Kontaktdaten
  • Name und Adresse des Kunden
  • eine Rechnungsnummer als Referenz
  • das Datum der Rechnung
  • das Datum, an dem Sie voraussichtlich bezahlt werden
  • eine kurze Beschreibung der abgeschlossenen Arbeiten 
  • der fällige Betrag 
  • alle Steuerdetails wie angemessen 
  • Anweisungen zur Bezahlung 

Solange Sie alle diese Details und alle anderen, die für Ihr Geschäft spezifisch sind, einschließen, ist es nicht wichtig, welches Format oder welche Vorlage Sie verwenden.

Persönlich verwende ich eine einfache Vorlage, die mit Microsoft Excel für Mac geliefert wird. (Gehen Sie zu Datei> Neu von Vorlage ..., wählen Sie Business Finance und klicken Sie auf Rechnung). Es ist einfach, und es wird wahrscheinlich keine Designpreise gewinnen, aber es macht den Job für mich. Es gibt ähnliche Vorlagen in Word und anderen ähnlichen Programmen, sowohl für Mac als auch für Windows.

Wenn Ihr Geschäft komplizierter ist und Sie ein höheres Arbeitsvolumen haben, möchten Sie vielleicht spezielle Software oder Apps verwenden, die oft zusätzliche Vorteile bieten, wie die Nachverfolgung Ihrer Zeit oder die Durchführung anderer finanzieller Funktionen.  Es gibt viele Apps, um dies zu tun: nur ein paar Beispiele sind Zoho, Harvest und Invoiceable. Sie können Rechnungen auch mit PayPal senden, was nützlich sein kann, wenn Sie so bezahlt werden und alles an einem Ort erledigen möchten.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, müssen Sie eine Erinnerung einrichten, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die Zahlung erfolgt ist, und falls nicht, weiterverfolgen. Wir werden uns im nächsten Abschnitt anschauen, wie das geht.

4. Was zu tun ist, wenn sie nicht zahlen

Wenn Sie die Schritte so weit verfolgt haben, haben Sie sich eine gute Chance gegeben, pünktlich bezahlt zu werden.  Aber manchmal, trotz all Ihrer Bemühungen, Ihre Kunden sorgfältig auszuwählen, Ihre Zahlungsbedingungen zu wählen und zu kommunizieren und eine prompte, klare Rechnung zu senden, werden Sie immer noch nicht bezahlt. In diesem Abschnitt werden wir uns ansehen, wie wir damit umgehen.

Schritt 1: Heben Sie das Telefon ab

Manchmal, vor allem wenn Sie für große Firmen arbeiten, kann eine Zahlungsunfähigkeit einfach auf ein Versehen oder eine administrative Verwechslung zurückzuführen sein. Es besteht also keine Notwendigkeit, sofort aggressiv zu werden.  Nimm stattdessen das Telefon und starte eine Unterhaltung, um herauszufinden, was passiert. Ich finde, dass die meisten Streitigkeiten in einem fünfminütigen Telefonanruf viel schneller gelöst werden können als eine lange Kette von E-Mails.

Obwohl Sie die Dinge in diesem Stadium informell halten, möchten Sie jedoch schnell sein. Wenn Sie den Ratschlag im vorherigen Schritt befolgt haben und eine Erinnerung einrichten, wenn die Zahlung fällig ist, stellen Sie sicher, dass Sie schnell - innerhalb von ein oder zwei Tagen - nachforschen.  Auf diese Weise starten Sie nicht nur den Prozess früher, sondern machen dem Kunden auch klar, dass Sie Ihre Zahlungsbedingungen ernst nehmen.

Schritt 2: Follow-up schriftlich

achdem Sie den Anruf getätigt haben, senden Sie eine kurze E-Mail, in der Sie bestätigen, was Sie zugestimmt haben. Sie können die Dinge immer noch freundlich halten, aber es ist wichtig, eine Aufzeichnung der Konversation zu haben, falls später Probleme auftreten. Zum Beispiel könnten Sie sagen:

Tolles Gespräch mit Ihnen heute und danke für die Erklärung, dass der Typ in den Accounts im Urlaub war. Es ist gut zu hören, dass er heute zurück sein wird und ich bis Ende der Woche bezahlt werden sollte. Ich werde dir nächsten Montag wieder eine E-Mail schicken, um dich wissen zu lassen, ob ich sie erhalten habe.

Die Formulierung liegt natürlich bei Ihnen, aber die Idee besteht einfach darin, zu bestätigen, wie die Dinge aufgrund Ihrer Konversation stehen, und die Person wissen zu lassen, wann Sie erwarten, bezahlt zu werden (und dass Sie so bald wieder folgen werden) wie diese Frist vergeht).

Schritt 3: Deal mit der richtigen Person

Es gibt nichts, was einen Prozess verlangsamen könnte, als ob zu viele Leute beteiligt wären. Gerade bei großen Unternehmen kann dies ein großes Problem sein.

Sie können beispielsweise eine Abrechnungsabfrage an Ihren regelmäßigen Kontakt Bill senden, der seine Chefin Janet per E-Mail benachrichtigt, die die Anfrage an Sanjay, den Leiter der Konten, weiterleitet, der sie an Jared weiterleitet, der für die Zahlung verantwortlich ist.

Dann antwortet Jared Sanjay, der die E-Mail an Janet weitergibt, dann an Bill, und dann kommt er ungefähr eine Woche später zurück, ohne dass deine ursprüngliche Anfrage beantwortet wurde, und du musst den Prozess von vorne beginnen.

Das hört sich absurd an, aber ich habe mich in der Vergangenheit in fast genau dieser Situation wiedergefunden (nur die Namen wurden geändert, um die Nicht-so-Unschuldigen zu schützen).

Klar, es wäre besser, einfach direkt mit Jared zu reden und herauszufinden, was los ist. Sie werden das Problem schneller lösen und Ihre Beziehung mit dem normalen Kontakt, mit dem Sie arbeiten, nicht beschädigen.

Sobald Sie das Gefühl haben, dass ein Problem auftritt, fragen Sie vielleicht selbst beim ersten Telefonanruf in Schritt 1, wer für die Verarbeitung der Zahlung verantwortlich ist und welche Kontaktdaten diese Person hat. Dann kontaktieren Sie ihn direkt, nur wenn Sie Ihren normalen Arbeitskontakt wieder aufnehmen, wenn Sie keine Fortschritte machen.

Schritt 4: Sei fest und hartnäckig

Verfolgen Sie regelmäßig, telefonisch und per E-Mail, dokumentieren Sie alles und versuchen Sie gegebenenfalls verschiedene Personen innerhalb der Organisation. Setzen Sie nach jeder Konversation oder Zusage eine Erinnerung und verfolgen Sie diese umgehend, sobald jede neue Frist abgelaufen ist.

Indem Sie dies tun, machen Sie dem Klienten klar, dass Sie nicht einfach "weggehen" werden, und dass der einfachste Weg, die Situation zu beenden, darin besteht, Sie zu bezahlen. Es gibt keinen Grund, jemanden zu belästigen. Follow-up regelmäßig und hartnäckig.

Schritt 5: Down-Tools

Bei Arbeitskämpfen in Großbritannien sagten die Gewerkschaftsführer ihren Mitgliedern oft: "Niedere Werkzeuge!" Die Arbeiter würden ihre Werkzeuge ablegen und sich weigern, weitere Arbeit zu leisten, bis ihre Beschwerden geklärt seien.

Als Freiberufler steht Ihnen diese Option offen, wenn Sie nicht rechtzeitig bezahlt werden. Ob es sich um eine Strategie handelt, um bezahlt zu werden, hängt davon ab, wie wertvoll Sie für Ihren Kunden sind und wie leicht jemand andere für die Arbeit einstellen kann. Zumindest schützt es Sie vor weiteren Verlusten.  Wenn der Kunde für die Arbeit, die Sie bereits geleistet haben, nicht bezahlt hat, wäre es verrückt, für denselben Kunden mehr Arbeit zu verrichten und das Risiko einzugehen, noch mehr zu verlieren.

Sie möchten diese Option natürlich nicht sofort aufrufen. Geben Sie dem Kunden eine angemessene Zeit, um die Probleme zu lösen, die die Verzögerung verursacht haben. Aber wenn sich die Dinge in die Länge ziehen und Sie der Meinung sind, dass der Kunde unfair ist, dann ist "Down Tools" eine vollkommen vernünftige Antwort.

Schritt 6: Start (oder Threat to Start) rechtliche Maßnahme

Um ehrlich zu sein, ist der Rechtsweg für Freiberufler der letzte Ausweg. Sie können vor einem Gericht für geringfügige Forderungen klagen, aber in vielen Ländern sind die rechtlichen Prozesse langsam, verwirrend, manchmal teuer und im Allgemeinen eine große Ablenkung von der Arbeit, die Sie tun möchten.

Die gute Nachricht ist, dass Ihr Kunde auch rechtliche Schritte vermeiden möchte. Alle diese gleichen Bedenken gelten - und für sie gibt es die zusätzliche Sorge um den Ruf. Von einem Freiberufler wegen Zahlungsverweigerung verklagt zu werden, sieht nicht gut aus.

Es reicht also schon aus, einen offiziellen Brief zu schicken, um rechtliche Schritte einzuleiten, um diesen schwer zu fassenden Gehaltsscheck magisch erscheinen zu lassen. Ist dies nicht der Fall, halten Sie den Prozess am Laufen, da der Kunde sich irgendwann entscheiden könnte, den Streit beizulegen. Der rechtliche Prozess selbst würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, da er in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich ist, aber suchen Sie nach Hilfe von lokalen Handelsverbänden oder Freiberuflerorganisationen und versuchen Sie, professionelle Rechtsberatung zu finden, die Sie sich leisten können.

In diesem Stadium möchten Sie vielleicht auch andere Strategien verfolgen, wie zum Beispiel den Streit öffentlich machen oder den Ruf des Kunden anderweitig schädigen. Das ist auch ein letzter Ausweg, und keine Handlung, die man leichtfertig oder ohne Rechtsrat ergreift, aber wenn Sie diese Stufe erreicht haben, dann deshalb, weil die vernünftigeren Ansätze nicht funktioniert haben.  Verwenden Sie alle Werkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Frustration nicht dazu verleiten, Dinge zu tun, die Ihrem eigenen Ruf schaden.

Nächste Schritte

Auch wenn das Tutorial mit der traurigen Note von Drohungen und rechtlichen Schritten endete, ist es wichtig zu bedenken, dass die meisten Streitfälle nie so weit kommen.

Wenn Sie Ihre Kunden sorgfältig auswählen, klare Regeln festlegen, wann und wie Sie davon ausgehen, dass Sie bezahlt werden, klare Rechnungen erstellen und persistent nachforschen, sollten Sie am Ende auf jedem Fall alle Zahlungen pünktlich erhalten.

Das alles hilft Ihnen nicht nur, Zeit für unnötige und unangenehme Streitigkeiten zu verschwenden, sondern erhöht auch die Finanzen Ihres freiberuflichen Unternehmens. Wie ich in einem früheren Tutorial für kleine Unternehmen geschrieben habe, ist ein starker Cash-Flow ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftserfolgs.  Wenn Sie früher bezahlt werden, haben Sie mehr Geld zur Verfügung, um Ihre Rechnungen zu begleichen, ohne auf Schulden zurückgreifen zu müssen. Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Zahlungsbedingungen einzuhalten und Ihre Rechnungen sorgfältig zu verwalten.

Haben Sie andere Tipps oder Strategien, um pünktlich bezahlt zu werden? Teilen Sie sie mit Ihren Freiberuflern in den Kommentaren unten oder im Tuts + Studentenforum.

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