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Eine professionelle Outlook-E-Mail-Signatur erstellen & hinzufügen

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Read Time: 10 mins
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How Protect Outlook Emails With Strong Passwords & Security Settings
How to Set an Out of Office Message in Outlook (Automatic Away Reply)

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Eine gute professionelle E-Mail-Signatur ist wichtig. Eine attraktive Microsoft Outlook-Signatur hilft Ihnen, bei Ihren Kontakten den richtigen Eindruck zu hinterlassen. Sie kann auch dazu beitragen, dass sich Ihre Kontakte an Ihre Kontaktdaten erinnern, da alles in Ihrer E-Mail-Signatur übersichtlich zusammengefasst ist. Sie können eine Email Signatur erstellen oder direkt mit einer Email Signatur Vorlage arbeiten.

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal eine professionelle E-Mail-Signatur am Ende einer E-Mail-Nachricht gesehen - sie ähnelt einer Visitenkarte mit einem attraktiven Logo und Kontaktdaten. Vielleicht haben Sie sogar schon einmal darüber nachgedacht, eine solche Signatur in Ihre MS Outlook-Signatur einzufügen, wissen aber nicht so recht, wie Sie eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur erstellen sollen.

Es gibt gute Nachrichten! Mit professionellen E-Mail-Signaturvorlagen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur zu all Ihren Outlook-E-Mails hinzufügen. Sie können eine einrichten, damit jeder, der eine Nachricht von Ihnen erhält, Ihre professionelle E-Mail-Signatur sieht. Oder Sie können mehrere Signaturen für dasselbe Outlook-E-Mail-Konto einrichten. Sie könnten eine professionelle E-Mail-Signaturvorlage für Ihre geschäftlichen E-Mails verwenden und zu einem lässigen Design für Ihre persönlichen E-Mails wechseln.

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Signaturvorlage finden und herunterladen können. Dann zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihrem Outlook eine professionelle E-Mail-Signatur mithilfe einer Vorlage hinzufügen können. Abschließend zeige ich Ihnen einige Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen und andere Ressourcen, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails besser zu verwalten.

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In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur zu Outlook hinzufügen können. Aber dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ordnung in Ihrer Outlook-Postfach zu bringen. Holen Sie sich also unbedingt unser kostenloses eBook: Der ultimative Leitfaden für Inbox Zero Mastery. Es enthält wertvolle Strategien zur Organisation des Posteingangs und wertvolle Tipps zur effizienteren Verwaltung aller eingehenden E-Mails..

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Kommen wir nun zu unserem Haupttutorial über das Hinzufügen einer Signatur in Outlook.

Videoanleitung: Eine Signatur in Outlook erstellen

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie professionell aussehende E-Mail-Signaturen in Microsoft Outlook hinzufügen können:

Eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen

Wenn Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen möchten, die Sie immer wieder verwenden können, folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt Anleitung:

Schritt 1. Eine professionelle E-Mail-Vorlage herunterladen

Bevor Sie eine professionelle E-Mail-Signatur zu Ihrer Outlook-E-Mail hinzufügen können, müssen Sie die richtige E-Mail-Vorlage für Ihre Marke finden. Attraktive E-Mail-Vorlagen finden Sie bei Envato Elements.

Envato Elements ist ein großartiger Service, der Ihnen unbegrenzten Zugriff auf Hunderte von professionell gestalteten kreativen Assets wie E-Mail-Signaturvorlagen, WordPress-Themes, Präsentationsvorlagen und vieles mehr bietet! Als Envato Elements-Abonnent erhalten Sie sogar Zugang zu exklusiven Premium-Videotutorials.

Für die professionellen E-Mail-Signatur-Beispiele in diesem Tutorial verwende ich die 1000 E-Mail Signaturvorlage:

1000 Email Signatures template1000 Email Signatures template1000 Email Signatures template
Die 1000 Email Signaturen-Vorlage von Envato Elements bietet Dutzende von Gestaltungsmöglichkeiten für Ihre Outlook-E-Mail-Signatur.

Diese coole Vorlage von Envato Elements hat einige großartige benutzerfreundliche Funktionen, darunter:

  • Ein intelligenter Katalog, der Ihnen hilft, die richtige E-Mail-Signatur für Sie zu finden
  • Alternative Schriftarten wie Lato, Montserrat und Raleway für HTML-Dateien
  • Ein Hilfedokument, damit Sie schnell loslegen können
  • Und vieles mehr!

All diese Funktionen machen diese Signaturvorlage zu einer hervorragenden Wahl für eine professionelle E-Mail-Signatur.

Hinweis: Wenn Sie nur eine einzelne E-Mail-Vorlage herunterladen möchten, ohne Zugang zu anderen kreativen Ressourcen zu haben, kaufen Sie eine professionell gestaltete E-Mail-Signatur-Vorlage auf GraphicRiver.

Schritt 2. Die professionelle E-Mail-Signatur-Vorlage personalisieren

Sobald Sie Ihre E-Mail-Signaturvorlage heruntergeladen haben, können Sie sie so ändern, dass sie Ihre eigenen Kontaktinformationen enthält.  

Wenn die von Ihnen gewählte E-Mail-Signaturvorlage mehr als eine Vorlage enthält, wählen Sie diejenige aus, die Sie mit Microsoft Outlook verwenden möchten.

Sammeln Sie nun die Kontaktinformationen, die Sie in Ihre Signaturvorlage aufnehmen möchten. Die benötigten Informationen ähneln den Informationen, die Sie auf einer Visitenkarte angeben würden, wie:

  • Vor- und Nachname
  • Berufsbezeichnung
  • Name des Unternehmens
  • Adresse des Unternehmens
  • E-Mail Adresse
  • Telefon-Nummer
  • Kontaktinformationen für soziale Medien
  • Firmenlogo
  • Foto (optional)

Ersetzen Sie die Standardinformationen der Vorlage durch Ihre Kontaktinformationen, sobald Sie alles zusammengetragen haben, was Sie benötigen. Um Ihren E-Mail-Signatur-Tempel anzupassen, öffnen Sie die .psd-Datei in Adobe Photoshop. Verwenden Sie das Text-Werkzeug [T], um Ihre Daten einzugeben:

modifying contact informationmodifying contact informationmodifying contact information
Sie können Ihre Kontaktdaten in Adobe Photoshop ändern.

Sie können auch die Farben der E-Mail-Signatur ändern, ein Bild oder Logo hinzufügen und weitere Änderungen an der E-Mail-Signatur vornehmen—alles in Photoshop. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie Ihre E-Mail-Signatur als .png-Datei.

Um Hyperlinks zu den Online-Komponenten Ihrer Kontaktinformationen hinzuzufügen, wie Ihre Kontaktdaten für soziale Medien und Ihre E-Mail-Adresse, verwenden Sie ein Programm wie Adobe Dreamweaver, um die .htm-Datei zu ändern.

Schritt 3. Die Grafiken für E-Mail-Signatur in das Verzeichnis kopieren

Sobald die Bilder für Ihre E-Mail-Signatur und Hyperlink-Dateien fertig sind, kopieren Sie die Dateien in den folgenden Pfad auf Ihrer PC-Festplatte:

C:\Users\[YourUsername*]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

*YourUsername ist der Ihnen zugewiesene Microsoft Windows-Benutzername.

In diesem Beispiel, in dem wir den Namen Jane Doe verwenden, würde der Pfad so lauten:

C:\Users\JaneDoe\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Hinweis: Der im obigen Beispiel dargestellte Verzeichnispfad ist der Standardpfad, in dem MS Outlook-E-Mail-Signaturdateien gespeichert werden. Wenn Sie oder Ihr Systemadministrator diesen Pfad geändert haben, müssen Sie den neuen Speicherort verwenden, an dem Ihre E-Mail-Signaturdateien derzeit gespeichert sind.

Schritt 4. Eine neue E-Mail-Nachricht öffnen

Nun öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht in Microsoft Outlook über das Symbol Neue E-Mail auf dem Menüband. Das Fenster Neue Nachrichten wird angezeigt:

Outlook New Messages windowOutlook New Messages windowOutlook New Messages window
Um eine E-Mail-Signaturvorlage zu ändern, öffnen Sie zunächst das MS Outlook-Fenster Neue Nachrichten.

Auf der Registerkarte Neue Nachrichten klicken Sie auf das Symbol Signatur. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Signatur. Das Fenster Signaturen und Briefpapier wird angezeigt:

Signatures and Stationery windoSignatures and Stationery windoSignatures and Stationery windo
Sie können eine E-Mail-Signatur im Fenster Signaturen und Briefpapier hinzufügen, löschen oder umbenennen.

Schritt 5. Eine neue Outlook-Signatur hinzuzufügen

Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook hinzuzufügen, vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der Registerkarte E-Mail-Signatur des Fensters Signaturen und Briefpapier befinden. Beachten Sie, dass im Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen bereits eine Signatur mit dem Namen Standard enthält. Das ist Ihre Outlook-Standardsignatur. Wenn Sie noch keine E-Mail-Signatur eingerichtet haben, ist das Feld möglicherweise leer.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu unter dem Feld Zu bearbeitende Signatur auswählen. Das System fordert Sie auf, einen Namen für Ihre neue Outlook-E-Mail-Signatur einzugeben:

signature name promptsignature name promptsignature name prompt
Da Sie in MS Outlook mehrere E-Mails einrichten können, vergeben Sie einen Namen, der diese Signatur beschreibt.

In diesem Beispiel richte ich eine geschäftliche E-Mail-Signatur für MS Outlook ein, also gebe ich den Namen des Unternehmens ein: AnyTown Consulting. Dann klicke ich auf die Schaltfläche OK. Jetzt sehen Sie den Namen der Signatur, den Sie gerade eingegeben haben (in diesem Beispiel AnyTown Consulting), über Ihre (standardmäßige) E-Mail-Signatur:

new Outlook email signaturenew Outlook email signaturenew Outlook email signature
Sie haben soeben eine neue Outlook-E-Mail-Signatur erstellt.

Hinweis: Sie können auch die Schaltfläche Löschen unter dem Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen verwenden, um eine E-Mail-Signatur zu entfernen, die Sie nicht mehr verwenden möchten. Oder verwenden Sie die Schaltfläche Umbenennen, um eine Signatur umzubenennen.

Schritt 6. Eigene E-Mail-Signatur erstellen

Auf dem Fenster Signaturen und Briefpapier, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Signatur, die Sie ändern möchten, im Feld unter dem Signatur zum Bearbeiten auswählen aktiv ist. Klicken Sie dann unter dem Feld Signatur bearbeiten, wo Ihre Signatur erscheinen soll:

insert email signature imageinsert email signature imageinsert email signature image
Klicken Sie auf das Symbol Bild einfügen, um die personalisierte professionelle E-Mail-Signatur einzufügen, die Sie zuvor angepasst haben

Klicken Sie auf das Symbol Bild einfügen. Es erscheint ein Fenster Bild einfügen, in dem Sie eine Grafikdatei für die zu verwendende Signatur auswählen können. Wählen Sie die .png-E-Mail-Signaturdatei, die Sie zuvor geändert und gespeichert haben. Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Die E-Mail-Signatur wird im Feld Signatur bearbeiten angezeigt:

new professional email signature imagenew professional email signature imagenew professional email signature image
Ihre neue professionelle E-Mail-Signatur wird im Feld Signatur bearbeiten angezeigt.

Schritt 7. Im Signatur-Editor den gewünschten Text einfügen

Es ist eine gute Idee, eine Text-E-Mail-Signatur unter dem Bild Ihrer professionellen E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Ein Text in Ihrer MS Outlook-Signatur ist hilfreich, wenn Ihre E-Mail von einem E-Mail-System empfangen wird, das keine Grafiken akzeptiert.

Ihre Text-E-Mail-Signatur sollte mindestens Folgendes enthalten:

  • Vor- und Nachname
  • Berufsbezeichnung
  • Unternehmen
  • Telefon
  • E-Mail Adresse

Mit diesen Textinformationen kann Ihr E-Mail-Empfänger auf Ihre E-Mail antworten, wenn er dies wünscht.

Geben Sie Ihre Textinformationen für die E-Mail-Signatur direkt unter der grafischen E-Mail-Signatur ein. (Benutzen Sie die Bildlaufleiste, um sich im Fenster nach unten zu bewegen.):

text email signaturetext email signaturetext email signature
Da einige E-Mail-Systeme keine Bilder empfangen, fügen Sie Ihrer Outlook-E-Mail-Signatur einige Textinformationen hinzu.

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu speichern.

Wenn Sie das nächste Mal eine neue E-Mail-Nachricht öffnen, wird die von Ihnen erstellte Outlook-E-Mail-Signatur automatisch am Ende der Nachricht hinzugefügt: 

message with Outlook email signaturemessage with Outlook email signaturemessage with Outlook email signature
Wenn Sie eine Signatur in Outlook gespeichert haben, werden Ihre Signatur am Ende jeder E-Mail angezeigt, die sie verwendet.

Geben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt ein, und senden Sie sie dann.

Schritt 8. Eine andere E-Mail-Signatur erstellen 

Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie in Outlook mehrere Signaturen einrichten. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie die gleiche E-Mail für geschäftliche und private E-Mails verwenden. Vielleicht möchten Sie für Freunde und Familie eine zweite, lockere und lustigere E-Mail-Signatur erstellen. 

Um eine weitere E-Mail-Signatur zu erstellen, gehen Sie zurück zu Schritt 5 und führen Sie den Vorgang erneut durch. Vergewissern Sie sich, dass Ihre zweite E-Mail-Signatur einen anderen Namen hat als Ihre erste.

Wenn Sie bereit sind, eine Outlook-E-Mail-Nachricht mit der zweiten E-Mail-Signatur zu senden, klicken Sie im Menüband des Fensters Neue Nachricht auf das Symbol Signatur. Es erscheint ein Dropdown-Menü. Klicken Sie auf den Namen der E-Mail-Signatur, die Sie verwenden möchten. Senden Sie dann Ihre Nachricht.

Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Signatur mit MS Outlook verwenden, sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur jedes Mal überprüfen, wenn Sie eine Nachricht senden, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Signatur verwenden. Sie möchten ja nicht versehentlich Ihre lustige E-Mail-Signatur für eine geschäftliche E-Mail-Nachricht oder Ihre geschäftliche E-Mail für eine lässige Nachricht an Freunde oder Familie verwenden.

Weitere Premium E-Mail-Signatur-Vorlagen

In diesem Tutorial haben wir uns auf die Verwendung einer einzigen E-Mail-Signaturvorlage von Envato Elements konzentriert, aber es gibt noch mehr E-Mail-Signaturen von Envato Elements und GraphicRiver, die Sie für Ihre Outlook-E-Mails verwenden können. Hier sind nur ein paar von ihnen:

1. 360 professionelle E-Mail-Signaturvorlagen

360 Professional Email Signature Templates360 Professional Email Signature Templates360 Professional Email Signature Templates

Dieses flexible Bündel professioneller E-Mail-Vorlagen von Envato Elements umfasst 360 einzelne HTML-Dateien. Sie haben die Wahl zwischen 30 verschiedenen Layout-Optionen und 12 verschiedenen Farbstilen. Sie können diese Vorlagen leicht mit Ihrem eigenen Logo, Foto und Informationen personalisieren. Außerdem gibt es eine HTML-Hilfedokumentation, die Ihnen die Anpassung erleichtert. 

2. Moderne E-Mail-Signaturvorlage

Modern Email Signature TemplateModern Email Signature TemplateModern Email Signature Template

Wenn Sie auf der Suche nach einer eleganten, modernen und professionellen E-Mail-Signaturvorlage mit vielen nützlichen Funktionen sind, könnte dies die richtige sein. Hier sind nur einige der Funktionen, die Sie in der modernen E-Mail-Signaturvorlage finden werden:

  • Intelligente Objekte
  • Gut dokumentierte HTML-Hilfedateien
  • Verschiedene 11 E-Signatur-Varianten mit 11 HTML-Dateien zur Auswahl
  • Und vieles mehr!

3. 301 E-Mail-Signatur-Vorlage

301 Email Signature Template301 Email Signature Template301 Email Signature Template

Bei der 301 E-Mail-Signaturvorlage dreht sich alles um Optionen. Wählen Sie zwischen 43 verschiedenen Layout-Optionen und sieben verschiedenen Farbvarianten. In dieser Vorlage finden Sie eine große Auswahl an Signaturdesigns, von E-Mail-Signaturvorlagen mit Fotos über reine Text-E-Mail-Signaturen bis hin zu E-Mail-Signaturen, die sich auf soziale Medien konzentrieren. Eine davon ist bestimmt die richtige für Sie.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Signaturen

Die E-Mail-Signatur, die Sie verwenden, hinterlässt bei Ihren Lesern einen bleibenden Eindruck. Bei Geschäftskontakten sollten Sie darauf achten, eine professionelle E-Mail-Signatur zu verwenden, und Sie haben gerade gelernt, wie das geht. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie eine E-Mail richtig beenden und mehr über E-Mail-Signaturen lernen möchten, lesen Sie diese Tutorials:

Noch mehr professionelle E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie mit MS Outlook verwenden können, finden Sie in diesem Artikel:

Weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und -Strategien

Vergessen Sie nicht, sich für den Tuts+ Business-Newsletter anzumelden und unser kostenloses eBook zu erhalten: Der ultimative Leitfaden zur Inbox Zero Mastery. Es ist vollgepackt mit Strategien für die Organisation des Posteingangs und tollen Tipps, wie Sie alle eingehenden E-Mails effizienter verwalten können.

Guide to Inbox ZeroGuide to Inbox ZeroGuide to Inbox Zero

Erstellen Sie jetzt eine professionelle E-Mail-Signatur in Outlook

In diesem Tutorial habe ich Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine E-Mail-Signatur zu Microsoft Outlook hinzufügen können. Außerdem habe ich einige unserer besten E-Mail-Vorlagen vorgestellt, die Sie vielleicht verwenden möchten. Ich habe auch einige andere Ressourcen aufgelistet, die Ihnen helfen, die besten E-Mail-Signaturen zu erstellen und mehr aus Ihrem Posteingang herauszuholen. HTML Email Signaturen sollten Ihnen in Zukunft vertrauter vorkommen. 

Sie haben gerade entdeckt, wie einfach es ist, eine E-Mail-Signatur zu all Ihren Outlook-E-Mails hinzuzufügen, indem Sie eine professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlage verwenden! Warum fangen Sie nicht heute damit an, Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen mit einer Vorlage von Envato Elements oder GraphicRiver?

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