Wie man Outlook-E-Mails mit sicheren Kennwörtern und Sicherheitseinstellungen schützen kann

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Wenn Sie wie die meisten von uns sind, enthält Ihr Outlook-E-Mail-Konto wichtige persönliche und geschäftliche Informationen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, dass ein Fremder auf Ihr E-Mail-Konto zugreift - oder noch schlimmer, dass Ihr Outlook-E-Mail-Konto gesperrt wird, ohne dass Sie wieder darauf zugreifen können.

Es ist kein Geheimnis, dass Hacker hinter Ihren E-Mail-Daten her sind. Wir lesen jeden Tag über neue Datenschutzverletzungen. Und häufig werden diese Datenverletzungen per E-Mail verursacht. Das Amt für Bürgerrechte des US-Gesundheitsministeriums führt eine Liste der Verstöße gegen Gesundheitsinformationen. Im Juli 2018 wurden 22 Verstöße aufgeführt, von denen Tausende von Personen betroffen waren. Von diesen 22 Verstößen betrafen sieben (oder fast ein Drittel) E-Mails.

Glücklicherweise gibt es verschiedene Outlook-Sicherheitsmaßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Outlook-E-Mail zu schützen. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, was Sie über die Outlook-Sicherheit wissen müssen. Erfahren Sie, wie Sie sichere Passwörter auswählen und diese sicher aufbewahren. Erfahren Sie, wie Sie die Outlook-Sicherheitseinstellungen verwenden. Entdecken Sie abschließend einige bewährte Methoden für die E-Mail-Sicherheit von Microsoft, z. B. das Einrichten der Benutzerauthentifizierung.

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Bevor wir uns mit dem Sichern von Microsoft Outlook-E-Mails befassen, wollen wir uns einen weiteren wichtigen Teil der Verwaltung Ihres Outlook-E-Mail-Kontos ansehen. Unser kostenloses eBook: Der ultimative Leitfaden zur Inbox Zero Mastery enthält zahlreiche Strategien zur Organisation des Posteingangs und Tipps, wie Sie alle eingehenden E-Mails effizienter verwalten können.

Lassen Sie uns nun in unser Tutorial zur E-Mail-Sicherheit von Microsoft eintauchen.

Grundlegende beste Methode für E-Mails für hohe Sicherheit

Der erste Schritt, um Ihre Outlook-E-Mail sicher zu halten, besteht darin, einige bewährte Methoden für die E-Mail-Sicherheit einzuführen. Diese Vorgehensweisen gelten für die meisten E-Mail-Programme, einschließlich Microsoft Outlook.

Haftungsausschluss: Ich bin kein Experte für Informationswertpapiere. Dieser Beitrag basiert auf einer Zusammenstellung empfohlener Best Practices und meiner eigenen Erfahrungen als Outlook-E-Mail-Benutzer.

Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Sie Ihr Outlook-E-Mail-Konto schützen können:

1. Verwenden Sie ein Passwort

Sofern Sie Outlook nicht auf einem Microsoft Exchange-Server verwenden, können Sie Outlook so einstellen, dass Sie bei jedem Öffnen zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert werden (siehe Anweisungen unten). Für ein Outlook.com-Konto wird automatisch eine Kennwortabfrage angezeigt, da Sie bei der Anmeldung bei Outlook.com ein Konto eingerichtet haben. Möglicherweise möchten Sie jedoch ein Kennwort für Outlook, das Teil von Office 365 ist, separat einrichten.

Hinweis: Wenn Sie bei der Arbeit oder in der Schule auf Ihre Outlook-E-Mail zugreifen, befinden Sie sich wahrscheinlich auf einem Microsoft Exchange-Server. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um zu erfahren, wie Sie Ihr Kennwort ändern können.

2. Wählen Sie ein sicheres Passwort

Achten Sie bei der Auswahl eines Kennworts für MS Outlook oder Ihr Microsoft-Konto darauf, dass Sie ein sicheres Kennwort auswählen. Vermeiden Sie leicht zu erratende Passwörter wie die Namen von Freunden, Familienmitgliedern oder Haustieren. Geburtstage, Adressen und Telefonnummern sind ebenfalls eine schlechte Wahl für Passwörter, da die Informationen möglicherweise an anderer Stelle verfügbar sind.

Wenn es um Passwörter geht, sind längere Passwörter für Eindringlinge schwerer zu erraten. Die besten Passwörter umfassen eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Halten Sie sich von eigenständigen Kennwortgeneratoren fern, die manchmal als verrufene Parteien eingerichtet werden, um Zugriff auf Kennwortinformationen zu erhalten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass sich Ihr Outlook-Kennwort von Ihren anderen Kennwörtern unterscheidet. Sollte ein Dritter Zugriff auf Ihr Konto erhalten, möchten Sie nicht, dass dieser Zugriff auf alle Ihre Konten hat.

Hier ist eine großartige Ressource, mit der Sie noch mehr über Passwörter erfahren können:

Sicherheit

Passwörter auswählen: Fallstricke, Praktiken und Schutz

Johnny Winter

3. Speichern Sie Passwörter sicher

Wenn Sie ein sicheres Passwort ausgewählt haben, müssen Sie es sicher aufbewahren. Ein Online-Passwort-Manager wie Dashlane, Keeper oder Sticky Password ist eine gute Option, um Ihre Passwörter vor neugierigen Blicken zu schützen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres und einprägsames Passwort für Ihren Passwort-Manager auswählen. Sie müssen sich dieses Passwort merken. Hier sind einige andere Passwort-Manager und Tutorials zu deren Verwendung:

Was auch immer Sie tun, bewahren Sie Ihr Passwort nicht auf einem Post-It-Zettel auf, der an Ihrem Laptop klebt, insbesondere wenn Sie von einem gemeinsam genutzten Speicherplatz aus arbeiten. Bewahren Sie außerdem keine Kennwortinformationen in einer Liste in einem Word- oder Excel-Dokument auf Ihrem PC auf, es sei denn, dieses Dokument ist kennwortgeschützt. Wenn Ihr PC gestohlen wird, möchten Sie nicht, dass der Dieb alle Ihre Passwortinformationen auf einmal findet!

4. Ändern Sie das Passwort regelmäßig

Experten sind sich nicht einig darüber, wie oft Sie Ihr Passwort ändern sollten, aber sie sind sich einig, dass das Ändern von Passwörtern manchmal andere davon abhalten kann, Ihr Konto zu verwenden. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass die Informationen, die er erhalten hat, nicht aktuell sind, wenn jemand Ihr Passwort erhält. Das Ändern Ihres Passworts ist natürlich kein Ersatz für die Auswahl eines sicheren Passworts.

Sie müssen nicht nur Ihr Outlook-Posteingangskennwort regelmäßig ändern. Wenn Sie Office 365 verwenden, sollten Sie auch Ihr Microsoft-Kontokennwort regelmäßig aktualisieren. Das Kennwort Ihres Microsoft-Kontos ist wichtig, da es der Schlüssel zur Verwendung all Ihrer Microsoft-Produkte ist, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint usw.

5. Fügen Sie eine Bestätigung in zwei Schritten hinzu

Die zweistufige Überprüfung ist eine Art der Benutzerauthentifizierung, bei der zwei Arten der Identifizierung verwendet werden, um Ihre Identität zu bestätigen. Zu den Identifikationsformen können Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer gehören.

Die Bestätigung in zwei Schritten wird verwendet, wenn Sie versuchen, vertrauliche Aufgaben wie das Zurücksetzen Ihres Kennworts auszuführen, oder wenn Sie versuchen, Ihre Kontoinformationen abzurufen. In der Regel wird ein Code entweder an Ihr Telefon oder an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Um auf Ihr Konto zugreifen zu können, müssen Sie den Code sowie Ihr Passwort eingeben. Der Zweck der zweistufigen Überprüfung besteht darin, zu verhindern, dass andere Personen auf Ihr Konto zugreifen oder es ändern.

6. Halten Sie Outlook (und Ihren Browser) auf dem neuesten Stand

Software-Updates sind ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit Ihrer Daten. Updates werden häufig veröffentlicht, um die Software-Sicherheit zu verbessern oder auftretende Sicherheitsprobleme zu beheben. Wenn Sie Ihre Outlook-Software und Ihren Browser nicht auf dem neuesten Stand halten, können Sie sie anfällig machen.

Wie man Ihr Outlook-E-Mail-Konto schützen kann

Die Schritte in diesem Abschnitt gelten speziell für Outlook 365. Wenn Sie eine ältere Version von Outlook haben, an Outlook.com arbeiten oder über einen Microsoft Exchange-Server auf Outlook zugreifen, funktionieren diese Schritte möglicherweise nicht für Sie.

Schritt 1. Legen Sie ein Kennwort für Ihren Outlook-Posteingang fest

Wussten Sie, dass Sie Outlook so einrichten können, dass Sie bei jedem Öffnen zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert werden? Hier was zu tun ist:

Beginnen Sie mit dem Öffnen von MS Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei links im Posteingang:

Open Outlook inbox — Verwenden Sie die Registerkarte **Datei**, um auf das Fenster **Accountinformationen** zuzugreifen.

Das Fenster Outlook-Accountinformationen wird angezeigt:

Outlook Account Information Window — Wählen Sie **Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.**

Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen Sie erneut Kontoeinstellungen aus dem Dropdown-Menü. Das Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt:

Account Settings dialog box — Wählen Sie die Posteingangsdatei(inbox.pst) auf der Registerkarte **Datendateien** im Dialogfeld **Kontoeinstellungen** aus.

Wählen Sie die Registerkarte Datendateien. Sie sehen verschiedene Arten von Outlook-Datendateien (.pst-files), einschließlich der Archivdatei und der Posteingangsdatei. Doppelklicken Sie auf die Posteingangsdatendatei, damit Outlook Sie beim Öffnen Ihres Posteingangs zur Eingabe eines Kennworts auffordert. Das Feld Outlook-Datendatei wird angezeigt:

Outlook Data File box — Klicken Sie auf die Schaltfläche **Passwort ändern**.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort ändern. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr neues Passwort zweimal ein und klicken Sie auf OK. Klicken Sie erneut auf OK.

Hinweis: Wenn Sie derzeit kein Posteingangspasswort eingerichtet haben, lassen Sie den Platz für Ihr altes Passwort leer.

Wichtig: Microsoft kann dieses Kennwort nicht für Sie abrufen, wenn Sie es verlieren. Bewahren Sie es daher an einem sicheren Ort auf.

Schritt 2. Ändern Sie Ihr Passwort

Passwörter sollten regelmäßig aktualisiert werden. In diesem Abschnitt werde ich Ihnen zeigen, wie Sie das Kennwort für Ihren Outlook-Posteingang und das Kennwort für Ihr Microsoft-Konto aktualisieren.

1. Wie man Ihr Posteingangskennwort ändert

Nachdem Sie ein Kennwort für Ihren Posteingang erstellt haben, müssen Sie es regelmäßig aktualisieren. Wählen Sie im Fenster Outlook-Kontoinformationen die Option Kontoeinstellungen > Buchhaltungseinstellungen. Das Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt:

Wählen Sie die Registerkarte Datendateien. Doppelklicken Sie auf die Posteingangsdatendatei(inbox.pst). Das Feld Outlook-Datendatei wird angezeigt:

Outlook Data Files box — Verwenden Sie die Schaltfläche **Passwort ändern**, um ein neues Kennwort für Ihren Outlook-Posteingang festzulegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort ändern. Geben Sie an der Eingabeaufforderung Ihr aktuelles Passwort in das Feld Altes Passwort ein. Geben Sie Ihr neues Passwort in das Feld Neues Passwort und erneut in das Feld Passwort überprüfen ein.

Hinweis: Bewahren Sie dieses Kennwort an einem sicheren Ort auf, an dem Sie bei Bedarf darauf zugreifen können. Microsoft speichert diese Informationen nicht und kann sie nicht abrufen, wenn Sie sie verlieren.

Wenn Sie mit der Eingabe eines neuen Passworts fertig sind, klicken Sie auf OK und dann auf Schließen. Sie haben gerade Ihr Passwort geändert.

2. Wie man das Kennwort für Ihr Microsoft-Konto ändert

Sie sollten nicht nur das Kennwort für Ihren Outlook-Posteingang ändern, sondern auch Ihr Microsoft-Kontokennwort regelmäßig ändern, wenn Sie Outlook mit Office 365 verwenden.

Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an, um das Kennwort Ihres Microsoft-Kontos zu ändern. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Benutzerprofilsymbol. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Microsoft-Konto anzeigen. Ihre Microsoft-Kontoinformationen werden angezeigt.

Klicken Sie im Menü oben auf dem Bildschirm auf die Option Sicherheit. Das Fenster Sicherheitsgrundlagen wird angezeigt:

Microsoft account information — Das Kennwort, das Sie hier ändern, gilt für Ihr gesamtes Microsoft-Konto.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort ändern. Sie werden aufgefordert, Ihre Identität per E-Mail oder Text zu überprüfen. Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihre Identität zu überprüfen. Der Bildschirm Passwort ändern wird angezeigt:

Microsoft Change your password screen — Geben Sie Ihr aktuelles Passwort einmal ein. Geben Sie dann das neue Passwort zweimal ein.

Geben Sie Ihr aktuelles Passwort in das obere Feld ein. Geben Sie das neue Passwort in die beiden folgenden Felder ein.

Beachten Sie das Kontrollkästchen neben den Worten. Lassen Sie mich mein Passwort alle 72 Tage ändern. Wenn Sie dies aktivieren, werden Sie innerhalb von 72 Tagen aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens kann eine gute Idee sein, wenn Sie Probleme haben, Ihr Kennwort zu ändern.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Schritt 3. Überprüfen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen

Während Sie sich auf dem Bildschirm "Sicherheitsgrundlagen befinden, sollten Sie Ihre Microsoft-Sicherheitseinstellungen überprüfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Info aktualisieren, um die aktuellen Sicherheitseinstellungen Ihres Microsoft-Kontos anzuzeigen. Diese Einstellungen sind wichtig, da sie bestimmen, wie Microsoft Ihre Identität überprüft. Hier ist das Fenster Microsoft-Sicherheitseinstellungen:

Microsoft Security Settings window — Stellen Sie sicher, dass die Informationen auf diesem Bildschirm korrekt sind.

Stellen Sie sicher, dass die angezeigten Informationen korrekt sind. Wenn es falsch ist, verwenden Sie den Link Entfernen, um die falschen Informationen zu entfernen. Klicken Sie auf den Link Sicherheitsinformationen hinzufügen, um neue oder aktualisierte Informationen hinzuzufügen.

Schritt 4. Richten Sie die Bestätigung in zwei Schritten ein

Sie können auch das Fenster Sicherheitseinstellungen verwenden, um die Bestätigung in zwei Schritten für Ihr Microsoft-Konto einzurichten. Klicken Sie im Text am unteren Bildschirmrand auf den Link Weitere Optionen. Das Fenster Zusätzliche Sicherheitsoptionen wird angezeigt:

Additional security options window — Sie können die Bestätigung in zwei Schritten für Ihr Microsoft-Konto einrichten.

Wie Sie sehen können, stehen verschiedene Sicherheitsoptionen zur Verfügung. In diesem Tutorial möchten wir uns auf die Bestätigung in zwei Schritten konzentrieren. Dies ist ein guter Identitätsschutz für die meisten Benutzer. Klicken Sie auf den Link Zwei Schritte zur Überprüfung einrichten, um den Vorgang zu starten.

Das System führt Sie durch den Prozess der Einrichtung dieses Schutzes entsprechend Ihrer spezifischen Situation. Lesen Sie jeden Bildschirm sorgfältig durch und befolgen Sie die Anweisungen wie angegeben.

Schritt 5. Suchen Sie nach den neuesten MS Outlook-Updates und installieren Sie sie

Das Installieren von Softwareupdates wird häufig übersehen, ist jedoch ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit Ihres Kontos. Um sicherzustellen, dass Sie die neueste Version von Outlook (und anderer MS Office-Software) verwenden, rufen Sie das Fenster Outlook-Kontoinformationen auf. Klicken Sie im Navigationsbereich links auf Office-Konto. Das Fenster Microsoft-Produktinformationen wird angezeigt:

Product Information — Da Outlook in MS Office enthalten ist, wird es aktualisiert, wenn Sie Office aktualisieren.

Wie Sie sehen können, enthält das Fenster Informationen zu Ihrer Outlook-Software, einschließlich der aktuellen Version. Klicken Sie zum Aktualisieren von Outlook auf die obere Schaltfläche neben Office-Updates. Ein Dropdown-Menü zeigt Folgendes an:

Drop-down Update menu — Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um MS Office zu aktualisieren, wenn Aktualisierungen verfügbar sind.

Es werden mehrere Aktualisierungsoptionen angezeigt. Für die Zwecke dieses Tutorials werde ich Jetzt aktualisieren"auswählen. Wenn Ihre Office-Version aktuell ist, erhalten Sie eine Aufforderung mit der Meldung, dass Sie auf dem neuesten Stand sind.

Andernfalls versucht das System, Ihre Microsoft Office-Apps, einschließlich Outlook, zu aktualisieren. Wenn auf Ihrem Computer Office-Apps geöffnet sind, werden Sie möglicherweise aufgefordert, diese zu schließen:

Close open apps — Wenn Sie Microsoft Office-Apps geöffnet haben, müssen Sie diese schließen, bevor Sie MS Office aktualisieren können.

Befolgen Sie die Anweisungen an der Eingabeaufforderung. Möglicherweise müssen Sie Ihren Computer neu starten. Ihre Microsoft-Apps werden automatisch aktualisiert.

Vergessen Sie nicht, auch Ihren Browser regelmäßig zu aktualisieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie E-Mails effektiv nutzen können

Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsinhaber oder ein Geschäftsfachmann sind, ist E-Mail ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Es ist wichtig, dass Ihre E-Mails so professionell wie möglich sind. Diese Tutorials können helfen:

Wenn Sie MS Outlook besser nutzen möchten, lesen Sie die restlichen praktischen Outlook-Tutorials in der Reihe: Was ist MS Outlook? (Pro Email Software Tool).

Um besser auf Ihre E-Mail-Posteingang zu verwalten und halten Sie Ihre eingehenden E-Mails organisiert, vergessen Sie nicht zu theTuts + Business Newsletter anmelden und unseren kostenlosen E-Book greifen: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Strategien für die Organisation des Posteingangs und Tipps, mit denen Sie alle eingehenden E-Mails effizienter verwalten können.

Sichern Sie Ihr Outlook-E-Mail-Konto noch heute

Nachdem Sie verschiedene Outlook-Sicherheitsmaßnahmen kennen, die Sie ergreifen können, können Sie Ihre Outlook-E-Mail schützen. Sie haben gelernt, wie Sie sichere Kennwörter auswählen und die Outlook-Sicherheitseinstellungen verwenden. Wir haben auch bewährte Methoden für die E-Mail-Sicherheit erörtert, z. B. das Einrichten der Benutzerauthentifizierung und vieles mehr.

Ihr Outlook-E-Mail-Konto ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Geschäftsführung. Stellen Sie sicher, dass Sie die Best Practices für die Outlook-Sicherheit in vollem Umfang nutzen.