Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Bagaimana Melakukan Satu Hal Dalam Satu Waktu—dan Berhenti Melakukan Multitasking

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Kita hidup di era multitasking. Kita menghabiskan hari-hari kita terbenam dalam komputer, tablet, ponsel dan perangkat lainnya yang memungkinkan kita melakukan sepuluh hal sekaligus, sembari tetap terupdate dengan kabar, berita olahraga, email dan tweet terbaru dari seluruh dunia.

Hanya ada satu permasalahan: otak kita tidak dirancang untuk multitasking.

Ngomong-ngomong itu bukan pendapat saya. Itu adalah hasil studi yang tak terhitung, yang akan saya jelaskan nantinya. Kebanyakan orang mengira mereka bagus dalam multitasking, namun riset mengatakan itu tidaklah benar. Kita lebih sedikit menyelesaikan tugas, dan kita melakukannya secara kurang akurat dan kurang efektif, ketika kita mencoba untuk melakukan multitasking. Dan orang yang mengira mereka bagus dalam multitasking sebenarnya paling buruk dalam hal itu.

Jadi di dalam tutorial ini kita akan melihat cara kerja yang lebih baik. Pertama-tama saya melanjutkan melalui beberapa riset tentang multitasking dan produktifitas, dan kemudian saya akan menunjukkan bagaimana mempersiapkan harimu untuk menyelesaikan lebih banyak dengan memotong gangguan dan berfokus pada satu hal dalam satu waktu.

Di dalam era multitasking ini, tidak mudah untuk memutuskan dirimu dari jaring gangguan dan mencapai fokus yang lebih konsisten. Memutuskan diri sepenuhnya dan berkerja dalam ketenangan monastik tidak praktikal bagi kebanyakan dari kita, bahkan jika kita ingin melakukan hal seperti itu.  Namun ada beberapa hal praktis yang dapat kamu lakukan untuk membantu dirimu sendiri lebih sering tetap berada pada jalur, dan untuk menyelesaikan tiap hari dengan kepuasan mengetahui kamu menyelesaikan hal terpenting—satu tugas individual pada satu waktu.

1. Terima Bahwa Kamu Tidak Bisa Melakukan Multitask

Seperti yang dijanjikan, kita akan mulai dengan melihat riset tersebut.

Hal pertama untuk dimengerti adalah bahwa jujur saja, multitasking itu tidak ada. Peneliti mengatakan bahwa bahkan ketika kita kira kita sedang melakukan banyak hal sekaligus, sebenarnya kita hanya berfokus pada satu hal pada satu waktu, dan kemudian berpindah dengan cepat di antaranya.

“Dengan berpindah dari tugas ke tugas, kamu mengira bahwa kamu benar-benar semuanya di sekitarmu pada waktu yang bersamaan.  Namun sebenarnya tidak,” kata Earl Miller, Professor Neuroscience di MIT, dalam sebuah artikel NPR. “Kamu tidak memperhatikan pada satu atau dua hal secara bersamaan, namun berpindah di antaranya dengan sangat cepat.”

Perpindahan ini ada harganya, dalam istilah waktu, perhatian dan efektifitas. Sebuah studi yang dilaporkan di dalam Journal Of Experimental Psychology menemukan bahwa siswa lebih lambat hingga 40% dalam menyelesaikan permasalahan matematika yang rumit ketika mereka harus berpindah ke tugas lainnya. Riset terpisah oleh Institute of Psychiatry di University of London menemukan bahwa multitasking dengan media elektronik secara temporer mengurangi IQ sebesar 10 point.

Namun mungkin kamu kira kamu bagus dalam multitasking. Mungkin kamu melakukan itu sepanjang waktu, dan menganggap itu salah satu kekuatanmu. Riset ini tidak berlaku bagimu, bukan?

Yah, pertimbangkan hasil eksperimen ini, dimana orang yang menganggap mereka baik dalam multitasking—begitu baik hingga mereka sering menggunakan ponsel saat berkendara—sebenarnya memiliki nilai lebih rendah daripada orang lainnya dalam tes kemampuan multitasking.

Ini hanyalah contoh kecil riset yang telah dilakukan tentang multitasking, dan kebanyakan dari itu mengarah ke hal yang sama: multitasking tidak berkerja. Sebagaimana yang disampaikan Profesor Psikologi Stanford University Clifford Nass kepada NPR:

Risetnya hampir tidak diragukan, yang mana sangat langka dalam ilmu sosial, dan itu mengatakan bahwa orang yang melakukan multitasking secara kronis menunjukkan penurunan yang sangat besar. Mereka pada dasarnya payah dalam semua jenis tugas kognitif, termasuk multitasking.

2. Persiapkan Harimu Untuk Fokus

Jadi jika multitasking itu jelek bagi produktifitasmu, kita harusnya berhenti melakukannya bukan? Idealnya, ya, namun jika kamu pernah mencobanya, kamu mungkin menyadari bahwa itu tidak mudah.

Apakah kamu berkerja di sebuah kantor atau menjalankan bisnis sendiri, kamu mungkin harus berurusan dengan banyak tugas berbeda, juga mengarahkan dunia komunikasi yang hampir instan tempat kita hidup. Kamu tidak bisa cukup menggantungkan tanda “Sibuk” dan memberitahu klienmu untuk kembali minggu depan.

Jadi dengan membuat lingkungan kerja yang bebas gangguan dimana kamu dapat berfokus pada satu tugas memerlukan usaha sadar. Kita akan melihat beberapa teknik berguna di dalam bagian ini dan berikutnya.

Itu dimulai di awal tiap hari kerja. Sebelum kamu masuk ke dalam mode penyelesaian masalah, ambil waktu beberapa menit dan rencanakan harimu secara sadar.  Ini tidak berarti membuat daftar tugas untuk diselesaikan. Namun, fokus pada beberapa tujuan utama, hal-hal yang selaras dengan tujuan bisnis jangka panjangmu dan akan membantumu bergerak maju.

Ingat Prinsip Pareto, atau lebih dikenal sebagai aturan 80/20: 80% hasil datang dari 20% penyebab. Atau dalam kasus ini, 80% kesuksesanmu hadir dari 20% usahamu.  Tugas mana saja yang termasuk 20% tersebut? Coba batasi itu hingga hanya tiga tugas yang benar-benar perlu kamu selesaikan hari ini dan dianggap hari yang berhasil sebelum kamu pergi tidur.

Kemudian perkirakan waktu yang kamu perlukan untuk menyelesaikan tiap tugas, dan blok waktu di dalam kalendermu untuk melakukan itu. Idenya adalah untuk membuat blok waktu tersebut bebas gangguan, sehingga kamu hanya melakukan “tugas tunggal” pada waktu tersebut, dan menyelesaikan tugas terpentingmu.  Kamu dapat menggunakan alat organisasional pilihanmu untuk mencapai ini, namun ingatlah bahwa aplikasi berbasis web hadir dengan potensi gangguannya sendiri, jadi kamu mungkin ingin mempertimbangkan sebuah planner tradisional.

3. Acuhkan Email Selama Mungkin

OK, jadi kamu telah memiliki gambaran yang jelas tentang hal terpenting yang ingin kamu lakukan hari ini. Sekarang kamu online, memeriksa email, dan menemukan tumpukan pesan baru yang menunggu.  Pada saat kamu selesai menjawab semua email tersebut, beberapa jam telah berlalu, dan kamu tidak membuat kemajuan akan hal-hal yang kamu anggap penting.

Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock Photo.

Lebih buruk lagi, kamu kehilangan fokus dan kejelasan yang tadinya kamu miliki di pagi hari. Kamu mungkin harus melakukan beberapa riset untuk menjawab beberapa email, jadi kamu sekarang memiliki banyak aplikasi dan tab browser yang terbuka, dan kepalamu dipunuhi dengan banyak informasi yang tidak relevan.

Dengan memulai harimu dengan email, kamu membiarkan orang lain mengerti bagaimana kamu menghabiskan waktumu. Mungkin beberapa email itu benar-benar penting, namun pada umumnya, kebanyakan bisa menunggu paling tidak untuk satu atau dua jam berikutnya, jika tidak satu atau dua hari berikutnya, tanpa membuat langit runtuh.

Jadi cobalah ini: Biarkan dirimu menggunakan blok waktu tiap pagi untuk melakukan tugas yang paling penting, bahkan sebelum melihat kotak masuk email. Jika ide ini membuatmu tidak nyaman, kamu dapat memulai secara perlahan: mungkin gunakan setengah jam waktumu.

Jika kamu bertahan dari blok waktu bebas email ini tanpa serbuan para klien yang marah, pertimbangkan untuk memperlamanya menjadi 45 menit, satu jam, dua jam.  Jika kamu dapat (glek!) bertahan terhadap kelesuruhan pagi tanpa memeriksa email, produktifitasmu akan melesat. Ini mungkin mustahil, namun cukup temukan keseimbangan yang tepat untukmu dan bisnismu.

4. Matikan Notifikasi

OK, ada lebih banyak berita buruk bagi pecandu email. Peneliti di Microsoft dan University of Illinois menemukan bahwa ketika orang diinterupsi oleh email sepanjang hari, ada harga yang sangat besar dalam waktu dan fokus yang terbuang.

Untuk tiap interupsi email, orang-orang menghabiskan rata-rata hampir 10 menit dalam menangani email, dan 10 hingga 15 menit lainnya sebelum kembali ke aktifitas tugas yang difokuskan. Dalam kebanyakan kasus, penundaan ini jauh lebih lama: “Kami menemukan bahwa 27% penundaan tugas menghasilkan tambahan dua jam hingga kelanjutannya.”

Pelajarannya jelas: bahkan jika itu “hanya sebuah email singkat”, itu menarikmu dari apa yang sedang kamu lakukan, dan dapat memakan waktu lama untuk kembali ke jalur. Jadi matikan notifikasi email ketika sedang mengerjakan tugas harian yang paling penting, dan untuk masalah itu matikan notifikasi lainnya dari komputer dan ponselmu.

Ingat, kamu telah membuat blok waktu untuk mengerjakan tugas tunggal, dan kamu tahu bahwa kamu tidak memiliki rapat atau acara penting lainnya selama waktu ini.  Satu-satunya notifikasi yang kamu perlukan adalah sebuah timer sederhana agar kamu tahu kapan waktu yang kamu alokasikan selesai dan kamu dapat melanjutkan ke tugas atau acara berikutnya. Tidak perlu ada dering atau nada kecil lainnya.

Ngomong-ngomong, jika kamu khawatir tentang melewatkan panggilan darurat dari pasangan atau sekolah anakmu, kebanyakan smartphone memungkinkanmu mengaturnya ke mode hening namun tetap memungkinkan orang tertentu terhubung denganmu.

5. Putuskan Koneksi Sebisa Mungkin 

"Pilihan ampuh" dalam berfokus secara sukses pada tugas tunggal adalah memutuskan koneksi sepenuhnya: tidak ada internet, tidak ada telepon. Hanya kamu dan halaman kosong. Tidak ada lagi yang seperti itu.

Saya sudah dapat mendengar protes di sini, dan saya akan mengakui bahwa kebanyakan darinya valid. Untuk menyelesaikan tugas di masa sekarang, kita sering perlu mengakses internet untuk riset, untuk mengakses gambar dan sumber lainnya untuk dicantumkan dalam project kita, atau berbagai hal lainnya.

Namun apakah kita benar-benar memerlukannya sepanjang waktu? Kadang-kadang, namun seringkali tidak. Jika itu layak, pertimbangkan menggunakan internet selama periode waktu tertentu, untuk menyelesaikan tugas tertentu, dan kemudian matikan lagi.

Sebagai contoh, untuk artikel ini saya perlu melakukan beberapa riset secara online. Jadi saya mulai mencari artikel dan studi yang saya perlukan, dan membukanya dalam banyak tab dalam browser saya. Berikut screenshot kekacauan yang saya alami (pada waktu itu kamu dapat melihat bahwa saya sedang mencari apakah "multitasking" harusnya ditulis dengan tanda penghubung. 

Screenshot showing multiple tabs open at once

Multitasking dalam contoh terbaiknya. Namun setelah membuka semua tab ini, saya memutuskan koneksi dari internet, dan membaca dan membuat catatan tentang apa yang saya temukan. Untuk benar-benar menulis tutorial ini, saya tidak perlu online. Nyatanya, sedang online akan mengasilkan lebih banyak gangguan, lebih banyak godaan untuk mengklik dari halaman ke halaman, dengan mengikuti persinggungan dan persinggungan dari persinggungan, hingga saya benar-benar kehilangan jejak.

Kuncinya adalah memisahkan riset (satu tugas) dari menulis (tugas lainnya). Tugas pertama memerlukan internet; yang kedua tidak. Pertanyaan tidak muncul saat saya sedang menulis, namun saya cukup membuat sebuah catatan dan memeriksanya nanti, ketika saya kembali online. Sementara saat sedang menulis, saya tetap fokus pada tugas yang ada.

Tentu saja, apakah ini akan berkerja untukmu tergantung pada jenis pekerjaan yang sedang kamu lakukan. Memutuskan koneksi dalam jangka panjang tidaklah layak bagi kebanyakan dari kita di masa sekarang ini. Namun pikirkan tentang apakah kamu dapat melakukan tanpa internet, paling tidak selama beberapa waktu singkat. Jika kamu akan melakukan ini, kamu mungkin ingin berpindah ke organiser dan kalender cara lama, sehingga kamu memiliki lebih banyak informasi untuk ditangani tanpa perlu online.

Jika kamu tidak dapat memutuskan koneksi, pertimbangkan paling tidak mengambil langkah-langkah yang lebih kecil seperti menggunakan aplikasi untuk memblokir website pengganggu favoritmu, atau masuk ke dalam mode fokus layar penuh pada program yang sedang kamu kerjakan untuk membantumu memblokir semua lainnya.

6. Istirahat

Sebagai tambahan jeleknya multitasking, otak juga tidak dapat berkonsentrasi untuk jangka waktu yang lama. Itulah mengapa, ketika kamu memaksa dirimu sendiri berkerja berjam-jam untuk memenuhi deadline penting, kamu tetap mengalami dorongan untuk menonton video kucing yang lucu di YouTube. Itu hanyalah otakmu yang memberitahumu bahwa itu perlu istirahat.

Jadi ketika kamu memblokir waktu tersebut untuk mengerjakan tugas penting, ingatlah untuk menjadwalkan istirahat. Dengan memiliki waktu terbatas akan membantumu tetap bebas gangguan, dan istirahat akan membantumu mengisi ulang dan siap untuk blok berikutnya.

Salah satu riset menyarankan bahwa keseimbangan optimum berkerja dan istirahat adalah berkerja selama 52 menit dan istirahat 17 menit. Tentu saja, kamu tidak harus berpegang pada ukuran waktu yang sama persis; temukan yang cocok untukmu. Sebuah sistem populer yang mengikuti prinsip yang sama adalah Teknik Pomodoro, dimana kamu berkerja dalam blok waktu 25 menit yang bernama "pomodoro", diselingi istirahat selama 5 menit. Tutorial ini tentang Teknik Pomodoro memberikan lebih banyak detail.

7. Pastikan Fokus Juga Pada Tugas Lainnya

Jika kamu mengikuti saran yang diberikan sejauh ini, kamu harusnya dapat menyelesaikan tugas harian terpenting dalam aktivitas fokus singkat tanpa gangguan. Itu adalah kemajuan besar bagi kebanyakan dari kita.

Namun tentu saja, kamu tetap perlu memeriksa email, mengikuti media sosial, dan semua hal lainnya yang cenderung mengganggu kita. Nyatanya, jika kamu tidak mengurusinya, semua email tak terjawab tersebut akan cenderung memanggilmu jauh lebih kuat, menarikmu jauh dari aktifitas lainnya.

Jadi paling baik menanganinya, namun dalam cara terfokus dan terkonsentrasi. Alih-alih istirahat dari tugas lainnya untuk menjawab email, tentukan waktu khusus setengah jam pada akhir hari untuk memeriksa inboxmu. Alih-alih bermalas-malasan dengan Twitter ketika kamu seharusnya menulis sebuah laporan, jadwalkan blok waktu singkat—barangkali pada waktu makan siang dan yang lainnya di sore hari—untuk memperbaharui semua profil dan berinteraksi dengan teman dan pengikutmu.

Bahkan jika kamu tidak memiliki media sosial, akan selalu ada sedikit tugas harian untuk itu, sementara bukan prioritas keseluruhanmu, namun tetap perlu diselesaikan. Prinsipnya sama: agar tetap dipenuhi. Selesaikan, namun hanya setelah kamu menyelesaikan tiga tugas terpenting pada hari itu. Kamu perlu membayar tagihan listrik dan air, namun kamu tidak perlu mengganggu pekerjaan kreatifmu untuk melakukan itu. Jadwalkan itu untuk waktu nantinya dalam hari tersebut, dan lupakan itu hingga waktunya tiba.

Langkah Berikutnya

Di dalam tutorial ini, kamu telah melihat bahwa multitasking benar-benar merupakan cara kerja yang tidak efektif. Jauh lebih baik untuk memecah harimu ke dalam blok-blok waktu ketika berfokus pada tugas tunggal. Kamu telah melihat bahwa istirahat rutin merupakan cara penting dalam mempertahankan fokus tersebut, dan bahwa mematikan notifikasi, mengabaikan email dan tetap offline selama periode waktu tertentu juga dapat membantu.

Fokus yang sempurna sepanjang hari merupakan goal yang tidak dapat dicapai bagi kebanyakan dari kita. Namun dengan teknik yang dibahas di dalam tutorial ini, kamu harusnya sudah lebih baik dalam menjaga gangguan dan paling tidak menyelesaikan tugas terpenting tanpa mendapat dorongan untuk melakukan multitasking.

Apakah kamu mempunyai teknik lainnya dalam menghindari multitasking? Silahkan beritahu saya dalam komentar.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.