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Wie erstellt man ein eigenes Produktivitätssystem

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Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Use the Getting Things Done (GTD) Productivity System
How to Keep Productivity Simple

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Bisher haben wir in dieser Serie zur Produktivität eine Vielzahl von Produktivitätssystemen und -Techniken betrachtet. Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

  • Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.
  • Die Pomodoro-Technik lehrt Sie sich auf deine Aufgabe zu konzentrieren, indem Sie Ihren Tag in 5- bis 25-minütigen Abschnitten chunkst.
  • Wenn Sie in einen Flusszustand kommen, können Sie Ihre beste Energie finden, so dass Sie natürlich produktiv sind. Das Praktizieren von Achtsamkeit hat eine ähnliche Wirkung.
  • Das "Nicht planen" hilft Ihnen dabei, Verschleppung zu verbannen, indem Sie die Schuld aus dem Spiel entfernst und sich zu einem dauerhaften Anlasser anstatt zu einem einmaligen Finisher machen.
  • Brian Tracys Eat that Frog-Methode hilft Ihnen, jeden Tag produktiv zu beginnen, indem Sie zuerst die schwierigsten Aufgaben bewältigst.
  • Mark Forsters Finalversion hilft Ihnen, produktive, positive Entscheidungen zu treffen, die es Ihnen ermöglichen, in Ihre To-Do-Liste einzutauchen.
  • Die Technik "Nicht die Kette brechen" hilft Ihnen dabei, durch kleine Gewinne jeden Tag produktive Gewohnheiten in Ihrem Leben aufzubauen.
  • David Allens "Getting Things Done" -Technik hilft Ihnen dabei, sich von Ablenkungen zu befreien, indem Sie ein System zum Erfassen und Verarbeiten jeder Aufgabe und Idee, die Ihnen in den Sinn kommt.

Unser Ziel, Ihnen alle diese Produktivitätsmethoden vorzustellen, war nicht, dass Sie alle verwenden sollten. Alle zu implementieren wäre es eine Vollzeitstelle für sich! Außerdem würde es Sich wahrscheinlich verrückt machen. Wir hoffen, dass Sie die Techniken ausprobieren, die Ihnen gefallen oder die spezifischen Produktivitätsprobleme angehen. Wenn Sie herausfinden, was für Sie funktioniert, entwickeln Sie Ihr eigenes Produktivitätssystem.

Stellen Sie es sich so vor: Wenn Sie ein Künstler sind, ist es hilfreich, eine breite Palette von Kunststilen und Techniken zu kennen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie Ihren eigenen Stil entwickeln. Autoren werden ermutigt, viel zu lesen, weil sie ihr Vokabular aufbauen und ihnen helfen, neue Ideen zu entwickeln. Unternehmer nutzen in der Regel auch ihre Geschäftserfahrung, wenn sie neue Ideen entwickeln.

Wenn Sie also Ihre Produktivität maximieren möchten, ist es eine gute Idee, verschiedene Systeme zu kennen, die Sie verwenden können, da Sie dadurch mehr Möglichkeiten haben, ein System zu entwickeln, das für Sie arbeitet.

Die Entwicklung eines eigenen Produktivitätssystems ist hier, wie es geht:

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihre Produktivitätsabläufe

Der Zweck der Entwicklung eines eigenen Produktivitätssystems ist, dass es Ihnen ermöglicht, produktiv zu sein, wer auch wie Sie sind und was auch wie Ihre Situation ist. Mit einem benutzerdefinierten System können Sie Ihre Stärken ausbauen und Ihre Schwächen verbessern.

Ihre Schwächen sind ein guter Ausgangspunkt für den Aufbau eines Produktivitätssystems, da sie Ihnen zeigen, wofür Sie am meisten Hilfe benötigen.

Fragen Sie sich selbst: "Warum habe ich Probleme, wenn es darum geht, produktiv zu sein?"

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, könnte dies einer der folgenden Punkte sein:

  • Sie haben Mühe, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren.  Sie werden ständig durch soziale Medien, das Internet oder durch Gespräche mit Kollegen abgelenkt.
  • Sie zögern, indem Sie Aufgaben bis zur letzten Minute ablegen.
  • Sie vervollständigen nie Ihre To-Do-Liste.  Sie haben Artikel, die länger als einen Monat lang dort geblieben sind.
  • Ihr E-Mail-Posteingang ist überfüllt und Sie haben wichtige E-Mails verpasst.
  • Sie sind besorgt über alles, was getan werden muss, was Sie davon abhält, mit Ihrer Arbeit weiterzumachen.

Jetzt ist es möglich, dass Sie nicht so produktiv sind, wie Sie gerne wären, aber Sie können das Problem nicht sehen. Wenn Sie es sind, sind Ihre schlechten Produktivitätsgewohnheiten so tief verwurzelt, dass Sie sie nicht mehr sehen können.  Du hast ein paar Optionen:

  • Probieren Sie einige Produktivitätsansätze aus (sehen Sie sich die Liste in der Einführung zu Beginn dieses Tutorials an). Wenn Sie sehen, welcher Ansatz einen Unterschied macht, erhalten Sie eine Vorstellung davon, was Ihre Produktivität bedeutet.
  • Verbringen Sie Ihre nächsten drei Tage, um sich selbst zu verfolgen.  Verfolgen Sie alles, was Sie tun und wie lange es dauert, vom ersten Moment bis zum Einschlafen. Dies wird Ihnen helfen, die Frage zu beantworten: "Wohin geht meine ganze Zeit?" Sie werden auch bemerken, wo Aufgaben Sie länger brauchen als Sie sollten oder wo Sie abgelenkt werden.
  • Machen Sie weiter und lesen Sie den nächsten Schritt, der Ihnen zeigt, was in einem Produktivitätssystem sein müsste.  Dies wird dir helfen zu sehen, wo du versagst.

Schritt 2: Kennen Sie die Zutaten eines effektiven Produktivitätssystems

Bevor Sie ein Produktivitätssystem erstellen können, um Ihre Schwächen anzugehen, müssen Sie wissen, was ein Produktivitätssystem tun sollte. Mit anderen Worten, Sie müssen den Zweck Ihres Produktivitätssystems kennen.

Nicht alle Systeme müssen alle folgenden Komponenten enthalten. Was Sie angeben, hängt von Ihren Schwächen ab, die Sie in Schritt 1 identifiziert haben.  Darüber hinaus gibt es zweifelsohne weitere Komponenten, die ein Produktivitätssystem enthalten könnte.Scheuen Sie sich also nicht, diese Liste hinzuzufügen (und Ihre Ergänzungen in den Kommentaren weiterzugeben und andere davon profitieren zu lassen) von deinen Entdeckungen).

Welche Komponenten sollte Ihr System berücksichtigen?

Erfassen

Wenn eine neue Aufgabe auf Sie zukommt - ob es eine Anfrage von jemand anderem oder eine Idee ist, an die Sie gedacht haben - wie stellen Sie sicher, dass sie zur Kenntnis genommen wird? Ein Erfassungssystem könnte so einfach sein wie einen Notizblock und einen Stift überall hin mitzunehmen.  Es könnte sich um E-Mails handeln oder um eine Voicemail für neue Aufgaben zu senden.  Oder Sie könnten eine spezielle App verwenden. Das Getting Things Done System ist das umfassendste Produktivitätswerkzeug zum Erfassen von Aufgaben.

Filterung

Sobald Sie Aufgaben erfasst haben, was als nächstes?  Du könntest sie alle zu deiner To-Do-Liste hinzufügen, aber das wird dich wahrscheinlich überwältigen.  Keiner von uns kann alles tun. Filtern von Aufgaben ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Wegwerfen. Sie können Aufgaben erledigen, die nicht dringend sind oder nicht zu Ihren Zielen beitragen. Oder Sie können sie in einer "Eintages" -Liste speichern.
  • Delegieren.   Ein großer Teil davon, produktiv zu sein, besteht darin, zu wissen, wann man um Hilfe bittet - und die Demut zu haben, dies zu tun.
  • Machen. Wenn Aufgaben nicht verworfen oder delegiert werden können, können Sie sie Ihrer To-Do-Liste hinzufügen.

Priorisierung

Sie haben eine Aufgabenliste, aber was sollten Sie zuerst tun?  Es gibt eine Reihe von verschiedenen Ansätzen hier, von der Bewältigung wichtiger Aufgaben zuerst (Die Eisenhower-Matrix) bis zum Ausführen der Aufgabe, die du am wenigsten als erstes tun willst (Iss den Frosch).  Einen Weg zu finden, Prioritäten zu setzen, der für Sie arbeitet, ist der Schlüssel zur Entwicklung eines effektiven Produktivitätssystems.

Hinweis: Filtern ist eine Form der Priorisierung, sodass diese gemeinsam durchgeführt werden können.

Fokussierung

Wie bleibst du bei der Arbeit konzentriert? Wie vermeidest du Ablenkungen und verhinderst Verschleppung?  Die Pomodoro-Technik ist ein guter Einstieg, wenn Sie sich nicht konzentrieren können. Wenn das Internet oder Social Media die größten Probleme für Sie sind, dann helfen auch Internet-Blocking-Tools.

Im Fokus steht auch, dass Sie die Anzahl der zu bearbeitenden Aufgaben begrenzen und Ihre Zeit gut verwalten können.

Energie

Jede Arbeit benötigt Energie. Je mehr positive Energie Sie in Ihre Arbeit einbringen, desto mehr werden Sie erledigen. Umgekehrt gilt, je mehr negative Energie Sie in Ihre Arbeit einbringen, desto schwieriger wird es, produktiv zu arbeiten.

Ihre Produktivitätssystem hat eine gute Idee, die Wege zu finden, die Ihre Energie verwalten und eine positive Einstellung bewahren. In dieser Hinsicht können Aktivitäten, die scheinbar nichts mit der Arbeit zu tun haben - wie regelmäßige körperliche Betätigung, gesundes Essen und ausreichend Schlaf - ein integraler Bestandteil eines Produktivitätssystems sein.

Ein weiterer großer Energieverlust ist der Groll, wenn man sich gezwungen fühlt, Aufgaben zu tun, die man nicht tun will. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass Sie die vollständige Kontrolle darüber haben, was Sie bei der Arbeit tun müssen, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken, wie Sie Entscheidungen über die Arbeit treffen können, die Sie an Ihrem Arbeitstag erledigen.

Das Beobachten Ihrer Gedanken und Gefühle durch Achtsamkeit kann Ihnen auch dabei helfen, eine gesunde, positive Einstellung zu Ihrer Arbeit zu bewahren.

Schritt 3: Mischen Sie ein Produktivitätssystem zusammen

Wie Sie aus dem Lesen dieser Serie über Produktivität erfahren haben, ist Perfektionismus der Feind der Produktivität.  Anstatt also ein perfektes Produktivitätssystem zu entwickeln, bodge eines gemeinsam .

Bodge ist ein britisches Wort für die Schaffung von etwas unter Verwendung der verfügbaren Materialien. In der französischen Kultur wird es Bricolage genannt. Amerikaner könnten es einen Hack zusammen oder eine schnelle und schmutzige Lösung nennen.

Warum verwende ich so ein ungewöhnliches Wort hier? Zum Teil, weil es das beste Wort ist, um zu beschreiben, was ich sagen möchte. Aber auch um darauf hinzuweisen, dass der Aufbau eines Produktivitätssystems keine Wissenschaft ist. Es gibt keine richtige oder perfekte Antwort. Es geht darum, kreativ mit den verfügbaren Ressourcen zu arbeiten, um herauszufinden, was für Sie funktioniert.

Mit anderen Worten, es geht darum, einen Ansatz zu finden, der gut genug für Ihre Bedürfnisse ist.  Du bist kein Roboter, und du solltest nicht erwarten, dass du einer bist.

Wie können Sie ein Produktivitätssystem miteinander vereinbaren?

Ein Produktivitätssystem ist eine Sammlung von Produktivitätswerkzeugen.  Verwenden Sie die Produktivitätstools, die Sie zur Hand haben.  Beginnen Sie mit dem Lesen der Artikel in dieser Serie.  Dadurch erhalten Sie Zugriff auf viele Tools. Wahrscheinlich hast du wahrscheinlich auch ein paar Tricks.

Wichtig ist, verschiedene Techniken auszuprobieren. Fangen Sie mit denen an, zu denen Sie sich hingezogen fühlen, und zu denen, die Ihre Produktivitätsschwächen angehen.  Nur wenn Sie sie in die Tat umsetzen und ausprobieren, werden Sie sehen, ob sie für Sie arbeiten.

Schritt 4: Verwenden Sie Ihr System

Sie haben ein System erstellt.  Gut gemacht!  Jetzt kommt der schwierige Teil, es zu benutzen.

Ich empfehle Ihnen, einen halben Tag für die Einrichtung Ihres Systems zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie beliebige Arbeitsblätter erstellen und ausdrucken, Zubehör aus dem Geschäft entnehmen und alle benötigten Apps oder Browser-Plugins installieren.

Dann setzen Sie Ihr System in die Praxis um. Tun Sie Ihre Arbeit nach Ihrem System.

Sie werden auf Kinderkrankheiten stoßen.  Zu Beginn bedeutet Ihr Produktivitätssystem, dass Sie weniger fertig werden. Keine Panik, und nicht versucht sein, sofort aufzugeben. Bleiben Sie mindestens eine Woche bei Ihrem System, bevor Sie beurteilen, wie es funktioniert. Nur wenn Sie Ihrem System einen richtigen Test geben, können Sie seine Stärken und Schwächen vollständig einschätzen.

Schritt 5: Optimieren Sie Ihr System

Sie haben bereits die harte Arbeit geleistet, ein Produktivitätssystem zu erstellen und zu implementieren. Von jetzt an wird es einfacher.  Sie werden nur kleine Änderungen an Ihrem System vornehmen, damit es so gut wie möglich wird.

Die zwei wichtigsten Dinge, die Sie bei der Bewertung Ihres Systems berücksichtigen sollten, sind:

  • Wie viel Arbeit wirst du erledigen? Ist Ihr System produktiver?
  • Wie fühlen Sie sich bei Ihrer Arbeit. Ist Ihr System Ihnen dabei behilflich, Ihre Arbeit positiv und optimistisch anzugehen?

Und was willst du ändern? Achten Sie auf die Aspekte Ihres Systems, die Sie bemerken.  Nach seiner anfänglichen Eingewöhnungszeit integriert sich ein gutes Produktivitätssystem in Ihr Leben ohne zu viel Fanfare.  Es sollte die Räder Ihrer Arbeit ölen, anstatt lästig zu sein.  Fragen Sie sich insbesondere: "Gibt es Teile meines Systems, die ich vermeide oder die mich immer frustrieren?"  Dies sind die Teile, die geändert werden müssen.

Es lohnt sich, daran zu denken, dass die Verbesserungen, die du machst, Experimente sind. Sie müssen nicht für immer bei ihnen bleiben.

Hier sind einige Beispiele für Probleme in einem System und Verbesserungen, die Sie ausprobieren könnten:

  • Sie haben die Pomodoro-Technik implementiert. Es hilft Ihnen, sich zu konzentrieren, aber Sie wünschen, dass es längere Unterbrechungen zwischen jedem 25-Minute-Klumpen gibt.  Nach einer Reihe von Pomodoros fühlst du dich erschöpft. Wie wäre es, einen Pomodoro auf 40 Minuten Arbeit und 20 Minuten Pause einzustellen?
  • Sie haben einen Facebook-Block mithilfe eines Webbrowser-Plugins eingerichtet. Aber Ihre Facebook-Sucht ermutigt Sie, Facebook auf Ihrem Telefon zu überprüfen.  Ist es an der Zeit, Facebook von Ihrem Telefon zu deinstallieren oder Ihr Telefon während der Arbeit von Facebook abzumelden?
  • Du versuchst Eat that Frog, aber nach ein paar frühen Erfolgen, findest du es unglücklich, zu Beginn des Tages die schlimmste Aufgabe zu erledigen. Dein Verschleppungsproblem ist schlimmer geworden. Wie wäre es stattdessen mit dem Final Version System, bei dem Sie mit der Aufgabe beginnen, die Ihnen am meisten am Herzen liegt?

Ein Wort der Warnung: Bevor Sie alle Ihre Probleme auf Fehler in Ihrem System schieben, stellen Sie sicher, dass Sie dem System einen fairen Test gegeben haben. Ja, das Leben funktioniert am besten, wenn das, was Sie tun möchten, mit dem übereinstimmt, was Sie tun müssen. Aber das ist nicht immer der Fall.  Alle Produktivitätssysteme benötigen mindestens ein gewisses Maß an Willenskraft.   Es geht darum, das System zu finden, mit dem Sie Ihre Willenskraft am besten maximieren können.

Schließlich ist die Schaffung eines effektiven Systems ein Lebenswerk.  Was für Sie heute richtig ist, wird sich in Zukunft ändern, wenn Sie Karriere machen, wenn sich Ihre persönlichen Umstände ändern und wenn Sie neue Fähigkeiten entwickeln.

Ressourcen

Graphic Credit: Swiss Army Knife entworfen von Olivier Guin aus dem Noun Project.

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