¿Cómo Responder a las Introducciones de Correo Electrónico con Buenos Modales?

¿Alguna vez haz recibido un correo electrónico de introducción y preguntarte cómo responder? Obtener introducciones para contactos importantes a través de personas que conoces es vital para el éxito. Tales introducciones pueden ayudarte a encontrar trabajo, clientes, e incluso amigos.

Saber la mejor manera de responder a la introducción de un correo electrónico es una habilidad importante en el área social y de negocios. No tienes una segunda vez para causar una buena primera impresión. Y puedes estar seguro que el correo que envies en respuesta a la introducción dejará una impresión. Necesitas asegurarte de que esa impresión que hagas sea la correcta.

En este artículo, voy a describir algunas situaciones comunes donde la introducción de el correo electrónico podría ser útil. Luego, veremos qué hacer una vez que la introducción es hecha, incluyendo buenos modales en cuando a la introducción se refiere. Finalmente, proveeré una ejemplo de respuesta de introducción de correo electrónico que puedes usar como plantilla para crear tus propias respuestas de introducción de correo electrónico.

5 Tipos de Introducción Empresarial (Hechas a Menudo en Correo Electrónico)

Las introducciones son una herramienta de negocios comunes. Si conoces a alguien que está conectado con alguien que necesitas conocer, es aceptable preguntar a tu contacto para introducirte. A veces dichas introducciones son hechas a través de correo electrónico.

Aquí están los escenarios más comunes que envuelven una introducción:

1. Redes - Como todo un profesional en los negocios, que es lo que cuenta, es importante tener conexiones en tu área y cualquier otra área relacionada. A menudo, una de tus conexiones pueden introducirte a otras en la industria a través de correo electrónico.
2. Búsqueda de Trabajo - Si estás buscando un trabajo en una compañía específica y conoces quién trabaja ahí, tus contacto puede estar dispuesto de introducirte a la person que toma las decisiones. A veces, tales introducciones determinan si serás contratado.
3. Ventas - Si estás en ventas puedes confiar en otros para introducirte a perspectivas válidas. Las conexiones son hechas a través de presentaciones personales. Es más posible que estén más interesadas en los contactos hechos a través de otros medios.
4. Proyectos de Trabajo en Equipo - En el ambiente de los negocios de ahora, no es inusual para equipos remotos trabajar con otras personas que nunca han conocido. Una introducción de correo electrónico del líder del equipo puede ayudar a tu equipo a ser más cohesivo.
5. Vendedores - Puede ser un poco difícil encontrar proveedores. Si estás feliz con el producto o servicio y tu compañía está buscando el mismo producto o servicio, puedes introducir a tu compañero a tu proveedor.

Si puedes administrar un negocio pequeño como profesional, muchos de estos tipos de introducciones pueden venir a través de tu correo electrónico. Es importante saber cómo lidiar con ellos, para responder con buenos modales y sacarle provecho a cada introducción.

¿Cómo Responder a una Introducción de Correo Electrónico con Buenos Modales?

Si estás recibiendo correos electrónicos de introducción ¿Qué deberías hacer? Puedes preguntarte cómo responder un correo electrónico de introducción.

La manera en que respondes este tipo de correos hace una impresión en tu nueva conexión. Como mencionamos antes, quieres que esa impresión sea buena.

Sigue Estos 4 Pasos para Hacer una Buena Impresión

Hay buenos modales que debes practicar para asegurarte y hacer una buena impresión. Cuando recibes un correo electrónico de introducción, sigue estos pasos:

1. Interés - Tu primer paso en esto es decidir qué tan importante la introducción es para ti. En algunos casos (como un tono de venta, por ejemplo), puedes no estar buscando por una introducción o el contacto no satisface tus necesidades. Está bien hacer saber la otra parte que tu no estás interesado. En otros caso (una búsqueda de trabajo, por ejemplo), puedes haber solicitado una introducción. Lo que decidas determina el contenido de tu respuesta.
2. Responde Rápido - Sin importar lo que decidas en el primer paso, deberías responder en un tiempo normalmente rápido. Comúnmente una introducción de negocios debería ser respondida en un día de trabajo. Deberías enviar una respuesta cortés incluso si no estás interesado en la conexión. Nunca sabrás lo que el futuro depara, y algún día necesitarás el contacto de nuevo.
3. Personaliza tu Respuesta - Está bien basar tu respuesta en una plantilla, pero no lo envías la misma respuesta genérica para cada introducción de correo electrónico que recibes. Personaliza tu respuesta para que se adecue a las circunstancias que lo rodean. Añade o elimina información, como lo necesite. 
4. Agradece la Referencia - Tu contacto original atravesó mucho para recomendarte; por eso hazle saber a tu contacto original como fue. Estarán dispuesto a ayudarte de nuevo si provees feedback. Incluso si la introducción no es deseada, haz saber a tu contacto educadamente que la conexión se adecua y explícale el porqué. Puedes necesitar ayuda de tu referencia una vez de vez en cuando.

Si te decides a usar plantillas de respuesta, la herramienta de Respuesta Pre-diseñadas de Gmail pueden ayudarte. Para más información en cómo hacerlo, mira este tutorial:

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  Gmail
  ¿Cómo Crear Plantillas de Correo Electrónico en Gmail: Con Respuestas Pre-diseñadas?
  Laura Spencer

Ahora que entiendes el proceso de responder a la introducción de un correo, examinemos a algunos aspectos de cómo escribir una respuesta de introducción de correo electrónico. 

¿Cómo Responder a las Introducciones de Correo Electrónico y Escribir tu Respuesta?

Ahora que estás listo para escribir la respuesta de introducción. ¿Qué es lo que necesitas hacer primero? Veamos algunos detalles.

Nota: Usé Gmail o MS Outlook para estos ejemplos de correo electrónico, pero funcionarán con la mayoría de proveedores de correo electrónico. Todos los nombres, correos electrónicos, y números de teléfono dados en estos ejemplos son ficticios.

1. Escribe el Asunto del Correo

El asunto de cualquier correo es importante. Puede determinar que tu correo sea leído o no. Un asunto equivocado podría causar que tu correo termine en correo no deseado.

Si estás respondiendo una introducción de correo electrónico, puedes preguntarte qué pondrás en el asunto. En algunos casos, tendrás que responder a la introducción de correo electrónico. Si el asunto del correo electrónico fue claro y conciso, está bien mantenerlo intacto. Algunos sistemas de correo electrónico (como MS Outlook) añadirán RE: enfrente del asunto para identificar que es una respuesta.

Sin embargo, si el asunto del correo electrónico no fue claro, podrías escribir uno por tu propia cuenta. Tu asunto debe ser claro y al punto. El siguiente es un ejemplo de un asunto de una introducción de correo electrónico.

Como se puede ver, el correo electrónico es directo y al punto. El nombre puede ser importante también. Si el recipiente respeta y confía en Joe Jones, hay más posibilidades que abra el correo electrónico.

2. Dirigite a la respuesta del correo

La respuesta del correo debería dirigirse a la persona a la que estás siendo introducida. Sin embargo, hay un dilema.

La introducción que recibiste es posible que sea de tu contacto con la persona que ellos se dirigieron en el correo en el campo de copia de carbón (CC). Si presionas responder a todos, tu contacto original continua siendo incluído en la conversación. Aunque quieres que tu contacto original sepa que respondiste a su introducción.

La mejor manera de arreglar esto es mover tu contacto original a una CCO (Copia de Carbón Oculta). De esta manera la persona que te introdujo sabrá que tomaste la iniciativa en la introducción, pero no se espera que tomen parte en la conversación.

Para más información en cómo responder apropiadamente un correo, revisa este tutorial útil:

• 
  Correo Electrónico
  ¿Cómo Comenzar y Terminar un Correo Electrónico Profesional de Negocios?
  Laura Spencer

3. Escoge el Tono Correcto para tu Respuesta

Cortesía cuenta. Recuerda que estás haciendo la primera impresión. Un tono amistoso pero profesional es usualmente lo mejor.

Presta atención al tono de tu introducción de tu correo electrónico. ¿Es formal, o informal? Haz que tu respuesta reflejen ese tono. Tu conexión original es probable que sepa qué tono es el mejor para tu nuevo contacto. 

Este tutorial discute la diferencia entre un correo formal y un correo informal en más profundidad:

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  Correo Electrónico
  ¿Cómo Dominar el Formato de Correos Electrónicos de Negocios y Evitar Desastres Profesionales?
  Laura Spencer

4. Se Directo

Tu nueva conexión puede estar ocupado, por eso lo mejor es ir al punto en el cuerpo de tu introducción. Si estás buscando un trabajo, explica qué tipo de trabajo quieres hacer. Si estás vendiendo un producto, explica el porqué piensas que será útil para tu nuevo contacto.

No te olvides de mencionar cómo tus relaciones se benefician de tu contacto. Si estás buscando trabajo, explica el porqué eres la mejor opción. Explica cómo la compañía se beneficiará de tus habilidades. Si estás ofreciendo un producto o servicios, explica cómo el producto satisfará las necesidades y describe la ventaja principal de usar tu producto. 

Aprende más acerca de cómo hacer tu correo electrónico conciso y claro, estudiando este tutorial:

• 
  Escribir
  ¿Cómo Escribir Correos Profesionales y Claros?
  David Masters

5. Se Cuidadoso y Revisa tu Correo antes de Enviarlo

Revisa el correo cuidadosamente. Busca errores de deletreo o gramáticos. Usa el autocorrector para encontrar errores obvios, pero ve más allá y busca información incorrecta y otros tipos de errores. Siendo no cuidadoso con los correos electrónicos de negocio envía el mensaje incorrecto. No quieres que tu nuevo contacto piense que no eres profesional o que no tiene cuidado de la calidad.

Un Ejemplo de Correo

Exploremos un escenario de ejemplo y un ejemplo de correo electrónico de introducción que podrías enviar en respuesta al escenario.

Ejemplo y Escenario

Un ex-compañero de trabajo, Jane Perez, está trabajando para compañía ABC donde quieres trabajar. Notas que la compañía ABC posee trabajos de desarrollo web mencionados en su sitio web en los cuales te gustaría desempeñarte.

También sabes que tienes mejores opciones de obtener el trabajo si alguien dentro de la compañía te introduce con el gerente que contrata. Le preguntas a tu contacto para hacer una introducción en correo electrónico, y pocos días después encuentras la siguiente introducción de Jane en la bandeja de entrada:

Es tiempo de que respondas a la introducción de Jane. Revisemos rápidamente alguno de los puntos de los modales que aprendimos antes:

• Interés - Desde que preguntaste por la introducción de correo electrónico, estás interesado en la conexión.
• Responde Rápidamente - Sabes que necesitas responder en un tiempo adecuadamente normal, por lo cual enviarás la respuesta hoy mismo.
• Personaliza tu Respuesta - No tienes una plantilla guardada para la introducción del correo electrónico, y la respuesta, por lo cual, no será genérica. (Puedes guardar esta respuesta de introducción como plantilla siempre y cuando recuerdes personalizarla.)

Vamos al cuarto punto de los modales de las respuesta de correo electrónico más tarde. Ahora demos una vista a la introducción que podrías escribir:

Para una plantilla de este ejemplo de respuesta que quieres personalizar con tu propia información, da click aquí.

Nota que las respuestas comienzan reconociendo a Jane, pero es movida al campo CCO. Luego escribiré una respuesta a ella.

El correo también toma un tono cortéz y profesional. Va al punto mencionando el trabajo disponible y las habilidades. Puedes también hacerlo fácil para Sally responder haciendo una lista de las veces que estarás disponibles y proveer tu número de teléfono.

Nota:  Hay muchos desacuerdo acerca de que si deberías proveer fechas y tiempos específicos en una introducción de correo electrónico. Aquellos que están en contra sienten que lo hace ver menos disponibles. Mientras que aquellos que están a favor sienten que favorece a la decisión de establecer una reunión con el destinatario.

Finalmente, cierra el correo de ejemplo en una nota positiva y con un tono profesional.

Días luego, después de que Sally establezca una reunión contigo, envía un correo a Jane. Hazle saber que la conexión fue exitosa. Este correo de agradecimiento es el cuarto punto de la etiqueta de cómo responder un correo de introducción. Si obtienes el trabajo por la introducción de Jane, deberías hacerle saber y agradecerle de nuevo.

También, si el correo resulta en una entrevista, puedes ver este tutorial de cómo escribir un correo de agradecimiento al entrevistador:

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  Carreras
  ¿Cómo Escribir una Carta de Agradecimiento Luego de una Entrevista?
  Charley Mendoza

Responde la Siguiente Introducción Efectivamente

Es importante comprender cómo responder apropiadamente un correo electrónico. Si tu introducción es profesional, dejarás una buena impresión. Pero si no respondes adecuadamente, tu contacto nuevo estará menos impresionado. Tu introducción vale la pena.

No es difícil escribir una introducción efectiva una vez que entiendas lo básico de la etiqueta de cómo responder un correo electrónico. Sigue los siguientes lineamientos para escribir una respuesta de correo electrónico en este artículo y no tendrás problemas responder tu siguiente correo electrónico efectivamente.