Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Wie man eine Sache gleichzeitig macht - und Multitasking stoppt

by
Read Time:12 minsLanguages:

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

Wir leben in einer Zeit des Multitaskings. Wir verbringen unsere Tage in Computern, Tablets, Telefonen und anderen Geräten, die uns zehn Dinge auf einmal erledigen lassen, während wir immer über die neuesten Nachrichten, Sportnachrichten, E-Mails und Tweets aus der ganzen Welt auf dem Laufenden bleiben.

Es gibt nur ein Problem: Unsere Gehirne sind nicht für Multitasking ausgelegt.

Das ist übrigens nicht meine Meinung. Es ist das Ergebnis unzähliger Studien, auf die ich später eingehen werde. Viele Leute denken, dass sie gut im Multitasking sind, aber die Forschung sagt, dass es einfach nicht wahr ist.  Wir werden weniger fertig, und wir tun es weniger genau und effektiv, wenn wir versuchen, Multitasking. Und die Leute, die glauben, dass sie gut im Multitasking sind, sind tatsächlich die Schlimmsten.

In diesem Tutorial sehen wir uns eine bessere Arbeitsweise an. Ich werde zuerst etwas über Multitasking und Produktivität erforschen und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Tag vorbereiten, um mehr zu erledigen, indem Sie die Ablenkungen aussparen und sich auf eine Sache nach der anderen konzentrieren.

In diesem Zeitalter des Multitaskings ist es nicht einfach, sich aus dem Netz der Ablenkungen zu lösen und einen konsistenteren Fokus zu erreichen. Es ist für die meisten von uns unpraktisch, sich völlig zu trennen und in monastischer Gelassenheit zu arbeiten, selbst wenn wir so etwas tun wollten. Aber es gibt einige praktische Dinge, die Sie tun können, um sich selbst auf dem richtigen Weg zu halten und jeden Tag mit der Genugtuung abzuschließen, dass Sie wissen, dass Sie die wichtigsten Dinge erledigt haben - eine einzelne Aufgabe nach der anderen.

1. Akzeptieren Sie, dass Sie viele Aufgaben nicht durchführen können

Wie versprechen, dass wir mit einem Blick auf diese Forschung beginnen.

Das erste, was zu verstehen ist, dass Multitasking genau genommen nicht existiert. Die Forscher sagen, dass selbst wenn wir denken, dass wir mehrere Dinge auf einmal machen, wir uns eigentlich nur auf eine Sache konzentrieren und schnell zwischen ihnen wechseln.

"Wenn Sie von Aufgabe zu Aufgabe wechseln, denken Sie, dass Sie gleichzeitig auf alles in Ihrer Umgebung achten.  Aber Sie sind eigentlich nicht ", sagte Earl Miller, Neuroscience Professor am MIT, in einem NPR-Artikel. "Sie beachten nicht ein oder zwei Dinge gleichzeitig, sondern wechseln sehr schnell zwischen ihnen."

Diese Switching hat Kosten in Bezug auf Zeit, Aufmerksamkeit und Effektivität. Eine Studie im Journal of Experimental Psychology ergab, dass die Studenten 40% langsamer bei der Lösung komplizierter mathematischer Probleme um bis zu waren, wenn sie zu anderen Aufgaben wechseln mussten. Eine separate Untersuchung des Institute of Psychiatry an der Universität London sagt, dass Multitasking mit elektronischen Medien Ihren IQ vorübergehend um 10 Punkte reduziert.

Aber vielleicht denken Sie, dass Sie gut im Multitasking sind. Vielleicht tust du es die ganze Zeit und betrachtest es als eine deiner Stärken. Diese Forschung trifft nicht auf Sie zu, oder?

Nun, bedenke die Ergebnisse dieses Experiments, in dem Leute, die sich für gut im Multitasking hielten - so gut darin, dass sie ihre Mobiltelefone während des Fahrens häufig benutzten - tatsächlich niedriger bewertet wurden als andere Leute bei einem Test der Multitasking-Fähigkeit.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt aus der Forschung, die mit Multitasking durchgeführt wurde, und das meiste davon weist in die gleiche Richtung: Multitasking funktioniert einfach nicht. Wie Stanford University Psychologie Professor Clifford Nass NPR sagte:

Die Forschung ist fast einstimmig, was in den Sozialwissenschaften sehr selten ist, und es heißt, dass Menschen, die chronisch multitasking sind, eine enorme Bandbreite an Defiziten aufweisen. Sie sind grundsätzlich schrecklich bei allen möglichen kognitiven Aufgaben, einschließlich Multitasking.

2. Richten Sie Ihren Tag auf den Fokus ein

Wenn also Multitasking schlecht für Ihre Produktivität ist, sollten wir damit aufhören, oder? Im Idealfall, ja, aber wenn Sie es jemals versucht haben, haben Sie wahrscheinlich erkannt, dass es nicht so einfach ist.

Egal, ob Sie in einem Büro arbeiten oder ein eigenes Unternehmen führen, Sie müssen wahrscheinlich an einem beliebigen Tag mit vielen verschiedenen Aufgaben jonglieren und in der Welt der unmittelbaren Kommunikation, in der wir leben, navigieren. Sie können nicht einfach ein "Besetzt" -Zeichen aufhängen und Ihren Kunden sagen, dass sie nächste Woche wiederkommen.

Um eine ablenkungsfreie Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Sie sich länger auf einzelne Aufgaben konzentrieren können, bedarf es einiger bewusster Anstrengungen. Wir werden uns in diesem und den folgenden Abschnitten einige nützliche Techniken ansehen.

Es beginnt am Anfang eines jeden Arbeitstages. Bevor Sie in den Problemlösungsmodus eintauchen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und planen Sie bewusst Ihren Tag. Dies bedeutet nicht, dass Sie eine Liste mit Aufgaben erstellen, die Sie ausfüllen müssen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf einige wichtige Ziele, die auf Ihre längerfristigen Geschäftsziele ausgerichtet sind und Ihnen helfen werden, voranzukommen.

Denken Sie an das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel: 80% der Ergebnisse stammen aus 20% der Ursachen. Oder in diesem Fall, 80% Ihres Erfolgs kommt von 20% Ihrer Bemühungen. Welche Aufgaben machen das 20% aus? Versuchen Sie, es auf nur drei Aufgaben zu beschränken, die Sie heute wirklich ausführen müssen, um den erfolgreichen Tag zu betrachten, wenn Sie zu Bett gehen.

Dann schätzen Sie die Zeit ab, die Sie für die Ausführung der einzelnen Aufgaben benötigen, und blockieren Sie die Zeit in Ihrem Kalender, um dies zu tun. Die Idee ist, diese Zeitblöcke ablenkungsfrei zu machen, so dass Sie zu diesen Zeiten nur "Single-Task" machen und Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen.  Sie können die organisatorischen Tools Ihrer Wahl verwenden, um dies zu erreichen, aber denken Sie daran, dass webbasierte Apps ihr eigenes Potenzial zur Ablenkung haben, also sollten Sie einen traditionellen Planer in Betracht ziehen.

3. Ignoriere E-Mail so lange wie möglich

OK, also haben Sie ein gutes, klares Bild von den wichtigsten Dingen, die Sie heute tun müssen. Jetzt sind Sie online, checken Ihre E-Mail und finden einen ganzen Stapel neuer Nachrichten, die auf Sie warten. Wenn Sie alle E-Mails beantwortet haben, sind ein paar Stunden vergangen, und Sie haben keine Fortschritte bei den Dingen gemacht, die Sie gerade für wichtig erachtet haben.

Non-Multitasking Hipster Office Non-Multitasking Hipster Office Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock Photo.

Was noch schlimmer ist, Sie haben den Fokus und die Klarheit verloren, die Sie am Morgen hatten. Wahrscheinlich mussten Sie einige Nachforschungen anstellen, um einige E-Mails zu beantworten. Sie haben also eine ganze Reihe von Apps und Browser-Tabs geöffnet, und Ihr Kopf hat mit vielen irrelevanten Informationen gebrummt.

Indem Sie Ihren Tag mit E-Mails beginnen, lassen Sie andere Personen definieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen.Vielleicht waren einige E-Mails wirklich dringend, aber die meisten von ihnen hatten noch mindestens ein, zwei oder drei Stunden gewartet, ohne dass der Himmel hereinfiel.

Also versuchen Sie es: Lassen Sie sich jeden Morgen einen Block Zeit, um an Ihren wichtigsten Aufgaben zu arbeiten, bevor Sie sich Ihren E-Mail-Posteingang ansehen. Wenn für Sie diese Idee unangenehm ist, können Sie anders anfangen: vielleicht gönnen Sie Ihnen eine halbe Stunde.

Wenn Sie diesen Zeitraum ohne E-Mail überleben, ohne dass ein Haufen wütender Kunden mit Fackeln und Mistgabeln auf Sie losmarschiert, sollen Sie darüber nachdenken, ihn auf 45 Minuten, eine Stunde oder zwei Stunden zu verlängern. Wenn du den ganzen Morgen ohne deine E-Mails checken leben können, wird deine Produktivität in die Höhe schießen. Das ist aber nicht möglich, aber finden Sie einfach die richtige Balance für Sie und Ihr Businness.

4. Benachrichtigungen ausschalten

OK, es gibt mehr schlechte Nachrichten für E-Mail-Süchtige. Forscher von Microsoft und der Universität von Illinois fanden heraus, dass wenn Menschen während des Tages von E-Mails unterbrochen wurden, die Zeit und der Fokus sehr hoch waren.

Bei jeder E-Mail-Unterbrechung verbrachten die Leute im Durchschnitt fast 10 Minuten mit der E-Mail und weitere 10 bis 15 Minuten, bevor sie zu der fokussierten Aktivität der gestörten Aufgabe zurückkehrten.In vielen Fällen waren die Verzögerungen viel länger: "Wir fanden heraus, dass 27% der Aufgabenstilllegungen mehr als zwei Stunden bis zur Wiederaufnahme in Anspruch nahmen."

Die Lektion ist klar: Auch wenn es nur eine kurze E-Mail ist, bringt es dich aus dem heraus, was du getan hast, und es kann lange dauern, bis du wieder auf Kurs bist. Schalten Sie daher E-Mail-Benachrichtigungen aus, wenn Sie an Ihren wichtigsten täglichen Aufgaben arbeiten, und deaktivieren Sie alle anderen Benachrichtigungen, die Ihr Computer oder Ihr Telefon möglicherweise erstellen.

Denken Sie daran, dass Sie die Zeit für die Arbeit an einer einzelnen Aufgabe blockiert haben, und Sie wissen, dass Sie während dieser Zeit keine wichtigen Besprechungen oder andere Ereignisse haben.  Die einzige Benachrichtigung, die Sie benötigen, ist ein einfacher Timer, um Sie wissen zu lassen, wann Ihre zugewiesene Zeit abgelaufen ist und Sie können zu Ihrer nächsten Aufgabe oder Veranstaltung weitergehen. Es sollte keine weiteren kleinen Piepstöne geben.

Wenn Sie befürchten, einen Notruf Ihres Ehepartners oder der Schule Ihrer Kinder zu verpassen, können Sie die meisten Smartphones zwar stillen, aber dennoch ausgewählten Personen erlauben, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen.

5. Stoppen, wenn Sie können

Die "nukleare Option" für die Konzentration auf erfolgreiche und einzelne Aufgabe besteht darin, dass Sie vollständig trennen können: kein Internet, kein Telefon. Nur Sie und die leere Seite. Es gibt nichts Vergleichbares.

Ich kann die Proteste schon hören, und ich gebe zu, dass viele von ihnen gültig sind. Um eine Aufgabe in diesen Tagen zu erledigen, müssen wir oft auf das Internet zugreifen, um zu recherchieren, um auf Bilder und andere Ressourcen zuzugreifen, die in unserem Projekt enthalten sind, oder um eine ganze Reihe anderer Dinge.

Aber brauchen wir es wirklich die ganze Zeit? Manchmal, aber oft nicht. Wenn es machbar ist, ziehen Sie in Erwägung, das Internet für begrenzte Zeit zu nutzen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, und schalten Sie es dann wieder aus.

Zum Beispiel musste ich für diesen Artikel online recherchieren. Also suchte ich nach den Artikeln und Studien, die ich brauchte, und öffnete sie in vielen neuen Tabs in meinem Browser.  Hier ist ein Screenshot von dem Durcheinander, in dem ich mich befand (zu der Zeit kann man sehen, dass ich nachgesehen habe, ob "Multitasking" getrennt werden sollte).

Screenshot showing multiple tabs open at onceScreenshot showing multiple tabs open at onceScreenshot showing multiple tabs open at once

Multitasking vom Feinsten. Aber nachdem ich alle diese Tabs geöffnet hatte, löste ich mich vom Internet weg und machte mir Notizen, was ich gefunden habe. Um dieses Tutorial wirklich schreiben zu können, musste ich nicht online sein.  Tatsächlich hätte das Online-Sein zu mehr Ablenkungen, mehr Versuchungen geführt, von Seite zu Seite zu klicken, Tangenten und Tangenten-Tangenten zu folgen, bis ich völlig vom Kurs abgekommen war.

Der Schlüssel ist, die Forschung (eine Aufgabe) von der Schrift (eine andere Aufgabe) zu trennen. Die erste Aufgabe erfordert das Internet; die zweite nicht. Beim Schreiben kamen Fragen auf, aber ich machte mir einfach eine Notiz und überprüfte sie später, als ich wieder online war. Während ich schrieb, konzentrierte ich mich auf die bevorstehende Aufgabe.

Ob dies für Sie funktioniert, hängt natürlich von der Art Ihrer Arbeit ab. Langfristige Trennung ist für viele von uns heutzutage nicht möglich. Aber denken Sie darüber nach, ob Sie zumindest für kurze Zeit auf das Internet verzichten könnten. Wenn Sie dies tun, möchten Sie vielleicht auch zu alten Schulorganisatoren und Kalendern wechseln, damit Sie mehr Informationen zur Hand haben, ohne online zu gehen.

Wenn Sie die Verbindung nicht trennen können, sollten Sie zumindest kleinere Schritte wie die Verwendung von Apps zum Blockieren Ihrer bevorzugten ablenkenden Websites oder das Aktivieren des Vollbild-Fokusmodus für das Programm, in dem Sie arbeiten, in Erwägung ziehen, um alles andere zu blockieren.

6. Machen Sie Pausen

Das Gehirn ist nicht nur schlecht im Multitasking, sondern kann sich auch über längere Zeit nicht konzentrieren.  Wenn du dich stundenlang auf die Arbeit stürzt, um einen wichtigen Termin einzuhalten, hast du immer den Drang, lustige Videos auf YouTube anzusehen. Es ist nur dein Gehirn, das dir sagt, dass es eine Pause braucht.

Wenn Sie diese Zeit für wichtige Aufgaben blockieren, denken Sie daran, Pausen einzuplanen. Wenn du nur eine begrenzte Zeit hast, bleibst du ablenkungsfrei und die Pause hilft dir beim Aufladen für den nächsten Block.

Ein Forschungsprojekt legt nahe, dass das optimale Gleichgewicht zwischen Arbeit und Pausen 52 Minuten dauert und eine 17-minütige Pause dauert. Natürlich müssen Sie sich nicht an diesen genauen Zeitplan halten. Finde einen, der für dich arbeitet. Ein beliebtes System, das einem ähnlichen Prinzip folgt, ist die Pomodoro-Technik, bei der Sie in Blöcken von 25 Minuten arbeiten, die "Pomodoros" genannt werden und dazwischen fünf Minuten Pause machen. Dieses Tutorial zur Pomodoro-Technik geht näher auf das Thema ein.

7. Behalten Sie auch andere Aufgaben im Fokus

Wenn Sie den bisher gegebenen Vorschlägen folgen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre wichtigsten täglichen Aufgaben in kurzen, konzentrierten Ausbrüchen ohne Ablenkung zu erledigen. Das ist ein großer Schritt für die meisten von uns.

Aber natürlich müssen Sie immer noch E-Mails abrufen, mit den sozialen Medien mithalten und all die anderen Dinge, die uns ablenken. In der Tat, wenn Sie nicht auf sie aufpassen, werden all diese unbeantworteten E-Mails Sie wahrscheinlich noch stärker ansprechen und Sie von anderen Aktivitäten abhalten.

Es ist also am besten, mit ihnen umzugehen, aber konzentriert und konzentriert. Anstatt sich von anderen Aufgaben zu trennen, um hier und da eine E-Mail zu beantworten, sollten Sie am Ende des Tages eine halbe Stunde oder eine Stunde zurücklegen, um Ihren Posteingang zu öffnen.  Wenn Sie einen Bericht schreiben möchten, sollten Sie kurze Zeiträume - vielleicht einen Mittag und einen Abend - planen, um alle Ihre Profile zu aktualisieren und mit Ihren Freunden und Followern zu interagieren.

Selbst wenn Sie keine sozialen Medien nutzen, wird es immer kleine tägliche Aufgaben geben, die zwar nicht Ihre Gesamtpriorität sind, aber dennoch erledigt werden müssen. Das Prinzip ist das gleiche: Halte sie enthalten. Erledige sie, aber erst nachdem du deine drei wichtigsten Aufgaben für den Tag erledigt hast. Sie müssen die Stromrechnung bezahlen, aber Sie müssen Ihre kreative Arbeit nicht unterbrechen, um dies zu tun. Plane es für einen Block Zeit später am Tag und vergiss es bis diese Zeit kommt.

Nächste Schritte

In diesem Tutorial haben Sie gesehen, dass Multitasking eine wirklich ineffektive Arbeitsweise ist. Viel besser ist es, den Tag in Blöcke von Zeit zu teilen, wenn Sie sich auf einzelne Aufgaben konzentrieren. Sie haben gesehen, dass regelmäßige Pausen ein wichtiger Weg sind, um diesen Fokus aufrecht zu erhalten, und dass das Ausschalten von Benachrichtigungen, das Ignorieren von E-Mails und das Offline-Stehen für bestimmte Zeiträume ebenfalls hilfreich sein können.

Perfekter Fokus den ganzen Tag lang ist ein unerreichbares Ziel für die meisten von uns. Aber mit den in diesem Tutorial beschriebenen Techniken sollten Sie besser in der Lage sein, die Ablenkung in Schach zu halten und zumindest Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen, ohne das Bedürfnis nach Multitasking zu haben.

Haben Sie noch andere bevorzugte Techniken, um Multitasking zu vermeiden? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.