Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Small Business
Business

Cách viết sổ tay nhân viên (Dành cho doanh nghiệp nhỏ của bạn)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace
How to Offer Competitive Small Business Pay & Benefits

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn Cat Tien (you can also view the original English article)

Doanh nghiệp nhỏ của bạn có cần một quyển sổ tay nhân viên không?

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, một quyển sổ tay nhân viên có thể giống như một loại hình quan liêu mà chỉ có các tập đoàn lớn mới cần phải quan tâm. Và một số người khác có thể không biết sổ tay nhân viên là gì hoặc thậm chí đã nghĩ về nó. Nhưng, trên thực tế, khi bạn bắt đầu có nhiều nhân viên, một cuốn cẩm nang có thể rất có giá trị.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được tìm hiểu về cách viết sổ tay nhân viên. Khám phá chính xác một quyển sổ tay nhân viên là gì, tại sao doanh nghiệp nhỏ của bạn lại cần nó, và những gì cần ghi trong đó. Chúng ta cũng sẽ xem một số mẫu và ví dụ hữu ích để giúp bạn bắt đầu viết sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ của riêng bạn.

Are you ready to write your small business employee handbook
Bạn đã sẵn sàng để viết sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ của bạn chưa? (Nguồn ảnh)

1. Sổ tay nhân viên là gì?

Sổ tay nhân viên, đôi khi được gọi là sổ tay hướng dẫn nhân viên hoặc sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục, là một tài liệu cho nói cho các nhân viên biết những gì được mong đợi khi họ làm việc cho bạn.

Mặc dù nó thường đề cập đến các chi tiết thực tế như thời gian nghỉ phép, các lợi ích, các thủ tục theo qui định,..., nó cũng có thể là một nơi tuyệt vời để giới thiệu các nhân viên của bạn với công ty theo những cách khác. Bạn có thể giải thích giá trị của công ty bạn và loại hình của nơi làm việc mà bạn có trong đó. Bạn có thể cho các nhân viên biết họ có thể liên hệ với ai nếu có thắc mắc hoặc các vấn đề. Cũng có rất nhiều thứ mà bạn có thể bao trùm - chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết hơn về nội dung đó trong hướng dẫn này.

Không có định dạng tiêu chuẩn nào để viết sổ tay nhân viên. Đây là tài liệu của bạn, và bạn có thể chọn cách bạn muốn giao tiếp với các nhân viên của bạn - trên thực tế, màu sắc và định dạng mà bạn sử dụng cho quyển sổ tay này có thể truyền đạt được một vài điều gì đó về những giá trị của công ty của bạn. Quyển sổ tay này có thể vui tươi hoặc nghiêm trang, đương đại hoặc truyền thống, nặng đồ hoạ hoặc nhiều chữ. Chúng ta sẽ xem một số ví dụ và các mẫu trong hướng dẫn này sau, như vậy bạn có thể thấy cách các công ty khác đã xử lý nó như thế nào.

Theo truyền thống, đó là một cuốn sách được in ra, và nhiều công ty vẫn sử dụng kiểu này. Nhưng bạn cũng có thể làm cho nó có sẵn ở dạng kỹ thuật số, có thể truy cập vào một mạng nội bộ công ty hoặc máy chủ có tập tin được chia sẻ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu nhân viên của bạn thường đi du lịch hoặc làm việc từ xa - như vậy họ có thể truy cập nó từ bất cứ đâu.

Mục đích cơ bản của sổ tay nhân viên là thiết lập ra những qui định. Quyển sổ tay này cho phép nhân viên của bạn biết những lợi ích và hỗ trợ mà họ mong đợi từ bạn, cũng như các tiêu chuẩn hay công việc và hành vi mà bạn mong đợi từ họ. Nó cung cấp sự rõ ràng cho cả hai bên.

Khi bạn mới bắt đầu và chỉ có một hoặc hai nhân viên, bạn có thể chưa cần sổ tay nhân viên - giao tiếp không chính thức có thể sử dụng tốt tốt ở quy mô đó. Nhưng khi bạn bắt đầu mở rộng, bạn sẽ bắt đầu thấy được các lợi ích của việc có tài liệu rõ ràng. Chúng ta sẽ xem xét một số lợi ích trong phần tiếp theo.

2. Lợi ích của việc có Sổ tay nhân viên

Nếu bạn chưa thuyết phục về sự cần thiết của một quyển hướng dẫn hoặc sổ tay cho doanh nghiệp của bạn, hãy đọc phần này để khám phá ra một số lợi ích.

Tạo ra các chính sách tại nơi làm việc tốt hơn

Điểm quan trọng của một quyển sổ tay nhân viên là ghi lại tất cả mọi thứ mà một nhân viên cần biết để thực hiện công việc của họ. Nhưng đôi khi, chính việc ghi lại tất cả những thứ này sẽ giúp bạn tìm ra các cách thực hiện tốt hơn.

Ví dụ, khi bạn nhận ra rằng đối với một số chức năng công việc, có thể không quan trọng nếu ai đó đến muộn, miễn là họ hoàn thành công việc đã làm (trong khi đối với những người khác, ghi giờ vào một thời điểm cụ thể có thể rất quan trọng), bạn có thể viết phần này vào các chính sách hiện diện. Như vậy, bạn đưa ra một công thức linh hoạt hơn so với cách mà bạn đã sử dụng trước đó.

Giúp nhân viên mới bắt kịp nhanh chóng.

Có thể bạn đã biết bắt đầu một công việc mới như thế nào. Rất nhiều khuôn mặt mới, một văn phòng không quen thuộc, các quy trình và biệt ngữ khác nhau so với những thứ bạn đã quen thuộc ở công việc cũ. Và bạn thường có hàng ngàn câu hỏi để hỏi, và bạn cảm thấy khó khăn khi hỏi những người xung quanh bởi vì họ dường như bận rộn với công việc của họ.

Một cuốn sổ tay nhân viên được viết kỹ càng thì thật hoàn hảo để giúp các nhân viên mới tự lực nhanh chóng hơn . Mặc dù họ không thể đọc từng trang sách, nhưng họ có thể sử dụng nó như một sự tham khảo nhanh để tìm câu trả lời cho rất nhiều câu hỏi của họ một cách dễ dàng.

Tránh các câu hỏi liên quan đến chính sách

Nếu bạn không có sổ tay nhân viên, thì sẽ nhận được những câu hỏi liên tục - không chỉ từ nhân viên mới, mà còn từ cả những nhân viên hiện có. Chúng ta có bao nhiêu ngày nghỉ? Những ngày lễ quốc gia nào được trả tiền? Các quy tắc về xung đột lợi ích hoặc làm việc ở những nơi khác là gì?

Có rất nhiều thứ ở nơi làm việc có thể gây ra sự nhầm lẫn và bạn có thể sẽ phải mất rất nhiều thời gian để giải quyết cùng một câu hỏi - hoặc tệ hơn là có các nhân viên làm sai các chính sách vì họ đã không hỏi.

Có mọi thứ ở cùng một chỗ

Đôi khi, các công ty ghi lại các chính sách của họ, nhưng theo cách phân mảnh. Một số thứ được ghi lại trong mạng nội bộ, trong khi một số khác chỉ được thông báo bằng email nhưng ở những nơi khác Bất cứ khi nào nhân viên cần tìm kiếm điều gì đó, họ phải bắt tay vào một cuộc truy tim kho báu phức tạp.

Điều này có thể gây khó chịu cho nhân viên của bạn, và nó rõ ràng không phải là một cách làm việc hiệu quả. Một cuốn sổ tay nhân viên tập hợp tất cả mọi thứ vào cùng một nơi, để nhanh chóng và dễ dàng tìm được các thông tin.

Truyền đạt các giá trị của doanh nghiệp của bạn

Mặc dù rất dễ bị sa lầy trong các chính sách và thủ tục, một quyển sổ tay nhân viên cũng là cơ hội để kể câu chuyện của công ty bạn và giúp cho nhân viên của bạn liên kết với các giá trị đso. Tại sao công ty của bạn tồn tại? Bạn đang làm việc để hướng tới điều gì? Vị trí của bạn về những thứ như sự đa dạng và trách nhiệm xã hội là gì? Đây có thể là một cách tuyệt vời để nhân viên của bạn có động cơ và tràn đầy năng lượng và để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu về các giá trị của công ty đó.

Tránh các vụ kiện

Tôi đã đề cập ở phần đầu tiên rằng mục đích cơ bản của quyển sổ tay nhân viên là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho cả hai bên. Sự rõ ràng đó cũng có thể mang lại cho bạn sự bảo vệ hợp pháp.

Ví dụ: giả sử bạn phải sa thải một trong số các nhân viên của mình vì không đi làm đầy đủ hoặc quấy rối đồng nghiệp. Nhân viên đó có thể kiện bạn để buộc tội sa thải không công bằng, tuyên bố rằngquyển sổ tay nhân viên chưa bao giờ nói rõ rằng những điều đó là cơ sở để bị sa thải. Nếu bạn đã đưa ra những chính sách này trong quyển sổ tay của bạn và ghi lại sự thật đó, rằng tất cả nhân viên đều được cung cấp bản sao của vấn đề này, thì bạn có một biện pháp phòng vệ mạnh hơn.

3. Nội dung để đưa vào sổ tay nhân viên

Như tôi đã đề cập trước đó, không có định dạng yêu cầu về cách viết một quyển sổ tay nhân viên, nhưng có một số phần phổ biến mà nhiều công ty và doanh nghiệp nhỏ đều đưa vào. Trong phần này, chúng ta sẽ xem các phần đó và những gì bạn có thể muốn đưa vào. Nhưng hãy nhớ rằng bạn luôn có thể thêm vào quyển sổ tay này hoặc tùy chỉnh tài liệu để bao gồm những điều quan trọng cho doanh nghiệp của bạn.

Lưu ý quan trọng: Ở một số phạm vi quyền hạn, có những luật lao động quy định những điều cụ thể mà bạn phải đưa vào những quyển sổ tay nhân viên. Envato Tuts + có người xem trên toàn thế giới, vì vậy chúng tôi không thể bao gồm tất cả các biến thể của địa phương ở đây. Đảm bảo nghiên cứu các quy định của địa phương có thể áp dụng. Cũng nên có một cuốn sổ tay nhân viên được luật sư duyệt lại để bạn có thể chắc chắn rằng bạn đang tuân thủ tất cả các qui định pháp luật có liên quan và không làm cho bản thân dễ bị kiện tụng trong tương lai.

OK, bây giờ chúng ta hãy xem các phần phổ biến để đưa vào sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ.

Tổng quan về công ty

Sổ tay nhân viên thường bắt đầu với một sự giới thiệu chung và tổng quan của công ty đó. Bạn có thể bao gồm lược sử của doanh nghiệp đó, một mốc thời gian của các sự kiện quan trọng, và một lời tuyên bố về các giá trị và mục tiêu quan trọng.

Chính sách An toàn

Các nhân viên của bạn dành nhiều thời gian của họ tại nơi làm việc, và sự an toàn của họ là điều quan trọng nhất. Phần này nói cho mọi người biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp hoặc tai nạn tại nơi làm việc, làm thế nào để sơ cứu, các phương pháp an toàn về chữa cháy,...

Lời tuyên bố về sự đa dạng và bình đẳng

Đây là cơ hội để bạn thể hiện cam kết của mình đối với cơ hội bình đẳng tại nơi làm việc và tuyên bố rằng bạn sẽ không khoan nhượng cho sự phân biệt đối xử hoặc quấy rối dựa trên tuổi tác, chủng tộc, tôn giáo, giới tính hoặc khuynh hướng tình dục, khuyết tật,...

Bạn cũng có thể cung cấp thêm các chi tiết về những điều cấu thành sự kỳ thị và quấy rối, để mọi người hiểu rõ những gì mà họ đang được bảo vệ, và cung cấp cho các nhân viên một qui trình mà họ có thể thực hiện theo nếu họ tin rằng họ đang bị quấy nhiễu hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc. Để biết thêm về sự đa dạng, xem loạt bài về sự đa dạng tại nơi làm việc.

Lương và phúc lợi

Cung cấp các chi tiết về thời gian và cách thức các nhân viên có thể mong đợi được thanh toán, cách thuế và các khoản khấu trừ khác sẽ phải trừ đi và liệu họ có đủ điều kiện để làm thêm giờ (nếu một số nhân viên được trả lương làm thêm giờ và những người khác thì không, hoặc nếu một số người làm việc toàn thời gian và những người khác làm bán thời gian, hãy làm cho những sự phân loại này rất rõ ràng). Bạn cũng có thể bao gồm các chi tiết của các loại bồi thường khác như tiền thưởng và các tùy chọn cổ phiếu nếu có.

Sau đó, bao gồm các chi tiết bất kỳ lợi ích của công ty mà bạn cung cấp, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, lương hưu,... Bạn cũng có thể bao gồm các chi tiết về chính sách nghỉ phép có trả lương ở đây, chẳng hạn như nghỉ phép thai sản, nghỉ bệnh, kỳ nghỉ có trả lương, v.v ... Để biết thêm thông tin về các lợi ích, xem hướng dẫn trước trong loạt bài này:

Quy tắc ứng xử

Những tiêu chuẩn nào bạn mong đợi từ các nhân viên của bạn? Đây là nơi bạn có thể chỉ định tất cả mọi thứ từ quy tắc ứng xử cho đến mức độ dự kiến hiện diện và đúng giờ Bạn cũng có thể giải quyết với những thứ như sử dụng internet và phương tiện truyền thông xã hội, nếu bạn muốn đề ra các hạn chế về điều đó.

Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào bạn để đưa vào số lượng chi tiết. Một số công ty không muốn đưa ra một danh sách dài các quy tắc có tính trừng phạt ở đây, thay vào đó sẽ đưa ra các hướng dẫn chung và để cho các nhân viên sử dụng theo ý của họ. Bạn sẽ thấy một số ví dụ sau. Tuy nhiên, có thể vẫn có một số điều bạn cần phải nghiêm khắc và rõ ràng với quyển sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, chẳng hạn như nhu cầu giữ bí mật dữ liệu công ty và khách hàng.

Kỷ luật và Chấm dứt hợp đồng

Cung cấp cho nhân viên một quan niệm rõ ràng về những căn cứ cấu thành cho hành động kỷ luật và biện pháp sẽ được thực hiện. Cũng cho các nhân viên biết những điều họ có thể làm nếu họ cảm thấy họ đã bị đối xử bất công. Sau đó, bạn có thể bắt đầu thực hiện chính sách đó của việc xảy ra trong trường hợp chấm dứt hợp đồng.

Lưu ý rằng bất kỳ qui trình kỷ luật nào bạn đưa ra trong phần này có thể mang tính bắt buộc, vì vậy hãy cẩn thận khi cam kết với bản thân bất cứ điều gì bạn không muốn tuân theo trong mọi trường hợp. Ví dụ, nếu bạn tuyên bố trong quyển sổ tay rằng bạn đưa ra một loạt cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản về các vấn đề kỷ luật, thì bạn có thể sẽ gặp rắc rối nếu sau đó bạn sa thải một nhân viên mà không đưa ra tất cả những lời cảnh báo đó.

Xác nhận đã được nhận sổ tay nhân viên

Rất quan trọng để ghi lại sự thật rằng mỗi nhân viên đã được cấp một bản sao quyển sổ tay nhân viên. Vì vậy, mỗi nhân viên đều ký vào giấy xác nhận đã nhận được cuốn sổ tay - thường là ở phần cuối của cuốn sách đó có phần cho nhân viên ký và tháo rời ra, như vậy bạn có thể giữ bản tài liệu đó trong hồ sơ cá nhân của nhân viên đó. Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp sau này, điều này ngăn cản những nhân viên tuyên bố rằng họ không biết các chính sách đó.

Thông báo về pháp luật

Khi bạn nhờ một luật sư xem xét sổ tay nhân viên của bạn, họ có thể khuyên bạn nên thêm từ ngữ bổ sung, ví dụ như, cuốn sổ tay này là hướng dẫn chứ không phải hợp đồng và công việc trong tương lai đó không được đảm bảo. Các từ ngữ sẽ tùy thuộc vào nơi bạn đang hoạt động và tình hình cụ thể của bạn, vì vậy hãy chắc chắn hãy được tư vấn pháp luật cá nhân.

4. Mẫu sổ tay nhân viên và các ví dụ

Mặc dù một quyển sổ tay nhân viên là một tài liệu cá nhân cho mỗi công ty mà có thể bạn muốn tự mình soạn thảo, nhưng chắc chắn sẽ giúp ích để bắt đầu với một mẫu để thực hiện. Vì vậy, trong phần này, tôi sẽ liên kết đến một số nguồn hữu ích cho các mẫu sổ tay nhân viên. Chúng ta cũng sẽ xem một số ví dụ thực tế. Những điều này có thể giúp bạn viết một quyển sổ tay nhân viên hoặc doanh nghiệp nhỏ của riêng bạn.

Mẫu Sổ tay nhân viên

Có khá nhiều trang web mà bạn có thể tìm thấy các mẫu sổ tay nhân viên. Ví dụ: Giải pháp Nguồn nhân lực ở Vương quốc Anh cung cấp một mẫu sổ tay nhân viên miễn phí trên trang web của họ. Tài liệu này dài 40 trang và khá chi tiết, vì vậy sẽ là một điểm khởi đầu tốt cho việc tạo ra tài liệu cho riêng bạn.

Hoặc, đối với một điều gì đó được cá nhân hóa hơn, hãy thử công cụ trên nền tảng web này được cung cấp bởi Rocket Lawyer. Thay vì cung cấp một mẫu, nó cho phép bạn tạo tài liệu của mình trực tuyến bằng cách cung cấp thông tin về công ty của bạn và các chính sách bạn muốn đưa vào. Bạn cần đăng ký dùng thử miễn phí tư cách là thành viên của Rocket Lawyer để tiến đến kết quả cuối cùng.

Có rất nhiều mẫu và các bộ xây dựng tài liệu trên mạng. Ví dụ như FitSmallBusiness, hoặc FormSwift. Chỉ cần lưu ý rằng một số mẫu mà bạn sẽ tìm thấy trên mạng phù hợp với các quy tắc ở các quốc gia cụ thể, vì vậy bạn có thể cần phải thay đổi chúng và / hoặc xin tư vấn pháp luật nếu bạn hoạt động ở các nơi khác.

Cũng nên nhớ rằng bạn có thể soạn thảo càng mang tính cá nhân hóa nhiều hơn thì càng tốt. Sử dụng các mẫu đó như là điểm xuất phát, chứ không phải là thành phẩm. Bạn sẽ thấy tại một thời điểm nào đó, một cuốn sổ tay thực sự mang tính cá nhân có thể là cách rất hiệu quả để giao tiếp với các nhân viên của bạn.

Các ví dụ thực tế về sổ tay nhân viên

Bây giờ chúng ta sẽ tham khảo một số quyển sổ tay thực sự từ các công ty thực sự. Trước tiên, hãy xem sổ tay nhân viên của Rock Spring Farm, được cung cấp bởi sự trợ giúp của bởi những người làm nông thiết thực của Iowa. Đây là một quyển hướng dẫn đơn giản dành cho doanh nghiệp nhỏ, giải thích một chút về công ty và sau đó là đi qua rất nhiều phần mà chúng ta vừa thảo luận. Quyển này chỉ dài 12 trang và khá dễ đọc, và cũng có một số nét mang tính cá nhân tuyệt vời - hãy xem trang “Team Secrets” ở phần cuối.

Một số công ty cũng chọn cách đề cập đến những thứ quan trọng hơn một chút. Bài viết này của Nasdaq liệt kê một số ví dụ thú vị để tạo cảm hứng.

Ví dụ, cuốn sách hướng dẫn của nhà phát triển trò chơi điện tử của Valve Corporation có phụ đề tốt hơn bao giờ hết:

"Một cuộc phiêu lưu gan dạ sẽ biết phải làm gì khi không ai ở đó nói cho bạn biết phải làm gì"

Sau đó, tiếp tục với giọng nói tuyệt vời, hướng dẫn bạn qua những điều mà họ muốn thực hiện tại Valve. Có một số chính sách và thủ tục tại đây, nhưng thực sự bạn sẽ không cảm thấy rằng bạn đang đọc một tài liệu về chính sách. Nó có cảm giác như thể bạn đang có được một sự giới thiệu thân thiện về một nơi mà bạn sẽ thấy vui vẻ để làm việc.

Image from the Valve Corporation employee handbook
Sổ tay nhân viên của Valve Corporation

Mặt khác, trang web tài chính The Motley Fool thực hiện với một sự tương tác, "Fool's Rules" trên nền web, một dạng trình chiếu mà bạn có thể xem các video, nhấp vào để biết thêm thông tin về các lĩnh vực quan tâm, v.v ... Hơn nữa, nó xử lý một số cơ sở tương tự như một cuốn sổ tay truyền thống, nhưng theo cách sáng tạo hơn, với sự nhấn mạnh vào giá trị của công ty.

Screenshot from the Motley Fool online employee handbook
Sổ tay nhân viên trực tuyến của Motley Fool.

Bắt đầu viết sổ tay nhân viên của riêng bạn

Trong hướng dẫn này, bạn đã tìm hiểu được tất cả về sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn đã biết chúng là gì và những lợi ích khi sở hữu chúng. Bạn đã học được một số loại thông tin phổ biến mà các công ty bao gồm trong sổ tay nhân viên của họ. Và bạn đã được tham khảo một số ví dụ tuyệt vời về những quyển sổ tay nhân viên thực tế, cũng như một số mẫu màbạn có thể sử dụng để giúp bạn tạo ra quyển sách của riêng bạn.

Bạn đã có đầy đủ thông tin để bắt đầu viết một cuốn sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp của riêng bạn. Nếu bạnthấy hướng dẫn này hữu ích, bạn hãy tham khảo thêm một số hướng dẫn khác trong loạt bài này, trong đó chúng tôi sẽ đề cập sâu về các chức năng nhân sự của doanh nghiệp nhỏ. Trong bài hướng dẫn cuối cùng, chúng ta đã tham khảo về lương và phúc lợi, và trong hướng dẫn tiếp theo, chúng ta sẽ giải quyết việc đào tạo và phát triển.

Đăng ký bản tin Tuts + Business của chúng tôi bằng biểu mẫu ở thanh bên cạnh, và bạn sẽ được thông báo về các phần tiếp theo trong tương lai của loạt bài này cũng như tham khảo thêm những bài viết về kinh doanh mới hàng tuần.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.