Wie man einen großartigen Schulungsplan für Mitarbeiter (für kleine Unternehmen) erstellen kann

Wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind, haben Sie sicher das Sprichwort gehört: "Sie sind nur so gut wie die Leute, die Sie einstellen."

In einem weiteren Tutorial in dieser Reihe zum Thema HR für kleine Unternehmen habe ich den Prozess der Einstellung von Mitarbeitern behandelt. Aber gute Leute einzustellen reicht allein nicht aus. Sie müssen diesen Menschen auch die Unterstützung geben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihre beste Arbeit zu leisten. Hier kommt das Training ins Spiel.

Hier ist jedoch das Problem: Aufgrund begrenzter Ressourcen und anderer Prioritäten bieten viele kleine Unternehmen nicht die gleichen strukturierten Schulungspläne an wie größere Unternehmen. Ein Bericht der Federation of Small Business in Großbritannien aus dem Jahr 2016 ergab, dass 91% der Unternehmer den Wert von Investitionen in die Aus- und Weiterbildung des Personals erkannten, aber nur 43% gaben an, dies zu tun.

In diesem Tutorial werden wir uns also ansehen, wie kleine Unternehmen einen Schulungsplan für Mitarbeiter erstellen und Mitarbeitern bessere Schulungsmöglichkeiten bieten können. Wir werden uns einige der Vorteile einer guten Schulung ansehen und Ihnen dann zeigen, wie Sie einen umfassenden Schulungsplan für Mitarbeiter für Ihr kleines Unternehmen erstellen können. Wir werden verschiedene Arten von Schulungen in Betracht ziehen, einschließlich solcher mit minimalen Kosten, damit Sie in der Lage sind, einen effektiven Schulungsplan zu erstellen, selbst wenn Sie ein knappes Budget haben.

1. Warum Mitarbeiterschulungen wichtig sind

Sie wissen wahrscheinlich bereits, wie wichtig es ist, Ihre Mitarbeiter zu schulen, aber für den Fall, hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Vorteile:

Bessere Produktivität

Wenn Personen nicht geschult wurden, können sie häufig noch Aufgaben ausführen, jedoch ineffizient. Um ein einfaches Beispiel zu nennen: Vor Jahren habe ich PowerPoint-Präsentationen erstellt, indem ich jede Folie einzeln formatiert habe. Dann ging ich zu einer kurzen Schulungsveranstaltung und lernte den Umgang mit Folienmastern und Präsentationsvorlagen.

Danach war ich viel produktiver - ich konnte in der Hälfte der Zeit eine Präsentation erstellen, und das Endergebnis war viel besser, was weniger Nacharbeit bedeutete. Gleiches gilt für so ziemlich alle relevanten Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter erlernen - sie werden dadurch besser in ihrer Arbeit.

Glücklicheres Personal

Menschen schätzen Training und Entwicklung. Eine Bridge-Umfrage ergab, dass eine Lernkultur in einer Organisation der wichtigste Treiber für Engagement und Loyalität der Mitarbeiter ist.

Niedrigerer Umsatz

Eine Umfrage ergab, dass 40% der Beschäftigten innerhalb des ersten Jahres ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn sie eine schlechte Berufsausbildung erhalten. Der Umsatz von Mitarbeitern ist in vielerlei Hinsicht kostspielig für Ihr Unternehmen - nicht nur die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter, sondern auch das verlorene Wissen, die Zeitverschwendung usw. Trainieren Sie Ihre vorhandenen Mitarbeiter gut, und es ist wahrscheinlicher, dass sie dabei bleiben.

Mehr Einheitlichkeit

Durch gutes Training wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind. Sie schulen Ihre Mitarbeiter direkt in den von ihnen erwarteten Fähigkeiten oder Verhaltensweisen. Wenn alle Ihre Mitarbeiter auf die gleiche Weise geschult wurden, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie die Dinge auch auf die gleiche Weise tun.

Seien Sie der Kurve voraus

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Sie heutzutage wahrscheinlich aufgrund von Technologie und anderen Faktoren auf mehrere schnelle Änderungen stoßen. In dieser sich schnell verändernden Welt müssen Unternehmen flink sein, um die Nase vorn zu haben. Gut ausgebildete Mitarbeiter, die mit den neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden sind, sind unerlässlich.

2. Verschiedene Arten der Mitarbeiterschulung

Wenn es um die Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern geht, stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Schulungsarten, die Sie anbieten können, mit einer Zusammenfassung der Vor- und Nachteile der einzelnen Schulungen.

Einfache Intern-Schulung

Die einfachste (und oft die billigste) Form der Schulung besteht darin, dass sich Ihre Mitarbeiter gegenseitig schulen. Es macht durchaus Sinn: Ihre Mitarbeiter haben alle unterschiedliche Fähigkeiten. Warum ermutigen Sie sie nicht, diese Fähigkeiten miteinander zu teilen?

Der Vorteil der internen Schulung besteht darin, dass sie einfach zu arrangieren ist und keine oder nur minimale Kosten verursacht. Es kann auch Vorteile nicht nur für die Personen haben, die geschult werden, sondern auch für die Personen, die die Schulung durchführen. Sie können sich stärker befähigt fühlen und Vertrauen gewinnen, ihre Präsentationsfähigkeiten verbessern und so weiter.

Der Hauptnachteil besteht darin, dass Sie keine neuen Fähigkeiten oder Kenntnisse in das Unternehmen einbringen. Sie stellen lediglich sicher, dass das, was die Leute wissen, weiter verbreitet wird. Möglicherweise gibt es andere Fähigkeiten oder Perspektiven, die Sie nur aus externen Quellen erhalten können. Und während sich einige Mitarbeiter durch die Möglichkeit, Menschen zu schulen, befähigt fühlen, sehen andere dies möglicherweise als Belastung an - Sie müssen vorsichtig sein, wie Sie damit umgehen.

Intern-Schulungen können verschiedene Formen annehmen:

• Informelle Einzelschulung: Ein Mitarbeiter setzt sich mit einem anderen zusammen und erklärt, wie eine Software verwendet oder ein bestimmter Geschäftsprozess abgeschlossen wird.
• Präsentationen/Brown Bag Lunches: Wenn ein Mitarbeiter über Fähigkeiten verfügt, die einer größeren Anzahl von Personen zugute kommen könnten, können Sie eine Eins-zu-Viele-Schulungsveranstaltung organisieren. Das kann entweder eine formelle Präsentation oder eine informelle Zusammenkunft beim Mittagessen oder Kaffee sein.
• Mentoring: Bei einem Mentoring-Programm geht es um viel mehr als nur um Schulung, aber oft gibt es ein Element der Schulung. Ein Mentor gibt häufig wichtige Fähigkeiten, Tipps und Ratschläge an die betreute Person weiter.

Online-Schulung

Es gibt unzählige Möglichkeiten für Online-Schulungen. Sie besuchen gerade einen von ihnen - auf Envato Tuts+ sowie einer Vielzahl von Business-Tutorials bieten wir eine Reihe detaillierter Videokurse an, die alles von JavaScript bis zum Logo-Design abdecken. So können Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, neue Fähigkeiten online zu erlernen, entweder mit kostenlosen Tutorials oder indem Sie ein Abonnement abschließen, damit sie auch die Videokurse und eBooks anzeigen können.

Das Gute an Online-Schulungen ist, dass sie oft recht kostengünstig sind und Sie auf eine breite Palette von Schulungen in vielen verschiedenen Fächern zugreifen können. Es ist auch flexibel, sodass Mitarbeiter es problemlos in ihre andere Arbeit integrieren oder in ihrer Freizeit erledigen können. Sie haben nicht das Problem, dass alle gleichzeitig nicht im Büro sind, um an einer geplanten Schulungsveranstaltung teilzunehmen.

Diese Flexibilität kann jedoch auch ein Nachteil sein. Die Mitarbeiter müssen ziemlich selbstmotiviert sein, um die Schulung abzuschließen, und es kann sein, dass sie verschoben wird. Es kann sich lohnen, mit Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um ihnen zu helfen, jede Woche ein paar Stunden reguläre Schulungszeit einzuplanen. Das vermeidet auch ein weiteres potenzielles Problem: Mitarbeiter haben das Gefühl, in ihrer eigenen Zeit zu berufsbezogenen Schulungen aufgefordert zu werden.

Beitritt zu Branchenverbänden

Das scheint zunächst keine Schulungsoption zu sein, aber viele Branchenverbände bieten Schulungen für ihre Mitglieder an und bieten Zeitschriften, eBooks und andere Ressourcen an, die Ihren Mitarbeitern helfen können, neue Fähigkeiten zu entwickeln.

Der Vorteil besteht darin, dass es häufig eine sehr gezielte, spezialisierte Schulung für Ihre Branche ist und kostengünstig sein kann. Darüber hinaus hat die Mitgliedschaft in einem Branchenverband auch andere Vorteile, z. B. Networking-Möglichkeiten, Glaubwürdigkeit, Aktualisierung der Branchentrends usw.

Andererseits sind die Schulungsoptionen möglicherweise eingeschränkter als bei den anderen Optionen, da die Schulung nicht die Hauptfunktion eines Branchenverbandes ist.

Entsendung von Mitarbeitern zu externen Schulungsprogrammen und Seminaren

Überall gibt es Schulungsmöglichkeiten: Seminare, Konferenzen, speziell entwickelte Schulungsprogramme und so weiter.

Diese können für Ihre Mitarbeiter von großem Nutzen sein, da es sich häufig um hochwertige Veranstaltungen handelt, die von professionellen Trainern angeboten werden, und sie bieten die Möglichkeit, sich mit anderen Personen in der Branche zu vernetzen. Wenn Sie diese Art von Investition tätigen, können Sie Ihren Mitarbeitern auch zeigen, dass Sie ihre persönliche und berufliche Entwicklung wirklich schätzen.

Der Hauptnachteil sind die Kosten. Diese Programme können sehr teuer sein, und dann fallen auch die Kosten für Reise, Unterkunft usw. an. Große Unternehmen greifen ständig zu solchen Dingen, aber ein kleines Unternehmen hat möglicherweise einfach nicht das Budget dafür. Sie verlieren auch diesen Mitarbeiter und seine Produktivität für die Dauer der Schulung.

Ausbildungsunternehmen einstellen

Eine ähnliche Option besteht darin, eine Schulungsfirma zu beauftragen, die zu Ihrem Arbeitsplatz kommt und die Mitarbeiter vor Ort schult. Auf diese Weise vermeiden Sie die Reisekosten, aber es kann immer noch eine teure Option sein. Und Sie verlieren einige der Vorteile wie Networking, Abwesenheit vom Büro usw.

Auf der anderen Seite erhalten Sie von erfahrenen Fachleuten eine individuelle persönliche Schulung. Wenn sich Ihr Budget ausdehnt, kann es dennoch eine gute Option sein.

College oder andere formale Bildung

Einige Arbeitgeber zahlen für ihre Mitarbeiter, um eine formelle Ausbildung zu absolvieren, beispielsweise einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder eine buchhalterische Qualifikation. Das ist ein wunderbarer Anreiz, obwohl sich die Kosten natürlich sehr schnell erhöhen können. Um Ihr Budget einzuhalten, sollten Sie erwägen, nur einen bestimmten Betrag beizutragen und den Rest vom Mitarbeiter bezahlen zu lassen, oder ihn auf kürzere, kostengünstigere Programme beschränken.

Wenn Sie es sich leisten können, sind die Vorteile eine besser ausgebildete und geschulte Belegschaft mit den Fähigkeiten und Qualifikationen, um mehr Verantwortung zu übernehmen, sodass Sie von innen fördern können, anstatt extern für leitende Positionen rekrutieren zu müssen.

3. Erstellen Sie ein Orientierung-Schulungsprogramm

Nachdem wir die verschiedenen Arten von Schulungen kennengelernt haben, erstellen wir zunächst einen Schulungsplan für Ihre Mitarbeiter.

Der erste Ausgangspunkt sind neue Mitarbeiter: Was müssen sie wissen, um schnell auf dem Laufenden zu sein?

Die Muttern und Schrauben

Einige davon sind die praktischen Informationen, die wir im Tutorial zum Mitarbeiterhandbuch behandelt haben: Wie funktionieren Bezahlung und Sozialleistungen, wie gelten die Richtlinien für Urlaubsreisen usw. Ein Orientierungsplan wird jedoch noch weiter gehen. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter eine vollständige Einführung in das Unternehmen: Ihre Geschichte, was Sie tun, warum Sie es tun usw. Was ist Ihre Philosophie? Wie machen Sie gerne Geschäfte?

Menschen

Then introduce the people. What’s the overall structure of the business, and how will the new employee fit into that? Who are the key employees? Wie Sie wissen, ist es unmöglich, sich zu viele Namen gleichzeitig zu merken, wenn Sie jemals auf einer großen Party einer Gruppe von Menschen vorgestellt wurden. Halten Sie es also leicht und konzentrieren Sie sich zunächst auf die Schlüsselpersonen, mit denen der neue Mitarbeiter interagieren wird.

Kunden

Und was ist mit den Kunden? Wer sind sie und was wollen sie von Ihrem Unternehmen? Das ist auch dann wichtig, wenn die Person keine direkte Kundenrolle spielt. Ein Unternehmen existiert, um seine Kunden zu bedienen. Daher sollte jeder im Unternehmen verstehen, wie dies zu tun ist, und auf das Ziel hinarbeiten, es effektiver zu machen, auch wenn er sich nie direkt mit einem Kunden befasst.

Spezielle Prozesse/Software

Decken Sie dann alles ab, was für Ihr Unternehmen oder die Rolle der Person spezifisch ist. Verwenden Sie spezielle Software, die der Mitarbeiter lernen muss? Haben Sie spezielle Prozesse, die sie verstehen müssen? Gibt es spezielle Fähigkeiten, die die Person erwerben muss, wenn sie diese noch nicht besitzt?

Wie Sie wahrscheinlich festgestellt haben, ist ein Teil des Materials für Ihren Orientierungsplan allen Mitarbeitern gemeinsam, während ein Teil an einzelne Mitarbeiter angepasst werden muss, abhängig von ihrer beruflichen Funktion, den Fähigkeiten, mit denen sie ankommen, und so weiter.

Erstellen Sie zunächst ein zentrales Orientierung-Schulungsprogramm, das die Elemente enthält, die allgemein anwendbar sind, und bewerten Sie es dann für jeden neuen Mitarbeiter und fügen Sie alle erforderlichen Bereiche hinzu. Wenn Sie eine große Anzahl neuer Mitarbeiter einstellen, kann es sich lohnen, „Module“ mit Informationen zu erstellen, die für bestimmte gemeinsame Rollen gelten, z. B. ein Verkaufsmodul für Mitarbeiter mit Kundenkontakt, ein Modul für Finanzsoftware für Back-Office-Mitarbeiter. und so weiter. Wählen Sie dann einfach die entsprechenden Module für die Situation jedes neuen Mitarbeiters aus.

Ein Schlüsselelement für ein effektives Orientierungs- oder Onboarding-Programm ist die regelmäßige Befragung neuer Mitarbeiter. Treffen Sie sich nach ein oder zwei Wochen mit ihnen und finden Sie heraus, was funktioniert hat und was nicht. Welche Fragen blieben unbeantwortet und auf welche Probleme stießen sie in ihren frühen Tagen? Nehmen Sie dies dann in zukünftige Orientierung-Schulungsprogramme auf.

4. Erstellen Sie individuelle Schulungspläne für Mitarbeiter

Die neuen Mitarbeiter effektiv zu schulen ist ein guter Anfang. Jetzt können Sie zu Ihren vorhandenen Mitarbeitern wechseln. Manager und Geschäftsinhaber reagieren häufig sehr reaktiv auf Schulungen - sie warten darauf, dass Mitarbeiter Schulungen anfordern, oder sie stoßen zufällig auf ein Schulungsprogramm, das sich gut anhört, und fordern die Mitarbeiter auf, daran teilzunehmen. Es ist jedoch besser, systematischer vorzugehen und für jeden Mitarbeiter einen individuellen Schulungsplan zu erstellen. Hier ist wie:

Schritt 1. Machen Sie ein Qualifikationsinventar

Beginnen Sie mit der Bewertung der aktuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters im Vergleich zu den für seine Arbeit erforderlichen Fähigkeiten. Wenn Sie bei der Einstellung eine ordnungsgemäße Stellenbeschreibung erstellt haben, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was für die Rolle erforderlich ist. Betrachten Sie:

• Wie misst sich der Mitarbeiter? Was sind ihre Stärken und Schwächen? Wo müssen sie sich verbessern?
• Wenn Sie ihre Leistung formell oder informell bewertet haben, wo haben sie sich gut geschlagen und wo brauchen sie mehr Hilfe?

Wir sprechen hier von persönlichen Fähigkeiten wie Zeitmanagement- und Präsentationsfähigkeiten sowie der Beherrschung von Software, Prozessen und anderen Aufgaben, die für die Ausführung ihrer Arbeit erforderlich sind. Für Personen, die andere Mitarbeiter verwalten oder dies möglicherweise in Zukunft tun müssen, müssen Sie auch deren Managementfähigkeiten bewerten.

Schritt 2. Untersuchen Sie die Anforderungen des Unternehmens

Obwohl die spezifischen Bedürfnisse des Mitarbeiters wichtig sind, lohnt es sich auch, darüber hinauszugehen und über die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens nachzudenken.

Haben Sie insgesamt Qualifikationslücken? Gibt es zusätzliche Funktionen, die dieser Mitarbeiter in Zukunft übernehmen soll und für die er eine Schulung benötigt? Und was ist mit Trends in der Branche? Gibt es eine neue Technologie, in der die Person geschult werden sollte? Neue Managementtrends oder Geschäftspraktiken, die Sie verstehen sollen?

Bei der Schulung geht es schließlich darum, die Bedürfnisse sowohl des Mitarbeiters als auch des Unternehmens zu erfüllen. Stellen Sie also sicher, dass Sie beide Aspekte abdecken.

Schritt 3. Nehmen Sie die Eingabe des Mitarbeiters

Manchmal haben Mitarbeiter klare Vorstellungen darüber, was sie lernen möchten. Vielleicht haben sie von einer neuen Technologie gehört, die sie beherrschen möchten. Vielleicht möchten sie eine höhere Position einnehmen und Managementfähigkeiten erwerben.

Ein wichtiger Teil der Erstellung eines Schulungsplans besteht darin, den Mitarbeiter zu ermutigen, Schulungen vorzuschlagen, an denen er interessiert ist. Solange dies für den Job und Ihr Budget relevant ist, versuchen Sie, diese Anforderungen nach Möglichkeit zu berücksichtigen. Selbstmotiviertes Lernen ist oft die effektivste Art. Erwachsenenbildung ist nicht wie Schule - die Menschen müssen sehen, was für sie drin ist, das Gefühl haben, dass die Schulung relevant ist, und sich voll und ganz an den Zielen ausrichten.

Schritt 4. Erstellen Sie gemeinsam einen Plan

Nachdem Sie alle diese Informationen gesammelt haben, setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen und erstellen Sie gemeinsam einen Schulungsplan. Das sollten Sie regelmäßig tun, mindestens einmal im Jahr oder vielleicht häufiger. Planen Sie die Fähigkeiten, auf die Sie sich im kommenden Jahr konzentrieren möchten.

Versuchen Sie erneut, dem Mitarbeiter so viel wie möglich zuzuhören. Ihr Unternehmen hat natürlich bestimmte Bedürfnisse, aber wenn der Mitarbeiter wirklich gegen die Idee ist, eine bestimmte neue Fähigkeit zu erlernen, ist es unwahrscheinlich, dass die Schulung effektiv ist. Seien Sie bereit, Kompromisse einzugehen, und versuchen Sie, eine faire Übereinstimmung zwischen Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter zu finden.

Wenn Sie sich für die Fähigkeiten entschieden haben, entscheiden Sie, wie sie erworben werden sollen. Welche der Optionen, die wir in Abschnitt 2 betrachtet haben, werden Sie verwenden? Ein Teil davon basiert auf Ihrem Budget, ein anderer Teil auf den Vorlieben und dem Lernstil des Mitarbeiters. Jeder hat seine eigene Art zu lernen - ein gemeinsamer Rahmen besteht darin, die Lernenden in drei Gruppen zu unterteilen:

• Visuelle Lernende reagieren am besten auf Bilder, Videos, Diagramme und Text. Sie müssen etwas sehen, um sich daran zu erinnern.
• Auditive Lernende lernen durch Zuhören. Eine Vorlesung oder ein anderes Audioformat würde für sie also gut funktionieren.
• Kinästhetische Lernende lernen lieber durch Handeln. Sie möchten viel praktische Übung erhalten, und durch die Erfahrung und nicht durch die Theorie lernen sie am besten.

Das ist nur eine kurze Zusammenfassung, und es gibt viele andere konkurrierende Modelle. Die Grundidee, an die man sich erinnern sollte, ist, dass jeder anders lernt. Versuchen Sie also herauszufinden, welche Art von Training für jeden Einzelnen am besten geeignet ist, und vereinbaren Sie auf dieser Grundlage Schulungsoptionen.

5. Sehen Sie sich das größere Bild an

Denken Sie beim Erstellen eines Schulungsplans und bei der Rückkehr und Aktualisierung jedes Jahres daran, dass es nicht nur um den Erwerb von Fähigkeiten geht, sondern auch um die Richtung der Karriere einer Person.

Die Schulungen, die Menschen durchführen, können häufig bestimmen, welche Möglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich neben den unmittelbaren Bedürfnissen des Unternehmens und des Einzelnen auch die Zeit, um weiter im Voraus zu planen. Was sind die langfristigen Karriereziele des Mitarbeiters? Wie können Sie ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen?

In einigen Fällen führt der Karriereweg Ihres Mitarbeiters dazu, dass er Rollen übernimmt, die in Ihrem Unternehmen einfach nicht verfügbar sind. Möglicherweise trainieren Sie Leute, die gehen. Das kann schwierig sein, ist aber unvermeidlich. Wenn die Person entschlossen genug ist, wird sie trotzdem gehen - oder sie wird bleiben und unzufrieden sein. Es ist besser, ein paar Jahre lang die Dienste eines loyalen, motivierten Mitarbeiters zu genießen, als jahrzehntelang einen entlassenen Mitarbeiter.

Oder, wie der langjährige Unternehmenswitz es ausdrückt:

Ein CFO fragt: "Was passiert, wenn wir in die Entwicklung von Menschen investieren und sie uns verlassen?"

Der CEO antwortet: "Was passiert, wenn wir es nicht tun und sie bleiben?"

Schlussfolgerung

In diesem Tutorial haben Sie gelernt, wie Sie einen Mitarbeiterschulungsplan für Ihre Mitarbeiter in kleinen Unternehmen erstellen. Sie haben die Vorteile von Schulungen gesehen, die verschiedenen verfügbaren Optionen erkundet und dann gesehen, wie Sie Orientierungstrainings und fortlaufende individuelle Schulungspläne für jeden Mitarbeiter erstellen.

Dieses Tutorial ist Teil einer größeren Reihe zu HR für kleine Unternehmen. Seien Sie gespannt auf den Rest der Serie, in der wir uns mit besserer Mitarbeiterkommunikation, HR-Softwarelösungen für kleine Unternehmen und vielem mehr befassen.

Bevor Sie loslegen, hier ein letzter Tipp zur Mitarbeiterschulung: Kleine Unternehmen erhalten manchmal staatliche Anreize oder Steuergutschriften für die Mitarbeiterschulung. Prüfen Sie also unbedingt, was in Ihrer Region verfügbar ist - das könnte dazu beitragen, die Schulungskosten drastisch zu senken!