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Cómo Hacer Una Cosa A La Vez - y Parara de Hacer Múltiples Tareas a la Vez

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Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Vivimos en una época en la que todo el mundo se enfoca en multitareas. Pasamos nuestros días inmersos en computadoras, tabletas, teléfonos y otros dispositivos que nos permiten hacer diez cosas a la vez, mientras nos mantenemos actualizados con las noticias recientes, deportes, correos electrónicos y tweets alrededor del mundo entero.

Existe solo un problema: nuestros cerebros no están diseñados para hacer múltiples tareas a la vez.

Esa no es mi opinión, por cierto. Es el resultado de incontables estudios, de los que hablaré después. Muchas personas piensan que son buenas al hacer muchas tareas a la vez, pero las encuestas dicen que simplemente eso no es cierto. Hacemos menos y no tan precisa y efectivamente como deberíamos al hacer muchas tareas a la vez. Y las personas que piensan que son buenas haciendo muchas tareas a la vez realmente son las peores en eso.

Así que en este tutorial veremos una mejor manera de trabajar. Primero pasaré por un proceso de investigación sobre hacer múltiples tareas a la vez y sobre la productividad y después te enseñaré cómo organizar tu día para hacer más cosas y dejar atrás las distracciones y para enfocarse en una cosa a la vez.

En esta época de hacer múltiples tareas a la vez, no es fácil desenredarse de la web de distracciones y alcanzar un enfoque más consistente. Desconectarse completamente y trabajar con una serenidad monástica no es algo práctico para la mayoría de nosotros, incluso si hubiésemos querido hacer algo así. Pero existen algunas cosas prácticas que puedes hacer para mantenerte en la pista con más frecuencia y terminar cada día con la satisfacción de saber que pudiste hacer las cosas más importantes - una tarea individual a la vez.

1. Acepta Que No Puedes Hacer Múltiples Tareas A La Vez

Como prometí, empezaremos dándole un vistazo a esa investigación.

La primera cosa que debemos entender es que estrictamente hablando, el arte de hacer múltiples tareas a la vez no existe. Los investigadores dicen que incluso cuando pensamos que estamos haciendo muchas cosas a la vez, realmente solo nos estamos concentrando en una cosa a la vez, y cambiando rápidamente entre ellas.

"Cambiar de tarea a tarea, piensas que realmente le estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero realmente no lo estás haciendo", dijo Earl Miller, Profesor de Neurociencia en MIT, en un artículo NPR. "No estás prestando atención a una o dos cosas simultáneamente, sino cambiando entre ellas de una manera rápida."

Este cambio tiene un costo, en términos de tiempo, atención y efectividad. Un estudio reportó en la Revista de Psicología Experimental que los estudiantes eran 40% más lentos en resolver problemas matemáticos complicados cuando debían cambiar a otras tareas. Un estudio separado por el Instituto de Psiquiatría en la Universidad de Londres encontró que hacer múltiples tareas a la vez con medios electrónicos temporalmente reduce tu CI a 10 puntos menos.

Pero quizás pienses que seas bueno al hacer múltiples tareas a la vez. Quizás lo hagas todo el tiempo y lo consideras una de tus fortalezas. Esta investigación no se aplica a ti, ¿o sí?

Bueno, considera los resultados de este experimento, en el que las personas que se consideraban buenas al hacer múltiples tareas a la vez - tan buenas que frecuentemente usaban sus celulares al manejar - actualmente demostraron un menor puntaje que otras personas en una prueba de la habilidad de hacer múltiples tareas a la vez.

Esto es solo una pequeña muestra de la investigación que se ha hecho en eso de hacer múltiples tareas a la vez, y la mayoría de ella apunta en la misma dirección: hacer múltiples tareas a la vez simplemente no funciona. Como el Profesor Clifford Nass de la Universidad de Psicología de Stanford le dijo a NPR:

La investigación es casi unánime, lo cual es algo muy raro en la ciencia social, y dice que las personas que hacen múltiples tareas a la vez de una manera crónica muestran un gran rango de deficiencias. Son básicamente terribles en cualquier tipo de tareas cognitivas, incluyendo el hacer múltiples tareas a la vez.

2. Configurar Tu Día Para Enfocarte

Así que si hacer múltiples tareas a la vez es malo para tu productividad, deberíamos parar de hacerlo, ¿cierto? Idealmente, sí, pero si alguna vez lo has probado, probablemente te des cuenta que no es tan fácil de dejarlo de hacer.

Sea que trabajes en una oficina o manejes tu propio negocio, probablemente tengas que manejar distintas tareas a la vez en un solo día, como también navegar el mundo de la comunicación instantánea en la que vivimos. No puedes simplemente colgar un letrero de "Ocupado" y decirle a tus clientes que vuelvan la próxima semana.

Así que crear un ambiente de trabajo libre de distracciones en el que te puedas enfocar en una tarea a la vez por más tiempo toma una gran cantidad de esfuerzo consciente. Le daremos un vistazo a algunas técnicas útiles en esta y las siguientes secciones.

Empieza al comienzo de cada día de trabajo. Antes de que empieces a estar en el modo de resolver problemas, tómate un par de minutos para planear tu día de una manera consciente. Esto no significa crear una lista de tareas para completar. En vez de eso, enfócate en algunos pocos objetivos vitales, cosas que estén alineadas con tus objetivos a largo plazo de negocios y te ayuden a avanzar.

Recuerda el Principio Pareto, o conocido de otra manera como la regla 80/20: 80% de los resultados vienen del 20% de las causas. O en este caso, 80% de tu éxito viene del 20% de tu esfuerzo. ¿Cuáles tareas constituyen ese 20%? Trata de limitarte solo a tres tareas que necesites completar hoy de manera que puedas considerar que el día fue completamente exitoso cuando vayas a dormir.

Después toma en cuenta el tiempo que necesitarás para completar cada tarea, y bloquea el tiempo en tu calendario para hacerlo. La idea es hacer que esos bloques de tiempo estén libres de distracciones, para que hagas "solo una tarea a la vez" en esos momentos, y puedas completar las tareas más importantes. Puedes usar las herramientas organizaciones de tu elección para lograr esto, pero recuerda que las aplicaciones basadas en la web vienen con su propio potencial para la distracción, así que podrías querer considerar un planeador tradicional.

3. Ignora el Correo Electrónico por el Mayor Tiempo Posible

OK, así que tienes una imagen clara y buena de las cosas más importantes que necesitas hacer hoy. Ahora te puedes conectar, revisar tu correo electrónico y encontrar una gran pila de nuevos mensajes que están a la espera de ser leídos por ti. Para el momento en el que hayas terminado de responder a los correos electrónicos, un par de horas se habrán ido, y no habrás hecho ningún progreso de cualquiera de las cosas que decidiste que eran importantes.

Non-Multitasking Hipster Office
Fotos de Envato Unstock

Y lo que es peor, has perdido el enfoque y claridad que tuviste en los primeros momentos de la mañana. Probablemente hayas tenido que hacer algún tipo de investigación para contestar esos correos electrónicos, así que ahora tienes una gran cantidad de aplicaciones y ventanas del buscados abiertas, y tu cabeza está resonando con bastante información irrelevante.

Al empezar tu día con el correo electrónico, dejas que las otras personas definan cómo pasarás tu tiempo. Quizás algunos de esos correos electrónicos eran realmente urgentes, pero con toda probabilidad, la mayoría de ellos podrían haber esperado otra hora o dos más, si no uno o dos días, sin que el cielo se tuviese que caer.

Así que prueba esto: Permítete un bloque de tiempo cada mañana para trabajar en tus tareas más importantes, incluso antes de revisar el buzón de entrada de tu correo electrónico. Si esta idea te hace sentir incómodo, puedes empezar de una manera pequeña: quizás permitirte una media hora.

Si sobrevives este bloque de tiempo libre de correo electrónicos sin tener detrás un grupo de clientes molestos que te esperan con antorchas y horquillas, considera extenderlo a 45 minutos, una hora o dos. Si puedes (¡jadeando!) sobrevivir toda la mañana sin revisar tu correo electrónico, tu productividad se disparará. Esto puede que no sea posible, pero solo encuentra el equilibrio adecuado para ti y tu negocio.

4. Apaga las Notificaciones

OK, esas son más malas noticias para los adictos a los correos electrónicos. Los investigadores de Microsoft y de la Universidad de Illinois encontraron que cuando las personas son interrumpidas por los correos electrónicos durante el día, existía un gran costo en términos de tiempo perdido y enfoque.

Por cada interrupción de correo electrónico, las personas pasaron casi 10 minutos en promedio manejando los correos, y otros 10 o 15 minutos antes de volver a enfocarse en la tarea que fue interrumpida. En muchos casos, los retrasos fueron mucho más largos: "Encontramos que el 27% de la suspensión de las tareas resultaron en más de dos horas de tiempo hasta la reanudación."

La lección es clara: incluso si es un "correo electrónico muy rápido", te aleja de lo que estás haciendo, y puede tomarte mucho tiempo en devolverte a la pista. Así que apaga las notificaciones de correos electrónicos cuando estés trabajando en tus tareas más importantes, y si es así también apaga cualquier otra notificación que tu computadora o teléfono pueda estar establecida a producir.

Recuerda, has bloqueado un tiempo para trabajar en una única tarea, y sabes que no tienes ninguna reunión importante o evento durante este tiempo. La única notificación que necesitas es un simple minutero para hacerte saber que el tiempo que tenías para hacer esta tarea se ha acabado y puedes seguir con la próxima tarea o evento. No deberían existir más notificaciones o sonidos de alarma.

Por cierto, si estás preocupado sobre perderte de una llamada de emergencia de tu pareja o del colegio de tus hijos, muchos teléfonos inteligentes permiten que los ajustes a silencio pero que de todas maneras permitan que algunas cuantas personas seleccionadas te contacten.

5. Desconéctate Cuando Puedas

La "opción nuclear" para enfocarse exitosamente en una sola tarea es desconectarse completamente: sin internet, sin teléfono. Solo tú y una hoja en blanco. No hay nada como eso.

Ya puedo escuchar las protestas, y admitiré que muchas de ellas son válidas. Para completar una tarea hoy en día, muchas veces necesitamos el acceso a Internet para la investigación, para acceder a imágenes y otros recursos para incluir en nuestro proyecto, o un gran rango de otras cosas.

¿Pero realmente lo necesitamos todo el tiempo? A veces, pero no todo el tiempo. Si es factible, considera usar el Internet por periodos límite de tiempo, para completar una tarea en particular, y después apagarlo inmediatamente.

Por ejemplo, para este artículo necesité hacer un poco de investigación en linea. Así que comencé buscando artículos y estudios que necesitaría, y abriéndolos en muchas ventanas nuevas de mi buscador. Aquí hay una captura de pantalla del desastre en el que estaba (en el momento puedes ver que estuve buscando si "hacer múltiples tareas a la vez" debería hifenizado).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Hacer muchas tareas a la vez como nadie lo había hecho. Pero después de haber abierto todas esas ventanas, me desconecté de Internet, y leí e hice notas de lo que encontré. Para realmente escribir este tutorial, no necesité estar en linea. De hecho, estar en linea podría haber resultado en más distracciones, más tentaciones para darle clic a página tras página, siguiendo tangentes y tangentes de tangentes, hasta que hubiese estado completamente fuera de la pista en la que tenía que quedarme.

La clave es separar la investigación (una tarea) de la escritura (otra tarea). La primera tarea requiere del Internet; la segunda no lo necesita. Las preguntas surgieron mientras estuve escribiendo, pero simplemente hice una nota y las revisé después, cuando estuve de nuevo en linea. Mientras escribía, me mantuve enfocado en la tarea que tenía a mano en ese momento.

Claro, esto funcionará solo dependiendo del tipo de trabajo que hagas. Desconectarte por un largo periodo de tiempo no es factible para muchos de nosotros hoy en día. Pero piensa si podrías hacerlo sin el Internet, al menos por cortos periodos de tiempo. Si vas a hacer esto, podrías querer cambiar a los organizadores y calendarios de la vieja escuela también, para que tengas más información a la mano sin tener que conectarte.

Si no puedes desconectarte, considera por lo menos tomar pequeños pasos como utilizar aplicaciones para bloquear tus sitios web favoritos que tanto te distraen, o entrar en un modo de enfoque de pantalla completa en el programa en el que estés trabajando para ayudarte a bloquear el resto de las cosas.

6. Tómate Tiempos para Descansar

En adición de ser pésimo en hacer múltiples tareas a la vez, el cerebro también es incapaz de concentrarse por largos periodos de tiempo. Por eso es que, cuando te estás esforzando por trabajar hora tras hora para culminar algo antes de la fecha límite importante, sientes la necesidad de ver vídeos chistosos de gatos en YouTube. Eso es solo tu cerebro diciéndote que necesitas tomarte un descanso.

Así que cuando bloqueas ese tiempo para trabajar en tareas importantes, recuerda también programar tiempos de descanso. Tener tiempo límite te ayudará a mantenerte libre de distracciones, y el tiempo de descanso te ayudará a recargar las energías para el próximo bloque.

Una pieza de investigación sugiere que el balance óptimo de trabajo y descanso es trabajar por 52 minutos y tomarse un descanso de 17 minutos. Claro, no tienes que seguir esa precisa escala de tiempo; encuentra una que funcione para ti. Un sistema popular que sigue este mismo principio es la Técnica Pomodoro, en la que trabajas en bloques de 25 minutos llamados "pomodoros", tomando descansos de cinco minutos entre ellos. Este tutorial sobre la Técnica de Pomodoro te da más detalles.

7. Mantener Enfocadas a Otras Tareas También

Si sigues las sugerencias dadas hasta ahora, deberías ser capaz de completar tus tareas diarias más importantes en cortas y enfocadas ráfagas de actividad, sin ningún tipo de distracciones. Ese es un gran paso que tomar para muchos de nosotros.

Pero por supuesto, todavía necesitas revisar los correos electrónicos, mantenerte actualizado con las redes sociales, y todas esas otras cosas que tienden a distraernos. De hecho, si no cuidas de ellas, todos esos correos electrónicos sin respuesta probablemente te llamarán con más fuerza, alejándote de otras actividades.

Así que es mejor lidiar con ellos, pero en una manera concentrada y enfocada. En vez de dejar otras tareas a un lado para responder a un correo electrónico aquí y allá, deja a un lado media hora o una hora al final del día para bombardear a tu buzón de entrada. En vez de flotar ociosamente a través de Twitter cuando deberías estar escribiendo un reporte, establece cortos bloques de tiempo - quizás uno en la hora de almuerzo y otro en la noche - para actualizar todos tus perfiles e interactuar con tus amigos y seguidores.

Incluso si no estás dentro de las redes sociales, siempre habrán pequeñas tareas diarias que, sin ser tu prioridad general, todavía necesitan ser hechas. El principio es el mismo: mantenerlas contenidas. Hazlas, pero solo después de que hayas completado las tres tareas más importantes del día. Definitivamente debes pagar la factura de las utilidades, pero no necesitas interrumpir tu trabajo creativo por eso. Prográmalo para un bloque de tiempo para adelante en el día, y olvídate de eso hasta que el momento llegue.

Próximos Pasos

En este tutorial, has visto que hacer múltiples tareas a la vez es verdaderamente una manera inefectiva de trabajar. Mejor es dividir tu día en bloques de tiempo para enfocarte en las tareas, una a una. Has visto que los tiempos de descanso regulares son una manera importante de mantener el enfoque, y que apagar las notificaciones, ignorar los correos electrónicos y mantenerte desconectado por ciertos periodos también puede ayudar.

Un enfoque perfecto durante todo el día es una meta inalcanzable para la mayoría de nosotros. Pero con estas técnicas esbozadas en este tutorial, deberías estar equipado para mantener las distracciones lejos de ti y por lo menos completas las tareas más importantes sin sentir la necesidad de hacer múltiples tareas a la vez.

¿Tienes otras técnicas preferidas para evitar hacer múltiples tareas a la vez? Déjamelo saber en los comentarios.

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