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Was sind KPIs und wie werden sie in Ihrem kleinen Unternehmen verwendet?

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

German (Deutsch) translation by Katharina Nevolina (you can also view the original English article)

Wenn Sie in einem Unternehmen gearbeitet haben, wissen Sie wahrscheinlich alles über Key Performance Indicators (KPIs). Große Unternehmen verwenden sie ständig, um ihre Fortschritte zu messen und sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind, um ihre Ziele zu erreichen.

Vielen kleinen Unternehmen fehlt jedoch ein Trick: Eine kürzlich von Geckoboard durchgeführte Umfrage ergab, dass fast die Hälfte der Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen keine KPIs identifiziert hat. Dieselbe Umfrage ergab, dass Unternehmen, die regelmäßig KPIs verfolgen, ihre Ziele etwa doppelt so häufig erreichen.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie dieses leistungsstarke PlanungsWerkzeug auf Ihr kleines Unternehmen anwenden können. Sie erfahren, was KPIs sind, welche Vorteile sie haben, welche Arten von KPIs es gibt und wie Sie effektive KPIs festlegen und überwachen.

Am Ende können Sie mithilfe der KPI-Berichterstellung Ihr kleines Unternehmen auf die nächste Erfolgsebene bringen.

What are key performance indicators KPIs
Was sind Key Performance Indicators (KPIs)? (Grafikquelle)

1. Was sind KPIs?

Beginnen wir mit einer kurzen Definition. So definiert die Unternehmenssoftware-Firma Klipfolio KPIs:

Ein Key Performance Indicator ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv eine Firma die wichtigsten Geschäftsziele erreicht.

Der Begriff „messbarer Wert“ ist hier wichtig. KPIs werden von bestimmten Daten gesteuert, sodass sie ein klares Maß für Ihren Fortschritt darstellen. Anstatt nur zu sagen: „Unsere Kunden lieben uns“, können Sie Folgendes sagen: „88% der Kunden sagen, sie würden wieder bei uns kaufen, gegenüber 85% im Vorjahr, und 82% würden uns anderen empfehlen gegenüber 80% im letzten Jahr. “

Das ist viel mächtiger als ein anekdotisches Urteil und kann Ihnen helfen, indem es Probleme hervorhebt und es Ihnen ermöglicht, sie schnell zu lösen. Wenn dieser Prozentsatz der Kundenzufriedenheit beispielsweise in die falsche Richtung geht, können Sie zusätzliche Umfragen durchführen, um herauszufinden, warum die Menschen mit Ihrem Service weniger zufrieden sind.

Es kann sein, dass Sie einen bestimmten Mitarbeiter haben, der eine bessere Schulung benötigt, oder einen Konkurrenten, der etwas anbietet, das Sie nicht anbieten, oder etwas anderes. Ihre KPIs sind wie ein Frühwarnsystem. Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen, können Sie sich das als rotes Warnlicht vorstellen, das in Ihrem Büro blinkt.

Das Beispiel, das ich gegeben habe, ist ein KPI für die Kundenzufriedenheit. Sie können jedoch KPIs in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens verwenden: Sie können Finanz-KPIs, operative KPIs, Verkaufs-KPIs usw. verwenden. Wir werden uns die verschiedenen Typen später genauer ansehen.

Hervorzuheben ist auch, dass in der Klipfolio-Definition das Wort "Schlüssel" zweimal verwendet wird. Was bedeutet "Schlüssel"? Das hängt von Ihrem Geschäft ab. Eine Messung, die für ein Unternehmen wichtig ist, ist für ein anderes möglicherweise nicht relevant. Und was für Ihr eigenes Unternehmen wichtig ist, kann sich im Laufe der Zeit ändern, wenn Sie wachsen und auf verschiedene Probleme und Chancen stoßen.

Wir werden uns später eingehender mit der Auswahl von KPIs befassen. Denken Sie jedoch vorerst daran, dass „Schlüssel“ ein subjektives Urteil ist und davon abhängt, worauf Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem eigenen Unternehmen konzentrieren möchten.

2. Die Vorteile der Verwendung von KPIs in Ihrem kleinen Unternehmen

Warum verwenden also KPIs?

Nun, die Umfragedaten, die ich in der Einleitung erwähnt habe, scheinen mir ziemlich überzeugend zu sein. Kleine Unternehmen, die regelmäßig KPIs verfolgen, erreichen ihre Ziele doppelt so häufig. Hier erfahren Sie genauer, warum KPIs so effektiv sind.

KPIs für Einzelunternehmer

Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, versuchen Sie wahrscheinlich, etwa ein Dutzend verschiedene Jobs gleichzeitig zu erledigen, von der Buchhaltung über die Produktentwicklung bis hin zum Marketing. Es kann leicht sein, eine kilometerlange Aufgabenliste zu erstellen, aber keine wirkliche Klarheit darüber, welche Aufgaben für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens am wichtigsten sind.

Durch das Festlegen und Verfolgen von KPIs bleiben Sie auf dem Laufenden. Wenn Sie sie richtig eingestellt haben, spiegeln sie die wichtigsten Elemente Ihres Unternehmens wider. Für jede der Aufgaben auf Ihrer Liste können Sie sich fragen, wie dies dazu beiträgt, einen Ihrer KPIs zu erreichen, und entsprechend Prioritäten setzen. Sie können sicherstellen, dass Sie den größten Teil Ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die sich direkt auf etwas auswirken, das für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.

KPIs für Unternehmen mit Mitarbeitern

Wenn Sie Mitarbeiter haben, dienen KPIs auch einigen zusätzlichen Zwecken. Sie helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern nicht nur, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren, sondern geben Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter effektiver zu verwalten.

Wenn Sie beispielsweise einen Vertriebsleiter beschäftigen, können Sie sich auf einige realistische Vertriebs-KPIs einigen und dann die Leistung dieser Person anhand der KPIs messen. Dies ist eine objektivere Maßnahme und es ist einfacher, die Person auf dem Laufenden zu halten. Anstatt zu sagen: "Ich würde gerne sehen, dass Sie mehr Umsatz machen", können Sie sagen: "Der von uns vereinbarte KPI bestand darin, 20 neue Kunden pro Monat zu gewinnen, aber wir haben diesen Monat nur 12 gewonnen."

Das kann zu einer viel produktiveren Diskussion führen. Ohne den vorhandenen KPI könnte Ihr Vertriebsleiter Ihren vagen Wunsch nach „mehr Umsatz“ verteidigen und behaupten, dass Ihre Erwartungen unrealistisch waren.

Mit dem KPI wird dieser Teil aus der Gleichung herausgenommen. Der Vertriebsleiter hat bereits dem Ziel von 20 pro Monat zugestimmt, und die Diskussion kann sich darauf konzentrieren, warum dieses Ziel nicht erreicht wurde. Vielleicht brauchen sie mehr Unterstützung aus anderen Geschäftsbereichen, vielleicht ist die Preisgestaltung zu hoch oder es gibt einen Wettbewerbsnachteil, der potenzielle Kunden abschreckt.

KPIs können Ihren Mitarbeitern auch dabei helfen, sich engagierter zu fühlen, indem sie klare Erwartungen setzen. Dieselbe Geckoboard-Umfrage ergab, dass die Hälfte der britischen Mitarbeiter angibt, dass ihre Gesamtleistung beeinträchtigt wird, wenn sie nicht über wichtige Frmainformationen und -metriken informiert werden.

Die Menschen lieben es, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird, und das Gefühl zu haben, dass sie einen echten Einfluss haben. Wenn Ihr Unternehmen größer wird, kann dies schwierig zu erreichen sein, aber klare KPIs können helfen.

Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen, können Sie sogar „kaskadierende KPIs“ verwenden. Wenn Sie beispielsweise mehrere Vertriebsmitarbeiter haben, können Sie diesen Gesamt-KPI von 20 neuen Kunden pro Monat aufteilen, sodass jede Person für 5 neue Vertriebsmitarbeiter verantwortlich ist. Ihr individueller KPI passt eindeutig zu einem Gesamt-KPI.

Die Grenzen von KPIs

KPIs sind ein wichtiges Management-Werkzeug, haben aber wie alle Werkzeuge auch ihre Grenzen. Ein starker Fokus auf ein bestimmtes Ziel ist großartig, kann aber auch dazu führen, dass andere wichtige Dinge vernachlässigt werden, die nicht in den Daten erfasst sind.

Wenn Sie Ihre KPIs korrekt festgelegt haben, sollten sie die wichtigsten Teile Ihres Unternehmens widerspiegeln. Dennoch können isoliert angezeigte Daten immer irreführend sein. Es ist wichtig, den gesamten Geschäftskontext im Auge zu behalten.

Kehren wir zu diesem Beispiel für einen Verkaufs-KPI zurück. In diesem Fall motivieren Sie Ihr Verkaufsteam, neue Kunden zu gewinnen, aber Sie konzentrieren sich nicht darauf, wie wertvoll jeder Kunde ist. Ihr Verkaufsteam würde es besser machen, fünf Kunden mit geringem Wert zu gewinnen, als eine einzige große Firma anzuziehen, das über einen langen Zeitraum große Mengen ausgeben wird, obwohl letzteres für Ihr Unternehmen wertvoller wäre.

Sie können natürlich den KPI ändern, um sich auf den Lebenszeitwert jedes Kunden als Maß zu konzentrieren, aber dann kann es immer noch Probleme geben. Wenn sich Ihr Verkaufsteam ausschließlich darauf konzentriert, den KPI zu erreichen, verzögert es möglicherweise die Anmeldung neuer Kunden, sobald die monatliche Zahl erreicht ist, sodass das neue Geschäft stattdessen zu den Zahlen des folgenden Monats beiträgt.

Daher ist es wichtig, sich sowohl für sich selbst als auch für Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass das Richtige für Ihr Unternehmen das Hauptkriterium für jede Entscheidung ist. Die KPIs sind ein Mittel zu diesem Zweck, nicht der Selbstzweck. Das korrekte Entwerfen Ihrer KPIs wird einen langen Weg in Anspruch nehmen, aber Sie sollten trotzdem ein wenig Flexibilität bewahren und die Zahlen nicht zu einer ungesunden Besessenheit werden lassen.

3. Die verschiedenen Arten von KPIs

Welche Arten von KPIs gibt es? Sie können wirklich alles verfolgen, was Sie möchten, und die Bereiche sind für jede Firma unterschiedlich, aber hier sind einige beliebte Beispiele:

Finanzielle KPIs

Diese Gruppe von KPIs misst das Endergebnis Ihres Unternehmens: den finanziellen Erfolg. Dies können Einnahmen, Nettoeinkommen, Cashflow, die Gesundheit Ihrer Bilanz oder etwas Spezifischeres sein. Wenn beispielsweise die Verschuldung ein Problem für Ihr Unternehmen darstellt, kann Ihre Gesamtverschuldung ein KPI sein, den Sie verfolgen möchten.

Weitere Informationen zum Schuldenbeispiel finden Sie in meinem kürzlich durchgeführten Tutorial zum Schuldenabbau. Weitere Beispiele zu Finanzkennzahlen finden Sie in diesem Tutorial zu Finanzkennzahlen:

Operative KPIs

Bei diesen geht es um die Effizienz Ihres Geschäftsbetriebs. Wie schnell versenden Sie Bestellungen an Kunden? Wenn Sie über ein Inventar physischer Produkte verfügen, wie lange verbleiben Produkte in diesem Inventar, bevor sie verkauft werden? Hier gibt es viele Möglichkeiten: Weitere Informationen finden Sie in meinem Tutorial zu Betriebsmetriken.

Wachstums-KPIs

Alle Unternehmen müssen neue Kunden gewinnen. Selbst wenn Sie nicht der nächste Amazon sein möchten, ist ein gewisses Wachstum gesund - es gibt Ihnen mehr Geld, um in Ihr Unternehmen zu investieren und den bestmöglichen Service zu bieten. Zumindest müssen Sie die bestehenden Kunden ersetzen, die im Laufe der Zeit aus verschiedenen Gründen abreisen.

So können Sie neue Kundenanmeldungen, die Lead-Generierung, das allgemeine Umsatzwachstum oder eine Reihe anderer Kennzahlen verfolgen.

Kunden-KPIs

Sie müssen nicht nur neue Kunden gewinnen, sondern auch die bestehenden zufrieden stellen. Diese Gruppe von KPIs erfasst die Zufriedenheit Ihrer bestehenden Kunden - normalerweise basierend auf regelmäßigen Umfragen, obwohl Sie sie auch auf andere Weise messen können, z. B. anhand der Anzahl der Wiederholungskäufe.

Sie können einen einfachen KPI wie die allgemeine Kundenzufriedenheit verwenden oder detailliertere Messdaten wie die Geschwindigkeit, mit der Probleme gelöst werden, die Kundenbindung mit Ihren Produkten oder Apps, Interaktionen in sozialen Medien usw. anzeigen.

Früh-/Nachlaufindikatoren

Sie werden häufig KPIs sehen, die als "Frühindikatoren" oder "Nachlaufindikatoren" definiert sind. Frühindikatoren sagen ein bestimmtes Ergebnis voraus, während Nachlaufindikatoren messen, was in der Vergangenheit passiert ist.

Persönlich halte ich diese Unterscheidung nicht für hilfreich. Das Messen der Zukunft ist logisch unmöglich, daher ist alles, was Sie messen, bereits geschehen (und damit auch das „Zurückbleiben“). Viele dieser vergangenen Ereignisse können aber auch verwendet werden, um Vorhersagen über die Zukunft zu treffen (und sind daher „führend“).

Ich würde daher empfehlen, sich mehr auf die Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren, die Sie verfolgen möchten, aber ich erwähne die Unterscheidung zwischen "führend" und "nacheilend", damit Sie sich dessen bewusst sind.

Weitere KPI-Kategorien

Weitere KPI-Beispiele finden Sie in meiner Reihe zu Geschäftsmetriken, z. B.:

4. Festlegen effektiver KPIs

Welche KPIs sollten Sie verwenden?

Hier ist zunächst, was Sie nicht tun sollten. Fragen Sie sich zunächst nicht, welche Daten Ihnen zur Verfügung stehen. Beginnen Sie damit, die wichtigsten Dinge für Ihr Unternehmen zu identifizieren, und machen Sie sich später Gedanken darüber, wie Sie die Daten später erfassen können.

Die meisten Unternehmen verfügen heutzutage über eine große Datenmenge. Sammeln Sie also nicht alles - das kann überwältigend und ablenkend sein. Seien Sie wählerisch und stellen Sie sicher, dass Sie nur das sammeln und verfolgen, was am wichtigsten ist.

What KPIs should you measure
Welche KPIs sollten Sie messen? (Grafikquelle)

Wählen Sie KPIs, die auf Ihre strategischen Ziele abgestimmt sind

Beginnen Sie also damit, auf Ihren Geschäftsplan zurückzugreifen. (Sie haben einen Geschäftsplan, nicht wahr? Wenn nicht, lesen Sie mein Tutorial zur Geschäftsplanung.)

Selbst der informellste Geschäftsplan sollte eine klare Liste strategischer Ziele enthalten. Beginnen Sie mit dieser Liste und entwickeln Sie KPIs, die jeden der wichtigsten Bereiche widerspiegeln.

Die britische gemeinnützige Jisc für Hochschulbildung bietet eine nützliche Liste von Fragen, die Sie sich beim Festlegen von KPIs stellen können. Hier ist eine komprimierte Version dieser Liste:

  • Welche Fragen möchten Sie mit Ihren KPIs beantworten?
  • Verknüpfen diese Fragen direkt mit den in Ihrem Strategieplan festgelegten strategischen Zielen?
  • Sammeln Sie die Daten, die zur Beantwortung dieser Fragen erforderlich sind, oder konzentrieren Sie sich einfach auf die Daten, von denen Sie wissen, dass Sie sie leicht erfassen können?
  • Sammeln Sie unnötig Daten?
  • Wie und wie regelmäßig werden Sie den Fortschritt anhand Ihrer KPIs überwachen?

In dem oben verlinkten Artikel finden Sie eine vollständige Liste der Fragen (beachten Sie jedoch, dass einige davon besser für größere Institutionen geeignet sind und möglicherweise an Ihre Ziele für kleine Unternehmen angepasst werden müssen).

Machen Sie die KPIs effektiv

Wenn Sie die richtigen Bereiche identifiziert haben, auf die Sie sich konzentrieren möchten, müssen Sie bestimmte KPIs auswählen, die gemessen werden sollen.

Das Hauptziel ist die Spezifität. KPIs sollten scharf fokussiert und messbar sein. Sie sind wahrscheinlich mit SMART-Zielen vertraut. Wenn nicht, oder wenn Sie eine kurze Auffrischung benötigen, lesen Sie dieses hervorragende Tutorial von David Masters zum Festlegen von Zielen für Ihr kleines Unternehmen:

Kurz gesagt sollten SMART-Ziele sein:

  • spezifisch
  • messbar
  • erreichbar
  • realistisch
  • Zeit gebunden

KPIs entsprechen nicht genau den SMART-Zielen. Ein Unterschied besteht darin, dass SMART-Ziele normalerweise ein Zieldatum haben, KPIs jedoch normalerweise noch laufen. Das Framework ist jedoch weiterhin hilfreich, um sicherzustellen, dass Sie gute, spezifische und messbare KPIs festlegen.

Definieren Sie die Parameter

Für jeden KPI sollte es eine bestimmte Mindestanzahl geben, die Sie anstreben. Denken Sie an mein einfaches Beispiel von 20 neuen Kunden pro Monat.

Einige Unternehmen möchten auch einige zusätzliche Ebenen einbeziehen, z. B. ein Ampelsystem. In diesem Fall ist das Erreichen des Ziels von 20 neuen Kunden pro Monat möglicherweise grün, was darauf hinweist, dass es Ihnen gut geht. Zwischen 12 und 20 ist möglicherweise orange, was darauf hinweist, dass Sie das Ziel nicht getroffen haben, aber nahe gekommen sind. Weniger als 12 sind möglicherweise rot, was darauf hinweist, dass Sie ein ernstes Problem haben, das behoben werden muss.

5. Wie können Sie Ihre KPIs überwachen?

Das Festlegen von KPIs ist natürlich eine sinnlose Aktivität, es sei denn, Sie überwachen sie regelmäßig aktiv und ergreifen Maßnahmen, sobald Sie ein Problem feststellen.

"Wie oft sollte ich KPIs verfolgen?" Sie können fragen.

Die Antwort lautet: "So oft wie möglich."

Wenn Sie können, richten Sie eine Art Dashboard ein, das alle Ihre Daten an einem Ort sammelt und einfach zu aktualisieren ist. Einige Buchhaltungssoftware bietet diese Funktionalität, und es gibt auch zahlreiche spezielle Anbieter von „Business Dashboard“ -Software, die Daten aus mehreren Systemen für Sie abrufen und Ihnen ermöglichen, diese in Echtzeit zu verfolgen.

Es hängt natürlich alles davon ab, welche Daten Sie verfolgen und wie viel Sie bereit oder in der Lage sind, in Softwarelösungen zu investieren. Wenn Sie es vorziehen, die Dinge einfach zu halten, können Sie die Daten einfach selbst in einer einfachen Tabelle oder Datenbank zusammenfassen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie oder jemand in Ihrem Unternehmen es zu einer Priorität machen, dies häufig zu tun.

Wenn Sie die Ziele nicht erreichen, kann es verlockend sein, sich darauf zu konzentrieren, die Anzahl zu erhöhen. Das Wichtigste ist jedoch, die zugrunde liegende Ursache des Problems zu ermitteln. Dies kann einige Zeit dauern, aber wenn Sie sich Monat für Monat konsequent darauf konzentrieren, sollten Sie eine Verbesserung feststellen.

Im Laufe der Zeit müssen Sie wahrscheinlich Ihre KPIs verfeinern. Sie können dies im Rahmen Ihrer regelmäßigen Änderungen an Ihrem Geschäftsplan tun. Wenn sich Ihre strategischen Ziele ändern, sollten sich auch Ihre KPIs ändern.

Und obwohl Sie möglicherweise versucht sind, diejenigen zu ändern, die Sie immer wieder nicht treffen, müssen Sie möglicherweise diejenigen ändern, die Sie konsequent erreichen. Wenn ein KPI Monat für Monat „grün“ ist, kann dies darauf hinweisen, dass dieser Bereich Ihres Unternehmens in Ordnung ist und Sie sich nicht mehr darauf konzentrieren müssen. Oder vielleicht können Sie ein aggressiveres Ziel festlegen.

Unter dem Strich müssen Sie Ihre KPIs regelmäßig verfolgen, Maßnahmen ergreifen, wenn Sie die Ziele nicht erreichen, und Ihre KPIs verfeinern, um sicherzustellen, dass sie den Fortschritt gegenüber den wichtigsten Zielen Ihrer Firma widerspiegeln.

Schlussfolgerung

In diesem Tutorial haben Sie erfahren, was KPIs sind und wie sie Ihrem Unternehmen helfen können. Sie haben einige Beispiele für verschiedene Arten von KPIs gesehen und gelernt, wie Sie effektive KPIs festlegen. Schließlich haben Sie gelernt, wie Sie Ihre KPIs regelmäßig überwachen und verfeinern, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben.

Jetzt können Sie KPIs für Ihr eigenes Unternehmen festlegen. Verwenden Sie den heute behandelten Prozess, stellen Sie sicher, dass Sie nur das verfolgen, was wirklich wichtig ist, und stellen Sie dann sicher, dass Sie es so oft wie möglich verfolgen und die KPIs bei Bedarf aktualisieren. Wenn Sie das alles tun, sollten Sie auf dem besten Weg sein, sich dieser Minderheit kleiner Unternehmen anzuschließen, die alle ihre Ziele erfolgreich erreichen.

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