Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business
Business

Cómo Escribir un Manual de Empleados (Para Tu Pequeño Negocio)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace
How to Offer Competitive Small Business Pay & Benefits

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

¿Tu pequeño negocio necesita un manual de empleados?

Para muchos dueños de negocios, un manual de empleados podría sonar como el tipo de cinta roja burocrática por la que solo se preocupan corporaciones grandes. Y algunos podrían no saber lo que es o incluso han pensado en ello. Pero, de hecho, una vez que empiezas a contratar más de un montón de empleados, un manual podría ser de bastante valor.

En este tutorial, aprenderás cómo escribir un manual de empleados. Descubre exactamente lo que es un manual de empleados, por qué tu pequeño negocio podría necesitar uno, y lo que debería ir en él. También veremos algunas plantillas útiles y ejemplos para ayudarte a que empieces a hacer tu propio manual de empleados para tu pequeño negocio.

Are you ready to write your small business employee handbook
¿Estás listo para escribir tu manual de empleados para tu pequeño negocio? (Fuente de la Foto)

1. ¿Qué es un Manual de Empleados?

Un manual de empleados, también algunas veces llamado un manual de empleados o de políticas y manual de procedimientos, es un documento que le dice a tus miembros de equipo lo que esperar cuando trabajen para ti.

Aunque muchas veces se encarga de detalles prácticos como el tiempo de vacaciones, beneficios, procedimientos disciplinarios y más, también puede ser un excelente lugar para introducir a tus empleados a la compañía en otras maneras. Puedes explicar los valores de tu compañía y el tipo de lugar de trabajo que tienes en ella. Puedes dejar que los empleados sepan a quién contactar si tienen preguntas o problemas. Hay mucho más que puedes cubrir, también - entraremos en más detalle sobre los contenidos más tarde en éste tutorial.

No hay un formato establecido para escribir un manual de empleados. Éste es tu documento, y puedes escoger cómo te quieres comunicar con tus empleados - de hecho, el tono y formato que uses pueden comunicar algo sobre los valores de tu compañía. El manual puede ser juguetón o formal, contemporáneo o tradicional, lleno de gráficas o pesado con texto. Veremos algunos ejemplos y plantillas más adelante en el tutorial también, para que puedas ver cómo otras compañías lo han manejado.

Tradicionalmente, fue un libro impreso, y muchas compañías todavía usan ese formato. Pero también lo puedes hacer disponible en forma digital, quizás accesible en el intranet de una compañía o servidor de archivos compartidos. Eso es particularmente útil si tus empleados viajan o trabajan remotamente - entonces pueden acceder desde cualquier lugar.

El propósito básico de un manual de empleados es establecer expectativas. Permite que tus empleados sepan cuáles tipos de beneficios y apoyo pueden esperar de ti, y también cuáles estándares de trabajo y comportamiento esperas de ellos en retorno. Proporciona claridad en ambos lados.

Cuando estés empezando y solo tengas uno o dos miembros del equipo, podrías no necesitar un manual de empleados todavía - una comunicación informal podría funcionar igual de bien en esa escala. Pero mientras comienzas a expandirte, realmente empezarás a ver los beneficios de tener esa documentación clara en lugar. Veremos algunos de esos beneficios en la próxima sección.

2. Los Beneficios de Tener un Manual de Empleados

Si no estás convencido sobre la necesidad de un manual en tu negocio, lee esta sección para descubrir algunos de los beneficios.

Crea Mejores Políticas de Lugar de Trabajo

El punto principal de un manual de empleados es documentar todo lo que un miembro de equipo necesita saber para hacer su trabajo. Pero algunas veces, el solo acto de documentar todas estas cosas te ayudará a idear mejores maneras de hacer las cosas.

Podrías estar escribiendo la sección sobre políticas de asistencia, por ejemplo, cuando te des cuenta de que para algunas funciones de trabajo, no debería importar si alguien llega tarde, mientras hagan el trabajo (mientras para otros, pasar la tarjeta de la hora en una hora en particular podría ser bastante importante). Así que ideas una fórmula más flexible que la que estabas usando antes.

Ayuda a Nuevos Empleados a Levantarse Rápido

Probablemente sepas lo que es empezar en un nuevo trabajo. Muchas nuevas caras, una oficina poco familiar, diferentes procesos y jergas de la que estabas acostumbrado en tu antiguo trabajo. Y usualmente tienes miles de preguntas que hacer, y te sientes mal sobre preguntarlas porque todos a tu alrededor parecen ocupados con su propio trabajo.

Un manual de empleados bien escrito es perfecto para ayudar a nuevos empleados a encontrarse de pie más rápidamente. Mientras que quizás no lean todo el libro de cubierta a cubierta, pueden usarlo como una rápida referencia para obtener respuestas a todas sus preguntas.

Evita Preguntas Constantes Sobre Políticas

Si no tienes un manual de empleados, espera preguntas constantes - no solo de nuevos empleados, pero también de los existentes. ¿Cuántos días de vacaciones obtenemos? ¿Cuáles festividades nacionales pagan? ¿Cuáles son las reglas sobre conflictos de interés o trabajar en otros lugares?

Existen bastantes cosas en el lugar de trabajo que pueden causar confusión, y podrías terminar gastando mucho tiempo acampando las mismas preguntas - o peor, tener a los empleados siguiendo las políticas incorrectas porque no preguntaron.

Ten Todo en Un Lugar

A veces, las compañías si tienen sus políticas documentadas, pero en una manera fragmentada. Algunas cosas se graban en la intranet, pero en diferentes lugares, mientras otras simplemente fueron comunicadas por email. Cuando los empleados necesiten buscar algo, tienen que embarcarse en una búsqueda elaborada del tesoro.

Esto puede ser irritante para tu equipo, y claramente no es una manera eficiente de trabajar. Un manual de empleados compila todo junto en un solo lugar, para que sea fácil y rápido de encontrar información.

Comunica Tus Valores

Mientras que es fácil atascarse en el fondo de las políticas y procedimientos, un manual de empleados también es tu oportunidad de contar la historia de tu compañía y hacer que tus empleados se alineen alrededor de sus valores. ¿Por qué existe tu compañía? ¿Hacia qué están trabajando? ¿Cuál es tu posición en cosas como la diversidad y responsabilidad social? Esta puede ser una increíble manera de hacer que tus empleados se mantengan motivados y enérgicos y asegurarte que todos estén en la misma página sobre los valores de la firma.

Evita Demandas

Mencioné en la primera sección que el propósito básico de un manual de empleados es establecer expectativas claras en ambos lados. Esa claridad también puede darte protección legal.

Por ejemplo, digamos que tienes que despedir a uno de tus empleados por una asistencia pobre o por acosar a un colega. El empleado podría tratar de demandarte por despido injustificado, diciendo que nunca se le hizo claro que esas cosas eran razones por las que despedir a alguien. Si has establecido estas políticas en tu manual y has documentado el hecho que todos los empleados se le dan copias de estas, entonces tienes una defensa más fuerte.

3. ¿Qué Incluir en un Manual de Empleados?

Como mencioné anteriormente, no hay un formato requerido sobre cómo escribir un manual de empleados, pero existen algunas secciones comunes que muchas compañías y pequeños negocios incluyen. En ésta sección, veremos aquellas secciones y qué querrías incluir. Pero ten en mente que siempre puedes añadir a ésta o personalizar el documento para cubrir lo que es importante para tu negocio.

Nota importante: En algunas jurisdicciones, existen leyes de labor que estipulan cosas en particular que tienes que incluir en tu manual de empleados. Envato Tuts+ tiene una audiencia mundial, así que no podremos cubrir todas las variaciones locales aquí. Asegúrate de investigar regulaciones locales que podrían aplicar. También es una buena idea tener un manual de empleados revisado por un abogado para que puedas asegurarte que estás cumpliendo con todas las leyes relevantes y no haciéndote vulnerable a futuras litigaciones.

OK, ahora echemos un vistazo a secciones comunes para incluir en un manual de empleados de pequeños negocios.

Resumen de la Compañía

Los manuales de empleados muchas veces comienzan con una introducción general y un resumen de la compañía. Podrías incluir una historia corta del negocio, una línea de tiempo de eventos clave, y un estatuto de valores y metas importantes.

Políticas de Seguridad

Tus empleados pasan mucho de su tiempo en el trabajo, y su seguridad es la cosa más importante. Esta sección le dice a las personas lo que hacer en el evento de una emergencia o accidente en el trabajo, cómo acceder a los primeros auxilios, procedimientos de seguridad de fuego, y más.

Diversidad y Estatuto de Igualdad

Esta es tu oportunidad para mostrar tu compromiso a oportunidades iguales en el lugar de trabajo y decir que no tolerarás la discriminación o acoso basado en edad, raza, religión, sexo u orientación sexual, discapacidad, etc.

También puedes dar más detalles de lo que constituye la discriminación y acoso, para que las personas estén claras sobre lo que está siendo cubierto, y darle a los empleados un procedimiento que puedan seguir y creen que están siendo acosados o discriminados en el lugar de trabajo. Para más sobre diversidad, ve nuestra serie sobre diversidad en el lugar de trabajo.

Pago y Beneficios

Da los detalles de cuando y cómo los empleados pueden esperar ser pagados, cómo los impuestos y otras deducciones serán tomadas, y si serán elegibles para más tiempo (si algunos empleados les pagan sobre tiempo y a otros no, o si algunos son de tiempo completo y otros de tiempo parcial, haz esas clasificaciones bastante claras.) También puedes incluir detalles sobre otros tipos de compensación tales como bonos y opciones de almacenamiento si es aplicable.

Después detalla cualquier beneficio de compañía que ofrezcas, tal como seguro de salud, pensiones, y más. También puedes incluir detalles de políticas de abandono aquí, tales como abandono parental, abandono por enfermedad, pago de vacaciones, y más. Para más información sobre beneficios, ve el tutorial previo en las series:

Código de Conducta

¿Cuáles estándares esperas de tus empleados? Aquí es donde puedes especificar todo desde un código de vestimenta hasta el nivel esperado de asistencia y puntualidad. También podrías manejar cosas como el uso de internet y las redes sociales, si quieres poner restricciones en ello.

Queda en ti, sin embargo, en cuanto detalle te sumerges. Algunas compañías prefieren no proporcionar severas listas de reglas aquí, en vez de dar directrices generales y dejar que los empleados usen su discreción. Verás algunos ejemplos más adelante. Todavía podrían haber algunas cosas con las que necesites ser estricto y claro sobre tu manual de empleados para pequeños negocios, sin embargo, tal como la necesidad de mantener los datos de la compañía y del cliente confidenciales.

Disciplina y Terminación

Dale a tus empleados una idea clara de lo que constituye el terreno para una acción disciplinaria y cuál tipo de acción se tomará. También déjalos saber lo que pueden hacer si sienten que han sido tratados injustamente. Después puedes establecer una política de lo que sucede en el evento de terminación.

Ten en mente que cualquier procedimiento disciplinario que expongas en esta sección podría servir, así que ten cuidado sobre comprometerte a cualquier cosa que no quieras seguir en cada caso. Por ejemplo, si dices en el manual de trabajo que das una serie de advertencias verbales y escritas para problemas disciplinarios, podrías meterte en problemas si después despides a un empleado sin darle todas esas advertencias.

Reconocimiento del Recibo

Es importante documentar el hecho de que cada empleado se le dio una copia del manual. Así que haz que todo empleado firme un reconocimiento del recibo del manual - esto es usualmente incluido al final del libro, para que el empleado firme y se aleje, para que puedas mantener una copia de su archivo personal. En caso que haya una disputa después, esto detiene a las personas de exigir que no estaban al tanto de las políticas.

Noticias Legales

Cuando hagas que un abogado revise el manual de empleados, podrían advertirte que incluyas palabras extras, por ejemplo, que el manual de empleados es una guía, no un contrato, y que el trabajo futuro no es garantizado. El palabreo dependerá de donde estés localizado y tu situación particular, así que asegúrate de obtener consejos legales individuales.

4. Plantillas y Ejemplos para Manuales de Empleados

Aunque un manual de empleados es un documento individual para cada compañía a la que quieras ingresar, podría ser de ayuda empezar con una plantilla donde trabajar. Así que en esta sección, te enlazaré algunos recursos útiles para plantillas de manuales de empleados. También veremos algunos ejemplos de la vida real. Estos pueden ayudarte con tu escritura de tu propio negocio pequeño o manual de empleados.

Plantillas de Manual de Empleados

Existen algunos sitios web donde puedes encontrar plantillas de manuales. Por ejemplo, Human Resource Solutions en UK proporciona una plantilla gratis de manual de empleado en su sitio web. El documento es de 40 páginas de largo y muy detallado, así que sería un buen punto de comienzo para crear tu propio documento.

O, para algo más personalizado, trata esta herramienta basada en la web proporcionada por Rocket Lawyer. En vez de proporcionar una plantilla, te permite construir tu propio documento en línea al proporcionar información sobre tu compañía y las políticas que quieres incluir. Necesitas registrarte para una prueba gratis de la membresía de Rocket Lawyer para poder acceder al resultado final.

Existen muchas más plantillas y constructores de documentos allí afuera. Trata FitSmallBusiness, por ejemplo, o FormSwift. Solo ten en mente que algunas de las plantillas que encontrarás en línea son medidas a las reglas en países particulares, así que podrías necesitar cambiarlos y/o obtener consejos legales si estás basado en otro lugar.

También recuerda que mientras más personalización hagas, mejor. Usa las plantillas como puntos de comienzo, no productos acabados. Como verás en un momento, un manual de empleados realmente personal puede ser una manera de comunicarse muy efectiva con tus empleados.

Ejemplos de Manual de Empleados de la Vida Real

Ahora veamos algunos manuales reales para compañías reales. Primero, echa un vistazo al manual de empleados Rock Spring Farm, proporcionado por cortesía de los Practical Farmers de Iowa. Es un simple manual de pequeño negocios que explica un poco sobre la compañía y después va a través de muchas secciones que hemos discutido recientemente. Solo es de 12 páginas de largo y bastante leible, y también hay algunos toques personales muy buenos - chequéalos en la página de "Secretos de Equipo" al final.

Algunas compañías también escogen llevar las cosas un poco más lejos. Éste artículo por Nasdaq lista algunos ejemplos buenos para tomar como inspiración.

Por ejemplo, los desarrolladores del manual del video juego Valve Corporation tienen el mejor subtítulo de todos los tiempos.

"Una aventura sin miedo en conocer lo que hacer cuando nadie te está diciendo qué hacer."

Después sigue, en un tono increíblemente conversacional, para caminar a través de lo que se trata trabajar en Valve. Existen algunas políticas y procedimientos aquí, pero realmente no se siente como si estuvieses leyendo un documento de políticas. Se siente como si estás obteniendo una introducción amigable a un lugar en el que sería divertido de trabajar.

Image from the Valve Corporation employee handbook
Manual de empleados de Valve Corporation

El sitio web financiero The Motley Fool, en otra mano, va hacia un interactivo y basado en la web "Fool's Rules", un tipo de show de diapositivas en el cual puedes ver videos, hacer clic para más información en ciertas áreas, y más. De nuevo, si cubre algo del mismo terreno como un manual tradicional, pero en una manera un poco más creativa, con un énfasis fuerte en los valores de la compañía.

Screenshot from the Motley Fool online employee handbook
Manual de empleados en línea Motley Fool

Empieza Escribiendo Tu Propio Manual de Empleados

En este tutorial, has aprendido todo sobre manuales de empleados de pequeños negocios. Has visto lo que son y los beneficios de tenerlos. Has aprendido sobre algunos tipos comunes de información que compañías incluyen en sus manuales de empleados. Y has visto algunos increíbles ejemplos de manuales de empleados de la vida real, como también algunas plantillas que puedes usar para ayudarte a crear tus propios.

Ahora estás en increíble forma para empezar a escribir un manual de empleados para tu propio negocio. Si encontraste este tutorial de ayuda, deberías también chequear algunos otros de estas series, en las cuales hemos cubierto funciones de pequeños negocios de Recursos Humanos en profundidad. En el último tutorial, hemos visto la paga y beneficios, y en el próximo, tumbaremos el entrenamiento y el desarrollo.

Regístrate a nuestra revista de Tuts+ Business usando el formulario en la barra lateral, y escucharás sobre instalaciones futuras en estas series como también más artículos nuevos de negocios semanalmente.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.