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如何編寫妳的員工手冊

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace
How to Offer Competitive Small Business Pay & Benefits

Chinese (Traditional) (中文(繁體)) translation by Fuhuan (you can also view the original English article)

妳的企業需要員工手冊嗎?

對於很多企業主來說,員工手冊可能像是只有大公司才需要擁有的。  有些人可能不知道它是怎麽壹回事,但是壹旦妳開始創業,有了員工後,它就非常有價值了。

在本教程中,妳將學習如何編寫員工手冊,並發現它的作用,以及為什麽妳的企業需要它,應該去如何編寫它。  我們還有壹些模版做為示範,以幫助妳開始編寫自己的員工手冊。

Are you ready to write your small business employee handbook
妳準備好編寫妳的員工手冊了嗎?

1.什麽是員工手冊?

員工手冊是壹份文件,告知著妳的員工所需要註意的事項或者他們會得到什麽。

經常解說員工批假,福利發放,考勤獎罰等事物詳情不會累嗎?要試著用壹種其他的方式向員工介紹嗎? 妳可以試著寫出妳們公司的價值觀和辦公環境優缺點。 如果遇到問題,妳可以讓員工知道他們可以從哪兒快速獲取到解決的辦法。  還有更多的東西沒有說到,稍後我們會在教程中詳細介紹這些。

這是妳的員工手冊,妳可以選擇如何去與員工溝通。實際上妳使用的語氣和方式已經傳達出了妳企業的價值觀。  手冊可以是俏皮的也闊以是嚴肅的,現代與傳統,重圖片或者重文字,我們將在教程的尾部鏈接上壹些示範模版,妳可以看看別的公司是如何制作它的。

傳統來說,這是要印刷出來的,許多公司仍然在使用紙質員工手冊,但妳也可以用PDF,放置在公司內部網或者雲盤裏。  如果妳的員工經常出差,那這就非常有用,他們不必要隨身攜帶壹本笨重的員工手冊,而是通過網絡來獲取員工手冊,並從中得到幫助。

員工手冊的基本目的是設置工作標準。  它讓妳的員工知道他們需要做到什麽程度才能得到相應的回報,提供了妳和員工之間互相了解的途徑。

當妳剛剛開始創業,可能就只有壹兩個員工,在這個時候非正式的溝通是很常見的。  當妳的公司規模開始擴大的時候,妳將真正開始看到有員工手冊的好吃。下面將揭曉員工手冊的優點。

2.擁有員工手冊的好處

如果不確定妳現在是否需要員工手冊,那麽請閱讀本段文字了解員工手冊的壹些必要性。

制定更好的規章制度

員工手冊的壹個要點是記錄工作人員需要知道的規章制度。但有時記錄員工的行為將有助於妳制定出更好的規章制度。

妳能可能正在編寫關於員工考勤的制度,當妳意識到對於某些崗位,只要他們能按時完成任務,考勤時間就變得不是那麽重要起來。 於是妳制定了更為靈活的考勤打卡時間。

幫助新員工快速進入工作狀態

新員工可能並不習慣新的工作,新的面孔,陌生的辦公環境,不同的辦公流程甚至是內容,新員工已經習慣了他的上壹份工作內容。  新員工通常有很多很多的問題要問,他可能覺得不好,因為他並不能快速的進入工作狀態。

壹份寫的很好的員工手冊非常適合幫助新員工快速進入工作狀態。雖然他們並不會完全讀完整本員工手冊,但是他們可以快速的得到許多問題的解決辦法。

避免不斷的辦公流程混亂問題

如果妳沒有員工手冊,就會不斷的遇到問題,並不僅僅來自於新員工,也來自於老員工。  比如他們有多少假期?多少固定休假日?工作的規章制度是什麽?

工作中有很多事情都會引起混亂,妳需要花費大量的時間來處理相同的問題,更糟糕的是員工執行著錯誤的規章制度。

壹切都在這裏得到解決

有時公司有著規章制度制定,但是很散亂。  每當員工需要它們的時候,員工就必須浪費時間去尋找它們。

這可能會影響到員工的工作狀態,員工手冊正是基於此,將所有的信息集中在壹起,方便員工快速的查找規章制度。

告知妳的價值觀

雖然很容易陷入誤區,但是也是妳的機會。告知員工,公司的故事和價值觀,以及要做些什麽。  員工需要幹些什麽?公司的立場是什麽?這是讓員工了解公司價值觀的好機會,確保每個員工都能看到它。

避免官司

我在第壹節中提到過,員工手冊的基本目的是為雙方制定明確的規章制度,這個規章制度也為妳提供著法律保護。

假如,妳以壹些事情開除壹個員工。員工會起訴妳的解雇,並聲稱他們並不知道這些事情會失去工作。 如果妳在員工手冊裏記錄了這些規章制度,並記錄了員工是否看到,那麽妳將更好的應付起訴。

3.員工手冊所包含的內容

正如我前面所提到的,沒有固定的方式來編寫員工手冊,但是有許多常見的部分是共通的。  在本段中,我們將了解這些常見部分和妳希望擁有的內容。但是請記住妳可以隨時添加修改它們,以涵蓋妳的業務內容。

重要提示:在某些國家,有勞動法規定了妳必須列出的事項.Envato Tuts +面對全球的訪問者,無法涵蓋到所有地區國家的必要事項。  請研究當地法規,或者雇傭律師審查員工手冊的規範性是個好法子,以便妳確定妳遵守了所有相關法律法規,不會那麽容易吃到官司。

好的,現在讓我們來看壹下這些常見的內容,以便編寫員工手冊。

公司簡介

員工手冊通常從公司簡介開始,妳可以簡短的講述公司的歷史,業務範圍,關鍵事件的時間軸,以及公司價值觀和公司目標。

安全政策

妳的員工在工作上花費大量的時間,他們的人身安全是很重要的。所有要告訴他們在工作中遇到緊急情況或者意外事故,要如何獲得急救,以及消防安全方面的處理辦法。

多樣性平等聲明

這是妳表達妳對於工作上平等的承諾,並且表示妳對於歧視、性騷擾的零容忍!

妳還可以提供什麽是歧視和性騷擾的定義,以便員工清楚知道他們遭受到了什麽,並給予他們遭受到歧視和性騷擾後的處理辦法。  更多的內容,請參考我們關於工作場所多樣性系列文章。

報酬和福利

詳細說明員工會在什麽時候如期獲得該有的報酬,工資單要詳細,福利待遇要清楚。 然後詳細說明妳提供的公司福利,第三方商業保險等。 

然後詳細說明妳提供的公司福利,第三方商業保險等。  妳還可以在這裏列出帶薪假期的詳細信息,孕假、病假、年假的工資情況。關於這條的更多信息,請參考本系列以往的教程:

行為守則

妳對於妳的員工有什麽期望嗎?妳可以要求他們的著裝和出勤時間等所有與工作場合有關的壹切。  妳也可以限制使用他們使用外網或者手機,如果妳需要的話。

這取決於妳,妳要進行考慮。有些公司讓員工決定他們什麽行為需要受到懲罰。  稍後妳會看到壹些例子,但是妳仍然需要對妳的員工手冊進行嚴格規範,比如要求為公司和客戶信息保密。

規章制度和解除雇傭

 如果他們覺得受到了不公平的對打,也需要讓他們知道他們能夠做些什麽。妳需要列出解雇的時候會有些什麽的規章。  如果他們覺得受到了不公平的對打,也需要讓他們知道他們能夠做些什麽。妳需要列出解雇的時候會有些什麽的規章。

請記住,妳列出來的規章制度是有約束力的,請小心處理妳不想遵循它的事情。如果妳在手冊上為員工設定了壹系列的警告,妳不遵循它的情況下解雇員工可能會遭到起訴。

確認他們閱讀過

重要的是記錄每個員工是否收到並閱讀過員工手冊,需要壹份確認書來保護妳自己。 如果以後有任何爭議,可以防止他們說他們並不知情。

法律聲明

如果妳請了律師來審核妳的員工手冊,他們可能會建議妳加入額外的話語,比如員工手冊只是指導性的並不具有法律效果。額外的話語取決於妳所在的地方和妳的具體情況,所以壹定要征求本地律師的審核。

4.員工手冊的示範

雖然員工手冊是妳可能想要自己編寫的文檔,但妳可以參考下其他公司的員工手冊。  所以在本段文字中我將提供壹些員工手冊模板的鏈接,還會講述壹些具體的例子來幫助妳編寫員工手冊。

員工手冊模板

有不少網站可以提供免費的員工手冊模板下載。  該文檔有40頁,相當詳細,這將是壹個很好的參考文檔。

或者妳想要更個性化,那麽可以嘗試下Rocket Lawyer提供的工具。這不是壹個模板,而是壹個工具,通過讓妳提供公司的信息和妳的規章制度來線上制作妳的員工手冊。  但是妳需要申請免費試用Rocket Lawyer的會員才能下載。

有更多的模板和文檔,嘗試下FitSmallBusiness和FormSwift。  請記住,妳在線查找到的壹些模板可能是根據當地法規修改過的,妳需要獲得律師的幫助。

還要記住,妳需要做更多的工作來讓它適合妳的公司,使用模板作為參考,而不是直接使用模板。壹份優秀的員工手冊可以很好的與員工溝通。

實際員工手冊示範

現在來看看壹些真實的員工手冊,首先看看Rock Spring Farm的員工手冊,由愛荷華州的熱心朋友提供。  這是壹本簡單的員工手冊,解釋了壹些關於公司的內容,然後就是我們剛剛討論過的內容。  它只有12頁,非常容易閱讀,閱讀體驗頁很棒。

壹些公司的員工手冊很酷,納斯達克的這篇文章列舉了壹些很酷的例子,作為妳的靈感。

列如,Valve的員工手冊:

未知的冒險,妳該怎麽做?沒有人告訴妳該做什麽。

用很奇特的語氣向妳介紹在Valve的工作內容。  這裏介紹了公司的規章制度,但是妳並不會覺得正在閱讀規章制度,好像是看有趣的故事書壹樣的體驗。

Image from the Valve Corporation employee handbook
員工手冊

另壹種員工手冊,Motley Fool是壹個互動的,基於網絡的員工手冊,妳可以在其中查看視頻,獲取某些區域的更多信息。它涵蓋了傳統員工手冊的基礎,但是用極具創意的方式傳達了公司價值觀。

Screenshot from the Motley Fool online employee handbook
線上員工手冊

開始編寫妳的員工手冊吧

在本篇文章裏,妳已經了解到了有關小型企業員工手冊編撰的要點,妳也知道為什麽要去編撰它們了。  妳了解到需要包含哪些常見信息,而且妳也獲得了壹些真實的員工手冊,參考它們來編撰妳的員工手冊吧。

妳可以開始為妳的企業編撰員工手冊了,如果妳發現本教程對於妳有所幫助的話,歡迎查看本系列的其他內容,我們將深入介紹人力資源管理部分的知識。  在上壹個文章中,我們介紹了報酬,下壹個文章中我們將介紹員工培訓和職業發展。

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