Wie man ein Mitarbeiterhandbuch schreibt (für Ihr kleines Unternehmen)

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Braucht Ihr kleines Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch?

Für viele Geschäftsinhaber kann ein Mitarbeiterhandbuch wie eine Art der Bürokratie klingen, über die sich nur große Unternehmen Sorgen machen müssen. Und manche wissen vielleicht nicht, was es ist oder haben sogar darüber nachgedacht. In der Tat kann ein Handbuch sehr wertvoll sein, wenn Sie mehr als eine Mitarbeiter haben.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch schreiben. Erfahren Sie genau, was in Mitarbeiterhandbuch sein muss, warum Ihr kleines Unternehmen eines benötigt und was es enthalten muss. Wir werden uns auch einige nützliche Vorlagen und Beispiele ansehen, um Ihnen den Einstieg in die Erstellung Ihres eigenen Handbuchs für Mitarbeiter in kleinen Unternehmen zu erleichtern.

Are you ready to write your small business employee handbook — Sind Sie bereit, Ihr Mitarbeiterhandbuch kleiner Unternehmen zu schreiben? (Fotoquelle)

1. Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch, manchmal auch als Mitarbeitermanual bezeichnet, ist ein Dokument, das Ihren Mitarbeitern sagt, was sie zu erwarten haben, wenn sie für Sie arbeiten.

Obwohl es sich häufig um praktische Details wie Urlaubszeit, Leistungen, Disziplinarverfahren usw. handelt, kann es auch ein großartiger Ort sein, um Ihre Mitarbeiter auf andere Weise in das Unternehmen einzuführen. Sie können die Werte Ihres Unternehmens und die Art Ihres Arbeitsplatzes erklären. Sie können Mitarbeiter erzählen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Probleme haben. Sie können noch viel mehr behandeln - wir werden später in diesem Tutorial näher auf den Inhalt eingehen.

Es gibt kein festgelegtes Format zum Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs. Das ist Ihr Dokument, und Sie können wählen, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten. Tatsächlich können der Ton und das Format, das Sie verwenden, selbst etwas über die Werte Ihres Unternehmens aussagen. Das Handbuch kann verspielt oder formal, zeitgemäß oder traditionell, grafisch oder textlastig sein. Wir werden uns später im Tutorial auch einige Beispiele und Vorlagen ansehen, damit Sie sehen können, wie andere Unternehmen damit umgegangen sind.

Traditionell war es ein gedrucktes Buch, und viele Unternehmen verwenden dieses Format immer noch. Sie können es aber auch in digitaler Form verfügbar machen, vielleicht über ein Unternehmensintranet oder einen gemeinsam genutzten Dateiserver. Das ist besonders nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter häufig reisen oder entfernt arbeiten. Sie können von überall darauf zugreifen.

Der Hauptzweck eines Mitarbeiterhandbuchs ist die Erwartungen zu setzen. Hier erfahren Ihre Mitarbeiter, welche Vorteile und Unterstützung sie von Ihnen erwarten können und welche Standards oder Arbeits- und Verhaltensweisen Sie im Gegenzug von ihnen erwarten. Es bietet Klarheit auf beiden Seiten.

Wenn Sie gerade erst anfangen und nur ein oder zwei Mitarbeiter haben, benötigen Sie vielleicht noch kein Mitarbeiterhandbuch. Informelle Kommunikation funktioniert in dieser Größenordnung vielleicht einwandfrei. Wenn Sie jedoch mit der Erweiterung beginnen, werden Sie die Vorteile dieser übersichtlichen Dokumentation erkennen. Wir werden uns im nächsten Abschnitt mit einigen dieser Vorteile befassen.

2. Die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs

Wenn Sie nicht von der Notwendigkeit eines Handbuchs oder Handbuchs in Ihrem Unternehmen überzeugt sind, lesen Sie diesen Abschnitt, um einige der Vorteile zu entdecken.

Schaffen Sie eine bessere Arbeitsplatzpolitik

Der Hauptpunkt eines Mitarbeiterhandbuchs ist alles zu dokumentieren, was ein Mitarbeiter wissen muss, um seine Arbeit zu erledigen. Aber manchmal hilft Ihnen die bloße Dokumentation all dieser Dinge dabei, bessere Methoden zu finden, um Dinge zu tun.

Vielleicht schreiben Sie den Abschnitt über Anwesenheitsrichtlinien auf, wenn Sie beispielsweise feststellen, dass es für einige Jobfunktionen vielleicht keine Rolle spielt, ob jemand zu spät ankommt, solange er die Arbeit erledigt (während für andere eine bestimmte Uhr läuft) Zeit kann sehr wichtig sein). Sie haben also eine flexiblere Formel als die, die Sie zuvor verwendet haben.

Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich auf dem Laufenden zu halten

Sie wissen wahrscheinlich, wie es ist, einen neuen Job zu beginnen. So viele neue Gesichter, ein unbekanntes Büro, andere Prozesse und Fachjargon als Sie es bei Ihrem alten Job gewohnt waren. Und normalerweise haben Sie tausend Fragen zu stellen, und Sie fühlen sich schlecht, wenn Sie sie stellen, weil jeder in der Umgebung so beschäftigt mit seiner eigenen Arbeit zu sein scheint.

Ein gut geschriebenes Mitarbeiterhandbuch ist ideal, um neuen Mitarbeitern zu helfen, schneller Fuß zu fassen. Obwohl sie vielleicht nicht das gesamte Buch vollständig lesen, können sie es als Kurzreferenz verwenden, um viele ihrer Fragen einfach zu beantworten.

Vermeiden Sie ständige Fragen zu Arbeitsplatzpolitik

Wenn Sie kein Mitarbeiterhandbuch haben, erwarten Sie ständige Fragen - nicht nur von neuen, sondern auch von bestehenden Mitarbeitern. Wie viele Urlaubstage bekommen wir? Für welche Nationalfeiertage werden wir bezahlt? Was sind die Regeln für Interessenkonflikte oder Arbeiten an anderen Orten?

Es gibt viele Dinge am Arbeitsplatz, die Verwirrung stiften können, und Sie verbringen vielleicht viel Zeit damit, dieselben Fragen zu beantworten - oder, schlimmer noch, Mitarbeiter, die die falschen Richtlinien befolgen, weil sie nicht gefragt haben.

Alles an einem Ort haben

Manchmal haben Unternehmen ihre Richtlinien dokumentiert, aber auf fragmentierte Weise. Einige Dinge werden im Intranet aufgezeichnet, aber an verschiedenen Orten, während andere nur per E-Mail kommuniziert wurden. Wann immer Mitarbeiter etwas nachschlagen müssen, müssen sie sich auf eine aufwändige Schatzsuche begeben.

Dies kann für Ihre Mitarbeiter irritierend sein und ist eindeutig keine effiziente Arbeitsweise. In einem Mitarbeiterhandbuch wird alles an einem Ort zusammengefasst, sodass Informationen schnell und einfach gefunden werden können.

Kommunizieren Sie Ihre Werte

Während es leicht ist, sich in den Kern der Richtlinien und Verfahren zu verlieren, ist ein Mitarbeiterhandbuch auch Ihre Chance, die Geschichte Ihres Unternehmens zu erzählen und Ihre Mitarbeiter an seinen Werten auszurichten. Warum existiert Ihr Unternehmen? Worauf arbeiten Sie alle hin? Wie stehen Sie zu Themen wie Vielfalt und soziale Verantwortung? Das kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu motivieren und sicherzustellen, dass alle über die Unternehmenswerte auf derselben Seite sind.

Vermeiden Sie Klagen

Ich habe im ersten Abschnitt erwähnt, dass der Hauptzweck des Mitarbeiterhandbuchs darin besteht, klare Erwartungen auf beiden Seiten zu setzen. Diese Klarheit kann Ihnen auch rechtlichen Schutz bieten.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen einen Ihrer Mitarbeiter wegen schlechter Anwesenheit oder Belästigung eines Kollegen entlassen. Der Angestellte könnte versuchen, Sie wegen ungerechtfertigter Entlassung zu verklagen, und behaupten, es sei ihm nie klar geworden, dass diese Dinge Gründe für eine Entlassung waren. Wenn Sie diese Richtlinien in Ihrem Handbuch dargelegt und dokumentiert haben, dass alle Mitarbeiter Kopien davon erhalten, haben Sie eine stärker Verteidigung.

3. Was ein Mitarbeiterhandbuch haben muss

Wie bereits erwähnt, gibt es kein erforderliches Format für das Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs, aber es gibt einige allgemeine Abschnitte, die viele Unternehmen und kleine Unternehmen enthalten. In diesem Abschnitt sehen wir uns diese Abschnitte an und was Sie vielleicht einschließen möchten. Beachten Sie jedoch, dass Sie dies jederzeit ergänzen oder das Dokument anpassen können, um die für Ihr Unternehmen wichtigen Aspekte abzudecken.

Wichtiger Hinweis: In einigen Ländern gibt es Arbeitsgesetze, die bestimmte Dinge vorschreiben, die Sie in Mitarbeiterhandbücher aufnehmen müssen. Envato Tuts+ hat ein weltweites Publikum, daher können wir hier nicht alle lokalen Variationen abdecken. Informieren Sie sich unbedingt über die vielleicht geltenden örtlichen Vorschriften. Es ist auch eine gute Idee, ein Mitarbeiterhandbuch von einem Anwalt überprüfen zu lassen, damit Sie sicher sein können, dass Sie alle relevanten Gesetze einhalten und sich nicht für zukünftige Rechtsstreitigkeiten anfällig machen.

OK, schauen wir uns jetzt die allgemeinen Abschnitte an, die in ein Handbuch für Mitarbeiter kleiner Unternehmen aufgenommen werden sollen.

Firmenüberblick

Mitarbeiterhandbücher beginnen häufig mit einer allgemeinen Einführung und einem Überblick über das Unternehmen. Sie können eine kurze Geschichte des Geschäfts, eine Zeitleiste mit wichtigen Ereignissen und eine Erklärung wichtiger Werte und Ziele enthalten.

Sicherheitsrichtlinien

Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit bei der Arbeit, und ihre Sicherheit ist das Wichtigste. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was Sie im Notfall oder bei einem Arbeitsunfall tun müssen, wie Sie auf Erste Hilfe, Brandschutzverfahren usw. zugreifen können.

Erklärung zu Vielfalt und Gleichheit

Das ist Ihre Gelegenheit, Ihr Engagement für Chancengleichheit am Arbeitsplatz zu demonstrieren und zu erklären, dass Sie Diskriminierung oder Belästigung aufgrund von Alter, Rasse, Religion, Geschlecht oder sexueller Orientierung, Behinderung usw. nicht tolerieren.

Sie können auch detailliertere Angaben zu Diskriminierung und Belästigung machen, damit die Menschen genau wissen, was abgedeckt wird, und den Mitarbeitern ein Verfahren geben, das sie befolgen können, wenn sie glauben, am Arbeitsplatz belästigt oder diskriminiert zu werden. Weitere Informationen zur Vielfalt finden Sie in unserer Reihe zur Vielfalt am Arbeitsplatz.

Bezahlung und Vorteile

Geben Sie an, wann und wie Mitarbeiter mit der Zahlung rechnen können, wie Steuern und andere Abzüge abgezogen werden und ob sie für Überstunden in Frage kommen (wenn einige Mitarbeiter Überstunden erhalten und andere nicht oder wenn einige sind Vollzeit und andere Teilzeit, machen diese Klassifikationen sehr deutlich). Sie können auch Einzelheiten zu anderen Vergütungsarten wie Boni und Aktienoptionen angeben.

Geben Sie dann alle von Ihnen angebotenen Unternehmensleistungen an, z.B. Krankenversicherung, Renten usw. Sie können hier auch Details zu Richtlinien für bezahlten Urlaub angeben, z.B. Elternurlaub, Krankenurlaub, Urlaubsgeld usw. Weitere Informationen zu den Vorteilen finden Sie im vorherigen Tutorial in dieser Reihe:

Kleinunternehmen

Wie man wettbewerbsfähige Vergütung und Vorteile für kleine Unternehmen bieten kann

Andrew Blackman

Verhaltensregeln

Welche Standards erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern? Hier können Sie alles von einer Kleiderordnung bis zum erwarteten Grad an Anwesenheit und Pünktlichkeit festlegen. Sie können sich auch mit Dingen wie der Nutzung des Internets und der sozialen Medien befassen, wenn Sie dies einschränken möchten.

Es liegt jedoch an Ihnen, auf wie viele Details Sie eingehen. Einige Unternehmen ziehen es vor, hier keine strafbar klingende Liste von Regeln bereitzustellen, sondern allgemeine Richtlinien zu geben und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, nach eigenem Ermessen zu handeln. Sie werden später einige Beispiele sehen. Es kann jedoch noch einige Dinge geben, über die Sie in Ihrem Handbuch für Mitarbeiter in kleinen Unternehmen streng und klar sein müssen, z. B. die Notwendigkeit, Unternehmens- und Kundendaten vertraulich zu behandeln.

Disziplin und Beendigung

Geben Sie den Mitarbeitern eine klare Vorstellung davon, was Gründe für Disziplinarmaßnahmen darstellt und welche Maßnahmen ergriffen werden. Lassen Sie sie auch wissen, was sie tun können, wenn sie sich ungerecht behandelt fühlen. Anschließend können Sie festlegen, was im Falle einer Kündigung geschieht.

Beachten Sie, dass alle Disziplinarverfahren, die Sie in diesem Abschnitt darlegen, verbindlich sein können. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie sich zu etwas verpflichten, das Sie nicht in jedem Einzelfall befolgen möchten. Wenn Sie beispielsweise im Handbuch angeben, dass Sie eine Reihe von mündlichen und schriftlichen Warnungen für Disziplinarangelegenheiten geben, können Sie in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie später einen Mitarbeiter entlassen, ohne alle diese Warnungen gegeben zu haben.

Empfangsbestätigung

Es ist wichtig zu dokumentieren, dass jeder Mitarbeiter eine Kopie des Handbuchs erhalten hat. Lassen Sie daher jeden Mitarbeiter eine Empfangsbestätigung des Handbuchs unterschreiben - diese befindet sich normalerweise am Ende des Buches, damit der Mitarbeiter sie unterschreiben und abnehmen kann, damit Sie die Kopie in seiner Personalakte aufbewahren können. Falls es später zu Streitigkeiten kommt, können die Leute nicht behaupten, dass sie die Richtlinien nicht kennen.

Rechtliche Hinweise

Wenn ein Anwalt Ihr Mitarbeiterhandbuch überprüft, empfiehlt er Ihnen vielleicht, einen zusätzlichen Wortlaut aufzunehmen, der beispielsweise besagt, dass das Handbuch ein Leitfaden und kein Vertrag ist und dass eine zukünftige Beschäftigung nicht garantiert ist. Der Wortlaut hängt von Ihrem Standort und Ihrer besonderen Situation ab. Lassen Sie sich daher individuell beraten.

4. Vorlagen und Beispiele für Mitarbeiterhandbücher

Obwohl ein Mitarbeiterhandbuch ein individuelles Dokument für jedes Unternehmen ist, das Sie wahrscheinlich selbst erstellen möchten, kann es sicherlich hilfreich sein, mit einer Vorlage zu beginnen, anhand derer Sie arbeiten können. In diesem Abschnitt werde ich auf einige nützliche Ressourcen für Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher verweisen. Wir werden uns auch einige Beispiele aus der Praxis ansehen. Diese können Ihnen beim Schreiben Ihres eigenen Handbuchs für Kleinunternehmen oder Mitarbeiter helfen.

Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher

Es gibt einige Websites, auf denen Sie Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher finden. Beispielsweise bietet Human Resource Solutions in Großbritannien auf seiner Website eine kostenlose Vorlage für Mitarbeiterhandbücher an. Das Dokument ist 40 Seiten lang und sehr detailliert, daher ist es ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen Dokuments.

Oder probieren Sie dieses webbasierte Werkzeug von Rocket Lawyer aus, um mehr Personal zu erhalten. Anstatt eine Vorlage bereitzustellen, können Sie Ihr eigenes Dokument online erstellen, indem Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen und den Richtlinien bereitstellen, die Sie einschließen möchten. Sie müssen sich für eine kostenlose Testversion der Rocket Lawyer-Mitgliedschaft anmelden, um auf das Endergebnis zugreifen zu können.

Es gibt viele weitere Vorlagen und Dokumentersteller. Probieren Sie beispielsweise FitSmallBusiness oder FormSwift aus. Beachten Sie jedoch, dass einige der Vorlagen, die Sie online finden, auf die Regeln in bestimmten Ländern zugeschnitten sind. Daher müssen Sie sie vielleicht ändern und/oder Rechtsberatung einholen, wenn Sie anderswo ansässig sind.

Denken Sie auch daran, dass je mehr Personalisierung Sie vornehmen können, desto besser. Verwenden Sie die Vorlagen als Ausgangspunkt, nicht als fertige Produkte. Wie Sie gleich sehen werden, kann ein wirklich persönliches Handbuch eine sehr effektive Möglichkeit sein, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.

Beispiele aus dem realen Mitarbeiterhandbuch

Schauen wir uns nun einige echte Handbücher von echten Unternehmen an. Schauen Sie sich zunächst das Mitarbeiterhandbuch von Rock Spring Farm an, das von Practical Farmers of Iowa zur Verfügung gestellt wurde. Es ist ein einfaches Handbuch für kleine Unternehmen, das ein wenig über das Unternehmen erklärt und dann viele der Abschnitte behandelt, die wir gerade besprochen haben. Es ist nur 12 Seiten lang und gut lesbar, und es gibt auch einige nette persönliche Details - lesen Sie die Seite "Teamgeheimnisse" am Ende.

Einige Unternehmen entscheiden sich auch dafür, etwas weiter zu gehen. Dieser Artikel von Nasdaq listet einige coole Beispiele auf, die als Inspiration dienen.

Zum Beispiel hat das Handbuch des Videospielentwicklers Valve Corporation den besten Untertitel aller Zeiten:

"Ein furchtloses Abenteuer, wenn man weiß, was zu tun, wenn niemand daneben ist und dir sagt, was zu tun."

Anschließend werden Sie in einem wunderbaren Gesprächston durch die Arbeit bei Valve geführt. Es gibt hier einige Richtlinien und Verfahren, aber es fühlt sich wirklich nicht so an, als würden Sie ein Richtliniendokument lesen. Es fühlt sich so an, als würden Sie eine freundliche Einführung in einen Ort erhalten, an dem es Spaß machen würde, zu arbeiten.

Image from the Valve Corporation employee handbook — Mitarbeiterhandbuch der Valve Corporation.

Finanzwebsite "Der Motley Fool" bietet eine interaktive, webbasierte „Fool’s Rules“, eine Art Diashow, in der Sie Videos anzeigen, in bestimmten Bereichen auf weitere Informationen klicken und so weiter. Auch hier wird ein Teil des gleichen Themes wie in einem traditionellen Handbuch behandelt, jedoch auf kreativere Weise, wobei der Schwerpunkt auf den Unternehmenswerten liegt.

Screenshot from the Motley Fool online employee handbook — Motley Fool Online-Mitarbeiterhandbuch.

Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihres eigenen Mitarbeiterhandbuchs

In diesem Tutorial haben Sie alles über Handbücher für Mitarbeiter kleiner Unternehmen gelernt. Sie haben gesehen, was sie sind und welche Vorteile sie haben. Sie haben einige gängige Arten von Informationen kennengelernt, die Unternehmen in ihre Mitarbeiterhandbücher aufnehmen. Und Sie haben einige großartige Beispiele für reale Mitarbeiterhandbücher sowie einige Vorlagen gesehen, mit denen Sie Ihre eigenen erstellen können.

Sie sind jetzt in hervorragender Verfassung, um ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr eigenes Unternehmen zu schreiben. Wenn Sie dieses Tutorial hilfreich fanden, sollten Sie sich auch einige der anderen aus dieser Reihe ansehen, in denen wir uns eingehend mit HR-Funktionen für kleine Unternehmen befassen. Im letzten Tutorial haben wir uns mit Löhnen und Leistungen befasst, und im nächsten beschäftigen wir uns mit Schulung und Entwicklung.

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