We want to learn about your experience with Tuts+. Take part to earn $50! Help us out to earn $50! Get Started
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Cómo Crear Tu Propio Sistema de Productividad

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Use the Getting Things Done (GTD) Productivity System
How to Keep Productivity Simple

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Por ahora en estas series sobre productividad, hemos visto a diversos rangos de sistemas y técnicas de productividad. Aquí hay un rápido resumen:

  • El Eisenhower Matrix te ayuda a priorizar tareas en tu lista de cosas que hacer de acuerdo a su urgencia e importancia.
  • La Técnica Pomodoro te enseña a enfocarte en la tarea mano al organizar tu día en secciones de 5 a 25 minutos.
  • Entrar en un estado de flujo te permite encontrar tu mejor energía, para que seas productivo de manera natural. Practicar la atención plena tiene un efecto similar.
  • La No Programación te ayuda a eliminar la dilación al quitarle la culpa al juego y convertirte en un iniciador perpetuo en vez de un acabador de una vez.
  • El método de Brian Tracy de Cómete Esa Rana te ayuda a empezar cada día de manera productiva al abordar las tareas más difíciles primero.
  • La Versión Final de Mark Fpster te ayuda a hacer decisiones productivas, positivas que te permitan excavar en tu lista de cosas que hacer.
  • La técnica de No Rompas la Cadena te ayuda a construir hábitos productivos en tu vida a través de éxitos pequeños de todos los días.
  • La técnica de David Allen de Hacer las Cosas te ayuda a eliminar las distracciones de tu mente con un sistema de capturar y procesar cada tarea e idea que cruce tu mente.

Nuestra meta es introducirte a todos estos métodos de productividad, aunque no significa que debes usar todos. ¡Implementarlas todas podría ser un trabajo a tiempo completo! También, probablemente te volvería loco. En vez de esto, esperamos que pruebes estas técnicas que te atraigan o venzan ese problema de productividad específico que tienes. Mientras encuentras lo que te funciona, desarrollarás tu propio sistema de productividad.

Piénsalo de esta manera: si eres un artista, es de ayuda saber una gran cantidad de estilos y técnicas de arte para dibujar mientras desarrollas tu propio estilo. Los escritores se les dice que tienen que leer mucho porque amplia su vocabulario y los ayuda a desarrollar nuevas ideas. De la misma manera, los emprendedores típicamente aprovechan su experiencia de negocios cuando piensan nuevas ideas.

Así que si quieres maximizar tu productividad, es una buena idea saber muchos sistemas que podrías usar, ya que esto te da más opciones cuando desarrolles un sistema que funcione para ti.

Hablando de desarrollar tu propio sistema de productividad, aquí te enseñamos cómo:

Paso 1: Identificar Los Desagues de tu Productividad

El propósito de desarrollar tu propio sistema de productividad es que te ayuda a ser productivo, donde quiera que estés y sea la situación que sea. Utilizar un sistema personalizado significa que puedes mejorar tus fortalezas y también en tus debilidades.

Tus debilidades son un gran lugar por donde comenzar cuando construyes un sistema de productividad porque te muestran lo que necesitas más ayuda.

Pregúntate: "¿Con qué lucho cuando se trata de ser productivo?"

Para ayudarte a comenzar, podría ser cualquiera de estas cosas:

  • Te esfuerzas por enfocarte en la tarea a mano. Te encuentras constantemente distraído por las redes sociales, el Internet, o hablar con compañeros de trabajo.
  • Aplazas al poner tareas que se deben hacer hasta el último minuto.
  • Nunca completas tu lista de cosas que hacer. Tienes tareas allí que han perdurado por más de un mes.
  • El buzón de entrada de tu correo está que explota, y has perdido los correos más importantes.
  • Te sientes ansiosos sobre todo lo que se necesita hacer, lo que te distrae de hacer el trabajo.

Ahora, es posible que no seas tan productivo como quisieras ser, pero no puedes ver el problema. Si este eres tú, tus malos hábitos de productividad se han integrado tanto a ti que ni siquiera los puedes ver. Tienes algunas opciones:

  • Sigue adelante y prueba algunas aproximaciones de la productividad (dale un vistazo a la lista en la introducción de este tutorial para comenzar). Al ver cuál aproximación hace una diferencia, obtendrás una idea de cuales son tus desagues de la productividad.
  • Pasa tus próximos tres días haciendo un seguimiento de ti mismo. Haz un seguimiento de todo lo que haces y cuánto tardas en hacerlo, desde el momento que te levantas hasta que te acuestas. Esto te ayudará a responder la pregunta, "¿A dónde se va todo mi tiempo?" También notarás en dónde las tareas te toman más tiempo de lo que deberían o dónde te estás distrayendo.
  • Adelante, lee el siguiente paso, el cuál te enseñará cuál podría ser un sistema de productividad. Esto te ayudará a ver dónde te quedas corto.

Paso 2: Conoce los Ingredientes de un Sistema de Productividad Efectivo

Antes de que crees un sistema de productividad para que combata tus debilidades, debes saber lo que un sistema de productividad debería hacer. En otras palabras, debes saber el propósito de tu sistema de productividad.

No todos los sistemas incluyen todos los siguientes componentes. Lo que incluyes depende de tus debilidades con las que te identificaste en el Paso 1. Adicionalmente, indudablemente existen otros componentes que un sistema de productividad podría incluir, así que no tengas miedo de añadir esto a esa lista (y compartir tus adiciones en los comentarios más abajo y dejar que otros se beneficien de tus descubrimientos).

¿Cuáles son algunos de los componentes que debería considerar tu sistema?

Capturar

Cuando una nueva tarea viene en tu camino - sea una petición de alguien más o una idea que hayas pensado - ¿cómo te aseguras que sea notada? Un sistema de captura podría ser tan fácil como llevar contigo un papel y lápiz a todas partes. Podría involucrar enviarte un correo a ti mismo o un mensaje de voz de las nuevas tareas. O podrías usar una aplicación dedicada. El sistema de Hacer las Cosas es la herramienta más comprensiva de productividad para capturar tareas.

Filtrar

Una vez que hayas capturado tareas, ¿qué viene después? Podrías añadirlas todas a tu lista de cosas por hacer, pero quizás eso te abrume. Ninguno de nosotros puede hacer todo. Filtrar las tareas te permite:

  • Descartar Puedes deshacerte de tareas que no son urgentes o no contribuyen a tus metas. O las puedes guardar en una lista de "un día".
  • Delega. Una gran parte de ser productivo es saber cuándo pedir ayuda - y tener la humildad de hacerlo.
  • Haz. Si las tareas no pueden ser descartadas o delegadas, puedes añadirlas a tu lista de cosas por hacer.

Priorizar

Tienes una lista de ítems por hacer, ¿pero cuál deberías hacer primero? Existe un rango de diferentes aproximaciones aquí, desde atacar tareas importantes primero (The Eisenhower Matrix) hasta hacer tareas que quieras hacer menos primero (Cómete esa Rana). Encontrar una manera de priorizar que te funcione es clave para desarrollar un sistema de productividad efectivo.

Nota: Filtrar es una manera de priorizar, así que estas pueden ser hechas juntas.

Enfocarse

Cuando estás trabajando, ¿cómo te mantienes enfocado en la tarea a mano? ¿Cómo evitas distracciones y le ganas a la dilación? La técnica Pomodoro es una buena manera de empezar si te cuesta enfocarte. Si el Internet o las redes sociales son los problemas más grandes para ti, la herramienta de bloquear el Internet ayudará también.

Enfocarse también incluye un número limitado de tareas en las que escoger trabajar, y manejar tu tiempo bien.

Energía

Todo el trabajo requiere energía. Mientras más energía positiva traigas a tu trabajo, más podrás hacer. A la inversa, mientras más energía negativa traigas a tu trabajo, tendrás que hacer más esfuerzo en ser productivo.

En tu sistema de productividad, es una buena idea buscar maneras de manejar tu energía y mantener una actitud positiva. En este sentido, las actividades que no se relacionan al trabajo - tal como ejercitarse regularmente, comer saludablemente, y obtener suficiente sueño - pueden ser integrales para un sistema de productividad.

Otro desague grande de energía es el resentimiento de sentirse forzado a hacer tareas que no tienes que hacer. Mientras que es improbable que tengas un completo control de lo que se te requiere hacer en el trabajo, vale la pena considerar cómo puedes construir opciones sobre el trabajo que haces en tu día de trabajo.

Observar tus pensamientos y sentimientos a través de la atención plena también te puede ayudar a mantener una actitud positiva y saludable en el trabajo.

Paso 3: Junta un Sistema de Productividad

Como has aprendido de haber leído estas series sobre productividad, la perfección es el enemigo de ser productivo. Así que en vez de crear un sistema de productividad perfecto, tendrás que juntar uno.

Bodge (juntar) es una palabra británica para crear algo usando los materiales que tengas. En la cultura Francesa, a esto se le llame bricolaje. Los americanos lo llaman un hackeo juntos o una solución fácil y sucia.

¿Por qué estoy utilizando una palabra tan inusual aquí? Parcialmente porque es la mejor palabra para describir lo que quiero decir. Pero también para señalar que construir un sistema de productividad no es una ciencia. No hay respuesta correcta o perfecta. Se trata sobre trabajar creativamente con los recursos que tienes disponibles para encontrar lo que funciona para ti.

En otras palabras, se trata sobre encontrar una aproximación que sea lo suficientemente buena para tus necesidades. No eres un robot, y no deberías esperar serlo.

¿Cómo se puede juntar un sistema de productividad?

Un sistema de productividad es una colección de herramientas de productividad. Así que usa las herramientas de productividad que tengas a la mano. Empieza por leer los artículos en estas series: Esto te dará acceso a muchas herramientas. Las probabilidades son que, quizás tengas algunos trucos bajo tu manga también.

Lo importante es que pruebes varias técnicas. Empieza con aquellas a las que te sientas naturalmente ligado y aquellas que se enfocan en las debilidades de tu productividad. Solo al ponerlas en acción y darles una oportunidad sabrás si realmente funcionan para ti.

Paso 4: Usa Tu Sistema

Has creado un sistema. ¡Excelente trabajo! Ahora viene la parte difícil de usarlo.

Recomiendo que dejes de lado la mitad del día para establecer tu sistema. Esto te permite crear e imprimir cualquier hoja de trabajo que necesites, recoger suministros de la tienda e instalar cualquier aplicación o plugin de buscador que necesites.

Después, pon tu sistema en práctica. Haz tu trabajo de acuerdo a tu sistema.

Te encontrarás con problemas de dientes. Para empezar, tu sistema de productividad podría significar que hacer menos. No entres en pánico, y no te sientas tentado a rendirte en ese momento. Continúa con tu sistema por al menos una semana antes de que evalúes cómo funciona. Solo al darle a tu sistema una prueba adecuada podrás realmente darte cuenta sobre sus fortalezas y debilidades.

Paso 5: Retoca Tu Sistema

Ya has hecho el trabajo duro de crear e implementar un sistema de productividad. De aquí en adelante, las cosas solo se volverán más fáciles. Estarás haciéndole pequeños cambios a tu sistema, así que se convertirá en lo mejor que puede ser.

Las dos cosas más importantes a considerar mientras evalúas tu sistema son:

  • Cuánto trabajo haces. ¿Tu sistema te está haciendo más productivo?
  • Cómo te sientes sobre tu trabajo. ¿Tu sistema te está ayudando a aproximarte a tu trabajo de una manera positiva y buena?

¿Y qué quieres cambiar? Presta atención a los aspectos de tu sistema que tú notes. Después de su periodo inicial de establecimiento, un buen sistema de productividad se integra a tu vida sin demasiada fanfarronería. Debería aceitar las ruedas de tu trabajo, en vez de ser un impedimento. En particular, pregúntate: "¿Existen partes de mi sistema que quiero evitar o que siempre me frustran?" Estas son las partes que necesitan cambiar

Vale la pena tener en cuenta que los ajustes que hagas son experimentos. No tienes que seguir con ellos para siempre.

Aquí hay algunos ejemplos de los problemas en un sistema y los cambios que podrías probar:

  • Has implementado la técnica Pomodoro. Te ayuda a enfocarte, pero quisieras que hubiesen descansos más largos entre cada bloque de 25 minutos. Después de una serie de Pomodoros, te sientes exhausto. ¿Qué tal ajustar un Pomodoro a que sea 40 minutos de trabajo seguidos por 20 minutos de descanso?
  • Has establecido un bloque de Facebook usando un plugin de buscador web. Pero tu adicción a Facebook te motiva a chequear Facebook en tu teléfono. Es tiempo de desinstalar Facebook de tu teléfono o cerrar sesión en Facebook mientras trabajas?
  • Tratas Cómete esa Rana, pero después de unos pocos recientes éxitos, te das cuenta que te sientes miserable al hacer la tarea que menos te gusta al principio del día. Tu problema de dilación se ha empeorado. ¿Qué tal si en vez de eso tratas el sistema de Versión Final, donde empiezas con la tarea que más quieres hacer?

Una palabra de advertencia: Antes de que culpes de todos tus problemas a las fallas en tu sistema, asegúrate que le has dado a tu sistema una prueba justa. Sí, la vida funciona mejor cuando quieres hacer alineamientos con las cosas que necesitas hacer. Pero este no siempre es el caso. Todos los sistemas de productividad requieren al menos alguna medida de fuerza de voluntad. Se trata sobre encontrar el sistema que te ayuda a maximizar tu fuerza de voluntad de la mejor manera.

Finalmente, crear un sistema efectivo es un trabajo de toda una vida. Lo que para ti está bien hoy, mañana cambiará mientras cambias de carrera, o mientras tus circunstancias cambian o mientras desarrolles nuevas habilidades.

Recursos

Crédito Gráfico: Swiss Army Knife diseñado por Olivier Guin del Proyecto Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.