Cómo Elaborar un Plan de Capacitación para Empleados (para Pequeñas Empresas)

Si ya llevas un tiempo en los negocios, estoy seguro que has escuchado el dicho, “eres tan bueno como la gente que contratas”.

En otro tutorial de esta serie sobre Recursos Humanos para empresas pequeñas, cubrí el proceso de contratación de empleados. Pero contratar buenas personas no es suficiente por sí mismo. También, tienes que otorgar a esas personas el apoyo para desarrollar sus habilidades y hacer su mejor trabajo. Ahí es donde entra en escena el entrenamiento laboral.

Sin embargo, hay un problema: debido a los recursos limitados y otras prioridades, muchas pequeñas empresas no proporcionan la misma clase de plan de capacitación estructurado como lo hacen las compañías más grandes.

Así que en este tutorial, veremos cómo las empresas pequeñas pueden capacitar al personal y proporcionar mejores oportunidades de entrenamiento laboral para los empleados. Veremos algunos de los beneficios de brindar un buen entrenamiento y capacitación, y luego te mostraremos cómo hacer un plan de entrenamiento integral para tu pequeña empresa. Consideraremos tres tipos de entrenamiento de personal, incluyendo aquellos con costo mínimo, para que estés equipado para diseñar un programa de entrenamiento eficaz, aún si tienes un presupuesto ajustado.

1. Por Qué es Importante el Entrenamiento Labotal

Probablemente ya valoras la importancia de capacitar al personal, pero por si acaso, aquí está un recorrido rápido de los principales beneficios.

Mejor Productividad

Cuando las personas no cuentan con un entrenamiento laboral, a menudo pueden ejecutar tareas, pero de manera ineficiente.Para tomar un simple ejemplo, hace años solía crear presentaciones en PowerPoint dando formato a cada diapositiva individualmente. Luego asistí a un programa de entrenamiento rápido y aprendí a usar patrones de diapositivas y plantillas de presentaciones.

Después de esto, fui mucho más productivo. Podía crear una presentación en la mitad de del tiempo y el resultado final era mucho mejor, lo que significaba eliminar trabas repetitivo. Lo mismo aplica a casi cualquier habilidad relevante que tus empleados aprenden: los hará mejores en sus trabajos.

Personal Más Feliz

Las personas valoran el entrenamiento en una empresa y el desarrollo. Al otorgarles esto, se incrementarán tanto el compromiso como la lealtad en los empleados.

Baja Rotación de Personal

Una encuesta encontró que el 40% de los empleados dejan un trabajo dentro del primer año si no reciben un buen entrenamiento y capacitación. La rotación de empleados es costosa para tu negocio de muchas maneras. No solo implica el costo de contratar a alguien nuevo, sino el conocimiento perdido, la pérdida de tiempo, etcétera. Entrena bien a tus empleados actuales y probablemente se quedarán más tiempo en sus puestos.

Más Uniformidad

Un buen programa de entrenamiento asegura que todos están en la misma página. Otorga a tus empleados entrenamiento laboral directo en las habilidades o comportamientos que se esperan de ellos. Si toda tu gente se ha entrenado de la misma manera, existe una gran posibilidad de que también hagan las cosas de la misma manera.

Ve Un Paso Más Adelante

No importa en que industria estés, en estos días probablemente encontrarás múltiples y rápidos cambios debido a la tecnología y otros factores. En este mundo cambiante, las compañías tienen que ser ágiles para mantenerse a la vanguardia. Capacitar al personal para que estén al tanto de los adelantes es esencial.

2. Diferentes Tipos de Entrenamiento de Personal

Cuando se trata de entrenamiento y desarrollo para capacitar al personal, tienes muchas opciones disponibles. Aquí está un resumen de los principales tipos de entrenamiento que podrías ofrecer, con un resumen de los pros y contras de cada uno.

Plan de Capacitación dentro de la Propia Empresa

La forma más simple ( y a menudo la más barata) de entrenamiento en una empresa es que tus empleados se entrenen mutuamente. Tiene mucho sentido: todos tus empleados cuentan con habilidades diferentes, así que, ¿por qué no animarlos a compartirlas con otros?

La ventaja del programa de entrenamiento en la propia empresa es que es fácil de organizar e involucra un costo cero o mínimo. También puede tener beneficios, no únicamente para las personas que están siendo entrenadas, también para las personas que ofrecen el entrenamiento empresarial, que pueden sentirse más importantes y ganar confianza, mejorar sus habilidades para realizar presentaciones y otros beneficios.

La principal desventaja es que no estás implantando nuevas habilidades o conocimiento a la empresa. Solo estás asegurando que se compartan ampliamente los conocimientos de las personas. Puede que haya otras habilidades y perspectivas que solo puedes obtener de fuentes externas. Y mientras que algunos empleados se sienten más importantes por la oportunidad de entrenar personas, otros podrá verlo como una carga. Tienes que ser cuidadoso cómo manejar esta situación.

El entrenamiento laboral en una empresa propia puede tener varias formas:

• Entrenamiento Informal/ Uno a uno: Un empleado se sienta con otro y explica cómo usar un software o completar un cierto proceso de negocio.
• Presentaciones/Reuniones durante el almuerzo: O si un empleado tiene habilidades que podrían beneficiar a un gran número de personas, podrías organizar un evento de entrenamiento una persona enseñando a otras. Esto podría ser una presentación formal o una reunión informal de almuerzo o café.
• Tutoría: Un plan de capacitación de tutoría se trata de mucho más que un solo entrenamiento, pero a menudo hay un elemento de entrenamiento laboral. Un mentor con frecuencia transmitirá importantes habilidades, consejos y sugerencias a las personas que están siendo entrenadas.

Entrenamiento de Personal en Línea

Hay muchas opciones para un entrenamiento empresarial en línea. De hecho, estás visitando uno de ellos ahora mismo en Envato Tuts+, así como una amplia gama de tutoriales para negocio que cubren todo desde JavaScript hasta diseño de logotipos. Así puedes alentar a tus empleados a adquirir nuevas habilidades en línea, ya sea con tutoriales gratuitos o pagar una suscripción para permitirles ver los cursos en video, así como los libros electrónicos.

Lo bueno sobre el entrenamiento empresarial en línea es que a menudo es de costo muy bajo, y puedes acceder a una amplia gama de entrenamiento y capacitación en diversos temas. También es flexible, así que los empleados pueden adaptarse fácilmente junto con su otro trabajo o hacerlo en su tiempo libre. No tienes el problema de que todos salen de la oficina al mismo tiempo para asistir a un evento de entrenamiento de personal programado.

Sin embargo, esta flexibilidad también puede ser un punto en contra. Los empleados tienen que estar auto motivados para completar el plan de capacitación o podría terminar pospuesto. Puede valer la pena trabajar con los empleados para ayudarlos a programar unas cuantas horas de entrenamiento y capacitación regular cada semana. Esto también evita otro problema potencial: los empleados sienten como si les estuvieran pidiendo realizar entrenamiento de personal del trabajo en su tiempo personal.

Unirse a las Asociaciones de la Industria

Aunque esto ni podría parecer como una opción de entrenamiento de personal al principio, muchas asociaciones de la industria proporcionan entrenamiento y capacitación a sus miembros, así como ofrecer publicaciones periódicas, libros electrónicos y otros recursos que pueden ayudar a tu personal a desarrollar nuevas habilidades.

La ventaja es que este es un programa de entrenamiento altamente especializado, dirigido a tu industria particular y puede ser efectivo. Además de ser miembro de una asociación de a industria, también tiene otros beneficios como oportunidades de networking, ganar credibilidad, estar actualizado para tendencias de la industria, entre otros.

Por otro lado, las opciones de entrenamiento y capacitación podrían ser más limitados que con las otras alternativas, ya que el entrenamiento no es la función primaria de una asociación de la industria.

Enviar Empleados a Entrenamiento Laboral Externo

Hay oportunidades para capacitar al personal en muchos lados: seminarios, conferencias, programas de entrenamiento especialmente diseñados, etcétera.

Estos puedes ser geniales para tus empleados, porque menudo son eventos de alta calidad impartidos por entrenadores profesionales, y brindan la oportunidad de establecer una red con otras personas en la industria. Hacer esta clase de inversión, también puede mostrar a tu equipo que realmente valoras su desarrollo personal y profesional.

La principal desventaja es el costo. Estos programas pueden ser muy caros y además existe el gasto de viajar, el alojamiento y otros costos. Las grandes compañías pagan por esto todo el tiempo, pero una empresa pequeña no podría tener el presupuesto. También, perderías a ese miembro del equipo y su productividad por el tiempo que dure el entrenamiento. Aún así sigue siento una buena opción si te preguntas, cómo capacitar al personal.

Contratar Empresas de Entrenamiento Laboral

Una opción relacionada es contratar a una compañía para que vaya a tu centro laboral y proporciones entrenamiento empresarial a los empleados en tu sede. De esta manera, evitas gastos de viaje, pero aún sigue siendo una opción costosa. Y pierdes algunos de los beneficios como networking, salir de la oficina, entre otros.

Por otro lado, obtienes entrenamiento personalizado, cara a cara con profesionales experimentados. Si tu presupuesto se puede ajustar, esta puede ser una gran opción.

Preparación Universitaria o Formal

Algunos empleadores pagan a su personal para que cursen educación formal, como un título en negocios o una certificación de contabilidad. Este es un gran incentivo que puedes ofrecer, aunque los costos pueden acumularse rápidamente. Para ajustarte a tu presupuesto, considera contribuir únicamente cierta cantidad y que el empleado pague el resto, o limitarlo a programas más cortos y menos costosos.

Si puedes pagarlo, los beneficios son una fuerza laboral con mejor entrenamiento y capacitación, con las habilidades y calificaciones para tomar más responsabilidad. Lo que permite ascender desde adentro sin necesitad de reclutar externamente los puestos de alto nivel.

3. Crea un Plan de Capacitación para la Orientación

Ahora que hemos visto los diferentes tipos de entrenamiento laboral, aprenderemos a cómo capacitar al personal.

El primer lugar para comenzar son los empleados nuevos: ¿qué necesitan saber para conocer sus tareas y ser eficaces?

Las Bases

Una parte es la información práctica que cubrimos en el tutorial del manual del empleado: cómofuncionan el sueldo y los beneficios, cuál es la política para tomar vacaciones, entre otros. Pero un plan de orientación irá más allá de eso. Brinda al empleado nuevo una introducción completa de la compañía: tu historia, lo que haces, por qué lo haces y más. ¿Cuál es tu filosofía? ¿Cómo te gusta hacer negocios?

Las Personas

Luego presenta a las personas. ¿Cuál es la estructura general del negocio y cómo encajaría en ella el nuevo empleado? ¿Quiénes son los empleados clave? Como sabes, si alguna te han presentado a muchaspersonas en una fiesta, es imposible recordar demasiados nombres a la vez. Así que mantenlo ligero y solo concéntrate en las personas claves con las que el nuevo empleado estará interactuando.

Los Clientes

¿Y qué hay de los clientes? ¿Quiénes son y qué quieren de tu compañía? Esto es importante aún si la persona no tendrá un rolo de contacto con los clientes. Un negocio existe para servir a sus clientes, así que todo en la compañía serían entender cómo hacer eso y estar trabajando hacia la meta de hacerlo más eficazmente, aún si nunca tratan con un cliente directamente.

Procesos Especiales/ Software

Luego cubre cualquier cosa específica para tu compañía o el rol de la persona. ¿Utilizas un software especial que el empleado necesitará aprender? ¿Tienes procesos especiales que necesitarán entender? ¿Alguna habilidad especial que la persona necesitará adquirir si no es que ya la tiene?

Como probablemente ya lo has notado, algo del material para tu plan de capacitación será común para todos los empleados, mientras que algunos necesitarán ser personalizados para cada empleado, dependiendo de la función de su empleo, las habilidades con las que cuentan,etcétera.

Así que comienza a crear un programa de entrenamiento centralizado que contenga los elementos que son aplicables a todo el consejo, y luego evalúalo para cada empleado nuevo y agrega cualquier información necesaria. Si contratas a un gran número de personas, puede valer la pena crear “módulos” de información aplicable a ciertos roles comunes, como un módulo de ventas para personal que tenga contacto directo con clientes, un módulo encargado del software financiero para el personal de la empresa, etcétera. Luego, solo elige los módulos apropiados para la situación de cada empleado nuevo.

Si te preguntas, cómo hacer un plan de entrenamiento, otro elemento clave es realizar encuestas periódicas a los nuevos empleados. Ponte al tanto de ellos después de una o dos semanas después de su ingreso, y descubre que funcionó y que no. ¿Qué preguntas quedaron sin responde? ¿Qué problemas encontraron en sus primeros días? Luego incorpora los resultados en programas futuros para capacitar al personal.

4. Crea un Plan de Capacitación para Cada Empleado

Una vez que ya sabes cómo hacer un plan de entrenamiento, puedes continuar con tus empleados existentes. A menudo, los gerentes y propietarios de negocios son muy reactivos cuando se trata del entrenamiento en una empresa. Esperan a que los empleados soliciten entrenamiento y capacitación, o esperan hasta escuchar de un plan de capacitación interesante y decirles a sus empleados que lo tomen. Es mejor tener un planteamiento más sistemático y crear un plan de capacitación individual para cada empleado. Si te preguntas, cómo capacitar al personal, aquí te decimos:

Paso 1. Haz un Inventario de Habilidades

Comienza con una valoración de las habilidades actuales del empleado y compáralas con lo que es necesario para el trabajo. Si creaste una descripción adecuada del trabajo cuando los contrataste, deberías tener una idea clara de lo que se requiere para el puesto. Considera:

• ¿Cómo es el desempleo del empleado? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? ¿Dónde necesita mejorar?
• Cuando has evaluado su desempeño, ya sea formal o informalmente, ¿dónde se han desempeñado bien y dónde necesitan más ayuda?

Aquí hablamos de las habilidades personales, como gestión de tiempo y habilidades para realizar una presentación, así como dominio de software, procesos y otras tareas necesarias para desempeñar su trabajo. Para personas que manejan otros empleados o podrían hacerlo en el futuro, también necesitarás evaluar sus habilidades en administración.

Paso 2. Examina las Necesidades del Negocio

Aunque las necesidades específicas del trabajo del empleado son importantes, también vale la pena y más allá y pensar sobre las necesidades del negocio como un todo.

¿Tienes algunos vacíos en las habilidades en general? ¿Existe cualquier función extra que te gustaría que tu empleado en un futuro que requiera entrenamiento empresarial? Y ¿qué hay sobre las tendencias dentro de la industria? ¿Existe alguna tecnología nueva que roquera capacitar al personal? ¿Nuevas tendencias de administración o prácticas de negocio que quieres que ellos entiendan?

Después de todo, el entrenamiento de personal se trata de satisfacer las necesidades del empleado y el negocio. Así que asegúrate de cubrir ambos frentes.

Paso 3. Acepta la Participación del Empleado

A veces, los miembros del personal tendrán ideas claras de lo que quieren aprender. Quizá han escuchado sobre una nueva tecnología que desean dominar. Tal vez quieren ocupar un empleo de mayor nivel y quieren adquirir habilidades de administración.

Una parte importante de crear un plan de entrenamiento es alentar al empleado a sugerir un plan para capacitar al personal que les interese. Mientras sea relevante para el trabajo y dentro de tu presupuesto, trata de acomodar estas solicitudes donde sea posible. El aprendizaje automatizado es a menudo el más efectivo. El aprendizaje en los adultos no es como en la escuela. Las personas necesitan ver lo que los motiva para sentir que el entrenamiento es relevante y está alineado completamente con las metas.

Paso 4. Diseñen un Plan de Capacitación Juntos

Ahora que has recabado esta información, siéntate con el empleado y diseñen un plan para cómo capacitar al personal. Esto es algo que deberías hacer regularmente, al menos una vez al año o quizá más frecuentemente. Planea las habilidades en las que quieres concentrarte con un año de anticipación.

De nuevo, trata de escuchar al empleado tanto como sea posible. Tu negocio tiene ciertas necesidades, por supuesto, pero si el empleado se resiste a la idea de aprender una nueva habilidad, no es probable que el entrenamiento sea efectivo. Mantente listo para el compromiso, y trata de encontrar una buen balance entre tus necesidades y las de tus empleados.

Cuando has definido las habilidades, entonces decide cómo serán adquiridas. ¿Cuáles de las opciones que tocamos en la sección dos utilizarás? Algunas se basarán en tu presupuesto y otras en las preferencias del empleado y el estilo de aprendizaje.

• Aprendices visuales responden mejor a imágenes, videos, diagramas y texto. Necesitan observar algo para recordarlo.
• Aprendices auditivos adquieren el conocimiento escuchado. Así que una conferencia u otro formato de audio funcionaría para ellos.
• Aprendices kinestésicos prefieren aprender haciendo. Quieren realizar mucha práctica y es mediante la experiencia, no la teoría, que aprenden mejor.

Este es un resumen rápido y hay muchos otros modelos competentes. La idea básica es recordar que cada quien aprende de manera diferente. Así que trata de saber qué clase de entrenamiento funcionará mejor para cada individuo y organiza las opciones de entrenamiento con esa base.

5. Observa Todo el Conjunto

Ahora ya sabes cómo hacer un plan de entrenamiento y mientras vuelves a el y lo actualizas cada año, ten en mente que no solo se trata de adquirir habilidades. Se trata de la dirección de la carrera de una persona.

El entrenamiento que las personas hacen, con frecuencia determina qué oportunidades están disponibles para ellos y es importante tomar esto en cuenta. Al igual que las necesidades inmediatas del negocio y las individuales, tómate el tiempo para planear a futuro. ¿Cuáles son los objetivos de carrera del empleado a largo plazo? ¿Cómo puedes ayudar a lograr esos objetivos?

En algunos casos, el camino de tu empleado podría llevarlos a roles que simplemente no están disponibles en tu compañía. Podrías terminar entrenando a personas que se irán. Esto puede ser duro, pero es inevitable. Si la persona tiene la determinación, se irán de cualquier manera o se quedarán y estarán insatisfechos. Es mejor disfrutar los servicios de un empleado leal y motivado por unos cuantos años, que un empleado desinteresado durante décadas.

O como dice el viejo chiste corporativo:

Un Director Financiero pregunta, “¿Qué ocurre si invertimos en desarrollar personas y luego nos dejan?”

El Director Ejecutivo responde, “¿Qué ocurre si no lo hacemos y se quedan?”

Conclusión 

En este tutorial aprendiste cómo hacer un plan de entrenamiento para empleados de pequeñas empresas. Viste los beneficios del entrenamiento de personal, exploraste las distintas opciones disponibles y viste cómo capacitar al personal, así como los planes de entrenamiento individual para cada empleado.

Este tutorial es parte de una serie más grande sobre RH para las empresas pequeñas. Mantente al tanto para el resto de esta serie, en la que veremos soluciones para una mejor comunicación con los empleados, software para RH para la pequeña empresa y más.

Antes de que te vayas, aquí está el último consejo para cómo capacitar al personal: a veces los pequeñas empresas pueden obtener incentivos del gobierno o créditos fiscales para el entrenamiento de personal. Así que asegúrate de revisar lo que está disponible en tu área. ¡Podría ayudar a reducir considerablemente el costo el entrenamiento y capacitación!

Nota editorial: este artículo se publicó originalmente en el 2017. Lo compartimos de nuevo porque nuestros editores consideran que esta información aún es precisa y relevante.