German (Deutsch) translation by Ahmet Öztürk (you can also view the original English article)
Hatten Sie schon einmal eine Vorstellung per E-Mail erhalten und sich gefragt, wie Sie darauf reagieren sollen? Die Vorstellung bei wichtigen Kontakten durch vertraute Personen ist entscheidend für den Erfolg. Solche Vorstellungen können Ihnen helfen, Arbeit, Kunden oder sogar Freunde zu finden.
Auf eine Vorstellung per E-Mail richtig zu reagieren, erfordert sowohl geschäftliche als auch soziale Kompetenz. Sie bekommen keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Und Sie können sicher sein, dass die E-Mail, die Sie als Antwort auf eine Vorstellung senden, einen bleibenden Eindruck hinterlassen wird. Sie müssen dafür sorgen, dass der Eindruck, den Sie hinterlassen, der richtige ist.
Was Sie in diesem Artikel entdecken werden:
- Ich beschreibe einige gängige Geschäftssituationen, in denen eine Vorstellung per E-Mail nützlich sein könnte.
- Als nächstes sehen wir uns an, was zu tun ist, wenn die Vorstellung per E-Mail erfolgt ist, einschließlich einiger bewährter Praktiken für die Vorstellung per E-Mail.
- Zum Abschluss stelle ich Ihnen ein Beispiel für eine Vorstellungs-E-Mail zur Verfügung, das Sie als Vorlage für Ihre eigenen Vorstellungs-E-Mails verwenden können.
Gewinnen Sie ein kostenloses E-Mail-eBook mit einem Tuts+ Newsletter-Abonnement
Bevor Sie weitermachen, sollten Sie unser neues eBook herunterladen : Der ultimative Leitfaden zur Posteingang-Null-Beherrschung. (Sie erhalten es KOSTENLOS mit dem Tuts+ Business Newsletter.) Lernen Sie bewährte E-Mail-Verfahren kennen, die Ihren Posteingang entrümpeln und Sie E-Mails wie ein Profi bearbeiten lassen - und das in kürzester Zeit.
5 Arten von geschäftlichen Vorstellungen (oft per E-Mail)
Vorstellungen sind ein gängiges Geschäftsinstrument. Wenn Sie jemanden kennen, der mit jemandem bekannt ist, den Sie kennenlernen müssen, ist es akzeptabel, Ihren Kontakt zu bitten, Sie vorzustellen. Oft werden solche Vorstellungen per E-Mail gemacht.
Hier sind einige häufig vorkommende Geschäftsszenarien, die Vorstellungen beinhalten:
- Networking - Als Unternehmer zählt, wen Sie kennen. Es ist hilfreich, Verbindungen in Ihrem Bereich und in verwandten Bereichen zu haben. Oftmals kann einer Ihrer Kontakte Sie per E-Mail mit anderen in Ihrer Branche bekannt machen.
- Jobsuche - Wenn Sie einen Job in einem bestimmten Unternehmen suchen und jemanden kennen, der dort arbeitet, ist Ihr Kontakt vielleicht bereit, Sie einem Entscheidungsträger vorzustellen. Oft entscheidet eine solche Vorstellung darüber, ob Sie eingestellt werden.
- Verkauf - Wenn Sie im Verkauf tätig sind, sind Sie vielleicht darauf angewiesen, dass andere Sie bei potenziellen Kunden vorstellen. Kontakte werden oft durch persönliche Vorstellungen geknüpft. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie interessiert sind, ist größer als bei Kontakten, die durch andere Methoden zustande gekommen sind.
- Arbeiten Sie in Projektteams - In der heutigen Geschäftswelt ist es nicht ungewöhnlich, dass Remote-Teams mit anderen zusammenarbeiten, die sie noch nie getroffen haben. Eine Vorstellung des Teamleiters per E-Mail kann Ihrem Team zu mehr Zusammenhalt verhelfen.
- Lieferanten - Es kann schwierig sein, zuverlässige Lieferanten zu finden. Wenn Sie mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zufrieden sind und Ihr Bekannter das gleiche Produkt oder die gleiche Dienstleistung sucht, sollten Sie Ihren Bekannten bei Ihrem Lieferanten vorstellen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten oder als Freiberufler arbeiten, werden Sie viele dieser Vorstellungen per E-Mail erhalten. Es ist wichtig zu wissen, wie man damit umgeht, damit Sie mit einer guten E-Mail-Etikette antworten und das Beste aus jeder Vorstellung machen können.
Wie Sie auf eine Vorstellung per E-Mail mit einem guten Ton reagieren
Wenn Sie eine Vorstellung per E-Mail erhalten, was sollten Sie dann tun? Sie fragen sich vielleicht, wie Sie auf eine Vorstellung per E-Mail reagieren sollen.
Die Art und Weise, wie Sie auf eine Vorstellung per E-Mail reagieren, hinterlässt bei Ihrer neuen Verbindung einen bleibenden Eindruck. Wie wir bereits erwähnt haben, möchten Sie, dass dieser Eindruck ein guter ist.
Folgen Sie diesen 4 Schritten, um einen guten Eindruck zu hinterlassen
Es gibt einige bewährte Praktiken für die Vorstellung per E-Mail, die Sie befolgen sollten, damit Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Wenn Sie eine Vorstellung per E-Mail erhalten, befolgen Sie diese Schritte:
- Interesse - Ihr erster Schritt bei der Beantwortung einer E-Mail-Vorstellung ist es, zu entscheiden, wie wichtig die Vorstellung für Sie ist. In manchen Fällen (z.B. bei einem Verkaufsgespräch) haben Sie vielleicht gar nicht nach einer Vorstellung gesucht oder der Kontakt passt nicht zu Ihren Bedürfnissen. Es ist in Ordnung, die andere Partei wissen zu lassen, dass Sie nicht interessiert sind. In anderen Fällen (z. B. bei der Stellensuche) haben Sie vielleicht um eine Vorstellung gebeten. Was Sie entscheiden, bestimmt den Inhalt Ihrer Antwort.
- Reagieren Sie schnell - Unabhängig davon, wie Sie sich im ersten Schritt entscheiden, sollten Sie zeitnah antworten. Normalerweise sollte eine geschäftliche Vorstellung innerhalb eines Arbeitstages beantwortet werden. Sie sollten eine höfliche Antwort senden, auch wenn Sie nicht an der Verbindung interessiert sind. Sie wissen nie, was die Zukunft bringt, und eines Tages müssen Sie diese Person vielleicht wieder kontaktieren.
- Personalisieren Sie Ihre Antwort - Es ist in Ordnung, wenn Sie sich bei Ihrer Antwort an einer Vorlage orientieren, aber senden Sie nicht auf jede E-Mail mit einer Vorstellung die gleiche generische Antwort. Passen Sie Ihre Antwort an die Umstände der Vorstellung an. Fügen Sie bei Bedarf Informationen hinzu oder löschen Sie sie.
- Danken Sie dem Weiterempfehler - Ihr ursprünglicher Kontakt hat sich weit aus dem Fenster gelehnt, um Sie zu empfehlen, also lassen Sie Ihren ursprünglichen Kontakt wissen, wie es gelaufen ist. Er wird Ihnen eher wieder helfen, wenn Sie ihm eine Rückmeldung geben. Selbst wenn die Vorstellung unerwünscht war, lassen Sie Ihren Bekannten höflich wissen, dass die Verbindung nicht gut war, und erklären Sie, warum. Vielleicht brauchen Sie die Hilfe des Empfehlers zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal.
Wenn Sie sich für die Einrichtung von Antwortvorlagen entscheiden, kann Ihnen das Tool Canned Response von Google Mail helfen. Weitere Informationen zur Einrichtung von E-Mail-Vorlagen mit Gmail Canned Responses finden Sie in diesem Tutorial:
Nachdem Sie nun wissen, wie man auf eine E-Mail-Vorstellung antwortet, lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie eine Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail verfassen können.
Wie Sie auf eine Vorstellung per E-Mail antworten und Ihre Antwort verfassen
Sie sind bereit, die Antwort auf eine E-Mail mit einer Vorstellung zu schreiben. Was tun Sie als erstes? Sehen wir uns einige Details an.
Anmerkung: Ich habe für diese E-Mail-Beispiele Gmail oder MS Outlook verwendet, aber sie funktionieren mit den meisten E-Mail-Anbietern. Alle Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in diesen Beispielen sind fiktiv.
1. Schreiben Sie die E-Mail-Betreffzeile
Die Betreffzeile einer jeden E-Mail ist wichtig. Sie kann darüber entscheiden, ob Ihre E-Mail gelesen wird oder nicht. Eine falsche Betreffzeile kann sogar dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet.
Wenn Sie auf eine Vorstellung per E-Mail antworten, fragen Sie sich vielleicht, was Sie in die Betreffzeile der E-Mail schreiben sollen. In einigen Fällen werden Sie auf die Vorstellung per E-Mail antworten. Wenn die Betreffzeile der E-Mail-Vorstellung klar und prägnant war, können Sie sie ruhig beibehalten. Einige E-Mail-Systeme (z. B. MS Outlook) fügen vor der Betreffzeile RE: ein, um Ihre Antwort als Antwort zu kennzeichnen.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Wenn die Betreffzeile der E-Mail-Vorstellung jedoch unklar war, sollten Sie eine eigene verfassen. Ihre Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Betreffzeile einer Antwort auf eine E-Mail-Vorstellung.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Wie Sie sehen können, ist diese E-Mail direkt und auf den Punkt gebracht. Auch die Namensnennung kann wichtig sein. Wenn der Empfänger Joe Jones respektiert und ihm vertraut, wird er die E-Mail höchstwahrscheinlich öffnen.
2. Adressieren Sie Ihre Antwort-E-Mail
Die Antwort-E-Mail sollte an die Person adressiert sein, der Sie vorgestellt werden. Es gibt jedoch ein kleines Hindernis.
Die E-Mail mit der Vorstellung, die Sie erhalten haben, stammt wahrscheinlich von Ihrem Kontakt mit der Person, an die sie die E-Mail im cc-Feld adressieren. Wenn Sie einfach auf Allen antworten klicken, um auf die E-Mail zu antworten, ist Ihr ursprünglicher Kontakt weiterhin an der Konversation beteiligt. Sie möchten jedoch, dass Ihr ursprünglicher Kontakt weiß, dass Sie auf seine E-Mail-Vorstellung geantwortet haben.
Die beste Lösung für dieses Problem ist, Ihren ursprünglichen Kontakt in BCC zu setzen. Auf diese Weise weiß die Person, die Sie vorgestellt hat, dass Sie auf die Vorstellung reagiert haben, aber es wird nicht erwartet, dass sie an der Konversation teilnimmt.
Weitere Informationen darüber, wie Sie eine E-Mail richtig adressieren, finden Sie in dieser hilfreichen Anleitung:
3. Wählen Sie den richtigen Stil für Ihre Antwort
Die Höflichkeit zählt. Denken Sie daran, dass Sie einen ersten Eindruck hinterlassen. Ein freundlicher, aber professioneller Ton ist normalerweise am besten.
Achten Sie auf den Ton Ihrer Vorstellung per E-Mail. Ist sie formell oder informell? Lassen Sie Ihre Antwort diesen Tonfall widerspiegeln. Vermutlich weiß Ihr ursprünglicher Gesprächspartner, welcher Ton für Ihren neuen Kontakt am besten geeignet ist.
In diesem Tutorial wird der Unterschied zwischen einer formellen E-Mail und einer informellen E-Mail näher erläutert:
4. Seien Sie direkt
Ihr neuer Kontakt ist wahrscheinlich sehr beschäftigt, daher sollten Sie in Ihrer E-Mail zur Vorstellung am besten gleich zum Punkt kommen. Wenn Sie auf der Suche nach einem Job sind, erklären Sie, welche Art von Arbeit Sie verrichten. Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, erklären Sie, warum Sie glauben, dass es für Ihre neue Bekanntschaft nützlich sein wird.
Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wie Ihre Beziehung Ihrem Kontakt nützt. Wenn Sie einen Job suchen, erklären Sie, warum Sie gut zu ihm passen. Erklären Sie, wie das Unternehmen von Ihren Fähigkeiten profitieren wird. Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, erklären Sie, wie Ihr Produkt den Bedürfnissen des Kunden entspricht, und beschreiben Sie den Hauptvorteil, der sich aus der Verwendung Ihres Produkts ergibt.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre E-Mail prägnant und klar formulieren können, lesen Sie dieses Tutorial:
5. Seien Sie vorsichtig und überprüfen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden
Prüfen Sie die E-Mail sorgfältig. Suchen Sie nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, um offensichtliche Fehler zu erkennen, aber gehen Sie darüber hinaus und suchen Sie nach falschen Informationen und anderen Tippfehlern. Wenn Sie bei einer geschäftlichen E-Mail nachlässig sind, können Sie eine falsche Botschaft vermitteln. Sie wollen nicht, dass Ihr neuer Kontakt denkt, dass Sie unprofessionell sind oder sich nicht um Qualität kümmern.
Ein Beispiel für eine Follow-Up E-Mail
Lassen Sie uns ein Beispielszenario und ein Beispiel für eine E-Mail-Antwort zur Vorstellung untersuchen, die Sie als Reaktion auf das Szenario senden könnten.
Beispiel-Szenario
Eine ehemalige Mitarbeiterin, Jane Perez, ist bei einem ABC-Unternehmen beschäftigt, bei dem Sie arbeiten möchten. Sie stellen fest, dass das ABC-Unternehmen auf seiner Webseite eine Stelle als Webentwickler ausgeschrieben hat, für die Sie perfekt geeignet wären.
Sie wissen auch, dass Sie bessere Chancen haben, die Stelle zu bekommen, wenn jemand aus dem Unternehmen Sie dem einstellenden Manager vorstellt. Sie bitten Ihren Kontakt, eine Vorstellung per E-Mail zu machen, und ein paar Tage später finden Sie die folgende E-Mail-Vorstellung von Jane in Ihrem Posteingang:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Es ist an der Zeit, dass Sie auf Janes E-Mail mit ihrer Vorstellung antworten. Lassen Sie uns schnell einige Punkte aus dem E-Mail-Knigge zur Vorstellung wiederholen, den wir vorhin gelernt haben:
- Interesse - Da Sie um die Vorstellung per E-Mail gebeten haben, sind Sie an der Verbindung interessiert.
- Schnell antworten - Sie wissen, dass Sie zeitnah antworten müssen, also schicken Sie die Antwort noch heute ab.
- Personalisieren Sie Ihre Antwort - Sie haben keine Vorlage für E-Mail-Vorstellungen gespeichert, also wird die Antwort nicht allgemein gehalten sein. (Sie können diese Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail als Vorlage speichern, solange Sie daran denken, sie anzupassen.)
Auf den vierten Punkt der E-Mail-Beantwortung werden wir später eingehen. Werfen wir nun einen Blick auf die E-Mail-Antwort zur Vorstellung, die Sie schreiben könnten:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Für eine Vorlage dieser Musterantwort auf eine Vorstellung per E-Mail, die Sie mit Ihren eigenen Informationen anpassen können, klicken Sie hier.
Beachten Sie, dass die Antwort-E-Mail mit einer Danksagung an Jane beginnt, sie aber auf Bcc verschiebt. Später werden Sie ihr eine separate Folge-E-Mail schreiben.
Die E-Mail ist ebenfalls in einem professionellen, höflichen Ton verfasst. Sie kommen direkt auf den Punkt, indem Sie die offene Stelle und Ihre Qualifikationen erwähnen. Außerdem machen Sie es Sally leicht, zu antworten, indem Sie mehrere konkrete Zeiten nennen, zu denen Sie verfügbar sind, und Ihre Telefonnummer angeben.
Hinweis: Es herrscht Uneinigkeit darüber, ob Sie in einer E-Mail-Antwort auf eine Vorstellung genaue Daten und Zeiten angeben sollten. Diejenigen, die dagegen sind, meinen, dass Sie dadurch weniger verfügbar erscheinen. Diejenigen, die dafür sind, meinen, dass es dem Empfänger die Arbeit abnimmt, einen angenehmen Termin für ein Treffen zu finden.
Schließen Sie die Beispiel-E-Mail mit einer positiven Note und einem professionellen Ton ab.
Nachdem Sally ein paar Tage später einen Termin mit Ihnen vereinbart hat, schicken Sie Jane eine Folge-E-Mail. Teilen Sie ihr mit, dass die Kontaktaufnahme erfolgreich war. Diese Dankes-E-Mail ist der vierte Punkt des Umgangs mit E-Mail-Vorstellungen. Wenn Sie aufgrund von Janes Vorstellung einen Job bekommen, sollten Sie ihr das mitteilen und sich nochmals bedanken. So ist Ihre Bewerbung per Email optimal abgelaufen.
Wenn die E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch führt, finden Sie vielleicht auch diese Anleitung hilfreich, wie Sie eine Dankes-E-Mail an Ihren Gesprächspartner schreiben:
Sammeln Sie das (kostenlose) E-Mail-Posteingang-Strategien Ebook
Abgesehen von der Beherrschung von Vorstellungen für den E-Mail-Posteingang gibt es eine Reihe weiterer E-Mail-Strategien, die Ihnen helfen werden, professioneller zu mailen. Wenn es Ihnen schwer fällt, mit all Ihren E-Mails Schritt zu halten, dann ist es an der Zeit, die Kontrolle zu übernehmen.
Lernen Sie die Techniken zur E-Mail-Verwaltung, mit denen Sie sich organisieren und Ihre E-Mails wie ein Profi bearbeiten können.Melden Sie sich für den Tuts+ Business Newsletter an und holen Sie sich jetzt das KOSTENLOSE Inbox Zero eBook.
Reagieren Sie effektiv auf Ihre nächste E-Mail Vorstellung
Es ist wichtig zu wissen, wie man auf eine Vorstellung per E-Mail richtig antwortet. Wenn Ihre Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail professionell ist, hinterlassen Sie einen guten Eindruck. Wenn Sie jedoch schlecht antworten, wird Ihr neuer Kontakt nicht gerade beeindruckt sein. Ihre Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail ist wichtig.
Es ist nicht schwer, eine wirkungsvolle Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail zu verfassen, wenn Sie die Grundlagen der E-Mail-Vorstellungen kennen. Befolgen Sie die Richtlinien für das Verfassen einer Antwort auf eine Vorstellung per E-Mail in diesem Artikel und Sie werden keine Probleme haben, auf Ihre nächste Vorstellung per E-Mail effektiv zu antworten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Inhalt wurde ursprünglich am 14. März 2017 veröffentlicht. Wir stellen ihn erneut zur Verfügung, weil unsere Redakteure festgestellt haben, dass diese Informationen immer noch zutreffend und relevant sind.
